Číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/34.0036 Název projektu: Inovace a individualizace výuky Autor: Mgr. Jitka Machátová Název materiálu: Úprava úředního dopisu bez předtisku Označení materiálu: Datum vytvoření: 10. 11. 2013 Vzdělávací oblast: Dokumenty v administrativní činnosti Ročník: druhý Název školy: BEZPEČNOSTNĚ PRÁVNÍ AKADEMIE BRNO, s.r.o., střední škola
Anotace učební materiál pro výuku úpravy úředních dopisů (žádostí, stížností, odvolání aj.) fyzických osob institucím na papír bez předtisku
Metodické pokyny Učební materiál je určený k výuce nebo samostudiu tématu normalizované úpravy úředního dopisu, opakování i zkoušení. V závěru obsahuje kontrolní otázky k opakování základních pojmů, správné odpovědi jsou na následujícím snímku.
Úřední dopisy (žádosti) jsou dopisy občanů úřadům, organizacím, podnikatelským firmám apod. jde o žádosti o povolení nebo schválení různých záležitostí, stížnosti aj. úřadům, objednávky řemeslnických prací a různých služeb podnikatelskými firmami, jejich urgence, reklamace aj. časté jsou žádosti o místo v úřadech, organizacích a firmách, výpovědi aj. odvolání vůči různým rozhodnutím úřadů a organizací
Úprava písemností individuálně formulované, psané v 1. os. č. j. úprava na čistý list formátu A4 bloková úprava, tzn. že všechny náležitosti dopisu včetně odstavců začínají od levé svislice jednoduché řádkování levý a pravý okraj písemnosti zásadně stejně široký, na nepředtištěných listech formátu A4 okraje 25 mm Pravý okraj nezarovnaný nebo se automaticky zarovnává
Náležitosti úředního dopisu záhlaví dopisu úplná poštovní adresa odesílatele a kontakty (telefon, e-mail) adresa příjemce v adresovém bloku místo a datum věc (heslovitý obsah dopisu) - velkým počátečním písmenem (slovo věc se neuvádí!), na konci bez tečky, od ostatního textu oddělena dvěma prázdnými řádky oslovení, text dopisu členěný do odstavců, pozdrav nebo závěrečná zdvořilostní věta s vynecháním prázdného řádku mezi nimi podpis (při blokové úpravě rovněž od levé svislice) přílohy - po vynechání 3-4 řádků uvedené počtem, vypsané jmenovitě apod.
Záhlaví dopisu V záhlaví dopisu (levém horním rohu) se uvádí úplná poštovní adresa odesílatele (forma není stanovena) a kontaktní údaje (telefon nebo mobil, e-mail).
Úplná poštovní adresa odesílatele a kontaktní údaje Forma adresy Hana Novotná Černého 58 635 00 Brno Tel. 547 356 824 E-mail: hcerna@post.cz Údaje z adresy Hana Novotná 635 00 Brno, Černého 58 Tel. 547 356 824
Adresát Adresát ve formě kompletní adresy se umístí po 4-5 volných řádcích zleva: BPA Brno, s. r. o. Zoubkova 20 634 00 BRNO
Místo a datum Umístí se k pravému okraji, popř. od levé svislice jako ostatní části dopisu. Brno 10. července 2013 V Brně 10. 7. 2013 Brno 10.07.2013 Brno 2013-07-10
Věc Slovo věc se nepíše! Konkrétní věc jako stručné označení předmětu dopisu (heslovitý obsah) se píše velkým začátečním písmenem, zvýrazněná tučným písmem, bez tečky na konci odděluje se dvěma volnými řádky zdola i shora od ostatního dopisu Žádost o místo Odvolání proti nepřijetí ke studiu
Oslovení Text dopisu vždy začíná oslovením, píše se od levé svislice po 2 volných řádcích pod věcí Děláme za ním čárku, text začíná malým písmenem po 1 volném řádku: Vážený pane řediteli, inženýre, předsedo, Vážení obchodní partneři, přátelé, Vážený pane Zemane, Nováku, Filipe, Vážené dámy, vážení pánové, vážení,
Text Píše se do odstavců jednoduchým řádkováním, všechny řádky začínají od levé svislice (úprava do bloku) Odstavce se oddělují jedním volným řádkem
Pozdrav Považuje se za nový odstavec, odděluje se 1 prázdným řádkem od textu Závěrečný pozdrav může být součástí poslední věty S pozdravem S přátelským (zdvořilým, uctivým, srdečným) pozdravem Těším se na Vaši odpověď a jsem s pozdravem Děkuji za brzké vyřízení žádosti a jsem s pozdravem
Podpis Každý tištěný úřední dopis musí být vlastnoručně podepsán Podpis umístíme pod pozdrav (nebo závěrečnou zdvořilostní větu) k levému okraji Vynecháme 3 volné řádky Jméno a příjmení pisatele nevypisujeme, protože je uvedeno v záhlaví dopisu
Přílohy Pokud k dopisu něco přikládáme, vyznačíme přílohy pod podpisem (vynecháme 2-4 volné řádky) Pokud jsme přílohy zmínili v textu dopisu, stačí napsat: Příloha nebo 1 příloha Přílohy nebo 3 přílohy Přílohy nezmíněné v dopise vypisujeme: Přílohy nebo Životopis Životopis Kopie diplomu Kopie diplomu
Otázky 1. Co je bloková úprava dopisů? 2. Co píšeme do záhlaví úředního dopisu předtisku? 3. Jak vypadá věc? 4. Čím vždy začíná text dopisu? 5. Uveďte dva způsoby vyznačení příloh(y), o které jsme se zmínili v textu dopisu.
Odpovědi 1. Všechny náležitosti dopisu se začínají psát od levé svislice. 2. V levém horním rohu jménem a adresou odesílatele. 3. Věc je heslovité vyjádření obsahu dopisu, píše se tučně, velkým začátečním písmenem a odděluje 2 volnými řády shora i zdola od ostatního dopisu (místa a data, oslovení). 4. Oslovením. 5. Napíšeme tučně slovo Příloha nebo 1 příloha (Příhohy nebo 2 přílohy).
Zdroje FLEISCHMANNOVÁ, E., JONÁŠ, I., KULDOVÁ, O. Písemná a elektronická komunikace pro SŠ a veřejnost 2 (upraveno podle ČSN 01 6910 aktualizované v r. 2007). Praha: Fortuna, 2008, ISBN 80-7168-924-6 Úprava písemností zpracovaných textovými editory [online]. [cit. 2013-11-10]. Dostupné z: http://www.severskelisty.cz/redakce/csn016910.pdf