IFS Applications pro LIDSKÉ ZDROJE
2 lidské ZDroJE IFS lidské ZDroJE podpora rozvoje InDIVIDUAlIt Společnost IFS se zabývá oblastí lidských zdrojů již od roku 1992. Od té doby vyvinula širokou škálu funkcí, které lze použít ve většině zemí světa. Předností řešení IFS je jistota nabídky rozsáhlého spektra funkcí, které zaručí stejné služby pro různé skupiny uživatelů v rámci jedné organizace. Nejsilnější globální řešení IFS pokrývá zaměstnaneckou administrativu včetně vykazování času a nákladů. To zabezpečuje kompetence a potřeby rozvoje společnosti a jejích zaměstnanců jako nezbytné součásti úspěšného strategického plánování lidských zdrojů.
lidské ZDroJE 3 ZAČÁtEK JEDInEČnÉHo VZtAHU Aplikace IFS lidské zdroje umožňuje organizacím růst a rozvíjet se. Jednoduché, transparentní struktury se snadno ovladatelnými postupy pro sběr dat, analýzu a praktickou implementaci činí z této aplikace vysoce efektivní nástroj pro rozhodování. podporovány jsou strategické i operativní aspekty správy lidských zdrojů, samoobslužná správa času, docházky, projektového či nákladového výkaznictví. VÍcE než pouhá práce Aplikace IFS Lidské zdroje všem zaměstnaneckým pozicím usnadňuje výkaznictví a sledování informací přímo u zdroje. Poskytuje účinnou podporu delegované odpovědnosti kontrolami, opravami a schvalováním informací vlastního výkaznictví. Díky integrovaným funkcím kontroly přístupu mají osoby zodpovědné za autorizaci přístup pouze k informacím, které ovlivňují jejich skupinu. Výkazy lze zobrazovat jako souhrnné nebo podrobné na úrovni každého zaměstnance. Jednotliví zaměstnanci získávají přímou zpětnou vazbu ke své vlastní práci i k práci své skupiny, což vede k lepšímu porozumění celého pracovního procesu a větší spokojenosti v práci. SoUČÁSt VĚtŠÍHo obrazu Modul IFS Lidské zdroje je součástí IFS Aplikací, což je kompletní ERP systém s rozšiřitelností pro velké organizace. Systém je založen na komponentách a je tak přizpůsobitelný potřebám a pracovním metodám každé společnosti. Snadno se používá a je postaven na technologii, která si dokáže poradit se změnami a vývojem. Jako plně integrovaná součást informačního toku se modul IFS Lidské zdroje začleňuje do všech podnikových procesů. Díky tomu lze shromažďovat a strukturovat informace z různých oddělení a systémů a přímo je zpřístupňovat příslušným uživatelům. co ZVYŠUJE KonKUrEncEScHopnoSt SpolEČnoStI VE 21. StolEtÍ? Je to schopnost řešit složité problémy, lépe reagovat na potřeby zákazníků a být tvořivější. Všechny tyto schopnosti stojí na tom nejdůležitějším, co společnost má - na lidech, které zaměstnává.
4 LIDSKÉ ZDROJE UDRŽENÍ SMĚRU Žijeme ve stavu neustálých změn, kde jsou k přežití nezbytná rychlá rozhodnutí. Díky široké škále funkcí se IFS Lidské zdroje stávají strategickým nástrojem pro analýzu, sledování a provoz na všech úrovních managementu. Modul IFS Lidské zdroje umožňuje uživatelům myslet z hlediska dlouhodobého strategického rozvoje lidských zdrojů. Obsahuje nástroje pro rychlou a správnou interpretaci nároků na kompetence v organizaci i příslušné metody pro rychlou realizaci definovaných potřeb. Díky přehledu o celkové kompetentnosti je organizace lépe připravena na změny, jako jsou ekonomické či investiční výkyvy v nových produktech či trzích. KOORDINOVANÝ NÁBOR ZAMĚSTNANCŮ Efektivní, koordinovaná správa náboru zaměstnanců šetří zdroje a čas. Záznam potřeb náboru v rámci celé organizace zajišťuje konzistentní specifikaci práce a potřeb, což zlepšuje společné plánování různých oddělení. Žádosti o přijetí lze pomocí párovacího nástroje automaticky třídit, a snáze tak dospět k potřebnému počtu vhodných uchazečů. Po přijetí uchazečů lze všechny příslušné osobní OPERATIVNÍ STRATEGICKÉ SAMOOBSLUŽNÝ PORTÁL
lidské ZDroJE 5 NÁBOR ZAMĚSTNÁNÍ ZAPRACOVÁNÍ KVALIFIKAČNÍ ROZVOJ ZÁZNAMY O ŠKOLENÍ ODCHODY ORGANIZAČNÍ PLÁNOVÁNÍ PLÁNOVÁNÍ KARIÉRY ANALÝZA ÚSPĚCHU informace převést do registru zaměstnanců v srdci personálního oddělení, což eliminuje potřebu opakovaně zadávat údaje. podpora talentovaných JEDIncŮ Modul IFS Lidské zdroje spravuje údaje o hodnotících pohovorech a plánech rozvoje. Zaměstnanci mohou doplňovat komentáře ke svým kvalifikačním profilům přímo do systému, manažeři mohou používat rozdílovou analýzu k určení oblastí, na které je třeba se v budoucnu zaměřit. Součástí je také přehled adresné zodpovědnosti za příslušné činnosti a údaje o tom, kdy a kde mají činnosti probíhat. VE ZnAloStEcH JE SÍlA Funkce správy školení v aplikaci IFS Lidské zdroje umožňuje společné plánování kurzů na základě zmapovaných vzdělávacích potřeb organizace. Lze plánovat interní i externí kurzy s alokací zdrojů a rezervací prostor, vybavení a lektorů s vhodnými kompetencemi. Pro budoucí využití se zaznamenávají náklady, výnosy a potřebné informace. Lze zaznamenávat výsledky účastníků kurzu (prošel/neprošel), které se automaticky zobrazují v záznamech zaměstnanců. Dále je možné provádět vyhodnocování za účelem získání zpětné vazby účastníků. Po dokončení kurzu mohou administrátoři aktualizovat buď kompetence nebo úrovně kompetencí. JASnÉ MApoVÁnÍ KArIÉrnÍ DrÁHY Klíčové pozice v organizaci vyžadují průběžné plánování potencionálně volných míst a střídání zaměstnanců pro zvýšení stability a snížení důsledků odchodů z funkcí a odchodů do důchodu. Modul IFS Lidské zdroje propojuje plánování kariér jednotlivců s plánováním překlenovací náhrady zaměstnanců a zajišťují, aby obecné cíle a strategie organizace byly v souladu s plánovaným kvalifikačním rozvojem. Spojit se je začátek. Držet spolu je pokrok. Spolupracovat je úspěch. HEnrY ForD
6 LIDSKÉ ZDROJE INFORMOVANOST Provozní část aplikace IFS Lidské zdroje řídí čas zaměstnanců a výdaje od jednotlivých úloh po celé projekty, cestovné, dovolené či nemocenskou a spojuje je v rámci ERP systému s aplikací IFS Finance. Proces je založen na jednoduchých výkaznických postupech, které jsou jasně orientovány na informační tok. Aplikace IFS Lidské zdroje tyto věci řeší hladce a s minimálními nároky na ruční zadávání. ZJEDNODUŠENÁ EVIDENCE ČASU A DOCHÁZKY Modul IFS Čas a docházka zpracovává údaje o přítomnosti a absenci zaměstnanců ve společnosti. Pokrývá i autorizaci na různých úrovních při zachování komplexní i autorizační kontroly. Časy se jednoduše vykazují, kontrolují a ověřují v reálném čase. Rozdělení mzdové složky a výpočet flexibilní pracovní části, přesčasů, prémií za směny atd. je zcela automatický a porovnává se s centrálními pravidly. Modul IFS Čas a docházka lze také použít pro správu řízení času u projektů, pracovních objednávek a výrobních operací. EFEKTIVNÍ ZPRACOVÁNÍ VŠECH CESTOVNÍCH NÁKLADŮ Nástroj zpracování cestovních nákladů v aplikaci IFS Lidské zdroje nahrazuje tradiční formy a zjednodušuje výkaznictví. Obsahuje aktuální předpisy a výpočty se provádějí automaticky. Spravuje všechny typy nákladů souvisejících s cestováním a zábavou, běžné denní náhrady, jízdenky a náhradu cestovného. V případě potřeby podporuje i zálohové platby a lze jej propojit s projekty a pracovními objednávkami. Registrace, schvalování či potvrzování lze provádět přímo na obrazovce. Po schválení lze provést platbu zaměstnanci bez nutnosti promítat ji do modulu zpracování mezd. OPERATIVNÍ STRATEGICKÉ SAMOOBSLUŽNÝ PORTÁL
lidské ZDroJE 7 NÁBOR ZAMĚSTNÁNÍ VYKAZOVÁNÍ ČASU VYKAZOVÁNÍ VÝDAJŮ BONUSY / PŘÍPLATKY ODCHODY PROJEKTOVÉ VÝKAZNICTVÍ ZPRACOVÁNÍ MEZD VÝHODY plánování KApAcIt Uživatel si může zobrazit harmonogram zaměstnanců. Některé typy údajů mohou být pro snazší rozlišení barevně zvýrazněné. Uživatel také může harmonogram zaměstnance přeplánovat pouhým přetažením úloh. EFEKtIVnÍ SprÁVA MEZD Modul IFS Mzdy je flexibilní nástroj, který minimalizuje množství ručních záznamů a zásahů a umožňuje uživatelům údaje volně vyhledávat nebo sestavovat. Od malých společností až po velmi velké organizace s pobočkami a tisíci zaměstnanců řídí všechny procedury související se mzdami. Funkce výkaznictví splňuje oficiální účetní požadavky, poskytuje sestavy přizpůsobené potřebám příslušných úřadů. plně IntEGroVAnÁ SprÁVA DoKUMEntŮ Vyspělým prostředkem pro doplnění záznamů o lidských zdrojích je modul IFS Správa dokumentů. Je plně integrován do IFS Aplikací, což uživateli umožňuje připojit, vytvořit a snadno zpřístupnit jakýkoli typ dokumentu. Například do dokumentů či smluv zaměstnanců lze vstupovat přímo z hlavních záznamů zaměstnanců a jednotlivosti, jako je řidičské oprávnění nebo víza, lze skenovat a ukládat s propojením k relevantním záznamům. Díky propojení se vzdělávacími kurzy lze také například snadno vyhledávat i materiály o školení. Bezpečné uložení s plnou kontrolou revizí a přístupu umožňuje bezpečné zpracování a zveřejňování všech dokumentů. VYKAZoVÁnÍ práce odkudkoli Hlavní myšlenkou aplikace IFS Lidské zdroje je svoboda, dokonce i z hlediska dostupnosti systému pro uživatele. Pomocí všeobecného rozhraní je přístupná funkce vykazování, což znamená, že údržbáři a servisní technici, obchodní zástupci i distanční pracovníci mohou snadno komunikovat a vykazovat práci z terénu, z hotelu či z domova. Tři pravidla práce: V chaosu hledejme jednoduchost, v nesouladu harmonii, uprostřed obtíží příležitost. AlBErt EInStEIn
8 LIDSKÉ ZDROJE VŠE ZVLÁDNETE SAMI S rostoucím počtem krátkodobých pracovních poměrů je nezbytné, aby organizace byly schopné se tomuto trendu přizpůsobit. Aplikace IFS Lidské zdroje poskytuje praktické a efektivní řešení, které minimalizuje správu beze ztrát přesnosti údajů. OSOBNÍ ZODPOVĚDNOST Intuitivní rozhraní umožňuje zaměstnancům vstupovat do personálního systému přes osobní portál. Díky tomu může každý používat podnikové aplikace zcela snadno, s plným uživatelským komfortem. To maximalizuje příspěvek tohoto řešení k efektivnímu chodu personálního programu organizace. AUTOMATICKÉ VERSUS RUČNÍ ŽÁDNÁ SOUTĚŽ Aplikace IFS Lidské zdroje dovoluje zjednodušit a automatizovat systém formulářů souvisejících s časem a docházkou, projektovým výkaznictvím a cestovními náklady. Informace zadávají přímo do systému zaměstnanci, což značně snižuje administrativní zátěž a umožňuje personálnímu a mzdovému úseku věnovat se strategičtějším úlohám. OPERATIVNÍ STRATEGICKÉ SAMOOBSLUŽNÝ PORTÁL
lidské ZDroJE 9 SnÍŽEnÍ ADMInIStrAtIVY pro MAnAŽErY na StŘEDnÍ ÚroVnI Zaměstnanci mohou registrovat začátek své pracovní doby odkudkoli, kde právě pracují, a to se automaticky zobrazuje v osobních portálech jejich nadřízených. Eliminuje se potřeba tištěných dokumentů či volání a vysvětlování okolností. S tímto typem řešení jsou skutečnými vítězi manažeři na střední úrovni. Bez plýtvání časem na náročnou administrativu se jim informace zobrazují přímo na jejich vlastním portálu. Kvalifikace zaměstnanců je důležitou součástí obchodního úspěchu. Pomocí profilů požadavků (např. pro úlohy) lze srovnávat kvalifikace a dovednosti zaměstnanců s dlouhodobými i krátkodobými cíli. Profily mohou být užitečné také při alokování pracovních objednávek a projektových činností. Dobré kroky nás posilují a inspirují dobré kroky ostatních. platón
10 LIDSKÉ ZDROJE BUDETE-LI TIŠE STÁT, NEDOSTANETE SE NIKAM Každý den pracovního života zaměstnanci přispívají k výkonu, růstu a úspěchu vašeho podniku. Pro podporu podnikání má smysl mít dobré nástroje pro správu lidských zdrojů, které se dokážou vyrovnat s každodenními úkoly a zároveň poskytují příležitost k růstu jednotlivcům. Jak dokázala aplikace IFS Lidské zdroje ovlivnit práci jednotlivců v jiných firmách, vám přiblíží na stránce www.ifsworld.com skutečné příběhy našich zákazníků. OPERATIVNÍ STRATEGICKÉ SAMOOBSLUŽNÝ PORTÁL
lidské ZDroJE 11 InDIVIDUÁlnÍ přístup KE KAŽDÉ SpolEČnoStI IFS neustále pracuje na zlepšování nástrojů a metod svých implementací. Nejdůležitějšími faktory úspěchu jakéhokoli projektu jsou však odborné zkušenosti a oddanost lidí. Od nejzákladnějších článků projektu to IFS plně zohledňuje a má proto ideální pozici k vytvoření nejlepšího kompletního řešení. Tím, že se IFS nezdráhá dělit o své zkušenosti ani vnímat zvláštní požadavky nejrůznějších sektorů, buduje dlouhodobé vztahy se zákazníky a zůstává k dispozici, kdykoli je to zapotřebí.
O SPOLEČNOSTI IFS A IFS APPLICATIONS IFS (OMX STO: IFS), globální dodavatel podnikových aplikací, poskytuje ERP řešení, která umožňují organizacím rychle reagovat na změny trhu. Tato řešení umožňují účinněji používat zdroje k dosažení lepší výkonnosti podniku a konkurenční výhody. Společnost IFS byla založena v roce 1983 a má 2 600 zaměstnanců po celém světě. S IFS Applications, které jsou nyní v sedmé generaci, byla IFS průkopníkem komponentově založeného ERP softwaru. Komponentová architektura poskytuje řešení, která lze snáz implementovat, provozovat a aktualizovat. IFS Applications je k dispozici v 54 zemích a ve více než 20 jazycích. Má přes 600 000 uživatelů v sedmi klíčových vertikálních sektorech: letectví a obraně, automobilovém průmyslu, výrobě, zpracovatelském průmyslu, stavebnictví, řízení služeb, maloobchodu a velkoobchodní distribuci, v technických službách a telekomunikacích. IFS Applications poskytuje rozšířenou funkčnost ERP včetně CRM, SCM, PLM, CPM, správy podnikového majetku a MRO. Přímé zastoupení IFS pro Českou republiku, společnost IFS Czech s. r. o. se sídlem v Praze, bylo založeno v roce 2000 spolu se zastoupením na Slovensku se sídlem v Žilině. V současné době mají obě společnosti k dispozici více než 60 odborníků, kteří zajišťují lokalizaci, dodávku a implementaci produktů IFS na českém a slovenském trhu. Pokud máte zájem o další informace, pošlete e-mail na info.czech@ifsworld.com, kontaktujte některou z našich regionálních kanceláří, nebo navštivte náš web: www.ifsworld.com. AmeriKA... +1 888 437 4968 ARGENTINA, BRAZÍLIE, KANADA, MEXIKO, SPOJENÉ STÁTY ASIE A TICHOMOŘÍ... +65 63 33 33 00 AUSTRÁLIE, INDONÉSIE, JAPONSKO, MALAJSIE, NOVÝ ZÉLAND, FILIPÍNY, ČLR, SINGAPUR, THAJSKO EVROPA A STŘEDNÍ ASIE...+420 227 031 280 ČESKÁ REPUBLIKA, BALKÁNSKÉ ZEMĚ, GRUZIE, MAĎARSKO, IZRAEL, KAZACHSTÁN, POLSKO, RUSKO A SPOLEČENSTVÍ NEZÁVISLÝCH STÁTŮ, SLOVENSKO, TURECKO, UKRAJINA STŘEDNÍ EVROPA... +49 9131 77 340 RAKOUSKO, BELGIE, NĚMECKO, ITÁLIE, NIZOZEMSKO, ŠVÝCARSKO ZÁPADNÍ EVROPA... +44 1494 428 900 FRANCIE, PORTUGALSKO, ŠPANĚLSKO, VELKÁ BRITÁNIE BLÍZKÝ VÝCHOD A AFRIKA... +971 4390 0888 INDIE, JIŽNÍ AFRIKA, SRÍ LANKA, SPOJENÉ ARABSKÉ EMIRÁTY SKANDINÁVIE.... +46 13 460 4000 DÁNSKO, NORSKO, ŠVÉDSKO FINSKO A POBALTÍ...+358 102 17 9300 ESTONSKO, FINSKO, LOTYŠSKO, LITVA www.ifsworld.com TENTO DOKUMENT MŮŽE OBSAHOVAT PROHLÁŠENÍ O MOŽNÉ BUDOUCÍ FUNKČNOSTI SOFTWAROVÝCH PRODUKTŮ A TECHNOLOGIÍ SPOLEČNOSTI IFS. TAKOVÁ PROHLÁŠENÍ O BUDOUCÍ FUNKČNOSTI JSOU POUZE PRO INFORMAČNÍ ÚČELY A NESMÍ BÝT VYKLÁDÁNA JAKO ŽÁDNÝ ZÁVAZEK NEBO ZÁRUKA.IFS A NÁZVY PRODUKTŮ IFS JSOU OCANNÉ ZNÁMKY SPOLEČNOSTI IFS. NÁZVY SPOLEČNOSTÍ A PRODUKTŮ ZMÍNĚNÉ V TOMTO DOKUMENTU MOHOU BÝT OCANNÝMI ZNÁMKAMI PŘÍSLUŠNÝCH VLASTNÍKŮ. IFS AB 2010 En0717-1 Production: IFS Corporate Marketing, September 2010. Printing: AB Danagårds Grafiska, Ödeshög, Sweden.