Web Design Factory Projektové řízení pro progresivní společnost Případová studie Name Description Projektové řízení pro progresivní společnost Implementace systému Atollon Workshop ve společnosti WDF Version 1.0
Zvyšte výkonnost firmy pomocí projektového řízení nové generace Společnost Atollon implementovala systém pro řízení obchodu a marketingu (CRM) ve společnosti WDF Web Design Factory. Výsledkem jsou efektivnější a pohodlnější řízení projektů včetně jejich financování, databází dodavatelů a zákazníků a zajištění kompletního workflow v jediné moderní aplikaci. Referenční zákazník WDF Web Design Factory, spol. s r.o. Společnost WDF je přední interaktivní agentura, která se pravidelně umisťuje na čelných soutěžních místech v designu a rovněž na špičce žebříčku Deloitte Fast 50 mezi nejrychleji rostoucími technologickými firmami ve střední a východní Evropě. Původní stav Společnost WDF doposud pracovala s jednoduchým open-source řešením activecollab, které však již nevyhovovalo jejím nárokům na pokrokové a ucelené řízení veškerých procesů týkajících se managementu obchodu a projektů. Údržba a další rozvoj předchozího řešení již v souvislosti s dynamickým růstem společnosti neodpovídaly výkonem a zejména přinášely zbytečné časové i finanční náklady na údržbu i případný rozvoj. Web Design Factory se proto rozhodla zvolit a nasadit pokročilejší řešení, které vyhovuje jejím aktuálním nárokům a umožňuje jednoduchou rozšiřitelnost spolu s dalším rozvojem společnosti. Požadavky zákazníka Cílem zavádění systému Atollon Workshop bylo automatizovat provoz kanceláře a řízení projektů, obchodu a vybraných marketingových činností ve společnosti WDF - Web Design Factory. Automatizace byla třeba zejména u činností týkajících se komunikace se zákazníkem a řízení obchodních případů, řízení projektů na úrovni finančního řízení v první fázi a z pohledu organizace práce a důsledného využití času pracovníků ve fázi druhé. Dále systém poskytuje služby automatizace interního workflow, ukládání dokumentů, plánování času, apod. Řešení Atollonu obstálo v rámci dlouhodobého a náročného výběrového řízení. Dalšími uvažovanými možnostmi byly zejména produkty zahraničních společností, open-source nástroje i vlastní vývoj. Řešení Atollonu obstálo díky míře, ve které plní požadavky WDF, možnosti přizpůsobení požadavkům, inovativnosti použitých technologií a zejména skvělému poměru cena / výkon. WDF přes skutečnost, že má interní kapacity na vývoj vlastního CRM / Project Management systému, zvolila nikoli citem, ale ekonomicky. Zvolila systém od komerčního poskytovatele profesionálních řešení. Atollon a WDF se na vývoji řešení podílejí společně. WDF zejména dodává potřebná konkrétní zadání a zpětnou vazbu nezbytné pro realizaci projektu tohoto významu. Atollon poskytuje své vývojářské a konzultační kapacity. Řešení Atollonu umožňuje externím partnerům vývoj vlastních modulů (plug-inů) do aplikace. Společnost WDF toho využívá a připravuje vlastní modul pro hodnocení zaměstnaců na základě několika různých kritérií.
Nové řešení od společnosti Atollon Atollon nasazuje řešení využívající nejnovějších technologií Web 2.0. Ty umožňují klientovi pracovat se systémem odkudkoli pouze s využitím webového prohlížeče. Atollon patří mezi první společnosti na světě, které zavádějí podnikový systém takovéhoto rozsahu založený na technologii Adobe Flex. Adobe Flex umožňuje uživateli pracovat s aplikací odkudkoli (z kterékoli pobočky nebo z domova) se stejným komfortem, jako by aktuálně byl ve své kanceláři. Atollon se od počátku spolupráce se společností Web Design Factory podílí na definici zadání a poskytuje konzultační služby mající za cíl co nejlépe implementovat systém tak, aby uspokojoval potřeby WDF a plnil vysoké nároky na uživatelskou přívětivost a samotné procesy řízení obchodu a projektů. Řešení Atollon se ukázalo jako nejlepší zejména v oblastech Automatizace obchodních činností, spolupráce WDF automatizovala proces tvorby a schvalování nabídky, na které spolupracuje větší množství profesionálů. Atollon Workshop v reálném čase zajišťuje vzájemnou výměnu informací mezi účastníky nabídkového řízení. Řízení financí projektu Na obchodní proces navazuje důsledné rozpočtování projektu vycházející ze schváleného návrhu rozpočtu koncovému zákazníkovi. Díky ucelenému sledování veškerých financí projektu poskytne Atollon Workshop zákazníkovi silný nástroj na řízení ziskovosti zakázek. Systém sleduje jak interní, tak externí náklady a informuje uživatele o blížícím se vyčerpání rozpočtu projektu nebo o průběžných výsledcích ještě před konečným uzavřením projektu. Tím pomáhá zákazníkovi vyloučit zbytečné vícenáklady před tím, než k nim reálně dojde. Veškeré informace o zákazníkovi a projektech na jednom místě Celý životní cyklus projektu je podchycen v jediném řešení, které zajišťuje uchování historie zákazníka od jeho získávání, přes realizaci zakázky, až po následnou péči. Přitom není nutné žádné informace dohledávat mimo systém, vše je na jednom místě, ihned k dispozici. Celý systém je aktivním prvkem v životě společnosti, není pouze pasivním článkem nebo evidenčním nástrojem. Řízení projektů Na základě přístupových oprávnění mají uživatelé povoleny vybrané funkce na vybraných projektech. Systém umožňuje sdílet mezi vybranými skupinami uživatelů informace, které jsou potřebné pro jejich včasné rozhodování a proaktivní činnost. Jedná se jak o finanční ukazatele, tak o kompletní historii komunikace, úkolů, výkazů práce, nabídek, apod. Průběh implementace Implementace začala v prosinci 2008 a trvala šest měsíců. Součástí implementace byl intenzivní vývoj některých funkcí nové generace aplikace, který měl za úkol optimalizovat vybrané podnikové procesy. Druhou fází projektu je nyní implementace systému pro projektové plánování. Obě společnosti vložily do projektu své nejlepší lidské zdroje, jelikož chápou projekt jako klíčový nástroj pro další rozvoj. Atollon poskytl konzultační a vývojářské kapacity, WDF zkušenosti z projektového vedení. Jelikož sama pro své zákazníky realizuje tvůrčí zakázky, vkládá do řešení své kapacity pro návrh a design uživatelského rozhraní. V další fázi projektu se její vývojáři zapojí i do vývoje vlastních kompoment řešení a widgetů pro dashboard aplikace.
Základní důraz při odevzdávání jednotlivých modulů a funkcionalit projektu byl kladen na uživatelskou přívětivost. V průběhu projektu tak došlo k několika neplánovaným dílčím optimalizacím řešení, což oproti původnímu plánu sice prodloužilo průběh implementace o několik týdnů, ale na druhou stranu to umožnilo uživatelům se systémem ještě efektivněji pracovat. Tato změna měla navíc i pozitivní vliv na celkové přijetí řešení jeho uživateli. Přínosy řešení Atollon Spolehlivost Řešení Atollon Workshop vychází z mnohaletých zkušeností a je postaveno na stabilním serverovém řešení, které nabízí širokou škálu funkcí, přístupných prostřednictvím SOA Web Services standardů. Vyřešení původních problémů Systém Atollonu nahradil jednoduché řešení pro řízení projektů pokročilejším systémem. Umožňuje pevnější a proaktivnější řízení projektů, vzájemnou spolupráci členů týmu a jednotné řízení projektových financí. Navýšení kapacity Systém umožňuje díky pokročilé webové technologi zapojovat do spolupráce externí spolupracovníky a získávat tak přehled o průběhu realizace projektu v reálném čase. Úspory peněz i času Projektoví vedoucí nemusí jednotlivé agendy řízení projektů sledovat v různých systémech. Vše je na jednom místě. To se projevuje v úspoře času a v lepším přístupu k informacím ze strany vedení společnosti. Fakturační proces byl automatizován a urychlen, čímž se zrychlil i životní cyklus projektu. Zefektivnění procesů V první fázi nasazení systému se optimalizoval sběr výkazů práce, informací o průběhu řešení projektu, automatizoval průběh obchodního případu a optimalizovala veškerá finančně-administrativní agenda směřující ke zvýšení ziskovosti projektů. Spolupráce V rámci realizačních týmů uvnitř i mimo společnost je nyní možné spolupracovat na řešení požadavků zákazníků a usnadnit tak koordinaci zakázek a komunikaci se zákazníkem. Hodnocení WDF Web Design Factory Vladimír Barčák, Managing Director Společnost Atollon jsme si vybrali za účelem splnění ambiciozního cíle, a to úplné automatizace rutinních činností společnosti WDF. Konzultanti Atollonu jsou pro nás spolehlivým partnerem při realizaci našeho záměru. Řešení poskytované Atollonem nám vyhovuje jak technologicky, tak z pohledu konkrétních požadavků obchodu, financí a projektového řízení. Vysoká míra přizpůsobitelnosti je přínosná z pohledu připravenosti na aktuální požadavky i případné budoucí změny.
O společnosti Atollon Atollon je poskytovatelem systému pro řízení obchodu a marketingu (CRM), projektové řízení, spolupráci a komunikaci, servis a podporu (řízení požadavků) a řízení lidských zdrojů. Řešení Atollonu mají díky architektuře postavené na nejmodernějších technologiích Web 2.0 rychlou návratnost a dlouhou morální životnost. Použité technologie mimo jiné uživatelům umožňují přívětivou práci odkudkoli z internetu. Klienty Atollonu jsou středně velké a menší pokrokové společnosti z různých oborů, zejména z oblasti profesionálních služeb. Jan Šafka Business Development Manager Atollon Consulting CZ, s.r.o. A Bělehradská 49 120 00 Praha 2 T +420 222 310 600 F +420 222 310 599 W www.atollon.cz E info@atollon.com IČ: 28195621 Společnost je registrovaná pod C 132068 u Městského soudu v Praze.