programový modul NÁJEMNÉ pro program ÚČTO Uživatelská příručka ESI-E s.r.o. Mařatkova 918/2, 14200 Praha 12 - Modřany mobil: 724003746 e-mail: info@esi-e.cz www.esie.cz 1
OBSAH: 1. PROGRAM NÁJEMNÉ V KOSTCE...6 1.1 Demoverze programu...8 1.2 Ostrá verze programu - instalace...10 1.3 Spuštění programu NÁJEMNÉ z programu ÚČTO :...11 1.4 Počáteční inicializace dat...12 2. OVLÁDÁNÍ PROGRAMU NÁJEMNÉ...13 2.1 Domy...14 2.1.1 Adresa domu...15 2.1.2 Měřiče vody, tepla a t.vody...15 2.1.3 Parametry spotřeby tepla a TUV (základní/spotřební)...15 2.1.4 Spotřeba a cena tepla a TUV (data pro sestavu)...16 2.1.5 Spotřeba a cena studené vody (data pro sestavu)...16 2.2 Byty...17 2.2.1 Prohlížení evidenčního listu...18 Sestava změn předpisu služeb vybraného nájemníka...18 2.2.2 Založení nového evidenčního listu...18 Základní údaje o bytě a platnosti listu...19 Maximální nájemné...21 Věcně usměrňované nájemné...22 Snížení dle kvality bytu...23 Poloha domu...23 Vybavení bytu ve vlastnictví pronajímatele...24 Stanovené nájemné...25 Podíly vlastnické a pro rozúčtování služeb...25 Předpis měsíčních záloh za služby...25 2.2.3 Bydlící osoby...26 2.2.4 Aktualizace evidenčního listu (nový nájemník, změny v ev.listu)...26 2.2.5 Archiv evidenčních listů a smluv...27 2.2.6 Tisk evidenčního listu...27 2.2.7 Smlouvy...30 2.2.8 Texty do sestav vyúčtování nájemníka...30 2.2.9 Zálohy za služby...30 2.3 Nebytové prostory...32 2.3.1 Prohlížení evidenčního listu...32 Sestava změn předpisu služeb vybraného nájemníka...32 2.3.2 Založení nového evidenčního listu...33 Základní údaje o nebyt.prostoru, nájemci a platnosti listu...33 Podíly pro rozúčtování služeb...35 Předpis měsíčních záloh za služby...35 2.3.3 Aktualizace evidenčního listu...36 2.3.4 Archiv evidenčních listů a smluv...36 2.3.5 Tisk evidenčních listů...36 2.3.6 Smlouvy...38 2
2.3.7 Texty do sestav vyúčtování nájemníka...38 2.3.8 Zálohy za služby...38 2.4 Platby...38 2.4.1 Vkládání plateb...40 Vygenerování předpisů a vložení uhrazených měs.plateb...40 2.4.2 Přehled plateb za období...42 2.4.3 Tisk přehledu plateb za období...42 2.4.4 Rozpis měsíčních předpisů plateb za období...43 2.4.5 Přenos plateb do deníku...45 DPH při přenosu plateb do úč.deníku...45 2.4.6 Přehled dlužníků (od uzávěrky)...47 2.4.7 Přehled všech plátců (od uzávěrky)...47 2.4.8 Tisk složenky pro jednoho nájemníka...47 2.4.9 Tisk složenek pro celý dům...47 2.4.10 SIPO - spuštění samostatného modulu...48 2.4.11 ÚČTO - peněžní deník...48 2.4.12 Archiv plateb za období...48 2.5 Náklady...48 2.5.1 Jeden dům...48 2.5.2 Všechny domy...49 2.5.3 Spotřeba podle měřičů (teplo, voda, teplá voda)...49 2.5.4 Přehled zadaných spotřeb...50 2.5.5 Vkládání nákladů domu do ÚČTA...50 2.6 Vyúčtování...54 Pravidla rozpočtu nákladů na jednotlivé nájemníky...54 Co zkontrolovat před vyúčtováním :...57 2.6.1 Celý dům odhad vyúčtování...58 2.6.2 Vyúčtování služeb 1.část...59 2.6.3 Vyúčtování služeb 2.část...60 2.6.4 Vyúčtování služeb pro malý dům...60 2.6.5 Přehled vyúčtování služeb...60 2.6.6 Přehled předpisů nájemného a služeb...61 2.6.7 Tisk bytů/nebyt.prostor s vypnutými službami...62 2.6.8 Uzávěrka za období MM/RRRR MM/RRRR...62 2.6.9 Prohlížení provedených uzávěrek...63 2.6.10 Vrátit zpět uzávěrku...63 2.7 >Sestavy (z vyúčtování)...63 2.7.1 Jeden nájemce - sestavy z vyúčtování...64 Vyúčtování služeb...64 Vyúčtování služeb s přehledem plateb...64 Vyúčtování služeb (z verze 2000)...65 Vyúčtování ÚT a TUV...66 Vyúčtování ÚT a TUV s výpočtem...66 Rozúčtování ostatních služeb s výpočtem...67 2.7.2 Výběr nájemců pro tisk sestav z vyúčtování...68 3
2.7.3 Rozpočet průměrných nákladů - jeden dům...68 2.7.4 Celkové vyúčtování pro všechny nájemníky...68 2.7.5 Fond oprav - rozúčtování...68 2.7.6 Parametry pro tisky z vyúčtování -->...69 Text do sestavy vyúčtování jednotek...69 Jaké texty vytisknout na konci sestavy vyúčtování jednotek?...69 2.7.7 Celý dům - náklady a jednotkové ceny služeb...69 2.7.8 Podklady pro vyúčtování (osoby, m2)...70 2.7.9 Průměrná vytápěná plocha...70 2.7.10 Kontrolní tisky z rozúčtování vody, tepla, t.vody...70 2.8 Servis...70 2.8.1 Poslední sestava...71 2.8.2 Nastavení plateb pro přenos do deníku...71 2.8.3 Pomocné sestavy z databáze plateb...71 2.8.4 Aktualizace předpisů plateb po úpravě ev.listů...72 2.8.5 Přehled platností evidenčních listů...72 2.8.6 Součty ploch bytů...73 2.8.7 Přehled osob bydlících v zadaném měsíci...73 2.8.8 Úpravy sestav smluv a evidenčních listů...73 2.8.9 Parametry, koeficienty...75 Nastavení parametrů programu Nájemné...75 Nastavení zúčtování záloh...76 Koeficienty - (koeficienty pro započitatelnou plochu)...76 Koeficienty - (rekonstrukce)...76 Koeficienty - (kvalita)...76 Vybavení bytu...77 Parametry topení...77 Směrná čísla měsíční spotřeby vody ( pro byty )...78 Číselník místností bytů...78 Číselník místností nebytových prostor...78 Koeficienty růstu nájemného -> maximální regul.nájemné...78 2.8.10 Výkony...79 2.8.11 Speciality...80 Přímý přístup k databázím ( NA VLASTNÍ NEBEZPEČÍ )...81 2.8.12 Zálohování dat...82 2.8.13 Konec - ukončení programu NÁJEMNÉ...82 3. MODUL SIPO/2000...82 Co je SIPO?...83 3.1 Inicializace parametrů pro SIPO...84 3.2 Hlášení změn výše nájemného - Soubory ZM,OP...85 3.3 Prohlížení vrácených chyb - Soubory ZZ,PS...87 3.4 Načtení zaplacených předpisů - Soubor ZA,PZ...87 3.5 Načtení NEzaplacených předpisů - Soubor NE,PN...88 3.6 Prohlížení kmenového souboru - Soubory KO,PO...88 4
4. KOMUNIKAČNÍ MODUL PRO PODVOJNÉ ÚČETNICTVÍ STEREO...89 4.1 Přenos měsíčních předpisů plateb z Nájemného do Sterea...94 4.2 Vkládání měsíčních plateb (úhrady) jednotlivých nájemníků...96 4.3 Vkládání nákladů na provoz domů...98 4.4 Vyúčtování - uzávěrka účetního období...99 4.5 Příklad použití komunikačního modulu...100 5. NEJČASTĚJŠÍ DOTAZY...102 Instalace programu probíhá pomalu...102 Co dělat, objeví-li se při spuštění hláška: Licence pro jiné ÚČTO?...102 Nájemné ve Windows ME (Milenium)?...102 Jak zadat heslo pro spuštění ÚČTA ze startovacího menu?...103 Zapomněl(a) jsem zadané heslo do ÚČTA?...103 Co dělat ohlásí-li program, že nestačí paměť?...103 Nechci zobrazovat kalendář svátků...103 Program hlásí překročení počtu bytů?...103 Rozšíření licence na více bytů...103 Proč je položka pcn tak důležitá (v přímém přístupu k DB)?...104 Jak opravit překlepy v již uloženém evidenčním listu?...104 Nevychází správné hodnoty maximálního regulovaného nájemného...104 Do účetnictví potřebuji doklad o změně záloh za služby...104 Jak zařídit, aby se u 1 bytu/nebytu nerozpočítaly náklady pro vybranou službu :...105 Jak dodatečně změnit plochu bytu?...105 Jak zadat prázdný byt/nebytový prostor?...105 Jak zadat spotřebu, když někteří nájemníci mají měřiče a jiní ne?...105 Poškodila se předloha některé ze sestav...106 Chcete, aby se některá služba ve vyúčtování domu nerozúčtovala...106 Při vyúčtování se nenapočítá správně náklad na službu v domě?...106 Ve vyúčtování se u nájemníka, který platí měs.zálohy na vodu, objeví nulový náklad?...106 Ve vyúčtování služby, jejíž algoritmus je zvolen O - dle počtu osob, se u nájemníka, který platí měs. zálohy na tuto službu, objeví nulový náklad?...107 Co znamená * v textu položek s náklady?...107 V sestavě vyúčtování vody, tepla, TUV jednotlivým nájemníkům se nevytiskly spotřeby a ceny?...107 Při uzávěrce se vytvořily nesmyslné P/Z s nedoplatky?...107 V sestavě Přehled dlužníků (od uzávěrky) se zobrazují nesmysly?...107 6. PROSTŘEDÍ DATABÁZE PC FAND...107 6.1 Funkce textového editoru...108 6.2 Funkce datového editoru...113 6.3 Automatické sestavy...115 6.4 Program FANDINST.EXE...116 7. SPECIALITY PRO POKROČILÉ UŽIVATELE...118 Adresáře uložení souborů programu NÁJEMNÉ...118 5
1. Program NÁJEMNÉ v kostce Program NÁJEMNÉ umožňuje vedení veškeré agendy spojené s pronájmem bytů a nebytových prostor, které je při větším počtu nájemníků jen těžko zvládnutelné bez efektivního využívání výpočetní techniky. Program je určen širokému okruhu uživatelů. Mohou ho využít jak pronajímatelé starších zprivatizovaných domů, tak bytová družstva, společenství vlastníků či realitní kanceláře, které se starají o správu bytového fondu. Program je koncipován tak, aby v něm bylo možné evidovat současně byty i nebytové prostory. Lze jej samozřejmě využít i k evidenci pouze bytů nebo naopak jen k evidenci nebytových prostor. Mohou jej použít majitelé domů, kteří používají jednoduché nebo podvojné účetnictví (bez ohledu na to, zda jsou či nejsou plátci DPH). Program NÁJEMNÉ je vytvořen jako nadstavba jednoduchého účetnictví ÚČTO firmy Tichý a spol. Pro ty uživatele, kteří musí vést podvojné účetnictví, je určen navíc komunikační modul, který umožní spolupráci programu s podvojným účetnictvím STEREO firmy Ježek SW Možnosti použití programu NÁJEMNÉ : Uživatel má ÚČTO Uživatel má STEREO i ÚČTO program NÁJEMNÉ pro ÚČTO program NÁJEMNÉ pro ÚČTO a komunikační modul pro STEREO Naší snahou bylo vytvořit pružný program, který lze různými parametry přizpůsobit potřebám uživatele včetně možnosti úprav předloh některých tiskových sestav ( evidenčních listů a smluv). Pro stávající uživatele programů ÚČTO či STEREO je také výhodou obdobné ovládání programu, který je vytvořen ve stejném databázovém prostředí (PC FAND). Současná verze programu, který je vyvíjen již od roku 1993, odpovídá zásadám stanoveným platnými vyhláškami o nájemném a vyhláškami upravujícími rozúčtování tepla a teplé vody. Vzhledem k časté aktualizaci vyhlášek týkajících se nájemného neuvádíme jejich čísla. Firma ESI-E zajišťuje pro uživatele programu servisní služby, které zahrnují i aktuální úpravy v případě změny legislativy nebo nové verze účetního programu. Všem registrovaným uživatelům automaticky rozesíláme nabídku nové verze programu (upgrade) s možností jeho zakoupení. Dále poskytujeme telefonické konzultace a ve složitějších případech řešíme problémy přímo u uživatele. Aktuální informace podáváme také na naší webovské stránce. V případě potřeby zajišťujeme základní zaškolení obsluhy programu NÁJEMNÉ. 6
Ostrá verze programu NÁJEMNÉ je vždy vytvořena pro konkrétní počet bytů a nebytových prostor a konfigurována na licenční číslo programu ÚČTO. Počet bytů a nebyt.prostor lze dodatečně libovolně rozšiřovat. Pomocí programu NÁJEMNÉ můžete vést agendu bytového a nebytového fondu pro libovolný počet firem, které máte založeny v účetním programu ÚČTO. Jste omezeni pouze zakoupeným počtem jednotek (= součet bytů+nebyt.prostorů ve všech firmách, v nichž vedete nájemné). V programu lze evidovat domy, byty, nebytové prostory, osoby bydlící v bytech, výši nájemného, předpisy měsíčních záloh za služby a platby nájemníků. Pro každý byt a nebytový prostor vytvoříte evidenční list, který slouží k zápisu jména nájemce, spolubydlících osob a dalších informací o bytě: umístění, kategorie, příslušenství, ploch místností, rekonstrukce bytu, snížení kvality bytu, vybavení ve vlastnictví pronajímatele a předpisů plateb. Na podkladě těchto zadání se automaticky vypočítá výše maximálního nájemného stanoveného vyhláškou o nájemném, které se počítá pomocí speciálních koeficientů Ki (inflační), Kv (velikost), Kr (rozhodovací), zadávaných dosud vždy k 1.červenci běžného roku. Tyto koeficienty si můžete do programu každý rok sami doplňovat. Bez ohledu na vypočítanou výši regulovaného nájemného, program dovolí zadat stanovené nájemné zcela libovolně, takže program můžete využít i v bytech s neregulovaným nájemným. Pro každý byt i nebyt.prostor zadáte předpisy měsíčního nájemného a záloh za jednotlivé druhy služeb a vytvoříte nájemní smlouvu. Evidenční list, nájemní smlouvu a rozpis měsíčních předpisů plateb můžete vytisknout na tiskárně. Program NÁJEMNÉ umožňuje dvě varianty zpracování měsíčních plateb. Pro jednotlivé nájemníky lze vytisknout složenky se stanovým měsíčním předpisem platby (nájemné + součet záloh za služby) a po jejich zaplacení ručně do programu výši úhrady platby zadat. Další možností je platba pomocí SIPO, kterou zajistí speciální přídavný modul SIPO. V tomto případě se platby do programu nevkládají ručně, ale z diskety dodané poštou. V obou případech pak, pokud chcete, můžete přenést platby z programu NÁJEMNÉ do účetního deníku ÚČTA. Na základě evidence plateb je vám k dospozici velké množství sestav s různými přehledy plateb včetně informace o dluhu či přeplatku nájemníků. Kdykoliv je možné se z programu NÁJEMNÉ "přepnout" do peněžního deníku účetnictví ÚČTO, aniž by se program NÁJEMNÉ musel ukončit. Náklady (faktury od dodavatelů služeb) zadáte přímo do peněžního deníku nebo do závazků programu ÚČTO. Při zápisu je nutné dodržet speciální pravidla zaručující správné vyhodnocení těchto položek (položky: text a výkon). Výhoda propojení na peněžní deník účetnictví spočívá v možnosti snadného rozpočtu skutečných nákladů na provoz domu a jejich vyúčtování za zvolené období. Pro každý byt vybavený měřiči existuje možnost zadat spotřebu studené, teplé vody a tepla. Nejdůležitější úlohou je provedení vyúčtování za zvolený účetní rok, při kterém se provede rozúčtování služeb dle platných vyhlášek a zjištění případných přeplatků/nedoplatků jednotlivých nájemníků. 7
Pro vyúčtování služeb lze zvolit různé typy algoritmů (mj. dle osob, dle plochy, dle podílu či na celou byt/nebyt. jednotku), samozřejmě v souladu s platnými vyhláškami. Každou službu lze také u kterékoliv bytové/nebytové jednotky 'vypnout' z vyúčtování, což ocení mnozí pronajímatelé nebytových prostor (např. kočárkáren nebo garáží). Na konci účetního období můžete provést uzávěrku, kdy se vytvoří jednotlivým dlužícím nájemníkům pohledávky, které můžete přenést do ÚČTA. Platby za toto období se uloží do archivu. Program NÁJEMNÉ obsahuje navíc řadu dalších servisních úloh např. nastavení parametrů a koeficientů s nimiž program pracuje, obsluhu číselníků, kontrolu a zálohování dat. Pro pokročilejší uživatele jsou připraveny speciální funkce, které souvisí s přímým přístupem k databázím a jejichž použití je pouze na vlastní nebezpečí. Tento přímý přístup se velmi dobře osvědčuje při řešení nestandartních situací. P r o v á z a n o s t p r o g r a m ů N Á J E M N É a Ú Č T O : NÁJEMNÉ evidenční listy předpisy plateb úhrady plateb náklady úhrady plateb ÚČTO deník, P/Z v ý k o n (čís.výkonů) N á r o k y p r o g r a m u n a p o č í t a č Program NÁJEMNÉ je napsán v databázovém systému PC FAND. Jeho nároky na konfiguraci počítače nejsou veliké. Doporučejeme následující konfiguraci počítače : PC min.486dx, operační paměť RAM min.4mb, pevný disk od 500MB, operační systémy MS DOS 6.0 a vyšší, Windows 95,98,NT a tiskárna vybavená češtinou. Ve Windows jej lze provozovat jako tzv."dosovskou" úlohu. Nedoporučujeme používat program v operačním systému Windows MILLENIUM (více na www.alis.cz). 1.1 Demoverze programu Demoverze programu NÁJEMNÉ je distribuována s demoverzí jednoduchého účetnictví ÚČTO. Současně obsahuje i další nadstavbové moduly pro ÚČTO dodávané firmou ESI-E. Demoverze je volně šiřitelná a můžete ji libovolně nabídnout dalším zájemcům. I n s t a l a c e d e m o v e r z e : Demoverzi nainstalujte do samostatného adresáře na disk. Pokud jste uživateli programu ÚČTO, nesmíte pro instalaci použít adresář, v němž máte nainstalováno ÚČTO (C:\UCTOyyyx). Do disketové mechaniky vložte první disketu s demoverzí. 8
Pokud máte demoverzi na CD nosiči, vložte ho do CD mechaniky a při instalaci použijte disk, který máte určen pro CD mechaniku (např. D:). Demoverze na CD obsahuje i plnou verzi demoverze programu ÚČTO firmy Tichý a spol.. CD obsahuje navíc příručku programu NÁJEMNÉ ( D: prirucky - ve formátu.doc pro Word 7). V příkazovém řádku MS-DOS Ve Windows 95/98/NT zvolte: C:\>A:instal (D:esidemo\instal) Start / Spustit / A:instal (D: esidemo\instal) - z diskety - z CD - z diskety - z CD Zadaný příkaz potvrďte klávesou <Enter> Po rozběhnutí instalace program nabídne cílový adresář pro instalaci C:\ESIDEMO, který můžete případně změnit. Adresář potvrďte klávesou <Enter>. Program začne vypisovat jména souborů, které právě rozbaluje a postupně Vás požádá o vložení další diskety. Provádíte-li instalaci v prostředí Windows, může probíhat velmi pomalu. Instalaci můžete v tomto případě urychlit opakovaným stiskem libovolné klávesy např. mezerníku. S p u š t ě n í d e m o v e r z e : V příkazovém řádku MS-DOS C:\esidemo\demo Zadaný příkaz potvrďte Ve Windows 95/98 zvolte: Start / Spustit / C:esidemo\demo klávesou <Enter> Po úspěšném spuštění demoverze se objeví vstupní informační text, který ukončete <Esc>. Následně naběhnou úvodní obrazovky demoverze programu ÚČTO včetně možnosti spustit konfigurační program k nastavení typu tiskárny a klávesnice. Demoverze začíná volbou: Nájemné Hospoda Kasa Velkoobchod Účto Konec <------- Zvolte a potvrďte klávesou <Enter> Demoverze obsahuje cvičná data. Funkce demoverze je omezena počtem zadaných jednotek/součet bytů a nebyt.prostor (max.4), počtem plateb v deníku (max.30) a počtem osob (max.10). Vzhledem k omezení demoverze můžete tedy přidat pouze jeden byt či nebyt. prostor. Pokud Vám zkušební data nevyhovují, můžete je vymazat a vyzkoušet zadat své údaje. Smažte z adresáře C:\ESIDEMO\{DATA}\DOMYx (x-poslední číslice aktuálního roku) všechny soubory kromě : kikvkr.000, kikvkr.x00, maxnaj.000, maxnaj.x00, sestavy.000, sestavy.x00, sestavy.t00 9
1.2 Ostrá verze programu - instalace Program NÁJEMNÉ je konfigurován na konkrétní licenční číslo programu ÚČTO a lze ho provozovat pro zakoupený maximální počet bytů a nebytových prostor. Pro objednávku je určující součet bytů a neb.prostor ve všech firmách, pro které chcete evidovat nájemné. Je možné dodatečně objednat upgrade programu pro rozšíření počtu bytů. I n s t a l a c e : Programový modul NÁJEMNÉ je dodáván na instalační disketě, která zaručuje automatickou instalaci. 1. Vložte disketu do disketové jednotky A 2. Zadejte příkaz: V příkazovém řádku MS-DOS C:\>A:instal Ve Windows 95/98/NT zvolte: Start / Spustit / A:instal Zadaný příkaz potvrďte klávesou <Enter> 3. Po rozběhnutí instalace program nabídne cílový adresář pro instalaci programu : C:\UCTOyyyx\DOMYx, který můžete změnit. Program NÁJEMNÉ musíte instalovat do adresáře, kde máte nainstalováno ÚČTO'yyyx, do podadresáře DOMYx. Název podadresáře DOMYx nesmíte změnit, program NÁJEMNÉ by nefungoval! Při instalaci se z diskety načte program NÁJEMNÉ a zapíše na disk do podadresáře DOMYx. yyyx - je aktuální rok (např. UCTO2002) x - na konci jména adresáře je vždy koncové číslo běžného roku (např.domy2). Adresář potvrďte klávesou <Enter>. Program začne vypisovat jména souborů, které právě "rozbaluje". Provádíte-li instalaci v prostředí Windows, může na některých počítačích rozbalování probíhat velmi pomalu. Instalaci lze v tomto případě urychlit opakovaným stiskem libovolné klávesy např. tabelátoru. Po ukončení se objeví hláška, která Vás vybídne k pokračování instalace. Opět stiskněte klávesu <Enter > a instalace nyní bude pokračovat rozbalením souborů, které zajišťují spuštění programu z programu ÚČTO (spec01.pro...). Opět potvrďte klávesou <Enter>. Po instalaci těchto souborů je instalace dokončena, což potvrdíte klávesou <Enter>. Nezapomeňte po ukončení instalace vyjmout instalační disketu. S p u š t ě n í p r o g r a m u : Spusťte program ÚČTO a přepněte se do firmy, pro kterou budete nájemné zpracovávat. Firma, kterou chcete použít pro evidenci nájemného nebo nově založit, nesmí mít adresář zadaný stejně jako adresář, v němž je uložen program Nájemné : NESMÍ: DOMYx.!!! Pro jistotu ho nenazývejte žádnou variantou s textem **DOMY**, ale zcela jiným řetězcem např. najem, byty, realit, praha... 10
Abyste mohli spustit program Nájemné musíte nejdříve v ÚČTU spustit úlohu OSTATNÍ-VLASTNÍ SESTAVY a klávesou <F8> označit řádku: Jednoduché účetnictví 01 Po stisknutí klávesy <Esc> by se mělo již zobrazit startovací menu, ze kterého program klávesou <Enter> spustíte. Nájemné Účto Konec Jak zadat heslo do ÚČTA? Chcete-li zablokovat nepovolaným osobám vstup do ÚČTA heslem, spusťte úlohu: OSTATNÍ-VLASTNÍ PROGRAMY-SPEC.PROGRAMY-DÁVKOVÉ POŘÍZENÍ ZÁSOB 07. Parametry startovacího menu Domy a Menu musíte ponechat nastaveny na Ano. Po stisknutí klávesy <Esc> můžete zadat heslo, které budete používat při vstupu do ÚČTA. Jestliže později řádku s heslem vymažete <Ctrl+Y>, bude se nabízet startovací menu, ale vstup do ÚČTA bude bez hesla. 1.3 Spuštění programu NÁJEMNÉ z programu ÚČTO : Nejdříve se v ÚČTU se přepněte do firmy, ve které chcete zpracovávat nájemné. Program NÁJEMNÉ spustíte ze startovacího menu. Pokud spustíte v této firmě Nájemné poprvé, program musí nejdříve založit adresář pro uložení datových souborů Nájemného. Oznámí např. pro firmu REALIT hlášku: C:\UCTO2003\REALIT\SDOMY3.000 nenalezena. Po stisku <Enter> se objeví dotaz : Chcete založit ve firmě C:\UCTO2003\REALIT datový adresář pro evidenci bytů? Zapište A. Po spuštění se nejprve objeví okno zobrazující systémové datum, čas a jména z kalendáře. Datum a čas doporučujeme zkontrolovat, zda odpovídají skutečnosti. Systémové hodiny v počítači mívají problémy s pamětí CMOS s přechodem na letní čas a nejdou vždy přesně. Pokud tomu tak není, je třeba systémový čas resp. datum správně nastavit. Tyto hodnoty lze nastavit v programu NÁJEMNÉ, spustíte-li volbu SERVIS-SPECIALITY-NASTAVIT DATUM OPERAČNÍHO SYSTÉMU resp. SERVIS-SPECIALITY-NASTAVIT ČAS OPERAČNÍHO SYSTÉMU. Těmito volbami se zavolají systémové příkazy operačního systému "DATE" resp. "TIME", které vypíší aktuální datum resp. čas a umožní jej změnit. Pokud nechcete zobrazovat Kalendář svátků můžete ho v úloze SERVIS-PARAMETRY-NASTAVENÍ PARAMETRŮ po stisku <Esc> vypnout Ne. Nyní se zobrazí na obrazovce základní nabídka programu NÁJEMNÉ. 11
1.4 Počáteční inicializace dat NÁJEMNÉ - uživatelská příručka Po zakoupení ostré verze programu NÁJEMNÉ musíte nejdříve provést inicializaci počátečních dat. Teprve potom můžete začít vkládat domy, byty a nebyt.prostory. V demoverzi jsou obsažena cvičná data, takže není nutné inicializaci provádět. Pokud začínáte používat program Nájemné uprostřed účetního roku a budete chtít provádět za toto období vyúčtování, musíte začít zadávat evidenční listy od začátku roku. V programu nelze zpětně přidávat evidenční listy!!!! Č íselník výkonů Program NÁJEMNÉ využívá položku výkonu v peněžním deníku programu ÚČTO ke zpracování veškerých informací o platbách nájemného, služeb a nákladech. Pomocí výkonu se také zpracovává rozpočet nákladů na jednotlivé nájemníky. Údaje číselníku výkonů programu NÁJEMNÉ je možné přizpůsobit vlastním požadavkům a pak je zapsat do číselníku výkonů programu ÚČTO. Pokud vám vyhovují již hotové předdefinované výkony stačí spustit úlohu SERVIS-VÝKONY-PŘEPIS VÝKONŮ DO ÚČTO a po zobrazení obou číselníků pro ÚČTO a NÁJEMNÉ ( kde při prvním spuštění NÁJEMNÉHO nejsou pro nájemné žádné výkony v ÚČTU) proveďte PŘEPSÁNÍ NEDEFINOVANÝCH NÁZVŮ. Dále už se nemusíte o nic starat. Jestliže nyní znovu spustíte úlohu PŘEPIS VÝKONŮ DO ÚČTO můžete porovnat již vyplněné číselníky výkonů pro ÚČTO a NÁJEMNÉ. Tyto texty nesmí být shodné. V případě totožnosti (to nenastane, když jste použili předdefinované ověřené výkony), je nutné text výkonu pro NÁJEMNÉ změnit (volba PŘEHLED VÝKONŮ ). V úloze SERVIS-VÝKONY-PŘEHLED VÝKONŮ lze upravit číselník výkonů dle svých potřeb (název, kód výkonu). Úloha SERVIS-VÝKONY-INICIALIZACE VÝKONŮ přepíše číselník výkonů programu NÁJEMNÉ jeho předdefinovanou (ověřenou) variantou. Výkony vytvořené při inicializaci nesmíte v průběhu používání programu měnit. Záp is hlavičky do smlouvy a evid.list u Do předlohy sestav smluv a evid.listů zapište text, který chcete, aby se vytiskl jako hlavička pronajímatele. Spusťte úlohu SERVIS-ÚPRAVY SESTAV a vstupte do sestavy, kterou chcete upravit tak, že na položce "Upravená sestava" stisknete klávesu <Ins>. V předloze nájemní smlouvy a evidenčního listu je třeba inicializovat jméno pronajímatele do předem připravené řádky přepsáním znaků x y z. N ast avení parametrů a číselníků V úloze SERVIS-PARAMETRY,KOEFICIENTY nastavte parametry (druhy z číselníku ÚČTA pro zaúčtování přenosu plateb do deníku ÚČTA, sazby DPH, podlaží pro rozúčtování výtahu) a upravte 12
dle vašich potřeb číselníky (vybavení, topení, sm.čísel vody pro byty, místností bytů a nebyt.prostor). Nezapomeňte také zkontrolovat, zda máte v úloze PARAMETRY PRO VÝPOČET MAX. NÁJEMNÉHO zadány pro aktuální období koeficienty růstu nájemného Ki,Kv,Kr a to i tehdy, pokud nepoužíváte regulované nájemné. V tomto případě můžete např. ki,kv,kr zadat = 1. 2. Ovládání programu NÁJEMNÉ Program NÁJEMNÉ má podrobně zpracovaný kontextový HELP, který je kdykoliv přístupný přes klávesu <F1> nebo <Ctrl+F1> podle momentálního režimu práce. K u c h a ř k a p r o p r á c i s p r o g r a m e m N Á J E M N É Inicializace dat na počátku práce s programem Nájemné - nastavení parametrů ( druhy z ÚČTA pro platby, DPH, podlaží pro výtah, koeficienty pro max.nájemné ) - inicializace výkonů pro jednotlivé služby - předlohy sestav (hlavička pronajímatele) - číselníky (vybavení, topení, sm.čísel vody pro byty, místnosti bytů a nebytů) Zakládání údajů o bytech/nebyt.prostorech v domech - založení nových evidenčních listů (nový byt či nebytový prostor) - tisk evidenčních listů a nájemních smluv - nastavení parametrů pro platbu pomocí SIPO (pouze máte-li spec.modul SIPO) Měsíční zpracování - aktualizace evidenčních listů při změně výše nájemného, záloh za služby, počtu osob - vygenerování předpisů plateb pro aktuální měsíc - tisk složenek resp. zápis podkladů pro SIPO na disketu - průběžné vkládání uskutečněných plateb resp. zápis plateb z diskety v případě SIPO Průběžně kdykoliv - vkládání nákladů do peněž.deníku ÚČTA ( = faktury od dodavatelů služeb) - zadání naměřené spotřeby (jsou-li nainstalovány měřiče) - kontrolní vyúčtování pro zvolené období Po skončení zúčtovacího období - provést kontrolu správně zadaných dat pro vyúčtování - vyúčtování pro zvolené účetní období a tisk sestav jednotlivým nájemníkům - uzávěrka ( přenos zjištěných nedoplatků/přeplatků do závazků/pohledávek) - pro plátce DPH vyúčtování DPH za služby 13
H lavní menu programu N ÁJEMNÉ : Domy - správa domů Byty - správa bytů v jednotlivých domech Nebyt.prostory - správa nebytových prostor v jednotlivých domech Platby - předpisy a úhrady měsíčních plateb Náklady - náklady na provoz domu dle údajů z peněžního deníku, spotřeby měřičů Vyúčtování - vyúčtování domu za zvolené účetní období >Sestavy - tisk sestav z vyúčtování, lze spustit pouze po úloze Vyúčtování? - interaktivní kontextová nápověda Servis - servisní a pomocné funkce, nastavení parametrů, údržba číselníků Konec - ukončení programu NÁJEMNÉ 2.1 Domy Nabídka Domy umožňuje pořizovat domy zpracovávané z hlediska účetnictví v rámci jedné firmy. Takto zadané domy mají společné parametry nastavení (např. předlohy sestav, koeficienty pro růst max.nájemného). Jestliže pronajímatel vlastní např. dva domy v místech s různě stanovenými koeficienty růstu max.nájemného, musí je zpracovávat v odlišných účetních firmách. Toto omezení se týká pouze bytů s regulovaným nájemným. Ještě před zadáním domů je třeba pečlivě zvážit, jaké budete zadávat náklady na jednotlivé služby v domech. Program Nájemné předpokládá, že pro každý zadaný dům budete znát náklady na služby (faktury v ÚČTU). Pokud ovšem platí, že např. dva sousední vchody (domy) mají společné všechny náklady na služby, je třeba je v programu Nájemné vést pouze pod jedním domem a číslování bytů odlišit (např. počínající číslicí). Vyúčtování takového komlexu domů sloučených do jednoho domu bude bezproblémové. Pokud ale bude tento komplex domů mít část nákladů společných (např. teplo) a část nákladů bude známá pro každý dům zvlášť, je třeba individuálně rozmyslet, zda tyto domy v programu Nájemné sloučit či nesloučit v jeden dům. Záleží to na typu služeb, které vyúčtováváte ve vašich domech, algoritmu jejich rozúčtování a s tím související možnost spravedlivého rozdělení společného nákladu. Pokud budete spouštět Nájemné ve zvolené firmě poprvé, program Vás nejdříve upozorní, že cesta k...sdomy.000 nebyla nalezena a Vy potvrdíte následující pokyn k založení datového adresáře pro evidenci bytů ve zvolené firmě (Ano). Tím se založí pro firmu poddresář DOMYx, kde budou uchovány data nájemného. Zvolíte-li z hlavní nabídky programu NÁJEMNÉ volbu "Domy", zobrazí se nabídka : Adresa domu Měřiče vody, tepla a t.vody Parametry spotřeby tepla a TUV (základní/spotřební) Spotřeba a cena tepla a TUV (data pro sestavu) 14
2.1.1Adresa domu NÁJEMNÉ - uživatelská příručka Spotřeba a cena studené vody (data pro sestavu) Program nabídne seznam domů pro aktuální účetní firmu. Chcete-li vložit nový dům, stiskněte klávesu <F2> a zadejte následující položky : Dům Ulice Číslo PSČ Místo - jednoznačný číselný kód domu. Jestliže zadáte nejednoznačný klíč (tzn., že dva domy mají stejný číselný kód), systém ohlásí chybu hláškou "F10! duplicitní klíč". Tuto hlášku je nutné potvrdit klávesou <F10> a následně změnit číselný kód domu. Po zadání domu nelze již tuto položku změnit! - libovolný text do délky 25 znaků - libovolný text do délky 8 znaků - číslice na 5 míst - text délky až 25 znaků 2.1.2Měřiče vody, tepla a t.vody Zadejte informaci, zda jsou v domě nainstalovány měřiče tepla, studené a teplé vody. (A/N) 2.1.3Parametry spotřeby tepla a TUV (základní/spotřební) Ke každému domu zadejte parametry k rozúčtování nákladů na teplo a teplou vodu určené vyhláškou MMR č.372 / 2001Sb., která platí od 1.1.2002. Náklady na teplo k vytápění a k přípravě/ohřevu teplé vody se rozdělují na složku základní a složku spotřební. Platí vždy, že základní složka + spotřební složka = 100%. Spotřební složku v tabulce nezadáváte, je automaticky vypočítávána dle vzorce: [100 - základní složka]. Každý dům může mít nastaveny své vlastní parametry spotřeby tepla. zákl_vyt - zákl. složka na teplo k vytápění. Měla by být v rozsahu 40-50%, kde vyšší hranice je určena pro domy s lepší tepelnou izolací. zákl_pripr - zákl. složka nákladů na teplo k přípravě-ohřevu TUV. Je rovna 30%. zákl_dod - zákl. složka nákladů na dodávku TUV-stočné. Dle vyhlášky 372/2001Sb. se již náklady nedělí na zákl. a spotř. složku. V programu Nájemné zadejte do této položky 0. spotr_vyt spotr_pripr spotr_dod - vypočítaná položka spotř. složky nákladů na teplo k vytápění. Je rovna rozdílu 100-zákl_vyt, tj. 60-50%. - vypočítaná položka spotř. složky nákladů k přípravě/ohřevu TUV. Je rovna rozdílu 100-zákl_pripr, tj. 70%. - vypočítaná položka spotřeb.složky nákladů na dodávku TUV-stočné. Rovná se rozdílu 100-zákl_dod. tj. 100% 15
Teplo jsou měřiče nejsou měřiče Zákl.složka Rozúčtování Spotř.složka Rozúčtování zakl_vyt spotr_vyt 40-50% dle vyt.plochy 60-50% dle spotřeby s uplatněním korekce 100% dle vyt.plochy 0 - T.voda ohřev + jsou měřiče nejsou měřiče zakl_pripr spotr_pripr 30% dle vyt.plochy 70% dle spotřeby 30% dle vyt.plochy 70% dle prům.počtu osob nebo po dohodě všech spotřebitelů dle vyt.plochy zakl_dod Spotr_dod jsou 0-100% dle spotřeby měřiče stočné dle prům.počtu osob nebo nejsou 0-100% po dohodě všech měřiče spotřebitelů dle vyt.plochy Pro informaci uvádíme částky, které platili dle dříve platných vyhlášek: zákl_vyt(30-50%), zakl_pripr(10-30%) Spotřeba tepla a teplé vody odečtená z údajů měřičů nájemníků se zadává v úloze NÁKLADY-SPOTŘEBA PODLE MĚŘIČŮ. Pokud chcete zadat parametr 100%, zapište ho ve tvaru : 99.99 2.1.4Spotřeba a cena tepla a TUV (data pro sestavu) Vzhledem k povinnosti vyplývající z vyhlášek o rozúčtování tepla a teplé vody, je třeba v sestavách z vyúčtování (Rozpis nákladů za vodu, teplo a TUV) určených jednotlivým nájemníkům, vytisknout informaci o fakturované ceně a celkovém spotřebovaném teple a t.vody. Tyto hodnoty se v sestavě pouze vytisknout a pro rozúčtování se nepoužívají. Každému domu zadejte následující hodnoty: Cena_UT_GJ - cena tepla Kč/ 1 GJ spot_ut_gj - celk.spotřeba tepla GJ Cena_TUV_GJ - cena ohřevu t.vody Kč/ 1 GJ spot _TUV_GJ - celk.spotřeba tepla pro ohřev GJ Cena_TUV_m3 - cena dodávky t.vody Kč/1m 3 spot _TUV_m3 - celk.spotřeba dodané t.vody m 3 2.1.5Spotřeba a cena studené vody (data pro sestavu) Vybranému domu zadejte fakturovanou cenu studené vody za 1m 3 a její celkovou spotřebu pro vytisknutí v sestavě Rozpis nákladů za vodu, teplo a TUV. 16
Cena_voda_m3 - cena stud.vody Kč/1m 3 spot _voda_m3 - celk.spotřeba studené vody m 3 2.2 Byty V této nabídce můžete vytvářet, aktualizovat a vytisknout evidenční listy nájemníků. J a k f u n g u j í e v i d e n č n í l i s t y? Každý byt/nebyt.prostor, který chcete zpracovávat programem Nájemné, musí mít založený evidenční list. Ten je ohraničen dobou platnosti (OD - DO) a obsahuje základní údaje o bytu, jeho nájemnících včetně předpisů všech plateb. Jestliže nastane nějaká změna (např. změna výše předpisu platby), je třeba provést aktualizaci dříve zadaného evid.listu. Při aktualizaci se původní evid.list uloží do archivu a založí se nový "aktuální", ve kterém provedete požadované změny. Každý byt tedy bude mít vždy jeden aktuální evid.list a určitý počet archiv.evid.listů. Všechny tyto evid. listy musí tvořit datumově souvislou řadu. Pokud se nájemník odstěhuje a do téhož bytu se nastěhuje nový nájemník, bude řada evid. listů původního nájemníka ukončena (všechny budou v archivu) a založí se nový evid.list pro nového nájemníka. Př. v bytě je celou dobu tentýž nájemník nájemník : Jan Novák 1/2002-3/2002 4/2002-6/2002 7/2002-12/2100 < v archivu > < aktuální > Př. odstěhování původního nájemníka původní nájemník : Jan Novák nový nájemník : Hana Pokorná 1/2002-3/2002 4/2002-5/2002 6/2002-7/2002 8/2002-12/2100 < v archivu > < aktuální > C o s r e g u l o v a n ý m m a x i m á l n í m n á j e m n ý m? V každém evidenčním listu se vždy dle zadaných parametrů (ki,kv,kr) automaticky vypočítává výše maximálního regulovaného nájemného. Tuto hodnotu nemusíte využít. Konečnou výši předpisu nájemného zadejte na konci evid.listu sami bez jakéhokoliv omezení do položky : stanovené nájemné. V menu Byty nejdříve vyberte dům, ve kterém je požadovaný byt. Výběr provedete najetím kurzoru na libovolné místo na řádce obsahující údaje o zvoleném domě a potvrzením klávesou <Enter>. Objeví se nabídka Evidenční listy, která poskytuje následující možnosti : Prohlížení evidenčního listu Založení nového ev. listu 17
Bydlící osoby Aktualizace evidenčního listu Archiv evidenčních listů a smluv Tisk evidenčních listů Smlouvy Texty do sestav vyúčtování nájemníka Zálohy za služby 2.2.1Prohlížení evidenčního listu Po této volbě se zobrazí seznam bytů, pro které jste již dříve založili evidenční listy. Pro každý byt se pro přehlednou informaci zobrazí položky : č.bytu, příjmení nájemníka, doba platnosti listu OD - DO, předpis nájemného a záloh za služby, celková platba (nájemné+služby). K vybranému bytu můžete klávesou <Enter> zobrazit jeho aktuální evidenční list. Při větším počtu bytů použijte k vyhledání klávesu <F3> a na dotaz "byt" vložte číslo požadovaného bytu (nuly na začátku není nutno uvádět). Evidenční list si můžete pouze prohlížet. Pokud je třeba v něm něco změnit, musí se provést jeho aktualizace v úloze AKTUALIZACE EVIDENČNÍHO LISTU. Nikdo není neomylný a jistě může nastat situace, kdy budete potřebovat v evid.listu opravit překlepy či údaje, o kterých víte, že nemají vliv na rozúčtování nákladů a vyúčtování služeb (např. při počátečním seznamování se s programem Nájemné). Z tohoto důvodu máte možnost po stisku klávesy <F10> provádět n e k o n t r o l o v a n é ú p r a v y v e v i d. l i s t u. Že jste v tomto režimu poznáte podle změny barvy obrazovky (červená). Upozorňujeme, že tímto způsobem nesmíte změnit např. počet osob bydlících v bytě (tzn. ukončit bydlící osobě platnost nebo přidat další), jméno nájemce ani předpisy stanoveného nájemného a záloh za služby. Důležité údaje musíte měnit pouze aktualizací evidenčního listu. Po stisku klávesy <Esc> se vrátíte do původního prohlížecího režimu. Položky evidenčního listu jsou podrobně rozepsány v kapitole o založení nového evid.listu. Sestava změn předpisu služeb vybraného nájemníka V úloze PROHLÍŽENÍ EVIDENČNÍHO LISTU BYTU nebo nebyt.prostoru můžete při výběru bytu ze seznamu aktuálních evidenčních listů klávesou <F8> vyvolat sestavu, která obsahuje jak aktuální (nové) předpisy záloh za služby tak i předpisy z předchozího archiv.evid.listu (původní). Pokud není žádný archivní evidenční list, sestava obsahuje pouze nové předpisy. Sestavu můžete použít jako doklad pro účetnictví nebo oznámení o změně předpisů plateb pro nájemníka. Sestavu lze spustit pouze z aktuálních evidenčních listů, nikoliv z archivních listů. 2.2.2Založení nového evidenčního listu Tato volba slouží k založení nového bytu současně s evidenčním listem. Před založením nového listu si můžete zvolit možnost převzetí údajů z již existujícího listu jiného dříve zadaného bytu. Jestliže ji využijete, nabídne se vám seznam bytů, z nichž vyberete ten, který chcete použít 18
(usnadnění práce při zadávání více stejných bytových jednotek). V případě, kdy nechcete použít jako předlohu již existující evidenční list, založí se evidenční list zcela prázdný. Jestliže začínáte používat program NÁJEMNÉ uprostřed běžného účetního roku, musíte začít zadávat evidenční listy od začátku účetního roku. V programu není možné vkládat evidenční listy zpětně. Začínáte-li např. v červenci 2003 a budete chtít provádět vyúčtování za rok 2003, zadejte nejdříve evidenční listy platné od ledna 2003 a postupně je aktualizujte. Evidenční list je poměrně rozsáhlý (více editačních obrazovek). Mezi jednotlivými obrazovkami evid.listu se pohybujete pomocí <PageDown> nebo <PageUp>. Stojíte-li kursorem na poslední položce a použijete < >, provede se automaticky přesun na další obrazovku. Stojíte-li naopak na první položce, pak < > provede přesun na předchozí obrazovku. Ke každé zobrazované položce se na posledním řádku obrazovky zobrazuje vysvětlující text. Kursor lze umístit na požadovanou položku také pomocí myši. Evidenční list se skládá z následujících obrazovek : Základní údaje o bytě a platnosti listu Max.nájemné, Věcně usměrňované nájemné Snížení dle kvality bytu Poloha domu, Vybavení bytu Stanovené nájemné, Podíly, Předpisy měsíčních záloh za služby Základní údaje o byt ě a platnosti listu EVIDENĆNÍ LIST BYTU platný od: 01/2003 P do: 01/2100 platba byt č.: 001 vztah nájemce: N nastěhoval se: 01/1999 jméno: Jitka příjmení: Dostálová titul: Ing. počet členů domácnosti celkem: 05 podlaží: 01 kategorie: I způsob vytápění: 02 ( ústřední vytápění ) korekce měření: 00 1.00 (střední byt ) sm.číslo měsíční spotřeby vody: 06 56 m3 na 1 obyvatele druh: (je-li v bytě výtok, WC a koupelna(spr. kout) s centr př.t.v.) počet komínů: 00 kuchyň: A základní příslušenství : A částečné základní příslušenství : N Ctrl + Page Down zálohy na služby 19
Zadejte základní údaje o bytě a jeho nájemci : OD...začátek platnosti evidenčního listu (MM/RRRR). Program nabízí rozsah: 1/1900-12/2100, který změňte dle skutečnosti. Při zakládání nového listu stačí vyplnit pouze hodnotu OD a hodnotu DO ponechat přednastavenou. Zadáte-li pouze (1/3), program správně doplní (01/2003). Chcete-li zadat měsíc (2) v aktuálním roce, stačí zapsat pouze měsíc a ukončit klávesou <Enter>. Program automaticky dopíše správný rok. Položka OD je důležitá pro výpočet maximálního nájemného. Dle koeficientů (ki,kv,kr) platných pro tento měsíc se vypočítá hodnota maximálního nájemného/1m 2. Tato částka se pro informaci zobrazí na druhé obrazovce evidenčního listu. Typ platby...způsob měsíční platby (P-platba pomocí SIPO, S-platba složenkou) DO...Položka Do (konec platnosti evid.listu) č.bytu...číslo v rozmezí (0-999), které jednoznačně určuje byt ve vybraném domě. POZOR! V jednom domě nesmí existovat dva byty/nebyty se stejně zadaným číslem. Pro dům musí existovat pouze jedna řada jednoznačných čísel (bytů včetně nebyt.prostor). Vložíte-li již existující číslo bytu, program vypíše kontrolní hlášku: Ne/bytový prostor daného čísla již existuje. Po stisknutí <Enter> se znovu zobrazí rozpracovaný evidenční list, kde číslo bytu opravíte. vztah nájemce...lze použít pro určení skupiny nájemníků a pro ně speciálně tříděné sestavy. Zadejte libovolné písmeno bez omezení např. N-nájemník, D- člen družstva,v-vlastník, S-společník. nastěhoval se...při zakládání nového ev.listu se automaticky zadá OD, můžete ho změnit jméno nájemce...nezadává se ručně, ale po stisku <Enter> v seznamu bydlících osob, kde vyplníte všechny osoby, které bydlí v bytě včetně nájemce. Každý byt musí mít právě jednoho nájemce, který je označen vztahem "N". Na něj nesmíte zapomenout. Ostatní osoby jsou určeny vztahem k nájemci ("R" - rodinný příslušník, "P" - podnájemník, "O" - ostatní blíže neurčený vztah). Novou osobu vytvoříte klávesou <F2>. Stetjnou klávesou také přidávání osob ukončíte. Každému spolubydlícímu zadejte jeho rodné číslo, které se pak automaticky spolu se jménem přenese do nájemní smlouvy. Každá osoba musí mít zadány položky Od a Do, které jsou určující pro výpočet počtu osob použitých v rozpočítání nákladů služeb na byt (tzv. osoboměsíce). Do evidenčního listu se automaticky přenese jméno osoby, která je označena jako nájemce 'N'. příjmení nájemce...automaticky se přenese ze seznamu bydlících osob. Nelze zadat ručně. titul...automaticky se přenese ze seznamu bydlících osob. Nelze zadat ručně. počet členů...počet členů domácnosti. Automaticky se napočítá dle počtu bydlících osob k měsíci zadanému v položce OD (začátek platnosti evid.listu). podlaží bytu...dvouciferné číslo. kategorie...kategorie bytu (I,II,III,IV). 20
způsob vytápění...lze vybrat <Enter> z číselníku vytápění a klávesou <Enter> přenést do evidenčního listu. korekce měření...korekce měření tepla dle polohy bytu (používá se pouze při instalovaných měřičích tepla). Lze vybrat <Enter> z číselníku a klávesou <Enter> přenést do evidenčního listu. směrné číslo vody...směrné číslo pro spotřebu vody, které se vybírá klávesou <Enter> z číselníku směrných čísel vody určených vyhláškou a udává, kolik m 3 vody spotřebuje 1 obyvatel za 1 měsíc. Následně je použito pro rozpočet nákladů na byt a to pouze v případě, kdy v bytě nejsou nainstalovány měřiče vody. Jsou-li v domě instalovány měřiče (směrné číslo vody=0), zadává se naměřená spotřeba vody v úloze NÁKLADY-SPOTŘEBA PODLE MĚŘIČŮ. počet komínů...dvouciferné číslo, které udává počet používaných vyústění do komína. kuchyň...zapište písmeno "A" v případě, kdy byt je vybaven kuchyní. Není-li, zůstává "N". základní příslušenství...zapište písmeno "A" v případě, že byt je vybaven základním příslušenstvím. Není-li zůstává, "N". částečné základní příslušenství...zapište písmeno "A" v případě, že byt je vybaven částečným základním příslušenstvím. Není-li, zůstává "N". V tomto okamžiku se automaticky přesune kursor na další obrazovku. M aximální nájemné Výsledkem položek zadaných na této obrazovce je stanovení regulovaného maximálního nájemného, které se vypočítá na základě započitatelných ploch místností v bytě. Obrazovka obsahuje položky : počet místností...tuto položku nelze editovat, nastaví se automaticky dle počtu místností zadaných po stisknutí klávesy <Enter>. Tím se přenesete do Seznamu místností bytu, kde lze zadat všechny místnosti bytu. Místnost můžete přidat pomocí <F2> případně zrušit pomocí <Ctrl+Y>. Vyplňte následující položky: kód...kód místnosti bytu lze vybrat pomocí <Shift+F7> z číselníku místností, který se udržuje v úloze SERVIS-PARAMETRY-ČÍSELNÍK MÍSTNOSTÍ BYTŮ. Číselník místností bytů Kursorem najedete na místnost, kterou chcete vybrat a klávesou <Enter> přenesete kód a název do původní obrazovky. Obsahuje položky : kód kód místnosti místnost název místnosti 21
koefpl koeftep koeficient pro přepočet podlahové plochy pro výpočet max. nájemného koeficient pro rozúčtování nákladů na teplo. Koeftep slouží k vyřazení těch podlahových ploch v bytě, které se nezapočítávají do rozúčtování nákladů za teplo k vytápění. Např. balkon má koeficient nulový. Ostatní vytápěné místnosti jej mají roven jedné. místnost...název místnosti se automaticky přenese současně s kódem místnosti a nelze ho změnit. zkos...zapište písmeno "A" v případě, že místnost má zkosený strop pod 2m nad podlahou. Nemá-li toto zkosení, zůstává "N". Podlahová plocha bytu se zkoseným stropem se započítává čtyřmi pětinami. skut...zapište skutečnou velikost podlahové plochy místnosti v m 2 (číslo 0-999.99). koef...koeficient pro podlahovou plochu místnosti (koefpl) se automaticky přenese současně s kódem místnosti a nelze ho změnit. započ...započitatelná plocha místnosti [m 2 ], která se automaticky vypočítá po zadání skutečné plochy. Rovná se násobku skutečné plochy a koefpl. vytáp...vytápěná plocha místnosti [m 2 ]. Automaticky se vypočítá jako násobek skutečné plochy a koeftep. Po ukončení zadání všech místností bytu stiskněte <Esc>, čímž se vrátíte zpět do evid.listu. V evidenčním listu se automaticky napočítal počet místností a zobrazí se : koeficient...udává výši max.reg. nájemného Kč/1m 2 pro období od kdy platí evid.list k datu MM/RRRR...měsíc platnosti max.nájemného P o l o ž k y v y p o č í t a n é z p l o c h m í s t n o s t í b y t u ( n e l z e z m ě n i t ) : Plocha skutečná...součet skutečných ploch všech místností [m 2 ] započitatelná...součet započitatelných ploch všech místností [m 2 ] vytápěná...součet vytápěných ploch všech místností [m 2 ] Max. zákl. nájemné..vypočítaná výše maximálního regulovaného základního najemného [Kč]. Toto nájemné se rovná součinu započitatelné plochy a koeficientu dle kategorie bytu. (= max.cena měsíčního reg. nájemného za 1m 2 pro jednotlivé kategorie viz parametry v SERVISU) Věcně usměrňovan é nájemné Můžete zadat následující hodnoty, které mohou ovlivnit výši základního nájemného. V případě, že se nevyplní, hodnota základního nájemného se nemění a je automaticky zobrazena vpravo dole na obrazovce. Pořizovací cena...pořizovací cena nově postaveného bytu. Položka se vyplňuje pouze v případě, kdy výstavba byla povolena po 30.6.1993. Z této ceny se automaticky vypočítá maximální nájemné pro nově postavený byt. Nájemné je součin pořizovací ceny bytu a měsíčního koeficientu. 22
Předdefinovanou hodnotu koeficientu (= 0,00375) lze změnit v úloze : SERVIS-PARAMETRY-KOEFICIENTY- 6. V případě, že by toto nájemné přesáhlo dvojnásobek dříve vypočítaného max.zákl. nájemného, je nutné provést snížení věcně usměrňovaného nájemného o hodnotu, která se rovná rozdílu: (Nájemné - dvojnásobek max.zákl.nájemného). Pozn. Je-li Nájemné za rekonstrukci > dvojnásobek max. zákl. nájemného, pak nové max. zákl. nájemné je rovno právě dvojnásobku max. zákl. nájemného. reprodukční pořizov.cena bytu...pořizovací cena rekonstruovaného nebo modernizovaného bytu. Položka se vyplňuje pouze v případě, kdy rekonstrukce nebo modernizace byla povolena po 30.6.1993. Z této ceny se automaticky vypočítá maximální nájemné pro rekonstruovaný nebo zmodernizovaný byt. Nájemné je součin pořizovací ceny bytu a měsíčního koeficientu. Předdefinovanou hodnotu koeficientu (= 0,00375) lze změnit v úloze: SERVIS-PARAMETRY- KOEFICIENTY- 6. V případě, že by toto nájemné přesáhlo trojnásobek dříve vypočítaného max.základního nájemného, je nutné provést snížení věcně usměrňovaného nájemného o hodnotu, která se rovná rozdílu: (Nájemné - trojnásobek max.zákl.nájemného). Jestliže není zadána reprodukční pořizovací cena rekonstruovaného nebo modernizovaného bytu (=0), bude pro výpočet základního nájemného brána v úvahu položka max.nájemné pro nově postavený byt. Na další obrazovce lze vyplnit další podmínky pro snížení nájemného : Snížení d le kvality byt u Zobrazí se seznam všech podmínek, které mohou snížit nájemné. Zápisem písmena "A" k vybrané podmínce zajistíte, že původně vypočítané max.nájemné bude sníženo o příslušnou procentuální částku. Z původního max. zákl. nájemného se vypočítá hodnota, o níž se sníží nájemné. Tento výpočet se okamžitě automaticky provede a zobrazí v posledním sloupci. Procentuální částky jednotlivých podmínek jsou dány vyhláškou a jejich nastavení se provádí v úloze SERVIS- PARAMETRY-KOEFICIENTY- 8. Nové max.základní nájemné bude vypočítáno odečtením celkového snížení nájemného (=součtu všech snížení ve vybraných podmínkách) od původního max.zákl.nájemného. V případě, kdy nebude vybrána žádná podmínka, zůstane max.zákl.nájemné na původní výši. Poloha domu Provede se přesun na další obrazovku, kde je možné zadat zvýšení resp. snížení max.zákl.nájemného podle polohy domu. Změnu musí obec vydat obecně závaznou vyhláškou. Při této úpravě je nutné zadat počet procent a č.vyhlášky, která tuto změnu ohlašuje. Program sám spočítá částku, o kterou se nájemné sníží a zobrazí výsledné nové max.základní nájemné. 23
Poslední možnost, kterou lze ovlivnit výši max.základního nájemného je : Vybavení byt u ve vlastnict ví pronajímatele K základnímu max.nájemnému lze připočítat max.měsíční nájemné za vybavení bytu, které je ve vlastnictví pronajímatele. Nepřipočítává se však nájemné za základní vybavení bytu. Zadáte-li na položce "zpracovat vybavení" písmeno "A" nebo stisknete <Enter>, program se automaticky přenese do další obrazovky, kde se Vybavení zadává následujícími položkami : vybav...kód položky vybavení bytu, který lze vybrat pomocí <Shift+F7> z Číselníku všech vybavení. Ten se udržuje v úloze SERVIS-PARAMETRY-VYBAVENÍ BYTU Č í s e l n í k v y b a v e n í Kursorem najedete na vybavení, které chcete vybrat a klávesou <Enter> přenesete kód a název vybavení do původní obrazovky. kód jedno písmeno název název vybavení životnost životnost vybavení (roky) maxnájem maximální měsíční nájem opotreb roční % opotřebení počet...počet kusů vybraného vybavení rok...rok pořízení vybavení. V případě, kdy bude zadán rok pořízení vybavení, jehož životnost dosud neuplynula, max.měsíční nájemné se určí dle ročního opotřebování. Jestliže nebude zadán žádný rok nebo bude zadán rok určující, že životnost vybavení už uplynula nebo není známa pořizovací cena vybavení, je automaticky stanoveno max.měsíční nájemné dle číselníku vybavení. cena...pořizovací cena. Neznáte-li cenu, je automaticky stanoven max.měsíční nájem. montáž...cena za montáž a dopravu po 1.1.1994. nájem...max.měsíční nájem. Je to vypočítaná položka, kterou nelze změnit. Po zadání všech vybavení se vrátíme klávesou <Esc> do původní obrazovky evid.listu, kde se zobrazí výsledky předchozího zadání : nájemné za vybavení...součet max.měsíčních nájmů všech vybavení. Tuto hodnotu nelze změnit. Číslo k propojení s adresářem firem v ÚČTU...číslo firmy z adresáře programu ÚČTO. Jestliže položku vyplníte, bude 24