OS_3_Řízení dokumentů Pojmy, definice, zkratky A. Řízená dokumentace Je dokumentace, pro níž je vytvořen a udržován postup pro iniciaci, zpracování, přezkoumání, schvalování, vydání, evidenci, distribuci, změnové řízení, stažení, zrušení, skartaci a archivaci - tzv. OPERATIVNÍ ŘÍZENÍ. Zahrnuje dokumenty o čtyřech vrstvách: 1.vrstva - Nadřazené řády a směrnice univerzity a fakulty 2.vrstva - příručka kvality 3.vrstva - organizační směrnice, pracovní pokyny - dokumenty popisující jak se co dělá 4.vrstva - záznamy(audity, školení atd.) K naplňování činností vyplývajících z dokumentů 1. vrstvy existuje řada formulářů. Často hledané tiskopisy. Většina dokumentace je v elektronické podobě, v papírové verzi je 1x Příručka kvality, Politika kvality, dokumenty od zákazníka. B. Dokumentace k informaci Je dokumentace, která se po formální stránce nijak neliší od dokumentace řízené, ale má jiné operativní řízení. Slouží k informování uvnitř, případně i vně katedry. Tyto dokumenty je zakázáno používat pro řízení činností ovlivňujících kvalitu procesů naší katedry. Jsou bez označení, případně pro zdůraznění jejich informačního charakteru mohou být na titulní straně označeny nápisem: K INFORMACI. C. Operativní řízení dokumentace Řeší průběh při vzniku nebo opravě dokumentu. D. Přezkoumání V obecném pojetí znamená důslednou kontrolu dodržení kompetencí úseků, základních organizačních norem katedry, bezpečnostních, požárních, hygienických a ekologických předpisů. Správný podpis postupů upravovaných činností a stylistickou a gramatickou korekturu textu. D. Připomínkování Věcné či formální připomínky, podněty a návrhy na úpravu předložených návrhů dokumentů
Popis 1. Iniciace Právo iniciovat vytvoření nového, změnu či dodatek stávajícího a zrušení stávajícího dokumentu má každý zaměstnanec katedry. Všichni pracovníci, kteří zjistí, že existující předpisy neodpovídají potřebám katedry, jsou povinni iniciovat prostřednictvím představitele managementu nápravu Požadavek musí obsahovat: téma dokumentu důvod vytvoření (změny) dokumentu rozsah platnosti (časově i místně, dle potřeby) 2. Přezkoumání Představitel managementu vypracuje zadání dokumentu, které obsahuje podle potřeby: druh dokumentu požadavek na nový nebo opravu již vydaného dokumentu téma dokumentu platnost dokumentu základní související dokumenty 3. Zadání dokumentu Představitel managementu sám vypracuje nebo pověří pracovníka zodpovědného za vypracování dokumentu. 4. Vypracování dokumentu Představitel managementu sám vypracuje, nebo určí pracovníka, který odpovídá za vypracování dokumentu. Pracovník zodpovědný za vypracování dokumentu vypracuje návrh dokumentu do takové formy, aby se k tomuto zpracovanému návrhu mohlo vyjádřit vedení katedry. 5. Přezkoumání návrhu Vedení katedry přezkoumá dokument z hlediska: věcného a jazykového jednotnosti se zavedeným systémem kvality vnějších právních předpisů aplikace v úseku operativnosti definování zodpovědnosti a s pravomocí v úseku i mimo něj potřeby školení pracovníků
změn personálního obsazení potřebných záznamů a tiskopisů rozsahu rozdělovníku požadovaného počtu schváleného dokumentu pro distribuci pro daný úsek Výsledek přezkoumání uvedou do návrhu. Mohou přidat i další listy, musejí to však uvést v návrhu. Vedení předá po přezkoumání návrhu dokument pracovníkovi zodpovědnému za vypracování dokumentu. Arbitrem sporu je vedoucí katedry. Ten rozhodne s konečnou platností. 6. Schvalování dokumentu Představitel managementu upraví návrh dokumentu do konečné podoby a podepíše do zápatí dokumentu. Vedoucí katedry podepíše zápatí dokumentu a vrátí doklady zpět. 7. Distribuce dokumentu Probíhá pomocí elektronické podoby dokumentu a přidělení práv k manipulaci s dokumentem jednotlivým uživatelům vnitřní počítačové sítě. Výkresová a technologická dokumentace je řešena samostatnými směrnicemi. 8. Přezkoumání neshody Uživatelé dokumentu iniciují přezkoumání dokumentu v případě zjištění neaktuálnosti. Vedoucí úseku zodpovědného za vypracování dokumentu odpovídá za přezkoumání a rozhodnutí. Mohou vzniknout tři možnosti: zrušení dokumentu změna dokumentu vydání dodatku k dokumentu V případě rozhodnutí o vydání změny nebo dodatku k dokumentu se postupuje shodně jako při vytváření dokumentu. Pro dokument je povoleno maximálně deset změn a deset dodatků. V případě, že by počet dodatků překročil tuto povolenou hranici musí pracovníci iniciovat vydání nového dokumentu 9. Zadání vypracování po změně nebo dodatku Při průběhu změny, dodatku nebo zrušení se postupuje podle kroků 1-8 této směrnice. 10. Vypracování změny nebo dodatku Za změny nebo dodatky odpovídá představitel managementu. Při tvorbě, přezkoumání,
schvalování, evidenci, distribuci, zrušení a skartaci se postupuje jako při tvorbě základního dokumentu. Provedená změna se zaznamenává do přehledu dodatků nebo do přehledu změn. 11. Stažení a zrušení představitel managementu případně pověřený pracovník odpovídají za stažení všech dokumentů, které se realizují prostřednictvím představitele managementu. Zrušení dokumentu může být provedeno: vydáním nového dokumentu zrušením dokumentu bez náhrady ukončením doby platnosti dokumentu pokud byla uvedena vydáním změny, která nahrazuje příslušné strany. Současně je nutno vyměnit list, kde je uveden přehled změn. Dokument smí být nahrazen pouze dokumentem schváleným. Zrušení dokumentu bez náhrady se provádí písemnou formou se zdůvodněním pracovníka oprávněného ke schvalování dokumentu. 12. Skartace Za skartaci stažených dokladů odpovídá pracovník zodpovědný za řízenou dokumentaci podle zásad stanovených ve skartačním řádu. 13. Archivace Archivace se provádí podle archivačního řádu. ŘÍZENÁ DOKUMENTACE 14. Členění řízené dokumentace Řízená dokumentace se rozděluje podle způsobu vzniku a rozsahu platnosti na vnitřní a vnější. a) Vnitřní dokumentace O vnitřní dokumentaci se jedná, pokud byl dokument vytvořen na naší katedře, týká se její činnosti popř. aplikuje platné vnější dokumenty na činnost katedry. Je platný pouze na naší katedře, případně ve vztahu katedry se zákazníkem nebo subdodavatelem. Dokumentace systému kvality je tvořena pyramidálním způsobem a obsahuje dokumentaci členěnou do 4 vrstev: Nadřazené směrnice a řády univerzity a fakulty příručka kvality
dokumenty, které popisují jak se co dělá vlastní zápisy, záznamy, smlouvy, formuláře ap. b) Vnější dokumentace Dokument byl vytvořen vně katedry a je obecně platný nebo byl vytvořen v jiné organizaci. Jedná se o tyto dokumenty: právní předpisy obecně platné ostatní předpisy (hygienické, ekologické, bezpečnostní ap.) normy ČSN a zahraniční normy cizí dokumentace (výkresy, dokumentace od subdodavatelů, katalogy ap.) c) Výkresová dokumentace Výkresová dokumentace na hale originály jsou v elektronické podobě u řešitele zakázky, veškeré papírové podklady jsou kopie, vždy v jednom provedení. Po dokončení zakázky je vždy provedena likvidace kopií. 15. Zásady pro vypracování dokumentace Stručnost - jednoznačné, přesné a jednoduché formulace Srozumitelnost - stanovení časové posloupnosti a vymezení vzájemných vztahů Přehlednost - logické členění textu, použití postupových diagramů Zodpovědnost - jednoznačně definující zodpovědnost 16. Dokumenty I. vrstvy Nadřazené směrnice a řády univerzity a fakulty Dokumenty, na něž jsou navázány vnitřní dokumenty katedry, a které jsou jim z principu nadřazené. 17. Dokumenty II. vrstvy Příručka kvality PK je základní dokument QMS, který předepisuje a vysvětluje, jakým způsobem plní katedra kriteria systémové normy, definuje koncepci kvality a rozsah působnosti systému. Je určena pro všechny pracovníky katedry. Pro vypracování PK je stanovena následující osnova: a) Prohlášení b) Obsah c) Dodatky, změny a opětovná vydávání, přehled dodatků, přehled změn d) Představení katedry d) Zabezpečení systému kvality - odpovědnost, koncepce, organizace, pravomoc, změny. 18. Dokumenty III. vrstvy
Organizační směrnice OS je dokument, který má dlouhodobou platnost, upravuje metodicky činnost katedry, popisuje kdo, co, kdy, kde provádí. Stanovuje závazné metody, formy, prostředky a postupy pro vykonávání určité činnosti na katedře a to v souladu s právními a ostatními normami. Pro vypracování OS je doporučena následující osnova: a) klíčová slova a zkratky b) popis činnosti Organizační směrnice jsou v samostatném adresáři jako příloha PK. Pracovní pokyn PP je písemná instrukce sloužící k zajištění jednotného výkladu činností v rámci katedry nebo k zajištění jednorázových akcí, na kterých se podílejí jednotlivá oddělení. Pracovní pokyny jsou v samostatném adresáři jako příloha PK. 19. Dokumenty IV. vrstvy Zahrnují záznamy o školení, zápisy z jednotlivých jednání vedení katedry, obchodní smlouvy, záznamy o kalibraci, měření, zkouškách, výsledcích auditů, apod.