Řízení dokumentů SD 01/06. Řízení dokumentů

Transkript

1 Strana 1 10 Řízení dokumentů Anotace: Dokument vymezuje jednotlivé druhy dokumentů tvořících soustavu vnitřních předpisů na Fakultě podnikohospodářské Vysoké školy ekonomické v Praze, a stanovuje zásady jejich formální podoby a též jednoznačná pravidla pro jejich tvorbu, projednávání, schvalování, distribuci, změnu, evidenci, archivaci, rušení a skartaci.

2 Strana Úvodní ustanovení Účel Účelem tohoto dokumentu je vymezit jednotlivé druhy dokumentů tvořících soustavu vnitřních předpisů užívaných na Vysoké škole ekonomické v Praze, jako celku i v rámci jejich jednotlivých fakult a stanovit zásady jejich formální podoby a též jednoznačná pravidla pro jejich tvorbu, projednávání, schvalování, distribuci, změnu, evidenci, archivaci, rušení a skartaci. Rozsah platnosti Ustanovení tohoto dokumentu jsou závazná pro všechny zaměstnance Vysoké školy ekonomické v Praze. 2 Vymezení pojmů a zkratky 2.1 Vymezení pojmů Pojem Výklad Dokument Neřízený (informativní) dokument Postup Připomínkující Revize Jednotlivý předpis, zpravidla upravující určitý postup. Soubor dokumentů se nazývá dokumentace. Rozhodující část řízené dokumentace je vedena na webových stránkách fakulty. Kopie dokumentu, který nepodléhá režimu evidence, schvalování, aktualizace, režimu změnového řízení, archivace a skartace. Stanovený způsob provádění činnosti. Zaměstnanci odpovědní za činnosti, jichž se dokument týká nebo externí spolupracovníci odborně způsobilí, kteří byli garantem osloveni jako osoby vyjadřující připomínky k předloženému návrhu dokumentu. Neopomenutelnými účastníky připomínkového řízení jsou příslušní členové kolegia děkana, jejichž náplně činnosti se dokument týká Kontrola dokumentu z hlediska jeho obsahové a formální stránky. Řízený dokument Dokument podléhající režimu evidence, schvalování, aktualizace, změnového řízení, archivace a skartace. Schvalovatel Správce dokumentace Zaměstnanec nebo orgán školy oprávněný ke schválení příslušného dokumentu. Personifikace schvalovatele se řídí druhem dokumentu a rozsahem jeho platnosti. Zaměstnanec školy oprávněný přidělovat identifikační označení dokumentů, archivovat písemný (listinný) originál schváleného dokumentu včetně archivace všech změn

3 Strana 3 10 Účinnost Uživatel Okamžik, od kterého schválený dokument vstupuje v platnost, a příslušní zaměstnanci jsou povinni se řídit ustanovením dokumentu. Zaměstnanec, popř. je-li to v dokumentu jednoznačně uvedeno i student školy. Záznam Záznamem se rozumí vyplněný formulář dokládající či prokazující určitou skutečnost. Šablony formulářů, na které se odkazuje dokument jsou uvedeny v příloze každého dokumentu. Změnového Postup vedoucí ke změně dokumentu nebo jeho části. řízení Zpracovatel 2.2 Zkratky Zaměstnanec, do jehož odborné působnosti spadá daná problematika řešená v dokumentaci a který byl pověřen vypracováním návrhu nebo změny dokumentu. Ve složitějších případech může být tato úloha přidělena týmu, složenému ze zástupců zainteresovaných útvarů, jehož vedoucím je zpracovatel. VŠE - Vysoká škola ekonomická v Praze 3 Struktura vnitřních dokumentů Dokumentace Fakulty podnikohospodářské v Praze má následující strukturu: jednorázové řídicí akty: - opatření děkana normativní řídicí dokumenty: - vnitřní předpisy fakulty obligatorně určené zákonem o VŠ, - ostatní dokumenty (zpravidla směrnice či vyhlášky děkana, popř. proděkanů) 3.1 Jednorázové řídicí akty Jednorázové řídicí akty slouží k operativnímu vydání řídicího ustanovení děkana. Mají podobu: Opatření tím se rozumí dokument, jehož výsledkem jsou jednorázové termínované úkoly. Opatření může vydávat rektor VŠE s působností pro celou VŠE, děkani fakult s působností pro jednotlivé fakulty, kvestor VŠE pro oblast finančního řízení VŠE. Opatření obvykle představuje stručné (cca jednostránkové) vyjádření řídicího aktu a může mít podobu: ustanovení dlouhodobé případně trvalé povahy jsou uvozeny zpravidla slovesem stanoví, ustanovení, jím se prezentuje projev vůle jsou uvozeny zpravidla slovesem rozhodnutí. ustanovení, která mohou obsahovat úkoly jednorázové a krátkodobé (termínované) jsou uvozeny zpravidla slovesem ukládá, dále obsahuje termíny, problematiku organizačního charakteru (zřizování, rušení, změnu organizačního začlenění organizačních jednotek) je uvozen zpravidla slovesy vyčleňuje, začleňuje, zřizuje, ruší, vyhlašuje apod.,

4 Strana 4 10 problematiku personálního charakteru (personální změny) je uvozen zpravidla slovesy odvolává, jmenuje ustavuje, složení poradních orgánů, komisí, pracovních týmů je uvozeno zpravidla slovesem ustavuje. Identifikace jednorázových řídicích aktů je realizována: - názvem aktu Opatření s uvedením koho: rektora nebo děkana či kvestora - číselným označením: OD - xx / yy 3.2 Normativně řídicí dokumenty Jde o dokumenty s relativně trvalou platností, které obsahují specifikace postupů, které mají zpravidla opakovaný charakter a které po schválení představují trvalý (až do zrušení či aktualizace) závazný postup, který je nutné respektovat v rozsahu působnosti adresáta. Struktura normativně řídicích dokumentů má podobu: Vnitřní předpisy určené zákonem o VŠ představují obligatorní dokumenty, jejichž obsah, postup, projednání a do jisté míry i podoba jsou dány zákonem o vysokých školách. 1 Součaná právní úprava vyžaduje přijmout na úrovni fakulty: - statut fakulty, - volební a jednací řád akademického senátu fakulty, - jednací řád vědecké rady fakulty, - disciplinární řád pro studenty, - další předpisy, pokud tak stanoví statut fakulty. Poznámka: Z výše uvedeného je zřejmé, že zákonodárce určil názvy dokumentů a Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy ČR vyžaduje i podobu dokumentu členěného na články (ty popřípadě zařadit do částí) a číslování odstavců. Identifikace vnitřních předpisů je realizována: OD - Opatření děkana pořadové číslo opatření poslední dvojčíslí roku vydání opatření - názvem vnitřního předpisu, např. statut, jednací řád - číselným označením: 1 Viz 17 zákona 111/98 Sb. o vysokých školách v platném znění

5 Strana 5 10 VP F3 - xx / yy Ostatní předpisy jde o dokumenty, jejichž existence je vyžadována různými legislativními předpisy, např. bezpečnostními, požárními apod.; jejich názvy mohou být určeny těmito předpisy, pokud tomu tak není, použije se universální pojem směrnice. Jejich podoba, vnitřní struktura apod. může být určena legislativně nebo schvalovacími orgány, pokud tomu tak není, bude použita dále uvedená podoba pro směrnice. Dále jde o dokumenty upravující způsoby provádění činností, které je nutno uplatňovat v rozsahu působnosti adresáta, o vhodnosti jejich zavedení rozhoduje rektor, pro účely řízení VŠE, resp. děkan fakulty pro účely řízení fakulty. Identifikace ostatních předpisů je realizována: - názvem předpisu, - číselným označením: SD F3 - xx / yy vnitřní předpis vyplývající ze zákona o VŠ F3 identifikace Fakulty podnikohospodářské pořadové číslo vnitřního předpisu poslední dvojčíslí roku vydání předpisu směrnice děkana s fakultní působností F3 identifikace Fakulty podnikohospodářské pořadové číslo vnitřního předpisu poslední dvojčíslí roku vydání předpisu 3.3. Přidělení identifikace Identifikaci dokumentu přiděluje správce dokumentu. 4 Postupy řízení dokumentace Níže uvedené postupy platí pro dokumenty charakteru normativních řídicích dokumentů, pro jednorázové řídicí akty platí obligatorně body a bod Vznik nového dokumentu Návrh na vznik nového dokumentu může podat každý zaměstnanec fakulty svému vedoucímu, který jej předloží děkanu fakulty. Ten po projednání ve vedení, popř. v kolegiu děkana, ten doporučí/zamítne návrh vzniku nového dokumentu k realizaci.

6 Strana Návrh dokumentu Návrh dokumentu zpracovává zpracovatel. Zpracovatel v této souvislosti zejména odpovídá za: - obsahovou stránku návrhu dokumentu, - soulad ustanovení příslušného dokumentu s obecně závaznými právními dokumenty a dokumenty VŠE, - v případě potřeby předkládá návrh novely dosavadních platných dokumentů VŠE, které v souvislosti s vydáním nového dokumentu bude třeba změnit, - zajištění zpracování a aktualizací formulářů souvisejících s dokumentem, - výklad dokumentu. 4.3 Připomínkové řízení Připomínkové řízení organizuje zpracovatel dokumentu prostřednictvím postoupení návrhu dokumentu připomínkujícím. Rozsah připomínkového řízení určuje zpracovatel. Připomínkového řízení se vždy musí účastnit neopomenutelní účastníci připomínkového řízení. Pokud připomínkující k návrhu dokumentu do stanovené lhůty, která nemůže být kratší jak pět pracovních dnů, nedá žádné připomínky, má se za to, že s předloženým návrhem dokumentu souhlasí. Vzešlé písemné připomínky jsou projednány zpracovatelem s připomínkujícími buď na samostatné poradě. nebo korespondenčně a jsou podle dohodnuté povahy zpracovány do definitivního znění předpisu nebo dořešeny projednáním na kolegiu děkana v případě fakultního dokumentu. 4.4 Schválení dokumentu Po uzavření připomínkového řízení k návrhu dokumentu předkládá zpracovatel dokumentu schvalovateli konečné znění dokumentu v definitivní grafické podobě (viz dále), minimálně v jednom výtisku listinné podoby dokumentu. Schvalovatel může předložený návrh dokumentu schválit, odmítnout či vrátit k přepracování. Pokud dokument schválí, provede podpis na titulní straně dokumentu a určí okamžik zahájení platnosti dokumentu, dokument předá příslušnému správci dokumentu ke zveřejnění a uložení originálu dokumentu. 4.5 Zveřejnění dokumentu Správce dokumentace umisťuje elektronickou podobu dokumentu na web fakulty a originál dokumentu v listinné podobě uloží ve složkách platné dokumentace, rozlišených podle druhu schválených dokumentů. Originál dokumentu nesmí být zapůjčován, kopírování musí být vždy prováděno pod dohledem správce dokumentu. Všechny platné dokumenty jsou distribuovány v elektronické podobě a zpřístupněny zaměstnancům v databázi platných dokumentů umístěných na webu fakulty. Pokud si zaměstnanec tento dokument pro vlastní potřebu vytiskne, jedná se o neřízený dokument (informativní výtisk) a před jeho dalším použitím je povinen se přesvědčit, zda nedošlo ke změně, nejlépe z údajů uvedených ve změnovém listu, který je uveden na konci dokumentu. Organizační jednotky jsou povinny v případech jejich delimitace, rušení apod. zabezpečit převedení odpovědnosti uvedených v platném dokumentu na nástupnické organizační jednotky, popř. iniciovat aktualizaci daného dokumentu.

7 Strana Uložení, archivace a skartace dokumentů Originály všech platných dokumentů jsou uloženy u správce dokumentace, neplatné dokumenty jsou uloženy v archivu školy. Archivace a skartace je prováděna dle školní směrnice Skartační řád (SR 04/08). 4.7 Změnové řízení dokumentů Formální chyby v dokumentu (např. překlepy, gramatické chyby) je oprávněn provádět operativně správce dokumentu bez dále uvedeného postupu. Změnové řízení probíhá obdobným postupem jako v případě tvorby nového dokumentu. Důvodem ke změně mohou být zejména legislativní změny, které se dotýkají daného dokumentu nebo změny v postupech, správných řídicích praktikách apod. upravených stávající podobou dokumentu. Změny dokumentů se provádí změnou jednotlivých stran popř. novým vydáním dokumentu: - jednotlivé změny stran v daném dokumentu jsou souhrnně uvedeny na konci dokumentu v tzv. změnovém listu dokumentu. - změnové řízení realizované vydáním nového dokumentu se používá v případech, jako jsou zejména: velmi výrazná změna obsahu dokumentu, příliš velký počet změn, výrazné změny v organizačním uspořádání fakulty (např. zřízení/zrušení organizačních jednotek). Strany, které byly změněny (již neplatné strany dokumentu) se přikládají (výrazně označené přeškrtnutím a nadpisem neplatné) k originálu platného dokumentu. 4.8 Revize dokumentu Revizi dokumentu provádí zpracovatel dokumentu v součinnosti se správcem dokumentu. Interval revize je uveden na titulním listě dokumentu. Pokud tak není určeno, platí tříletá lhůta. Revize dokumentu se týká formální i obsahové stránky dokumentu: - formální stránka revize spočívá v prověření správného promítnutí všech změn do aktuální verse dokumentace a dostupnosti dokumentu všem příslušným pracovníkům. školy/fakulty, - obsahová stránka revize se týká správnosti dokumentu jak z hlediska promítnutí do dokumentu všech aktuálních právních požadavků, tak vhodnosti postupů uvedených v dokumentu s ohledem na vývoj řízené reality. Záznam o provedené revizi dokumentu provede správce dokumentace na vnitřní straně dokumentu (druhá strana dokumentu) písemným záznamem prošlo revizí s datem a podpisem. Záznam se provede i v případě, že revize nedala žádný popud ke změnám dokumentu. 4.9 Zrušení dokumentu Návrh na zrušení dokumentu může podat kterýkoliv zaměstnanec školy. Další postup probíhá obdobně, jako v případě návrhu vzniku nového dokumentu, viz bod 4.1.

8 Strana 8 10 Dokument je oprávněn zrušit pouze schvalovatel, mimo případy dokumentů charakteru jednorázových řídicích aktů, které zanikají splněním všech ustanovení těchto dokumentů. 5 Obsahová a formální stránka dokumentu 5.1 Obecné zásady Dokument musí být vypracován tak, aby byl srozumitelný, přesný, úplný, pravdivý, přehledný a časově ujasněný. Dále doporučené uspořádání kapitol se přiměřeně aplikuje na jednotlivé dokumenty dle povahy činnosti, kterou upravují. Do řízeného dokumentu může provádět změny pouze správce dokumentu v souladu s pravidly změnového řízení, viz bod 4.7. Do originálu dokumentu je zakázáno dělat jakékoliv změny mimo rámec změnového řízení. 5.2 Formální stránka dokumentu Dále uvedená ustanovení specifikují grafickou podobu stránek dokumentu a jejich obsah. Týkají se normativně řídících dokumentů. Při úpravě jednorázových řídicích aktů mohou být využity přiměřeně, vždy je však třeba zochovat ustanovení o hlavičce dokumentu Grafická podoba stránek Každý dokument má vlastní úvodní (krycí) list jeho možná podoba je uvedena na úvodní straně tohoto dokumentu. Konkrétní podoba se může od uvedené podoby odchýlit, vždy však musí obsahovat název dokumentu, jeho číselnou identifikaci a pasaž pojednávající o schvalovateli (datum schválení a podpis) a datu platnosti dokumentu. Každá strana dokumentu (včetně úvodní) musí obsahovat hlavičku, i když i konkrétní podoba hlavičky se může do jisté míry lišit, vždy musí obsahovat logo školy nebo fakulty, název dokumentu a jeho číselnou identifikaci, údaj o konkrétní straně a celkovém počtu stran dokumentu a o stavu změn prvotní schválení dokumentu bude mít označení 0, další změny budou číslovány 1, 2, 3... atd., s tím, že budou promítnuty do listu změn, viz poslední strana dokumentu. Název dokumentu číselná identifikace dokumentu Strana x / y Pokud dojde k zásadnímu přepracování dokumentu bude stávající dokument zrušen a nahrazen novým s aktuální identifikací (pořadovým číslem i rokem vydání) Obsahová podoba dokumentu Vnitřní struktura dokumentu by měla respektovat následující podobu: 1 Účel dokumentu Uvede se stručné vymezení předmětu dokumentu, čím se zabývá, jaké činnosti upravuje, popř. které oblasti či činnosti neupravuje.

9 Strana Působnost dokumentu Uvede se, koho se dokument týká (jakých útvarů či pracovníků), resp. které útvary či kdo je z jeho ustanovení vyjmut. 2 Vymezení pojmů a zkratky 2.1 Vymezení pojmů Uvedou se všechny pojmy a jejich specifikace, které by mohly být nejasné. Neuvádí se vymezení pojmů, které určuje zákon či norma nebo jsou obecně srozumitelné. 2.2 Zkratky Uvede se vysvětlení zkratek, které nejsou obecně běžné Ustanovení, postupy...dokumentu Těžíště dokumentu obsahující vlastní ustanovení, resp. postupy realizace aktivit apod. Součástí dokumentu jsou dále: - pasáže pojednávající o klíčových odpovědnostech, - odkazy na související dokumentaci, - závěrečná ustanovení dokumentu, Uvádí se, zda vydání dokumentu ruší nějaký předcházející dokument a platnost daného dokumentu. - přílohy Přílohy obsahují vzory formulářů. Jejich číslování se řídí následujícím pokynem: První je písmeno F, po pomlčce následuje identifikační kód dokumentu, následuje pomlčka a po ní pořadové číslo dokumentu. 6 Odpovědnosti: Předmět: rozhodnutí o vydání nového dokumentu s celoškolskou/ fakultní působností zpracování návrhu dokumentu, jeho změny, revize připomínkování dokumentu schválení, rušení dokumentu zveřejnění, uchování, archivace, likvidace dokumentu kdo: děkan, vedení fakulty, kolegium děkana zpracovatel připomínkující schvalovatel správce dokumentu 7 Související dokumentace Externí zákon č. 111/98 Sb. o vysokých školách v platném znění Interní SR 04/08 Skartační řád

10 Strana Závěrečná ustanovení Tato směrnice je nová a neruší žádné předcházející dokumenty. Účinnost směrnice je od Přílohy - bez příloh List změn: číslo změny strana Předmět změny Schváleno, datum: 1 9 Doplněn odkaz na školní skartační řád Veber