Příloha: XX Zadávací dokumentace veřejné zakázky malého rozsahu Servis kopírek Datum zveřejnění: 30.8.2013
~ 1 ~ Zadávací dokumentace veřejné zakázky malého rozsahu s názvem 1. Specifikace zadavatele Servis kopírek Zadavatelem veřejné zakázky je Regionální rada regionu soudržnosti Severovýchod, IČ 75082721, se sídlem Pražská 320/8, 500 04 Hradec Králové, zastoupená předsedou Martinem Půtou, která je podle 2 odst. 2 písm. d) zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění, (dále jen zákon ) veřejným zadavatelem veřejných zakázek. 2. Předmět zakázky Předmětem zadávacího řízení je uzavření smlouvy s jedním vybraným dodavatelem, na základě které bude dodavatel pro zadavatele provádět servis multifunkčních kopírek těchto typů Develop Ineo +250 Develop Ineo +251 (umístěna v Liberci a Pardubicích) Develop Ineo +450 Develop Ineo +451 Servis bude spočívat zejména v dodání originálních náhradních dílů, jejich výměně, servisních pracích a pravidelné údržbě kopírek dle požadavků zadavatele. Servis bude zahrnovat rovněž případné stěhování kopírek. Servisní zásah bude úspěšně ukončen nejpozději do 48 hodin od nahlášení závady. Způsob, jakým budou závady nahlašovány, je ponechán na uchazeči. Systém pro nahlašování závad musí být zpětně prokazatelný. Před provedením servisního zásahu sdělí uchazeč zadavateli cenu potřebných náhradních dílů a předpokládanou délku trvání servisního zásahu, zadavatel toto předem odsouhlasí. Předmětem zakázky bude rovněž poskytování vzdálené správy kopírek (dále jen e-servis ). Kopírka bude nepřetržitě dálkově napojena na servisní centrum dodavatele. Napojení prostřednictvím e-mailu. Spojení bude umožňovat samostatně přenášet hlášení o stavu systému, chybových zprávách, provozních datech, stavech počítadel, stavu spotřebního materiálu a potřebě údržby. 3. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky Předpokládaná hodnota předmětu veřejné zakázky činí 640 000 Kč bez DPH.
~ 2 ~ Vzhledem k této skutečnosti se tedy jedná o veřejnou zakázku na služby ve smyslu 10 zákona, která je malého rozsahu ve smyslu 12 odst. 3 zákona. Tato zakázka není zadávána podle zákona. 4. Doba plnění Plnění předmětu této zakázky bude poskytováno od 1.1.2014. Smlouva bude uzavřena na dobu určitou od 1.1.2014 do 31.12.2015 s výpovědní lhůtou 3 měsíců, smlouvu lze vypovědět i bez udání důvodu. Výpovědní lhůta počne běžet od prvního dne kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi druhé straně. 5. Místo plnění Místem plnění bude sídlo zadavatele a dále jeho územní odbory v Pardubicích (nám. Republiky 12, 530 02 Pardubice) a v Liberci (Masarykova 542/18, 460 01 Liberec). 6. Nabídková cena Nabídková cena bude členěna podle tabulky, která tvoří Přílohu č. 2 této zadávací dokumentace, přičemž všechny složky nabídkové ceny budou uvedeny v české měně (Kč) a bude uchazečem uvedena v této tabulce. V rámci nabídkové ceny bude uvedena hodinová sazba za práci servisního technika, cena originálních náhradních dílů, cestovné a měsíční sazba e-servisu za jeden kopírovací stroj, přičemž výše této sazby nepřesáhne 350,- Kč, vč. DPH. Doba, kterou servisní technik stráví na cestě k servisnímu zásahu, nebude uvedena zvlášť (resp. nebude v průběhu plnění zakázky zadavateli účtována). Pokud je běžnou obchodní praxí uchazeče, že dobu, kterou servisní technik stráví na cestě, účtuje, zohlední toto v jiných částech nabídkové ceny například v hodinové sazbě servisního technika nebo v kilometrovném. Nabídková cena může být měněna pouze v souvislosti se změnou daňových předpisů upravujících výši daně z přidané hodnoty. Z jakýchkoliv jiných důvodů nesmí být nabídková cena měněna. 7. Požadavky na kvalifikaci dodavatele Dodavatel musí prokázat splnění požadavků uvedených v příloze č. 1 zadávací dokumentace, a to předložením podepsaného čestného prohlášení. Dodavatel musí prokázat oprávnění k podnikání (formou výpisu ze živnostenského rejstříku, popř. živnostenským listem, pokud výpis ze živnostenského rejstříku nebyl vydán) v rozsahu odpovídajícímu předmětu veřejné zakázky, včetně předložení výpisu z obchodního rejstříku, je-li v něm zapsán (nesmí být k poslednímu dni lhůty pro podání nabídek starší než 90 dnů). Požadované dokumenty (oprávnění k podnikání a výpis z obchodního rejstříku) mohou být doloženy v prosté kopii. Zadavatel si vyhrazuje právo vyzvat vybraného uchazeče před uzavřením smlouvy k doložení ověřené kopie nebo originálu oprávnění k podnikání a výpisu z obchodního rejstříku.
~ 3 ~ Dodavatel může prokázat splnění kvalifikace předložením výpisu ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů. Výpis ze seznamu nahrazuje prokázání kvalifikace v rozsahu v něm uvedených údajů. Výpis ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů nesmí být k poslednímu dni lhůty pro podání nabídek starší než 90 dnů. Je-li dodavatel zapsán v systému certifikovaných dodavatelů, může prokázat splnění kvalifikace platným certifikátem, tento certifikát nahrazuje prokázání kvalifikace v rozsahu v něm uvedených údajů, v souladu s ustanovením 134 odst. 1 zákona. 8. Požadavky na zpracování nabídky Nabídka bude zpracována v českém jazyce, s výjimkou cizojazyčných pojmů běžně užívaných v dané oblasti. Listiny prokazující splnění předpokladů dodavatele k plnění veřejné zakázky předloží dodavatel spolu s jejich seznamem a nabídkou svázané v brožuře v tomto pořadí: 1. seznam všech dodavatelem předkládaných listin, které tvoří obsah brožury, 2. čestné prohlášení dle přílohy č. 1 zadávací dokumentace podepsané osobou oprávněnou jednat jménem či za dodavatele, 3. oprávnění k podnikání (výpis ze živnostenského rejstříku nebo živnostenský list, pokud výpis ze živnostenského rejstříku nebyl vydán), 4. výpis z obchodního rejstříku, je-li v něm dodavatel zapsán, 5. nabídková cena v tabulce dle přílohy č. 2 zadávací dokumentace, 6. návrh smlouvy, podepsaný osobou oprávněnou jednat jménem či za dodavatele, 7. seznam náhradních dílů na kopírky dle bodu 2 zadávací dokumentace s uvedenou cenou (může být i pouze elektronicky na CD/DVD), 8. případné další listiny předkládané dodavatelem. Nepředloží-li dodavatel všechny zadavatelem požadované listiny, bude zadavatelem ze zadávacího řízení vyloučen. 9. Lhůta a místo pro podání nabídek Dodavatel předloží zadavateli svoji písemnou nabídku včetně požadovaných dokladů, příp. prohlášení prokazujících splnění zadavatelem stanovených kritérií, nejpozději do dne 17.9.2013, 10:00 hod. Nabídka včetně požadovaných dokladů, příp. prohlášení musí být do uvedené doby doručena Úřadu Regionální rady regionu soudržnost Severovýchod se sídlem Pražská 320/8, 500 04 Hradec Králové, a to
~ 4 ~ v řádně uzavřené obálce označené názvem zakázky Servis kopírek s uvedením výzvy Neotvírat. Na obálce musí být dále uvedena adresa, na niž je případně možné zaslat oznámení o tom, že nabídka byla podána po uplynutí lhůty pro podání nabídek. Nabídku včetně požadovaných dokladů, příp. prohlášení lze doručit osobně na výše uvedenou adresu sídla zadavatele (v pracovní dny od 8:00 do 14.00 hod) nebo prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb jako doporučenou zásilku. 10. Otevírání obálek s nabídkami Obálky s nabídkami budou otevírány dne 17.9.2013 v 10:05 hod na adrese sídla zadavatele. 11. Hodnocení nabídek Hodnocení nabídek provede hodnotící komise podle základního hodnotícího kritéria, kterým je ekonomická výhodnost nabídky, přičemž zohlední jednotlivá dílčí kritéria a jejich váhu. Zadavatel stanovuje tato dílčí kritéria a jejich váhu: a) hodinová sazba servisního technika. 45% b) celková cena originálních náhradních dílů... 40% c) cestovné servisního technika.. 10% d) měsíční sazba e-servisu za 1 kopírovací stroj 5% Způsob hodnocení: a) hodinová sazba servisního technika Hodnocena bude sazba (v Kč za hodinu, včetně DPH) za hodinu práce servisního technika v místě servisního zásahu. U tohoto kritéria lze hodnotu číselně vyjádřit a bude hodnoceno tak, že hodnotící komise použije hodnocení, pro které má nejvýhodnější nabídka minimální hodnotu kritéria. Hodnocení se provede následujícím postupem: hodnocená nabídka získá bodové hodnoty, které vzniknou násobkem 100 a poměru hodnoty nejvhodnější nabídky k hodnocené nabídce, viz následující vzorec: b) celková cena originálních náhradních dílů nejnižší sazba x 100 (bodů) hodnocená sazba Hodnocena bude celková cena originálních náhradních dílů (včetně DPH) dle předpokládané spotřeby
~ 5 ~ zadavatele za 24 měsíců. Uchazeč uvede do tabulky v příloze č. 2 rovněž cenu za jednotlivé originální náhradní díly. U tohoto kritéria lze hodnotu číselně vyjádřit a bude hodnoceno tak, že hodnotící komise použije hodnocení, pro které má nejvýhodnější nabídka minimální hodnotu kritéria. Hodnocení se provede následujícím postupem: hodnocená nabídka získá bodové hodnoty, které vzniknou násobkem 100 a poměru hodnoty nejvhodnější nabídky k hodnocené nabídce, viz následující vzorec: nejnižší nabídková cena v Kč x 100 (bodů) hodnocená nabídková cena v Kč c) cestovné servisního technika Hodnocena bude celková cena (včetně DPH) cestovného servisního technika do místa servisního zásahu za dobu trvání smlouvy, která bude zahrnovat veškeré náklady související s cestou servisního technika do místa servisního zásahu. Uchazeč uvede do tabulky v příloze č. 2 vzdálenost v km z místa výjezdu k servisnímu zásahu do Hradce Králové, Pardubic a Liberce, dále kilometrovné a cenu za dopravu za 24 měsíců (v tabulce je uveden předpokládaný počet cest do jednotlivých míst). Předmětem hodnocení bude celková cena cestovného do všech tří míst za 24 měsíců. U tohoto kritéria lze hodnotu číselně vyjádřit a bude hodnoceno tak, že hodnotící komise použije hodnocení, pro které má nejvýhodnější nabídka minimální hodnotu kritéria. Hodnocená nabídka získá bodovou hodnotu, která vznikne násobkem 100 bodů a poměru nejvýhodnější nabídky k hodnotě hodnocené nabídky. Názorný výpočet dle vzorce: nejnižší cestovné x 100 (bodů) hodnocené cestovné d) měsíční sazba e-servisu za 1 kopírovací stroj Hodnocena bude sazba (v Kč za jeden měsíc, včetně DPH) za poskytování služby e-servisu na jeden kopírovací stroj, přičemž výše této sazba nepřesáhne 350,- Kč, vč. DPH. U tohoto kritéria lze hodnotu číselně vyjádřit a bude hodnoceno tak, že hodnotící komise použije hodnocení, pro které má nejvýhodnější nabídka minimální hodnotu kritéria. Hodnocení se provede následujícím postupem: hodnocená nabídka získá bodové hodnoty, které vzniknou násobkem 100 a poměru hodnoty nejvhodnější nabídky k hodnocené nabídce, viz následující vzorec: nejnižší sazba x 100 (bodů) hodnocená sazba Celkové bodové hodnocení nabídek: jednotlivá bodová ohodnocení nabídky podle dílčích kritérií budou vynásobena příslušnou vahou kritéria. Na základě součtu výsledných hodnot u jednotlivých nabídek hodnotící komise stanoví pořadí úspěšnosti jednotlivých nabídek tak, že jako nejúspěšnější je stanovena nabídka, která
~ 6 ~ dosáhla nejvyšší hodnoty. V případě rovnosti bodů bude rozhodné dílčí kritérium hodinová sazba servisního technika. 12. Obchodní a platební podmínky Předmět veřejné zakázky bude realizován na základě smlouvy, uzavřené mezi zadavatelem jako objednatelem a vybraným uchazečem jako poskytovatelem, přičemž návrh smlouvy musí být v souladu se zadávací dokumentací a musí obsahovat níže uvedené platební a obchodní podmínky: Servisní zásah bude úspěšně ukončen do 48 hodin od nahlášení závady poskytovateli. V případě, že nebude možné z objektivních důvodů ukončit servisní zásah do 48 hodin, oznámí poskytovatel tuto skutečnost neprodleně objednateli a domluví se s ním na dalším postupu. Cena poskytovaných služeb a originálních náhradních dílů, dodávaných poskytovatelem, musí být v místě a čase obvyklá. Pro případ prodlení poskytovatele s poskytnutím služby servisního zásahu bude sjednáno právo objednatele účtovat dodavateli smluvní pokutu ve výši alespoň 200 Kč za každou hodinu prodlení s poskytnutím služby. Při prodlení s platbami ze strany objednatele nesmí být požadovány jiné sankce než zákonné úroky z prodlení. Sjednaná cena za poskytnuté služby a dodávku zboží uvedeného ve smlouvě je konečná a může být měněna pouze v souvislosti se změnou daňových předpisů upravujících výši daně z přidané hodnoty. Z jakýchkoliv jiných důvodů nesmí být cena měněna. Platba za poskytnuté služby a dodávku zboží bude provedena na základě faktury poskytovatele, která bude mít náležitosti daňového dokladu ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů a zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů (pakliže bude poskytovatel plátcem DPH). Faktura bude splatná do 21 dnů ode dne jejího doručení objednateli. Součástí smlouvy bude také ujednání o tom, že si je poskytovatel vědom, že je ve smyslu ust. 2 písm. e) zákona č. 320/2001, o finanční kontrole ve veřejné správě, ve znění pozdějších předpisů, povinen spolupůsobit při výkonu finanční kontroly. 13. Zrušení zadávacího řízení Zadavatel je oprávněn zrušit toto zadávací řízení do doby uzavření smlouvy. 14. Kontaktní osoby Bližší informace k této veřejné zakázce poskytne k obsahové stránce Ladislav Formánek, tel: 498 501 035, e-mail: l.formanek@rada-severovychod.cz, k právní stránce JUDr. Lukáš Korych, tel. 498 501 039, e-mail: l.korych@rada-severovychod.cz.
~ 7 ~ 15. Jiné informace důležité pro podání nabídek Dodavatelé nemohou navrhnout varianty nabídky. Zadavatel si vyhrazuje možnost změny, popř. upravení podmínek ve výzvě nebo v zadávací dokumentaci. O případných změnách, popř. úpravách, budou neprodleně informováni všichni uchazeči formou e-mailu. V případě, že budou výzva a zadávací dokumentace zveřejněny na internetových stránkách zadavatele, budou změny, popř. úpravy zveřejněny stejným způsobem. V případě dodatečných dotazů k zadávací dokumentaci je nezbytné tyto dotazy zaslat e-mailem na výše uvedené kontaktní osoby. Odpovědi na dotazy budou e-mailem odeslány všem známým uchazečům a v případě, že budou výzva a zadávací dokumentace zveřejněny na internetových stránkách zadavatele, budou odpovědi zveřejněny stejným způsobem. Telefonické dotazy nebudou akceptovány. Dodavatel je vázán svou nabídkou do 30.10.2013. Zadavatel si vyhrazuje právo před rozhodnutím o vítězné nabídce ověřit informace uváděné dodavatelem v nabídce. Zadavatel si vyhrazuje právo upravit předložený návrh smlouvy dle právních a obchodních zvyklostí zadavatele, jakož i v souladu se zadávací dokumentací. Zadavatel si vyhrazuje právo nevybrat žádnou z předložených nabídek, případně následně neuzavřít smlouvu, pokud by nedošlo k dohodě na všech smluvních podmínkách. V Hradci Králové dne 30.8.2013 Martin Půta předseda Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod seznam příloh: Příloha č. 1 Čestné prohlášení Příloha č. 2 Nabídková cena
Pražská 320/8 500 04 Hradec Králové tel.: +420 498 501 011 e-mail: info@rada-severovychod.cz www.rada-severovychod.cz