Knihovní systém DAWINCI Marián Bujalka * mb@aspas.cz Ján Grman ** grman@svop.sk 1 Úvod Abstrakt: Příspěvek se věnuje knihovnímu systému DAWINCI, předkládá nejvýraznější úpravy uplynulého roku a nastiňuje možnosti budoucího vývoje. Klíčová slova: knihovní systém, akvizice, katalogizace, správa knihovních fondů, výpůjční služby, DDS, Z39.50 Cílem této prezentace je představit stručně knihovní systém DAWINCI a firmu ASP a.s. jako garanta uživatelské podpory tohoto systému. Knihovní systém DAWINCI je modulární knihovní systém, který se objevil na českém knihovním poli v roce 2001 v návaznosti na vývoj od roku 1996. Nejrozsáhlejší instalací je instalace systému v Regionální knihovně v Karviné, která zahrnuje kromě samotné Regionální knihovny, která provozuje třináct odborných pracovišť, ještě jedenáct knihoven v regionu. Dále je systém instalován v pěti knihovnách na Slovensku, ze kterých je zřejmě nejvýznamnější instalace v Univerzitnej knižnici v Žiline. 2 Základní charakteristika systému Systém zahrnuje hlavní moduly pro administraci systému, katalog s integrovanými submoduly pro akvizici, katalogizaci, správu fondů, autority a Z39.50, a modul výpůjčních služeb. Nad těmito moduly, se kterými pracují výhradně knihovníci, běží online katalog OPAC. Knihovní systém splňuje knihovní normy. Interním formátem je UNIMARC, který je nadefinován pro bibliografické a autoritní záznamy. Pro ostatní typy záznamů jsou připraveny formáty založené na stejných hierarchických principech. Do všech formátů je možné přidávat vlastní pole a podpole pro doplňující údaje každé knihovny. Systém má zabudovaného klienta Z39.50, který je nabízen také samostatně spolu se Z39.50 serverem. Z39.50 vychází z YAZ a respektuje požadavky Bath profilu i Jednotné informační brány. Systém podporuje standardy AACR2, ISBD, dovoluje knihovně výběr mezi používáním čárového kódu Code39 a EAN13. Import a export odpovídá normě ISO 2709. Do systému je možné integrovat libovolný tezaurus. Kromě základního knihovního systému je možné poskytnout knihovně služby nadstavbové, které mohou základní knihovní systém rozšířit. V první řadě se nabízí služba fulltextového indexování a vyhledávání plnotextových elektronických zdrojů. Pro publikační činnost knihovny může sloužit redakční systém NEMESIS, který nabízí nástroje pro správu tematického portálu. Pro vytváření samotných webových stránek lze použít aplikaci * ASP a.s., Pod Pekárnami 3, 190 00 Praha ** SVOP, s.r.o., Košická 14, 821 09 Bratislava 1
XML4WEB. Nabídku doplňkových aplikací rozšiřuje webový server XMAIL pro vytváření a správu e-mailových kont. Systém funguje na třívrstvé architektuře klient server. Datovou základnu tvoří SQL server. Nad ní leží aplikační vrstva, ve které pracují serverové aplikace. Třetí vrstvu tvoří klienti a aplikace, které komunikují s uživatelem a kladou důraz na interface a prezentační logiku. Obr. 1 Poskytujeme systém klasickým způsobem nebo formou ASP služeb, kdy jsou data uložena na naší serverové farmě a uživatel nemusí spolu s přechodem na systém DAWINCI řešit otázky hardwarového vybavení knihovny. Služby ASP spadají do rychle se rozšiřující oblasti outsourcingu. Pro knihovny představují ASP služby především zajištění bezpečnosti dat na serverech poskytovatele spolu s pravidelným zálohováním a správou dat a také nezávislost na hardwaru knihovny. To s sebou nese úsporu nákladů. 3 Zajišťované služby Firma ASP a.s. vychází vstříc svým klientům. Kromě úvodních předprodejních prezentací je možné také využít nabídku testovacího provozu a transformace vzorku dat do testovací databáze. V rámci fáze nasazování jsou prováděny analýzy stávajících knihovních procesů, opakované transformace dat a ladění transformačních algoritmů. Samozřejmostí je testovací provoz nad takto transformovanými daty. Kromě úvodních školení a manuálů, si může knihovna objednat podrobná praktická školení a konzultace. Během rutinního provozu jsou k dispozici naši pracovníci, kteří se snaží poradit telefonicky nebo e-mailem s drobnějšími problémy a co nejrychleji vyřešit závažnější problémy, které jsou nahlášeny telefonicky nebo e-mailem. Dále na základě dohody s knihovnou probíhají osobní návštěvy pracovníků firmy a jejich setkání a konzultace s pracovníky knihovny. Na základě upozornění knihoven i na základě osobních setkání jsou zpracovávány seznamy požadavků na úpravy či dopracování funkcí. Tyto požadavky jsou do systému zapracovávány v souladu s vývojovým plánem. 2
4 Nejvýraznější novinky systému 4.1 Úprava vnitřních struktur Vnitřní struktury systému byly upraveny tak, aby urychlily některé funkce rutinně prováděné v systému (např. ukládání editovaných záznamů). Všechny změny byly realizované s důrazem na zvýšení dostupnosti, variability a bezpečnosti dat. 4.2 Dodávání dokumentů služby DDS Změnou, kterou uživatelé vnímají nejvýrazněji, je přebudování submodulu pro dodávání dokumentů (DDS, Document Delivery Services). Není-li zadán požadavek DDS přes formuláře v OPAC po přihlášení do konta čtenáře, může požadavek zaevidovat knihovník. Kromě toho, že je možné pro vytvoření záznamu požadavku použít bibliografický záznam vyhledaný ve vlastním katalogu, je také možné vyhledat záznam přes Z39.50. Není-li záznam nalezen vůbec, je možné bibliografické údaje definovat volně s pomocí scénářů (definovaná pole a podpole, která se nabízejí pro vyplnění). Obr. 2 Záznamy požadavků DDS si čtenář zobrazí přes své konto v OPAC. Zároveň jsou zobrazeny i v kartě čtenáře v modulu výpůjčních služeb, odkud je možné zjistit kromě aktuálního stavu také celou historii zpracovávání požadavku nebo zobrazovat a tisknout náhledy týkající se jednotlivých i více požadavků. 3
Obr. 3 Zobrazení jednotlivých požadavků DDS se následně provádí přes filtr. Obr. 4 Ze zobrazeného seznamu požadavků DDS je pak možné kromě zobrazování a tisku jednotlivé záznamy vybírat a zpracovávat. Systém vždy nabízí základní údaje o požadavku, informace o stavu a nástroje pro zpracování (navázání oskenovaných dokumentů, posun požadavku do dalšího stavu spolu s informací ke zpracování). V dalších záložkách jsou dostupné podrobné informace o požadavku, historie zpracování a údaje o poplatcích. 4
Obr. 5 4.3 Zpřístupnění funkce upload Z39.50 na klientovi Kromě funkcí pro vyhledávání v nadefinovaných zdrojích Z39.50, zobrazování údajů z rejstříků, zobrazování vyhledaných záznamů s možností jejich konverze pomocí konverzních tabulek a importu do vlastního katalogu, které nabízel klient Z39.50 již dříve, byl na klientovi vytvořen nástroj pro upload (zaslání) vybraných záznamů z vlastní databáze na databázi vzdálenou, která je nadefinována mezi zdroji Z39.50. Tato funkce v systému existovala již dříve, byla však méne dostupná běžnému uživateli. Obr. 6 5
Mimo to byla doplněna možnost v rámci transformačních tabulek použít příkazy ALL a DEL pro přenášení všech (ALL) a nepřebírání vybraných polí a podpolí (DEL) ze stahovaného záznamu. Cílem je zefektivnění použití klienta Z39.50. 4.4 Hromadné úpravy dat Pro zkušené uživatele, kteří mají nadefinovaná práva k této funkci, systém nabízí hromadné opravy údajů v bibliografických záznamech. Knihovník nadefinuje podpole, ve kterých má být vyhledána hodnota pro záměnu, hodnotu a atributy řetězce, který má být nahrazený, a definuje, jakou hodnotou se má původní výraz nahradit. Obr. 7 Po nalezení odpovídajících záznamů má uživatel možnost kromě zobrazení náhledu vybraných záznamů provést opravu všech vyhledaných frází nebo jen fráze vybrané. Při listování mezi vybranými frázemi se v dolní části okna zobrazují fráze tak, jak budou vypadat po změně. 6
4.5 Pokladna a hladina DPH Obr. 8 Při potvrzení platby poplatků za služby systém dovoluje zvolit příslušný generátor pro pokladní bloček. Každá pokladna má přidělený svůj generátor a eviduje tedy vlastní řadu bločků. Obr. 9 7
U každé služby je kromě základních údajů (identifikátor služby, název služby, cena) možné evidovat DPH. Systém automaticky eviduje také cenu bez DPH. Obě tyto částky je při zaplacení možné zobrazit a vytisknout na účetním dokladu. 4.6 Další úpravy Obr. 10 Kromě popsaných úprav výraznějšího charakteru byly upraveny nebo doplněny funkce méně výrazné ale nikoliv méně podstatné. Patří mezi ně např. úprava submodulu revize. Systém nyní disponuje přesnějším filtrem pro vymezení části fondu, na který se má revize vztahovat. Další inovací je možnost označit holdingy, které jsou v době revize vypůjčené, jako zrevidované. Ke každému revidovanému holdingu se zaeviduje datum poslední úspěšné nebo neúspěšné kontroly. V případě neúspěšné kontroly se eviduje také počet neúspěšných kontrolních cyklů. Pokud knihovna používá relační propojení záznamů v polích 4xx, může využít také funkce, která pro dvojice polí, které formát UNIMARC označuje jako reciproční, vytváří v případě založení vazby jedním směrem automaticky vazbu směrem opačným. Volitelnou možností je použití zpětné kontroly vytvořených identifikátorů holdingu (přírůstkové číslo a čárový kód) pomocí načítání čárových kódů při vytváření nových holdingových záznamů. S použitím sémantických kontrol, které se používají ke kontrole správnosti záznamů, je svázána funkce, která dovolí do libovolného pole vygenerovat a uložit hodnotu, která může být definována jako předpona+lineárně rostoucí číselná hodnota+přípona. Tuto funkci je možné použít pro interní identifikátory knihovny (např. generování signatury exempláře). Do modulu výpůjčních služeb byla zabudována podpora pro použití čipové karty pro identifikaci čtenáře. 4.7 Úpravy pro společný provoz kooperujících knihoven V rámci doménové verze, která dovoluje pracovat více knihovnám nad společnou bází bibliografických a autoritních záznamů, byly provedeny také zásadní změny. Základním principem společného provozu je databáze společných bibliografických a autoritních záznamů. Je ovšem možné nadefinovat pole a podpole, která jsou přístupná (specifická) jen pro knihovnu, která je vytvořila. Ostatní typy záznamů a funkce s nimi spojené (akvizice, holdingy, údaje o výpůjčkách čtenáře) má každá knihovna své vlastní a ostatní knihovny k nim mají přístup pouze přes náhledy. Tyto informace mohou tedy sloužit 8
pro informaci např. při akvizici pro představu o již realizovaných objednávkách konkrétního titulu nebo při vypůjčování o dluzích a upomínkách vybraného čtenáře v jiných knihovnách, ale knihovna, které nepřísluší, je nemůže editovat a ani s nimi jinak manipulovat. Pro společný provoz je také velmi důležitá administrace, která dovolí stanovit různé úrovně uživatelských práv a odliší funkce, ke kterým má přístup administrátor na nejvyšší úrovni s právem zasahovat do nastavení všech knihoven, a naopak administrátor s právem definovat nastavení konkrétní knihovny. 5 Vývojové plány Zabudování konvertoru UNIMARC MARC21 bylo pozdrženo vývojem jiných neodkladných funkcí v druhé polovině roku 2004. Tato nezbytná funkce je nyní jednou z nejvyšších priorit. Spolu s konvertorem UNIMARC MARC21 se plánuje také zabudování konvertoru UNIMARC Dublin Core, který by měl napomoci konverzím záznamů o elektronických zdrojích. Dále plánujeme doplňování nástrojů pro čtenáře v OPAC tak, aby mohl snáze z pohodlí svého domova komunikovat s knihovnou a ovlivňovat svoje výpůjčky a využívané služby. Kromě existujících možností pro objednávání a rezervaci dokumentů a zadávání požadavků DDS jde hlavně o možnost prolongace výpůjček, rušení objednávek a rezervací, dále o zlepšení komunikace s knihovnou, zajištění oprávněného přístup k dokumentům, na které má uživatel práva apod. Kromě těchto zásadních funkcí budou pokračovat práce a ladění funkcí stávajících (správa seriálů, formát pro čtenáře, fulltextové vyhledávání a integrace elektronických zdrojů aj.). Nezapomínáme ani na funkce důležité pro integraci knihovních katalogů do tematických portálů. Zatím však před implementací těchto služeb byla dána přednost plnění reálných a využitelných požadavků a potřeb našich stávajících klientů. 6 Závěr Vzhledem k reálným potřebám našich stávajících klientů soudíme, že je systém schopen zajistit všechny procesy, které běžná knihovna ke své práci v současnosti potřebuje. Aby tomu tak bylo i nadále, analyzujeme a zapracováváme do systému funkce, které se v současnosti v knihovním světě prosazují a které souvisí především s kooperací knihoven, elektronickými zdroji, budováním oborových portálů a zkvalitňováním služeb poskytovaných knihovnami. 9