Ukládání dokumentů v digitální podobě v systémech elektronické spisové služby. Martina Macek



Podobné dokumenty
Legislativní změny v oblasti spisové služby a archivnictví od

Nová archivní legislativa

Výkon spisové služby podle zákona č. 499/2004 sb. o archivnictví a spisové službě ve znění pozdějších předpisů

Nová reglementace spisové služby

Právní úprava elektronické spisové služby a digitálního archivnictví Dosavadní vývoj a výhledy

Novela vyhlášky č. 259/ 2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Metodické setkání uživatelů spisové služby GORDIC

POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY

POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY

Dlouhodobé a důvěryhodné ukládání elektronických dokumentů. Oskar Macek

Ukládání dokumentů ve spisovně a skartační řízení. Lukáš Čoupek Státní okresní archiv Uherské Hradiště

VYHLÁŠKA ze dne 1. prosince 2014, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

Elektronické dokumenty a spisová služba

Práce s datovými úložišti (egon)

Spisová služba odborná správa dokumentů. Mgr. Marie Tarantová, SOA v Praze 16. dubna 2018

Účetnictví bez papíru

Skartační řízení v elektronické podobě. předpokládaný postup AHMP

Identifikátor datové schránky

SPISOVÝ ŘÁD OBCE SUŠICE Číslo předpisu: 5/2016

Kontrola výkonu spisové služby u veřejnoprávních původců: několik postřehů z praxe Mgr. Martin Myšička, Státní okresní archiv Most

Brání něco používání digitálních dokumentů ve zdravotnictví?

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení. Ludmila Hobzová Státní okresní archiv Uherské Hradiště

ELEKTRONICKA FAKTURACE

259/2012 Sb. VYHLÁŠKA Ministerstva vnitra ze dne 20. července 2012 o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb.

Příloha č. 1, část 4 Kontrola souladu software s požadavky Národního standardu pro elektronické spisové služby

Co je to spisová služba

Základní pojmy z oblasti archivnictví a spisové služby

CzechPOINT autorizovaná konverze dokumentů

Současný stav spisové služby a její kontrola

Jméno, příjmení a podpis osoby, která autorizovanou konverzi dokumentu provedla: Mgr. Marcel Kubis

Spisová služba a archivace dokumentů. Mgr. Lukáš Čoupek, Ph.D. Státní okresní archiv Uherské Hradiště

ze dne 20. července 2012 o podrobnostech výkonu spisové služby původce, u něhož to neumožňuje zvláštní povaha jeho působnosti.

VYHLÁŠKA ze dne 20. července 2012 o podrobnostech výkonu spisové služby

Digitální dokumenty a elektronické systémy spisových služeb

K PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě

Práce s dokumenty v digitální podobě doručenými původcům vedoucím spisovou službu v listinné podobě

SEZNAM TABULEK A OBRÁZKŮ Tabulky Obrázky REJSTŘÍK POUŽITÉ ZDROJE Odborná literatura Webové stránky...

Elektronické skartační řízení

259/2012 Sb. VYHLÁŠKA

Spisová služba. Předarchivní péče o dokumenty v praxi

ŠKOLENÍ K NOVELE ARCHIVNÍHO ZÁKONA č. 167/2012 Sb.

Datové schránky, změny doručování, autorizovaná konverze, archivní zákon

Povinnosti obcí plynoucí ze zákona o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce

Ředitel odboru archivní správy a spisové služby PhDr. Jiří ÚLOVEC v. r.

Elektronické skartační řízení

Vize následné novely. Národní standard pro elektronické systémy spisové služby PRAHA,

Project:Úplné elektronické podání


K PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě

Národní archivní portál: prezentace, výběr, postupy

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení

TEZE PROVÁDĚCÍCH PRÁVNÍCH PŘEDPISŮ. I. Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá

Každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce.

ÚPLNÉ ZNĚNÍ VYHLÁŠKY. č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

Co nás čeká při skartačním řízení? Připravte se na změny balíčku SIP

Jak může probíhat vedení čistě elektronické zdravotní dokumentace v NIS

K O M E N T Á Ř k vyhlášce č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení

Národní digitální archiv

Spisový a skartační řád

259/2012 Sb. VYHLÁKA

Státní okresní archiv Chrudim. archivní inspektor Mgr. Petr Boček

Telefónica O 2. Digitalizace a důvěryhodná archivace dokumentů. RNDr. Miroslav Šedivý Telefónica O2 Business Solutions, spol. s r.o.

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby

Důvěryhodně podle zákona prezentace. Ing. Oskar Macek ředitel projektu elektronické spisové služby Ministerstva vnitra ČR

Národní digitální archiv

DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ SPISOVNA

E-DOKUMENT. legislativní rámec e-dokumentů v gesci MF 2013/2014. Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

Vývoj legislativy SSL a ASL v moderní době

Práce s elektronickými dokumenty a jejich dlouhodobé ukládání (egon)

Dokumenty v klasické a v digitální formě. Specifické faktory při jejich správě

Práce s elektronickými dokumenty a jejich dlouhodobé ukládání

Telefónica O 2. Praktické aspekty dlouhodobého a důvěryhodného ukládání elektronických dokumentů

Práce s dokumenty v digitální podobě doručenými původcům vedoucím spisovou službu v listinné podobě a jejich odesílání

Národní digitální archiv výsledky, postupy, plány

Autorizovaná konverze dokumentů

Informace o provozu podatelny a podmínkách přijímání dokumentů. (podle 2 odst.3 vyhl. č.259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby)

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby. Miroslav Kunt, Národní archiv

Skartační řízení. 1. Identifikační číslo (nepovinné) neuvedeno. 2. Kód životní situace (nepovinné) neuvedeno

Spisový a skartační řád

Národní digitální archiv a egovernment

Vyřizování elektronických podání, podnětů a jiných písemností podle správního řádu s důrazem na vyřizování úkonů bez uznávaného elektronického podpisu

Tvorba spisových řádů v kontextu elektronických systémů spisových služeb a skartačních řízení v elektronické podobě

Povinně zveřejňované údaje dle vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

Informace o provozu podatelny a o podmínkách přijímání dokumentů na Krajském úřadu Ústeckého kraje

Národní digitální archiv

Elektronická podatelna

Spisová a archivní služba v roce 2012 Státní okresní archiv Hodonín. Mgr. Galina Rucká rucka@mza.cz

Spisový a skartační řád ÚTIA AV ČR, v.v.i. platný od

191/2009 Sb. VYHLÁŠKA ze dne 23. června 2009

Vyhláška č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby

ICT seminář GDPR, eidas, ZoKB. Nové legislativní povinnosti organizací a co s tím?

ELEKTRONICKÝ ARCHIV ZDRAVOTNICKÉ DOKUMENTACE A VIDITELNÝ

POSTUP PŘI VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ A PODROBNOSTI SKARTAČNÍHO ŘÍZENÍ. určeno pro městské úřady

KDS krajská digitální spisovna. Ing. Vítězslav Mach RNDr. Zdenka Bukvicová oddělení informatiky

Elektronická spisová služba a elektronické skartační řízení

Elektronická spisová služba, datové schránky a konverze dokumentů

Transkript:

Ukládání dokumentů v digitální podobě v systémech elektronické spisové služby Martina Macek

Novela zákona 499/2004 Sb. Jsme již více jak 7 měsíců po konci přechodného období. To znamená, že již více jak 7 měsíců platí povinnost plného souladu spisové služby se zákonem a prováděcími předpisy včetně národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. Dokumenty musí být v předepsaných formátech s patřičnými metadaty.

Novela zákona 499/2004 Sb. 65 odst. 5) Po vyřízení věci se spis uzavře. Uzavřením spisu se rozumí kompletace všech dokumentů patřících do spisu, kontrola a doplnění údajů podle 66 odst. 3 před uložením do spisovny a převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu a jejich opatření metadaty podle národního standard.

Vyhláška č. 259/2012 Sb. 24 odst. 1) Výstupní datové formáty dokumentů v digitální podobě (1) Výstupním datovým formátem dokumentů v digitální podobě se rozumí a) datový formát výstupu z elektronického systému spisové služby, b) datový formát dokumentu ukládaného ve spisovně, která je součástí elektronického systému spisové služby, c) datový formát pro předávání do digitálního archivu.

Vyhláška č. 259/2012 Sb. V případě, že jsou jako archiválie vybrány dokumenty nebo spisy v digitální podobě, veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu jejich repliky a k nim náležející metadata.

Vyhláška č. 259/2012 Sb. Tyto repliky a k nim náležející metadata veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu zpracované podle požadavků schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem spisové služby stanoveného národním standardem.

Vyhláška č. 259/2012 Sb. Pokud příslušný archiv při zpracování úředního záznamu zjistí, že stav předávaných replik dokumentů nebo spisů v digitální podobě vybraných jako archiválie neodpovídá požadavkům na jejich předání stanoveným v národním standardu nebo že tyto repliky obsahují škodlivý kód, vyzve veřejnoprávního původce k odstranění zjištěných nedostatků.

Převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu Ten, kdo by si myslel, že lze použít autorizovanou konverzi, je na omylu. Autorizovaná konverze neslouží ke změně formátu, ale ke změně podoby zaznamenané informace (analog digitál a naopak).

Převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu Převod dokumentu podle 69a odst. 1 až 4 zákona č. 499/2004 Sb. Převod bude proveden tehdy, požaduje-li původce, aby převedený dokument měl obdobné právní náležitosti jako prvopis (výsledkem převodu je ověřená elektronická kopie bez právních účinků prvopisu, zaručující pouhou shodu s prvopisem). Převedený dokument musí obsahovat autentizační prostředky podle 69a odst. 4.

Převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu 69a odst. 4) dokument v digitální podobě vzniklý převedením z dokumentu v analogové podobě nebo změnou datového formátu dokumentu v digitální podobě opatří určený původce doložkou, která obsahuje údaje týkající se převedení nebo změny datového formátu, podepsanou uznávaným elektronickým podpisem osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě anebo změnu datového formátu dokumentu v digitální podobě nebo označenou elektronickou značkou určeného původce, a dále opatřenou kvalifikovaným časovým razítkem. Údaje týkající se převedení nebo změny datového formátu stanoví prováděcí právní předpis.

Převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu 24 odst. 3) vyhlášky - Údaje týkající se změny datového formátu dokumentu v digitální podobě jsou a) název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který změnu datového formátu provedl, b) prohlášení, že obsah dokumentu v digitální podobě v původním datovém formátu odpovídá obsahu dokumentu v digitální podobě vzniklého změnou datového formátu, c) původní datový formát, d) datum vyhotovení ověřovací doložky, e) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která změnu datového formátu proved.

Převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu Požadavek na prohlášení, že obsah dokumentu v digitální podobě v původním datovém formátu odpovídá obsahu dokumentu v digitální podobě vzniklého změnou datového formátu, vyžaduje skutečné porovnání obsahu obou dokumentů člověkem, není možné se spoléhat na stroj a na základě strojové komparace prohlásit shodu obsahů. Časová náročnost splnění takového požadavku je nesmírná - viz dále.

Odhad časové náročnosti Počet dokumentů v uzavřených spisech ve formátech doc, docx, dot a rtf bude u určeného původce například 77323, průměrná doba potřebná na zjištění shody dokumentu 4 minuty/ 1 strana, průměrná velikost dokumentu 2.7 strany, odhad počtu stran: 77323 x 2.7 = 208772, odhad času potřebného na ověření shody u všech dokumentů 13 918 hodin,

Odhad časové náročnosti odhad času potřebného na další úkony spojené s převáděným dokumentem 4 min na jeden dokument, celkem 77323 x 4 = 309292 min. = 5155 hodin, odhad celkové časové náročnosti převodu 13918 + 5155 = 19073 hodin, odhad pracovních dnů při standardní efektivitě práce 63 % z celkové pracovní doby je 3784 pracovních dnů, průměrný počet pracovních dní v kalendářním roce 253 25 dní dovolené = 228 dní,

Odhad časové náročnosti odhad počtu roků bez překážek v práci 3784 / 228 = 16,5 roků při jednom pracovním místě, nebo dva roky při osmi pracovních místech, je to reálné???

Od důvěryhodných dokumentů v digitální podobě k digitálnímu hnoji Zvažuje se vypuštění požadavků na prohlášení o shodě. Již z podstaty formátu PDF/A vyplývá, že obsah převedeného dokumentu se nemusí shodovat s obsahem dokumentu v původním formátu. Celý problém vůbec nemusel nastat, kdyby nebyl změněn původní návrh, který počítal s tím, že formát PDF/A bude závazným formátem nejen pro určené původce, ale i pro původce, kteří nejsou původci určenými.

Od důvěryhodných dokumentů v digitální podobě k digitálnímu hnoji 64 odst. 1) zákona - Určení původci zajistí příjem dokumentů. V případě dokumentů v digitální podobě určení původci zajistí jejich příjem alespoň v datových formátech stanovených jako výstupní datové formáty nebo formáty dokumentů, které jsou výstupem z autorizované konverze dokumentů obsažených v datové zprávě. Toto ustavení však není dostatečné.

Od důvěryhodných dokumentů v digitální podobě k digitálnímu hnoji Prohlášení o shodě je časově jen obtížně realizovatelné. Jeho vypuštěním však nebude možné jednoznačně prohlásit, že obsah dokumentu v novém a původním formátu je shodný.

Ukládání dokumentů v digitální podobě v systémech elektronické spisové služby Děkuji za pozornost Martina Macek