Národní digitální archiv výsledky, postupy, plány

Podobné dokumenty
Současný stav spisové služby a její kontrola

Národní digitální archiv

Národní digitální archiv

Národní digitální archiv

Skartační řízení z elektronických evidencí dokumentů jako obraz elektronizace veřejné správy. Ing. Miroslav Kunt, Mgr. Pavlína Nimrichtrová

Spisová služba jako nástroj řízení a kontroly úřadu

Národní archivní portál - brána k digitálnímu archivu

Spisová služba jako nástroj řízení a kontroly úřadu

Ukládání dokumentů ve spisovně a skartační řízení. Lukáš Čoupek Státní okresní archiv Uherské Hradiště

Skartační řízení. Ing. Miroslav Kunt. Skartační řízení obecně a analogově

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby

Skartační řízení v elektronické podobě. předpokládaný postup AHMP

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby

KDS krajská digitální spisovna. Ing. Vítězslav Mach RNDr. Zdenka Bukvicová oddělení informatiky

Klíčové aspekty životního cyklu essl

Co je to spisová služba

k národnímu standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS) Místo konání: Národní archiv ČR, Archivní 4/2257, Praha 4

Digitální dokumenty a elektronické systémy spisových služeb

Kontrola výkonu spisové služby u veřejnoprávních původců: několik postřehů z praxe Mgr. Martin Myšička, Státní okresní archiv Most

Co nového ve spisové službě? Národní standard pro elektronické systémy spisové služby a jeho optimalizace

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby. Miroslav Kunt, Národní archiv

Národní digitální archiv po roce zkušebního provozu

Národního standard pro elektronické systémy spisové služby po novele

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení

Národní digitální archiv a egovernment

Právní úprava elektronické spisové služby a digitálního archivnictví Dosavadní vývoj a výhledy

POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY

Legislativní změny v oblasti spisové služby a archivnictví od

Národní archivní portál: prezentace, výběr, postupy

Příloha č. 1, část 4 Kontrola souladu software s požadavky Národního standardu pro elektronické spisové služby

Práce s datovými úložišti (egon)

Nová archivní legislativa

Novela národního standardu pro elektronické systémy spisové služby

Národní digitální archiv

Spisová služba odborná správa dokumentů. Mgr. Marie Tarantová, SOA v Praze 16. dubna 2018

POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY

Ukládání dokumentů v digitální podobě v systémech elektronické spisové služby. Martina Macek

SEZNAM TABULEK A OBRÁZKŮ Tabulky Obrázky REJSTŘÍK POUŽITÉ ZDROJE Odborná literatura Webové stránky...

Elektronické dokumenty a spisová služba

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení. Ludmila Hobzová Státní okresní archiv Uherské Hradiště

Rozšiřující moduly aplikace e-spis

Národní archiv INFORMAČNÍ LIST PRO OTÁZKY ELEKTRONICKÉ SPISOVÉ SLUŽBY A DOKUMENTŮ V DIGITÁLNÍ PODOBĚ. 3. ledna 2018 Ročník 2018 Částka 1

Elektronické skartační řízení

Dlouhodobé a důvěryhodné ukládání elektronických dokumentů. Oskar Macek

Elektronické skartační řízení

Propojení informačních systémů je nezbytný krok v dalším rozvoji egovernmentu (teze)

Spisová služba. Předarchivní péče o dokumenty v praxi

Národní digitální archiv

Tzv. životní cyklus dokumentů u původce (Tematický blok č. 4) 1. Správa podnikového obsahu 2. Spisová služba

Výkon spisové služby podle zákona č. 499/2004 sb. o archivnictví a spisové službě ve znění pozdějších předpisů

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení

Tvorba spisových řádů v kontextu elektronických systémů spisových služeb a skartačních řízení v elektronické podobě

Novela vyhlášky č. 259/ 2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Metodické setkání uživatelů spisové služby GORDIC

ELEKTRONICKA FAKTURACE

ŠKOLENÍ K NOVELE ARCHIVNÍHO ZÁKONA č. 167/2012 Sb.

POSTUP PŘI VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ A PODROBNOSTI SKARTAČNÍHO ŘÍZENÍ. určeno pro městské úřady

K PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě

Vize následné novely. Národní standard pro elektronické systémy spisové služby PRAHA,

K PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě

ICT seminář GDPR, eidas, ZoKB. Nové legislativní povinnosti organizací a co s tím?

CZ.1.06/1.1.00/ Vnitřní úřadování v elektronické podobě: chtěné nebo nechtěné dítě? PhDr. Tomáš Kalina Mgr.

VYHLÁŠKA ze dne 1. prosince 2014, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

Výsledky analýzy spisové služby. PhDr. Jiří Úlovec

DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ SPISOVNA

Výstupy z Analýzy IS pro správu dokumentů a služeb vytvářejících důvěru pro elektronické transakce ve veřejném sektoru. Jan HEISLER, CNZ, z.s.

Elektronická spisová služba a elektronické skartační řízení

E-spis a legislativa

N_SAS / VŠFS / LS 2013 / PS

SSD Systém správy dokumentů (Spisovna) příručka ke školení

Co nás čeká při skartačním řízení? Připravte se na změny balíčku SIP

Základní pojmy z oblasti archivnictví a spisové služby

Problematika tvorby SIP balíčků

Digitální dokumenty mimo elektronické systémy spisové služby aneb i databáze je dokument

Formáty a dlouhodobé uložení: Identifikace, extrakce a validace

Digitální archiv: standardy, koncepce, postupy

Řešení pro technologická centra krajů a obcí

Telefónica O 2. Digitalizace a důvěryhodná archivace dokumentů. RNDr. Miroslav Šedivý Telefónica O2 Business Solutions, spol. s r.o.

Archivace digitálních dokumentů. Elektronická spisovna

Příloha č. 1 k čj. NA / (61 stran) Výňatek z kontrolních protokolů u 12 veřejnoprávních původců

Vývoj právních předpisů v oblasti předarchivní péče. od obnovy územní samosprávy po současnost

PŘÍRUČKA PRO PŮVODCE

Datové schránky. Petr Stiegler ředitel sekce egovernmentu, Česká pošta, s.p.

Spisová a archivní služba v roce 2012 Státní okresní archiv Hodonín. Mgr. Galina Rucká rucka@mza.cz

Každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce.

Jak může probíhat vedení čistě elektronické zdravotní dokumentace v NIS

ELEKTRONICKÝ ARCHIV ZDRAVOTNICKÉ DOKUMENTACE A VIDITELNÝ

NÁRODNÍ DIGITÁLNÍ ARCHIV

Dlouhodobé a důvěryhodné uchovávání elektronických dokumentů

Práce s dokumenty v digitální podobě doručenými původcům vedoucím spisovou službu v listinné podobě

Dokumenty v klasické a v digitální formě. Specifické faktory při jejich správě

- Historický úvod hlavní vývojové etapy SSL (s důrazem na české země):

Účetnictví bez papíru

Důvěryhodně podle zákona prezentace. Ing. Oskar Macek ředitel projektu elektronické spisové služby Ministerstva vnitra ČR

Harmonogram další práce. zajištění výkonu spisové služby v elektronické podobě

Věc: Dodatečné informace ve veřejné zakázce číslo s názvem NDA - zadávací řízení na dodavatele technologií ICT a implementaci a vývoj SW".

Telefónica O 2. Praktické aspekty dlouhodobého a důvěryhodného ukládání elektronických dokumentů

Sluţba Karlovarského kraje pro ukládání dokumentů a dat na území kraje

Řešení pro střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů ve veřejné správě

Ředitel odboru archivní správy a spisové služby PhDr. Jiří ÚLOVEC v. r.

Transkript:

Národní digitální archiv výsledky, postupy, plány Jiří Bernas Praha, 6. 10. 2015

Národní digitální archiv - současnost

Krátkodobé: Národní digitální archiv - plány -zvýšit stabilitu a bezpečnost systému -rozšířit funkcionality systému => aplikace Archivní portál -přejít ze zkušebního provozu do produkčního k 1. 1. 2016. Dlouhodobé: -zvýšit stabilitu, bezpečnost a kapacitu na vyšší úroveň -nové funkce, výměna či modernizace modulů -úplné naplnění požadavků archivního zákona -naplnění požadavků zákona o kybernetické bezpečnosti -financování ze strukturálních fondů (připravovány projekty NDA IIa NDA KB)

Postupy - někteří dodavatelé mají problémy s validací SIP dle NSESSS - někteří dodavatelé konzultovali svá řešení tvorby SIP balíčků a problémy odstranili - probíhají skartační řízení u původců s rozsáhlou agendou, např. krajských úřadů - ve skartačních návrzích se objevují se chyby essl např. dokumenty/spisy s neprošlými skartačními lhůtami - postupně jsou odhalovány chyby, které se vyskytují u různých původců nebo dodavatelů a přizpůsobovány nástroje ke kontrole (např. zatříděných různých věcných skupin do spisu) - pro skartační řízení metodická pomoc NDA, některé státní oblastní archivy již samostatně - původci nemají zájem o obecné metodiky, ale o manuály k úkonům pro konkrétní essl (školení IVS např. pro autentizační prvky pro nezájem rušena) - nutné školení původců, zejména vedoucích pracovníků (původci mnohdy nemají stanoveny odpovědné pracovníky za výkon spisové služby) - od 2016 metodičtí pracovníci NDA v oblastních archivech, koordinace mezi NA, SOA a MV probíhá již nyní - nutné důsledné odmítání skartačních řízení, která nebudou připravena podle platné legislativy

Kontroly essl - průběh - v roce 2015 ukončil Národní archiv 2 kontroly výkonu spisové služby, 2 probíhají - při kontrolách využíván Metodický návod pro kontrolu výkonu spisové služby vedené prostřednictvím elektronického systému spisové služby u veřejnoprávních původců (http://digi.nacr.cz/?page_id=479) - v přípravě doplnění metodického návodu o další okruhy spisové služby, zejm. ukládání analogových dokumentů kontroly prováděné NA: - součástí je také požadavek předložení vzorku vytipovaných spisů a dokumentů dle jednacího protokolu z uplynulých let (kontrola, zda původce v souladu s 3 AZ uchoval dokument) - dosud standardní komunikace s kontrolovaným subjektem

Kontroly essl zjištění - původci nemají obvykle připraven spis o essl nebo jej sestavují před kontrolou - problémy s uvedením povinných údajů na úřední desce nebo internetové stránce původce svědčí o malém zájmu vedení organizace a selhání vnitřní kontroly V obou případech výkon spisové služby v essl nesplňoval požadavky na: - export spisů - vedení typových spisů - převod dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu nejpozději v okamžiku uzavření spisu/vyřízení dokumentu - export nebo přenos dokumentů a jejich metadat do archivu (skartační řízení) - export a import XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi essl - export a import spisového a skartačního plánu

Kontroly essl - zjištění - závažným nedostatkem je neukládání výsledku ověření autentizačních prvků (el. podpisy a razítka) - neukládání původci doručených dokumentů v digitální podobě na technických nosičích do essl - problémy s bezpečností (např. chybí zneplatnění kvalifikovaného certifikátu pracovníkovi při skončení pracovního poměru, neukládání informací o narušení systému) včetně absence znázornění transakčního protokolu a jeho denního exportu do PDF/A - nevhodný až špatný spisový plán může vést ke zničení významných informací původce povinen sestavit plán dle věcného obsahu nikoli formy (zcela nevhodné např. korespondence běžná, provozní dokumentace běžná, rychlý skart S 1 kde jsou zásadní dopisy vedení)

Kontroly essl - závěr - přechodné období tří let stanovené zákonem č. 190/2009, ve kterém měli určení původci uvést své spisové služby, elektronické systémy spisové služby vykonávané v elektronické podobě a spisové řády do souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., uplynulo k 1. 7. 2012 - původci se až do provedené kontroly domnívají, že jejich systémy splňují legislativní požadavky - mnohdy až při kontrole původce zjišťuje, kdo zodpovídá za výkon spisové služby (rozděleno mezi IT a útvary spisové služby) - výkon spisové služby není vedením vnímán jako nástroj řízení a kontroly (např. dlouhodobě neuzavřené spisy) - problematické úpravy systémů v návaznosti na legislativní změny z hlediska dlouhodobých odběratelsko-dodavatelských vztahů - při následných kontrolách budou při zjištění zásadních nedostatků zahajována správní řízení z podezření na spáchání správního deliktu

Synergie - rozvoj egovernmentu v programovacím období 2014-2020 bude financován ze strukturálních fondů v IROP SC 3.2 - essl bude nutné rozvíjet pro splnění těchto požadavků (včetně samostatných evidencí vedených v elektronické podobě) - essl bude nutné přizpůsobit požadavkům na essl z hlediska zákona č. 181/2014 Sb., o kybernetické bezpečnosti významný informační systém

nda@nacr.cz