05/2008 Novinková dokumentace

05/2008 Novinková dokumentace

N E W S 0 5 / 2 0 0 8 ZBOŽÍ A CENY...2 DUÁLNÍ ZOBRAZENÍ CEN PŘED PŘECHODEM NA EUR... 2 NOVÉ, RYCHLÉ VYHLEDÁVÁNÍ ČÍSLA ZBOŽÍ PŘÍMO Z ROLETOVÉ NABÍDKY NA DOKLADĚ... 2 KONTROLA HISTORIE ZMĚN NA KARTĚ ZBOŽÍ... 2 NOVÉ VOLBY V KONFIGURACI SYSTÉMU SLEV... 3 MARKETING A OPERATIVA...4 UPRAVENA FUNKČNOST MARKETINGOVÉ AKCE... 4 PŘÍLEŽITOST... 4 POZNÁMKA... 6 SKLADY A ADMINISTRACE...8 NOVÁ TISKOVÁ SESTAVA ZOBRAZENÍ SKLADOVÉHO UMÍSTĚNÍ... 8 ZAKÁZKY A PLATBY...9 KONTROLNÍ BODY ZAKÁZEK... 9 NOVÉ GENERÁTORY NADŘÍZENÁ A PODŘÍZENÁ ZAKÁZKA NA KARTĚ ZAKÁZKY... 10 GENERÁTOR ZAKÁZKY Z NABÍDKY UMOŽŇUJE AUTOMATICKOU ZMĚNU POLE STAV A DŮVOD11 AVÍZO O NEUHRAZENÝCH FAKTURÁCH... 11 TISKOVÁ SESTAVA VZÁJEMNÝCH ZÁPOČTŮ... 11 NOVÝ TYP ŘÁDKŮ BANKOVNÍCH VÝPISŮ R... 11 OBECNÁ KONFIGURACE OBSAHU FAKTURAČNÍHO E-MAILU... 12 ÚPRAVY FINANČNÍHO HODNOCENÍ ZAKÁZEK... 12 LOGISTIKA...14 TISK OPRAV PRO DODAVATELE BEZ ÚVODNÍHO TEXTU... 14 SYSTÉMOVÉ NÁSTROJE...15 PDFMINI... 15 MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 5.5.2008, revize: 70, Strana 1

ZBOŽÍ A CENY DUÁLNÍ ZOBRAZENÍ CEN PŘED PŘECHODEM NA EUR S blížícím se termínem přijetí měny EUR na Slovensku, souvisí i řada dalších problémů, které je potřeba vyřešit. Jedním z nich je duální zobrazení cen na obchodních dokladech. Soft-4-Sale nabízí řešení v podobě rozšířené konfigurace volby Konfigurace přechodu na EUR modul Zboží Konfigurace. V záložce Duální ocenění I. zatrhnete volbu Duální zobrazení cen před přechodem na EUR a vyplníte fixní kurz, který je předem státem stanoven. Obr. č. 1. Konfigurace duálního ocenění. Na obchodních dokladech se to potom projeví, jako nový sumarizační řádek, který je uveden pod řádkem CELKOM K ÚHRADĚ včetně konverzního kurzu. Obr. č. 2. Duální ocenění na tiskové sestavě. NOVÉ, RYCHLÉ VYHLEDÁVÁNÍ ČÍSLA ZBOŽÍ PŘÍMO Z ROLETOVÉ NABÍDKY NA DOKLADĚ Vyhledávací poklepnutí bylo upraveno pro pole s nabídkou zboží takto: Pokud zadám *TEXT (* první zleva) a spustím vyhledávací poklepnutí, pak systém automaticky omezí nabídku zboží na ty, kde TEXT je obsažen někde v hlavních polích ceníku (číslo zboží, název, popis, tech. par. 1-4, typ zboží, objednací číslo, zahraniční název, výrobce, dodavatel). Pokud zadám TEXT (bez *) a spustím poklepnutím vyhledávací systém, pak omezí nabídku zboží pouze na ty, jejichž číslo zboží začíná na TEXT (prefixové omezení nabídky zboží). Pokud uživatel má 100 tisíce položek zboží a zadá písmeno Z a spustí vyhledávací poklepnutí, nabídka zboží se omezí pouze na položky začínající na písmeno Z a těch jistě nebude více než 64 tisíc a nabídka bude tedy kompletní. Pokud zadám prázdno nebo jen * a spustím vyhledávací poklepnutí, systém obnoví nabídku zboží na původní kompletní rozsah. KONTROLA HISTORIE ZMĚN NA KARTĚ ZBOŽÍ Potřebujete-li sledovat na kartě zboží kdy a který uživatel provedl změnu, tak právě pro vás je dostupná varianta využití replikačního žurnálu změn, bez zapnutých replikací. nová konfigurace: Konfigurace Obecné Žurnálování změn MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 5.5.2008, revize: 70, Strana 2

přístup k žurnálu změn z menu: Systém Žurnál změn přístup ke křížové tabulce žurnálu změn z menu: Systém Křížová tabulka žurnálu změn. Obr. č. 3. Konfigurace žurnálování změn. NOVÉ VOLBY V KONFIGURACI SYSTÉMU SLEV Konfigurace systému slev (modul Zboží Konfigurace Konfigurace systému slev) obsahuje nové volby, které jsou standardně vypnuté, kde uživatel může zapnout Dotaz na změnu prodejní ceny při změně odběratele a to pro jednotlivé typy dokladů. V případě, že nepoužíváte dealerský systém, pak předchozí funkčnost, kdy se systém dotazoval, zda má opravit ceny dle odběratele, byl zcela zbytečný. DROBNÉ NOVINKY A ZMĚNY V MODULU: Možnost hromadného importu Dynamických technických textů byla doplněna do uživatelského exportu a importu dat. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 5.5.2008, revize: 70, Strana 3

MARKETING A OPERATIVA UPRAVENA FUNKČNOST MARKETINGOVÉ AKCE Trychtýř na plán času a spisovou službu pro marketingové akce byl upraven tak, aby po zadání firmy nabízel pouze akce, kde daná firma figuruje, ale to i v různých rolích (investor, dodavatel, projektant, atd.) Na kartu reklamace a nad přehled reklamací bylo doplněno nové pole Typ reklamace, které čerpá zdroj z nového číselníku Typů reklamací Logistika Reklamace Konfigurace. PŘÍLEŽITOST musí se jednat o pohled na primární dokument k požadavku potencionálního zákazníka vůči tomuto dokumentu pak budou lehce zpracovatelné a viditelné další činnosti a dokumenty příležitost vzniká jako rychlý následek volby charakteru s4s dokumentu: nabídky, poptávky, jednání, poznámky, dotazníku, synchronizovaného e-mailu rychlý a jednoduchý zápis poptávky (horká klávesa, ikona pro generování na liště vždy pokud si uživatel tuto volbu zadá) mód příležitosti je nastaven na Obchodní, ale může mít více variant např. závada!, strategie, atd. OVLÁDÁNÍ A VZNIK PŘÍLEŽITOSTI i poznámka může dostat charakter nové příležitosti jednání může dostat charakter nové příležitosti poptávka přijatá, která nevznikla z výše uvedených zdrojů, má automaticky charakter příležitost nabídka vystavená, která nevznikla z výše uvedených zdrojů a může dostat charakter nové příležitosti marketingová akce může dostat charakter nové příležitosti dotazník může dostat charakter nové příležitosti systém by měl umět rozpoznat a zobrazit, že dokument je napojen již na jinou příležitost! import zprávy z Outlooku jako nová příležitost obecný nástroj na propojení dokumentu s příležitostí jednak by systém měl využít souvisejících dokladů (předchůdce, následník) a navrhnout propojení sám využívat vazbu na firmu využít vazbu na období vzniku, na zodpovědnou osobu případně fulltext hledání dokumenty, které jsou generovány mezi sebou, si vazbu na příležitost přebírají! generátor následných dokumentů (jednání, úkol, nabídka, ) otevření hlavního dokumentu (nabídky, jednání, úkolu) vždy jako podřízená složka příležitosti a ovládacími prvky příležitosti jednoduché zadání nového úkolu viditelnost řady nesplněných úkolů pro příležitost (přímých i nepřímých) MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 5.5.2008, revize: 70, Strana 4

MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 5.5.2008, revize: 70, Strana 5

POZNÁMKA Obr. č. 4. Karta poznámky v Soft-4-Sale. Poznámku představuje nový operativní nástroj systému Soft-4-Sale s jehož pomocí si budete moci: zajistit přehled o poptávkách zda vůbec a jak se s nimi pracuje, v jakém stavu je jejich řešení zajistit přehled o práci s nabídkami po jejich odeslání zda vůbec a jak se s nimi pracuje zpřehlednit a zjednodušit práci s nabídkami po jejich odeslání (a tím mít možnost zlepšit tuto práci) zajistit možnost jednoduché tvorby, delegování a kontroly splnění úkolů spojených s prací s poptávkami a nabídkami zajistit přehled o úkolech a způsobech jejich řešení, které se váží k práci s poptávkami a nabídkami. LOGIKA FUNKCE systém centralizuje pohled na příležitosti, ale umožní jejich vznik z více zdrojů nový instrument v s4s poznámka rychlý způsob vyplnění poznámky bez jakýchkoliv podmínek a povinných údajů doplňkové možnosti (připojit objekt, formátovat text, zadat firmu, zadat osobu) jednoduše delegovat (s proaktivitou) schopnost pracovat při akcích s vybraným textem! Akce provést jen dle označeného textu možnost jednoduše zapnout charakteristiku příležitost je otázka zda charakteristika příležitost nemá mít více variant např.: závada!, strategie má možnost jednoduše převzít poznámku jako: poptávka, jednání, nabídku, úkol, požadavek, výkaz servisní činnosti, proaktivitu zpracované poznámky mizí v archivu poznámek při práci s poznámkou vidím sadu vlastních poznámek setříděných dle času sestupně otevírá se vždy dnešní poznámka a lehce přejdu na zadání nové Záložky obsahují tyto typy otevřených poznámek: Operativní, Nezapomeň, Privátní (otevřena trvale), Strategické (strategická poznámka zůstává otevřena měsíc) Lze připojit objekty a ty jsou viditelné jako seznam s jednodušší vazbou zařazení do záložky: operativní, nezapomeň, strategické, osobní rozhoduje také o trvanlivosti poznámky: MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 5.5.2008, revize: 70, Strana 6

operativní = den nezapomeň = týden strategické = měsíc osobní = trvalka DROBNÉ NOVINKY A ZMĚNY V MODULU: Na kartu jednání byl doplněn schvalovací proces žádost, přidělení nebo zamítnutí. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 5.5.2008, revize: 70, Strana 7

SKLADY A ADMINISTRACE NOVÁ TISKOVÁ SESTAVA ZOBRAZENÍ SKLADOVÉHO UMÍSTĚNÍ Pro ty co postrádají možnost vidět nebo doplnit umístění na skladě. Systém zobrazí, pokud existuje na příslušné skladové kartě (primárně), nebo pokud je definováno na ceníkové kartě zboží (sekundárně). Případně pokud není ani jedno, pak nabídnout z číselníku možných umístění (nebo nechat dopsat ručně) a toto vybrané potom doplnit na příslušnou skladovou kartu. Řešení zpracováno jako nová tisková sestava karty příjemky se zobrazením skladového umístění: primárně ze skladové karty (prefix S) sekundárně z ceníkové karty (prefix C) možnost editace umístění na přehledu stavu skladu po povolení editace DROBNÉ NOVINKY A ZMĚNY V MODULU: Křížová tabulka dělených pokladních transakcí obsahuje nové hodnocení částka včetně DPH, s tím, že dělení se nadále realizuje z částky bez daně DPH se tam v křížové tabulce proporcionálně připočte! Do menu Sklad Tisk pohybů zboží přibylo nové tlačítko Tabulka, které umožňuje exportovat vybraná data do aplikace Excel, kde je následně možné provést další úpravy. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 5.5.2008, revize: 70, Strana 8

ZAKÁZKY A PLATBY KONTROLNÍ BODY ZAKÁZEK Kontrolní body zakázek představují manažerský nástroj, který Vám umožní sledovat a řídit průběh složitějších zakázek z hlediska jejich zajištění a to přímo na kartě zakázky. S pomocí této funkce budete mít vždy aktuální přehled o všech souvisejících úkonech (úkoly, jednání, nabídky, ), které jsou přímo spojeny se zakázkou a budete tak moci operativně ovlivnit její průběh. Logika celé funkce spočívá v tom, že si nadefinujete číselník jednotlivých bodů zakázky, který následně budete sledovat a kontrolovat ve dvou úrovních (sadách) sada dokumentace a sada objednávek. Číselník vzorových sad kontrolních bodů se nachází v menu Zakázky Konfigurace. Zde provedete definici dle Vašeho využití. Obr. č. 5. Ukázka definice číselníku vzorových sad kontrolních bodů. V horní části karty zakázky je umístěna ikona pomocí nichž budete zadávat a řídit jednotlivé kontrolní body dané zakázky. Po kliknutí se vás systém zeptá, pro jakou sekci (sada) chcete vygenerovat kontrolní body. Provedete volbu z roletového menu (námi předem nadefinovaného číselníků kontrolních bodů) a potvrdíte klávesou OK. Obr. č. 6. Generátor sad kontrolních bodů zakázky. Po stisknutí tlačítka OK systém vygeneruje jeden řádek v záložce Dokumentace a jeden řádek v záložce Objednávky. V případě záložky Dokumentace můžete sledovat a zadávat tyto hodnoty: úkol, odesláno, schváleno, a poznámku. ZÁLOŽKA DOKUMENTACE Ke každému poli existuje ikona představující možnost vygenerování nového záznamu (úkol, záznam spisové služby ) nebo můžete využít přiřazení již exitujícího úkolu přímo z roletové nabídky. Stejně je tomu i v případě odeslání (jednání) a schválení. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 5.5.2008, revize: 70, Strana 9

Obr. č. 7. Definice a kontrola kontrolních bodů dokumentace. ZÁLOŽKA OBJEDNÁVKY V případě záložky objednávky platí stejná pravidla jako v případě záložky dokumentace s tím rozdílem, že v rámci kontrolního bodu sledujeme pole: předpis (kdo to má na starosti), termín (datum dodání), objednávku (číslo související objednávky), a důležité termíny průběhu zakázky (vystavení, slíbení, dodání, naskladnění, ). V případě, že nesouhlasí časová návaznost jednotlivých činností, systém na to upozorní červených vykřičníkem. TISKOVÉ VÝSTUPY Nad kartou zakázky byla vytvořena nová tisková sestava kontrolní body výroby, která zobrazuje jednotlivé sekce a související body zakázky pohromadě. NOVÉ GENERÁTORY NADŘÍZENÁ A PODŘÍZENÁ ZAKÁZKA NA KARTĚ ZAKÁZKY Generátor zkopírování záznamu do nového nad kartou zakázky byl modifikován. Po kliknutí systém nabídne dvojí volbu: Založit novou zakázku a Založit novou zakázku dle předdefinovaných hodnot, které jsou níže uvedeny. Seznam podřízených zakázek bude zobrazen v seznamu (obdoba pole na příjemce pro faktury). Hodnoty, které systém přenese: název, objednatel, uživatel, objekt, obsah, oblast a obchodník (popřípadě pole zvolená v konfiguraci). Do pole Nadřízená zakázka se doplní číslo zakázky, ze které byla podřízená vygenerována. Při uložení podřízené zakázky, systém automaticky aktualizuje pole Podřízená zakázka v nadřízené zakázce. Obě pole jsou aktivní, tzn., po doubleclicku se příslušná zakázka otevře v novém okně. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 5.5.2008, revize: 70, Strana 10

Obr. č. 8. Pole Nadřazená a Podřazená zakázka na kartě zakázky. GENERÁTOR ZAKÁZKY Z NABÍDKY UMOŽŇUJE AUTOMATICKOU ZMĚNU POLE STAV A DŮVOD Novinkou systému Soft-4-Sale je funkcionalita, která umožňuje při generování zakázky z nabídky změnit hodnotu pole Stav a Důvod v nabídce na předdefinovanou hodnotu vybranou z číselníku stavů rozpracovanosti respektive číselníků důvodů neúspěchu nabídky. Obr. č. 9. Pole Definice důvodů neúspěchu nabídky. AVÍZO O NEUHRAZENÝCH FAKTURÁCH U přijatých objednávek a vystavených faktur lze nastavit, aby v případě, kdy daná firma dluží po splatnosti, vyskočila tabulka s přehledem faktur. Nově tuto možnost systém Soft-4-Sale umožňuje již při doplnění názvu firmy na doklad. Řešení spočívá v nové úpravě konfigurace fakturace (menu Zakázky Vystavené faktury Konfigurace): funkčnost byla rozšířena i na kartu dodacího listu reakce na promáčknutí tlačítka Proveď reakce na změnu firmy TISKOVÁ SESTAVA VZÁJEMNÝCH ZÁPOČTŮ Schopnost nalézt firmy, pro které lze navrhnout zápočet, řeší nová křížová tabulka salda pohledávek a závazků, která obsahuje filtr oboustranné saldo. Tento filtr vybere z pohledávek a závazků ty pohledávky jen těch firem, které existuje současně pohledávka i závazek. Tedy lze pro ně navrhnout rozpočet. Každé další výběrové kritérium např. po splatnosti = ano ovlivňuje jak výběr pohledávek a závazků, tak i vyhodnocení, které firmy mají současně z této množiny pohledávku a závazek. NOVÝ TYP ŘÁDKŮ BANKOVNÍCH VÝPISŮ R Bankovní výpisy byly rozšířeny o nový typ R převod financí. Tento typ bude zadávat uživatel a bude logicky fungovat jako v pokladně. Např. se tedy nebude zúčastňovat nákladů firmy, ale slouží pro kontrolu toku financí banka pokladna banka. Dále byly doplněny nástroje pro vyhledání a zpracování řádků bankovních výpisů mající nové logické výběrové pole Převody: Ano/Ne/Neomezeno. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 5.5.2008, revize: 70, Strana 11

OBECNÁ KONFIGURACE OBSAHU FAKTURAČNÍHO E-MAILU Novinkou systému Soft-4-Sale je možnost definice obecné podoby fakturačního e-mailu a to hned ze dvou možných míst systému: fakturační e-mail a tl. kontaktní konfigurace na obchodní kartě kontaktu systémová (výchozí) konfigurace na nové záložce okna konfigurace PDF rozhraní Fakturační e-mail STRATEGIE VOLBY FAKTURAČNÍ ADRESY E-MAILU Obecná strategie volby e-mail adresy (tato strategie platí, pokud není u firmy definována její konkrétní strategie) je definována pořadím použití e-mailů: fakturační (např. 2) osobní (např. 1) firemní (např. 0 nikdy) Poznámka pro volby 0sobní/Fakturační/Firemní: pořadí 1-1-0 znamená Oso + Fakt současně, pořadí 1-2-3 znamená jeden e-mail, existující hledám v pořadí Oso-Fak-Fir, pořadí 1-2-2 znamená pokud není osobní jde na dvě adresy Fak+Fir. Strategie volby e-mailu pro konkrétní firmu: fakturační e-mail na kartě firmy, strategie volby e-mail adresy na kartě firmy je definována stejným principem jako strategie obecná, tedy pořadím použití e-mailů. Obr. č. 10. Konfigurace fakturačního e-mailu. ÚPRAVY FINANČNÍHO HODNOCENÍ ZAKÁZEK V menu Zakázky Statistika Finanční hodnocení zakázek přibylo nové tlačítko Tabulka, pomocí něhož je možné exportovat data do aplikace Excel a tam si je následně uživatelsky upravit a zpracovat. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 5.5.2008, revize: 70, Strana 12

DROBNÉ NOVINKY A ZMĚNY V MODULU: Nová tisková sestava nad dobropisy standard v zahraniční měně, které zobrazuje záporné částky. Do karty zboží (technické) přidáno nové pole Intrastat váha a toto pole umožnit v konfiguraci intrastatu používat pro výpočet celkové váhy. Rozšířená funkcionalita u přehledu zboží na přijatých objednávkách (dostupnost) přinesla i omezení editovat řádky přímo na přehledu. Nový tiskový formulář nad přehledem zakázek Průběžné hodnocení zakázek Průběžné hodnocení zakázek bylo upraveno tak, aby se do fakturačních nákladů započítával i strojový čas. Doplněn nový přehled plateb přijatých faktur v menu Zakázky Banky a platby. Povinné údaje PObj rozšířeny o volby způsob úhrady a dodání. Rozšíření výběrových kritérií v přehledu zboží na přijatých objednávkách o Hlavního dodavatele vazba na dodavatele zboží v ceníku. Karta servisního zásahu obsahuje nové součtové pole Celková cena k fakturaci = Celkem. V případě fakturace, kdy je zboží bráno z několika skladů, systém nově umožňuje automatické doplnění vybraného zboží z jiného dostupného skladu a následnou promáčknutí volby Proveď. Konfigurace umožňuje zadat více skladů, oddělovač je čárka. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 5.5.2008, revize: 70, Strana 13

LOGISTIKA TISK OPRAV PRO DODAVATELE BEZ ÚVODNÍHO TEXTU Nové režimy při volbě tiskového formuláře: zakrytí/zviditelnění úvodního a závěrečného textu. Režimy jsou uživatelské a svázány s typem formuláře. Sestava zadání na dodavatele má opravený titulek na Zadání opravy zařízení. DROBNÉ NOVINKY A ZMĚNY V MODULU: Doplněn odkaz na přijatou objednávku v kartě reklamací. Možno použit v obou směrech. Pole Termín dodavatele má nově příznak ANO/NE a bylo doplněno i nad přehled. Na kartu reklamace a nad přehled reklamací bylo doplněno nové pole Typ reklamace, které čerpá zdroj z nového číselníku Typů reklamací Logistika Reklamace Konfigurace. Modul reklamace nově nabízí definici povinných údajů karty reklamace. Logistika Reklamace Konfigurace Povinné údaje karty reklamace. Nad kartu reklamace byl doplněn generátor úkolu. Upraven mechanizmus vrácení zápůjčky pokud byla vrácenka generována ze zápůjčky a nese na ni odkaz, pak se dává přednost vrácení z dané zápůjčky. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 5.5.2008, revize: 70, Strana 14

SYSTÉMOVÉ NÁSTROJE PDFMINI Nástroj PDFmini nově umožňuje zahrnout název dokumentu do názvu souboru. Např. při tisku nabídky bude soubor nazván: Nabídka-N08-0001 Licence S4S.PDF. Cílem je zvýšit přehlednost a zrychlit dohledání souborů mimo Soft-4-Sale v případě velkého množství dat. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 5.5.2008, revize: 70, Strana 15

NE EKAN KOMPLEXNÍ CRM Výrobce a dodavatel: MTJ Service, s.r.o. Žilkova 44, Brno 621 00 www.mtj.cz info@mtj.cz Tel: +420 545 576 759 Fax: +420 540 241 174 Partne i: Praha Zlín csteam SoneTECH, s.r.o.