Instalace programu Spusťte program XComCZ_Setup.exe. Zkontrolujte složku, do které se má program nainstalovat, případně zvolte jinou. Stiskněte tlačítko Nainstalovat program. Tím je instalace hotova. Nainstalovaný program lze při ukončení instalace instalačním programem spustit. Ve Windows XP se pravděpodobně objeví dotaz na povolení odblokování. Povolte odblokování. Zkontrolujte jestli program navázal spojení s ústřednou. Po navázání spojení se v záhlaví okna za názvem programu objeví také číslo vaší pobočky. Proveďte Autorizaci programu. Autorizace programu a Objednací formulář Obraťte se na dodavatele programu a vyžádejte si Autorizační klíč k Autorizačnímu kódu programu. Lze to provést také e-mailem odeslaným z objednacího formuláře volaného z menu Informace Objednací list. Autorizační kód naleznete také v Nastavení Základní Autorizační kód. Pod Autorizačním kódem je editor pro vložení Autorizačního klíče. Po vložení správného autorizačního klíče program restartujte. Máte li zadán správný klíč, v programu se povolí všechny funkce. Demo verze pouze monitoruje, plná verze má povoleno aktivní ovládání. V okně O programu je režim Demo Plná indikován.
Nastavení ústředny Program komunikuje s ústřednou přes ethernetové rozhraní. Po startu se program přihlásí do sítě a zaregistruje se v ústředně. Aby byl program správně zaregistrován, musí ústředna znát IP adresu počítače, ve kterém je program spuštěn a mít ji přiřazenu k pobočce, kterou bude program ovládat. Toto nastavení musí provést servisní technik. Verze programu Výrobní údaje příslušné verze programu zjistíte kliknutím pravým tlačítkem myši na XComCZ.exe a otevřením položky Vlastnosti a záložky Verze. Je zde také uvedena minimální požadovaná verze spolupracujícího firmware Ximphony v telefonní ústředně. U spuštěného programu můžeme použít také okénko O programu. Nastavení programu Uživatelské nastavení programu je minimální a lze ho provést výběrem položky Nastavení v menu hlavního okna programu. Kliknutím na položky v menu Zobrazit, se zviditelní další okna programu. Okna Panel tlačítek a Vyhledání v seznamu mají vlastní nastavení.
Ovládání z počítače a z telefonu Vytáčet čísla můžeme jak tlačítky telefonu tak z klávesnice počítače. Nelze však tyto možnosti v průběhu vytáčení jednoho telefonního čísla kombinovat. Všechna tlačítka programu můžeme ovládat myší. Stiskem kláves nebo tlačítek s čísly volíme telefonní číslo. Stiskem kláves s písmeny přejdeme do seznamu pro rychlé vyhledání podle jmen. K funkčním klávesám softwarového telefonu jsou přiřazeny klávesy Ins, Del, Home, End. Tyto klávesy a tlačítka mohou pracovat v následujících režimech: <Ins> - Vyvěsit, Zavěsit, Přijmout hovor <Home> - Přidržet, Zpět do hovoru A <Del> - Konference, Zpět do hovoru B <End> - Přepojit, Zaparkovat, Předat Režim s náhlavní soupravou a bez náhlavní soupravy Je li na pobočce povolen režim s náhlavní soupravou, lze přecházet mezi režimem s a bez náhlavní soupravy. Vyvěšením a následným stisknutím tlačítka [Zavěsit] v programu, přejdeme do režimu s náhlaví soupravou. Zavěšení sluchátka přejdeme zpět do normálního režimu. Odchozí volání Zvedneme sluchátko. Máme li povolen režim s náhlavní soupravou, a máme vyvěšené sluchátko dáme [ Vyvěsit ]. Můžeme volit číslo. Volba telefonního čísla Volit čísla lze kliknutím levým tlačítkem myši na jednotlivá tlačítka s čísly. Volbu lze provést také číselnou klávesnicí na počítači, nebo číselnou klávesnicí na telefonu. Není podporována možnost vytočit jedno telefonní číslo částečně na telefonu a částečně na počítači.
Volba čísla vyhledáním v seznamu Máme li vybráno hlavní okno a začneme psát text, přejde se automaticky do okna Vyhledání v seznamu, kde je vyhledáváno vždy první jméno, začínající stejně, jako text v editoru. Stisknutím klávesy <Enter> můžeme vytočit příslušné telefonní číslo. Můžeme však také pokračovat šipkami nahoru a dolu a volbu účastníka dokončit po nalezení správného jména stisknutím klávesy Enter. Číslo můžeme vytočit také dvojitým kliknutím myší na příslušnou položku v seznamu. V seznamu lze rolovat jak posuvníkem, tak tlačítky s písmeny. Nastavení vyhledání v seznamu Ve vyhledání v seznamu můžete vstoupit do nastavení tohoto okna. V záložce Tabulka můžete nastavit jména a telefonní čísla, příslušná k jednotlivým řádkům tabulky pro vyhledávání a rychlé vytáčení. V záložce Možnosti lze zapnout a nastavit možnost používání externího souboru, obsahujícího údaje se jmény a s čísly.
Panel tlačítek a volání na pobočku Tlačítka zobrazující stav příslušné pobočky. Šedá v klidu Žlutá - vyzvání Červená vyvěšeno Stisknutím na tlačítko při vyvěšeném sluchátku lze vytočit příslušnou pobočku. Nastavení panelu tlačítek V panelu tlačítek můžete vstoupit do nastavení tohoto okna. V záložce Tabulka můžete nastavit jména a telefonní čísla, příslušná k jednotlivým tlačítkům pro indikaci stavu a rychlé vytáčení. V záložce Možnosti lze nastavit šířku a výšku tlačítka v pixelech a maximální počet tlačítek v jednom sloupku. Dále lze zapnout a nastavit možnost používání externího souboru, obsahujícího údaje se jmény a s čísly.
Historie volání Okno, ve kterém vidíme příchozí odchozí a ztracené (nevyzvednuté příchozí) hovory. Dvojitým kliknutím na příslušný řádek můžeme vytočit příslušné telefonní číslo. Dále můžeme filtrovat které hovory chceme vidět zamáčknutím nebo vymáčknutím tlačítka s příslušnou iconou a názvem typu hovorů. Příchozí volání Začne li telefon vyzvánět, program zobrazí číslo volajícího, aktivuje tlačítka číselné klávesnice a tlačítko [Přepojit]. Jsme li v režimu s náhlavní soupravou, aktivuje se také tlačítko [Přijmout hovor]. Kontakty v Outlooku CLIP, který obdržíme současně se začátkem vyzvánění, můžeme využít pro vyhledání a otevření kontaktu v Outlooku. Aby kontakt mohl být vyhledán musí obsahovat příslušné telefonní číslo. Není li žádný kontakt s příslušným telefonním číslem nalezen, přidá se nové číslo do seznamu v okně Kontakty v Outlooku. Je kontakt nalezen, může být, podle nastavení programu buď otevřen, nebo zařazen do seznamu v okně Kontakty v Outlooku pro pozdější otevření. Dvojkliknutím na položku v tomto seznamu můžeme kontakt otevřít, Založit nový kontakt s přijatým číslem, vymazat položku ze seznamu, nebo vymazat všechny položky tohoto seznamu. Přepojování bez vyzvednutí sluchátka Začne li telefon vyzvánět, aktivuje se tlačítko [Přepojit]. můžeme zvolit příslušné číslo a stisknout tlačítko [Přepojit]. Tím je hovor přepojen na příslušnou pobočku. Přijmutí hovoru Hovor přijmeme stisknutím tlačítka [Přijmout hovor], jsme li v režimu s náhlavní soupravou a máme vyvěšeném sluchátku. Máme li zavěšené sluchátko, zvedneme ho a tím hovor přijmeme.
Přepojování s vyzvednutím sluchátka a konference Začne li telefon vyzvánět a zvedneme sluchátko, aktivuje se tlačítko [Přidržet]. Po stisknutí tlačítka [Přidržet] máme možnost volit číslo, nebo se tlačítkem [Zpět do hovoru A] vrátit do hovoru. Po vytočení čísla se aktivuje tlačítko [Předat]. Stisknutím na tlačítko [Předat] můžeme hovor předat na vytočené číslo. Vyčkáme li, až vyvěsí i účastník, kterému chceme hovor předat, aktivuje se nám také tlačítko [Konference]. Jestliže aktivujeme konferenci, objeví se nám i možnost [Zpět do hovoru B]. Předání hovoru a převzetí nevyzvednutého odchozího hovoru Po vyzvednutí sluchátka s příchozím hovorem můžeme hovor [ Přidržet ]. Volit číslo dalšído účastníka a potom hovor [ Předat ]. Tím se nám linka uvolní pro příjem dalšího hovoru. Zároveň se hovor objeví v okně Nevyzvednuté odchozí hovory. Jestliže účastník kterému byl hovor předán dlouho tento hovor nezvedá, Lze dvojkliknutím na příslušný řádek v tomto okně převzít hovor zpět. Parkování Po přijetí příchozího hovoru, nebo je li vyzvednut odchozí hovor, můžeme tento hovor zaparkovat tlačítkem [Zaparkovat] v programu, nebo stisknutím tlačítka P1..P4 na talefonu. Hovor vyzvedneme z parkoviště programem tak, že stiskneme tlačítko s číslem příslušné zaparkované pobočky nebo stisknutím tlačítka P1..P4 na telefonu. Přidržení V průběhu hovoru můžeme stisknout tlačítko [Přidržet]. Hovor je přidržen a aktivuje se nám volba [Zpět do hovoru A]. Stisknutím tohoto tlačítka můžeme opět hovořit. Ukončení hovoru Hovor ukončíme zavěšením sluchátka. V režimu s náhlavní soupravou také stisknutím tlačítka [Zavěsit].