II. Elektronická pošta

Transkript

1 II. Chceme-li si přečíst poštu, klikneme v levém sloupci na nápis Doručená pošta. Máme před sebou seznam ů seřazených podle data a času přijetí. Pokud máme zapnuto zobrazení náhledu, ve spodní nebo pravé části plochy se zobrazí ta zpráva, kterou jsme v seznamu označili kliknutím. Klikneme-li na zprávu dvakrát, otevře se v novém okně. Nastavení vzhledu To, zda se bude náhled na zobrazovat nebo ne, můžeme nastavit v nabídce Zobrazit / Podokno pro čtení. Zde můžeme zvolit, zda chceme náhled zobrazit vpravo, dole, nebo jeho zobrazení vypnout. Nová zpráva Na panelu nástrojů klikneme na první tlačítko Nový (Nová poštovní zpráva). Toto tlačítko má roletku můžeme buď kliknout přímo na tlačítko, nebo kliknutím na černou šipku rozvinout roletu a vybrat příkaz Poštovní zpráva. Otevře se nové okno s nápisem Zpráva bez názvu na hlavní (modré) liště. Obrázek 1 Adresa, jak ji píšeme Komu V nově otevřeném okně musíme vyplnit především adresu příjemce. Máme opět více možností. Známe-li adresu zpaměti, stačí kliknout do kolonky Komu: a adresu zapsat. Nezapomeňte, že nesmíte v adrese dělat mezery. A samozřejmě je třeba ji napsat bez chyby. Je Strana 1 (celkem 9)

2 jedno, jestli píšete malá nebo velká písmena. zapíšeme kombinací kláves pravý Alt+V nebo Alt+64 na numerické klávesnici. Adresu také můžeme vybrat ze seznamu kontaktů. Klikneme na tlačítko Komu, otevře se adresář, jedním kliknutím označíme adresu. Pod seznamem jsou tři tlačítka Komu, Kopie, Skrytá (míněno kopie). Stiskneme příslušné tlačítko, v našem případě je to nyní Komu, a adresa se vloží do odpovídající kolonky. Takto můžeme vložit i více adres. Více adres můžeme samozřejmě vepsat i sami, nesmíme však zapomenout, že adresy musí být oddělené středníkem. Předmět Do pole předmět napíšeme stručně, několika slovy, čeho se týká. Není vhodné psát sem pozdrav. Na to je prostor v textu zprávy. Text u Dodržujeme zásady slušnosti pozdravíme, stručně napíšeme oč nám jde, poděkujeme, rozloučíme se a podepíšeme se. Je neuvěřitelné, kolik lidí v kurzech má potíže podepsat se pod vlastní . Je to úplně stejně nevhodné, jako když se nepodepíšete v klasickém dopise. Strana 2 (celkem 9)

3 Odeslání / Odeslat a přijmout Na panelu nástrojů v okně zprávy klikneme na tlačítko Odeslat. Zpráva se zavře a je přemístěna do složky Pošta k odeslání. Pokud pracujeme ve firmě, která má vlastní poštovní server, není třeba se o nic starat, server zprávu odešle v podstatě okamžitě. Obrázek 2 Jinak je třeba stisknout ještě tlačítko Odeslat a přijmout na panelu nástrojů hlavního okna Outlooku. Tím odešleme veškerou poštu připravenou ve složce Pošta k odeslání a stáhneme příchozí zprávy. Obrázek 3 Odpověď Na panelu nástrojů okna přijaté zprávy klikneme na tlačítko Odpovědět. Otevře se okno s odpovědí, adresa příjemce je již vyplněna, v předmětu je většinou zkratka Re: z anglického reply, odpovědět, a původní předmět, který vyplnil odesilatel zprávy. V textu zprávy je vložen původní na který odpovídáme. Kliknutím myši umístíme kurzor před tento text a napíšeme odpověď. Poslední odpověď je pak v korespondenci vždy navrchu. Pokud měla původní zpráva přílohu, v odpovědi už tato příloha není. Obrázek 4 Odpovědět všem Vždy čteme hlavičku došlého u, abychom případně nepřehlédli, že je zpráva určena více příjemcům. V takovém případě odpovídáme pomocí tlačítka Odpovědět všem. V hlavičce odpovědi jsou pak jako příjemci, případně příjemci kopie, uvedeni všichni zúčastnění. Zpráva je tedy po odeslání doručena na všechny uvedené adresy. Pokud bychom použili tlačítko Odpovědět, naši odpověď by obdržel pouze odesilatel zprávy, ostatní by byli z komunikace vyloučeni, což jistě nebyl původní záměr odesilatele. Strana 3 (celkem 9)

4 Předat dál Chceme-li zprávu poslat dalšímu příjemci, použijeme tlačítko Předat dál. Vyplníme adresu příjemce, napíšeme krátký průvodní text, podepíšeme se a zprávu odešleme pomocí tlačítka Odeslat, případně ještě Odeslat a přijmout na panelu nástrojů v hlavním okně Outlooku. Pokud měla původní zpráva přílohu, zůstává tato příloha součástí zprávy. Zpráva s přílohou Kromě jednoduché zprávy často potřebujeme příjemci poslat i dokument, se kterým může pracovat, nebo který si potřebuje přečíst. Jako přílohu zprávy můžeme poslat v podstatě jakýkoliv typ souboru, se kterými běžně pracujeme. Zprávu napíšeme tak, jak jsme zvyklí, navíc na panelu nástrojů klikneme na tlačítko Vložit soubor (tlačítko vypadá jako kancelářská sponka). Otevře se okno se soubory a složkami, které už jsme si vytvořily ve složce Dokumenty. Ve složkách najdeme soubor, který chceme poslat jako přílohu a klikneme na tlačítko Vložit. V hlavičce s adresou a předmětem se objeví další řádek s názvem Připojit a v něm se zobrazí název námi vloženého souboru. Jako přílohu můžeme poslat více souborů najednou. Obrázek 5: Vložit soubor Strana 4 (celkem 9)

5 Obrázek 6: Hlavička zprávy s přílohou MS Outlook 2003 Řazení zpráv Zprávy jsou ve složce seřazeny podle data a času přijetí. Pokud se ve zprávách potřebujeme zorientovat podle jiného kritéria, můžeme si je nechat seřadit podle odesilatele nebo podle předmětu zprávy. Nad seznamem zpráv v okně Doručená pošta je šedivý panel s názvy položek: Od, Předmět, Přijato, Velikost. Chceme-li seznam zpráv seřadit abecedně podle odesilatele, klikneme na nápis Od na šedivém panelu. Vedle nápisu je průsvitný trojúhelník, který nám ukazuje, zda jde o vzestupné nebo sestupné řazení. Opětovným kliknutím na nápis Od změníme vzestupné řazení na sestupné a naopak. Chceme-li se vrátit zpět na řazení podle času přijetí, klikneme na nápis Přijato. Obrázek 7: Tlačítko Přijato Obrázek 8 Vytváření složek Pracovní zprávy si chce většina lidí po určitou dobu uchovat. Pokud by zůstaly všechny ve složce Doručená pošta, značně by nám to ztížilo práci, složka by se stala velmi nepřehlednou. Proto třídíme zprávy do dalších složek. Máme možnost vytvořit si své vlastní složky. Pokud mají být ve struktuře složek podřazeny složce Doručená pošta, klikneme v levém okně na tuto složku pravým tlačítkem myši. Otevře se nabídka, klikneme na příkaz Nová složka. V okně Vytvořit novou složku vyplníme název složky, zkontrolujeme její umístění a potvrdíme tlačítkem OK. Nová složka se objeví v levém okně mezi ostatními složkami. Obrázek 9: Kontextová nabídka s příkazem Nová složka Strana 5 (celkem 9)

6 Obrázek 10: Zadání názvu nové složky Obrázek 11: Nová složka semináře v Doručené poště Přesouvání zpráv Zprávu přesuneme ze složky Doručená pošta do naší nové složky následovně. V přehledu doručených zpráv klikneme pravým tlačítkem myši na zprávu, kterou chceme přesunout. V nabídce klikneme na příkaz Přesunout do složky, označíme jedním kliknutím složku, do které se má zpráva přesunout a potvrdíme stisknutím tlačítka OK. Všimněte si, že mezi tlačítky je i zde možnost Nová složka, tedy i zde můžeme vytvořit naši vlastní novou složku. Strana 6 (celkem 9)

7 Obrázek 12 Odstranění zpráv Zprávy, které již nepotřebujeme pravidelně mažeme. Stačí opět kliknout v přehledu zpráv na tu, kterou chceme smazat, pravým tlačítkem myši a v nabídce kliknout na příkaz Odstranit. Tato zpráva není ještě definitivně smazána, je pouze přesunuta do složky Odstraněná pošta. Pokud chceme zprávy z této složky definitivně odstranit, klikneme na panelu nabídek na Nástroje / Vyprázdnit složku Odstraněná pošta. Podpis Ke zprávám můžeme připojit automatický podpis s kontaktními údaji na naši organizaci, firmu apod. Na panelu nabídek zvolíme Nástroje / Možnosti, přepneme se na záložku Formát pošty, stiskneme tlačítko Podpisy. Otevře se okno Vytvořit podpis, zde stiskneme tlačítko Nový. V okně Vytvořit nový podpis zadáme název podpisu, necháme označen výběr Použít prázdný podpis, stiskneme tlačítko Další. Obrázek 13 Strana 7 (celkem 9)

8 V okně Upravit podpis vyplníme text, který se má připojit k našim zprávám, a stiskneme tlačítko Dokončit. Obrázek 14 Jak přidat kontakt z pole Od: Chceme-li si uložit adresu, ze které nám zpráva přišla, pro budoucí potřebu, stačí na tuto adresu v poli Od kliknout pravým tlačítkem myši a z nabídky zvolit Přidat do kontaktů aplikace Outlook. Otevře se okno Kontakt s vyplněnými údaji Jménem a em. Můžeme upravit jméno a stisknout tlačítko Uložit a zavřít na panelu nástrojů. Další: Kalendář Strana 8 (celkem 9)

9 OBSAH I. K čemu je MS Outlook? Kde Outlook najdeme? Prostředí MS Outlook II. III. Kalendář IV. Kontakty, Úkoly Strana 9 (celkem 9)