EVROPSKÁ KOMISE GŘ pro vnitřní trh a služby Služby Správní spolupráce a sítě členských států V Bruselu dne 22. září 2008 MARKT/E3/(2008)42151 UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA Část 1 Souhrnné informace o fungování systému IMI Část 2 Konkrétní pokyny pro všechny uživatele IMI v příslušných orgánech a u koordinátorů IMI SYSTÉM PRO VÝMĚNU INFORMACÍ O VNITŘNÍM TRHU Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Evropská komise, B-1049 Brusel - Belgie. Telefon: (+32) 2 299 11 11. J:\_IMI Filed documents\a) Docu (System develop)\5) DEVELOP PHASE\Elaboration phase\updated User Procedures Handbook_42151.doc
OBSAH ÚVOD... 5 ČÁST 1 SOUHRNNÉ INFORMACE O FUNGOVÁNÍ SYSTÉMU IMI... 6 1. Co je systém IMI?...7 2. Kdo jsou zúčastněné strany systému IMI?...7 2.1. Příslušné orgány...7 2.2. Koordinátoři systému IMI...7 2.3. Napojené orgány...8 2.4. Evropská komise...8 3. Úlohy uživatelů...8 3.1. Základní uživatel...9 3.2. Osoba zpracovávající žádosti...9 3.3. Osoba přidělující žádosti...10 3.4. Místní správce údajů...10 3.5. Osoba schvalující žádosti...11 4. Co mohou zúčastněné strany provádět v systému IMI?...11 5. Fáze procesu podávání a zpracování žádosti v systému IMI...12 5.1. Přehled...12 5.2. Jednoduchý postup zpracování žádosti v systému IMI...12 5.3. Alternativní postupy zpracování žádosti...14 5.4. Postupy zpracování, na kterých se podílí koordinátoři IMI (stupňování)...17 6. Systém IMI a právní předpisy v oblasti ochrany údajů...21 ČÁST 2 KONKRÉTNÍ POKYNY PRO PŘÍSLUŠNÉ ORGÁNY A KOORDINÁTORY IMI... 23 ZÁKLADNÍ FUNKCE SYSTÉMU IMI... 24 7. Přihlášení do systému IMI...24 7.1. Uživatelské jméno...24 7.2. Pokyny a heslo...24 7.3. První přihlášení do systému IMI...24 7.4. Nesprávné uživatelské jméno, heslo nebo bezpečnostní kód...25 7.5. Jazyk...26 8. Vyhledávání příslušného orgánu a prohlížení žádostí...26 2
8.1. Vyhledávání příslušného orgánu...26 8.2. Prohlížení žádostí seznamy žádostí...27 9. Jak žádat o informace z jiného členského státu...31 9.1. Vytvoření nové žádosti o informace, která má být zaslána orgánu v jiném členském státě...31 9.2. Zpracování obdržené odpovědi...36 9.3. Postoupení neuspokojivé odpovědi koordinátorovi IMI...37 10. Jak odpovědět na žádost od orgánu v jiném členském státě...39 10.1. Přijetí nové žádosti obdržené od příslušného orgánu v jiném členském státě...40 10.2. Zodpovězení žádosti jiného orgánu...41 10.3. Zodpovězení žádosti o dodatečné informace od jiného orgánu...44 10.4. Zpracování žádosti o dodatečné informace, která mi byla postoupena zpět odpovědnými koordinátory IMI...45 11. Seznam úkonů a automatické e-maily v IMI...46 11.1. Seznam úkonů...46 11.2. Automatické e-maily...48 12. Funkce zpráv v systému IMI...49 12.1. Odůvodnění...49 12.2. Typy zpráv...49 13. Funkce strojového překladu v systému IMI...50 13.1. Okamžitý překlad...51 13.2. Uložené překlady...52 14. Jak používat postup přidělování...52 14.1. Aktivace funkce přidělování...53 14.2. Přidělení žádosti...53 14.3. Deaktivace funkce přidělování...54 14.4. Další využití postupu přidělování u koordinátora IMI...54 15. První přístup orgánu do systému IMI po registraci...55 16. Úprava údajů vašeho orgánu zaregistrovaných v IMI...56 16.1. Změna zaregistrovaných údajů vašeho orgánu...56 16.2. Aktualizace oblasti ekonomické činnosti a oblasti politiky související s oblastí působnosti vašeho orgánu...57 17. Změna legislativního nastavení vašeho orgánu...58 17.1. Obecné informace týkající se určité legislativní oblasti...58 17.2. Nastavení pro žádosti o informace ve standardním příslušném orgánu...59 3
17.3. Legislativní nastavení u koordinátora IMI (NIMIC, SDIMIC nebo DIMIC)...60 18. Správa uživatelských práv ve vašem orgánu...62 18.1. Registrace dalších uživatelů ve vašem orgánu...62 18.2. Správa uživatelských práv uživatelů IMI, kteří patří do vašeho orgánu...62 18.3. Nové nastavení hesel...64 19. Napojení jiných orgánů na váš příslušný orgán...65 19.1. Napojení koordinátoři...65 19.2. Napojené orgány...66 20. Úloha koordinátorů IMI...67 20.1. Administrativní/technická úloha koordinátorů...68 20.2. Funkce podpory ze strany koordinátorů...69 20.3. Funkce koordinace obsahu (podle legislativní oblasti a postupu zpracování)...69 21. Registrace nových orgánů v systému IMI...70 21.1. Registrace příslušného orgánu v systému IMI...70 21.2. Registrace koordinátorů IMI...74 21.3. Povolení přístupu k další legislativní oblasti pro orgán, který je již v systému IMI zaregistrován...75 22. Správa údajů orgánů koordinovaných vaším orgánem...76 23. Sledování žádostí orgánů, které váš orgán koordinuje...77 24. Zásah do žádosti mezi dvěma orgány...78 24.1. Postoupení...78 24.2. Schvalování žádostí a odpovědí...80 4
Úvod Účelem tohoto dokumentu je poskytnout návod uživatelům systému IMI. Systém pro výměnu informací o vnitřním trhu (IMI) je nástroj poskytující podporu příslušným orgánům v Evropském hospodářském prostoru, které jsou podle ustanovení o vzájemné pomoci uvedených v některých právních předpisech v oblasti vnitřního trhu povinny vyměňovat si informace se svými partnery v jiných členských státech. Příručka pro uživatele IMI je rozdělena do dvou částí: Část 1: Souhrnné informace o fungování systému IMI V této části je uveden všeobecný přehled systému IMI, zúčastněných stran a způsob jejich komunikace v rámci systému. Část 2: Konkrétní pokyny pro příslušné orgány a koordinátory IMI V této části jsou uvedeny obecné pokyny k používání systému IMI pro příslušné orgány a koordinátory IMI. V závislosti na vývoji systému budou tyto pokyny postupně aktualizovány. Další informace včetně seznamu Častých otázek jsou k dispozici na vícejazyčných internetových stránkách systému IMI. Na internetových stránkách najdete rovněž odkaz na přístup k systému a na jeho školicí verzi. You can access the website at: http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/index.html. Potřebujete-li další pomoc nebo máte-li připomínky k fungování systému, obraťte se na vnitrostátní kontaktní místa systému IMI. Každý členský stát určil jednoho národního koordinátora IMI (NIMIC National IMI Coordinator), který odpovídá za celkové využívání a bezproblémové fungování systému IMI. V závislosti na organizační struktuře IMI ve vaší zemí mohl NIMIC zřídit funkci asistenční služby IMI nebo řadu decentralizovaných míst poskytujících podporu. Kontaktní údaje jsou k dispozici na internetových stránkách IMI. Evropská komise rovněž vytvořila asistenční službu pro systém IMI. Pokud NIMIC nemůže vyřešit problém na místě, bude se moci obrátit na asistenční službu Evropské komise na adrese imi-helpdesk@ec.europa.eu.eu nebo na telefonním čísle 0032-2-2955470. 5
Část 1 Souhrnné informace o fungování systému IMI 6
1. CO JE SYSTÉM IMI? Systém IMI představuje nástroj poskytující podporu příslušným orgánům v EHP, které jsou podle ustanovení o vzájemné pomoci uvedených v některých právních předpisech v oblasti vnitřního trhu povinny vyměňovat si informace se svými partnery v jiných členských státech. Systém IMI byl vytvořen Evropskou komisí ve spolupráci s členskými státy. Systém tvoří databáze příslušných orgánů v celém EHP, které se podílí na každodenním provádění právních předpisů v oblasti vnitřního trhu na svém území. Databáze obsahuje funkci mnohojazyčného vyhledávání, jejímž účelem je nalézt příslušného partnera. Pro používání systému IMI není zapotřebí žádných předchozích znalostí správní struktury jiného členského státu. Dalším základním prvkem systému IMI je databáze souborů předem přeložených dotazů založených na ustanoveních o vzájemné pomoci uvedených v příslušných právních předpisech. Příslušný orgán v jednom členském státu může vytvořit žádost (ve svém jazyce) na základě jednoho z uvedených souborů dotazů a zaslat ji prostřednictvím systému svému partnerovi v jiném členském státu. Příslušný orgán, který na žádost odpovídá (odpovídající orgán), bude mít možnost vidět žádost ve svém jazyku a prostřednictvím systému může odpovědět žádajícímu orgánu. Zpočátku bude systém IMI podporovat ustanovení o vzájemné pomoci pozměněné směrnice o odborných kvalifikacích (2005/36/ES). Od prosince 2009 bude systém IMI podporovat rovněž ustanovení o správní spolupráci uvedená ve směrnici o službách (2006/123/ES). Systém IMI je vypracován jako všeobecný systém na podporu různých oblastí právních předpisů pro vnitřní trh a předpokládá se, že jeho používání bude v budoucnu rozšířeno na další legislativní oblasti. 2. KDO JSOU ZÚČASTNĚNÉ STRANY SYSTÉMU IMI? 2.1. Příslušné orgány Hlavními zúčastněnými stranami systému IMI jsou příslušné orgány v EHP, které si prostřednictvím systému budou vyměňovat žádosti o informace. Těmito orgány mohou být subjekty veřejného sektoru či soukromé subjekty, kterým členské státy daly pravomoc vykonávat určité funkce související s prováděním právních předpisů v oblasti vnitřního trhu. Tyto orgány mohou působit na vnitrostátní, regionální či místní úrovni. 2.2. Koordinátoři systému IMI K systému IMI rovněž patří řada koordinátorů IMI, jejichž úlohou je ověřovat pravost příslušných orgánů, které vyžadují přístup k systému, a zajišťovat, aby na žádosti z jiných členských států byly včas zaslány uspokojivé odpovědi. Koordinátoři si mohou rovněž vyměňovat žádosti o informace s jinými orgány, které jsou zaregistrovány v systému IMI. Koordinátoři IMI mohou navíc sehrávat koordinační úlohu, pokud jde o specifické postupy v systému IMI. Členský stát může například rozhodnout, že 7
koordinátor IMI musí schvalovat všechny žádosti před odesláním do jiného členského státu. Každý členský stát zastupuje jeden národní koordinátor IMI (NIMIC National IMI Coordinator) a členský stát může zvážit jmenování pověřených koordinátorů IMI (DIMIC Delegated IMI Coordinator) za účelem výkonu těchto koordinačních povinností pro určitou legislativní, správní či zeměpisnou oblast. Ve zvláštním případě, kdy je regionální DIMIC odpovědný za všechny legislativní oblasti ve svém regionu, je označován jako Super-DIMIC. 2.3. Napojené orgány Příslušný orgán může obvykle v systému IMI vidět pouze žádosti, které se ho týkají jakožto žádajícího orgánu nebo odpovídajícího orgánu. Nemá přístup k žádostem jiných orgánů, jež používají systém IMI. Může se však stát, že orgán bude potřebovat přehled žádostí jiného orgánu. Například vnitrostátní lékařská komora může potřebovat přehled postupu zpracování žádostí svých regionálních komor. Systém IMI proto umožňuje, aby příslušný orgán povolil jinému orgánu přístup k přehledu svých žádostí. Tento jiný orgán je pak označen jako napojený orgán a může mít přístup k přehledu žádostí zaslaných a obdržených orgánem, na který byl napojen. 2.4. Evropská komise Evropská komise spravuje a udržuje systém IMI ve svém Datovém centru v Lucemburku, zodpovídá za překlady v systému a poskytuje ústřední asistenční službu, jejímž účelem je poskytovat členským státům pomoc při používání systému IMI. 3. ÚLOHY UŽIVATELŮ Aby mohl příslušný orgán používat systém IMI, musí být tento orgán nebo koordinátor IMI zaregistrován v databázi příslušných orgánů systému IMI. Každý registrovaný orgán/koordinátor jmenuje jednu či více fyzických osob pověřených používáním systému IMI. Každý uživatel bude zaregistrován v systému a bude mu přidělen stanovený soubor uživatelských práv, která určují, co uživatel může v rámci systému provádět. Orgány, které mají registraci k používání systému IMI, se budou značně lišit co do velikosti a struktury, a systém proto podporuje nejrůznější profily příslušných orgánů. Na jednom konci škály je menší orgán, který zpracovává nízký počet žádostí a který má jen jednoho nebo dva uživatele oprávněné provádět v systému veškeré činnosti (doporučuje se zaregistrovat alespoň dva uživatele, aby bylo možno zajistit zastupování při dovolené nebo nemoci). Na druhém konci škály je větší orgán (například lékařská komora) s velkým oddělením pro uznávání odborné kvalifikace, který zpracovává vysoký počet žádostí o informace. Takový orgán musí 8
zaregistrovat řadu různých uživatelů systému IMI s jasně vymezenými oblastmi pravomocí. Každý registrovaný uživatel IMI bude náležet k jednomu příslušnému orgánu či koordinátorovi. Příslušný orgán či koordinátor bude mít alespoň jednoho napojeného uživatele, může však mít mnoho uživatelů s různými úlohami. Byly stanoveny následující uživatelské úlohy a každý uživatel bude plnit jednu či více těchto úloh. Očekává se, že větší příslušné orgány budou mít větší zájem o možnost oddělit tyto úlohy. V případě menších příslušných orgánů je pravděpodobné, že jeden uživatel bude mít všechna možná práva. 3.1. Základní uživatel Každý uživatel registrovaný v systému IMI bude přinejmenším základním uživatelem. Základnímu uživateli mohou být udělena další níže uvedená práva, aby měl přístup k jiným funkcím systému IMI. Základní uživatel bude moci vyhledávat příslušné orgány v databázi příslušných orgánů, bude mít základní přehled o všech žádostech (doručených i odeslaných) pro orgán/koordinátora, ke kterému patří, bude mít základní přehled o všech žádostech napojených příslušných orgánů, nebude moci odesílat či přijímat žádosti jménem svého příslušného orgánu; k tomu by potřeboval práva na zpracování žádosti, nebude moci vytvářet, ukládat a tisknout zprávy o žádostech, které se týkají jeho příslušného orgánu, pokud nebude mít navíc práva přidělování nebo práva osoby zpracovávající žádosti. 3.2. Osoba zpracovávající žádosti Aby mohl uživatel odesílat žádosti a odpovídat na žádosti jménem svého příslušného orgánu, bude muset mít vedle výše uvedených základních uživatelských práv i práva na zpracování žádosti. Uživatel, který bude mít práva na zpracování žádosti v legislativní oblasti, bude moci zasílat žádosti o informace a odpovídat na došlé žádosti jménem svého příslušného orgánu, bude moci vytvářet, ukládat a tisknout zprávy o žádostech, které se týkající jeho příslušného orgánu. 9
3.3. Osoba přidělující žádosti Některé větší příslušné orgány s vysokým počtem uživatelů mohou v závislosti na předmětu žádosti či jiných kritériích přidělovat došlé žádosti podskupině zaměstnanců zpracovávajících žádosti. Například rozsáhlý orgán, který se zabývá registrací odborníků, může mít různé skupiny pracovníků zodpovědné za žádosti z různých zemí. Díky postupu přidělování by bylo možné přidělit jakékoliv nově došlé žádosti IMI příslušné skupině. Uživatel, který má práva přidělování, bude moci přidělit žádost jednomu či více uživatelům zodpovědným za zpracovávání žádostí v příslušném orgánu, bude moci přerozdělit žádost pověří zpracováním žádosti další uživatele nebo uživatele ze zpracování žádosti odvolá, bude moci vytvářet, ukládat a tisknout zprávy o žádostech bez osobních údajů, nebude moci odesílat či přijímat žádosti jménem svého příslušného orgánu, pokud nebude mít navíc práva osoby zpracovávající žádosti. 3.4. Místní správce údajů Každý příslušný orgán bude zodpovídat za správu místních uživatelů a místních údajů. Uživatel, který má práva místního správce údajů, bude moci aktualizovat údaje o svém příslušném orgánu, které jsou v systému IMI, bude mít právo registrovat další uživatele v rámci svého příslušného orgánu, bude moci měnit profily uživatelů v rámci svého příslušného orgánu (například bude moci základnímu uživateli udělit práva na zpracování žádosti), nebude moci odesílat či přijímat žádosti jménem svého příslušného orgánu, pokud nemá navíc práva na zpracování žádosti, nebude moci přidělovat či přerozdělovat žádosti mezi uživatele zpracovávající žádosti, pokud nemá navíc práva k přidělování, nebude moci vytvářet, ukládat a tisknout zprávy o žádostech, které se týkají jeho příslušného orgánu, pokud nebude mít navíc práva přidělování nebo práva osoby zpracovávající žádosti. Uživatel s právy místního správce údajů, který rovněž patří k DIMIC, Super-DIMIC nebo NIMIC, bude rovněž moci registrovat nové příslušné orgány v systému IMI, 10
bude rovněž moci prostřednictvím systému IMI posílat e-maily všem příslušným orgánům zaregistrovaným pro stejnou legislativní oblast ve stejném členském státě. 3.5. Osoba schvalující žádosti Další uživatelský profil ( osoba schvalující žádosti ) je k dispozici uživatelům, kteří patří ke koordinátorovi IMI. Aby mohl uživatel-koordinátor provádět určité koordinační funkce, jako například zasahovat do výměny žádostí mezi dvěma příslušnými orgány (v případě, kdy žádající orgán není spokojen s odpovědí) nebo schvalovat zasílání žádosti příslušným orgánem, musí mít práva osoby schvalující žádosti. Uživatel, který má práva osoby schvalující žádosti, bude moci schvalovat zasílání žádostí či odpovědí na žádosti ze strany příslušného orgánu v případech, kdy byl takový proces schvalování požadován, bude moci uvést souhlas či nesouhlas v případech, kdy příslušný žádající orgán není spokojen s obdrženou odpovědí, nebude moci odesílat žádosti nebo na ně odpovídat jménem koordinátora, pokud nemá navíc práva na zpracování žádosti. 4. CO MOHOU ZÚČASTNĚNÉ STRANY PROVÁDĚT V SYSTÉMU IMI? Jakmile je příslušný orgán zaregistrován v systému IMI, může využívat databázi příslušných orgánů systému IMI pro vyhledávání příslušného orgánu v jakémkoliv členském státu EHP, zasílat žádosti o informace příslušnému orgánu v kterémkoliv členském státu EHP, přičemž bude volit z řady předem přeložených otázek, jež jsou založeny na právních předpisech v oblasti vnitřního trhu, pro kterou je zaregistrován, odpovídat na žádosti o informace obdržené od příslušných orgánů v jiných členských státech EHP. Koordinátor IMI může vykonávat stejné funkce jako příslušný orgán a dále může registrovat ověřené příslušné orgány v systému IMI 1, zasahovat do výměny informací mezi dvěma příslušnými orgány s cílem zajistit uspokojivou reakci v legislativní oblasti, ve které má koordinační úlohu, 1 V novějších verzích systému IMI, ve kterých bude možná vlastní registrace, může být požadováno, aby koordinátoři IMI ověřovali a schvalovali příslušné orgány, které se samy zaregistrují. 11
a sledovat postup zpracování žádostí koordinovaných orgánů o informace v systému IMI, které tyto orgány obdržely nebo odeslaly. Napojený orgán může vykonávat všechny běžné funkce příslušného orgánu a dále může sledovat postup zpracování žádostí IMI, které obdržel či odeslal jiný orgán, na nějž je uvedený orgán napojen. Evropská Komise: spravuje a udržuje systém IMI, poskytuje překlady v systému, poskytuje systému IMI soubory dotazů založených na ustanoveních právních přepisů v oblasti vnitřního trhu, poskytuje asistenční službu pro koordinátory IMI. 5. FÁZE PROCESU PODÁVÁNÍ A ZPRACOVÁNÍ ŽÁDOSTI V SYSTÉMU IMI 5.1. Přehled Žádost o informace v systému IMI má jasně stanovené fáze, které tvoří řada základních kroků. Po přidělení dynamického stavu ke každé žádosti je možné kdykoliv zjistit, v jaké fázi se žádost nachází. Stav je automaticky aktualizován podle toho, jak žádost prochází jednotlivými fázemi od jednoho kroku ke druhému. 5.2. Jednoduchý postup zpracování žádosti v systému IMI Základní postup zpracování žádosti v systému IMI je jednoduchý. Od přijetí žádosti do jejího uzavření existují pouze čtyři kroky. 5.2.1. Žádost odeslána, čeká se na potvrzení přijetí Žádající orgán vytvoří a pošle novou žádost odpovídajícímu orgánu. Žádost má nyní stav Žádost odeslána, čeká se na potvrzení přijetí. 12
5.2.2. Žádost přijata Odpovídající orgán přijme žádost. Žádost má nyní stav Žádost přijata. 5.2.3. Otevřená žádost, informace poskytnuty Odpovídající orgán poskytne veškeré informace žádajícímu orgánu. Žádost má nyní stav Otevřená žádost, informace poskytnuty. 5.2.4. Uzavřená žádost, informace přijaty Žádající orgán přijme poskytnuté informace a žádost je uzavřena. Žádost má nyní stav Uzavřená žádost, informace přijaty. Jednoduchý postup zpracování v systému IMI lze znázornit takto: 13
5.3. Alternativní postupy zpracování žádosti Ačkoliv bude výměna informací většinou přímá, existuje pro každý krok celkového procesu podávání a zpracování žádosti řada alternativních situací, které se mohou čas od času vyskytnout. Tyto situace jsou popsány níže. 5.3.1. Vytvoření nové žádosti žádajícím orgánem 5.3.1.1. Uložení návrhu žádosti Žádající orgán vytvoří novou žádost, nepošle-ji ovšem odpovídajícímu orgánu, nýbrž žádost uloží jako návrh, který bude poslán později. Žádost má nyní stav Návrh žádosti. 5.3.2. Zpracování nové žádosti odpovídajícím orgánem 5.3.2.1. Předání žádosti jinému odpovídajícímu orgánu Odpovídající orgán rozhodne, že žádost měla být předána jinému orgánu. Místo toho, aby žádost přijal, předá ji dále jinému příslušnému orgánu či koordinátorovi IMI. Žádost má nyní stav Žádost předána, čeká se na potvrzení přijetí. 5.3.2.2. Poskytnutí částečné odpovědi na došlou žádost Může se stát, že odpovídající orgán není schopen okamžitě poskytnout vyčerpávající odpověď žádajícímu orgánu. Odpovídající orgán může poskytnout částečnou odpověď a odpovědět na některé z položených dotazů. Zbývající část odpovědi lze poskytnout později. Za této situace má žádost stav Otevřená žádost, poskytnuty částečné informace. 5.3.2.3. Odmítnutí odpovědi na obdrženou žádost 14
Pokud odpovídající členský stát rozhodne, že není možné poskytnout odpověď na žádost, zamítne žádost a žádost dostane stav Uzavřená žádost, informace nejsou k dispozici. Obvykle by mohl rozhodnout pouze koordinátor IMI, že v členském státu neexistuje příslušný orgán, který by mohl odpovědět. Za určitých výjimečných okolností však může žádost jménem členského státu zamítnout příslušný orgán. Výše uvedené alternativní postupy lze znázornit následujícím způsobem: 5.3.3. Zpracování odpovědi obdržené žádajícím orgánem 5.3.3.1. Otevřená žádost, vyžádány dodatečné informace Může se stát, že žádající orgán není spokojen s odpovědí, kterou obdržel od odpovídajícího orgánu. V této situaci se může rozhodnout, že odpověď nepřijme, a vyžádá si dodatečné informace od odpovídajícího orgánu. Za této situace má žádost stav Otevřená žádost, vyžádány dodatečné informace. 15
5.3.4. Zpracování žádosti o dodatečné informace (odpovídající orgán) 5.3.4.1. Přijetí žádosti o dodatečné informace Po přijetí žádosti o dodatečné informace (zaslané v případě neuspokojivé odpovědi) může odpovídající orgán rozhodnout, že poskytne dodatečné informace. Pokud tak chce učinit, je žádosti přidělen stav Žádost o dodatečné informace přijata. (Poznámka: Jsou-li žádajícímu orgánu dodatečné informace nakonec poskytnuty, stav se změní na Otevřená žádost, informace poskytnuty.) 5.3.4.2. Dodatečné informace nelze poskytnout Po přijetí žádosti o dodatečné informace (zaslané v případě neuspokojivé odpovědi) může odpovídající orgán rozhodnout, že dodatečné informace poskytnout nemůže. Za této situace má žádost stav Otevřená žádost, dodatečné informace nejsou k dispozici. 5.3.5. Zpracování odpovědi na žádost o dodatečné informace (žádající orgán) 5.3.5.1. Uzavřená žádost, dodatečné informace nejsou k dispozici 5.3.6. Uzavření neúplné žádosti Pokud odpovídající orgán nemůže doložit dodatečné informace (v případě neuspokojivé odpovědi), může žádající orgán rozhodnout, že tuto skutečnost bere na vědomí. Za této situace má žádost stav Uzavřená žádost, dodatečné informace nejsou k dispozici. 5.3.6.1. Žádost stažena 16
Žádající orgán může kdykoliv rozhodnout, že žádost, kterou podal, stahuje. Za této situace má žádost stav Žádost stažena, lze ji však v systému zobrazit. 5.3.6.2. Žádost vymazána Správce systému EU může kdykoliv žádost vymazat. To je možné pouze na zvláštní žádost žádajícího orgánu. Po vymazání již nelze žádost v systému zobrazit. 5.4. Postupy zpracování, na kterých se podílí koordinátoři IMI (stupňování) 5.4.1. Schvalování Některé členské státy se rozhodly zachovat centralizovanou kontrolu informačního toku mezi svými příslušnými orgány a příslušnými orgány jiných členských států. Pro usnadnění tohoto požadavku existuje v systému IMI možnost, aby koordinátoři schvalovali nové žádosti či odpovědi předtím, než jsou odeslány partnerskému orgánu v jiném členském státu. Tento schvalovací postup zavádí řadu nových stavů žádostí, které jsou popsány níže. 5.4.1.1. Čeká se na schválení žádosti koordinátorem Při registraci příslušného orgánu v systému IMI může koordinátor IMI uvést, že v případě žádosti orgánu zasílané jiným členským státům je zapotřebí předchozího souhlasu. Pokud v tomto případě příslušný orgán pošle jinému členskému státu novou žádost, je namísto přijetí stavu Žádost odeslána, čeká se na potvrzení přijetí žádosti přidělen stav Čeká se na schválení žádosti koordinátorem a namísto odpovídajícímu orgánu je žádost poslána ke schválení koordinátorovi IMI. Pokud koordinátor žádost schválí, stav se změní na Žádost poslána, čeká se na potvrzení přijetí a žádost je zaslána odpovídajícímu příslušnému orgánu. 17
5.4.1.2. Žádost koordinátorem neschválena Pokud však koordinátor IMI neschválí předloženou žádost, změní se stav žádosti na Žádost koordinátorem neschválena a žádost je vrácena žádajícímu příslušnému orgánu, který ji může pozměnit či uzavřít. 5.4.1.3. Žádost uzavřena, koordinátorem neschválena Pokud koordinátor IMI neschválil obsah nové žádosti, která má být poslána, může se žádající příslušný orgán rozhodnout žádost neměnit a poslat ji znovu namísto toho, aby žádost uzavřel a ukončil její zpracování. Pokud se rozhodne ukončit její zpracování, je žádost uzavřena a má stav Žádost uzavřena, koordinátorem neschválena. 5.4.1.4. Čeká se na schválení odpovědi koordinátorem 18
Při registraci příslušného orgánu v systému IMI může koordinátor IMI uvést, že v případě odpovědi orgánu zasílané jiným členským státům je zapotřebí předchozího souhlasu. Pokud v tomto případě příslušný orgán poskytne jinému členskému státu odpověď, je namísto přijetí stavu Otevřená žádost, informace poskytnuty žádosti přidělen stav Čeká se na schválení odpovědi koordinátorem a namísto odpovídajícímu orgánu je žádost poslána ke schválení koordinátorovi IMI. Pokud koordinátor odpověď schválí, je stav změněn na Otevřená žádost, informace poskytnuty a žádost je zaslána odpovídajícímu příslušnému orgánu. 5.4.1.5. Čeká se na schválení částečné odpovědi koordinátorem Jak je tomu i u standardního průběhu zpracování, může se odpovídající orgán rozhodnout, že poskytne částečnou odpověď a odpoví na některé z dotazů v žádosti, přičemž zbývající část odpovědi poskytne později. Jelikož koordinátor IMI uvedl, že pro odpovědi od odpovídajícího orgánu je zapotřebí souhlasu, je žádosti přidělen stav Čeká se na schválení částečné odpovědi koordinátorem. Poté co koordinátor IMI schválí odpověď, změní se stav žádosti na Otevřená žádost, poskytnuty částečné informace. 5.4.1.6. Odpověď koordinátorem neschválena 5.4.2. Postoupení Pokud se koordinátor IMI rozhodne neschválit navrhovanou (úplnou či částečnou) odpověď příslušného orgánu, změní se stav žádosti na Odpověď koordinátorem neschválena a žádost je vrácena žádajícímu příslušnému orgánu k pozměnění. Aby byly zajištěno, že žádosti v systému IMI budou zodpovězeny, jsou do pracovního postupu IMI začleněna určitá ochranná opatření. Když odpovídající orgán obdrží žádost, musí nejdříve rozhodnout, zda žádost přijme nebo zda ji předá jinému odpovídajícímu orgánu nebo koordinátorovi ve svém členském státě. 19
Přijetím žádosti, která je mu určena, potvrdí odpovídající příslušný orgán svou ochotu na žádost odpovědět. Může se však stát, že žádající příslušný orgán není spokojen s odpovědí, kterou obdržel. Postoupení znamená, že pokud žádající příslušný orgán není spokojen s odpovědí, kterou obdržel, musí získat souhlas svého vlastního (žádajícího) koordinátora IMI i koordinátora IMI z odpovídajícího příslušného orgánu, aby mohl požadovat poskytnutí dodatečných informací. Pouze tehdy, pokud se oba koordinátoři IMI shodnou na tom, že by měly být poskytnuty další informace, bude odpovídající orgán vyzván, aby tak učinil. Pokud se jeden z koordinátorů IMI domnívá, že odpověď, kterou poskytl odpovídající orgán, je postačující, bude žádost uzavřena. Koordinátoři mohou v rámci systému IMI učinit rozhodnutí, že se na postoupení nebudou podílet. V takových případech bude mít systém zato, že koordinátor souhlasí s příslušným orgánem svého členského státu. V rámci postoupení se používá řada nových stavů žádostí, které jsou uvedeny níže. 5.4.2.1. Žádost postoupena žádajícímu koordinátorovi Pokud žádající orgán obdrží odpověď na žádost, ale domnívá se, že odpověď je nedostačující, může si od odpovídajícího orgánu vyžádat dodatečné informace. Pokud odpovídající orgán nemůže poskytnout dodatečné informace, ale žádající orgán se domnívá, že by chybějící či doplňující informace mohly být poskytnuty, může se rozhodnout, že neuspokojivou odpověď postoupí svému koordinátorovi IMI a vyžádá si jeho názor. Za této situace má žádost stav Žádost postoupena žádajícímu koordinátorovi. 5.4.2.2. Žádost postoupena odpovídajícímu koordinátorovi Pokud žádající koordinátor souhlasí se svým příslušným orgánem, že by v odpovědi na žádost měly být poskytnuty dodatečné informace, může dát souhlas a postoupit žádost koordinátorovi IMI v odpovídajícím příslušném orgánu a 20
vyžádat se jeho názor. Za této situace má žádost stav Žádost postoupena odpovídajícímu koordinátorovi. Pokud odpovídající koordinátor souhlasí s názorem, že je třeba poskytnout dodatečné informace, je žádost vrácena zpět žádajícímu příslušnému orgánu, přičemž má stav Otevřená žádost, vyžádány dodatečné informace. Pokud odpovídající koordinátor nesouhlasí, je žádost uzavřena a má stav Uzavřená žádost, dodatečné informace nejsou k dispozici. Níže uvedený diagram znázorňuje přehled všech kroků procesu postoupení, do něhož je zapojen jak žádající, tak i odpovídající koordinátor. Je však nutno poznamenat, že uživatel zapojený do procesu postoupení se nebude nikdy podílet na celém cyklu, nýbrž bude odpovídat pouze za kroky, které podnikl jeho orgán. Výměna informací v systému IMI: Přehled průběhu postoupení 2. Koordinátor žádajícího příslušného orgánu Souhlasí Koordinátor odpovídajícího příslušného orgánu? Nesouhlasí Souhlasí Nesouhlasí? 4. Žádost vrácena odpovídajícímu členskému státu Žádost uzavřena Žádost vrácena odpovídajícímu členskému státu Žádost uzavřena 1. Žádající příslušný orgán nepřijímá odpověď, že dodatečné informace nejsou k dispozici Žádající orgán 3. Pokud koordinátor souhlasí, žádost je odeslána zpět odpovídajícími členskému státu Žádost Odpověď Pokud koordinátor 5. souhlasí, žádost je vrácena odpovídajícímu orgánu Odpovídající orgán 6. SYSTÉM IMI A PRÁVNÍ PŘEDPISY V OBLASTI OCHRANY ÚDAJŮ Jelikož se systém IMI využívá k výměně osobních údajů, je důležitá vysoká úroveň ochrany údajů. Na systém IMI se v plném rozsahu vztahují příslušné právní předpisy o ochraně údajů. 2 Systém IMI pomáhá zajišťovat dodržování právních předpisů, 2 Směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, Úř. věst. L 1995/281, s. 31, ve znění nařízení (ES) č. 1882/2003, Úř. věst. L 2003/284, s. 1; nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů, Úř. věst. L 2001/8, s. 1. 21
jelikož poskytuje jasný rámec, který stanoví, jaké informace lze vzájemně vyměňovat, s kým a za jakých okolností. Do systému IMI byla začleněna konkrétní opatření na zajištění souladu s pravidly ochrany údajů. Systém IMI tak představuje dodatečnou úroveň bezpečnosti nezabezpečené nesystematické výměny informací mezi členskými státy prostřednictvím faxu, elektronické pošty či běžné pošty budou nahrazeny strukturovaným systémem, který aktivně zlepšuje dodržování příslušných povinností v oblasti bezpečnosti a ochrany údajů. Funkce, práva a povinnosti uživatelů systému IMI, pokud jde o ochranu údajů, stanoví zvláštní rozhodnutí Komise. 3 Toto rozhodnutí převádí fungování systému IMI do právních pojmů. Stanoví jasný rámec, který určuje, jaké informace lze vyměňovat, kdo může tuto výměnu provádět a za jakých okolností. Jeho cílem je zaručit dodržování příslušných právních předpisů o ochraně údajů. Je třeba zdůraznit, že IMI nevytváří stálou databázi ani nezaznamenává osobní údaje obsažené ve vyměňovaných informacích, osobní údaje obsažené ve vyměňovaných informacích se smažou nejpozději 6 měsíců od formálního uzavření výměny informací a veškeré informace ukládané pro statistické účely nebudou obsahovat osobní údaje, přístup k osobním údajům budou mít pouze příslušné orgány přímo zapojené do výměny informací. Odstranění osobních údajů ze systému IMI Rozhodnutí Evropské komise o ochraně osobních údajů v systému IMI stanoví, že veškeré osobní údaje obsažené ve vyměňovaných informacích se odstraní nejpozději 6 měsíců od formálního uzavření výměny informací. Příslušné orgány budou mít pro účely statistiky stále přístup k žádosti, nebudou však vidět související osobní údaje. IMI umožňuje, aby příslušný orgán požádal o odstranění osobních údajů z uzavřené žádosti již před koncem šestiměsíčního období pro uchovávání informací. Jakmile příslušný orgán požádá o toto dřívější odstranění, stav zpracování žádosti se změní na Požadováno odstranění osobních údajů. Druhý orgán zapojený do vyřizování žádosti bude informován a požádán o vyjádření souhlasu. Pokud oba orgány souhlasí, je o tom informována Komise, která zajistí, aby byly veškeré údaje odstraněny do 10 dní. 3 Rozhodnutí Komise ze dne 12. prosince 2007 týkající se provádění systému pro výměnu informací o vnitřním trhu (IMI), pokud jde o ochranu osobních údajů, Úř. věst. 2008/13, s. 18. 22
Část 2 Konkrétní pokyny pro příslušné orgány a koordinátory IMI 23
ZÁKLADNÍ FUNKCE SYSTÉMU IMI 7. PŘIHLÁŠENÍ DO SYSTÉMU IMI Pro přístup do systému IMI je nutné být registrovaným uživatelem a mít uživatelské jméno, heslo a bezpečnostní kód. Uživatelské jméno 7.1. Uživatelské jméno Jakmile jste zaregistrováni jako uživatelé IMI, obdržíte své uživatelské jméno od místního správce údajů vašeho orgánu. Jste-li prvním uživatelem ve vašem orgánu, obdržíte uživatelské jméno od koordinátora IMI, který váš orgán zaregistroval. Uživatelská jména budou sdělena mimo systém (např. poštou, faxem, telefonicky nebo osobně). 4 7.2. Pokyny a heslo Jakmile jste zaregistrováni jako uživatelé, obdržíte dva e-maily vytvořené automaticky systémem IMI. První e-mail obsahuje pokyny, v nichž je vysvětleno přihlášení do systému. Druhý e-mail (odeslaný do 48 hodin po registraci prvního uživatele orgánu a do 24 hodin po registraci u všech dalších uživatelů téhož orgánu) obsahuje vaše dočasné heslo. Jste-li prvním uživatelem ve vašem orgánu, bude tento e-mail obsahovat rovněž vysvětlení, které údaje a nastavení svého orgánu byste měli aktualizovat, když se do IMI přihlásíte poprvé. Jste-li prvními uživateli ve svém orgánu, měli byste si velmi pečlivě přečíst části o místní správě údajů (části 15 19). 7.3. První přihlášení do systému IMI Jakmile máte uživatelské jméno a dočasné heslo IMI, můžete se přihlásit do systému a dokončit proces registrace. Při prvním přihlášení zadáte své uživatelské jméno a dočasné heslo. Okamžitě budete požádáni, abyste dočasné heslo změnili na heslo podle svého výběru. Heslo si dobře uschovejte. Jakmile změníte heslo, systém vás požádá o vytvoření a potvrzení 12znakového bezpečnostního kódu. Tento kód by měl být kombinací písmen, číslic a symbolů. Kód bezpečně uchovejte. Jakmile jej zadáte, proces registrace bude dokončen. 4 Každý členský stát zastupuje jeden národní koordinátor IMI (NIMIC National IMI coordinator) a členský stát může zvážit jmenování pověřených koordinátorů IMI (DIMIC Delegated IMI coordinator) za účelem výkonu těchto koordinačních povinností pro určitou legislativní, správní či zeměpisnou oblast. Ve zvláštním případě, kdy je regionální DIMIC odpovědný za všechny legislativní oblasti ve svém regionu, je označován jako Super-DIMIC. 24
Jakmile máte k dispozici uživatelské jméno, heslo a bezpečnostní kód, můžete se do systému IMI kdykoli přihlásit. Pokaždé, když se chcete přihlásit, budete požádáni o zadání uživatelského jména, hesla a 3 náhodně vybraných znaků osobního bezpečnostního kódu. Nezapomeňte, že systém IMI rozlišuje velká a malá písmena. Přístup do IMI Systém IMI je softwarový nástroj, který je přístupný na internetu. Příslušný odkaz naleznete na stránkách systému IMI na adrese http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/index.html. Systém IMI byl navržen tak, aby pokud možno fungoval na všech platformách. Měl by fungovat s většinou nových internetových prohlížečů. Nebylo však možné provést rozsáhlé testování na všech možných platformách a se všemi možnými konfiguracemi. Upozorňujeme, že velmi restriktivní bezpečnostní nastavení možností prohlížeče může omezit funkčnost systému IMI. Je-li například vypnuta podpora jazyka JavaScript, nebudou některé funkce IMI k dispozici. Tak tomu je rovněž tehdy, je-li systém IMI přidán na seznam serverů s omezeným přístupem v aplikaci Internet Explorer. Máte-li s přístupem do systému IMI problémy, obraťte se na správce své místní počítačové sítě. Více informací o doporučeném internetovém nastavení pro IMI je uvedeno v Poznámkách k verzi systému IMI: Informace o kompatibilitě IMI s internetovými prohlížeči a podporovanými platformami, které jsou k dispozici na internetových stránkách IMI. 7.4. Nesprávné uživatelské jméno, heslo nebo bezpečnostní kód Uživatel má povoleno pět pokusů o přihlášení. Není-li během těchto pěti pokusů zadána správná kombinace uživatelského jména / hesla / bezpečnostního kódu, uživatelské jméno se zablokuje a nelze ho použít, dokud místní správce údajů vašeho orgánu znovu nenastaví heslo. Jste-li jediným uživatelem s profilem místního správce údajů ve vašem orgánu a vaše uživatelské jméno je zablokováno, musíte se obrátit na svého koordinátora IMI, který může vaše heslo znovu nastavit. 7.4.1. Zapomněli jste uživatelské jméno: Pokud si nemůžete vzpomenout na své uživatelské jméno, obraťte se přímo na místního správce údajů ve svém orgánu. Místní správce údajů vám vaše uživatelské jméno sdělí mimo systém. Pokud jste jediným místním správcem údajů ve vašem orgánu a zapomněli jste své uživatelské jméno, obraťte se na místního správce údajů u svého koordinátora IMI (koordinátor IMI, který zaregistroval váš orgán), jenž vám vaše uživatelské jméno sdělí mimo systém. 7.4.2. Zapomněli jste heslo nebo bezpečnostní kód: Pokud jste zapomněli heslo nebo bezpečnostní kód, obraťte se přímo na místního správce údajů ve svém orgánu. Místní správce údajů heslo znovu nastaví. Poté obdržíte automatický e-mail s novým 25
dočasným heslem. Nyní se můžete přihlásit stejným způsobem, jak je popsáno v bodě 7.3. Pokud jste zapomněli heslo nebo bezpečnostní kód a jste jediným místním správcem údajů ve vašem orgánu, obraťte se na místního správce údajů u svého koordinátora IMI. Ten heslo znovu nastaví. Poté obdržíte automatický e-mail s novým dočasným heslem. Nyní se můžete přihlásit tak, jak je popsáno v bodě 7.3. 7.5. Jazyk IMI je vícejazyčný systém, který lze používat v kterémkoliv z úředních jazyků EU. V pravém horním rohu každé obrazovky (včetně obrazovky pro přihlášení) je rámeček s jazyky. Kliknutím na tento rámeček můžete zvolit jazyk, v němž chcete systém používat. Při odhlašování IMI zaznamená zvolený jazyk a při příštím přihlášení jej nastaví jako jazyk výchozí. 8. VYHLEDÁVÁNÍ PŘÍSLUŠNÉHO ORGÁNU A PROHLÍŽENÍ ŽÁDOSTÍ Cílem systému pro výměnu informací o vnitřním trhu je napomoci příslušným orgánům při vyžadování informací od orgánů v jiném členském státě v souvislosti s jejich povinnostmi podle právních předpisů v oblasti vnitřního trhu. IMI poskytuje řadu základních funkcí, které uživatelům při tomto úkolu napomáhají. Každý uživatel zaregistrovaný v systému IMI bude mít minimálně oprávnění vyhledávat příslušný orgán, prohlížet seznamy došlých a odeslaných žádostí svého orgánu. 8.1. Vyhledávání příslušného orgánu IMI vede databázi příslušných orgánů v celém Evropském hospodářském prostoru (EHP), které se podílejí na provádění právních předpisů v oblasti vnitřního trhu na svém území. Funkce vyhledávání má orgánům v členských státech napomoci při získávání obecných informací o orgánech zaregistrovaných v systému IMI a kontaktních údajů na ně. 8.1.1. Zadání vyhledávacích kritérií Příslušný orgán je možno vyhledávat pomocí kombinace některých nebo všech těchto vyhledávacích kritérií: země, legislativní oblast (např. odborné kvalifikace nebo služby), typ orgánu, vyhledávání klíčových slov v textu, 26
název orgánu (částečný nebo úplný název), ulice, PSČ nebo město. 8.1.2. Výsledek vyhledávání Vyhledány jsou orgány, jejichž údaje odpovídají zadaným vyhledávacím kritériím. Pokud je takových orgánů více, zobrazí se seznam všech těchto orgánů. V takovém případě se zobrazí seznam všech orgánů, jejichž údaje odpovídají vyhledávacím kritériím. Pokud nebude nalezen žádný orgán s údaji odpovídajícími vyhledávacím kritériím, nezobrazí se žádné výsledky. Kromě oficiálního názvu orgánu obsahuje databáze příslušných orgánů rovněž tzv. neformální název každého orgánu. Neformální název je přeložen do všech úředních jazyků EU a měl by uživateli pomoci pochopit povahu orgánů, jež byly při vyhledávání nalezeny. Ve výsledcích vyhledávání se zobrazují obecné informace o nalezených orgánech, o jazycích, které daný orgán ovládá, jakož i o jeho oblasti působnosti a legislativní oblasti (oblastech), k nimž má přístup. Můžete rovněž zaslat e-mail s libovolným textem. 8.1.3. Co dělat, pokud při vyhledávání nebyl nalezen žádný příslušný orgán? Pokud jste nenašli konkrétní příslušný orgán, na nějž se chcete obrátit, zkuste hledat příslušného koordinátora (koordinátory) IMI v cílovém členském státě. Ve výsledcích vyhledávání se zobrazují obecné informace o koordinátorovi (koordinátorech) IMI, včetně jejich adresy, telefonního čísla a e-mailu. To vám umožní je kontaktovat a požádat o pomoc při identifikaci náležitého příslušného orgánu. 8.2. Prohlížení žádostí seznamy žádostí V IMI je možné vybrat si zobrazení žádostí týkajících se vašeho orgánu v různém seskupení. Jednotlivé seznamy jsou dostupné z domovské stránky a dostupné seznamy závisí na typu orgánu a rovněž na úloze uživatele. Při výchozím nastavení se v seznamu žádostí nezobrazí uzavřené žádosti, které již nevyžadují žádnou činnost orgánů (tzn. žádosti, jejichž stav je Uzavřená ). Uživatel však může zapnout zobrazování uzavřených žádostí tím, že nastaví příslušné kritérium vyhledávání na hodnotu Ano. 8.2.1. Všechny žádosti, které zaslal a obdržel náš orgán Každý uživatel v rámci příslušného orgánu, včetně základního uživatele, uvidí seznam všech žádostí, které zaslal a obdržel náš orgán. Jedná se o seznam žádostí, v nichž váš orgán vystupuje jako žádající orgán (odeslané žádosti vašeho orgánu) nebo jako odpovídající orgán (žádosti došlé vašemu orgánu). 27
8.2.2. Seznam úkonů Uživatelé s právy osoby zpracovávající žádosti, osoby přidělující žádosti, osoby schvalující žádosti budou mít rovněž přístup k seznamu úkonů. Ten obsahuje všechny žádosti, při jejichž vyřizování musíte jednat jménem svého orgánu. Podrobnější informace jsou uvedeny v bodě 11.1. 8.2.3. Žádosti ostatních orgánů Tento seznam je přístupný všem uživatelům v rámci orgánu, kromě základních uživatelů. Jestliže je váš orgán napojen na jiné orgány, uvidíte přehled došlých a odeslaných žádostí těchto orgánů (podrobnosti viz část 19). Pokud váš orgán není napojen na jiné orgány, seznam bude prázdný a nezobrazí se žádné žádosti. Jste-li koordinátorem IMI, tento seznam bude obsahovat rovněž žádosti, u nichž je váš orgán napojen jako koordinátor. Napojené orgány Na váš orgán lze napojit ostatní orgány téhož členského státu (viz část 19). To může provést váš místní správce údajů. Jakmile je dotyčný orgán napojen na váš orgán, může prohlížet seznam žádostí vašeho orgánu prostřednictvím seznamu žádostí ostatních orgánů Napojený orgán bude mít k dispozici souhrnné zobrazení vašich žádostí, které neobsahuje žádné osobní údaje o subjektu, jehož se žádost týká. To například umožní národní lékařské komoře mít přehled o žádostech, jimiž se zabývá regionální nebo místní lékařská komora v témže členském státě. 8.2.4. Žádosti, pro něž jsem koordinátorem (pouze NIMIC, SDIMIC, DIMIC) Každý příslušný orgán má nejméně jednoho koordinátora IMI, který může být napojen na jeho žádosti o informace. Tento koordinátor se může podílet na žádostech, například prostřednictvím schvalovacího postupu nebo tím, že jedná jako rozhodce v případech rozporů mezi dvěma příslušnými orgány v různých členských státech (podrobnosti viz část 24). Tento seznam obsahuje žádosti, u nichž má příslušný koordinátor IMI koordinační roli. Seznam vidí každý uživatel koordinátora, včetně základního uživatele. 8.2.5. Seznam naléhavých žádostí (pouze NIMIC, SDIMIC, DIMIC) Koordinátoři IMI sehrávají významnou úlohu v zajišťování včasného vyřízení žádostí, které obdržely jejich příslušné orgány. Plnění tohoto úkolu koordinátorům usnadňuje další seznam, pomocí něhož mohou snadněji sledovat žádosti týkající se orgánů, které koordinují. Tento seznam naléhavých žádostí má k dispozici každý uživatel v rámci koordinátora IMI a obsahuje: 28
žádosti, jejichž termín vyřízení se blíží, žádosti nevyřízené v termínu, obdržené žádosti, které již dlouho čekají na přijetí. Pravidelnou kontrolou tohoto seznamu mohou koordinátoři IMI odhalit potenciální problémy. Mohou se obrátit na příslušný orgán a mohou mu pomoci splnit právní povinnost poskytnout informace jeho protějškům v jiných členských státech. Při výchozím nastavení budou mít koordinátoři k dispozici pouze Souhrnné zobrazení těchto žádostí (pokud jim příslušný orgán neudělil práva ke zobrazení podrobných údajů). Koordinátoři nebudou mít možnost vidět osobní údaje subjektu, jehož se žádost týká. Seznam naléhavých žádostí bude obsahovat: Pokud jste DIMIC Pokud jste SDIMIC všechny naléhavé žádosti příslušných orgánů, které jste zaregistrovali nebo schválili v sytému IMI všechny naléhavé žádosti příslušných orgánů, na které jste napojeni jako koordinátor (viz část 19) všechny naléhavé žádosti příslušných orgánů, které jste zaregistrovali nebo schválili v sytému IMI všechny naléhavé žádosti příslušných orgánů, na které jste napojeni jako koordinátor (viz část 19) všechny žádosti, jež obsahuje seznam naléhavých žádostí všech koordinátorů DIMIC, které jste zaregistrovali nebo schválili v systému IMI Pokud jste NIMIC všechny naléhavé žádosti příslušných orgánů, které jste zaregistrovali nebo schválili v sytému IMI všechny naléhavé žádosti příslušných orgánů, na které jste napojeni jako koordinátor (viz část 19) všechny žádosti, které jsou zahrnuty v seznamu naléhavých žádostí všech koordinátorů SDIMIC a DIMIC ve vašem členském státě. 8.2.6. Vyhledávání všech žádostí Je rovněž možné vyhledávat veškeré žádosti, jež se týkají vašeho orgánu. To zahrnuje došlé a odeslané žádosti vašeho orgánu, jakož i došlé a odeslané žádosti orgánů, které vám udělily oprávnění k prohlížení základního přehledu jejich žádostí ( napojené orgány ). Jste-li koordinátorem IMI, bude vyhledávání všech žádostí zahrnovat rovněž žádosti, u nichž váš orgán jedná jako koordinátor žádajícího nebo odpovídajícího orgánu. 29
Máte možnost vyhledávat žádosti pomocí řady vyhledávacích kritérií, zejména legislativní oblasti, čísla žádosti, data, kdy byla žádost odeslána, použitého souboru otázek a stavu žádosti. Můžete rovněž žádost vyhledat tak, že vyberete úlohu, kterou má v daném případě váš orgán, např. žádající orgán nebo odpovídající orgán. Případně můžete také prohlížet pouze žádosti, jež se týkají jenom některého členského státu nebo některého typu orgánu. To je rovněž možné. Každý z výše uvedených seznamů lze uspořádat na základě jakýchkoli údajů zobrazených v seznamu kliknutím na příslušné záhlaví sloupce. Můžete například seznam uspořádat podle cílového data pro odpověď. Prohlížení žádostí úplné, nebo souhrnné zobrazení Můžete otevřít všechny žádosti, které jste při vyhledávání našli. Podle svého profilu uživatele máte různé možnosti prohlížení žádosti. Osoby zpracovávající žádosti v obou příslušných orgánech přímo se podílejících na výměně informací mají k dispozici úplné zobrazení žádosti, včetně příloh a osobních informací o subjektu, jehož se žádost týká. Osoby zpracovávající žádosti vidí rovněž stránku, která zobrazuje celou historii žádosti, její jednotlivé stavy a kdo v souvislosti s touto žádostí přijal jaká opatření. Používá-li orgán přidělování, budou mít osoby přidělující žádosti taktéž k dispozici úplné zobrazení žádosti neuvidí však přílohy a osobní údaje subjektu, jehož se žádost týká, ani nebudou moci otevřít žádný přiložený dokument, pokud nemají rovněž práva osoby zpracovávající žádosti. Všichni ostatní uživatelé v příslušném orgánu mají k dispozici souhrnné zobrazení všech došlých a odeslaných žádostí jejich vlastního orgánu a orgánů, na něž jsou napojeni. Souhrnné zobrazení poskytuje obecné informace o obou zúčastněných orgánech, včetně jejich země (s možností zaslat jim e-mail s libovolným textem), stavu žádosti, čísla žádosti, legislativní oblasti žádosti a použitého souboru otázek. Uvedeno je rovněž cílové datum pro odpověď. Další informace o žádostech, například osobní údaje subjektu, jehož se žádost týká, nebo položené otázky, nejsou k dispozici. 30
ZPRACOVÁNÍ ŽÁDOSTÍ V IMI Hlavní funkcí IMI je podporovat výměnu informací mezi orgány v jednotlivých členských státech Evropského hospodářského prostoru. Každý orgán zaregistrovaný v systému IMI běžné příslušné orgány, ale rovněž koordinátoři IMI (DIMIC, SDIMIC a NIMIC) může posílat a dostávat žádosti. Jednotlivé fáze toku informací závisí na nastavení jednotlivých orgánů v dané legislativní oblasti. Tato nastavení ovlivňují způsob, jakým je žádost o informace orgánem zpracována, zajišťuje tudíž míru pružnosti, která odráží různé pracovní metody členských států a jejich orgánů (viz bod 17.2). 9. JAK ŽÁDAT O INFORMACE Z JINÉHO ČLENSKÉHO STÁTU Pokud chcete zaslat žádost o informace příslušnému orgánu v jiném členském státě, musíte mít práva osoby zpracovávající žádosti. Práva osoby zpracovávající žádosti jsou udělena uživatelům pro konkrétní legislativní oblasti. Uživatel může být například osobou zpracovávající žádosti pro odborné kvalifikace a základním uživatelem pro oblast služeb. Uživatelé s právy osoby zpracovávající žádosti mohou jménem svého orgánu posílat žádosti orgánu v jiném členském státě. Jako osoba zpracovávající žádosti můžete rovněž odpovídat na žádosti týkající se dané legislativní oblasti, které váš orgán obdržel od příslušných orgánů v ostatních členských státech. 9.1. Vytvoření nové žádosti o informace, která má být zaslána orgánu v jiném členském státě Prostřednictvím IMI můžete posílat žádosti jiným orgánům zaregistrovaným v systému IMI. Postup vytváření nové žádosti o informace se skládá z řady kroků. 9.1.1. Upřesnění legislativní oblasti, jíž se žádost týká Máte-li v systému IMI práva osoby zpracovávající žádost pro více legislativních oblastí, budete muset uvést, které legislativní oblasti se žádost týká (např. odborné kvalifikace nebo služby). Pokud se však váš orgán zabývá pouze jednou legislativní oblastí podporovanou systémem IMI (např. odbornými kvalifikacemi), bude tato oblast vybrána automaticky a není nutno ji zvolit. 9.1.2. Určení odpovídajícího orgánu, jemuž chcete žádost poslat Pomocí funkce vyhledávání orgánů v ostatních členských státech si zvolíte jedno či několik vyhledávacích kritérií s cílem určit orgán, na nějž se chcete obrátit. Na rozdíl od obecné funkce vyhledávání příslušných orgánů, která je dostupná pro všechny uživatele a byla popsána výše (viz bod 8.1), jsou při tomto vyhledávání nalezeny 31