Poskytování vyšších cestovních náhrad

8 Poskytování vyšších cestovních náhrad Poskytování vyšších cestovních náhrad zaměstnancům z podnikatelské sféry při jejich tuzemských a zahraničních cestách může v současném období patřit k významným zaměstnaneckým výhodám. Právním předpisem pro poskytování cestovních náhrad při tuzemských a zahraničních pracovních cestách je ZP, vydaný zákonem č. 262/2006 Sb. V ZP je rozděleno poskytování cestovních náhrad na následující okruhy: poskytování cestovních náhrad zaměstnancům zaměstnavatele z podnikatelské sféry obsažené v ustanoveních 156 až 172 ZP, odchylky při poskytování cestovních náhrad zaměstnancům zaměstnavatele, který je státem, územním samosprávným celkem, státním fondem, příspěvkovou organizací, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů nebo školskou právnickou osobou zřízenou podle školského zákona nebo veřejným neziskovým ústavním zdravotnickým zařízením (státní správa), obsažené v ustanovení 173 až 181 ZP, společná ustanovení pro poskytování cestovních náhrad zaměstnancům podnikatelské sféry a zaměstnancům státní správy jsou obsahem ustanovení 151 až 155 a dále 182 až 189 ZP. 8.1 Základní podmínky pracovních cest zaměstnanců Pracovní cestou se podle 42 odst. 1 ZP rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Místo výkonu práce je podle 34 odst. 1 ZP povinnou součástí pracovní smlouvy. Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. V ustanovení 34a ZP se uvádí, že není-li v pracovní smlouvě sjednáno pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, je tímto pravidelným pracovištěm místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Pravidelné pracoviště nesmí být pro účely cestovních náhrad sjednáno šířeji než jedna obec. 95

8 POSKYTOVÁNÍ VYŠŠÍCH CESTOVNÍCH NÁHRAD Zahraniční pracovní cestou se rozumí cesta konaná mimo území ČR. Dobou rozhodnou pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu státní hranice ČR, kterou oznámí zaměstnanec zaměstnavateli. Dobu přechodu státní hranice ČR uvede zaměstnanec při vyúčtování cestovních náhrad. Při použití letecké přepravy se jedná podle 154 ZP o dobu odletu z ČR a dobu příletu do ČR. Pokud např. zaměstnanec odlétá z Brna s mezipřistáním v Praze a odtud pokračuje v letu do Paříže, je dobou přechodu státní hranice ČR až odlet letadla z Prahy a let Brno Praha je součástí tuzemské části zahraniční pracovní cesty. Podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, určí vysílající zaměstnavatel zaměstnanci písemně předem (prostřednictvím cestovního příkazu). Jedná se zejména o dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování. Zaměstnavatel přitom přihlíží k oprávněným zájmům zaměstnance. Na tuzemské a zahraniční pracovní cesty fyzických osob s příjmy z podnikatelské nebo z jiné samostatné výdělečné činnosti včetně pracovních cest jejich spolupracujících osob a společníků v. o. s. a komplementářů k. s. se ustanovení ZP o cestovních náhradách vztahují nepřímo, a to prostřednictvím 24 odst. 2 písm. k) ZDP. Pravidelným pracovištěm poplatníka s příjmy podle 7 ZDP se rozumí také místo podnikání uvedené v živnostenském oprávnění nebo jiném obdobném povolení k podnikání. Zatímco u zaměstnance je prokázáno uskutečnění pracovní cesty řádně vyplněným a zaměstnavatelem schváleným cestovním příkazem, u podnikatele leží důkazní břemeno o prokázání pracovní cesty výhradně na podnikateli a v případě daňové kontroly musí podnikatel veškeré uplatněné výdaje na pracovní cestu prokázat správci daně. Podnikatel musí prokázat, že se jedná o výdaje, které mu vznikly v rámci pracovní cesty konané v přímé souvislosti s jeho podnikatelskou činností, vykonávanou dle příslušného živnostenského nebo jiného oprávnění. Všechny cestovní výdaje, které zaměstnanec nebo podnikatel vyúčtovává k úhradě v rámci pracovní cesty, musí být prokázány a doloženy příslušnými doklady s výjimkou výše stravného a kapesného, které přímo vychází ze ZP. Ustanovení 182 ZP umožňuje zaměstnavateli paušalizovat náhrady pro pracovní cesty. Týká se to jak tuzemských, tak zahraničních pracovních cest. Pro toto rozhodnutí zaměstnavatele není třeba souhlasu zaměstnanců. Paušalizace cestovních náhrad se však v žádném případě nevztahuje na poplatníka s příjmy z podnikatelské a z jiné samostatné výdělečné činnosti, který musí vždy řádně prokázat příslušnými doklady veškeré výdaje související s jeho pracovní cestou. ZP řeší i otázku přerušení pracovní cesty u zaměstnance. Zaměstnanci přísluší jízdní výdaje za použití dopravního prostředku po ukončení předem dohodnuté- 96

POSKYTOVÁNÍ CESTOVNÍCH NÁHRAD ZAMĚSTNANCŮM PRACUJÍCÍM NA ZÁKLADĚ DOHOD ho přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance, po kterém již nenásleduje výkon práce. Zaměstnavatel je povinen uhradit zaměstnanci náhradu jízdních výdajů pouze do výše, která by náležela zaměstnanci v případě, že by k přerušení pracovní cesty nedošlo. Obdobně se postupuje při předem dohodnutém přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance před výkonem práce. Po dobu přerušení cesty z důvodů na straně zaměstnance však zaměstnanec neobdrží náhradu výdajů za ubytování, pokud si nemusel vzhledem k podmínkám ubytování toto zachovat. Po dobu přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance nepřísluší zaměstnanci rovněž stravné. Doba rozhodná pro výpočet stravného končí ukončením výkonu práce nebo jiným předem dohodnutým způsobem a po přerušení pracovní cesty začíná současně se začátkem výkonu práce. Možnost přerušení pracovní cesty se vztahuje jak na tuzemské, tak na zahraniční pracovní cesty. PŘÍKLAD Zaměstnanec s bydlištěm v Praze se zúčastní konference ve dnech 10. 12. dubna 2013 v Paříži. Dohodne se před uskutečněním pracovní cesty se svým zaměstnavatelem, že od 13. dubna do 20. dubna pokračuje v dovolené ve Francii. Na cestu tam i zpět použije letadlo. Do ČR se vrací letadlem dne 20 dubna 2013. ŘEŠENÍ Zaměstnavatel uhradí zaměstnanci cestovní náhrady související s jeho pobytem na konferenci ve dnech 10.4. 12. 4. 2013 (ubytování, stravné, vedlejší výdaje) a rovněž uhradí letenku včetně zpáteční letenky z Paříže do Prahy. Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se podle 152 ZP rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při: a) pracovní cestě, b) cestě mimo pravidelné pracoviště, c) cestě v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, d) přeložení zaměstnance k výkonu práce do jiného místa, než jaké bylo sjednáno v pracovní smlouvě, e) dočasném přidělení zaměstnance k jinému zaměstnavateli, f) přijetí do zaměstnání v pracovním poměru, g) výkonu práce v zahraničí. 8.2 Poskytování cestovních náhrad zaměstnancům pracujícím na základě dohod V souladu se zněním 155 ZP je možné zaměstnanci, který koná pro zaměstnavatele práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti), poskytnout cestovní náhrady pouze v případě, že bylo sjednáno toto právo, jakož i místo pravidelného pracoviště zaměstnance. 97

8 POSKYTOVÁNÍ VYŠŠÍCH CESTOVNÍCH NÁHRAD Má-li zaměstnanec vykonávající práci podle dohody o provedení práce vykonat pracovní úkol v místě mimo obec bydliště, má právo na cestovní náhrady, bylo-li jejich poskytnutí sjednáno, i když není sjednáno místo pravidelného pracoviště. 8.3 Cestovní náhrady při tuzemských pracovních cestách Zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu je zaměstnavatel povinen poskytnout následující náhrady: náhrady jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy a taxislužby v prokázané výši (např. za použití vlaku, autobusu, letadla, taxi); POZNÁMKA Použije-li zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný prostředek, včetně silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek. POZNÁMKA Náhradu jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy poskytne zaměstnavatel v prokázané výši. Při použití místní hromadné dopravy při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, poskytne zaměstnavatel náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaje prokazovat. náhrady jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny v případě, že pracovní cesta trvá déle než sedm kalendářních dnů. Za člena rodiny zaměstnance se podle 187 ZP považuje jeho manžel, partner podle zákona č. 115/2006 Sb., vlastní dítě, osvojenec, dítě svěřené zaměstnanci do pěstounské péče nebo do výchovy, vlastní rodiče, osvojitel, opatrovník, pěstoun a jiné osoby žijící se zaměstnancem ve společné domácnosti. Domácnost tvoří fyzické osoby, které spolu trvale žijí a společně hradí náklady na své potřeby. Jedná se o náhrady jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny do jeho bydliště nebo do jiného předem dohodnutého místa pobytu člena rodiny a zpět s tím, že zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu jízdních výdajů nejvýše v částce odpovídající jízdním výdajům do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště anebo bydliště na území ČR (limitující je částka, která je pro zaměstnance nejvýhodnější). Při použití letecké přepravy však hradí zaměstnavatel zaměstnanci jízdní výdaje k návštěvě člena rodiny pouze ve výši odpovídající ceně jízdného silničního nebo železničního dopravního prostředku dálkové přepravy, který určí zaměstnavatel. Náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny poskytne zaměstnavatel nejdéle v průběhu čtvrtého týdne od počátku pracovní cesty nebo od minulé návštěvy člena rodiny, pokud se nedohodne se zaměstnancem na kratší době; 98

CESTOVNÍ NÁHRADY PŘI TUZEMSKÝCH PRACOVNÍCH CESTÁCH náhrady výdajů za ubytování, a to bez ohledu na výši ceny, je-li doložena řádným dokladem o ubytování. Po dobu předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance není zaměstnavatel povinen zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování poskytnout, i když musel po tuto dobu zaměstnanec s ohledem na podmínky pracovní cesty nebo ubytovací služby výdaje za ubytování uhradit; náhrady zvýšených stravovacích výdajů (stravné); náhrady nutných vedlejších výdajů Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou prokáže zaměstnavateli. Pokud zaměstnanec nemůže výši výdajů prokázat, poskytne mu zaměstnavatel náhradu odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. K nutným vedlejším výdajům např. patří vstupné na výstavu či veletrh, poplatky za úschovu zavazadel, poplatky za úschovu dokladů v sejfu hotelu, parkovné a mytí služebního vozidla resp. soukromého vozidla použitého k pracovní cestě, telefonní hovory související s výkonem práce, poplatky za použití dálnice resp. mýtné, poplatky za odtah vozidla v poruše a za jeho opravu atd. Nutnost vedlejšího výdaje zaměstnance posuzuje následně při schvalování vyúčtování cestovního příkazu výhradně zaměstnavatel. 8.3.1 Výše stravného při tuzemské pracovní cestě V ZP je stanoven odlišný postup přiznání výše stravného podle toho, zda se jedná o organizaci podnikatelské sféry, nebo organizaci státní správy. a) výše stravného u státní správy Výčet těchto zaměstnavatelů je v 109 odst. 3 ZP. Zaměstnavatel státní správy poskytne zaměstnanci dle 176 ZP za každý kalendářní den pracovní cesty stravné v roce 2013 dle vyhlášky MPSV č. 472/2012 Sb. ve výši: Délka trvání pracovní cesty Výše stravného v Kč 5 až 12 hodin 66 až 79 déle než 12 hodin, nejvýše 18 hodin 100 až 121 déle než 18 hodin 157 až 188 Nesjedná-li zaměstnavatel nebo neurčí-li před vysláním zaměstnance na pracovní cestu výši stravného, přísluší zaměstnanci stravné ve výši dolní sazby rozpětí v tabulce. Znemožní-li zaměstnavatel vysláním zaměstnance na pracovní cestu 99

8 POSKYTOVÁNÍ VYŠŠÍCH CESTOVNÍCH NÁHRAD v délce trvání cesty méně než pět hodin stravovat se obvyklým způsobem, může mu poskytnout stravné až do výše stravného stanoveného pro délku trvání pracovní cesty pět až dvanáct hodin. b) výše stravného u podnikatelské sféry Zaměstnavatel podnikatelské sféry poskytne zaměstnanci dle 163 ZP za každý kalendářní den pracovní cesty v roce 2013 stravné nejméně ve výši: Délka trvání pracovní cesty Výše stravného v Kč 5 až 12 hodin 66 déle než 12 hodin, nejvýše 18 hodin 100 déle než 18 hodin 157 Nesjedná-li zaměstnavatel nebo neurčí-li před vysláním zaměstnance na pracovní cestu vyšší stravné, než je stanoveno v tabulce, přísluší zaměstnanci stravné ve výši uvedené v tabulce. Výši stravného může zaměstnavatel sjednat v kolektivní smlouvě anebo určit ve vnitřním předpise, přičemž nemusí být stanovena stejná výše stravného pro všechny skupiny zaměstnanců. Výše stravného se počítá za každou pracovní cestu a za každý kalendářní den pracovní cesty samostatně, a to i v případě, že v jednom kalendářním dni je uskutečněno několik pracovních cest. Pouze při pracovní cestě, která spadá do dvou kalendářních dnů, se upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu, pokud je to pro zaměstnance výhodnější. Při součtu hodin za oba kalendářní dny trvání pracovní cesty je přitom nutno respektovat maximální časové pásmo déle než 18 hodin, protože jiné další časové pásmo neexistuje. PŘÍKLAD Zaměstnanec společnosti s. r. o. vykonal v roce 2013 pracovní cestu od 18 hodin do 7 hodin ráno druhého dne. Jaké stravné obdrží? Varianta a oddělené posuzování doby trvání pracovní cesty 1. den 6 hodin nejméně 66 Kč 2. den 7 hodin nejméně 66Kč Celková výše stravného činí nejméně 132 Kč. Varianta b souhrnné posuzování doby trvání pracovní cesty 1.+2. den 13 hodin nejméně 100 Kč Pro zaměstnance je výhodnější počítání stravného při odděleném posuzování doby trvání pracovní cesty. 100

CESTOVNÍ NÁHRADY PŘI TUZEMSKÝCH PRACOVNÍCH CESTÁCH PŘÍKLAD Zaměstnanec zemědělského podnikatele vykonal v roce 2013 pracovní cestu od 14 hodin do 3 hodin ráno druhého dne. Jaké stravné obdrží? Varianta a oddělené posuzování doby trvání pracovní cesty 1. den 10 hodin nejméně 66 Kč 2. den 3 hodiny stravné nepřísluší Celková výše stravného činí nejméně 66 Kč. Varianta b souhrnné posuzování doby trvání pracovní cesty 1.+2. den 13 hodin nejméně 100 Kč Pro zaměstnance je výhodnější souhrnné posuzování doby trvání pracovní cesty za oba kalendářní dny. PŘÍKLAD Zaměstnanec akciové společnosti vykonal v roce 2013 pracovní cestu od 18 hodin do 17 hodin druhého dne. Jaké stravné obdrží? Varianta a oddělené posuzování doby trvání pracovní cesty 1. den 6 hodin nejméně 66 Kč 2. den 17 hodin nejméně 100 Kč Celková výše stravného činí nejméně 166 Kč. Varianta b souhrnné posuzování doby trvání pracovní cesty 1.+2. den 23 hodin nejméně 157 Kč Pro zaměstnance je výhodnější počítání stravného při odděleném posuzování doby trvání pracovní cesty. 8.3.2 Snížení výše stravného v podnikatelské i státní sféře Pokud je zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, přísluší zaměstnanci stravné snížené za každé bezplatné jídlo až o hodnotu: 101