FSC Online Claims Platform Online evidence zboží Tomáš Duda (FSC ČR) Co je OCP? OCP je online nástroj pro držitele certifikátu Internet OCP je vytvořeno pro firmy všech velikostí a je přístupné kdykoliv a kdekoliv. Co je OCP? Online Claims Platform je: je platforma pro držitele certifikátu, která poskytuje bezpečné uchování záznamů o transakcích FSC výrobků mezi dvěma firmami. využitelná kdykoliv, kdekoliv a jakoukoliv firmou obchodující s FSC výrobky poskytuje nástroje a služby pro firmy všech velikosti Jazykové mutace OCP je v těchto jazycích: chorvatština dánština angličtina francouzština němčina italština japonština čínština polština portugalština ruština španělština FSC zvažuje další mutace. 1
Proč se OCP zavádí Žádný systém není bezchybný stejně jako FSC. Existovaly případy, kdy byly zjištěny neoprávněně FSC výrobky. Finanční dopad na firmy, které tyto výrobky prodávaly i na jejich reputaci. V současnosti FSC systém nekontroluje všechny záznamy FSC prohlášení a jejich shodu mezi prohlášením dodavatele a jeho odběratele. OCP důkladnější způsob auditování a potvrzení pravosti transakcí. Tím také zvyšuje záruku, že výrobky putující zpracovatelským řetězcem mají opravdu certifikát FSC. Co je FSC prohlášení? Označení výrobku (např. FSC Mix Credit, FSC Recycled, FSC 100%) na přijaté nebo vydané faktuře resp. dodacím listu. Proč nedělat více a lepší audity? Audity jsou samozřejmě důležitým aspektem integrity systému FSC, ale: s rostoucím počtem držitelů certifikátu a počtem FSC prohlášení je zapotřebí vytvořit lepší metody při zachování současného způsobu auditování. větší počet auditů by pouze mírně zvýšil procento zkontrolovaných transakcí, zatímco OCP ověří všechny transakce v téměř reálném čase. Jak funguje současný systém? Firma A prodá FSC certifikovaný výrobek firmě B FAKTURA FSC 100% Firma B Certifikační orgán A kontroluje materiálovou bilanci firmy A Nikdo nekontroluje objemy mezi firmou A a firmou B Certifikační orgán B kontroluje materiálovou bilanci firmy B 2
Chyba 1: Změna faktury Firma A prodá FSC certifikovaný výrobek firmě B FAKTURA FSC 100% Firma B Firma A zaeviduje fakturu bez FSC prohlášení. Tím je možné prodat znovu tento objem jako FSC certifikovaný. FAKTURA FSC 100% FAKTURA FSC 100% Firma B zaeviduje fakturu s FSC prohlášením a zahrne objem do materiálové bilance. Cert. orgán A kontroluje materiálovou bilanci firmy A. Vše vypadá v pořádku. Cert. orgán B kontroluje materiálovou bilanci firmy B. Vše vypadá v pořádku. FSC A.C. All Rights Reserved Chyba 2: Neplatný certifikát Firma A Firma B prodá FSC certifikovaný výrobek firmě B FAKTURA Firma A: COC-123456 Certifikační orgán A pozastavil platnost certifikátu firmě A. Firma B zaeviduje objem do materiálové bilance protože je na faktuře uvedeno FSC prohlášení, i když firma A nemá certifikát. info.fsc.org Firma B musí zkontrolovat platnost certifikátu firmy A Zřídka se tak stává při každé dodávce! FSC A.C. All Rights Reserved OCP: 1 prohlášení, 1 záznam Firma A prodá FSC certifikovaný výrobek firmě B FAKTURA FSC 100% Firma B 2. Firma A potvrdí vložené údaje 1. Firma B Vloží údaje do OCP 3. Certifikační orgán A audituje firmu A Materiálová bilance Online Claims Platform Materiálová bilance 3. Certifikační orgán B audituje firmu B Údaje potvrzené firmou A jsou uloženy. Případné neshody musí být vyřešeny mezi dodavatelem a odběratelem. 3
OCP nahrazuje současné požadavky OCP bude začleněno do standardu zpracovatelského řetězce. Některé ze současných administrativních požadavků budou splněny používáním OCP: seznam dodavatelů a kontrola platnosti jejich certifikátu informace o druzích dřevin a zemi původu pro všechny výrobky přehledy objemů/váhy nakupeného materiálu přehled typů výrobků. Kdy bude OCP zavedeno? 2014 Spuštění beta verze 5. února 2014 Demo verze OCP k dispozici držitele certifikátu 2015 Konec beta verze OCP a spuštění live verze Běhen 2014 se bude testovat funkčnost OCP a budou přidávány nové prvky. Od 5. února mohou držitelé certifikátu testovat OCP v demo módu. Zájemci kontaktujte Emily Crumley (e.crumley@fsc.org). Od 1. dubna bude OCP spuštěno a držitelé certifikátu se budou moci zaregistrovat a používat OCP. Demo verze OCP bude nadále dostupná pro nové držitele certifikátu. Přinese OCP více práce? 1 2 3 Budete ukládat informace, které již shromažďujete v rámci současných pravidel FSC. Pokud nakupujete často stejné výrobky budete moct sloučit více takových faktur a provést jeden záznam do OCP. Jsou tři možnosti jak vkládat záznamy. 4
Další funkce OCP 1 OCP Vás bude automaticky informovat o změnách statutu certifikátu Vašeho dodavatele (např. ukončení certifikátu, změna typů výrobků). OCP může vytvořit materiálové bilance potřebné při přípravě na 2 audit. Poskytováním informací o možných zemích původu (těžby) a druhů dřevin i u takových výrobků jako je papír nebo dřevotříska usnadní OCP plnění požadavků nařízení o dřevě (EU TR) a Lacey Act. Toto bude 3 zajištěno bez možnosti znát celý dodavatelský řetězec. Pohled certifikované firmy Certifikované firmy uvidí pouze po své přímé dodavatele. Pohled certifikačního orgánu? Certifikační firma uvidí, pokud dostane svolení od držitele certifikátu, pouze dodavatele a odběratele svého klienta. 5
Pohled ASI (akreditační orgná FSC) Forest 3 Cert. ID: SE-FM- 003 Country: Sweden Species: Pinus sylvestris Forest 2 Cert. ID: SE-FM- 002 Country: Sweden Species: Picea abies Forest 4 Cert. ID: SE-FM- 004 Country: Spain Species: Pinus sylvestris Forest 1 Cert. ID: SE-FM- 001 Country: Sweden Species: Picea abies Forest 5 Cert. ID: SE-FM- 005 Country: Spain Species: Picea abies Pouze ASI bude moct nahlédnout na celý dodavatelský řetězec. Nicméně to bude umožněno pouze v případech šetření oficiální stížnosti a po tom co držitel certifikátu poskytne přístup. ZAČÍNÁME Jak se zaregistrovat na stránkách OCP Jak mám začít? 1 Nejprve se musíte zaregistrovat na stránkách OCP ocp.fsc.org od 1. dubna 2014. Vaše informace byly již zkopírovány ze stránky info.fsc.org, takže stačí již jen aktivovat Váš profil: 1. Identifikujte se Vašim certifikačním kódem (např. HF-COC-00123) nebo názvem provozovny. 2. Zvolte si Vašeho OCP administrátora. 3. Pro dokončení Vám bude zaslán potvrzující email. 4. Kliknutím na odkaz v emailu se dostanete na stránky OCP, kde budou uvedeny a k odsouhlasení připravené všeobecné podmínky a kde si také zvolíte heslo. 5. Přihlaste se a zkontrolujte Vaše údaje. 6
Jak mám začít? 2 Nyní se můžete spojit s Vašimi dodavateli. 1. Jděte na Supply Chain (dodavatelský řetězec) 2. Jděte na Search Supply Chain (hledat v dodavatelském řetězci) 3. Hledejte pomocí čísla certifikátu (CoC/FM/CW) Jak mám začít? 2 Nyní se můžete spojit s Vašimi dodavateli. 4. Zobrazí se výsledky hledání a klikněte na ikonu Vašeho dodavatele. Jak mám začít? 3 Přijměte žádosti o spojení od vašich odběratelů. Jsou uvedeny v seznamu Incoming Connection Requests (příchozí žádosti ke spojení). 1. Jděte na Pending Connections (nevyřízené žádosti) 2. Kliknutím na příslušnou ikonu přijměte nebo odmítněte žádosti ke spojení. Zde v Outgoing Connection Requests (odeslané žádosti ke spojení) jsou uvedeny vaše žádosti. 7
Vyzkoušejte si OCP nejprve nanečisto Před registrací budete mít možnost začít nejprve s demo verzí: ocp-demo.fsc.org Vložená data jsou v demo verzi pravidelně mazána a emaily s žádostmi o spojení s dodavateli jsou zablokovány. To znamená, že Vaši dodavatelé nedostanou email s žádostí o spojení pokud nejsou sami v demo verzi OCP. Abyste mohli vyzkoušet propojování s dodavatelem a vkládání záznamů existuje také testovací dodavatel. Tyto kroky nebudou auditovány ani nebudou viditelné pro jiné subjekty. VKLÁDÁNÍ ÚDAJŮ Způsoby vkládání údajů do OCP Jak vkládat údaje do OCP Existují tři možnosti vkládání údajů Online Claims Platform Uživatelské rozhraní OCP Integrace od stávajícího IT systému Nahrání tabulky 8
Uživatelské rozhraní Vkládání údajů přímo na webových stránkách Co je to uživatelské rozhraní? Je to způsob vkládání údajů o na webové stránky OCP Údaje jsou vkládány manuálně. Tento způsob je vhodný pro firmy, které chtějí vkládat údaje jednotlivě (s malým počtem nákupu FSC výrobků). Uživatelské rozhraní krok za krokem Jděte na ocp.fsc.org a přihlaste se do OCP 9
Jak vložit údaje 1. Jděte na Purchases (nákup) 2. Zvolte Record Claim (vložit údaje) 3. Napište certifikační číslo dodavatele Jak vložit údaje Zkontrolujte zda-li je certifikát Vašeho dodavatele platný. Pokud ano, tak může začít vkládat údaje. V případě neplatnosti certifikátu budete na to upozorněni a zobrazí se Vám zprávy o výjimkách. Jak vložit údaje 4. Vložte číslo transakce (běžně číslo faktury) 5. Uveďte datum vložení 10
Jak vložit údaje 6. Vložte typ FSC prohlášení Vyberte z nabídky 10. Vložte zemi těžby 9. Uveďte druh dřeviny 7. Uveďte množství 8. Vložte popis Pokud jste první ve zpracovatelském řetězci, tak musíte uvést také druh dřeviny a původ dřeva. Jak vložit další záznam Pokud chcete vložit další záznam (pro stejného dodavatele) klikněte na Add Line Item Jak vložit další záznam Pokud jste skončili, tak uložte údaje kliknutím na submit claim 11
Zpracování tabulky Vkládání údajů nahráním tabulky Zpracování tabulky je další způsob vkládání údajů do OCP Údaje jsou vkládány pomocí individualizované tabulky Tímto způsobem může být do OCP vkládáno více záznamů od různých dodavatelů najednou Je vhodné pro středně velké firmy s denním nebo týdenním intervalem nákupu FSC materiálu Jak na to Jděte na ocp.fsc.org a přihlaste se do OCP 12
Jak stáhnout tabulku 1. Jděte na Purchases (nákupy) 2. Stáhněte (Download) tabulku Je to individualizovaná tabulka, kterou je vždy nutné použít při vkládání údajů (stačí stáhnout jen jednou) Tablka Jak vyplnit tabulku 1. Vložte číslo certifikátu dodavatele 2. Vložte číslo transakce (č. faktury) 3. Uveďte datum vložení 13
How to: Fill out spreadsheet 4. Enter 5. Enter 6. Enter 7. Enter Country Of 8. Enter 9. Enter 10. Enter 11. Enter Claim Claim % Species Harvest Product Description Quantity Units Type (if relevant) (if your supplier is Type FM/COC, CW/FM, or supplier with CW Risk (optional) Assessment) Jak nahrát tabulku 12. Buď přímo nahrajte tabulku na webovou stránku Nebo tabulku pošlete emailem na tuto adresu Chyby In Tabulka case of Vám errors bude the zaslána uploaded emailem spreadsheet zpět pokud will be se returned v ní objeví to you chyby. via Chyby email. k Errors úpravě needed jsou barevně to be corrected označeny. will be Po highlighted. kliknutí na When clicked chybu se more zobrazí detail její about popis. the error will be provided. 14
Rozhraní pro programování aplikací - APPLICATIONS PROGRAMMING INTERFACE (API) Vkládání údajů přes Váš stávající IT systém Jak API funguje? Rozhraní pro programování aplikací (API) poskytuje prostředek k propojení Vašeho stávajícího IT systému s OCP. Umožňuje Vám to automaticky vkládat údaje do OCP od vašich dodavatelů jakmile zpracujte příslušné faktury ve Vašem systému, který pošle data do API. Údaje jsou zasílány internetem v formátu JSON. Kompatibilita s jinými programy API se podobá elektrické zásuvce s jasně definovanými zdířkami. Kdokoliv si může vyrobit zástrčku, kde na opačné konci může být libovolné zařízení. Stejný princip funguje tako pro API. Způsob propojení je zcela na tom kdo se chce připojit. 15
VYTVÁŘENÍ MATERIÁLOVÝCH BILANCÍ Využití OCP k materiálovým bilancím Vytváření materiálových bilancí Materiálové bilance je možné vytvořit podle typu výrobků nebo podle dodavatele. Vytváří se úplný seznam dodavatelů a jejich certifikátů Usnadňuje audit Vytváření materiálových bilancí 1. Jděte na Reports (zprávy) 2. Zvolte Volume Summary (materiálová bilance) 3. Definujte počáteční a koncové datum 4. Stáhněte materiálovou bilanci 16
Vytváření materiálových bilancí Toto je tabulka, Zvolte kterou si SupplierVolumeSummary stáhnete Jak používat šablonu Pro úpravu hodnoty z faktury vašeho dodavatele vložte Váš Konverzní faktor. PŘEHLED DRUHŮ DŘEVIN A ZEMÍ TEŽBY Využití OCP pro účely tržních opatření 17
Znalost druhů dřevin a země težby Když dřevo nebo dřevní vlákno poprvé vstupuje do dodavatelského řetězce, tak je požadováno uvést zemi těžby a druh dřeviny. Držitelé certifikátu, kteří nakupují od FM or FM/CoC certifikátů budou muset zemi těžby a druh dřeviny, tak jak je uvedeno na faktuře od dodavatele. Držitelé certifikátu, kteří nakupují výrobky obsahující dřevo z verifikačního programu kontrolovaného dřeva, budou muset rovněž vložit údaje o druhu dřeviny a zemi těžby. OCP bude moct z těchto informací vytvořit mapu zdrojů, která obsahuje seznam možných druhů a možných zemí původu pro konkrétní výrobek v kterémkoli místě dodavatelského řetězce. Čím větší počet vstupních informací, tím lepší mapa zdrojů může být. Mapu zdrojů Ani Vy ani Váš odběratel neuvidí dodavatelský řetězec nebo konkrétní lesní majetek, ze kterého výrobek pochází. Jak stáhnout mapu 1. Jděte na Reports 2. Zvolte Origin Report 3. Stáhněte Origin Report 18
BEZPEČNOST DAT Bezpečnost dat Zajištění bezpečnosti Vašich dat je zásadní: OCP má hosting na Amazon s Web Service, který poskytuje světovou úroveň bezpečnosti. Samotný program OCP je pravidelně testován na bezpečnost odbornou nezávislou třetí stranou firmou NCC Group. OCP je vytvářena a udržována firmou Historic Futures Ltd, která zavedený komplexní Information Security Management System (ISMS). Tento systém je vytvořen podle standardu ISO27001 a firma Historic Futures bude tímto systémem certifikována během roku 2014. OCP nesbírá ani neukládá žádná osobní nebo finanční data. Veškerá data, která držitel certifikátu do OCP vloží, patří výhradně jemu stejně jako kontrola nad jejich sdílením. OCP nebude sdílet data pokud to držitel certifikátu vysloveně neschválí.. Bezpečnost dat Zajištění bezpečnosti Vašich dat je zásadní: Přístup k informacím bude omezen současnou politikou systému FSC. To znamená, že FSC nebude mít přístup k údajům z OCP. Odběratelé a dodavatelů držitele certifikátu budou mít pouze přístup k informacím, které si držitel certifikátu s nimi sdílí na základě FSC prohlášení a změny vlastnicví. Certifikační orgány budou mít přístup ke stejným údajům jaké mají nyní (FSC prohlášení odeslaná odběratelům a obdržená od dodavatelů) a to až po dohodě s danou certifikační firmou. FSC nebude mít přímý přístup informacím o transakcích nebo informací v OCP. 19
DALŠÍ INFORMAC E PODPORA Další informace Od 5. února 2014 najdete na stránkách ocp-info.fsc.org veškeré informace o OCP. Uvítáme Vaši zpětnou vazbu k OCP. Fairwood Solutions poradenský servis pro FSC CoC příprava na certifikaci zpracování vnitropodnikových směrnic zavádění a realizace Verifikačních kontrol FSC CW Ing. Petr Košťál +420 724 529 218 www.fairwood-solutions.cz 20
FSC ČR Tomáš Duda Kounicova 42, 602 00 Brno T 545 211 383 M 737 406 093 www.czechfsc.cz Forest Stewardship Council Charles-de-Gaulle-Str. 5 53113 Bonn, Germany T +49 (0) 228 367 66-0 F +49 (0) 228 367 66-30 www.fsc.org 21