Návrh mandátní smlouvy na poskytování služeb správy a údržby panelového domu Famfulíkova 1131 1139, Praha 8 - Kobylisy uzavřená podle 566 a násl. Obchodního zákoníku a 9 zákona č. 72/1994 Sb., o vlastnictví bytů, v platném znění mezi těmito účastníky: Zapsané: Společenství A 10 Famfulíkova 1131-1139 v rejstříku společenství vlastníků jednotek, vedeném Městským soudem v Praze v oddílu S, vložka 11234 Se sídlem: Praha 8, Famfulíkova 1136, PSČ 182 00 IČ: 290 36 321 DIČ: CZ 290 36 321 Bank. spojení: Komerční banka a.s., Václavské náměstí 24, Praha 1 Číslo účtu: 43-6770300277/0100 Zastoupeno: předsedou výboru: Ing. Luďkem Novotným místopředsedou výboru: Mgr. Jiřím Markalousem a dále jen objednatel Stavební bytové družstvo Praha 8 Zapsané: v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze v oddílu Dr XCVIII, vložka 254 Se sídlem: Praha 8, Horňátecká 1772/19, PSČ 182 00 Zastoupeno: prokuristkou a ředitelkou družstva Mgr. Vlastou Kukrálovou IČ: 000 34 550 DIČ: CZ008-000 34 550 Bank. spojení: ČSOB a.s., pob. Praha 3, Olšanská 1a Číslo účtu: 746873/0300 dále jen správce Čl. 1 Předmět smlouvy 1.1. Předmětem smlouvy je poskytování služeb správy a údržby pro dům čp. 1131-1139, katastrální území Kobylisy, ulice Famfulíkova v Praze 8 (dále jen správa ), stanovení podmínek obstarání správy a stanovení některých práv, povinností a výkonů činností vyplývajících ze vztahů ke společným částem domu a k jednotkám v domě, jejichž subjekty jsou spoluvlastníci společných částí domu a vlastníci nebo spoluvlastníci jednotek. 1.2. Pro vymezení předmětu smlouvy platí současně příslušná ustanovení stanov objednatele a prohlášení vlastníka domu, zapsaného vkladem do katastru nemovitostí, které se stávají závazná i pro správce. 1.3. Pro účely této smlouvy platí vymezení pojmů podle 2 zákona č. 72/1994 Sb., zákona o vlastnictví bytů, v platném znění.
Čl. 2 Činnosti správce primární služby 2.1. Správce je podle této smlouvy oprávněn obstarávat a zároveň se zavazuje zajišťovat následující služby: 2.1.1. Vedení účetnictví: 2.1.1.1. Kompletní vedení účetnictví včetně vypracovávání řádné roční závěrky (účetní výkazy), a to nejpozději do 30.4. následujícího roku. 2.1.1.2. Typování plateb v bankovním styku (elektronické bankovnictví). 2.1.1.3 Zúčtování účetních dokladů předaných objednatelem do účetnictví objednatele. 2.1.2. Ekonomika 2.1.2.1. Vedení evidence měsíčních úhrad spojených s užíváním bytů dle předpisu stanoveného objednatelem s tím, že čtvrtletně bude vypracován přehled dlužníků. Přehled dlužníků a upomínek bude objednateli předáván do 15. dne druhého měsíce následujícího po konci čtvrtletí. 2.1.2.2. Vedení evidence úhrad spojených s užíváním nebytových jednotek dle předpisu stanoveného objednatelem a předávání přehledu dlužníků a upomínek do 15. dne druhého měsíce následujícího po konci čtvrtletí. 2.1.2.3. Upomínání dlužníků o zaplacení dle zpracovaného a objednatelem odsouhlaseného seznamu formou upomínek předaných objednateli, popř. na základě pokynu objednatele zasílaných doporučenou poštou. 2.1.2.4. Provádění měsíčních závěrek hospodaření objednatele s tím, že jejich výstupy budou objednateli předávány v dohodnutém rozsahu čtvrtletně, vždy do posledního dne měsíce následujícího po ukončení kalendářního čtvrtletí. 2.1.2.5. Provádění vyúčtování zálohových úhrad spojených s užíváním bytů, nebytových a společných prostorů za celý dům a za jednotlivé bytové a nebytové jednotky po skončení zúčtovacího období, a to do 30. 4. následujícího roku. 2.1.2.6. Provádění vypořádání přeplatků z vyúčtování roku uplynulého v termínech stanovených příslušnými právními předpisy (nejpozději do 30. 6. roku běžného). 2.1.2.7. Zpracování mzdové agendy pracovníků objednatele na základě jeho zmocnění. 2.1.2.8. Daň z nemovitosti spoluvlastníků nebytových jednotek. 2.1.3. Technická správa 2.1.3.1. Zajištění sjednání smluv na dodávky služeb spojených s užíváním jednotek a společných částí domu mezi objednatelem a poskytovateli těchto plnění, nejde-li o služby, jejichž dodávky si vlastníci jednotek zajišťují sami. 2.1.3.2. Zajišťování údržby, oprav, rekonstrukcí a modernizace společných částí domu, s tím spojených předepsaných kontrol, zkoušek a revizí technických zařízení. 2.1.3.3. Zajištění odstranění kontrolami, zkouškami a revizemi zjištěných závad na základě pokynů objednatele.
2.1.3.4. Zajištění úkonů ve stavebním, vodohospodářském a jiném řízení ve všech dalších případech, ke kterým není třeba zvláštní plné moci. 2.1.3.5. Zajišťování administrativní a operativně technické činnosti spojené se správou domu a vedení příslušné technické a provozní dokumentace k domu dle dohody s objednatelem. 2.1.3.6. Zajištění odpočtu hodnot na poměrových měřících zařízeních na spotřebu vody a tepla, zajišťování oprav a výměn vodoměrů a indikátorů tepla. 2.1.4. Právní služby 2.1.4.1. Vypracovávání smluv podle pracovního, obchodního a občanského práva na základě požadavků objednatele. 2.1.4.2. Poskytování právních konzultací, evidenčních, administrativně právních a organizačních podkladů. 2.1.4.3. Zajištění právního zastoupení objednatele advokátem v soudním řízení na základě požadavku objednatele. 2.1.4.4. Dokončení rozpracovaných a započatých právních úkonů k vymáhání nedoplatků minulých období, resp. nedoplatků vzniklých před uzavřením této smlouvy. 2.1.4.5. Vedení agendy pronájmu nebytových jednotek a společných prostor včetně vypracování smluv o nájmu a jejich změn na základě pokynů objednatele. 2.1.4.6. Předávání podkladů pro podání žalob o zaplacení dlužných částek včetně příslušenství právnímu zástupci objednatele v případě, že povinný z dohody nezaplatil byť i jedinou splátku a v důsledku toho se stává splatným celý dluh. Informace o předání podkladů k žalobám a o podaných žalobách bude správce předávat objednateli prostřednictvím vnitřní pošty. Cena činností správce - primární služby (Čl. 2) celkem: 44.841,38 Kč měsíčně (bez DPH). Čl. 3 Činnosti správce ostatní služby 3.1. Správce je podle této smlouvy oprávněn obstarávat a zároveň se zavazuje zajišťovat níže uvedené služby: 3.1.1. Pojišťovací služby 3.1.1.1. Pojištění domu (nemovitého, movitého majetku), pojištění odpovědnosti za škodu a připojištění odpovědnosti za škodu členů statutárního a výkonného orgánu objednatele na základě pokynů objednatele. 3.1.1.2. Správa pojistné smlouvy, součinnost při likvidacích pojistných událostí. 3.1.2. Úklidové služby 3.1.2.1. Úklid společných částí domu dle uvedené dispozice objednatele Úklid pracovní náplň. 3.1.2.2. Zimní úklid komunikací.
3.1.3. Drobná údržba 3.1.3.1. Drobné mechanické práce. 3.1.3.2. Elektrikářské práce, opravy a údržba osvětlení. 3.1.3.3. Údržba domovních zvonků a telefonů. 3.1.3.4. Údržba střechy. 3.1.3.5. Drobná údržba fasády v přízemí. 3.1.4. Technik domu ( Domovník ) 3.1.4.1. Službu Technik domu ( Domovník ) poskytuje správce na základě objednatelem požadované náplně práce, která je určena v této smlouvě. 3.1.4.2. Oprávnění a povinnosti druhu práce Technik domu ( Domovník ): provádí pravidelné kontroly technického a stavebního stavu domu včetně kontroly funkčnosti technických zařízení domu, součinnost při odstraňování havárií a řešení nahodilých událostí týkajících se domu, zajišťuje provozuschopnost a opravy technických zařízení v domě, zabezpečuje opravy a bezprostřední zásah servisní firmy, zajišťuje komunikaci s bydlícími v domě (vlastníky bytů, nájemci) předávání informací, předmětů (např. výdej klíčů), pokynů, které souvisejí s provozem domu a bydlením, vede evidenci nutných drobných oprav, které byly zjištěny při kontrolních prohlídkách nebo na základě upozornění bydlících v domě, zabezpečuje a vykonává návštěvní ( úřední ) hodiny v prostorách domu k tomu určených k operativnímu vyřizování běžné agendy s bydlícími v domě, návštěvní hodiny vykonává minimálně jednou týdně po dobu dvou hodin, předává požadavky na opravy a na odstranění závad k jejich realizaci, vyhotovuje objednávky na drobné opravy a na odstranění závad a předkládá je ke schválení k tomu určené osobě, kontroluje provedení objednaných prací, vede a aktualizuje seznam smluvních partnerů, kteří provádějí opravy, servisní činnosti a dodávku služeb v domě, zajišťuje a umožňuje přístup pracovníkům firem dodávajících plnění spojená s užíváním domu k provedení oprav, odstranění různých závad a k provedení odečítání hodnot na měřících zařízeních v domě, obstarává běžnou komunikaci se smluvním správcem domu, předává správci podklady k zajištění činností, ke kterým se správce zavázal v mandátní smlouvě a donášku písemností a sdělení smluvního správce do domu, resp. předává je adresátům, zajišťuje běžnou spisovou agendu, provádí kontroly úklidu domu a před domem, zajišťuje administrativní činnosti související s jeho pracovní činností, podává informace a podněty zaměstnavateli, resp. smluvnímu správci na zlepšení stavu domu,
je dostupný 24 hodin na mobilním telefonu, popř. obstará tuto dostupnost jinou osobou, a to v nutných případech, o čemž předem informuje svého zaměstnavatele, resp. smluvního správce dle mandátní smlouvy, při výkonu svých pracovních povinností se řídí pokyny správce, realizuje jeho rozhodnutí, plní pracovní úkoly, kterými byl pověřen v rámci výkonu činností technika domu. Pokyny a úkoly ukládá správce nebo jím pověřená osoba písemně, prostřednictvím elektronické pošty i ústně. Kontrolu plnění pracovních povinností provádí správce nebo jím pověřená osoba. 3.1.5. Pohotovostní a havarijní služby 3.1.5.1. Havárie vody, odpadů, střešních svodů, topení, elektroinstalace, zámečník zajišťuje správce službou Technik domu ( Domovník ) prostřednictvím dispečinků dodavatelů služeb, smluvních partnerů správce, popř. objednatele. 3.1.5.2. Vyprošťovací službu z výtahu zajišťuje správce na základě servisní smlouvy objednatele, popř. správce, spravované službou Technik domu ( Domovník ). 3.1.5.3. Provozování Service Desku zajišťuje správce smluvním dodavatelem a službou Technik domu ( Domovník ). 3.1.6. Servis výtahů 3.1.6.1. Servis výtahů zajišťuje správce správou smlouvy uzavřené objednatelem a službou Technik domu ( Domovník ). 3.1.7. Protipožární služby 3.1.7.1. Služby v oblasti protipožární ochrany zajišťuje správce požárním preventistou. Cena činností správce ostatní služby (Čl. 3) celkem: 76 762,43 Kč měsíčně (bez DPH). Čl. 4. Činnosti správce ostatní práce, které je nutné provádět ze zákona 4.1. Správce je podle této smlouvy oprávněn a povinen vést evidenci uskutečnění, výsledků, zpráv a a platnosti revizí, jejichž provedení ukládají objednateli příslušné právní předpisy a zároveň se zavazuje zajistit: 4.1.1. Revize elektro rozvodů 4.1.2. Revize hromosvodu 4.1.3. Revize plynových rozvodů 4.1.4. Revize plynových spotřebičů 4.1.4.1. Správce zajistí, pokud jsou spotřebiče umístěny ve společných částech domu nebo v jednotkách ve spoluvlastnictví všech vlastníků jednotek (nebytové prostory), jinak na základě rozhodnutí objednatele (za stav a platnost revize odpovídají vlastníci, resp. nájemci bytových jednotek). 4.1.5. Revize hasících přístrojů
4.1.6. Revize požárních hydrantů 4.1.7. Revize požární bezpečnosti objektů 4.1.8. Revize suchovodu 4.1.9. Revize požárního odvětrání 4.1.10. Revize čidel CO 2 4.1.11. Revize nouzového osvětlení únikových cest Činností správce ostatní práce, které je nutné provádět ze zákona (Čl. 4): Cena za revize se stanovuje ad hoc po akceptaci objednatelem (cenu za měsíc nelze stanovit, orientační přehled cen je obsahem přílohy č.2, která tvoří nedílnou součást této smlouvy). Čl. 5 Ceny za uvedené činnosti za měsíc, rok 5.1. Činnosti správce cena v Kč/měsíc bez DPH cena v Kč/měsíc s DPH Čl. 2 Primární služby 44 841,38 53 809,67 Čl. 3 Ostatní služby 76 762,43 92 114,92 Čl. 4 Ostatní práce, které je nutné provádět ze zákona přehled v příloze č. 2 Celkem: 121 603,81 145 924,59 5.2. Činnosti správce cena v Kč/rok bez DPH cena v Kč/rok s DPH Čl. 2 Primární služby 538 096,56 645 716,04 Čl. 3 Ostatní služby 921 149,16 1 105 378,99 Čl. 4 Ostatní práce, které je nutné provádět ze zákona přehled v příloze č. 2 Celkem: 1 459 245,72 1 751 095,03 Čl. 6 Odměna správci, způsob úhrady 6.1. Správce je registrovaným plátcem daně dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění předpisů pozdějších a je povinen k ceně služeb, tj. k odměně správci účtovat DPH ve výši platné sazby. 6.2. Odměna správci je splatná čtvrtletně na základě faktury správce, vždy do 25. dne posledního měsíce kalendářního čtvrtletí.
6.3. Na odměnu správci přispívají vlastníci jednotek měsíčně podle stanoveného předpisu, náklady nesou poměrně podle velikosti spoluvlastnického podílu na společných částech domu ( 15 odst. 1 zák. č. 72/1994 Sb., v platném znění. 6.4. Odměnu může správce zvýšit bez souhlasu objednatele jen do výše úředně oznámené míry inflace uplynulého roku (přírůstku ročního indexu spotřebitelských cen), a to po předchozím písemném oznámení objednateli. Poprvé tak může správce učinit v roce 2013. Čl. 7 Povinnosti správce, odpovědnost, zástupci 7.1. Správce je povinen informovat telefonicky nebo mailem objednatele o došlých fakturách za služby a jiných dokladech o výdajích a příjmech za spravovaný dům a předložit je objednateli k nahlédnutí a dále připravit podklady pro vedení právních sporů a jednání. K tomuto účelu se správce a objednatel písemně dohodnou na pravidlech oběhu účetních dokladů. 7.2. Správce se zavazuje postupovat v souladu se zájmy objednatele, přitom odpovídá v celém rozsahu způsobené škody, která vznikne porušením jeho povinností, popř. překročením udělené plné moci. 7.3. Správce zastupují: 7.3.1. Mgr. Vlasta Kukrálová: ve věcech mandátní smlouvy, řízení, organizace činností 7.3.2. Ing. Iva Šourková: ve věcech vedení účetnictví, ekonomiky 7.3.3. Miroslav Švarc: ve věcech technické správy 7.3.4. JUDr. Marta Šmákalová ve věcech právní služby Čl. 8 Činnosti objednatele 8.1. Objednatel se zavazuje poskytovat správci součinnost, která je nutná k řádnému plnění této smlouvy a bezodkladně oznámit správci všechny skutečnosti rozhodné pro plnění předmětu této smlouvy. 8.2. Objednatel poskytne správci všechny potřebné podklady pro vyúčtování záloh, zejména způsob rozvržení výdajů za služby na jednotlivé vlastníky jednotek, není-li tento způsob upraven zvláštními předpisy či stanovami objednatele. 8.3. Bude-li to k plnění této smlouvy nezbytné, udělí objednatel správci zvláštní plnou moc k úkonům, k nimž je potřebná.
Čl. 9 Porušení smluvních povinností 9.1. Smluvní strany se zavazují uzavřít dodatkem k této smlouvě ujednání o smluvní pokutě, kterou bude správce povinen zaplatit objednateli, nezajistí-li smluvní povinnosti v časovém limitu sjednaném touto smlouvou, popř. stanoveném příslušnými právními předpisy. 9.2. V dodatku k této smlouvě se smluvní strany zavazují dohodnout ustanovení o právu objednatele na slevu z ceny služby, jestliže správce neposkytl smluvenou službu řádně včetně ustanovení o lhůtách pro uplatnění práva na slevu a pro jejich promlčení. 9.3. Smluvní strany se dohodly na účinnosti tohoto dodatku, která započne dnem 1. dubna 2013. Čl. 10 Doba trvání smlouvy a výpověď 10.1. Strany se dohodly, že smlouva je uzavírána na dobu neurčitou. 10.2. Smluvní strany se zavazují, že veškeré případné spory, do nichž se při plnění této smlouvy dostanou, budou řešeny v prvé řadě dohodou. 10.3. Zaniknout může tato smlouva písemnou dohodou nebo písemnou výpovědí jedné ze smluvních stran, a to tak, aby skončila vždy ke konci kalendářního čtvrtletí. Výpovědní doba činí tři měsíce a začíná běžet od prvního dne měsíce následujícího po doručení výpovědi druhé straně. Čl. 11 Společná a závěrečná ustanovení 11.1. Dnem splnění všech peněžních závazků podle této smlouvy, a to jak objednatele vůči správci, tak i naopak, je den odepsání příslušné částky z účtu dlužníka. 11.2. Objednatel zplnomocňuje správce podpisem této smlouvy k právním úkonům v rozsahu zabezpečení povinnosti správce podle této smlouvy. 11.3. Veškeré změny nebo dodatky této smlouvy je možno provádět pouze písemnými, průběžně číslovanými dodatky. 11.4. Smlouva je vyhotovena ve dvou výtiscích s platností originálu, z nichž jeden obdrží správce a jeden objednatel. 11.5. Tato smlouva nabývá platnosti dnem podpisu oběma smluvními stranami a nabývá účinnosti dnem 1. června 2012. V Praze dne: V Praze dne: Objednatel: Správce:
Příloha č. 1 Pracovní náplň úklid Chodba 1. Zametání a mytí podlah (schodiště + podesty) 1 týdně 2. Umytí a naleštění zábradlí 1 měsíčně 3. Napastování podlah společných prostor, chodeb (jaro, podzim) 2 ročně 4. Umytí a naleštění výtahových dveří a dveří v průchodech 2 ročně Vestibul a výtah 1. Zametání a mytí dle potřeby (třeba každý den) 1 týdně 2. Umytí stěny výtahu, naleštění tabla, držadla a zrcadla 1 týdně 3. Očistění a naleštění všech dveří ve vstupním podlaží 4 ročně 4. Umytí a naleštění dveří rozvaděčových skříní a hydrantů na chodbách i ve vestibulu 4 ročně 5. Umytí všech vypínačů a přivolávačů ve všech společných prostorách 1xměsíčně 6. Umytí všech osvětlovacích těles ve všech společných prostorách 4 ročně 7. Mytí oken portálu vestibulu (v případě potřeby i častěji) 4 ročně 8. Ošetření schránek na dopisy utřít prach a eventuelně naleštit 1xměsíčně 9. Zalévání a ošetřování květin ve vestibulu průběžně Venkovní prostory 1. Zametání event. mytí chodníků a přístupové cesty k parkovišti 1xtýdně 2. Zametání a úklid u popelnic (v zimě úklid sněhu) dle rozpisu 3. Zametání prostor za mřížemi. 1xměsíčně 4. Úklid sněhu na chodníku a přístupové cestě do 7 hod., ve dny prac. klidu do 8 hod. dle potřeby Různé 1. Podávání zpráv o závadách ve vchodě správci objektu dle potřeby 2. Úklid prostor před komorami v 3. a 9. patře včetně 4 ročně 3. Omytí vnějších okenních parapetů v prostorách komor ve 3. a 9. patře 1 měsíčně 4. Úklid společných lodžií, včetně mytí oken 2 ročně 5. Úklid střech-čištění kanálků 4 ročně 6. Úklid kolektoru 2 ročně
Příloha č. 2 Orientační přehled cen za ostatní práce, které je nutné provádět ze zákona cen. Ostatní práce, které je nutné provádět ze zákona Cena v Kč/měsíc bez DPH Cena v Kč/měsíc s DPH 1) Revize elektro rozvodů ( 14 000 Kč 1x60měs.) 233,33 280,00 2) Revize hromosvodu ( 8 600 Kč 1x60měs.) 143,33 172,00 3) Revize plynových rozvodů ( 640 Kč 1x12měs.) 53,33 64,00 4) Revize plynových spotřebičů a byt. rozvodů (18 300 Kč 1x36měs.) 508,33 610,00 5) Revize hasících přístrojů ( 720 Kč 1x12měs.) 60,00 72,00 6) Revize požárních hydrantů (4 100 Kč 1x12měs.) 341,67 410,00 7) Revize požární bezpečnosti objektů (1x12měs.) v ceně 8) Revize sluchovodu a požárního vodovodu ( 6 000 Kč 1x12měs.) 500,00 600,00 9) Revize požárního odvětrání ( 5 500 Kč 1x12měs.) 458,33 550,00 10) Revize čidel CO 2 ( 3 300 Kč 1x12měs.) 275,00 330,00 11) Revize nouzového osvětlení únikových cest součástí revize elektra