Závěrečná zpráva kontrolní komise Bytového družstva Dubina II. za období 06/2013 04/2014 Kontrolní komise: Předseda: Lucie Pučeglová Členové: Ing. Kateřina Krepsová, Mgr. Jaroslav Vaněček Rozsah působnosti kontrolní komise: Dle zákona č. 90/2012 Sb. o obchodních společnostech a družstvech (o obchodních korporacích) a stanov Bytového družstva Dubina II. je kontrolní komise (dále jen KK) oprávněna kontrolovat veškerou činnost družstva a projednávat stížnosti jeho členů. Ze své činnosti se zodpovídá členské schůzi a je nezávislá na ostatních orgánech družstva. KK se vyjadřuje k řádné účetní závěrce a návrhu na rozdělení zisku nebo úhrady ztráty družstva. Na zjištěné nedostatky upozorňuje KK představenstvo a požaduje nápravu. KK je oprávněna žádat představenstvo o jakékoliv informace o hospodaření družstva. Představenstvo má povinnost bez zbytečného odkladu oznámit KK všechny skutečnosti, které mohou mít závažné důsledky v hospodaření nebo postavení družstva a jeho členů. Činnost KK v uvedeném období: KK se v uvedeném období sešla k ústnímu jednání celkem 4 x a to v termínech 27.6.2013, 31.10.2013, 6.2.2014, 29.4.2014. Kontrolní komise se téměř pravidelně účastnila jednání představenstva, a to v termínech 20.7.2013, 25.8.2013, 21.9.2013, 19.10.2013, 16.11.2013, 18.1.2014, 15.3.2014. Činnost KK je podrobně popsána v zápise, který je přílohou č. 1 této zprávy Obsah zprávy : 1. Fungování správy družstva, změna Stanov BD DUIBINA II., změna nařízení vlády o použití prostředků Státního fondu rozvoje bydlení formou dotace 2. Spolupráce/spory mezi BD a městy (především problémy v lokalitě Aš) 3. Kontrola účetnictví, hospodaření družstva, účetní závěrka 4. Nájemné a splátky hypotečních úvěrů (platební morálka) 5. Fyzická archivace dokladů a informovanost členů družstva (webové stránky) 6. Podněty, stížnosti a reklamace členů BD 1
1. Fungování správy družstva, změna stanov BD DUBINA II., změna nařízení vlády o použití prostředků Státního fondu rozvoje bydlení formou dotace Ve sledovaném období 06/2013 až 04/2014 byla správa družstva zajišťována do 31.10.2013 dvěma zaměstnanci z kanceláře v Praze a jednou asistentkou představenstva pracující na základě mandátní smlouvy, od 1.11.2013 přešla asistentka představenstva též do pracovního poměru (blíže viz zpráva Kontrolní komise, která je přílohou č. 1 této závěrečné zprávy). Družstvo bylo řízeno 5-ti členným představenstvem, kontrolní činnost prováděla 3 členná kontrolní komise. KK konstatuje, že jednání představenstva se účastní ve většině případů všichni členové představenstva. Vzhledem k platnosti nového občanského zákoníku od 1.1.2014 Zákon č.89/2012 Sb., a zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních korporacích, je povinností družstva implementovat potřebné změny i do Stanov BD DUBINA II., a to do termínu 30.6.2014. V této souvislosti byl osloven právní zástupce BD DUBINA II, pan Mgr. Hladík, aby na základě nového občanského zákoníku provedl potřebné změny ve Stanovách družstva s tím, že na shromáždění delegátů v červnu 2014 by mělo dojít ke schválení těchto Stanov. Dne 23.7.2013 vyšel ve Sbírce zákonů Předpis č. 209/2013, jehož obsahem je Nařízení vlády ze dne 3.7.2013, kterým se mění některá nařízení vlády v oblasti použití prostředků Státního fondu rozvoje bydlení. Zajímavé pro členy družstva BD DUBINA II. je především část první tohoto Nařízení, čl.1, odstavec 2) Po uplynutí nejméně 10 let od kolaudace může obec písemně požádat Fond o změnu smlouvy o poskytnutí dotace. Fond uzavře s obcí dohodu o změně smlouvy, podle které obec nebude nadále vázána podmínkami pro poskytnutí dotace uvedenými v odstavci 1 písm.c) až e), pouze tehdy, pokud bude prokazatelně zjištěno, že doba uvedená v první větě uplynula. Na žádost Fondu doloží obec kopii smlouvy o poskytnutí dotace. Na základě tohoto by mohlo dojít k převodu bytových jednotek do osobního vlastnictví dříve než po avizované době 20ti let, samozřejmě při vypořádání všech hypotečních úvěru včetně Aše. Touto problematikou se velmi úzce zabývá předseda představenstva, pan Ing. Štaberňák, který ji podrobně řeší ve zprávě představenstva za rok 2013. KK doporučuje do programu schůze shromáždění delegátů zařadit bod výklad zákona č. 311/2013 Sb. o převodu vlastnického práva k jednotkám a skupinových rodinných domků některých bytových družstev KK předpokládá diskuzi na toto téma na shromáždění delegátů v červnu 2014. 2. Spolupráce/spory mezi BD a městy, situace v lokalitě Aš V sledovaném období KK nezaznamenala žádné zásadní nové spory mezi BD Dubina II. a jednotlivými městy (lokalitami). Nadále trvá několikaletý spor mezi BD DUBINA II. a městem Aš. Člen kontrolní komise, pan Mgr. Vaněček, provedl v Aši dne 2.3.2014 za účasti členky představenstva, paní Havranové, místní šetření, na základě něhož a na základě informací získaných z kanceláře družstva, vytvořil rozsáhlou informační zprávu o lokalitě Aš. Mezi nejzávažnější problémy této lokality patří velmi neuspokojivý stav bytových domů, jejich okolí a stav bytů samotných. S tím úzce souvisí další problém a to neobsazenost několika bytových jednotek, k 30.6.2013 to bylo celkem 14 neobsazených bytů (+ 2 byty pronajaté), k 1.3.2014 to bylo 12 neobsazených bytů (+ 4 byty pronajaté). Průměrná měsíční ztráta, která vzniká BD DUBINA II. neobsazením těchto bytů, činí cca 60 000,- Kč (vypočteno dle podkladu předaného asistentkou představenstva s vyčíslením nákladů na nájem, hypotéku, úrok a podíl na investičním fondu). Neobsazením bytů vzniká dluh, který jde za družstvem. Problém, který se však nejvíce dotýká všech členů BD DUBINA II. je obrovská zadluženost členů družstva v této lokalitě. Ke dni 2
31.3.2014 činí dluh na nájemném a vyúčtování jen v této lokalitě celkem cca 9 250 000,- Kč, což je vzhledem k celkové dluhu ve výši cca 10 900 000,- Kč, což tvoří cca 85% z celkového dluhu. 3. Hospodaření družstva, kontrola účetnictví, účetní závěrka 2013 Změny v účtování V roce 2013 nebylo předepisováno nájemné ve výši 51% na účet 325/000 závazky vůči městům. Veškeré náklady a výnosy jsou ze 100% účtovány na jednotlivá střediska. V konečné fázi jsou náklady i výnosy na správu rozúčtovány dle počtu bytů na jednotlivá střediska. Kontrola účetnictví a účetní závěrka: KK pravidelně kontroluje hospodaření BD, sleduje výdaje finančních prostředků na správu družstva, na výdaje v rámci jednotlivých lokalit, zda je splněna podmínka souhlasu samosprávy s výdajem, atd. podrobněji viz příloha č. 1 této zprávy. KK obdržela dne 28.4.2014 následující dokumenty za účetní období 2013: Rozvaha, Výsledovka, Hypoteční úvěry-zůstatky, hlavní kniha, výsledovka-správa. Daňové přiznání bude odevzdáno do termínu 30.6.2014. Na základě zjištění KK, že v roce 2013 bylo podáno daňové přiznání za rok 2012 bez konzultace s daňovým poradcem, přestože představenstvo odsouhlasilo smlouvu o spolupráci s daňovým poradcem (nebyla však podepsána!), rozhodla se KK aktivně pomoci při výběru daňového poradce, který bude nadále spolupracovat s kanceláří BD DUBINA II. při vytváření daňového přiznání. Na jednání představenstva dne 25.8.2013 představenstvo rozhodlo uzavřít smlouvu s firmou DaPoR zastoupenou daňovým poradcem Janem Rutarem. Při svém jednání dne 29.4.2014 byla blíže seznámena s možným pochybením ve způsobu účtování a to i v předešlých letech. Daňovým poradcem je doporučena rekonstrukce účetnictví a provedení daňového auditu. Blíže viz příloha č.1 této zprávy. 4. Nájemné a splátky hypotéčních úvěrů (platební morálka) KK nadále bedlivě sleduje stav vymáhání dlužných částek za nájem. K 31.3.2014 byl celkový dluh ze strany členů družstva 10 888 377,- Kč. Podíl jednotlivých lokalit na tomto dluhu znázorňuje tabulka. Lokalita Celkový dluh k 31.3.2014 % Dluh BD DUBINA II. (neobsazené byty) Aš 9 249 181,60 Kč 85% 486334,-Kč Bělá pod Bezdězem 6 600,- Kč 0,06% Benátky nad Jizerou 0,- Kč 0% Český Krumlov 911 996,- Kč 8,4% 106034,- Kč Holice 10038,- Kč 0,09% Chlumec nad Cidlinou 35886,- Kč 0,33% Jihlava 40159,- Kč 0,37% Lomnice nad Popelkou 0,- Kč 0% Moravská Třebová 6762,- Kč 0,06% Nymburk 33509,- Kč 0,30 % Odolena Voda 113239,- Kč 1,04% Kancelář správce 39117,- Kč Písek 41984,- Kč 0,38% 3
Poděbrady 27931,- Kč 0,25% Svitavy 6821,- Kč 0,06% Telč 20284,- Kč 0,19% Turnov 20828,- Kč 0,19% Tišnov 96465,- Kč 0,89% Vamberk 105091,- Kč 0,97% Hypoteční úvěry Ke dni 31.12.2013 čerpá hypoteční úvěr u ČSOB nebo ČMHB lokality Aš, Bělá pod Bezdězem, Moravská Třebová, Svitavy, Vamberk, Český Krumlov, Lomnice nad Popelkou, Turnov. Výše úvěrů, a výše zůstatků na těchto úvěrech je znázorněna v tabulce ve zprávě kontrolní komise, která je přílohou této zprávy. 5. Fyzická archivace dokladů a informovanost členů družstva (webové stránky) KK pravidelně sleduje webové stránky BD DUBINA II., zda jsou členové družstva seznamováni s aktuálním děním v družstvu. Na webové stránky jsou zavěšovány zprávy z jednání představenstva s jistým časovým prodlením, což však je pochopitelné. KK i přes upozornění na tento nedostatek již ve své minulé závěrečné zprávě z roku 2013, zjistila, že archivace dokumentů v papírové podobě není úplná, nadále nedochází k archivaci zápisů z jednání představenstva v listinné podobě, která by obsahovala podpisy členů představenstva a nadále tedy doporučuje asistentce představenstva, aby tyto zápisy zajišťovala pro archivaci. 6. Podněty, stížnosti a reklamace členů BD KK ve sledovaném období neobdržela žádný podnět či stížnost ze strany členů družstva. V dubnu 2014 obdržela KK prostřednictvím asistentky správy bytů stížnost členky z lokality Odolena Voda ohledně nespokojenosti s prací správce této lokality. Závěr KK je uveden ve zprávě KK ze dne 10.5.2014, která je přílohou č. 1 této zprávy. Reklamace : - Lokalita Nymburk, zatékání do objektů: v průběhu léta 2013 byly provedeny stavební úpravy v podobě zesílení izolace střech a podkrovních bytů a v podobě obnovy tepelné izolace, na základě těchto stavebních úprav došlo k odstranění problémů se zatékáním do objektů, v březnu 2014 místní šetření, odpověď s řešením přislíbena ke konci 03/2014, do dnešního dne nevyřešeno! - Lokalita Odolena Voda: nadále se řeší plísně v bytech, kancelář BD Dubina II je ve spojení se zástupci města Odolena Voda, bez uspokojivého výsledku, 4
Zprávu za kontrolní komisi zpracovala Lucie Pučeglová Zprávu za kontrolní komisi schválil Mgr. Jaroslav Vaněček, Ing. Kateřina Krepsová Praha, Český Krumlov, 10.5.2014 Přílohy: č.1 Zpráva kontrolní komise za období 06/2013 04/2014 5