VNITŘNÍ ÚČETNÍ SMĚRNICE PODNIKU

Masarykova univerzita Ekonomicko-správní fakulta Studijní obor: Finance VNITŘNÍ ÚČETNÍ SMĚRNICE PODNIKU Internal Accounting Rules of the Company Bakalářská práce Vedoucí bakalářské práce: Ing. Zuzana KŘÍŢOVÁ, Ph.D. Autor: Petra NEČASOVÁ Brno, 2014

Jméno a příjmení autora: Název diplomové práce: Název práce v angličtině: Petra Nečasová Vnitřní účetní směrnice podniku Internal Accounting Rules of the Company Katedra: Finance Vedoucí diplomové práce: Ing. Zuzana Kříţová, Ph.D Rok obhajoby: 2014 Anotace Předmětem bakalářské práce Vnitřní účetní směrnice podniku je analyzovat legislativní úpravu tvorby interních účetních směrnic a zpracovat návrh směrnic pro konkrétní účetní jednotku. Na základě teoretických východisek a související legislativy jsem provedla analýzu systému směrnic v konkrétním podniku a navrhla nový systém směrnic, který by měl usnadňovat vnitřní řízení podniku. Podrobněji je rozebrána směrnice zaměřená na pokladní agendu a na úschovu účetních záznamů. Celý systém je zhodnocen z hlediska organizačního a ekonomického vlivu na podnik. Annotation The goal of the bachelor thesis Internal Accounting Rules of the Company is to analyze legislative regulations of creating internal accounting rules and to cover the scheme of internal regulations for a particular accounting entity. Based on the theoretical background and related legislation I analyzed the system of internal regulations in a particular company and proposed new system of internal rules which would simplify the internal running of the company. There is an emphasis on internal regulations of cash desk agenda and archiving accounting notes. The whole system is judged from the perspective of the organizational and economical effect on the company. Klíčová slova vnitřní směrnice, účetnictví, účetní doklady, podnik, pokladna, archivace Keywords internal regulations, accounting, bookkeeping documents, business, cash desk, filing

Prohlášení Prohlašuji, ţe jsem bakalářskou práci Vnitřní účetní směrnice podniku vypracovala samostatně pod vedením Ing. Zuzany Kříţové, Ph.D. a uvedla v ní všechny pouţité literární a jiné odborné zdroje v souladu s právními předpisy, vnitřními předpisy Masarykovy univerzity a vnitřními akty řízení Masarykovy univerzity a Ekonomicko-správní fakulty MU. V Brně dne 22. dubna 2014 vlastnoruční podpis autora

Poděkování Na tomto místě bych ráda poděkovala Ing. Zuzaně Kříţové, Ph.D za cenné připomínky a odborné rady, kterými přispěla k vypracování této bakalářské práce. Dále děkuji panu Ing. Milanovi Brabencovi za poskytnuté informace a konzultace k praktické části této práce.

OBSAH OBSAH... 7 ÚVOD... 11 1 CHARAKTERISTIKA VNITROPODNIKOVÝCH SMĚRNIC... 13 1.1 VÝZNAM VNITROPODNIKOVÝCH PŘEDPISŮ... 13 1.2 LEGISLATIVA... 15 1.3 FORMA VNITŘNÍCH PŘEDPISŮ... 16 2 TVORBA VNITROPODNIKOVÝCH SMĚRNIC... 19 2.1 HLAVNÍ ZÁSADY PŘI TVORBĚ SMĚRNIC... 19 2.2 POVINNÉ ÚDAJE... 19 2.3 VLASTNÍ TEXT SMĚRNICE... 21 2.3.1 Aktualizace obsahu směrnic... 22 2.4 ROZDĚLENÍ SMĚRNIC... 22 2.4.1 Povinné směrnice... 23 2.4.2 Doporučené směrnice... 26 3 PROBLEMATIKA JEDNOTLIVÝCH SMĚRNIC... 29 3.1 POKLADNA... 29 3.2 ÚSCHOVA ÚČETNÍCH ZÁZNAMŮ, ARCHIVACE DOKLADŮ... 30 4 ANALÝZA SMĚRNIC V KONKRÉTNÍM PODNIKU... 33 4.1 ZÁKLADNÍ ÚDAJE O SPOLEČNOSTI XY, SPOL. S.R.O.... 33 4.2 ORGANIZAČNÍ STRUKTURA... 34 4.3 SOUČASNÝ STAV SMĚRNIC... 35 5 NAVRHOVANÝ SYSTÉM ÚČETNÍCH SMĚRNIC PODNIKU... 37 5.1 NÁVRH FORMÁLNÍ ÚPRAVY SMĚRNIC... 39 5.2 POKLADNA... 40 5.2.1 Návrh obecné části... 41

5.2.2 Návrh vnitropodnikové úpravy... 41 5.3 ÚSCHOVA ÚČETNÍCH ZÁZNAMŮ, ARCHIVACE DOKLADŮ... 44 5.3.1 Návrh obecné části... 45 5.3.2 Návrh vnitropodnikové úpravy... 46 5.4 VLIV NAVRHOVANÝCH OPATŘENÍ... 48 5.4.1 Organizační vliv... 48 5.4.2 Ekonomický vliv... 49 ZÁVĚR... 53 SEZNAM POUŽITÝCH ZDROJŮ... 55 SEZNAM TABULEK, OBRÁZKŮ A SCHÉMAT... 57 SEZNAM TABULEK... 57 SEZNAM OBRÁZKŮ... 57 SEZNAM SCHÉMAT... 57 SEZNAM PŘÍLOH... 59

ÚVOD Kaţdý podnik má na základě právních předpisů povinnost vytvořit vnitropodnikové směrnice. Velké mnoţství firem tuto povinnost nesplňuje vůbec nebo pouze částečně vytvořením takových směrnic, které sice zákonnou povinnost splňují, ale nemají ţádný význam pro danou účetní jednotku. Obsahují pouze znění zákonů. A přitom dobře vytvořené vnitropodnikové směrnice napomáhají v úspěšném řízení účetní jednotky. Cílem této práce je analyzovat legislativní úpravu tvorby interních účetních směrnic a následně zpracovat návrh směrnic pro konkrétní účetní jednotku. První část práce je věnována teoretickým východiskům tvorby interních účetních směrnic. V první kapitole práce se zaměřuji na základní charakteristiku vnitřních účetních směrnic, zejména na význam těchto předpisů, vymezení legislativní úpravy oblasti vnitřních účetních předpisů a na jejich formu. Kapitola dvě obsáhne oblast tvorby směrnic a jejich dělení z hlediska povinnosti vytvoření směrnic. V následující kapitole se zaměřuji na konkrétní směrnice ošetřující oblast pokladny a úschovy účetních záznamů. Zde se budu podrobněji věnovat těmto směrnicím a vymezím základní poţadavky pro jejich obsah. V kapitole čtvrté uvedu základní charakteristiku společnosti XY, spol. s.r.o. a následnou analýzu současného systému vnitřních předpisů. Okomentuji stávající stav systému směrnic a navrhnu jeho úpravu. Dále vytvořím návrh konkrétních směrnic, které byly rozebrány v kapitole třetí, a vymezím organizační případně ekonomický vliv navrhovaných opatření. 11

1 CHARAKTERISTIKA VNITROPODNIKOVÝCH SMĚRNIC Vnitřní (popřípadě vnitropodnikové) směrnice patří do systému vnitřních předpisů podniku. Jedná se o celou řadu dokumentů, které ošetřují různé činnosti v rámci daného podniku. Mimo oblast účetnictví se můţe jednat například o oblast pracovně-právních vztahů, bezpečnosti práce, vnitřní organizace podniku. Do vnitřních předpisů obecně řadíme společenskou smlouvu (případně zakladatelskou smlouvu nebo zakladatelskou listinu), stanovy, řády, směrnice a pokyny. 1 V této práci se zaměřím na vnitřní účetní směrnice podniku. Úkolem účetnictví je zobrazit věrně a pravdivě hospodářské dění v podniku, jeho reálnou majetkovou, finanční a důchodovou situaci. Za nejvyšší princip je povaţována zásada poctivého a věrného zobrazení skutečnosti a finanční situace podniku. 2 Finanční účetnictví je regulováno právními předpisy, metodickými postupy a obecně uznávanými účetními zásadami. Mezi právní předpisy ošetřující účetnictví patří zákon o korporacích, zákon o účetnictví, daňové a další předpisy. Účetní zásady nejsou právní předpis, ale podle zvykového práva se musí dodrţovat. Jejich plnění je právně vynutitelné. Vetšina povinností vyplývá přímo z právních norem. Existují však oblasti, které si podnik upravuje podle svých potřeb. Kaţdé takové rozhodnutí musí být podloţeno písemným dokumentem. Proto podniky sestavují vnitropodnikové směrnice, které tuto povinnost naplňují. Vnitropodnikové směrnice nejsou vyhlašovány obecně, ale kaţdá účetní jednotka si musí vytvořit své vlastní mechanismy, systémy a způsoby účtování a rozhodnout se o mnoha důleţitých skutečnostech, které právě uvede ve svých vnitropodnikových směrnicích, a dále se jimi řídí. 3 1.1 Význam vnitropodnikových předpisů Vnitropodnikové směrnice stanovují postupy odpovídající konkrétním podmínkám příslušné účetní jednotky. Zajišťují jednotný metodický postup při sledování skutečností a zachycování 1 JAKUBKA, Jaroslav. Vnitřní předpisy zaměstnavatele. Vyd. 1. Praha: ASPI, 2008, 193 s. ISBN 9788073573966, s. 23-24. 2 SEDLÁČEK, Jaroslav, Eva HÝBLOVÁ, Zuzana KŘÍŢOVÁ a Petr VALOUCH. Finanční účetnictví. 2. vyd. Brno: Masarykova univerzita, 2012, 240 s. ISBN 978-80-210-5832-3. Dostupné z:< https://is.muni.cz/>, s. 9. 3 DĚRGEL, Martin. Vnitropodnikové směrnice. Účetnictví. Praha: Bilance, 2012, č. 1, s. 11-14. DOI: 0139-5661. 13

hospodářských operací v různých vnitřních útvarech ve stejném čase. Vnitřní předpisy jsou závazné pro všechny pracovníky v organizaci. Mezi hlavní účely vnitřních účetních směrnic patří: Pouţívání jednotného a přehledného účetního rozvrhu. Pokud je účetní rozvrh přesně stanoven, nedochází k nedorozuměním s pouţívání špatných účtů k zaúčtování účetních případů. Dosaţení jednotného oceňování v souladu s obecně závaznými předpisy pro účetnictví a stejného posuzování shodných účetních případů zvláště u velkých organizačních celků nebo v případě personálních změn. Vymezení účetních dokladů včetně účetních písemností a organizační zabezpečení oběhu účetních dokladů, jejich přezkušování a vedení účetních knih. Jednotné organizační zabezpečení provádění inventarizace (fyzická i dokladová). Organizační zabezpečení úschovy a archivování. 4 Sestavením vnitropodnikových směrnic podnik splňuje svoji zákonnou povinnost vést účetnictví správné, průkazné, přehledné, srozumitelné a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů. Ovšem vnitropodnikové předpisy nemají slouţit pouze k účelu splnění povinnosti daných legislativou, ale měly by být především nástrojem zkvalitnění vnitřního řízení účetní jednotky. 5 Podnik nesestavuje pouze směrnice, jejichţ existence vyplývá ze zákona, ale má moţnost sestavit řadu dalších nepovinných směrnic. Mezi tyto nepovinné směrnice můţeme zařadit například oběh účetních dokladů, přehled o peněţních tocích, harmonogram účetní závěrky, inventarizaci, dohadné poloţky a mnoho dalších. Podle těchto předpisů je kaţdý pracovník povinen se řídit. Směrnice tak umoţňují snadnější postup při plnění pracovních povinností. Zaměstnanec se na ně můţe obrátit v případě, kdy si určitým postupem není jistý. Existence směrnic je výhodná i při změně pracovníka. Nový zaměstnanec má v rukou přesný popis postupů a náplně práce v rámci jeho pozice. Je proto jednodušší ho v práci zaučit. Příkladem 4 SOTONA, Milan. Vnitropodnikové směrnice - účetnictví 2005. Vyd. 1. Brno: CP Books, 2005, 164 s. ISBN 80-251-0173-8, s. 2. 5 SCHIFFER, Vladimír. Význam a poslání vnitřních účetních předpisů. Účetnictví v praxi. 2010, č. 7. DOI: 1211-7307. Dostupné z:< http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/doc-d12927v15841-vyznam-a-poslanivnitrnich-ucetnich-predpisu/> 14

můţe být nástup nové účetní. Ta má k dispozici popis většiny činností a postupů, do kterého můţe kdykoliv nahlédnout. Směrnice také minimalizují riziko porušování právních předpisů. Díky směrnicím existuje v podniku nástroj, podle kterého se musí jednotliví pracovníci (výkonní pracovníci i vedení) řídit a dodrţovat ho. Nedochází tak k nahodilému jednání v rámci účetní jednotky. Dobře vytvořené vnitropodnikové směrnice mohou zajistit jednodušší, plynulejší a rychlejší postup při kontrole účetnictví finančním úřadem a stejně tak při auditu. Při kontrole jsou k dispozici potřebné informace a není potřeba se tak často dotazovat na určité postupy jako bez nich. Kontroly dokonce začínají směrnice vyţadovat. Dobře vypracované vnitřní předpisy slouţí jako dobrá vizitka podniku. Správné odůvodnění zvoleného postupu pomocí směrnice můţe zabránit i případným sankcím. Pokud jde o obsah, délkou a rozsahem se kvalita vnitropodnikových směrnic neprokazuje. Délka by měla být optimální pro velikost daného podniku. Velmi podrobné předpisy neslouţí správně svému účelu, pouze opisují zákony a vyhlášky. Stávají se tak nepřehlednými. Naproti tomu příliš obecné směrnice také neplní svůj účel, protoţe neobsahují klíčové informace, kvůli kterým se směrnice vytváří. Obecně platí čím je větší podnik, tím jsou vnitřní předpisy rozsáhlejší a to z důvodu rozsáhlé organizační struktury a velkého mnoţství hospodářských operací probíhajících v podniku. U menších podniků je struktura menší a hospodářských operací také probíhá méně. Sestavení je rozsáhlá a časově náročná činnost. Existují vzory jednotlivých směrnic. Ty však většinou nelze pouţít bez úpravy, protoţe kaţdý podnik je specifický. 6 1.2 Legislativa Při tvorbě vnitropodnikových předpisů vycházíme z velkého mnoţství právních předpisů. Můţeme je rozdělit na tři hlavní a další důleţité předpisy, které mají na tvorbu směrnic vliv. Mezi hlavní patří zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, který upravuje například směrnici o účtovém rozvrhu, časovém rozlišení nákladů a výnosů, kurzových rozdílech a cizích měnách, podpisových záznamech, inventarizaci a dalších. Dále je to vyhláška č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, kterými jsou podnikatelé 6 SOTONA, Milan. Vnitropodnikové směrnice - účetnictví 2005. Vyd. 1. Brno: CP Books, 2005, 164 s. ISBN 80-251-0173-8, s. 1. 15

účtující v soustavě podvojného účetnictví. Ošetřuje například ocenění dlouhodobého majetku, odloţenou daň, cenné papíry určené k obchodování. Posledním právním předpisem jsou České účetní standardy pro podnikatele č. 001 aţ 023, ze kterých čerpají směrnice způsobu účtování o zásobách, druzích materiálu účtovaných přímo do spotřeby, oceňování zásob, pravidlech pro tvorbu a pouţívání rezerv, cenných papírech určených k obchodování, operacích s podnikem, účtování o podrozvahových účtech a další. Mezi další právní předpisy (všechny ve znění pozdějších předpisů), které na tvorbu směrnic mají vliv, můţeme zařadit zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů ošetřující například pracovněprávní nároky zaměstnanců a výdaje hrazené zaměstnavatelem zaměstnanci paušální částkou. Zákon č. 262/2006 Sb., zákoníku práce ošetřující například také pracovněprávní nároky, výši stravného v tuzemsku nebo v zahraničí, cestovní náhrady. Zákon č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů zahrnující pohledávky po lhůtě splatnosti. Vnitropodnikové předpisy dále čerpají ze zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, zákona č. 16/1993 Sb., o dani silniční, zákona č. 338/1992 Sb., o dani z nemovitostí, zákona č. 353/2003 Sb., o spotřebních daních, zákona č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a druţstvech, zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, zákona č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti, zákona č. 21/1995 Sb., devizový zákon, zákona č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách, zákona č.499/2004 Sb., o archivování a spisové sluţbě a o změně některých zákonů, zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád. 7 Kovalíková 8 dále doporučuje sledovat Pokyny Generálního finančního ředitelství. Přestoţe nejsou zákonnou normou, pracovníci finančního úřadu podle něj při kontrole postupují. 1.3 Forma vnitřních předpisů Vnitřní předpisy mohou mít různou podobu, důleţitost a platnost. Rozeznáváme směrnice, pokyny, oběţníky, dopisy, rozhodnutí, nařízení, příkazy, pokyny generálního ředitele. Všechny tyto formy jsou závaznými normami, ve kterých jsou stanovovány metody a postupy, podle nichţ se účetní jednotka musí řídit. Směrnice se povaţují za předpis s největší 7 SOTONA, Milan. Vnitropodnikové směrnice - účetnictví 2005. Vyd. 1. Brno: CP Books, 2005, 164 s. ISBN 80-251-0173-8, s. 3. 8 KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele 2013. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, 439 s. Účetnictví (ANAG). ISBN 978-80-7263-824-6, s. 9. 16

váhou a dlouhodobou platností. Směrnice dělíme na metodické, organizační a vnitřní. Pokyny nebo rozhodnutí jsou vydávány jednorázově pro činnosti, které vyţadují změny v krátkém časovém horizontu. Jakmile si účetní jednotka zvolí označení vnitřních předpisů, měla by se tohoto označení drţet i nadále u nově vydaných směrnic. Ve větších podnicích se často vyskytuje i několik názvů písemností. 9 9 KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele 2013. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, 439 s. Účetnictví (ANAG). ISBN 978-80-7263-824-6. str. 8. 17

2 TVORBA VNITROPODNIKOVÝCH SMĚRNIC Nikde není stanoveno, jakým způsobem má být daná písemnost sepsána, nazvána, vydána, schválena, vnitropodnikově distribuována a archivována. Tyto všechny úkony jsou plně v kompetenci daného subjektu. 10 2.1 Hlavní zásady při tvorbě směrnic Přestoţe je tvorba značně uvolněná, je dobré dodrţovat hlavní zásady při tvorbě směrnic: Text směrnice musí být logický, přehledný a stručný. Zároveň také srozumitelný a jednoznačný. Směrnice musí řádně řešit vymezené postupy i při dodrţení zásady stručnosti. Aby se předcházelo zbytečnému opakování, je výhodné stejnou problematiku sloučit do jedné směrnice. Při tvorbě směrnic je nutné stále zajišťovat soulad s právními předpisy. 11 2.2 Povinné údaje I kdyţ nejsou dána přesná pravidla formy vnitropodnikových směrnic, je důleţité uvést v kaţdé směrnici takové údaje, aby nemohlo dojít k pochybnostem o platnosti nebo datu účinnosti normy. Kaţdá směrnice musí obsahovat minimálně tyto údaje: Název účetní jednotky - jednotka musí být jednoznačně určena. Pro lepší určení můţe jednotka uvést i sídlo. Název dokumentu včetně jednoznačného označení - v této poloţce se určuje o jakou formu dokumentu se jedná. Zda je to směrnice, nařízení, rozhodnutí apod. Je vhodné také uvést číslo dokumentu, pro lepší orientaci v systému směrnic. Směrnice jsou nejčastěji číslovány chronologicky tak, jak postupně vznikaly a vcházely v platnost. Název směrnice - musí jednoznačně, výstiţně a stručně shrnovat obsah dokumentu. Datum vydání - uvádí, kdy byla směrnice vydána nikoliv začala platit. Data se mohou shodovat, ale většinou se ponechává mezi nimi určitá časová rezerva pro seznámení s předpisem. 10 DĚRGEL, Martin. Vnitropodnikové směrnice. Účetnictví. Praha: Bilance, 2012, č. 1., s. 11-14. DOI: 0139-5661. 11 OTRUSILOVÁ, Milana a Karel ŠTEKER. Vnitropodnikové účetní směrnice. Účetnictví v praxi. 2007, roč. 11, č. 9, s. 1-29. DOI: 1211-7307. 19

Datum účinnosti - toto datum je velmi důleţité. Přesně vymezuje datum účinnosti směrnice, aby nemohlo docházet k nesrovnalostem ohledně platnosti popřípadě neplatnosti dokumentu. Vypracoval - pokud nastanou určité nesrovnalosti v obsahu, ve směrnici je uvedeno, kdo ji vytvořil a na koho je moţné se obrátit. Kontroloval - můţe se jednat o stejnou osobu, která směrnici schválila. Schválil - uvádí, kdo je za směrnici zodpovědný. Rozdělovník - v rozdělovníku se uvádí seznam pracovníků (pracovních pozic), kteří danou směrnici obdrţí a kolik exemplářů směrnice se vydává. 12 Tyto informace se většinou uvádějí v jednotné hlavičce nebo v záhlaví směrnic. Slouţí pro jenodušší identifikaci dokumentů. Směrnice mohou také obsahovat poloţky o revizi, vydání a přílohách. Při aktualizaci směrnic je vhodné uvádět v revizi o kolikáté aktualizované vydání se jedná. Je nepřehledné, pokud by se kaţdá aktualizace vydávala pod dalším číslem. Pokud je ke směrnici přiloţena příloha, je důleţité ve směrnici uvést její název a počet stran, aby na první pohled bylo jasné, o jaký dokument se jedná. Na konci směrnice v závěrečných ustanoveních je vhodné uvést zrušovací ustanovení (derogační klauzuli) obsahující seznam směrnic, které se vydáním nové směrnice ruší nebo mění. Pokud se ruší nebo mění jen částečně, je nutné přesně specifikovat, které části. Další nepovinnou, ale uţitečnou informací je údaj o změněných stranách. Uvádí se v zápatí, v případě menších změn na směrnici, kdy se pouze vymění určitá strana místo přepracování celé směrnice. Kovalíková 13 uvádí, ţe ke kaţdé směrnici se přilkádá tzv. kolovadlo neboli záznam o vydaných a předloţených vnitřních směrnicích. Slouţí jako doklad o seznámení konkrétních pracovníků se směrnicí. Pracovník potvrdí v kolovadle svým podpisem, ţe danou směrnici četl. Příklad návrhu záznamu o vydaných a předloţených vnitřních směrnicích je uveden na následujícím obrázku. 12 SOTONA, Milan. Vnitropodnikové směrnice - účetnictví 2005. Vyd. 1. Brno: CP Books, 2005, 164 s. ISBN 80-251-0173-8, s. 4. 13 KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele 2013. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, 439 s. ISBN 978-80-7263-824-6, s. 42. 20

Obrázek 1: Návrh záznamu o vydaných a předložených vnitřních směrnicích Pramen: KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele 2013. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, s. 43. 2.3 Vlastní text směrnice Kaţdá směrnice by se měla skládat alespoň ze dvou částí. Z části obecné a části vnitropodnikové úpravy. První je část obecná, ve které by měly být uvedeny právní předpisy, ze kterých se při tvorbě směrnice vycházelo. Je výhodné uvést i citace předpisů. Uţivatel směrnic tak nemusí pracně vyhledávat informace v příslušných předpisech. Citace umoţní lepší orientaci a snadnější pochopení smyslu předpisu a důvodu jeho vytvoření. Druhá část obsahuje konkrétní postupy podniku. Tato část je šitá na míru účetní jednotce a ošetřuje oblasti, o kterých podnik rozhoduje sám. Obsah a délka závisí na velikosti účetní jednotky. 14 14 KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele 2013. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, 439s. ISBN 978-80-7263-824-6, s. 42. 21

2.3.1 Aktualizace obsahu směrnic Do vnitropodnikových směrnic musí být vţdy zapracována platná legislativa. Ta se ovšem neustále mění díky novým zákonům a nařízením. Během jednoho účetního období můţe dojít i k několika změnám. Přesto musí tyto změny být zapracovány do směrnic v okamţiku jejich účinnosti. 15 Příkladem jsou výrazné změny v legislativě platné od začátku roku 2014, kdy vešel v platnost nový občanský zákoník, který přinesl řadu změn zasahujících například do oblasti daní. 2.4 Rozdělení směrnic Účetnictví se řídí více právními předpisy, z některých předpisů však lze pouze zprostředkovaně odvodit vhodnost či povinnost stanovit vnitropodnikové postupy a zásady. 16 Z hlediska povinnosti vytvoření dělíme směrnice na povinné a doporučené. Povinné směrnice vyplývají z právních předpisů přímo, ostatní směrnice vyplývají z legislativy nepřímo a označují se jako doporučené. V následující tabulce je uveden výčet směrnic rozdělný na směrnice povinné a doporučené. Následující dvě kapitoly obsahují podrobnější seznámení s uvedenými směrnicemi. 15 OTRUSINOVÁ, Milana a Karel ŠTEKER. Vnitropodnikové účetní směrnice. Účetnictví v praxi: Měsíčník plný informací pro účetní a daňovou praxi. 2007, roč. 11, č. 9, s. 1-29. DOI: 1211-7307. Dostupné z: <http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/doc-d2607v3373-vnitropodnikove-ucetnismernice/?search_query=%24issue%3d4i43&order_by=&order_dir=&type=&search_results_page=1> 16 SOTONA, Milan. Vnitropodnikové směrnice - účetnictví 2005. Vyd. 1. Brno: CP Books, 2005, 164 s. ISBN 80-251-0173-8, s. 4. 22

Tabulka 1: Vnitřní účetní směrnice s rozdělením na povinné a doporučené Vnitřní účetní směrnice Povinné Systém zpracování účetnictví Účtový rozvrh Podpisové záznamy Odpisový plán Časové rozlišení nákladů a výnosů Kurzové rozdíly, cizí měny Způsob účtování o zásobách Rozpouštění nákladů, popř. oceňovacích odchylek Deriváty Konsolidační pravidla Poskytování cestovních náhrad Pramen: vlastní konstrukce Doporučené Oběh účetních dokladů Vnitropodnikové účetnictví Normy přirozených úbytků zásob Inventarizace Zásady pro tvorbu a pouţívání rezerv Odloţená daň Účetní závěrka Zásoby Opravné poloţky Úschova účetních záznamů, archivace dokladů Pokladna Dohadné poloţky Doporučených směrnic můţe být celá řada. V tabulce nejsou uvedeny všechny směrnice, které je moţné vytvořit. Jsou vybrány ty, které jsou podle mého názoru klíčové pro bezproblémový chod účetní jednotky. V následujících dvou podkapitolách budou podrobněji rozebrány obě skupiny směrnic. 2.4.1 Povinné směrnice I kdyţ jsou směrnice povinné, účetní jednotka tvoří pouze ty, pro které má náplň. Některé směrnice nemusejí být zpracovány samostatně, ale jako součást jiné směrnice s podobnou tematikou. Mezi povinné směrnice patří: Systém zpracování účetnictví - Cílem této směrnice je zajištění zásady včasnosti, dochvilnosti a srozumitelnosti účtování, a tím i zajištění moţnosti získávání aktuálních informací pro řízení účetní jednotky v průběhu kalendářního roku stejně tak, jako při jeho skončení. Směrnice by měla obsahovat vymezení okamţiku vzniku účetního případu, vymezení skupin účetních dokladů, vymezení okamţiku pro včasné a dochvilné provádění účetních zápisů v účetních knihách, vypracování seznamu účetních knih, řádný popis projekčně programové dokumentace. 17 17 SCHIFFER, Vladimír. Význam a poslání vnitřních účetních předpisů. Účetnictví v praxi. 2010, č. 7, str. 2-3. DOI: 1211-7307. 23

Účtový rozvrh - Kaţdý podnik si na základě směrné účtové osnovy musí sestavit účtový rozvrh obsahující všechny potřebné účty k zaúčtování veškerých operací a sestavení účetní závěrky. Účetní jednotka stanovuje v rámci skupin směrné účtové osnovy syntetické účty, které dále dělí na analytické podle potřeb účetní jednotky. Tato směrnice můţe být součástí systému zpracování účetnictví. Podpisové záznamy - Ve směrnici obsahující podpisové záznamy, identifikační záznamy a podpisové vzory jsou stanovena oprávnění povinnosti a odpovědnost osob vztahující se k připojování podpisu nebo identifikačního záznamu. Slouţí pro určení odpovědnosti za obsah dokumentu, ke kterému byl podpis připojen. Odpisový plán - Účetní jednotka si stanovuje odpisový plán pro odpisování majetku v průběhu jeho pouţívání. Předpis ošetřuje základní pravidla pro odpisování dlouhodobého majetku, metody odpisování z hlediska daňového i účetního, období vyčíslování a zúčtování odpisů, zařazování a vyřazování majetku. 18 Časové rozlišení nákladů a výnosů - Účetní jednotky o skutečnostech účtují podvojnými zápisy do období, se kterým časově souvisejí v souladu s účetními metodami, přitom o nákladech a výnosech účtují bez ohledu na okamţik jejich zaplacení nebo přijetí. Účetní jednotka si ve vnitřních předpisech stanovuje postup při časovém rozlišení nákladů a výnosů. Stanovená metoda by se měla měnit jen v případě lepšího věrného zobrazení nebo zkvalitnění vypovídací schopnosti účetní závěrky, popřípadě při změně předmětu podnikání. Kurzové rozdíly, cizí měny - V případě ţe jsou pohledávky, závazky, podíly na obchodních společnostech, cenné papíry, deriváty, opravné poloţky a rezervy vyjádřeny v cizích měnách, jsou účetní jednotky povinny vést účetnictví současně v domácí i cizí měně. Účetní jednotky si stanovují, jakým způsobem bude stanoven kurz pro přepočet cizí měny na domácí. Můţe například pouţít pevný směnný kurz vyhlašovaný ČNB. 19 Způsob účtování o zásobách - Účetní jednotka má moţnost účtovat o zásobách způsobem A nebo B. V případě, ţe účtuje způsobem A, vymezuje v této směrnici druhy zásob, které se účtují přímo do spotřeby. 18 DĚRGEL, Martin. Vnitropodnikové směrnice. Účetnictví. 2012, roč. 59, č. 1, s. 11-14. DOI: 0139-5661. 19 LOUŠA, František. Vnitropodnikové směrnice v účetnictví. 3. aktualiz. vyd. Praha: Grada, 2004, 112 s. ISBN 80-247-0762-4, s. 27-31. 24

Rozpouštění nákladů, popř. oceňovacích odchylek - Účetní jednotka si ve vnitřním předpisu stanovuje způsob rozpouštění nákladů, popřípadě odchylek při vyskladňování zásob, vzniklých díky rozdělení pořizovací ceny na cenu pořízení nebo na předem stanovenou cenu pořízení a odchylku od skutečné ceny pořízení a náklady spojené s pořízením. Deriváty - V této směrnici si jednotka stanovuje, zda bude účtovat o derivátech pouze jako o derivátech k obchodování nebo jako o zajišťovacích derivátech. Dále si volí, zda bude o derivátu, který je součástí finančního nástroje, účtovat samostatně nebo této moţnosti nevyuţije. Konsolidační pravidla - Směrnice obsahuje postupy při vyhlášení konsolidace, podle kterých postupují konsolidované účetní jednotky. 20 Poskytování cestovních náhrad Cestovní náhrady zasahují do oblasti účetní i pracovněprávní. Problematiku cestovních náhrad je výhodné rozdělit do kolektivní smlouvy (případně vnitřního předpisu) a vnitropodnikové směrnice. Kolektivní smlouva řeší oblast ošetřenou zákoníkem práce a vnitropodniková směrnice stanovuje postup v rámci vnitropodnikových záleţitostí. 21 Příkladem můţe být pouţívání motorových vozidel při pracovních cestách, poskytování kapesného nebo náhrad výdajů na pohonné hmoty. Dále by měla obsahovat i zásady pro vyúčtování pracovních cest. Tyto směrnice se mohou dále dělit na povinné podle účetních předpisů (zákon o účetnictví, prováděcí vyhláška, účetní standardy) a vyplývající z jiných právních předpisů (zákoník práce, zákon o daních z příjmů, zákon o rezervách, ). 22 20 DĚRGEL, Martin. Vnitropodnikové směrnice. Účetnictví. 2012, roč. 59, č. 1, s. 11-14. DOI: 0139-5661. 21 HRUŠKA, Vladimír. Kolektivní smlouvy a vnitřní předpisy: dle nového zákoníku práce od 2007 : komplexní průvodce kolektivním vyjednáváním, zpracované vzory kolektivní smlouvy, vnitřního předpisu, pracovního řádu i směrnice o cestovních náhradách. 1. vyd. Praha: Grada, 2007, 284 s. ISBN 9788024719870, s. 85. 22 SCHIFFER, Vladimír. Význam a poslání vnitřních účetních předpisů. Účetnictví v praxi. 2010, č. 7. DOI: 1211-7307. Dostupné z:< http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/doc-d12927v15841-vyznam-a-poslanivnitrnich-ucetnich-predpisu/> 25

2.4.2 Doporučené směrnice Druhou skupinou jsou směrnice doporučené (ostatní). Tyto směrnice nejsou povinné, podniky je vytvářejí pro vlastní potřebu, pro zlepšení organizační struktury podniku a zefektivnění procesů uvnitř podniku. Obsah jednotlivých směrnic a jejich vypracování je dáno strukturou a velikostí podniku. Podle jednotlivých autorů se doporučené směrnice odlišují. Moţným vysvětlením je, ţe obsah jednotlivých směrnic pojímá kaţdý autor po svém. Díky tomu se směrnice s podobným zaměřením mohou slučovat nebo naopak u velkých podniků, kde by směrnice byla velmi rozsáhlá, rozdělovat a dochází tak k výrazným odchylkám. Pro příklad můţeme uvést směrnici Popis pouţívaného softwaru projekčně programová dokumentace, kterou jako doporučenou uvádí Kovalíková, jejíţ obsah můţeme zařadit do směrnice Systému zpracování účetnictví, která je obecně povaţována za povinnou. Stejně tak Seznam pouţívaných účetních knih, symbolů a zkratek můţeme zařadit do Systému zpracování účetnictví, zatímco Děrgel ji vyčleňuje samostatně. Některé naopak autoři uvádějí shodně. Jedná se například o směrnice ošetřující vnitropodnikové účetnictví, normy přirozených úbytků zásob, inventarizace, zásady pro tvorbu a pouţívání rezerv, odloţená daň. V následujícím textu jsou krátce charakterizovány jednotlivé směrnice řadící se do této skupiny. Oběh účetních dokladů - Tento předpis je povaţován za významný z hlediska zajištění správného a úplného zpracování všech účetních dokladů a tedy i všech účetních případů. Napomáhá ke správnému a průkaznému vedení účetnictví a zaručuje trvalost účetních záznamů. Směrnice poskytuje metodický návod oběhu účetních dokladů spojený s povinnostmi účetních i mimoúčetních pracovníků, kteří se na zpracování a zaúčtování dokladů podílí. Vnitropodnikové účetnictví - Kaţdá účetní jednotka si můţe určit formu, organizaci a zaměření vnitropodnikového účetnictví podle svých ekonomických podmínek. Účetní předpisy stanovují pouze úkoly pro finanční účetnictví, organizaci vnitropodnikového účetnictví podrobně neřeší. Mezi tyto úkoly patří zabezpečení podkladů o stavu a změnách zásob vytvořených vlastní činností, pro vyjádření aktivace vlastních výkonů a pro ocenění zásob a ostatních výkonů vytvořených vlastní činností. Směrnice by měla obsahovat metodiku organizace vnitropodnikových útvarů, jakým způsobem jsou vyjádřeny vztahy mezi útvary, jaký je vztah mezi vnitropodnikovým účetnictvím, rozpočetnictvím a kalkulacemi. V případě vedení 26

vnitropodnikového účetnictví v rámci analytické evidence finančního účetnictví je třeba uvést účty, na kterých bude zachycováno. 23 Normy přirozených úbytků zásob Podniky si ve svých interních účetních směrnicích mohou stanovit tzv. normy přirozených úbytků (ztrát), které vznikají charakterem zásob (odpaření, sesychání), přepravou (rozsypání, rozbití), odpadem materiálu při výrobě nebo zmetkovitostí výroby. Kaţdá účetní jednotka, která si takové normy připravuje, musí pečlivě posoudit charakter svých zásob, postup výroby, způsoby manipulace se zásobami. Obvykle se normy stanoví na základě výsledků minulých účetních období nebo v nově vznikajících firmách je moţné převzít hodnoty norem charakterem výroby i velikostí podobných podniků. 24 Inventarizace - Tato směrnice je velmi důleţitá pro řádné řízení účetní jednotky. Inventarizace poskytuje důleţité informace o stavu majetku a závazků klíčové pro sestavování účetní závěrky. Ve směrnici se stanovuje, jakým způsobem inventarizace v podniku probíhá. Upravuje inventarizaci prováděnou ke dni řádné účetní závěrky i průběţnou. Směrnice přispívá i ke zlepšení vnitřní kontroly v podniku. Zásady pro tvorbu a používání rezerv - Rezervy lze členit do 4 kategorií rezervy stanovené podle zvláštních právních předpisů, rezervy na důchody, jejichţ tvorba je stanovena smlouvou nebo zvláštním předpisem, rezervy na daň z příjmů a ostatní rezervy, o kterých si rozhoduje účetní jednotka sama. Ve směrnici účetní jednotka stanoví výši a způsob vytváření rezerv. Rezervy podléhají inventarizaci a je posuzována jejich výše a odůvodněnost. Odložená daň O odloţené dani účtují a vykazují ji účetní jednotky, které tvoří konsolidační celek, a účetní jednotky, které sestavují účetní závěrku v plném rozsahu. Ostatní účetní jednotky stanoví, zda budou účtovat o odloţené dani a vykazovat ji. 25 Účetní závěrka - Účetní závěrku jako činnost můţeme rozdělit do 4 fází. První je fáze přípravná zabezpečující věcnou správnost údajů v účetnictví, druhá fáze zahrnuje 23 SCHIFFER, Vladimír. Význam a poslání vnitřních účetních předpisů. Účetnictví v praxi. 2010, č. 7., str. 3-4. DOI: 1211-7307. 24 SEDLÁČEK, Jaroslav, Eva HÝBLOVÁ, Zuzana KŘÍŢOVÁ a Petr VALOUCH. Finanční účetnictví. 2. vyd. Brno: Masarykova univerzita, 2012, 240 s. ISBN 978-80-210-5832-3. Dostupné z: <https://is.muni.cz/>, s. 123. 25 OTRUSINOVÁ, Milana a Karel ŠTEKER. Vnitropodnikové účetní směrnice. Účetnictví v praxi: Měsíčník plný informací pro účetní a daňovou praxi. 2007, roč. 11, č. 9, s. 11. DOI: 1211-7307. 27

účetní závěrku tedy uzavření účtů, třetí sestavení účetních výkazů a čtvrtá fáze následné povinnosti obsahující vloţení účetní závěrky do obchodního rejstříku, audit a vyhotovení výroční zprávy. Směrnice vytváří časový a personální harmonogram závěrky, přehled činností a účetních operací, které je nutno provést. Zásoby - Tato směrnice ošetřuje oblasti jako vymezení zásob, způsob účtování o zásobách (A nebo B), způsob ocenění jednotlivých druhů zásob, stanovení druhů materiálu účtovaných přímo do spotřeby a způsob ocenění zásob při vyskladnění. Opravné položky - Opravné poloţky jsou tvořeny jako sníţení ocenění majetku na základě zásady opatrnosti. Nemají trvalý charakter, jedná se tedy o přechodné sníţení majetku zjištěného na základě inventarizace. Tuto směrnici je také moţné spojit se směrnicí pro opravné poloţky k pohledávkám. Záleţí pouze na účetní jednotce. 26 Dohadné položky účetní jednotka je povinna účtovat o účetních případech v období, se kterým věcně nebo časově souvisí. Tato směrnice zajišťuje správné vyčíslení hospodářského výsledku. Ve směrnici se stanovují zásady pro tvorbu dohadných poloţek, způsob jejich účtování v běţném a následujícím období spolu s výčtem poloţek, který řadíme mezi dohadné. 27 Směrnice Pokladna a Úschova účetních záznamů v této kapitole uvedena není, protoţe jsou podrobněji rozebrány v následující kapitole. 26 LOUŠA, František. Vnitropodnikové směrnice v účetnictví. 3. aktualiz. vyd. Praha: Grada, 2004, 112 s. ISBN 80-247-0762-4, s. 78. 27 KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele 2013. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, 439 s. Účetnictví (ANAG). ISBN 978-80-7263-824-6, s. 155-157. 28

3 PROBLEMATIKA JEDNOTLIVÝCH SMĚRNIC Tato kapitola obsahuje ve dvou podkapitolách rozšíření obsahu dvou vybraných směrnic. Jedná se o dvě doporučené směrnice Pokladna a Úschova účetních záznamů, archivace dokladů. 3.1 Pokladna Pokladní agenda není vymezena zvláštním právním předpisem, ovšem k vedení pokladny se vztahují právní předpisy zákon o účetnictví, prováděcí vyhláška k zákonu o účetnictví a České účetní standardy pro podnikatele. Tyto právní předpisy nejsou dostačující pro správné vedení pokladny z důvodu jejich obecnosti. Účelem této směrnice je sjednotit pokladní agendu v podniku a vymezit přesná pravidla pro nakládání s ní. 28 Směrnice by měla obsahovat následující informace: funkce pokladníka jeho náplní práce je vedení evidence o hotovosti a ceninách v evidenčních knihách; vyhotovování pokladních dokladů, kdy pokladník odpovídá za formální správnost; zajišťování a doplňování pokladní hotovosti z banky; odvody do banky; zajištění příjmu a výdeje hotovosti; výdej cenin; předávání pokladních dokladů k zúčtování. Dále je třeba vymezit postup v případě jeho nepřítomnosti a jeho hmotnou odpovědnost za pokladnu. pravidla pro omezení plateb v hotovosti - Zákon č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti a o správě daní a poplatků, ve znění pozdějších předpisů, stanovuje limit ve výši 350 000 Kč, kdy při překročení tohoto limitu je nutné provést platbu bezhotovostně. Účetní jednotka si můţe stanovit jiný limit, který ovšem nesmí překročit zákonnou hodnotu. pravidla pro účtování hotovosti v české a cizí měně - Tyto pravidla vychází ze standardu. Obsahují oddělené vedení valutové pokladny, vystavování dokladů v cizí měně, pravidla pro přepočet cizí měny na českou dle zákona. Ve směrnici je nutné vymezit vydávání a přijímání hotovosti pouze na základě výdajového nebo 28 SCHIFFER, Vladimír. Význam a poslání vnitřních účetních předpisů: (dokončení). Účetnictví v praxi. 2010, č. 8. DOI: 1211-7307. Dostupné z: <http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/doc-d25847v34207-vyznam-aposlani-vnitrnich-ucetnich-predpisu/> 29

příjmového pokladního dokladu, který bude obsahovat všechny předepsané náleţitosti. 29 Dále je vhodné ve směrnici uvést seznam pokladen vedených v podniku (např. korunová, valutová, šeková, aj), maximální denní zůstatek v pokladně, pravidla pro výdej peněz, poskytování záloh zaměstnancům, pokladní hodiny, pouţívání cenin a valut, stanovení inventarizace (moţnost odkázání na samostatnou směrnici o inventarizaci), kontroly zůstatků, v případě poskytování záloh zaměstnancům náleţitý postup. 30 3.2 Úschova účetních záznamů, archivace dokladů Podnik má povinnost uchovávat dokumenty, které mají podle zákona o archivnictví a spisové sluţbě trvalou hodnotu danou jejich politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem. Dokumenty jsou přesně vymezeny v příloze č. 1 zákona o archivnictví a spisové sluţbě. Příloha obsahuje dokumenty o vzniku, přeměně a zániku původce; o řízení původce dokumentů; o majetku původce dokumentů; finanční dokumenty a dokumenty vztahující se k předmětu podnikání původce. 31 V rámci této směrnice se však zaměřím, jak jiţ napovídá název směrnice, pouze na úschovu a archivaci dokumentů, které souvisí s účetnictvím. Tato oblast je primárně řešena zákonem o účetnictví. Účelem směrnice o úschově účetních záznamů a archivaci účetních dokladů je zaručení trvalosti účetních záznamů. Díky úschově záznamů je moţné zpětně zjistit údaje pro různá srovnání a analýzy za minulá období, poskytuje průkazné údaje pro případné soudní spory nebo arbitráţní řízení a poskytuje podklady pro kontrolu hospodaření účetní jednotky. 29 CARDOVÁ, Zdenka. Pokladna. Účetnictví v praxi: 2010, č. 8. DOI: 1211-7307. Dostupné z: <http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/doc-d25840v34200- pokladna/?search_query=zdenka+cardov%c3%a1+organizace+%c3%ba%c4%8detnictv%c3%ad&search_ results_page=> 30 KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele 2013. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, 439 s. Účetnictví (ANAG). ISBN 978-80-7263-824-6, s. 182-185. 31 Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě a o změně některých zákonů 30

V dnešní době je také kladen důraz na pořádek a úplnost účetních archivů z důvodu nedostatku času pro provádění auditů a tedy i ne tak rozsáhlou kontrolu. 32 V právních předpisech jsou stanoveny lhůty pro archivaci jednotlivých druhů účetních dokladů. Tyto lhůty jsou stanoveny jako minimální, účetní jednotka je můţe prodlouţit podle potřeby. V zákoně o účetnictví úschovu záznamů ošetřují paragrafy 31 a 32. Archivace se také řídí zákonem č. 499/2004 Sb., o archivování a spisové sluţbě a o změně některých zákonů. Ovšem z hlediska archivačních lhůt je zákon o účetnictví nadřazený zákonu o archivnictví. Dalšími zákony ošetřujícími úschovu záznamů jsou zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení a vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové sluţby. Účetní jednotka si ve směrnici stanovuje lhůty pro úschovu jednotlivých dokumentů, ovšem v minimální délce stanovené zákonem. Dále stanovuje postup archivace zahrnující i přesun záznamů do archivu. Po uplynutí lhůty pro úschovu je nutné provést skartaci těchto dokumentů. Ve směrnici by měl být uveden postup vyřazení archiválií a skartace včetně stanovení odpovědné osoby za skartaci. 33 32 SCHIFFER, Vladimír. Význam a poslání vnitřních účetních předpisů: (dokončení). Účetnictví v praxi. 2010, č. 8. DOI: 1211-7307. Dostupné z:< http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/doc-d25847v34207-vyznama-poslani-vnitrnich-ucetnich-predpisu/> 33 LOUŠA, František. Vnitropodnikové směrnice v účetnictví. 3. aktualiz. vyd. Praha: Grada, 2004, 112 s. ISBN 80-247-0762-4, s. 78. 31

4 ANALÝZA SMĚRNIC V KONKRÉTNÍM PODNIKU Nyní se zaměřím na analýzu systému směrnic v konkrétním podniku. Nejprve uvedu základní charakteristiku podniku, jeho jednoduchou organizační strukturu včetně krátkého popisu jednotlivých oddělení. Poslední částí této kapitoly tvoří popis současného stavu systému směrnic v daném podniku. 4.1 Základní údaje o společnosti XY, spol. s.r.o. 34 Společnost XY, spol. s r.o. zahájila svoji činnost v roce 1996. Firma má jednoho společníka, který je současně i jednatelem. Základní kapitál společnosti činí 6 500 000 Kč. Společnost sídlí v Brně. Předmětem podnikání je: provádění staveb, jejich změn a odstraňování, výroba, obchod a sluţby neuvedené v přílohách 1 aţ 3 ţivnostenského zákona. Společnost se zabývá prodejem zboţí v oblasti klempířství, jejich dopravou, pronajímáním dílen zákazníkům pro případnou úpravu zboţí, které nakoupili od firmy. Od roku 1999 do roku 2011 firma postupně zakládala pobočky v Jihlavě, Starém městě u Uherského Hradiště, Znojmě, Blansku, Břeclavi, Kyjově, Třebíči, Pohořelicích, Vyškově, Moravských Budějovicích, Hodoníně a Českých Budějovicích. V současné době má firma 13 provozoven, z toho centrálu v Brně a 12 podřízených poboček. Společnost zaměstnává průměrně 50 aţ 60 zaměstnanců. Z důvodu sezónnosti prodeje však v letních měsících najímá brigádníky. 34 Firma si nepřála být jmenována. Název firmy je proto změněn. V dalších částech práce v konkrétních návrzích směrnic nejmenuji konkrétní osoby, ale funkce v rámci podnikové struktury. 33

4.2 Organizační struktura Na následujícím schématu je znázorněna jednoduchá organizační struktura podniku. Ve schématu neuvádím všech 12 poboček podniku, ale pouze jejich umístění v organizační struktuře. Schéma 1: Organizační struktura podniku Ředitel Ekonomické oddělení Nákupní oddělení Prodej Technické oddělení Propagace Personální oddělení Centrála Jednotlivé pobočky Pramen: vlastní konstrukce Vedení tvoří ředitel firmy, který je jednatelem a zároveň majitelem firmy. Ekonomické oddělení je situováno do centrály firmy. Je zastoupeno ekonomem, hlavní účetní a účetní. Stará se o celou mzdovou a účetní agendu. Nákupní oddělení zahrnuje především zásobování centrály a poboček. Pracovníci mezi sebou mají rozděleno zásobování celé firmy nikoliv podle druhu zboţí, ale podle jednotlivých dodavatelů. Nákupy se uskutečňují aţ na malé výjimky pouze v centrále, ke které náleţí centrální sklad. Odtud se podle potřeby rozváţí zboţí do jednotlivých poboček. Doprava je zajišťována vlastními nákladními auty. Prodej je rozdělen na centrálu v Brně a jednotlivé pobočky. Hlavním prodejním místem je centrála, kde se také uskutečňuje největší objem prodejů. Technické oddělení se stará o správu a údrţbu majetku firmy. Propagační oddělení se zaměřuje na reklamu a správu reklamních předmětů včetně propagačních akcí. Personální oddělení zajišťuje příjímání zaměstnanců, včetně související agendy po všechny pobočky centrálně z Brna. Zajišťuje také nákup ochranných pomůcek pro zaměstnance ve skladech a jejich vydávaní. Jednotlivé pobočky jsou zastoupeny 2-3 zaměstnanci. Odpovědný vedoucí za řízení poboček je vedoucí pobočky. 34

Účetnictví je vedeno pro všechny pobočky a sklady centrálně v hlavním sídle firmy v Brně. Je zajišťováno zaměstnanci firmy. Je vedeno v ekonomickém softwaru, který zahrnuje veškerou firemní agendu, nejenom účetnictví. 4.3 Současný stav směrnic Firma nemá vytvořen systém směrnic. Nejsou vypracovány ani povinné směrnice, z tohoto pohledu tedy účetní jednotka nesplňuje legislativní povinnost danou zákonem. Postupy uvnitř účetní jednotky nejsou písemně doloţeny. Informace nutné pro správné vedení účetnictví jsou zasílány zaměstnancům formou e-mailů v rámci vnitřní komunikační sítě firmy. Z hlediska vnitřního řízení je takovýto systém nevýhodný z důvodů: Nepřehlednosti informace jsou roztroušeny do různých zpráv, nejsou zkompletovány podle zaměření a je sloţité v nich konkrétní informace vyhledávat. Nekompletnosti postupy vymezené touto cestou nejsou kompletní a neobsahují veškerou potřebnou agendu firmy. Nemají písemnou formu není moţné ověřit seznámení zaměstnanců s obsahem nařízení a jeho přečtení, není zaveden ţádný záznam o čtení daného dokumentu. Dalším problémem je moţnost ztráty dat, protoţe rozhodnutí nejsou speciálně uchovávána. Největší nevýhodou je nemoţnost ověření seznámení zaměstnanců s obsahem, proto je nutné zavést aparát, kdy bude ke kaţdé směrnici přidána příloha o seznámení zaměstnanců s obsahem směrnice a čtení potvrzeno podpisem. Je nutné vytvořit celý systém směrnic. Bude obsahovat takové směrnice, které nejenţe budou naplňovat legislativní povinnost, ale také přispějí k řízení účetní jednotky a zefektivnění probíhajících procesů. 35

5 NAVRHOVANÝ SYSTÉM ÚČETNÍCH SMĚRNIC PODNIKU V tabulce je uveden soupis směrnic, které navrhuji v podniku vypracovat. Následuje komentář k jednotlivým směrnicím tabulky i ke směrnicím, které byly oproti tabulce č. 1 z kapitoly 2.4 vypuštěny. Tabulka 2: Navrhované účetní směrnice Povinné Systém zpracování účetnictví Účtový rozvrh Podpisové záznamy Odpisový plán Časové rozlišení nákladů a výnosů Způsob účtování o zásobách Pramen: vlastní konstrukce Vnitřní účetní směrnice Doporučené Oběh účetních dokladů Vnitropodnikové účetnictví Inventarizace Účetní závěrka Zásoby Opravné poloţky Pokladna Úschova účetních záznamů, archivace dokladů Zásady pro pouţití dohadných poloţek Z oblasti povinných směrnic jsou vypuštěny následující směrnice: Kurzové rozdíly účetní jednotka vede eurovou pokladnu, přesto ji vyuţívá jen minimálně. Ve většině případů provádí operace v domácí měně. Tato směrnice tak nabývá jen malého významu. V současné chvíli jsem tuto směrnici do systému nezahrnula. Pokud by se situace v podniku změnila a operace v cizích měnách by nabyly většího významu, bylo by vhodné tuto směrnici dodatečně vytvořit. Rozpouštění nákladů, popř. oceňovacích odchylek pořizovací cena zásob není rozdělována na cenu pořízení a odchylku, kterou je následně nutné rozpouštět. Tato směrnice proto nemá opodstatnění. Deriváty účetní jednotka o derivátech neúčtuje, proto není nutné směrnici vytvářet. Konsolidační pravidla firma není součástí konsolidovaného celku, takţe nebude tento předpis vytvářet. Cestovní náhrady pokud zaměstnanci jedou na pracovní cesty, ve většině případů jsou výlohy na tyto cesty placeny dodavatelskou firmou. Firma proto o cestovních náhradách neúčtuje. V současné době tedy není nutné vytvářet směrnici o cestovních 37

náhradách. Směrnici bych doporučila vytvořit v případě, pokud by se zvýšil počet pracovních cest zaměstnanců. V rámci doporučených směrnic v tabulce č. 1 jsou vypuštěny následující směrnice: Normy přirozených úbytků zásob firma neobchoduje s ţádným zboţím, u kterého by vznikaly technologické či technické ztráty, proto ani neúčtuje o přirozených úbytcích zásob. Zásady tvorby a používání rezerv firma netvoří ţádné rezervy, proto není potřeba vytvářet samostatný předpis o způsobu a postupu tvorbě rezerv. Odložená daň o odloţené dani se v podniku neúčtuje. Na rozdíl od směrnic, které by bylo pro podnik zbytečné vytvářet, je nutné se v podniku zaměřit na následující směrnice, jejichţ vytvoření je pro podnik klíčové: Podpisové záznamy tato směrnice je důleţitá v kaţdém podniku. V rámci této směrnice jsou vymezeny odpovědnosti osob včetně jejich podpisového záznamu. Oběh účetních dokladů vypracování je důleţité z hlediska velkého mnoţství poboček a jen jednoho účetního střediska. V této směrnici je tedy nutné vymezit především oběh účetních dokladů mezi centrálou a jednotlivými pobočkami. Určit, které doklady je nutné doručovat do centrály a které zůstávají na pobočkách po celé účetní období. S účetními doklady pracuje mnoho lidí, proto je nutné postup sjednotit, aby nedocházelo ke ztrátám dokladů, chybám v náleţitostech dokladů a opomenutí nezaplacených faktur a následné promlčení pohledávek. Úschova účetních záznamů, archivace dokladů tato směrnice je pro daný podnik důleţitá. Doklady, které jsou určeny k archivaci, během účetního období zůstávají na jednotlivých provozovnách. Na konci účetního období je třeba účetní doklady shromáţdit a řádně uchovat. Je tedy nutné vymezit přesný postup nakládání s doklady a postup jejich převozu, aby nedocházelo k jejich poškození, popřípadě ztrátě. Pokladna V rámci podniku funguje celkem 18 pokladen. Dodrţování stejného postupu při vedení pokladny je klíčové pro správné fungování podniku. Ve směrnici je třeba odlišit postup na centrále a na pobočkách zvlášť, protoţe se částečně liší. Inventarizace Firma vlastní velké mnoţství zásob, převáţně zboţí. Správný postup a průběh inventarizace je klíčový pro efektivní fungování firmy. 38

Opravné položky Tato směrnice bude v podniku ošetřovat pouze opravné poloţky k pohledávkám. Dohadné položky je třeba vymezit způsob účtování jednotlivých dohadných poloţek podle jejich výčtu, jak se o nich bude účtovat v běţném i předcházejícím období. 5.1 Návrh formální úpravy směrnic Všechny směrnice by měly mít stejnou formu. Díky tomu se lze ve směrnicích lépe orientovat neţ v případě, kdy kaţdá směrnice bude po formální stránce naprosto odlišná. V následující části textu uvádím návrh formální struktury směrnic, tedy jak by měla kaţdá směrnice po formální stránce vypadat. Údaje o názvu účetní jednotky, názvu dokumentu (směrnice), jeho čísle a názvu konkrétní směrnice uvádím do záhlaví, aby tato informace byla uvedena na kaţdém listu dokumentu. Schéma 2: Záhlaví směrnice Název účetní jednotky: Dokument: č. Název: Pramen: vlastní konstrukce Údaje jako datum vydání a začátku účinnosti směrnice, osoba, která směrnici vypracovala a schválila, rozdělovník jsou důleţité, ale uţ ne tak zásadní jako informace v záhlaví, proto je uvádím v hlavičce dokumentu. Schéma 3: Hlavička směrnice Datum vydání: Datum účinnosti: Vypracoval: Schválil: Rozdělovník: Pramen: vlastní konstrukce Tělo směrnice se bude dělit na tři části A. Obecná část; B. Vnitropodniková úprava; C. Závěrečná ustanovení. Kaţdá část bude dále rozdělena na oddíly s nadpisy pro lepší orientaci v textu. V obecné části bude na začátku (v prvním bodě) minimálně uveden seznam právních norem, podle kterých se daná problematika směrnice řídí. Dále budou uvedeny některé důleţité informace ze zákona. Část vnitropodnikové úpravy bude obsahovat problematiku, kterou je nutné vymezit vnitropodnikovými předpisy. Závěrečná ustanovení 39