NA KAŽDÉ ZAŘÍZENÍ PRÁCE ODKUDKOLIV PŘEDVÍDATELNÉ NÁKLADY BEZ POČÁTEČNÍ INVESTICE DATA V BEZPEČÍ Office 365 pro vaši firmu
JAK MÍT SVOU KANCELÁŘ NEUSTÁLE U SEBE A JEŠTĚ UŠETŘIT Moderní technologie byly dříve doménou téměř výhradně velkých firem. Dnes tomu tak již není a jsou snadno dostupné i pro menší firmy. Tento průvodce vám pomůže získat další informace o službách Office 365 pro firmy a o výhodách, které tyto služby mohou přinést vaší organizaci. Zaměřuje se na použití služeb Office 365 v komerčním prostředí a pomůže vám zakoupit a spravovat předplatné služeb Office 365.
ŘEŠENÍM JE OFFICE 365 Office 365 nejsou pouze známé aplikace Office (Word, Excel, PowerPoint ). Je to kompletní moderní kancelář, která nabízí profesionální e-mail, sdílené kalendáře, týmové a projektové weby, chat, audio a videokonference a firemní úložiště, ze kterého lze snadno sdílet dokumenty s kolegy a zákazníky. Služba Office 365 je dostupná z vašeho počítače, tabletu nebo telefonu a spolupracuje se sociálními sítěmi. Obsahuje vlastní zabezpečenou síť kontaktů a informací pro vaši firmu, která v dnešním způsobu komunikace hraje významnou roli. Firemní procesy E-mail Sociální sítě Weby Úložiště Chat, telefonování, videokonference Dokumenty Kontakty, týmy Kalendáře a rezervace KOMPLETNÍ MODERNÍ KANCELÁŘ ODKUDKOLIV Přístup odkudkoli 1 2 Buďte vždy ve spojení i na cestách Office můžete používat ve všech svých zařízeních počítačích PC a Mac, tabletech i telefonech. Po přihlášení k systému Office získáte přístup k nejnovějším verzím svých dokumentů a osobním nastavením. Synchronizace souborů s vašimi zařízeními pomocí služby OneDrive for Business zajišťuje přístup offline a automatické zálohování. Když nemáte přístup ke svému zařízení, můžete se přihlásit k systému Office v jakémkoli prohlížeči a využívat úplné možnosti prohlížení a úprav prostřednictvím streamování aplikací Office do počítače. Profesionální nástroje pro práci Buďte efektivní v tom, co děláte Můžete pořádat online schůzky a videokonference ve vysokém rozlišení pro více účastníků, včetně sdílení obrazovky a pořizování poznámek v reálném čase. Vytvoření poštovní schránky webu poskytuje přístup k týmové komunikaci a dokumentům přímo v aplikaci Microsoft Outlook. Dokumenty můžete sdílet ze služby OneDrive for Business nebo z týmových webů SharePoint a určit, kdo k nim bude mít přístup. Snadno použitelné šablony vám pomohou rychle vytvořit webové stránky vaší společnosti.
Snížená potřeba IT oddělení 3 4 Správa vašeho IT bude podstatně jednodušší Můžete snadno přidávat a odstraňovat uživatele, spravovat e-mail nebo nastavovat zásady pro sdílení dokumentů. Díky rychlé instalaci pomocí streamování přímo ze služeb Office 365 jsou aplikace Office připraveny k použití během pár okamžiků od začátku instalace. Robustní ochrana před malwarem, spamem a viry. Zabezpečení souborů prostřednictvím automatického zálohování. Záruka spolehlivosti a dostupnosti ze strany Microsoftu garantována na 99,9 %. CO OBSAHUJE OFFICE 365 Nejlepší hodnota Získáte nejlepší zhodnocení své investice Vždy aktuální verze. Zjednodušené licencování na uživatele až pro 5 zařízení jednoho uživatele. Předvídatelné měsíční náklady. Žádné počáteční licenční náklady. Podnikové nástroje navržené pro individuální potřeby každé firmy. SADA KANCELÁŘSKÝCH APLIKACÍ Vždy poslední verze Office. Kompletní Office s integrovanými službami. Známé uživatelské rozhraní. Licencování na uživatele. Office E-MAIL A KALENDÁŘ Zobrazení volných/obsazených termínů. Integrovaný osobní archiv. Retenční politiky. 50GB schránka. Exchange Online DATOVÉ ÚLOŽIŠTĚ A FIREMNÍ WEB Online i offline přístup. Přístupová práva nastavitelná na úrovni dokumentů. 25 GB pro uložení dat a sdílení dokumentů. Sdílení dokumentů externě. Interní a externí webové stránky. SharePoint Online VIDEOKONFERENCE A CHAT Schůzky online s možností sdílení plochy počítače. Online prezentace, zasílání krátkých zpráv. Zabezpečený IM a prezentace. Kontaktní karty. Snadné spojení s uživateli služeb Windows Live. Lync Online
PŘEHLED NABÍZENÝCH PRODUKTŮ OFFICE 365 MENŠÍ FIRMY Office 365 Small Business Office 365 Small Business Premium STŘEDNĚ VELKÉ FIRMY Office 365 Midsize Business Maximální počet uživatelů: 25 uživatelů 25 uživatelů 300 Hostovaný e-mail (Exchange Online plán 1) Bez omezení PODNIK Office 365 Enterprise E1 Bez omezení Office 365 Enterprise E3 Bez omezení Aplikace systému Office: Předplatné Office až pro 5 počítačů PC nebo Mac na uživatele. * * * * * * Hostovaný e-mail: Získáte firemní e-mail 1, sdílené kalendáře, 50 GB úložného prostoru na uživatele a možnost využívat vlastní název domény. Webové konference, správa stavu a zasílání rychlých zpráv: Můžete pořádat schůzky prostřednictvím webu a umožnit účastníkům komunikovat prostřednictvím videa ve vysokém rozlišení, sdílet obrazovky a zasílat si rychlé zprávy. Můžete sdílet stav, zasílat rychlé zprávy a telefonovat uživatelům Skypu. Snadné sdílení souborů: 25 GB osobního úložného prostoru pro každého uživatele OneDrive for Business. Můžete snadno externě i interně sdílet soubory a spravovat oprávnění. Veřejný web: Svou firmu můžete propagovat prostřednictvím webu, který lze snadno nastavit a který bude využívat vlastní název domény vaší společnosti. Neplatíte žádné další poplatky za hosting. Ochrana před nevyžádanou poštou a malwarem: Vynikající ochrana proti malwaru a filtrování nevyžádané pošty. Telefonická podpora a podpora ze strany komunity: Webová podpora na úrovni profesionálního IT oddělení a nepřetržitá telefonická podpora pro případ závažných problémů. Záruka 99,9% dostupnosti: Díky finančně zajištěné smlouvě o úrovni služeb (SLA) se zárukou 99,9% dostupnosti služeb máte jistotu, že vás neohrozí žádné náhlé výpadky. Podnikový intranet pro vaše týmy: Weby služby SharePoint poskytují pracovní prostor pro jednotlivé týmy v organizaci, u kterého lze konfigurovat nastavení zabezpečení. Office Online: Soubory aplikací Word, Excel, PowerPoint a OneNote můžete vytvářet a upravovat ve webovém prohlížeči. Poštovní schránky na webech: E-maily a dokumenty můžete ukládat a sdílet ve složkách určených pro konkrétní projekty. Výrazně to usnadňuje týmovou spolupráci. Integrace služby Active Directory: Správa pověření a oprávnění uživatelů. Jednotné přihlašování a synchronizace pomocí služby Active Directory. Office Mobile pro iphone a telefony Android: Dokumenty aplikací Word, Excel a PowerPoint můžete zobrazovat a upravovat pomocí telefonů iphone a Android. Pouze zobrazování příloh Další mobilní aplikace: Dokumenty aplikací Word, Excel a PowerPoint můžete zobrazovat a upravovat pomocí telefonů Windows Phone. Aplikace OneNote, OWA, Lync Mobile a SharePoint Newsfeed lze používat ve většině zařízení. 2 Pokročilý e-mail: Funkce pro správu přístupových práv k informacím, archivace a povinné uchovávání dokumentů a k tomu neomezený úložný prostor. Centrum služby ediscovery: Nástroje, které vám pomohou dodržovat předpisy, a možnost vyhledávat na webech SharePoint a v poštovních schránkách služby Exchange. Pokročilé funkce hlasové pošty: Podpora hostované hlasové pošty doplněná o funkce automatického přepojení. Business Intelligence: Vytváření a správa interaktivní tabule s různými zdroji dat. Enterprise voice: Tradiční telefonní systémy PBX můžete nahradit nebo vylepšit pomocí funkcí volání, které jsou k dispozici v systému Lync Server 2013 Plus CAL. 3 * ** *** Verze pro PC: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access, Publisher, Lync Verze pro PC: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access, Publisher, Lync, InfoPath Verze pro PC: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access, Publisher, Lync, InfoPath 1 Uživatelé mohou k hostovanému e-mailu připojit následující lokálně instalované verze Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 (s mírně omezenými funkcemi), Outlook 2011 pro počítače Mac a Outlook 2008 pro počítače Mac. 2 Tyto mobilní aplikace nevyžadují předplatné, ale mohou se na ně vztahovat jiné požadavky. 3 Vylepšení nebo nahrazení tradičních systémů PBX systémem Lync Server 2013 Plus CAL vyžaduje, aby zákazník zakoupil a místně nasadil systém Lync Server.
VÝHODY SLUŽBY OFFICE 365 Službu si pronajímáte. Odpadají tak vysoké počáteční investice do IT, vylepšíte vaše firemní cash-flow a umožníte investovat do jiných oblastí podporujících váš firemní růst. Potřebné dokumenty i nástroje máte vždy po ruce na vašem notebooku, mobilu či pouhým přihlášením k vašemu účtu kdekoliv online. Vaše data a programy však máte dostupné, i pokud nejste online. Vaše data se automaticky synchronizují a zálohují. S Office 365 máte vždy jistotu, že používáte aktuální verzi softwaru, jste správně zalicencováni a neinvestujete zbytečně do softwaru, který efektivně nevyužíváte. Díky několikanásobné ochraně jsou vaše data uchována bezpečněji než u vás ve firmě. Navíc garantujeme více jak 99% funkčnost služby, nebo vrácení peněz. S jedinou pořízenou licencí získáváte nárok využívat Office 365 až na pěti zařízeních jednoho pracovníka.
ZABEZPEČENÝ A SPOLEHLIVÝ E-MAIL Exchange Online poskytuje pokročilé možnosti zabezpečení a spolehlivosti, které pomáhají chránit vaše informace. Zajistěte si nejnovější možnosti ochrany před malwarem a spamem s využitím služby, která denně spravuje stovky milionů zpráv na celém světě a je aktualizována, aby okamžitě reagovala na nový malware a spam. Získejte výhodu hostování na serverech společnosti Microsoft a současně si zachovejte kontrolu nad vlastním prostředím. Spravujte svou organizaci efektivně díky Centru pro správu Exchange, webovému rozhraní se snadným použitím. Zásady pro mobilní zařízení umožňují vytvářet seznamy schválených mobilních zařízení, vynucovat uzamčení pomocí kódu PIN a odstraňovat firemní data ze ztracených telefonů. Telefonická podpora na úrovni profesionálního IT oddělení je k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Automatické použití oprav šetří čas a úsilí potřebné na údržbu a obsluhu e-mailového systému. Funkce DLP (Ochrana před únikem informací) brání uživatelům neúmyslně odeslat citlivé informace neoprávněným osobám a zároveň je informuje o interních předpisech, které je nutné dodržovat. Chraňte svá data hostováním v geograficky rozdělených datových centrech s průběžným zálohováním dat, nadstandardními možnostmi zotavení po havárii a týmem odborníků na zabezpečení, kteří mají Exchange Online neustále pod dohledem. Dejte uživatelům k dispozici místní archiv s nativním a integrovaným uživatelským rozhraním, díky němuž budete moci uchovávat všechna důležitá data na jednom místě. Konzistentní a zabezpečený přístup k informacím odkudkoli prostřednictvím všech hlavních prohlížečů a dotykových zařízení využívaných uživatelem. Bezproblémová integrace s Outlookem dopřeje uživatelům známé plnohodnotné prostředí e-mailu i s offline přístupem. Zajistěte spolehlivost, dostupnost a výkon díky finančně zajištěné smlouvě o úrovni služeb s 99,9% zárukou dostupnosti.
ONLINE KOMUNIKACE HLASEM NEBO POMOCÍ RYCHLÝCH ZPRÁV Prostřednictvím komunikačního prostředí Lync Online, které nabízí informace o dostupnosti uživatele, zasílání rychlých zpráv, hlasovou komunikaci, video a skvělé konference, získejte informace o spolupracovnících v reálném čase včetně fotografií, stavu dostupnosti a dalších kontaktních informací. Využijte zdokonalené zasílání rychlých zpráv, díky kterému se spojíte s ostatními efektivněji než kdy dříve. Pořádejte z počítače audiokonference s jinými uživateli Lync nebo služby Skype. Vytvářejte, moderujte nebo se účastněte webových konferencí a videokonferencí s lidmi ve vaší organizaci i mimo organizaci. Použijte zařízení, které chcete: Lync usnadňuje komunikaci díky konzistentnímu a známému uživatelskému rozhraní v počítačích a smartphonech s Windows, Windows Phone, ios a Androidem. Nový moderní Lync pro Windows 8 a Windows RT přináší elegantní prostředí uzpůsobené k dotykovému ovládání. standardů poskytuje Lync vysoce kvalitní video na nejrůznějších zařízeních. Připojte se ke schůzkám snadno: K připojení ke schůzce Lync stačí jeden dotyk nebo kliknutí na chytrém telefonu, tabletu nebo vašem počítači. Přístupem pomocí webového prohlížeče rozšiřte schůzky Lync i mimo vaši organizaci: Lync Web App umožňuje uživatelům připojení ke schůzce Lync z webového prohlížeče. Nabízí veškeré funkce online schůzek, například posílání rychlých zpráv, hlasové zprávy, video pro víc účastníků, sdílení nebo společnou práci s daty. Umožněte zákazníkům účastnit se vašich konferenčních hovorů v Lync, i když si nepořídili Office 365 ani Lync Online. Dělejte si poznámky ve OneNote: Sdílení poznámek OneNote umožňuje uživatelům vytvářet a sdílet digitální poznámky v rámci schůzek Lync. Rychle a intuitivně najděte nejlepší způsob komunikace: Quick Lync je nabídka zobrazená u kontaktu v seznamu kontaktů Lyncu, která zobrazuje dostupné režimy komunikace. Komunikujte vhodným způsobem: Lync sjednocuje hlasové hovory a videohovory, schůzky Lync, informace o stavu a zasílání rychlých zpráv do jednoho snadno použitelného klienta, který zjednodušuje volbu jednotlivých způsobů komunikace a přechod mezi nimi. Spojte se s vnějším světem: Federace Lync bezpečně sjednocuje internetovou komunikaci se zákazníky, dodavateli a partnery, kteří používají Lync nebo Skype. Využijte výhod videa ve vysokém rozlišení založeného na standardech: Pomocí otevřených
UKLÁDÁNÍ A SDÍLENÍ DOKUMENTŮ Služba SharePoint Online nabízí výkonné funkce serveru SharePoint bez souvisejících režijních nákladů na správu vlastní infrastruktury. Díky flexibilním možnostem správy máte nad procesy stále kontrolu potřebnou k zajištění souladu s předpisy v rámci vaší organizace. Sdílení dokumentů: Zbavte se nekonečného přeposílání různých verzí dokumentů v přílohách e-mailů. Pomocí několika jednoduchých kliknutí můžete z kterékoli aplikace Office publikovat dokumenty na týmovém webu nebo vašem osobním úložišti (OneDrive for Business) a sdílet je s lidmi v rámci vaší organizace i mimo ni. Pracujte ve více lidech v jednom čase na společném dokumentu. SharePoint na cestách: Sdílejte dokumenty, aktualizujte informační kanál a udržujte kontakt s kolegy z mobilního telefonu nebo tabletu. Dokumenty dostupné online i offline: Dokumenty v osobním úložišti OneDrive for Business se dají synchronizovat na pevný disk vašeho zařízení, aby byly dostupné jediným kliknutím, i když jste zrovna offline. Snadná tvorba webů: Pomocí dobře známých nástrojů můžete vytvářet dynamické a moderní internetové a intranetové webové stránky, na kterých můžete sdílet informace, vize a budovat značku vaší organizace. Účinné řízení projektů: Všechny své projekty a úkoly můžete uspořádat tak, abyste měli jasný přehled o nadcházejících úkolech a termínech na projektovém webu, v Outlooku nebo přímo v Microsoft Project. Neustálé propojení členů týmu: Za pár minut zvládnete sestavit nový týmový web, sledovat poznámky ze schůzek a dát dohromady na jedno místo všechny týmové e-maily a dokumenty. Získejte správné informace pro vaše rozhodování: Základní data se dají pomocí aplikace Excel 2013 proměnit na skvělé interaktivní sestavy a publikovat na týmovém webu, aby i vaši spolupracovníci získali potřebný vhled do problematiky. Řízení nákladů: Pokud budete SharePoint používat v cloudu s Office 365, dokážete snížit náklady na infrastrukturu a přitom zásadně zlepšit kulturu komunikace a spolupráce ve vaší organizaci. Řízení rizik: SharePoint obsahuje nové funkce pro archivaci, audit a ediscovery. Snadná správa: Pomocí výkonné konzole pro správu můžete v rámci své organizace snadno spravovat možnosti, zásady a zabezpečení veškerého obsahu a všech funkcí v rámci služby SharePoint. Automatická údržba serverů zajišťuje aktuálnost všech funkcí a minimalizuje výpadky. Spolehlivost a standardy na úrovni systémů pro velké podniky: Chraňte svá data hostováním v geograficky rozdělených datových centrech s průběžným zálohováním dat, nadstandardními možnostmi a týmem odborníků, kteří mají servery neustále pod dohledem.
OFFICE 365 REVOLUCE V PRÁCI NA RŮZNÝCH ZAŘÍZENÍCH
1 Počítače, notebooky a tablety Windows x86/x64: 2 Tablety Windows RT a počítače Apple Mac: 100% využití všech aplikací OneDrive for Business OneDrive for Business Lync (omezeně) Lync Word, Excel, PowerPoint, Outlook a další (dle plánu Office 365) Office Online pro editaci dokumentu na OneDrive Word, Excel, PowerPoint, Outlook (ve verzi dle zařízení) Office Online pro editaci dokumentu na OneDrive 3 Windows Phone a Android telefony, iphone: OneDrive for Business Lync (omezené dle verze OS) Office Mobile s aplikacemi Word, Excel, PowerPoint s možností editace dokumentů Podpora Exchange synchronizace (OWA) Office Online pro editaci dokumentu na OneDrive SYSTÉMOVÉ POŽADAVKY Pro počítače PC: Windows 7 nebo Windows 8, 32bitový nebo 64bitový operační systém Internet Explorer 8 a vyšší, případně další specifikované prohlížeče Procesor s frekvencí 1 GHz a podporou technologie SSE2 2 GB paměti RAM 2 GB volného místa na pevném disku Rozlišení obrazovky 1366 768 px Pro počítače Macintosh s procesorem Intel: Mac OS X verze 10.5.8 nebo novější 1 GB paměti RAM 2,5 GB volného místa na pevném disku formátu HFS+ Rozlišení obrazovky 1280 800 px nebo vyšší Prohlížeč Safari 5 nebo novější
ZKUŠENOSTI NAŠICH ZÁKAZNÍKŮ Burza cenných papírů Praha a.s. Nasazení služby Office 365 přineslo úspory při vysoké garanci bezpečnosti a dodržení všech legislativních podmínek. Rozhodli jsme se pro cloudové řešení zejména z důvodu omezení nákladů na IT infrastrukturu. Naše skupina je tvořena třemi tuzemskými společnostmi, ale samotná je součástí nadnárodního holdingu CEE Stock Exchange Group. V případě, že se ukáže námi vybrané řešení jako přínosné, může být eventuálně inspirací pro ostatní společnosti v rámci holdingu CEESEG. Petr Koblic, ředitel holdingu CEE Stock Exchange Group a generální ředitel Burzy cenných papírů Praha
ČSAD Uherské Hradiště a.s. Office 365 přineslo ČSAD Uherské Hradiště efektivnější komunikaci v rámci firmy i se zákazníky a dodavateli. Společnost ČSAD Uherské Hradiště se díky své velikosti a nabízeným službám zařadila mezi nejvýznamnější dopravce v regionu jižní Moravy. Pro elektronickou poštu firma využívala hostovaný Exchange, který jí nabízel její poskytovatel telekomunikačních služeb. Ten jí však po mnoha stránkách už nevyhovoval a firma hledala jeho náhradu. Nakonec zvolila Microsoft Office 365, který za stejnou cenu nabídl podstatně více funkcí, které firma obratem využila a zefektivnila tak interní i externí komunikaci a spolupráci. Air Bank, a.s. Moderní bankovní dům Air Bank, člen skupiny PPF, využívá ke komunikaci s týmy na pobočkách i některými jednotlivci ze vzdálených lokalit technologii Lync Online. Využití cloudových nástrojů pro pořádání audio a videokonferencí nám umožnilo ušetřit náklady, které bychom jinak museli investovat do vybudování vlastní serverové a datové infrastruktury. Místo toho jsme vybavili pobočky pouze koncovými body a za samotné využívání služeb platíme měsíční poplatky. Luboš Berkovec, ředitel řízení rizik a IT ve společnosti Air Bank, a. s. Více případových studií naleznete na stránkách www.microsoft.cz/casestudies
Vše o Microsoft Office 365 a jeho používání www.office365.cz www.microsoftvirtualacademy.com/ training-courses/office-365-akademie Stránky s řešením pro vaši firmu www.portalprofirmy.cz www.naitchytre.cz fasttrack.office.com Váš partner pro pořízení Office 365: Pro další informace kontaktujte náš tým na firma@upcbusiness.cz Více na: www.upcbusiness.cz 2014 MICROSOFT s.r.o. Všechna práva vyhrazena. Tento dokument slouží pouze k informativním účelům. MICROSOFT s.r.o. neposkytuje na informace uvedené v tomto dokumentu žádné výslovně uvedené ani implicitně předpokládané záruky.