Uživatelská příručka pro snadný začátek práce v programu DPR-NEO-0315-K-1
1. Úvod 1.1 O programu NEO BI umožňuje zpracovat data firmy z jejího účetnictví a zobrazit je v přehledných analýzách a grafech. Díky nim můžete firmu řídit mnohem efektivněji a včas přijímat správná rozhodnutí. Pomocí srozumitelných analýz získáte reálný obraz o stavu vaší firmy, jejích prodejních výsledcích nebo aktivitách Vašich obchodníků a poboček. Zajímavé vlastnosti produktu: Jednoduché propojení s Vaším účetnictvím NEO BI automaticky nalezne databáze účetních systémů a napojí se na ně Není třeba dokupovat žádný další podpůrný software nebo licence, SQL server apod. NEO BI je možné nadále používat i po výměně účetního systému NEO BI podporuje šest klíčových účetních systémů v ČR Duel, Elisoft, Money S3, Pohodu, MRP a MRP Silver. Jednoduché a intuitivní ovládání stačí pár kliků a přehledy máte k dispozici Grafické přehledy analýzy a grafy si jednoduše upravíte podle svých představ Srozumitelné pro každého nemusíte rozumět účetnictví. Přehledy z programu okamžitě pochopíte Vy i Vaši zaměstnanci. Bezpečnost NEO BI nijak nemění Vaše data, nezasahuje do nich ani neposílá Vaše data přes internet 1.2 Jaké informace najdete v této příručce? Uživatelská příručka Vás provede ovládáním programu NEO BI a vysvětlí základní funkce, tak abyste je mohli začít ihned používat na vlastních datech. Najdete v ní popis instalace programu, připojení databáze a vytvoření Vaší první analýzy. Také v ní najdete užitečné rady, tipy a upozornění, které Vám pomohou při práci s programem.
2. Instalace programu a připojení účetnictví/databáze V této kapitole se dozvíte, jak si program NEO BI jednoduše a rychle nainstalovat a připojit Vaše účetnictví. 2.1 Instalace programu NEO BI Dříve než začnete program NEO BI instalovat, věnujte pozornost doporučené konfiguraci počítače pro správný běh programu. Doporučená konfigurace PC pro práci s programem NEO BI je následující: Požadavky na klientské PC: Procesor: Intel Core i5 (2,9 GHz) nebo kompatibilní RAM: 4 GB a více HDD: minimálně 5 GB volného místa (doporučený SSD disk) Systém: Windows XP SP3 nebo novější (kompatibilní s.net Framework 4.0 Full) Monitor: rozlišení 1920 x 1080 Jiné: optická mechanika nebo připojení na internet Požadavky na server (v případě instalace klient - server): Procesor: Intel Core i5 (2,9 GHz) nebo kompatibilní RAM: 8 GB HDD: doporučený SSD disk Systém: Windows Server 2008 nebo novější (kompatibilní s.net Framework 4.0 Full) Program NEO BI si nainstalujte z naší internetové stránky www.neobi.cz. Na webu klikněte na tlačítko Stáhnout zdarma a stáhněte si bezplatnou 30denní verzi programu NEO BI (soubor NEO_bi.exe). Spusťte soubor a započne instalace programu, která by měla trvat okolo 2-3 minut.
Po nainstalování programu a jeho prvním spuštění se zobrazí Registrační formulář. Vyplňte potřebné údaje (Vaši emailovou adresu) a pokračujte stiskem tlačítka OK. Hotovo. Program je v pořádku nainstalovaný a můžete přejít k propojení s Vašimi daty. 2.2 Připojení Vašeho účetnictví / databáze Druhým krokem k úspěšnému používání NEO BI je jeho připojení na Vaše účetnictví (nebo spuštění DEMO FIRMY). V tomto kroku se můžete rozhodnout, jestli se podíváte na analýzy námi vytvořené DEMO FIRMY nebo do programu připojíte databázi s Vašimi údaji. 100% Garance bezpečnosti! Garantujeme Vám, že program NEO BI nemění ani nikam přes internet neposílá žádné údaje z Vašeho účetnictví! Pokud si vyberete připojení k Vašim datům, otevře se v programu okno Připojení firem z externích programů. Abyste nemuseli databáze/účetnictví pracně vyhledávat, program je nastavený tak, že je vyhledá za Vás a nabídne Vám nalezené možnosti. Vyberte si, kterou databázi chcete propojit a pokračujte tlačítkem Další a dokončete propojení. Samozřejmě můžete firmu propojit i ručně klikněte na tlačítko Připoj databáze ručně.
TIP: Program NEO BI je v této chvíli kompatibilní se 6 účetními/ekonomickými programy v ČR: Po stisknutí tlačítka Další se spustí přepočet dat. Během tohoto přepočtu si program Neo BI překopíruje data z účetního systému k sobě a změní tuto překopírovanou databázi do struktury, se kterou umí pracovat mnohem rychleji. Nemusíte se obávat všechna vaše data zůstanou nedotčená a nezměněná! Program NEO BI už bude pracovat jen se svojí vlastní databází. Po skončení přepočtu program ihned vyplní základní přehledy. Okamžitě po instalaci tak můžete vidět základní ukazatele o Vaší firmě. Výborně! Úspěšně jste propojili Vaši databázi s programem NEO. Nyní se můžete pustit do analýz a přehledů. 3. Analýza prodeje V této části se dozvíte základní informace pro práci s přehledy v Analýze prodeje. Analýza vychází z vystavených dokladů zaevidovaných v účetním programu (faktury, objednávky, cenové nabídky, výdejky apod.). 3.1 Vytvoření nové analýzy Novou analýzu přidáte pomocí ikony v hlavním okně programu NEO BI s názvem Přidat analýzu prodeje. Po tomto kroku se dostanete přímo do formuláře pro vytvoření analýzy.
Vrchní lištu tvoří funkce pro uložení analýzy (část Potvrzení), nastavení a výběr typů grafu (část Graf), rozložení řádků (část Rozložení) pojmenování a popis analýzy (část Popis), nastavení filtrů a tlačítko Zavřít pro ukončení práce s analýzou bez jejího uložení (část Zrušení). Vedle záložky Editování se nachází další záložka s názvem Pokročilé funkce. V této části máte možnost využít mnohé pokročilé analytické funkce jako např. Podmíněné formátování, Export do excelu, Odesílání emailem, Tisk apod. Pod těmito funkcemi se nachází tlačítka pro výběr Časového členění analýzy, jako jsou rok, čtvrtletí, měsíc, týden, den. V levé části obrazovky najdete jednotlivé Kategorie, jako jsou: Zboží a služby, Sklad, Obchodní cyklus, Partneři, Obchodníci a Interní rozúčtování. V každé kategorii se nachází Skupiny. Například v kategorii Zboží a služby se nacházejí Skupiny: Produkty, Množstevní jednotky a Skupiny partnerů. V Kategorii Interního rozúčtování jsou to Skupiny: Středisko, Zakázka, Činnost a Pracovník. Ve spodní části obrazovky se nachází peněžní a množstevní Hodnoty, jako např. Tržby celkem, Prodejní cena, Náklady, Zisk, ale také možnosti jako Počet dokladů nebo množství.
Vytvořená analýza se skládá z údajů zobrazených v kontingenční tabulce a jejího grafického znázornění: Kritérium, jehož data se mají přesunout do kontingenční tabulky, vyberete klikem na dané tlačítko na obrazovce. Tímto způsobem můžete vybrat ta kritéria, která potřebujete zobrazit a porovnat. Příklad č. 1: Potřebujete vidět Vaše top zákazníky a meziročně je porovnat? Vyberte postupně tato kritéria: Zákazník (modré menu vlevo) a Suma spolu bez DPH (zelené menu dole) a Rok (modré menu v horní části). Tyto hodnoty se zobrazí v tabulce a máte možnost s nimi dále pracovat. Nejlepší je vidět data přehledně zobrazená v grafu. Označte myší řádky nebo čísla v tabulce, která chcete zobrazit v grafu. (na obrázku níže fialovou barvou). Nyní vidíte prodejnost po zákaznících. Takto si můžete vybrat zákazníky, které chcete porovnat. TIP: Pokud hodnoty v tabulce nevidíte všechny nebo chcete zvětšit váš graf, můžete změnit poměr šířky okna tabulky a grafu. Myší uchyťte dělicí čáru mezi tabulkou a grafem a posuňte ji doprava nebo doleva podle potřeby.
3.2 Práce s kritérii v kontingenční tabulce: V této části si na pokračování příkladu č. 1 postupně popíšeme tyto funkce: - Přesun sloupců a řádků - Vymazání kritérií - Setřídění - Použití filtru Pokračování příkladu č. 1: 3.2.1 Přesun sloupců a řádků: V případě, že potřebujete vědět, jaké produkty kupují Vaši top zákazníci, stačí, když k vybraným kritériím (Zákazník, Suma spolu bez DPH a Rok) vyberete také skupinu Produkt. Pokud chcete vidět prodané produkty za jednotlivé zákazníky, rozklikněte zákazníka pomocí ikony šedé šipky u jeho jména. Jak vidíme na výše uvedeném obrázku, p. Valová si v letech 2014 a 2013 kupovala produkty: MSI GTX 970 Gaming 4G, MSI GTX 970 Gaming 4G a Dell Inspiration 17R SE Touch. V případě, že byste si položili opačnou otázku - Jací zákazníci kupují Vaše top produkty? v programu NEO BI stačí vyměnit pořadí skupin Zákazníka a Produktu. Přesun skupiny Produkt na první místo uděláte jednoduše. Uchyťte ji myší se stisknutým levým tlačítkem, přesuňte doleva vedle pole Zákazník a pusťte levé tlačítko myši. Během přemísťování skupiny Produkt: Po přemístění:
Po přemístění budou v tabulce zobrazeny údaje o prodeji seskupené po jednotlivých Produktech. TIP: V rámci kontingenční tabulky je možné měnit nejen pořadí sloupců a řádků v tabulce, ale také vyměnit řádky za sloupce a naopak. Například, pokud potřebujete analyzovat Prodeje produktů po týdnech, k vybraným kritériím (Produkt, Zákazník, Suma spolu bez DPH, Rok) vyberete další časové členění - Týden. Po rozkliknutí šipky při časovém rozhraní Rok se zobrazí prodeje za jednotlivé týdny v rámci tohoto roku. Aby tyto údaje byly čitelnější, a Vy jste mohli udělat meziroční porovnání prodejnosti produktů po týdnech, můžete změnit zastoupení řádků za sloupce. Tedy časové členění Rok, přesuneme do řádků. Přesun uskutečníte rovněž klikem na Rok a stálým podržením levého tlačítka myši ho přemístíte na pozici řádku. Během přemísťování: Po přemístění Po přemístění Roku na pozici řádku mezi skupinu Produktu a Zákazníka, stačí rozkliknout ikonu šipky u Produktu a jednoduše a rychle vidíte prodejnost produktu po týdnech za jednotllivé roky.
3.2.2 Vymazání kritérií: Pokud potřebujete vybraná kritéria odstranit z tabulky, chyťte je myší stiknutým levým tlačítkem a přetáhněte nahoru mimo pole tabulky. Data se z přehledu odstraní. 3.2.3 Setřídění Po vytvoření analýzy jsou vybraná kritéria prioritně setříděná od nejvyšší Sumy bez DPH. Pokud byste potřebovali setřídit např. Produkty podle abecedy (A-Z, Z-A), stačí kliknout na již vybranou skupinu Produkty pravým tlačítkem myši a zvolit Třídit buď vzestupně, nebo sestupně. 3.2.4. Použití filtru Po kliku pravým tlačítkem myši na jakoukoliv skupinu nebo časový rozsah, se zobrazí kromě možnosti setřídění také volba Zapnout filtr: Po zapnutí této volby se ve vrchní části formuláře objeví filtrovací políčko, pomocí kterého máte možnost vybrat jen určité skupiny, nebo určité časové členění. Např. Pokud zapnete filtr na skupině Produktů, máte možnost vybrat konkrétně jen produkty, které potřebujete analyzovat.
3.3 Uložení analýzy V případě, že jste spokojeni s vytvořenou analýzou a rádi byste tyto hodnoty sledovali např. každý týden, stačí tuto analýzu pojmenovat a pro lepší přehlednost ji zařadit do příslušné skupiny. Pojmenování analýzy uskutečníte přes tlačítko Popis analýzy, které se nachází ve vrchní liště tohoto formuláře. Po kliknutí na tuto ikonu se otevře nový formulář, kde je potřeba vypsat Název analýzy a případně ji zařadit do příslušné skupiny. Do skupiny se analýza zařazuje pro lepší přehlednost. Mohou to být např. skupiny pro krátkodobé, dlouhodobé analýzy, ale tímto způsobem si můžete rozdělit a zpřehlednit také analýzy produktů, obchodníků, zákazníků apod. Tyto skupiny a k nim přidělené analýzy najdete v seznamu všech analýz, do kterého se dostanete z hlavního menu programu Neo BI, pomocí ikony Analýzy prodeje. Tip: Vytvoření nové skupiny uskutečníte kliknutím na tři body, které se nacházejí na konci této buňky. Následně se otevře formulář pro vytvoření nové skupiny analýz, kde přes tlačítko Přidej, přidáte další skupinu.
Po doplnění názvu, vybrání skupiny a pojmenování uložíte přes tlačítko OK následně také samotnou analýzu. Závěr: Věříme, že tato příručka Vám přinesla mnoho cenných informací a rad při práci s programem Neo BI. Na http://www.neobi.cz/tutorialy/ jsme pro Vás připravili krátké video-návody, které Vám pomohou při vytvoření dalších analýz na téma: Porovnávání prodeje v regionech: Kde je vhodné podpořit prodej? Porovnání sezónnosti produktu: Kde se Vaše produkty prodávají nejčasťeji? Porovnání prodejnosti produktu: který se prodává nejvíce? Loajalita zákazníků jak prodávat více? V případě jakýchkoliv otázek týkajících se programu Neo BI, můžete kontaktovat Vašeho prodejce softwaru, jehož adresa a kontaktní údaje jsou: NEO Business software s.r.o., Holandská 878/2 Štýřice 639 00 Brno Kontakt: Hot line: +420 773 523 914 E-mail: obchodeobi.cz Web: www.neobi.cz