Svazek obcí Podoubraví, IČO: 70924937, Trčků z Lípy 69, 583 01 Chotěboř ÚČTY PODÍLŮ ČLENSKÝCH OBCÍ NA MAJETKU SVAZKU Vnitřní směrnice svazku číslo SVAZEK OBCÍ ÚČTY PODÍLŮ ČLENSKÝCH OBCÍ NA MAJETKU SVAZKU
Vnitřní směrnice svazku číslo 1. ÚVOD Směrnice navazuje na ustanovení části páté, druhého odstavce článku XXXVII. stanov Svazku obcí Podoubraví (dále jen svazek ) a na usnesení valné hromady ze dne 22. září 2005, a v dalších kapitolách stanovuje pravidla zřizování, vedení a využívání účtů podílů členských obcí na majetku svazku, při respektování všech souvisejících částí a článků stanov svazku. 2. VŠEOBECNÉ ZÁSADY Vzhledem k výkonu a realizaci celosvazkových činností a projektů, kterých se zúčastňují všechny členské obce svazku a podílových svazkových činností a projektů, kterých se zúčastňují jen některé členské obce svazku, se podíly jednotlivých členských obcí svazku na majetku svazku skládají podle článku XXXVII. stanov: a) z majetkového podílu na výkonu a realizaci celosvazkových činností a projektů, vztaženého u každé členské obce na jednoho obyvatele s místem trvalého pobytu, b) z majetkového podílu na výkonu a realizaci podílových svazkových činností a projektů, vztaženého na 1 Kč (nebo 1.000 Kč, nebo na jednotku jiného dohodnutého ukazatele) finanční nebo jiné majetkové spoluúčasti každé členské obce svazku, zúčastněné na těchto činnostech nebo projektech. Účty podílů členských obcí na majetku svazku musí tuto realitu respektovat a objektivně ji průběžně zaznamenávat.zřizování, vedení a využívání těchto účtů je jeden z mnoha dalších nástrojů řízení svazku jako celku, který: A. je jednoduchý, přehledný, jednoznačný, nezpochybnitelný a snadno kontrolovatelný, B. veškeré vstupní údaje přejímá výhradně z účetnictví svazku, vedeného podle zákona o účetnictví a dalších souvisejících právní a metodických norem, C. zajišťuje, aby jeho výstupem byly informace o celkové hodnotě majetku, resp. o celkové hodnotě jednotlivých majetkových předmětů (položek), a o podílu jednotlivých členských obcí na tomto projektu, D. pod pojmem majetkový předmět (položka) se rozumí jednotlivé technické, ekonomické a strategické projekty, jednotlivé programové vybavení apod., E. pod pojmem vedení účtů podílů členských obcí na majetku svazku rozumí nejen zaznamenávání vzniku tohoto majetku, ale též jeho změn, plynoucích z jeho využívání a dále například i ze ztrát, škod, přecenění, změn měnových kursů, znaleckého ocenění, prodeje atd., F. bez ohledu na způsob jejich vzniku se nezabývá majetkovými předměty (položkami), které v okamžiku jejich vzniku současně zanikají a nejsou součástí následné evidence majetku svazku např. propagační materiál, mapy, itineráře, kalendáře, obrazové publikace apod., určené k distribuci do obcí, infocenter, turistických zařízení, škol a podobně. 3. ZÚČASTNĚNÉ ORGÁNY A OSOBY
Bezprostředními účastníky a současně realizátory zřizování a využívání účtů podílů členských obcí na majetku svazku jsou představenstvo svazku, z jeho pověření tajemník svazku a osoba pověřená vedením účetnictví svazku (dále jen účetní svazku ), Dalšími aktivními účastníky jsou podle článku XVI. a XXX. stanov valná hromada svazku a kontrolní skupina svazku s rozhodovacími a kontrolními pravomocemi a povinnostmi. Ostatním účastníkem je každá další osoba se vztahem ke svazku, která vyhotoví nebo obdrží doklad, který se týká svazku a který má charakter budoucího účetního dokladu. 4. PRACOVNÍ POSTUP Při respektování všeobecných zásad a E, uvedených ve 2. kapitole této směrnice, se zřizování, vedení a využívání účtů podílů členských obcí na majetku svazku realizuje následujícím závazným pracovním postupem: I. Veškeré doklady, týkající se změn majetku svazku, se předkládají k ověření a další identifikaci představenstvu svazku nebo z jeho pověření tajemníkovi svazku. II. III. IV. U dokladů, na základě kterých dojde v účetnictví svazku ke změně stavu majetku svazku, představenstvo svazku (nebo jím pověřený tajemník svazku) vyznačí, zda se jedná o změnu majetku vytvořeného v rámci celosvazkových nebo podílových svazkových činností a projektů. Doklady, vtahující se podle předchozího bodu II. k podílovým svazkovým činnostem a projektům, představenstvo svazku (nebo jím pověřený tajemník svazku) dále doplní: a) sjednaným názvem popřípadě číselným kódem podílové činnosti nebo projektu b) jmenovitým výčtem členských obcí svazku, podílejících se na dotčené činnosti nebo projektu a číselným údajem o podílu těchto obcí na zapisované částce v Kč. Představenstvo svazku (nebo jím pověřený tajemník svazku) předá poté doklady označené podle předchozích bodů II. a III. ke zpracování účetnímu svazku. V. Účetní svazku provede před zpracováním účetních dokladů, předaných mu představenstvem svazku (nebo jím pověřeným tajemníkem svazku), jejich závěrečnou kontrolu a vrátí k opravě nebo doplnění doklady, nesplňující podmínky předchozích odstavců II. a III. VI. Účetní svazku: a) provede na základě všech převzatých řádně označených dokladů účetní zápisy v účetnictví svazku v souladu s aktuálně platným zněním zákona o účetnictví a aktuálně platnými metodickými předpisy pro vedení účetnictví svazků obcí, b) údaje dokladů, týkajících se podílových svazkových činností a projektů, zapíše do účelově vedené vnitrosvazkové analytické evidence (tj. účtů podílů členských obcí na majetku svazku) tak, jak byly označeny představenstvem svazku (nebo jím pověřeným tajemníkem svazku) podle bodů II. a III. popisovaného pracovního postupu; přitom dbá, aby spolu se
zápisem jakékoliv majetkové změny u konkrétní podílové činnosti nebo projektu byl též zaznamenán podíl zúčastněných členských obcí na zapisované částce v Kč. 5. POSTUP PŘI ZMĚNĚ ČLENSTVÍ VE SVAZKU Závazný pracovní postup z předchozí kapitoly této směrnice odpovídá stavu, v němž se nemění členství obcí ve svazku. Pro případy změn členství a jejich dopad na majetkové poměry ve svazku, se stanovují tato další závazná pravidla: 5.1. Přijetí nového člena svazku V okamžiku přijetí nového člena svazku se zvětšuje počet obyvatel svazku, úhradou vstupního členského vkladu se mění majetek svazku, pocházející z celosvazkových činností a projektů a tím i podíl členských obcí svazku na tomto majetku v přepočtu na 1 obyvatele s trvalým pobytem. Z metodického hlediska však nelze současně připustit, aby se nový člen podílel na majetku svazku, vytvořeném před jeho vstupem do svazku. Přijetí nového člena do svazku může být též spojeno s jeho okamžitou majetkovou účastí (vkladem) na podílových svazkových činnostech a projektech. Pro objektivní zaznamenání uvedených možností se závazný pracovní postup zřizování a využívání účtů podílů členských obcí na majetku svazku, stanovený ve 4. kapitole, doplňuje o tyto další operace: VII. Den před již schváleným přijetím nového člena do svazku a splacení jeho vstupního členského vkladu, provede účetní svazku výpočet majetku svazku na 1 obyvatele s trvalým pobytem na území svazku, vytvořeného v rámci celosvazkových činností a projektů. Tento údaj pak trvale vede se znaménkem mínus u majetkového podílu nově přijatého člena svazku. To neplatí, pokud nový člen svazku uhradí spolu se vstupním členským poplatkem další částku k vyrovnání celosvazkového majetku v přepočtu na 1 obyvatele na úroveň, platnou v okamžiku jeho vstupu do svazku. VIII. Pokud nově přijatý člen svazku současně majetkově vstoupí do podílové svazkové činnosti nebo projektu, zaznamená účetní svazku příslušnou majetkovou účast v absolutní hodnotě u konkrétní činnosti nebo projektu a případně zde provede výpočet nových relativních podílů zúčastněných obcí. IX. Záznamy v účtech podílů členských obcí na majetku svazku po přijetí nového člena svazku předloží účetní svazku ke kontrole představenstvu svaku, které je pak předloží valné hromadě svazku ke konečnému schválení. 5.2. Skončení členství ve svazku
Při skončení členství ve svazku má člen svazku, kterému toto členství skončilo, právo na majetkové vypořádání podle aktuálně platných stanov svazku. pro objektivní výpočet výše majetkového vypořádání s použitím údajů z účtů podílů členských obcí na majetku svazku se pracovní postup, stanovený ve 4. kapitole a v předchozí podkapitole 5.1., doplňuje o tyto další operace: X. Ke dni schváleného ukončení členství některého z dosavadních členů svazku rozhodne valná hromada svazku (nebo z jejího pověření představenstvo svazku) o použití statistických údajů o počtu obyvatel s trvalým pobytem na území svazku a jmenovitě v obci, které skočilo členství ve svazku. XI. Ke dni podle předchozí X. operace pracovního postupu uzavře účetní svazku evidenci o majetku svazku vytvořeného v rámci celosvazkových činností a projektů a provede výpočet tohoto majetkového podílu na 1 obyvatele s trvalým pobytem na území svazku a jmenovitě obci, které skončilo členství ve svazku. Záporná hodnota tohoto ukazatele bude vždy považována za nulovou, to znamená, že pro obec, které skončilo členství ve svazku, nevznikne povinnost doplatku. XII. Pokud se člen svazku, jemuž skončilo členství ve svazku, též podílel na podílových svazkových činnostech a projektech, účetní svazku dotčené činnosti a projekty účetně uzavře a vykáže relativní a absolutní majetkový podíl takového člena na těchto činnostech a projektech. XIII. Údaje pro majetkové vypořádání podle předcházejících operací pracovního postupu XI. a XII. předloží účetní svazku ke kontrole představenstvu svazku, které je pak předloží valné hromadě ke konečnému schválení. 6. KONTROLA ÚČTŮ Kontrola zřizování, vedení a využívání účtů podílů členských obcí na majetku svazku se opírá o platné stanovy svazku, z nichž vyplývá, že: a) právo a povinnost průběžné kontroly přísluší valné hromadě a kontrolní skupině svazku, b) každá členská obec svazku má právo nahlížet prostřednictvím svého statutárního zástupce do všech písemností svazku, c) zápisy do účtů podílů členských obcí na majetku svazku schvaluje s konečnou platností valná hromada svazku, d) valná hromada svazku schvaluje roční účetní uzávěrku a projednává výsledky jejího auditu.
Účetní svazku je povinen vést účty podílů členských obcí na majetku svazku tak, aby po každé měsíční účetní závěrce měly orgány svazku a členské obce svazku možnost zkontrolovat jejich stav a posoudit správnost provedených zápisů. Ke splnění této povinnosti má účetní svazku právo vyžádat si součinnost představenstva svazku nebo jím pověřeného tajemníka svazku. 7. VÝSLEDNÁ INFORMACE Při dodržení všech výše uvedených stanovených zásad, pravidel a postupů je výsledkem zřizování, vedení a využívání účtů podílů členských obcí na majetku svazku informace, odpovídající ustanovení článku XXXVII. stanov a požadavku ad C. ze 2. kapitoly této směrnice. Schématické znázornění žádoucího stavu ( žádoucí podoby výsledné informace) je uvedeno v příloze. 8. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Tuto vnitřní směrnici svazku schválila valná hromada svazku dne.. s platností ode dne. a s tím, že porušení této směrnice se posuzuje jako porušení stanov svazku. Směrnice je vyhotovena ve 31 výtisku s platností originálu a s tímto rozdělením: 26x členské obce svazku, 2x předseda svazku s právem poskytnout jeden výtisk k nahlédnutí oprávněným kontrolním orgánům, 1x účetní svazku, 1x tajemník svazku a 1x archiv svazku. místopředseda svazku předseda svazku