Manuál pro žadatele OBSAH 1. Úvod... 2 2. Registrace žadatele do systému... 3 3. Přihlášení... 5 4. Změna hesla... 6 5. Obnova zapomenutého hesla... 7 6. Vyplňování formuláře žádosti o dotaci... 8 6.1. Vložení přílohy... 10 6.2. Smazání přílohy... 11 6.3. Uložení formuláře... 11 6.4. Odeslání formuláře... 12 7. Prohlížení žádosti... 14 8. Editace rozpracované žádosti... 14 9. Tisk žádosti... 14 10. Průběžné vytvoření PDF dokumentu... 14
1. ÚVOD V roce 2016 se žádosti o dotaci v oblasti kultury podávají elektronicky přes webový formulář. Podporované verze prohlížečů: Microsoft Internet Explorer 7 a vyšší Mozilla Firefox (poslední verze) Apple Safari (poslední verze) Google Chrome (poslední verze) Odkaz na stránky s dotačním formulářem je uveřejněn na stránkách Odboru kultury Magistrátu města Brna (http://www.brno.cz/sprava-mesta/magistrat-mesta-brna/usek-socialne-kulturni/odborkultury/), který vede na úvodní stránku https://dotacekultura.brno.cz/2016/sitepages/homepage.aspx Na úvodní stránce jsou uvedeny aktuální informace (školení, kontakty, manuály).
2. REGISTRACE ŽADATELE DO SYSTÉMU Pro vyplnění žádosti je nejprve se do systému registrovat (registrací žadatel získá přihlašovací jméno a heslo, se kterým se přihlašuje do zabezpečené části stránek, s vlastním dotačním formulářem. Pro registraci klikněte na odkaz Registrace z úvodní stránky Je nutno vyplnit všechna pole. Při nevyplnění některého pole je za příslušným políčkem zobrazeno upozornění Požadovaný údaj.
Pokud je nečitelný bezpečnostní obrázek, použijte odkaz pro vygenerování nového obrázku. Po úspěšném vyplnění všech polí a kliknutí na tlačítko Odeslat požadavek na registraci je systémem provedena kontrola, zda již není registrován žadatel se stejným uživatelským (přihlašovacím jménem) nebo e-mailovou adresou. Pokud je vše v pořádku, zobrazí se tlačítko Pokračovat Nyní zkontrolujte svoji e-mailovou schránku, kam je systémem zaslán e-mail s přihlašovacím jménem a heslem.
3. PŘIHLÁŠENÍ Pro přihlášení můžete použít odkaz z e-mailu nebo na následující stránce klikněte na odkaz Přihlášení. Zobrazí se přihlašovací stránka, kde zadejte jméno a heslo z e-mailu.
Pokus si omylem vymažete e-mail se zaslaným heslem, můžete na přihlašovací stránce použít odkazu Zapomenuté heslo, pomocí kterého systém vygeneruje nové heslo a pošle ho na vaši e-mailovou adresu uvedenou při registraci. Viz kapitola Obnova zapomenutého hesla. Upozornění: Po 3 neúspěšných pokusech je účet zablokován a je nutné kontaktovat technickou podporu pro odblokování účtu (viz kontakt na předchozím obrázku). 4. ZMĚNA HESLA Po přihlášení do systému doporučujeme změnit si heslo. Nové heslo si poznamenejte, při změně hesla již není zasílána e-mailová notifikace s tímto novým heslem.
5. OBNOVA ZAPOMENUTÉHO HESLA Zapomenuté heslo si můžete obnovit na stránce https://dotacekultura.brno.cz/2016/sitepages/pwdrequest.aspx (nebo použijte odkaz na domovské stránce). Zadejte e-mailovou adresu, kterou jste použili pro registraci. Na tuto adresu vám bude zaslán e-mail s novým heslem. E-mail je generován automaticky a je zasílán ihned.
6. VYPLŇOVÁNÍ FORMULÁŘE ŽÁDOSTI O DOTACI Vyplnění žádosti je možné po kliknutí na menu Podat žádost. Zobrazí se stránka, kde jsou uvedeny základní instrukce pro vyplnění a podání formuláře. Vlastní formulář se zobrazí po kliknutí na odkaz Založit novou žádost. Je zobrazena hlavička formuláře. Po kliknutí na tlačítko Pokračovat se provede kontrola formuláře (všechny pole jsou povinné a musí být vyplněny). Nevyplněné pole je indikováno červeným textem Toto pole nemůže zůstat prázdné. Jsou-li všechna pole vyplněna, je formulář uložen a následně se zobrazí jeho další část.
V pravém dolním rohu formuláře jsou umístěna tři tlačítka Uložit (a zavřít) - použijte na průběžné ukládání (i neúplného) formuláře. Po stisknutí na tlačítko není provedena žádná kontrola na správnost (s výjimkou případu vepsání nečíselných údajů do číselných polí) Úspěšné uložení formuláře je indikováno návratem na stránku se seznamem Vašich rozpracovaných žádostí. Pokud formulář obsahuje chyby, jsou tyto chyby zobrazeny a nedojde k uložení. Chyby opravte, a klikněte na tlačítko pro uložení znovu. Odeslat - použijte pro odeslání kompletně vyplněného formuláře. Po stisknutí na tlačítko je provedena plná kontrola všech polí. Pokud formulář obsahuje chyby, jsou tyto chyby zobrazeny a nedojde k uložení. Pokud nemůžete všechny chyby opravit, použijte tlačítka Uložit (a zavřít) pro uložení bez kontroly Zavřít bez uložení - zavře formulář bez uložení Ve formuláři jsou všechna pole povinná (s výjimkou statistických - číselných údajů). U některých polí je zobrazen symbol? - po najetí myší nad tento symbol se zobrazí doplňující text. Kliknutím na otazník zůstane tento text trvale viditelný (dokud ho nezavřete křížkem v pravém horním rohu). Při vyplňování formuláře jsou prováděny výpočty a automatická kontrola číselných polí formuláře. Případné chyby jsou ihned indikovány červeným textem. Je kontrolováno: vyplnění nečíselných znaků do číselných polí (pole se podbarví červeně) kontrola žádosti maximálně 70% z celkových uznatelných nákladů
kontrola vyplnění min. 500 tis. Kč při žádosti na program Podpora významné... kontrola vyrovnaného rozpočtu kontrola vyplnění povinných příloh 6.1. VLOŽENÍ PŘÍLOHY Přílohu vložte kliknutím na tlačítko Vložit přílohu.
Vyberte soubor z disku a klikněte na OK Soubor je nyní načítán a nahráván na server. Dokončení je indikováno zobrazením potvrzovacího okna, kde je nutno potvrdit kliknutím na OK. Soubor se následně zobrazí v příslušné sekci. 6.2. SMAZÁNÍ PŘÍLOHY Pro smazání již nahrané přílohy klikněte na ikonku křížku před názvem dokumentu Poznámka: Přílohy v některých případech nelze zobrazit (po kliknutí na název přílohy) nebo smazat ihned po nahrání přílohy, ale až po uložení a znovuotevření žádosti. Pro finální kontrolu / mazání již zadaných příloh vždy prve žádost uložte. 6.3. ULOŽENÍ FORMULÁŘE Formulář je možno ukládat průběžně kliknutím na tlačítko Uložit (a zavřít). Po kliknutí na tlačítko je prováděna kontrola velkých částek. Všechny finanční údaje mají být vyplňovány v řádu tisíců (pokud zadávám např. částku 100.000 Kč, do formuláře vyplňuji pouze číslo
100). Tato kontrola má pomoci upozornit na velké částky, které jsou pravděpodobně namísto v tisících (správně) zadávány v korunách (špatně). Tato kontrola má pouze informační charakter. 6.4. ODESLÁNÍ FORMULÁŘE Kompletně vyplněný formulář je možno odeslat kliknutím na tlačítko Odeslat. Odeslaný formulář již nelze editovat, pro případné změny se obraťte na Odbor kultury (kontakt je uveden na stránkách Žádostí o dotace). Před odesláním je prováděna kontrola v tomto pořadí: Kontrola vložených povinných příloh Kontrola délky dlouhých textů Kontrola finančních polí - vyrovnanosti rozpočtu / přesáhnutí 70% z celk. uznatelných nákladů / méně než 500 tis. Kč při žádosti na program Podpora významné... Kontrola zakliknutí čestného prohlášení
Kontrola vysokých částek (špatně zadáno v korunách, namísto v tisících) - pokud jsou zadávané částky v pořádku - klikněte na OK, pokud jsou zadány chybně, klikněte na Storno/Zrušit pro návrat do formuláře a jejich opravu. Následuje kontrola zbývajících povinných polí Pokud jsou všechny údaje validní, je žádost odeslána na server a je zobrazena stránka se seznamem Vašich žádostí. Odeslanou žádost naleznete v sekci 02 - Odesláno na MMB. Je odeslána potvrzující e-mailová zpráva Je vygenerována PDF verze žádosti (ikonka pdf v Přehledu žádostí).
Žádost je dále uzamčena pro úpravy. Po odeslání elektronické verze si žádost vytiskněte, podepište a včetně všech příloh doručte na Odbor kultury Magistrátu města Brna, Dominikánské nám. 3, 601 67 Brno, 3. patro nebo na podatelnu Magistrátu města Brna, Malinovského náměstí 3, 601 67 Brno, přízemí, a to nejpozději do 30. 9. 2015 včetně (osobně, zasláním prostřednictvím poštovní služby nebo datovou schránkou). Rozhodující je datum podání. 7. PROHLÍŽENÍ ŽÁDOSTI Kliknutím na ikonu lupy v Přehledu žádostí se zobrazí formulář žádosti v náhledu. 8. EDITACE ROZPRACOVANÉ ŽÁDOSTI Kliknutím na ikonu formuláře s tužkou v Přehledu žádostí se zobrazí editační formulář žádosti. 9. TISK ŽÁDOSTI Průběžně si můžete vytisknout kliknutím na ikonku tiskárny - zobrazí se formulář optimalizovaný pro tisk. 10. PRŮBĚŽNÉ VYTVOŘENÍ PDF DOKUMENTU Průběžně si můžete vytvořit PDF verzi žádosti kliknutím na ikonku ve sloupci Vytvoř PDF. Zobrazí se stránka, kde klikněte na tlačítko Spusť proces generování PDF. Po kliknutí vyčkejte - proces trvá cca 15-30 vteřin, po jeho dokončení jste automaticky přesměrováni na stránku s přehledem Vašich žádostí.