Databáze mobility Školení uživatelů. Praha, 30. října 2013

Transkript

1 Databáze mobility Školení uživatelů Praha, 30. října 2013

2 DATABÁZE MOBILITY (MOBILITY TOOL)

3 CO JE DATABÁZE MOBILITY? Webová platforma pro řízení Projektů mobility a pro vytváření zpráv Určena pro projekty mobility Leonardo (IVT, PLM, VETPRO) a Erasmus

4 PŘÍSTUP DO DATABÁZE MOBILITY Nutnou podmínkou pro přístup do Databáze mobility je registrace v systému ECAS. Každý uživatel si zřídí účet v ECAS. Po přihlášení v systému ECAS bude přesměrován na stránky Databáze mobility. ECAS Evropský systém pro ověřování přístupu (European Commission Authentication System) Umožňuje registrovaným uživatelům přistupovat do různých systémů a databází Evropské komise

5 ECAS

6 PRINCIP Údaje z projektových žádostí jsou převáděny do systému EK Národní agentura vytvoří pokyn k převedení dat ze systému EK do Databáze mobility (po podepsání Grantové smlouvy) příjemce grantu obdrží automaticky generovaný s odkazem na systém V Databázi mobility vznikne projekt Vaše projektové žádosti Systém EK Databáze mobility

7 UŽIVATELÉ DATABÁZE MOBILITY Přístup do systému automaticky získá KONTAKTNÍ OSOBA PROJEKTU (v systému ECAS registruje svůj přístup). Kontaktní osoba projektu = Uživatel. Kontaktní osoba může v systému přidávat další uživatele (přidat uživatele). U nového uživatele nutné uvést správný . Nový uživatel bude vyzván k registraci v systému ECAS.

8 PRÁCE V DATABÁZI MOBILITY Doplnit nové partnerské organizace Zaevidovat účastníky Vytvořit stáže Vyplnit rozpočet

9 REGISTRACE ÚČASTNÍKŮ A JEJICH STÁŽÍ Nejpozději dva týdny před vycestováním na stáž. Vložené stáže lze vždy opravit. Aktualizovat / opravovat nejpozději 5 týdnů po návratu ze stáže.

10 REGISTRACE ROZPOČTU (FINANČNÍCH ÚDAJŮ) Je potřeba vložit vyúčtování grantu (konečný rozpočet). Pobytové a cestovní náklady je třeba rozpočítat na každého účastníka zvlášť. Náklady na organizaci projektu se vkládají za celý projekt. Náklady na přípravu účastníků se vkládají pro každého účastníka. Po vyplnění finančních údajů vyplnit OBSAHOVOU ČÁST ZÁVĚREČNÉ ZPRÁVY.

11 Zprávu účastníka Účastník PDF zprávu účastníka ZPRÁVA ÚČASTNÍKA vygeneruje uživatel v Databázi mobility (PDF elektronický formulář). obdrží automatický s odkazem na PDF formulář. je možné z Databáze mobility stáhnout a zaslat účastníkům v příloze nebo ji nahrát na CD / flashdisk,... U účastníků nutné uvádět správné y!

12 Formulář průběžně ukládat validovat na konci předložit a zároveň vytisknout

13 ZPRÁVA ÚČASTNÍKA Účastník zprávu - vyplní - validuje - předloží a vytiskne Po předložení se vyplněná zpráva automaticky nahraje do Databáze mobility Příjemce grantu může zprávu - přijmout - odmítnout - zaslat znovu k přepracování

14 VYPLNĚNÍ OBSAHOVÉ ČÁSTI ZÁVĚREČNÉ ZPRÁVY Formulář obsahové části závěrečné (průběžné) zprávy bude k dispozici ke stažení v Databázi mobility (PDF elektronický formulář) Formulář je třeba stáhnout a vyplnit (stejná forma jako elektronická žádost) Formulář bude obsahovat finanční tabulky (na základě údajů, které byly předtím vyplněny v Databázi mobility)

15

16 KOMPLETNÍ ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA Vytisknutý PDF formulář (obsahuje textovou část i finanční tabulky) Zprávy účastníků Další požadované přílohy

17 CO OD VÁS POTŘEBUJEME Aktuální kontaktní osobu projektu Správný kontaktní osoby projektu

18 VAŠE ÚKOLY Zřídit všem účastníkům y Zajistit jim přístup na internet Mít k dispozici program Adobe Reader (ww.adobe.com) Umožnit účastníkům vypracovat jejich zprávy ve správné verzi Adobe Readeru

19 CVIČENÍ

20 PARTNERSKÉ ORGANIZACE Zobrazení přehledu partnerských organizací: V horní nabídce klikněte na tlačítko Partnerské organizace Vyhledání/vyfiltrování organizace:

21 Úprava údajů partnera: 1. Klikněte na ikonu u té organizace, kterou chcete upravovat. 2. Změňte údaje a klikněte na tlačítko Uložit. Zobrazí se potvrzující text Záznam byl úspěšně aktualizován!. Jak vymazat partnerskou organizaci? Klikněte na ikonu ( Vymazat ) Organizace se smaže pokud není organizace použita v žádné stáži/mobilitě

22 Jak přidat kontaktní osobu organizace? 1. Klikněte na název organizace 2. Klikněte na tuto ikonu

23 Jak přidat novou partnerskou organizaci? Klikněte na tuto ikonu

24 ÚČASTNÍCI Jak zobrazit přehled účastníků? V horní nabídce klikněte na tlačítko Účastníci Jak vložit nového účastníka? Nad přehledem vlevo klikněte na tlačítko Přidat další Jak upravovat údaje o účastníkovi? Klikněte na zelenou ikonu s lupou

25 STÁŽE/MOBILITY Jak k vytvořit novou stáž/mobilitu? 1. V horní nabídce klikněte na tlačítko Stáže/Mobility. Zobrazí se přehled stáží/mobilit 2. Klikněte na tlačítko Nová stáž/mobilita.

26 Jak zobrazit podrobné údaje o stáži/mobilitě? Klikněte na zelenou ikonu s lupou vlevo u stáže/mobility Jak zobrazit detaily praxe a změnit údaje? Klikněte na zelenou ikonu s lupou ve žlutě zbarvené tabulce nadepsané Přehled praxí této stáže/mobility Jak přidat novou praxi do již existující stáže/mobility? Klikněte na tlačítko Uložit novou stáž/mobilitu pod tou stáží/mobilitou, do které chcete přidat další praxi

27 ZPRÁVY ÚČASTNÍKŮ Jak vyžádat zprávu účastníka? 1. Klikněte v horní nabídce na tlačítko Stáže/Mobility 2. Klikněte na zelenou ikonu s lupou vlevo u té stáže/mobility, které chcete vygenerovat zprávu účastníka 3. Klikněte na záložku Vygenerované zprávy 4. Klikněte na tlačítko Vygenerovat novou zprávu 5. Vyberte jazyk, ve kterém chcete, aby byla zpráva vygenerována (vybrat lze pouze anglický nebo český jazyk)

28 ROZPOČET Jak zobrazit smluvní a finální rozpočet? Klikněte v horní nabídce na tlačítko Rozpočet Jakým způsobem spravovat rozpočet stáže/mobility? 1. V horní nabídce klikněte na tlačítko Stáže/Mobility (zobrazí se přehled stáží/mobilit) 2. Klikněte na ve žlutě zbarvené tabulce nadepsané Přehled praxí této stáže/mobility vpravo 3. Vyplňte Pobytové a Cestovní náklady

29 Další možnost: 1. Klikněte v horní nabídce na tlačítko Rozpočet 2. Klikněte na Náklady na mobilitu 3. Klikněte na jméno účastníka nebo na ikonu 4. Vyplňte Pobytové a Cestovní náklady Jak vyplnit náklady na přípravu? 1. Klikněte v horní nabídce na tlačítko Rozpočet 2. Klikněte na Pedagogická, jazyková a kulturní příprava 3. Klikněte na účastníka

30 ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA Jak vytvořit a předložit závěrečnou zprávu? 1. V horní nabídce klikněte na tlačítko Změny a zprávy 2. Klikněte na Připravit novou zprávu 3. Vyberte kontaktní osobu projektu 4. Klikněte na tlačítko Ano 5. Klikněte na Stáhnout PDF soubor a uložte zprávu do svého PC

31 ZMĚNY A ZPRÁVY Změny podrobných informací o projektu 1. V horní nabídce klikněte na tlačítko Změny a zprávy 2. Klikněte na datum a čas v poli Čas aktualizace v řádku, který chcete zobrazit

32 DĚKUJEME ZA POZORNOST