DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ SPISOVNA Pavel Pačes Listopad 2009 Seminář E-spis
Elektronická spisovna Agendové aplikace Vzhledem k tomu, že některé dokumenty mají skartační lhůty 30, 50 i více let, je nutno přistupovat k uložení elektronických dokumentů ve spisovně stejně jako k dlouhodobému ukládání.
Legislativní zázemí pro Elektronickou spisovnu Vzákoněč. 499/2004 Sb.: 68 odst. 1 - Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty určeného původce jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy ve spisovně 69a odst. 3 - Uchovávání dokumentu v digitální podobě provádí určený původce postupem zaručujícím: věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu, čitelnost dokumentu, a to včetně údajů prokazujících existenci dokumentu v digitální podobě v čase. Tyto vlastnosti musí být zachovány po dobu skartační lhůty dokumentu. Národní standard pro vedení elektronické spisové služby definuje elektronickou spisovnu jako: funkční složku elektronického systému spisové služby určenou k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu organizace (původce) a k provádění skartačního řízení v rámci informačních činností zajišťovaných tímto systémem. Vyhláška č. 191/2009 Sb. stanovuje povinné výstupní formáty (PDF/A, TIFF, )
Elektronická spisovna Řeší potřebu dlouhodobého a důvěryhodného uložení elektronických dokumentů v organizaci vyvolanou legislativou i potřebami organizace Spravuje dokumenty ze spisových služeb, agendových systémů (Ekonomika Faktury ), a ostatních systémů produkujících dokumenty podléhajících spisovému řádu, resp. zákonu č.499/2004 Sb. O archivnictví a spisové službě, v platném znění Stávající papírová obdoba: příruční spisovna, spisovna, podnikový archiv
Elektronická spisovna -Uplatnění v rámci životního cyklu dokumentu Externí subjekty Listinná E-mail Datové zprávy Vznik a vyřizování Systémy původce pro vznik a vyřizování Dokumentů Podatelna Výpravna Spisová služba Odborné aplikace DMS / ECM. Důvěryhodné uložení Elektronická spisovna Důvěryhodná kopie Skartace Sběr dokumentů (Digitalizace) Dlouhodobá archivace Dlouhodobý elektronický archiv Vznik dokumentu a vyřizování Důvěryhodné Uložení (Střednědobé) Dlouhodobé uložení Vyřazení
Elektronická spisovna - Životní cyklus dokumentů Dokumenty a spisy se do El.Spisovny ukládají ze spisové služby (či dalších aplikací). Ukládá se metadata + vlastní soubor s dokumentem. Životnost dokumentů a spisů uložených v El.Spisovně je řízena spisovým plánem. Uložené dokumenty zde čekají na skartační řízení. Po uplynutí skartační lhůty dojde buď ke skartaci dokumentů nebo dojde k výběru archiválií, které se předávají do nadřazeného archivu (např. Národní digitální archiv).
Základní funkce uložení v Elektronické spisovně Zajištění neměnnosti uložených informací Zajištění důvěryhodnosti Zajištění čitelnosti uložených informací v budoucnosti Předcházení problémům vzniklým generačními změnami HW a SW Dlouhodobé uložení digitálních dokumentů
Dlouhodobé uložení digitálních dokumentů Filozofický pohled: Fakta: neexistují dokonale permanentní ukládací média či způsob ukládání! Pravděpodobně nebudou existovat ani v budoucnu Počítačové systémy neustálý vývoj jak HW, tak SW Návrh archivních systémů se snaží trvale postihnout možnost potencionální změny a její zvládnutí, namísto dosažení nějakého permanentního stavu!
Proč dlouhodobé ukládání? Běžná rizika uchovávání informací: Nefungující software Nefungující hardware Změna obsahu Smazání obsahu Rizika, kterým čelí elektronické dokumenty při dlouhodobém uložení: degradace nosiče zastarávání hardware zastarávání formátu zastarávání SW technologií a principů ztráta autenticity platnost autentizačních prvků
Zastarávání médií, HW a SW Média opatření proti zastarávání vytvoření vhodných podmínek pro uložení volba vhodného média - kombinace médií obměna médií před vypršením životnosti vytvoření bezpečnostních kopií kontrola uložení periodická detekce chyb Zastarávání HW a SW systematická správa a údržba HW, aktualizace SW včasná migrace před morálním zestárnutím každých 10 15 let (podle rychlosti vývoje) migrace obsahu archivu na nový HW+SW.
DESA - zajištění dlouhodobé čitelnosti Opatření proti zastarávání formátu - dokumenty musí být v dlouhodobě udržitelném formátu. Standardizace formátů výběr akceptovatelných formátů pro dlouhodobou archivaci jednotlivých druhů dokumentů (viz. vyhláška č.191/2009 Sb.) Odmítnutí nestandardního formátu na vstupu, případně migrace formátu při vstupu dokumentu Sledování vývoje formátů a konverze všech dokumentů zastaralého formátu do nového (migrace formátů). Původní-originální soubor zůstává zachován! Opatření proti degradaci nosiče, zastarávání hardware, zastarávání SW technologií a principů Periodická kontrola konzistence uložených dat Dvě geograficky oddělené lokality (online / offline media?) Velký objem, možnost postupného doplňování kapacity Trvalé vyhodnocování stavu vývoje systémů životní cykly Včasný přechod do nového IT prostředí každých 10/15 let (podle rychlosti vývoje) migrace obsahu archivu na nový HW+SW.
DESA - zajištění důvěryhodnosti Důvěryhodnost = prokázání původu dokumentu a toho, že kopie, kterou vidí uživatel, souhlasí s originálním dokumentem, tj. nic v něm nebylo během doby změněno a pokud ano, je jasné co a za jakých podmínek. Systém musí uchovávat metadata o všech procesech, akcích a změnách, které se na určitém objektu odehrály v průběhu jeho uložení tak, aby bylo možné tyto změny sledovat až k původnímu dokumentu (např. po několika migracích apod.).
DESA - zajištění důvěryhodnosti Dokumenty jsou na vstupu opatřeny časovým razítkem potvrzuje existenci dokumentu a metadat v čase.!! Nemá nic společného s legislativní validitou dokumentu!! Časové razítko může být periodicky obnovováno!! Nemá nic společného s legislativní validitou dokumentu!! Systém poskytuje funkce pro ověření důvěryhodnosti (nezměněný dokument a nepřerušená řada časových razítek) Systém na vyžádání poskytuje důvěryhodné kopie dokumentu
Model OAIS pro dlouhodobé uchování elektronických dokumentů Plánování uchovávání P Ů V O D C E SIP Popisné info Příjem AIP Správa dat DM Archivní úložiště AS Přístup dotazy výsledky žádosti DIP B A D A T E L Administrace MANAGEMENT SIP, AIP, DOP = Archivní balíčky (dokument/y + metadata)
Datový obsah způsob uložení Základní ukládací jednotka = informační balíček Informační balíček = metadata + vlastní obsah (dokument) Metadata: Popisná (archivní) Používají se pro hledání a třídění Příklad: identifikace, název, popis, původ, datum vzniku, kategorizace, Uchovávací (administrativní, technická) používají se pro správu uložených elektronických dokumentů Příklad: technické údaje o uložených digitálních objektech, údaje o událostech provedených nad digitálními objekty Strukturální používají se pro strukturování informačních balíčků, Příklad: vazby jednotlivých souborů dokumentu (dokument, příloha, ) Obsah = soubor nebo několik souborů (např. rozhodnutí + přílohy)
Elektronická spisovna Balíčky přijaté na vstupu do DESA
Elektronická spisovna Zobrazený detail uloženého spisu
Příprava balíčků pro vstup Spisová služba, agendové aplikace,,,, Balíček SIP Elektronická spisovna
Elektronická spisovna - Co je to? HW nebo SW? SW + HW + lidi + metodika Elektronická spisovna PŮVODCI Administrátoři, správci Software KONZUMENTI Hardware
Metodika provozu Dlouhodobé důvěryhodné uložení není (jen) o technologii: Řízení provozu podle závazných metodických předpisů Důležité činnosti plánovány a jejich provedení auditovatelně zaznamenáno Pravidelný audit činností Certifikace systému
Děkuji za pozornost Pavel Pačes pavel.paces@i.cz