DOCUMENT MANAGEMENT TOOLKIT

DOCUMENT MANAGEMENT TOOLKIT

SPRÁVA DOKUMENTŮ V MODERNÍM PODNIKOVÉM PROSTŘEDÍ Zpracování dokumentů prochází v dnešním firemním světě významnými změnami. Firmy jsou nuceny řešit řadu problémů, které s sebou přináší zastaralé metody uchovávání dokumentů, zejména problémů spojených s omezenou schopností jejich sdílení. Papírový dokument je k dispozici pouze na místě, kde se právě nachází, pokud je převeden do elektronické podoby, leží zpravidla jako soubor na některém z firemních sdílených disků. Je tak sice lépe přístupný, ale jen s omezenými funkcemi např. jen velmi obtížně se takový dokument sdílí s externími obchodními partnery. Jak papírové tak prosté elektronické dokumenty navíc neumožňují systematické budování struktury a procesů, velmi nízká je i možnost jejich zabezpečení. V rámci obchodních procesů tak dokumenty ve společnosti obíhají zpravidla v papírové podobě, což je v dnešní době již velmi zdlouhavé a neefektivní. Neexistuje možnost zjistit, v jakém stavu se právě dokument nachází, kým už byl odsouhlasen a čí souhlas ještě potřebuje. V případě, že někdo ze schvalovacího řetězce vypadne, je jen velmi složité najít jeho zástupce. Samostatnou kapitolu pak tvoří archivace dokumentů, která se ve většině případů vůbec neprovádí a proto hrozí ztráta dat. Pokud již firma zálohování provádí, je zpravidla velmi časově náročné a vyhledávání a přístup k historickým datům je spíše teoretické. Většinu výše popsaných problémů týkajících se oběhu dokumentů řeší moderní document management systémy. Mezi takové patří například HP Document Management Toolkit, řešení zaměřené na problematiku správy dokumentů, digitalizaci a zpracování papírových dokumentů, prezentaci dokumentů a sdílení informací a řízení oběhu dokumentů v organizaci. Toto řešení umožňuje komplexní řízení životního cyklu dokumentů, od jejich pořízení, ukládání a publikování, přes archivaci a správu bezpečnosti až po řízení změn dokumenů, jejich vyhledávání a prezentaci.

HP DOCUMENT MANAGEMENT TOOLKIT HP Document Management Toolkit je vytvořen jako funkční spojení standardních softwarových a hardwarových komponent: 1. HP Multifunkčních zařízení 2. HP Autostore 3. Microsoft Windows SharePoint Services 4. Nintex SmartLibrary 2.0 Koncepce a komponenty Document Management Toolkitu MULTIFUNKČNÍ ZAŘÍZENÍ HP Výhodou document managementu v podání HP je především jeho dostupnost a modularita. Již menší firmy mají možnost pořídit si základní komponenty tohoto systému, multifunkční zařízení HP jako je HP LaserJet 4345mfp, HP LaserJet 9040/9050mfp nebo HP Color LaserJet 9500mfp, které v sobě integrují kromě tiskárny, kopírky, skeneru a faxu také Digital Sending technologie, které jsou základem kvalitního document managementu. HP Digital Sending technologie je provázáním HP multifunkčních zařízení a HP digital senderů s elektronickou distribucí a datovými úložišti. Serverové řešení podporuje až 250 současně připojených multifunkčních zařízení HP se síťovou autorizací a podporou rozpoznávání textu. Uživatelům umožňuje skenovat přímo do síťovách adresářů, na tiskárny, internet nebo faxovat prostřednictvím služby Windows.

Předem definovatelné klávesy zobrazené na multifunkčním zařízení umožňují ke skenovanému dokumentu doplnit další důležité informace potřebné k automatickému následnému zpracování např. informace o typu dokumentu, indexy apod. Zařízení mají také přístup k centrálním adresářům a při odesílání skenovaných dokumentů do e-mailu tak nemusí uživatelé adresy vyplňovat ručně stačí je vybrat ze seznamu. Výhodou multifunkčních zařízení HP je především podpora Digital Sending technologie na všech zařízeních a jednotné uživatelské rozhraní a ovládání. V případě, že se firma rozhodne řešení document managementu dále rozšiřovat, není třeba složité školení uživatelů ani náročná implementace nového řešení, stačí přidat nové zařízení, které je prostřednictvím obslužných aplikací velmi rychle a jednoduše včleněno do celého systému. Stejně tak je možné rozšiřovat řešení o další aplikace, jako jsou publikační nástroje nebo řešení pro pokročilé workflow. HP AUTOSTORE Intuitivní dotykový panel HP LaserJet MFP Zásadní rozšíření funkčnosti multifunkčních zařízení vybavených technologií Digital Sending představuje aplikace HP AutoStore. HP AutoStore je middleware řešení pro podporu integrace papírových dokumentů do document management systémů třetích stran. Aplikace je schopná dokumenty pořízené na některém ze zařízení HP (scanner, kopírka, fax) poslat přímo do předem určeného místa v DMS. V rámci definovaných procesů pořizování elektronických dokumentů je HP Autostore schopen pracovat s formáty PDF, TIFF, JPEG, PCL, díky optickému rozpoznávání textu (OCR) umožňuje přímý převod skenovaných dokumentů do elektronického textu. Pro hromadné zpracování dokumentů např. v podatelnách je velmi výhodná podpora čtení jedno i dvourozměrných čárových kódů. Systém podporuje rovněž práci s obrazem za účelem zlepšení kvality skenovaného obrazu. HP AutoStore zpracovává data ve standardních formátech a umožňuje jejich jednoduché uložení do OLE databází nebo do systémů správy dokumentů jako je výše uvedený Microsoft SharePoint Portal Server. PODPORA DALŠÍCH APLIKACÍ A SLUŽEB Samostatné řešení přenosu dokumentů do elektronických úložišť bez možnosti dalšího zpracování informací by v dnešní době neobstálo. Document Management Toolkit je proto velmi úzce propojen s aplikacemi třetích stran, které umožňují využít všechny výhody document managementu. Jedná se o portálové řešení Microsoft Windows SharePoint Services, které je zdarma dostupné v rámci Windows Server 2003 a aplikace Nintex SmartLibrary, která document management rozšiřuje o pokročilé workflow. MICROSOFT WINDOWS SHAREPOINT SERVICES Windows SharePoint Services jsou výkonným nástrojem pro sdílení informací plně integrovaným s Microsoft Office 2003. Jeho výhodou je jednotné komunikační rozhraní prostřednictvím standardního webového prohlížeče (např. Internet Explorer) a podpora.net Framework. Windows SharePoint services podporují všechny důležité funkce DMS, jedná se například o verzování dokumentů nebo rezervace přístupu k dokumentům. Obsahuje rovněž možnost podpory týmové spolupráce a vytváření seznamů pro rychlé sdílení informací v rámci organizace a nabízí rozsáhlé možnosti integrace s klientskými aplikacemi či aplikacemi třetích stran. Důležitá je rovněž možnost vyhledávání nebo automatické zasílání informací o změnách zvoleného obsahu podle zadaných kritérií. Nemalou výhodou SharePoint Services je také to, že se jedná o komponentu Windows Server 2003, která je zdarma ke stažení na webových stránkách Microsoftu. Řešení lze dále rozšířit prostřednictvím SharePoint Portal Server 2003.

NINTEX SMARTLIBRARY 2.0 Poslední součástí HP Document Management Toolkitu je Nintex SmartLibrary 2.0 řešení, které rozšiřuje funkcionalitu Microsoft SharePoint Technologií o funkcionalitu pokročilého workflow a rozšiřuje tak možnosti této technologie v oblasti dokument managementu. Workflow Designer aplikace Nintex SmartLibrary Nintex SmartLibrary umožňuje grafické rozhraní pro definování schalovacích procesů s podporou sériových, paralelních a kombinovaných procesů. Jednotlivé schvalovací procesy jsou navíc podporovány přímými funkcemi pro monitorování, logování a audit všech aktivit realizovaných v rámci schvalovacího procesu a dokumentových úložišť. E-mailové notifikace s možností ukládat k jednotlivým krokům schvalování vlastní komentáře dále významně rozšiřují možnosti sledování oběhu dokumentů. Samozřejmostí je možnost integrace s dalšími systémy nebo možnost publikace dokumentů do jiných složek v rámci Microsoft SharePoint nebo jiných řešeních třetích stran. Zajímavostí pak je možnost obnovení smazaných dokumentů, které v případě smazání nemusí být obnovovány ze zálohy, ale prostým nahlédnutím do složky smazaných dokumentů a jejich obnovením.

INTEGRACE ŘEŠENÍ Velmi důležitou vlastností, která významně rozšiřuje možnosti využití HP DMT je oboustranná integrace s řešeními třetích stran. Technologie Digital Sending nebo HP Autostore lze v kterékoliv fázi využít pro publikování nebo sběr dokumentů v prakticky libovolných aplikacích. Integrace řešení Document Management Toolkitu VÝHODY A SHRNUTÍ Document management systémy se v blízké době stanou běžnou součástí moderních firem. Jejich přínosem je především zlepšení efektivity sdílení informací a snížení objemu práce s papírovými dokumenty. To s sebou nese zpřehlednění všech firemních procesů a v konečné fázi jejich podstatné zrychlení. Papírová komunikace s sebou přináší řadu omezení, které tyto systémy zcela odstraní. Firmy, které se pro DMS rozhodly mají rychlou a efektivní kontrolu stavu administrativních a obchodních procesů, snížily náklady na zdroje související se zpracováním dokumentů a zásadním způsobem zvýšily zabezpečení firemních informací. Nelze zapomenout ani na možnost zabezpečeného přístupu k firemním dokumentům kdykoliv a odkudliv, což podpoří především často cestující zaměstnance. Řešení HP DMT je velmi otevřené a lze jej velmi jednoduše rozšiřovat. Díky přímému propojení s multifunkčními zařízeními HP firmy ušetří náklady i při pořizování dalších zařízení, jako jsou tiskárny, kopírky nebo faxy, kterou jsou přímou součástí tohoto řešení.