B3-05/2-PK UNIVERZITA PALACKÉHO V OLOMOUCI PŘÍKAZ KVESTORA UP (PK) B3-05/2-PK Pokladní operace a režim pokladní služby na Univerzitě Palackého v Olomouci Obsah: Zpracoval: Platnost a účinnost: Tento příkaz upravuje podmínky a náležitosti při řízení pokladních operací na UP. 1. Hlavní pokladna a pokladny součástí UP 2. Výplatní místo 3. Nakládání s pokladní hotovostí 4. Společná a závěrečná ustanovení vedoucí ekonomického odboru RUP dnem vydání Datum vydání: 21. listopadu 2005 Rozdělovník: rektor, prorektoři, kvestor, kancléř děkani a tajemníci fakult ředitel IC UP, SKM UP a Archivu UP vedoucí EO a PTO RUP vedoucí PMO RUP právní oddělení RUP oddělení interního auditu a kontroly UP oddělení organizace a informačních systémů UP
2 Příkaz kvestora UP č. B3-05/2 POKLADNÍ OPERACE A REŽIM POKLADNÍ SLUŽBY na Univerzitě Palackého v Olomouci Na Univerzitě Palackého v Olomouci (dále jen UP ) je v provozu hlavní pokladna a pokladny jednotlivých součástí UP. l. HLAVNÍ POKLADNA a POKLADNY SOUČÁSTÍ UP Funkci hlavní pokladny UP vykonává pokladna Rektorátu UP. Hlavní pokladna zabezpečuje výběry hotovostí z banky a výplatu hotovostí, tj. záloh na drobné výdaje, záloh na cestovné, doplatky z vyúčtování náhrad cestovních výdajů, výplat mezd včetně případných záloh, výplat stipendií a dalších plateb, které není možné nebo účelné převést na bezhotovostní platební styk. Pokladny součástí zabezpečují všechny činnosti uvedené v předchozím odstavci mimo výběrů hotovostí z banky. Hlavní pokladna zabezpečuje převod hotovostí do pokladen součástí, a to do stanovené výše pokladních limitů součástí. Účtování o převodech mezi jednotlivými pokladnami se provádí pomocí pokladní operace převod mezi pokladnami a převody musí být v obou pokladnách zaúčtovány ve stejný den, tzn. pokud si součást vyzvedne z hlavní pokladny hotovost, je povinna ve stejný den tuto hotovost přijmout do své pokladny. Výši pokladního limitu na žádost součástí schvaluje kvestor UP. Doklad o schválené výši pokladního limitu je uložen jedenkrát na ekonomickém odboru RUP (dále jen EO RUP ), jedenkrát u příslušné součásti. Zůstatky pokladen součástí musí být převedeny do hlavní pokladny do 15. 12. kalendářního roku. Po tomto datu přebírá funkci výplatních míst hlavní pokladna UP, a to až do konce příslušného kalendářního roku. 1.1. Limit pokladního zůstatku Hlavní pokladna a pokladny součástí (dále jen pokladny ) jsou povinny dodržovat stanovený limit pokladního zůstatku, který byl stanoven kvestorem UP. Zůstatek pokladny je nutno denně odsouhlasit. Do limitu pokladního zůstatku se nezapočítávají hotovosti, které hlavní pokladna vybrala na výplatu mezd nebo na jiné hromadné výplaty. Hotovosti nad limit je nutno vrátit na příslušný bankovní účet. Pokud se zaměstnanec, který nemá zajištěn bezhotovostní převod výplaty mzdy na bankovní účet, nedostaví z vážných důvodů osobně k převzetí mzdy a pokud mzda není vyplacena ani osobě zmocněné k jejímu převzetí, zašle hotovost pokladna nejpozději v nejbližší následující pracovní den po dni stanoveném pro výplatu poštovní poukázkou na adresu zaměstnance s uvedením výplatní podmínky Do vlastních rukou. Náklady na poštovné hradí zaměstnavatel. 2. VÝPLATNÍ MÍSTO Součást UP může zřídit u odloučeného pracoviště pro větší operativnost výplatní místo a pověřit svého zaměstnance prací peněžní hotovostí. Tento zaměstnanec musí mít uzavřenou Dohodu o hmotné odpovědnosti za prostředky svěřené k vyúčtování ve smyslu směrnice rektora UP o odpovědnosti zaměstnanců UP za majetek zaměstnavatele a Zákoníku práce 11 12 a 176 177. Na práci tohoto pověřeného zaměstnance se vztahují všechna pravidla stanovená v bodě 3 (kromě bodu 3.5) a v bodě 4 tohoto příkazu. Nejvyšší limit záloh na drobné vydání a neodkladné výdaje činí maximálně 5000 Kč na jedno výplatní místo. Součást si může vnitřním předpisem tuto výši upravit rozdílně s tím, že nedojde k překročení výše uvedené částky. 3. NAKLÁDÁNÍ S POKLADNÍ HOTOVOSTÍ 3.1. Oprávnění k provádění pokladních operací Zaměstnanci pokladen provádějí pokladní operace v souladu s popisem jejich pracovní činnosti (dále jen pokladní ). Při svém uvedení do funkce podepisuje každý z pověřených zaměstnanců písemnou Dohodu o hmotné odpovědnosti. Pokladní nesmí svěřit vykonávání prací, které jsou jim uloženy, jiným zaměstnancům UP. Při dočasné nepřítomnosti pokladní (dlouhodobá nemoc, mimořádné nepředvídatelné okolnosti) pověří nadřízený zaměstnanec po provedené inventarizaci pokladny písemně jiného zaměstnance jejím zastupováním. Tento zaměstnanec rovněž podepisuje Dohodu o hmotné odpovědnosti a má práva a povinnosti pokladních.
3 Příkaz kvestora UP č. B3-05/2 3.2. Přeprava a uložení hotovostí Přepravu peněžních hotovostí mezi bankou a hlavní pokladnou a mezi hlavní pokladnou a pokladnami součástí zajišťují pověření pracovníci v souladu se směrnicí rektora UP Režim ostrahy peněžních hotovostí při jejich přepravě a manipulaci s nimi. Uložení hotovostí a ostatních cenin v zabezpečených trezorech a trezorových skříních v hlavní pokladně zajišťují pověření pokladní. Zaměstnanec součásti UP, pověřený prací s hotovostí dle článku 2 tohoto příkazu (zálohy na drobné výdaje výplatní místo ), je povinen zabezpečit finanční hotovost v příruční pokladně na bezpečném, uzamykatelném místě, určeném vedoucím součásti, resp. tajemníkem fakulty. 3.3. Pokladní doklady Limit nákupu za hotové se stanovuje maximálně do výše 1000 Kč za jednotlivou platbu. Výjimku z tohoto opatření může ve zdůvodněných případech povolit pouze tajemník fakulty nebo ředitel univerzitního zařízení, na RUP kvestor. Každý nákup za hotové musí být doložen dokladem, který musí mít náležitosti daňového dokladu (viz směrnice rektorky UP o oběhu účetních dokladů, kapitola 3, účetní doklady). Vydat pokyn k provedení drobného nákupu je v kompetenci vedoucího pracoviště, v případě použití účelových prostředků z grantu či projektu v kompetenci odpovědného řešitele. Postup při evidenci dokladů o drobných nákupech, manipulaci s pokladními doklady až po předání dokladů k vyúčtování stanoví jednotlivé součásti UP vnitřní normou. Pro příjímání a vydávání hotovostí z pokladen je povinné používání tiskopisů generovaných ze SAPu (viz směrnice rektorky UP o oběhu účetních dokladů, příloha č. 10 výdajové pokladní doklady a příloha č. 11 příjmové pokladní doklady). Vytištěný formulář ze SAPu je nutno podepsat příjemcem hotovosti, jeden výtisk zůstává v pokladně a jeden výtisk obdrží příjemce hotovosti. Při vložení hotovosti do pokladny se postupuje obdobným způsobem. 3.4. Kontrola pokladní hotovosti Kontrolu pokladní hotovosti provádějí pokladní na výplatních místech. Kontrolu úplnosti pokladních dokladů, vedení pokladní knihy a dodržování výše pokladního limitu pokladen provádí kvestorem (tajemníkem fakulty, ředitelem součásti) určená komise nejméně 2 ročně, kromě toho rovněž při každé změně pokladní. Zprávu o výsledku kontroly je nutno v jednom výtisku předat na oddělení interního auditu a kontroly UP. Zjištěné přebytky nebo schodky se ihned zapíší do pokladní knihy spolu s dalšími výsledky kontroly. Pokladním schodkem je i výplata hotovosti, která není doložena řádným výdajovým dokladem, nebo jejíž převzetí není příjemcem řádně potvrzeno. Hotovosti, které se nacházejí v pokladně a nejsou doloženy řádným příjmovým dokladem, se považují za přebytky a zaúčtují se do ostatních výnosů UP. 3.5. Zabezpečení hlavní pokladny UP V době nepřítomnosti pokladních a mimo kvestorem stanovené pokladní hodiny musí být hlavní pokladna UP a v ní umístěné trezorové skříně uzamčeny. V mimopracovní době musí být navíc zapnuto elektronické zabezpečovací zařízení pokladny. Klíče od pokladny a trezorových skříní mají oproti podpisu pověřené pokladní. Duplikáty klíčů jsou uloženy v zapečetěné obálce v trezoru u vedoucího oddělení civilní obrany RUP (dále jen CO RUP ), pověřeného ostrahou peněžní hotovosti. Rozhodnutí o použití duplikátů klíčů může v mimořádných situacích vydat pouze rektor UP nebo jeho statutární zástupce, popřípadě kvestor UP, který k tomuto účelu jmenuje nejméně tříčlennou komisi. O použití duplikátů musí být pořízen protokol, který podepíší všichni členové komise. Před otevřením vstupního prostoru hlavní pokladny jsou pokladní vždy povinny zkontrolovat, zda jsou zámky a dveře neporušeny. Při podezření z narušení prostoru pokladny jsou pokladní povinny toto ohlásit neprodleně vedoucímu EO RUP, který informuje kvestora a vedení UP. Při podezření ze spáchání trestného činu oznámí vedoucí ekonomického odboru RUP, po konzultaci s kvestorem a oprávněným zástupcem vedení UP, toto podezření orgánům činným v trestním řízení. V uvedených případech musí být před zahájením pokladních operací provedena příslušnou komisí (viz čl. 3.3) inventarizace pokladny (v případě podezření z trestného činu za přítomnosti pracovníků Policie ČR). Funkčnost elektronického zabezpečovacího zařízení kontroluje vedoucí oddělení CO RUP spolu s vedoucím správy budov RUP nejméně 4 ročně. O výsledku provedené kontroly pořídí zápis, který bude uložen jedenkrát u vedoucího oddělení CO RUP a jedenkrát u vedoucího EO RUP. V den výběru finanční hotovosti v bance a při manipulaci s vyššími částkami peněz, zejména pak při přípravě výplat (sáčkování), provádí pravidelnou i namátkovou kontrolu pokladních prostor vedoucí oddělení CO RUP. Rovněž v případě nepřítomnosti jedné z pracovnic pokladny provádí nezbytnou kontrolu a zajišťuje bezpečnost pokladny vedoucí oddělení CO RUP.
4 Příkaz kvestora UP č. B3-05/2 3.6. Zálohy k vyúčtování Zálohy k vyúčtování jsou poskytovány jako: a) zálohy jednorázové, které se poskytují zaměstnancům v předpokládané výši výdajů (zejména na cestovné). Jednorázové zálohy musí být vyúčtovány do 10 pracovních dnů po splnění účelu. Nebyl-li výdaj realizován, musí být jednorázová záloha vrácena nejpozději příští pracovní den po zjištění této skutečnosti hlavní pokladně nebo příslušnému výplatnímu místu. b) zálohy stálé, které se poskytují pověřeným zaměstnancům výplatních míst, popř. jiným pověřeným zaměstnancům odloučených pracovišť UP v maximální výši 5000 Kč na drobné a neodkladné hotovostní výdaje. Stálá záloha musí být vyúčtována nejméně 1 v měsíci. Zaměstnanci, pověření prací s hotovostmi ze stálé zálohy svěřené k vyúčtování, vedou o nich zápisy v pokladní knize. Celkové vyúčtování stálé zálohy musí pověření pracovníci předložit pokladně součásti vždy nejpozději k 14. 12. kalendářního roku. 4. SPOLEČNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ 4.1. Plné moci V mimořádných případech může být hotovost vyplácena na základě individuální plné moci. Toto zmocnění musí obsahovat údaje zřejmé z přílohy č. 1 tohoto příkazu. Výše uvedené opatření se týká výplat všech hotovostí. 4.2. Výplaty mezd V den výběru finanční hotovosti na mzdy zabezpečí pokladní součásti v hlavní pokladně nasáčkování výplat zaměstnancům své součásti. Týž den pokladní součásti provede výplatu na zabezpečeném výplatním místě součásti. Případné zůstatky na součásti se vrátí hlavní pokladně do konce pracovní doby. V den výplat mezd v hlavní pokladně se budou vyplácet pouze mzdy, jiná hotovost se nebude vyplácet ani přijímat. 4.3. Výplaty stipendií Výplaty těch stipendií, u nichž děkan fakulty rozhodl o jejich výplatě v hotovosti, probíhají na základě podkladů příslušných součástí UP v určených termínech v hlavní pokladně UP. 4.4. Platnost a účinnost Tento příkaz nabývá platnosti a účinnosti dnem jeho vydání. Současně pozbývá platnosti příkaz kvestora UP č. 7/97 Pokladní operace a režim pokladní služby na UP. Za dodržení tohoto příkazu jsou odpovědní vedoucí zaměstnanci součástí (tajemníci fakult, ředitelé univerzitních zařízení). V Olomouci dne 21. listopadu 2005 Ing. Jiří Jirka, v. r. kvestor UP Příloha č. 1 Plná moc
5 Příkaz kvestora UP č. B3-05/2 Příloha č. 1 Plná moc Jméno, příjmení, rodné číslo, bydliště, případně funkce osoby, která vydává plnou moc: zmocňuji tímto Jméno, příjmení, rodné číslo, bydliště, případně osobní vztah ke zmocněnci: k převzetí...(uvede se důvod platby a období, za které je tato platba poskytována). V... dne...200..... podpis zmocněnce.. podpis zmocněného