ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ

informační systém pro firmy, které chtějí růst... Kontroly dat v modulu ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ Co zkontrolovat a nastavit po převodu dat 2014-15 ze dne 10.12.2014

!!! Postupujte přesně v pořadí, jak jsou jednotlivé body uvedeny!!! Po dokončení převodu, kdy byly převedeny základní matriční údaje zaměstnanců, je nutné provést kontroly předených dat a nastavení (pro správný výpočet daní, zdravotní poj., ) 1) Nastavení období zpracování V aplikaci *8000 Evidenční období nastavte u všech mzdových období pomocí tlačítek Dopředu, Dozadu - MZDY_PORIZENI - MZDY_ZPRACOVANI - MZDY_ZUCTOVANI Nastavte si všechna období na Vámi zvolený měsíc, ve kterém budete pořizovat a zpracovávat zkušební mzdy (např. prosinec). 2) Je třeba zkontrolovat všechny údaje o zaměstnancích aplikaci *7011 Zaměstnanci včetně PPV pomocí Uprav projít jednoho zaměstnance po druhém. Zkontrolujete a doplňte následující údaje: záložka Pojištění a ostatní údaje nastavte, pokud se týká zaměstnance: - Počet vyživovaných osob pro výpočet nezabavitelných částek (v případě provádění srážek dle OSŘ) - Nárok na starobní důchod od (pro eldp) když u zam-ce tento nárok vznikl a dále pracuje. Pokud vznikl před 2014, lze vyplnit 1.1.2014. - Důchodové spoření od zadejte, od kdy je účasten II. pilíře - Údaj Plátce zdravotního pojištění stát: zaměstnanec je státním pojištěncem a neplatí pro něj min. vyměřovací základ (invalidé, starobní důchodci, nekolidující zaměstnání). 2

- Údaj Minimální vyměřovací základ ZP: např. zaměstnanci se sráží z min. vyměřovacího základu u jiného zaměstnavatele (doloženo potvrzením). záložka Klíče kmen zaměstnance, zadejte: - z číselníku vyberte kmenové zařazení zaměstnance tlačítko Klient, zkontrolujte: - osobní údaje zaměstnance (adresa, rodné číslo, ) Nastavení účtování závazků Převodem bylo u zaměstnanců nastaveno účtování závazků strany DAL na účet 331, resp. 366. Na tento účet bude následně zaúčtována úhrada výplaty (výdajový pokladní doklad, hradící výpis z účtu). Zaměstnancům, kterým se má úhrada účtovat na účet 366, tj.: - Členové družstva (druh pracovněprávního vztahu: 1000 1897) - Společníci a jednatelé s.r.o. (druh pracovněprávního vztahu: 2000-2890) - Komandisté (druh pracovněprávního vztahu: 3000-3800) zkontrolujte Druh PPV a Vlastní účtování (viz.okno na str. 2 návodu) ve výše uvedených případech zde změňte účtování závazků na účet 366, uložte tl. OK. tlačítko Daně, zkontrolujte: - podepsané prohlášení - daňové slevy - vyživované osoby (pokud nebyly převedeny pořiďte) tlačítko Zdr., Soc, zkontrolujte: - pro kontrolu převedené ZP můžete využít sestavu v IQ Zaměstnanci a PPV, zvolte šablonu: zdravotní pojišťovny tlačítko Důchody, OZP, zadejte pokud je nebo jste vyplnili záložku Pojištění a ostatní údaje: - typ a pobírání důchodu (záložka důchody), stiskněte tlačítko Invalid->OZP - typ zdravotního postižení (záložka OZP osoba se zdravotním postižením) tlačítko Výplata: - výplata hotově, okno zůstane nezměněno - šedé - výplata na účet proveďte kontrolu bankovního účtu, případně změňte podle potřeby VS a KS - výplata na účet není nastavena, pořiďte ji tl. Přidej - další možností je kombinaci obojího podle pořadí (výjimečné případy) tlačítko Aut.věty, pořizujete, jen pokud se daného zaměstnance týká: - srážky (spoření, pojištění, penzijní připojištění, exekuce, výživné), nastavení dle návodu+894 - penzijní připojištění firma, návod +641 - životní pojištění firma, návod +641 3

Automatické věty můžete poté zkontrolovat také v aplikaci *7039 Aut. věty u jednotlivých zaměstnanců. Pracovněprávní vztah zaměstnance (PPV): Zaměstnanec s více pracovněprávními vztahy, musí být ve WinFASu zadán pouze jednou (pod jedním osobním číslem). Např. pracovní poměr a členství ve statutárním orgánu, nebo dohoda, V tomto případě bude nastavení PPV provedeno podle obrázku níže: U každého pracovněprávního vztahu (postavte se na daný řádek) zkontrolujte, případně nastavte tlačítko Úvazek, zkontrolujte: - platnost úvazku - typ mzdy: u zaměstnanců odměňovaných měsíční mzdou musí být zvolen typ: měsíční (technik)!! - počet hodin denně a týdně průměrný úvazek zaměstnance - zkrácená pracovní doba bez snížení mzdy zaškrtněte, pokud zkrácený úvazek zaměstnance je považován za plný úvazek (např. dvousměnné provozy 38,75 hod., třísměnné 37,5 hod., mladiství 30 hod., ) - doplňte sjednaný měsíční příjem pro nemocenské pojištění od roku 2009 - zda zaměstnání malého rozsahu (u zaměstnance na plný úvazek zadejte alespoň 8500 minimální mzda) tlačítko Sazby, zkontrolujte: - převedené sazby hodinové, měsíční, průměry (průměry platné pro 2015 se budou nastavovat až ve firmě 2015) tlačítko Dovolená nároky u PPV nároky na dovolenou pro 2015 se budou nastavovat až ve firmě 2015 Jen pokud děláte statistické zjišťování ISPV Trexima: - záložka Statistika - vyplňte údaje označené ISPV - tlačítko Stupně zam-ce přidáte stupeň vzdělání (KKOV_2) od 1.1.204 - tlačítko Pozice, lze i v aplikaci *7014. V případě, že využíváte vlastní označení pracovních pozic, musíte takto používané pracovní pozice přiřadit v *7006 Číselníku pracovních pozic k oficiální kategorii CZ-ISCO. Má-li zaměstnanec více pracovně právních vztahů, je převeden pouze jeden, další pořídíte přímo do WF tl. Přidej 2 a zadáte výše uvedené údaje. 4

Jestliže od převodu nastoupí nový zaměstnanec (nebyl uveden v předávaných datech), musíte ho pořídit v aplikaci *7011 Zaměstnanci. 3) Nastavení Parametrů modulu RLZ V aplikaci *7030 budete mít nastaveny dva řádky, vy budete upravovat řádek s datem platnosti od 1.1.2013. Změňte následující údaje: - výplatní termín - zadejte výši promile pro pojistné na zákonné pojištění prac. úrazů (např. 7 zadejte jako 0,007) - vyberte možnost, do kterého období se má toto pojistné účtovat - údaje Přepočet pořízených mezd ponechte, jak jsou 4) Změna názvu sociální správy V aplikaci *8007 Číselník institucí označte řádek se soc. správou, tl. UPRAV, přepište kód a název soc. správy, uložte OK. 5

5) Nastavení parametrů plateb apl. *7032 V této aplikaci se nastavují u specifikací druhů mezd pouze ty parametry, které jsou společné pro všechny zaměstnance!!! Např. u srážky na odbory je pro všechny společný klient (odborový svaz), bankovní účet, případně další. Tyto parametry zde vyplníte. Naopak např. u srážky na exekuce odesílá každý zaměstnanec platbu jinému klientovi, na jiný účet, s jinými symboly. Zde v aplikaci *7032 bude u druhu mzdy exekuce pouze jediná věta a bude mít vyplněn pouze způsob platby: příkazem (to jediné je totiž u exekucí společné pro všechny zaměstnance). Následně v automatických větách u zaměstnanců (*7039, *7011 tl. Aut.věty) u jednotlivých zaměstnanců vyberete tento parametr (příkazem) a každému zam-ci vyplníte jiného klienta, účet, variabilní symbol, atd. V apl. *7032 Parametry plateb provedete následující kontroly a opravy v těchto oblastech: sociální pojištění, zdravotní pojištění a daně z příjmu: - vlevo nahoře zvolte oblast - v pravé části okna se zobrazí řádky, které budete kontrolovat a upravovat - sociální pojištění: tl. UPRAV, změníte VS, otevřete číselník bankovních účtů, stiskněte tl. UPRAV a přepište uvedený bank. účet, uložte OK; potom vyberte tento účet. - zdravotní pojištění: zde budete kontrolovat a upravovat pojišťovny, na které odvádíte pojistné, označíte požadovanou pojišťovnu, dále je postup je stejný jako u soc. pojištění - daně z příjmu: zde se zobrazí údaje ke srážkové dani a zálohové dani, obě dvě daně opravíte stejným způsobem podle postupu u soc. pojištění - důchodové spoření 2.pilíř: tl. Přidej, zadejte klienta=fu a bankovní účet na který se má provádět odvod - penzijní připojištění, životní pojištění: zkontrolujte případně doplňte čísla účtů viz výše - úrazové pojištění: vyberte příslušnou pojišťovnu a číslo účtu, změňte VS viz výše - pokud jsou účty (ve zmiňovaných oblastech) nastaveny, proveďte vždy kontrolu 6

Následující body budete provádět v ostré firmě pro rok 2015. Tuto firmu Vám vytvoříme v prosinci kopií z firmy 2014 (Vámi upravené výše). Jakmile bude tato firma 2015 vytvořena, budete také případné opravy nastavení provádět v této nové firmě roku 2015 např. pokud zjistíte, že jste něco výše nastavili špatně. Ve firmě 2014 budete dělat úkoly ze školení, můžete v ní kdykoliv pořizovat zkušební mzdy (ty nebudou převáděny do firmy 2015). 6) Pořízení ročních, pololetních odměn vyplacených v roce 2014 Pro správný výpočet pracovněprávních průměrů musíte do WinFASu pořídit vyplacené roční, pololetní odměny v roce 2014. V aplikaci *8000 Evidenční období nastavte u všech mzdových období pomocí tlačítek Dopředu, Dozadu na období kdy byly v roce 2014 vyplaceny (pozor firma rok 2015, ale období např. prosinec, listopad 2014) - MZDY_PORIZENI - MZDY_ZPRACOVANI - MZDY_ZUCTOVANI Spusťte aplikaci *7029, tl. Přidej, šablona 1 a pořiďte zam_cům druhy mezd: - 2550 roční prémie, 2552 pololetní prémie, - 2650 roční odměny, 2652 pololetní odměny Vše uložte tlačítkem OK. 7) Nastavení období zpracování rok 2014 V aplikaci *8000 Evidenční období nastavte u všech mzdových období pomocí tlačítek Dopředu, Dozadu na leden 2015 - MZDY_PORIZENI - MZDY_ZPRACOVANI - MZDY_ZUCTOVANI 8) Nastavení aktuálních zůstatků dluhů u srážek exekucí (dluh celkem, již provedeno) Provádějte pouze tehdy, pokud u zaměstnanců máte takovéto srážky se zůstatkem dluhu. Zůstatky dluhů u srážek ve firmě 2015 nebudou odpovídat skutečnosti převod se prováděl před několika měsíci a Vy jste zkušebně počítali mzdy jen některým zaměstnancům Aplikace *7039 Aut. věty u jednotlivých zaměstnanců - rozbalte nahoře oblast a vyberte Srážky - postavte se na zaměstnance a srážku, klepněte na tl. Uprav - zkontrolujte hodnotu Celkem a Provedeno (upravte dle skutečnosti k 31.12.2014) - popis údajů viz návod +894 9) Zůstatky dovolené kontroly platné od 1.1.2015 Při vytvoření firmy 2015 ke každému PPV nastavíme nárok 20 dnů dovolené běžný rok. Případné odlišnosti upravte. V aplikaci *7034 Nároky u PPV klepněte na tlačítko Hromadně, V pořízení vyplňte podle obrázku: - Nárok 0091 - Specifikace 00 běžný rok - Nová platnost od 1. 1. 2015 7

- Nová platnost PO 1. 1. 2016 - Také PPV bez sazby platné k Nové platnosti od zaškrtnout Přepište hodnoty ve sloupci Původní celkem, celé uložte OK. U zaměstnanců, kteří dosud nemají nastaven nárok, zadejte jej ve sloupci Nová celkem. Nárok dovolené minulý rok musíte pořídit. V aplikaci *7034 Nároky u PPV klepněte na tlačítko Hromadně, V pořízení vyplňte podle obrázku: - Nárok 0091 - Specifikace 01 minulý rok - Nová platnost od 1. 1. 2015 - Nová platnost PO 1. 1. 2016 - Také PPV bez sazby platné k Nové platnosti od zaškrtnout Zadejte hodnoty ve sloupci Nová celkem, celé uložte OK. 8

10) Sazby platné od 1.1.2015 Hodinové průměry, změněné sazby zjistíte až v lednu 2015 z původního SW. V aplikaci *7031 Sazby u PPV klepněte na tlačítko Hromadně V pořízení vyplňte podle obrázku: - Sazba 0001 - Specifikace 00 - Nová platnost od 1. 1. 2015 - Nová platnost PO 1. 4. 2015 (u čtvrtletních průměrů musí být vždy vyplněna!!!) - Také PPV bez sazby platné k Nové platnosti od zaškrtnout - Do sloupečku Nová hodnota vyplňte výši hodinového průměru platného pro 1. čtvrtletí 2015 Uložte tlačítkem OK. Pokud pro odměňování používáte i denní průměr, postupujte obdobně pro Sazbu: 0002. Pokud měníte hodinové sazby Sazba: 0020, nevyplňujte ukončení Nová platnost PO. Pokud měníte měsíční sazby, Sazba 0022, nevyplňujte ukončení Nová platnost PO. Specifikace vždy: 00 11) Přecházející nepřítomnosti: neschopenky, OČR, mateřské a rodičovské dovolené, atd. Musíte do WinFASu zadat nepřítomnosti zaměstnanců, které přecházejí z roku 2014 do roku 2015 (tuto skutečnost budete znát až v lednu 2015): - neschopenka (stav 5100-nemoc, 5120-prac. úraz, 5130-neprac. úraz, 5160-z povolání, ) - ošetřovné (stav 5200) - mateřská dovolená (stav 5300) - rodičovská dovolená do 3 let věku dítěte (stav 3140) - neplacené volno po rodičovské dovolené od 3 do 4 let věku dítěte (stav 3141) - absence (stav 3310) - neplacené volno (stav 3330) 9

V aplikaci *7037 Stavy u PPV - nepřitomnosti se postavte na daného zaměstnance a konkrétní PPV, klepněte na Uprav: - V pořízení klepněte na Přidej2, - vyberte Stav (mateřská, rodičovská, neschopenka, ošetřovné, ), - zadejte Datum od. - Datum do, nechte prázdné. Vyplňte pouze v případě, že již máte ukončující díl neschopenky. - Zadejte Identifikátor (číslo rozhodnutí pouze u neschopenky, ošetřovného), - pokud odpracoval část směny v 1. den nepřítomnosti, zadejte počet odpracovaných hodin. - Údaj NÁHRADA DO u přecházejících neschopenek z roku 2014 NEVYPLŇUJTE, VYMAŽTE. Tím WinFAS nebude počítat náhradu mzdy (neví, kolik hodin bylo proplaceno v prosinci 2014 a kolik zbývá doplatit v lednu 2015). Pozor zde je odlišnost oproti novým neschopenkám začínajícím v lednu 2015, které budete později pořizovat (dle návodu +649). o Pokud v lednu 2015 u těchto přecházejících neschopenek z 2014 má být proplacena ještě nějaká náhrada (prvních 14 dnů přesahuje do 2015, nebo jste náhradu nevyplatili), klepněte na tlačítko Ručně mzdy a tuto náhradu pořiďte na druhy mezd: 3700-00 náhrada 1-3 den jen dny bez peněz (neschop. začala po 30.12.2014), 3700-01 náhrada do 14.dne dny, hodiny, sazba, peníze. o Tlačítkem OK se vrátíte do pořízení neschopenky. - Údaj Ručně pořizovat pracovní dny, svátky, náhrady. Pokud zaškrtnete, nebudou se počítat zameškané pracovní dny a svátky ani náhrady (v žádném případě, v žádném měsíci). Má význam pouze tehdy, když zaměstnanec má nerovnoměrnou pracovní dobu a nechcete u něj nastavovat pracovní kalendář zameškané pracovní dny by se chybně počítaly PO-PÁ. Potom musíte nejen případnou náhradu (viz výše), ale navíc i zameškané pracovní dny, zameškané svátky každý měsíc pořizovat pod tlačítkem Ručně mzdy (dle návodu +649). - Nepřítomnost uložte klepnutím na OK, - zobrazí se sestava Zpracování stavů u PPV, zavřete křížkem. 12) rozhodné údaje pro nemocenské dávky základy sociálního pojištění a vyloučené doby Tyto údaje jsou potřebné pouze pro Přílohu k žádosti o nemocenské dávky, která se u neschopenky v roce 2015 vystavuje až od 15. dne trvání pracovní neschopnosti. Při převodech jsme zjistili, že naprostá většina nám předávaných dat v.xls tabulkách je pořizována ručně. Proto případný převod by nebyl úsporou práce ani pro uživatele, ani pro dodavatele IS. V aplikaci *7037 Stavy u PPV nepřítomnosti po uložení neschopnosti klepněte na tlačítko Příloha, dále tlačítko Započ. příjem. Předvyplněny budou rozhodné údaje od ledna 2015. Případné starší údaje z roku 2014 do přílohy pořídíte ručně (např. podle mzdových listů z původního SW). Viz návod +649). 10

14) Kontroly mezd: Po výpočtu čístých mezd v aplikaci *7000 je nuté provést kontroly podle následujících sestav. Spusťte sestavy: 1) RLZ/Sestavy MZDY /Sociální/Sestava SOC pro kontroly, 2) RLZ/Sestavy MZDY /ZP pro kontroly a 3) RLZ/Sestavy MZDY /Přehled daní a vyměřovacích základů. Z těchto sestav lze snadno zjistit chybné výpočty odvodů, opomenutí v nastavení. Pozn.: tyto sestavy můžete předkládat i kontrolním orgánům (zdravotní pojišťovny, OSSZ). Po zaknihování v aplikaci *7040 zkontrolujte na sestavě všechny bankovní účty!!! ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- DALŠÍ MOŽNOSTI V NASTAVENÍ MEZD (dobrovolné) A - Nastavení automatického doplatku do minimální mzdy Pokud chcete využít této možnosti, proveďte nastavení v apl. *7011, zákožka Min. mzda a podle druhu odměňování vyberte z možností: Zaručená mzda hodinová, nebo měsíční Pokud nenastavíte provádění doplatku (viz. výše), WinFAS pouze kontroluje dodržování minimální mzdy a případné nedoplatky zobrazí v sestavě. Nastavení automatického doplatku do ZARUČENÉ MZDY, podle skupiny vykonávaných prací (nařízení vlády čís. 567/2006 Sb., 3). Nejdříve zadejte pracovní pozici zaměstnance, apl. *7011 tl. Pozice: 11

pak tl. Stupně pozice, tl. Přidej a zadejte: - do údaje Stupnice vyberte Skupina prací - do údaje Stupeň vyberte příslušnou skupinu, podle které má mít zaměstnanec zaručenou mzdu B - Firmy, které mají nejnižší zaručenou mzdu stanovenou kolektivní smlouvou mohou využívat automatického doplatku, ale jsou nutná nastavení (nebudou postupovat podle bodu A): - v apl. *7002 je vytvořena uživatelská Stupnice pro zaručenou mzdu podle kolektivní smlouvy 12

- Nastavení hodnot nejnižší zaručené mzdy podle kolektivní smlouvy provedete v apl. *7013. Pro každý stupeň je přednastavená hodnota 50,60. Změnu provedete tím, že označíte tarifní stupeň, tl. UPRAV a zadáte hodnotu podle kol. smlouvy. Jestliže máte podle kolektivní smlouvy menší počet stupňů, ponechte u těch stupňů, co nebudete používat, nastavení 50,60. - dále v apl. *7011, na záložce Min. mzda vyberte provádění doplatku podle kolektivní smlouvy - Pod tl. Pozice zadáte zam_ci pracovní pozici, - tl. Stupně pozice, tl. Přidej a zadejte: - do údaje Stupnice vyberte U_tarif kol. smlouva - do údaje Stupeň vyberte příslušnou skupinu, podle které má mít zaměstnanec zaručenou mzdu (jestliže podle kolektivní smlouvy máte menší počet stupňů než dvanáct, vybírejte pouze stupně, u kterých jste měnili hodnotu zaručené mzdy, např. do stupně 8) 13

Pořizování volných dnů Ve WinFASu je nastaven automatický dopočet volných dnů. Jestliže nechcete využít tohoto dopočtu a volné dny budete pořizovat ručně, proveďte změnu v apl. *7030, viz obr. 14

Lze vybrat, zda volné dny chcete pořizovat u všech zaměstnanců, nebo jen těch, kteří v úvazku mají zadán Typ mzdy: ne měsíční (dělníci, ne THP). V pořízení mezd pak budete pořizovat volné dny druhem mzdy 3991 Dny pracovního klidu. Jestliže mzdy pořizujete ve mzdové výrobě (*5557), je nutné vytvořit výrobní operaci (tato VO nebyla převedena). Pokud se v průběhu převodu či implementace objeví nové skutečnosti, které bude nutné kontrolovat, či nastavovat, budeme Vás o nich neprodleně písemně informovat... 15