Protikorupční politika skupiny GLS Úvod Důvěra zákazníků, které se těší skupina GLS, je jedním z jejích klíčových hodnot. Je třeba, abychom všichni pracovali a dělali vše proto, abychom mohli tuto hodnotu ochránit. Jednou z věcí, kterou musíme udělat, je přísné dodržování všech zákonů a nařízení. Zabývat se otázkou úplatkářství se stalo od 1. července 2011, kdy vstoupil v platnost Zákon o úplatkářství Spojeného království, více otázkou rizika pro obchody Spojeného království a související se Spojeným královstvím. Jako mnoho jiných společností, všechny společnosti skupiny GLS, jakožto koncové dceřiné společnosti Royal Mail Group (UK), posilují své protikorupční procesy v souladu s novou legislativou. To se provádí nejen proto, aby se dodržovaly nové zákony, ale aby se maximálně zlepšila pozice skupiny GLS s cílem ochránit její dobré jméno a podporovat náš závazek provádět obchod férově, čestně a otevřeně, v souladu s nejvyššími etickými standardy. Korupční jednání vystavuje skupinu GLS a její zaměstnance riziku trestního stíhání, pokut, vyloučení z předkládání nabídek při veřejných soutěžích a jiným trestům. Je rovněž v rozporu se vším, co my a naše značka symbolizujeme. Skupina GLS razí přísnou politiku nulové tolerance vůči úplatkářství a korupci. Tato zásada byla jednohlasně schválena představenstvem holdingu GLS. Představenstvo holdingu GLS je oddané těmto zásadám. Při společné práci musíme zabezpečit, aby renomé skupiny GLS mělo i nadále silný zvuk. Prosím ponechte si dostatek času na pečlivé přečtení této politiky a s ní spojených politik, abyste se ujistili, že rozumíte svým závazkům. Jestliže máte jakékoliv dotazy nebo obavy, kontaktujte místního finančního ředitele nebo generálního ředitele. Rico Back CEO GLS Group 1
Protikorupční politika skupiny GLS A. Účel této politiky Účelem této politiky je stanovit standardy chování, které pro skupinu GLS minimalizují riziko úplatkářství. Zásady, o které se tato politika opírá, jsou stejné v každé zemi, ve které působíme, bez ohledu na obchodní sektor, místní zvyky a praktiky. Každý, kdo je zaměstnán u GLS, nebo provádí služby pro GLS, nebo jedná jménem skupiny GLS kdekoliv na světě v jakékoliv funkci (včetně pracovníků agentur a smluvních stran), je zavázán touto politikou. Od zprostředkovatelů a dalších obchodních partnerů se očekává, že se budou chovat v souladu se zásadami etiky a mohou být požádáni, aby dodržovali tuto politiku při všech jednáních s nebo pro skupinu GLS. Jakékoliv porušení této politiky, nebo postupu, který ji implementuje, bude skupina GLS považovat za velmi závažnou věc a může vyústit v disciplinární řízení, včetně ukončení pracovního poměru a nahlášení příslušným úřadům. Dodržování politiky Vás pomůže ochránit před obrovskými pokutami a potenciálnímu trestu vězení, rovněž i skupinu GLS samotnou před potenciálně obrovskými pokutami a významným poškozením renomé firmy. Příloha 1: Proč dodržovat, vyzdvihuje některé z důvodů, proč bychom ji měli všichni dodržovat, např. kulturu, renomé, trestní postihy atd.. B. Co je úplatkářství a korupce? Uplácení je: přislíbení, nabízení, dávání, vyžadování nebo přijímání, ať už přímo nebo prostřednictvím třetí strany JAKÉKOLIV VÝHODY za účelem vyvolání nebo odměňování chování, které je nepatřičné (protiprávní, neetické nebo porušením povinností). I když je úplatek odmítnut nebo nemá zamýšlený efekt, jedná se stále o úplatek. Výhody mohou být finanční nebo nefinanční a mohou zahrnovat následující: peníze; půjčky; peněžní dary (včetně peněz na charitu); přidělení zakázky; pracovní smlouvy; 2
poradenské smlouvy; protěžující zacházení; důvěrné informace; dary a pohostinnost (viz naše Politika darů a pohostinnosti); dovolené; Jakákoliv jiná výhoda nebo benefit, který má za cíl poskytnout nějakou hodnotu, nebo o němž se předpokládá, že má pro příjemce nebo jinou osobu (např. příbuzného nebo přítele příjemce) hodnotu. Nepatřičné chování je definováno jako chování, které je protiprávní, neetické nebo porušením povinnosti. Neetické chování by bylo chování, které i přesto, že není protiprávní, nelze považovat za správné a nemělo by být očekáváno od zaměstnance skupiny GLS nebo třetí strany. Uplácení by se mohl dopustit: Jakýkoliv zaměstnanec skupiny GLS bez ohledu na to, jak dlouho ve firmě pracuje, nebo bez ohledu na pracovní zařazení kdekoliv na světě; nebo Jakákoliv jiná osoba poskytující služby jménem skupiny GLS kdekoliv na světě (třetí strany jako např. obchodní zástupci, zprostředkovatelé, smluvní strany a dodavatelé). Uplácení by se mohlo vyskytnout jak v soukromém, tak ve veřejném sektoru. C. Politiky skupiny GLS 1. Dávání a přijímání úplatků Skupina GLS prosazuje politiku nulové tolerance úplatkářství, proto: nesmí zaměstnanci včetně pracovníků zaměstnaných přes agenturu a smluvních stran nikdy přislíbit, nabízet nebo dát úplatek; nesmí nikdy požadovat nebo přijmout úplatek; žádný zaměstnanec nebude nikdy sesazen, potrestán nebo neponese žádné nepříznivé důsledky za odmítnutí zaplatit nebo přijmout úplatky, i když může mít odmítnutí za následek ztrátu zakázky pro skupinu GLS všichni zaměstnanci musí dodržovat standardy politiky darů a pohostinnosti skupiny GLS 2. Politika darů a pohostinnosti Naše politika darů a pohostinnosti řídí dávání a přijímání darů, pohostinnosti/zábavy, peněz na charitu a sponzorství. 3
3. Střet zájmů Zaměstnanci skupiny GLS by měli jednat tak, aby se vyhnuli střetu zájmů. Následují příklady situací, kterých je třeba se vyvarovat: Navíc: soukromé dohody, že budou zboží a služby dodávány pro osobní potřebu při využití nákupních prostředků skupiny GLS; soukromé dohody pro využití podmínek slevy (vyjma případů, kdy to bylo oficiálně dohodnuto skupinou GLS jako zaměstnanecká výhoda a byla vyhlášena jako obecně dostupná všem zaměstnancům); a platby obdržené od třetí strany za provádění služby, jež je součástí oficiálních povinností zaměstnance (např. peníze za dostavení se k interview, nebo poplatek za přednášku), pakliže to nebude schváleno přímým nadřízeným zaměstnance a peníze nebudou předány přímo skupině GLS zaměstnávající daného zaměstnance. zaměstnanec nebo obchodní zástupce, do jehož kompetence spadá vyjednávání nebo schvalování smlouvy s třetí stranou musí neprodleně oznámit jakýkoliv podíl na vlastnictví ve společnosti třetí strany nebo její holdingové společnosti, v dceřiných nebo přidružených společnostech, pakliže se nejedná o podíl na vlastnictví ve společnosti obchodující na burze cenných papírů a kde je podíl na majetku menší než 5.0% vydaného akciového kapitálu; zaměstnanci nesmí schvalovat platby z fondů společnosti jakýmkoliv externím organizacím nebo charitám, u kterých jsou členy správní rady, členy představenstva, řediteli nebo jinými funkcionáři; a obchodní rozhodnutí, obzvláště jmenování a přidělování zakázek, nesmí být ovlivňováno žádným osobním vztahem, ať už se jedná o rodinu, nebo o členství v sociálních, náboženských nebo politických asociacích, do kterých je možno vstoupit pouze po zaplacení, zvolení nebo přísaze loajality nebo mlčenlivosti. 4. Obchodní jednání a kontakty Všechna jednání se stáními úředníky nebo soukromými osobami a podniky musí být otevřená a transparentní a musí probíhat řádným a patřičným způsobem. To zajistí, že nebude docházet k uplácení nebo korupci, a rovněž se tím předejde jakémukoliv výskytu nebo návrhu nestandardní aktivity. 4.1 Státní úředníci Jednání se státními úředníky může být obzvláště citlivou oblastí. Za státního úředníka se považuje jakákoliv osoba, která vykonává legislativní, výkonnou, správní nebo soudní funkci státu, ať už v tuzemsku nebo v zahraničí a ať už na regionální nebo centrální vládní pozici. Mohou to být: jmenovaní nebo zvolení; 4
stálí nebo dočasní; placení nebo neplacení; různé úrovně služebního věku nebo pracovního zařazení; zaměstnanci státem vlastněného nebo řízeného subjektu (např. státem vlastněných podniků atd.); úředník nebo jednotlivec, jež vykonává funkci v politické straně; uchazeč o úřední místo; osoba, která nějakým jiným způsobem vykonává veřejnou funkci pro zemi, jejím jménem nebo v rámci nějaké země; nebo zaměstnanec veřejné mezinárodní organizace. Jakákoliv nabídka nějaké výhody státnímu úředníku ve spojení se získáváním nebo udržením obchodu by mohla být považována za úplatek, i když by se za nabídkou neskrýval žádný nekalý úmysl. Proto je důležité, abyste si při jednání se státními úředníky dávali obzvláště pozor. Jestliže máte jakékoliv pochybnosti, jestli by mohla být nějaká výhoda považována za úplatek, měli byste kontaktovat Vašeho přímého nadřízeného a generálního ředitele místní pobočky nebo představenstvo holdingu skupiny GLS. 4.2 Platby za usnadnění Platba za usnadnění je platba státnímu úředníku, aby zabezpečil nebo urychlil provádění běžných činností nebo nezbytná akce, ke které má plátce platby za usnadnění právní nebo jiné oprávnění, např. obdržení povolení, licence, víza atd. (rovněž známé jako úplatky ). Platby za usnadnění jsou úplatky, jsou nelegální a nejsou nikdy akceptovatelné. Nicméně, jste-li požádán takovou platbu provést a máte-li pocit, že jste pod hrozbou fyzického napadení nebo existuje-li reálné ohrožení Vaší bezpečnosti, pakliže platbu neprovedete, pak byste měl platbu provést a co nejdříve to nahlásit Vašemu přímému nadřízenému a generálnímu řediteli místní pobočky, který pak musí kontaktovat představenstvo holdingu skupiny GLS. I když se důrazně vyvarujete provedení platby, měl byste i přesto požadavek nahlásit Vašemu přímému nadřízenému, protože nám to do budoucna pomůže určit výskyt problematických bodů tohoto druhu. Jestli máte pochybnosti, zda by měla být platba provedena, měl byste kontaktovat Vašeho přímého nadřízeného a generálního ředitele místní pobočky nebo představenstvo holdingu skupiny GLS. 4.3 Obchodní zástupci, zprostředkovatelé a jiní obchodní partneři Skupina GLS může nést odpovědnost za jednání obchodních zástupců, zprostředkovatelů a jiných obchodních partnerů (včetně dodavatelů a smluvních stran), proto: 5
pracuje skupina GLS pouze s těmi obchodními zástupci, zprostředkovateli a dalšími obchodními partnery, kteří byli schváleni managementem místní pobočky; jestliže si nejste jisti, zda byla třetí strana schválena managementem místní pobočky, měl byste kontaktovat Vašeho přímého nadřízeného; jakákoliv odměna k vyplacení obchodnímu zástupci nebo jiným obchodním partnerům jednajícím v zastoupení skupiny GLS musí být úměrná poskytnutým službám (což je třeba co nejobjektivněji posoudit); a platby nesmí být nikdy prováděny v hotovosti, musí být realizovány v dobré víře a nesmí být prováděny přes zámořské účty. Příloha 2 obsahuje některé varovné signály, které mohou signalizovat riziko úplatkářství při posuzování vztahu s třetími stranami, např. obchodními zástupci, zprostředkovateli a dodavateli. 5. Účty a účetní záznamy Politikou GLS je vést transparentní a přesné účetnictví, záznamy a finanční výkazy ve všech jejích obchodních jednotkách a za všechny třetí strany, které pracují v zastoupení skupiny GLS. 6. Obavy při ohlašování Jestliže víte, že došlo k uplácení nebo ke korupci, nebo máte jakékoliv podezření, že k tomu došlo nebo k tomu může dojít, kdekoliv v rámci skupiny GLS (nebo v souvislosti se skupinou GLS), musíte to okamžitě nahlásit: Vašemu přímému nadřízenému nebo Vašemu generálnímu řediteli místní pobočky; jmenovanému ombudsmanovi; nebo představenstvu holdingu skupiny GLS, jestliže není možné se spojit s Vaším přímým nadřízeným nebo generálním ředitelem místní pobočky nebo nemohou daný problém vyřešit. Skupina GLS je zavázána zajistit, že zaměstnanci mohou nahlásit své obavy v plné důvěře. Všechna ohlášení jsou brána velmi vážně a řádně je prošetříme; odplata, v jakékoliv podobě, vůči ohlašovateli je přísně zakázána. Měl byste rovněž kontaktovat Vašeho finančního ředitele, generálního ředitele místní pobočky nebo představenstvo holdingu skupiny GLS, máte-li jakékoliv dotazy všeobecně k této politice, nebo k tomu, jak aplikovat pravidla při určitých okolnostech. 6
7. Kontakty Jestliže máte nějaké dotazy, obavy nebo nejasnosti ohledně úplatkářství a korupce, požadavky na nějaké další vhodné školení nebo si nejste jisti, jak aplikovat politiku v dané situaci, prosím kontaktujte: Pavel Včela, tel.:+420 565 301 290, email: pavel.vcela@gls-czech.com Rostislav Dulínek, tel.:+420 565 301 193, email: rostislav.dulinek@gls-czech.com D. Podrobnosti o dokumentu Účinný od: 1. října 2012 E. Shrnutí klíčových bodů Politika skupiny GLS Skupina GLS prosazuje striktní politiku nulové tolerance úplatkářství a korupce. Uplácení je: přislíbení, nabízení, dávání, vyžadování nebo přijímání, ať už přímo nebo prostřednictvím třetí strany JAKÉKOLIV VÝHODY za účelem vyvolání nebo odměňování chování, které je nepatřičné (protiprávní, neetické nebo porušením povinností). I když je úplatek odmítnut nebo nemá zamýšlený efekt, jedná se stále o úplatek. Úplatkářství a korupce se mohou týkat státních úředníků, ale mohou rovněž probíhat mezi soukromými podniky nebo jednotlivci. Důsledky Úplatkářství a korupce jsou brány velmi vážně a na mnoha místě jsou trestnými činy, které sebe nesou přísné tresty. Úplatkářství a korupce škodí renomé firmy a postavení na trhu, a tím jsou hrozbou pro úspěch skupiny GLS. 7
Úplatkářství a korupce jsou rovněž závažnými disciplinárními problémy pro ty, kteří jsou zaměstnáváni skupinou GLS nebo jednají jejím jménem. PAMATUJTE Jestliže máte nějaké pochybnosti o něčem, co jste Vy nebo jiná osoba řekli nebo udělali (nebo se chystáte udělat) (ve skupině nebo mimo skupinu GLS), promluvte si co nejdříve s Vaším přímým nadřízeným, jmenovaným ombudsmanem nebo generálním ředitelem místní pobočky nebo s představenstvem holdingu skupiny GLS. Měli byste se rovněž vyvarovat toho, že budete budit dojem úplatkářství a korupce zvažte, jak se Vaše chování nebo slova mohou jevit ostatním. Ptejte se sami sebe Poškodila by tato platba nebo aktivita pověst skupiny GLS, kdyby se zveřejnila? Jestliže víte, že došlo k uplácení nebo ke korupci, nebo máte jakékoliv podezření, že k tomu došlo nebo k tomu může dojít, kdekoliv v rámci skupiny GLS (nebo v souvislosti s ní), měli byste si při nejbližší příležitosti promluvit s Vaším přímým nadřízeným, jmenovaným ombudsmanem nebo generálním ředitelem místní pobočky nebo s představenstvem holdingu skupiny GLS, aby bylo možné všechny potenciálně nepatřičné činnosti co nejrychleji vyšetřit. 8
Dodatek 1 Proč dodržovat? Dodržování této politiky a všech příslušných zákonů proti úplatkářství a zákonů o korupci je nezbytné pro Vaši ochranu a ochranu skupiny GLS. Existuje mnoho důvodů, proč dodržovat: Firemní kultura: úplatkářství a korupce jsou zcela v rozporu s kulturou neustálého zlepšování, bezkonkurenčních standardů skupiny GLS a zásadou jednat vždy čestně a férově za všech okolností. Dodržování této politiky je zásadní pro udržení takovéto kultury. Reputace: image, pověst a postavení lze velmi snadno poškodit nebo zničit jakýmkoliv porušením zákonů nebo této politiky. To by rovněž podkopalo důvěru a vztahy, které si skupina GLS vybudovala na trhu se svými zákazníky a jinými investory. Právní závazky: podle zákona bude skupina GLS obviněna ze zločinu, jestliže se jí nepodaří učinit opatření na předcházení úplatkářství a korupce někoho, kdo bude jednat nebo poskytovat služby jejím jménem. Trestní postihy: ve většině zemí jsou úplatkářství a korupce trestnými činy. K porušení může dojít dokonce i tehdy, když se jednání vztahující se k přestupku konají v zahraničí. Příjmy z úplatkářství/korupce mohou být také zabaveny. Občanské postihy: v mnoha soudních jurisdikcích mohou ti, kdo vlivem úplatkářství a korupce utrpěli škodu nebo ztratili obchod, žádat náhradu takové škody. Vyšetřování: vyšetřování podezření z trestného činu může stát management a společnost mnoho času, být pro zaměstnance velmi stresující a přitáhnout negativní publicitu. Vyšetřování a obhajoba před soudem, při kterých jsou zapojeni dozorčí orgány nebo státní zástupci, jsou také velmi nákladné, nejen, co se týče času, ale rovněž z hlediska právních a jiných výdajů, což poškozuje podnikání skupiny GLS. Disciplinární řízení: porušení zákona a/nebo této politiky bude skupinou GLS považováno za vážný disciplinární problém, a mohlo by vyústit v důtku, sesazení a/nebo propuštění. Tam, kde se obchodnímu partnerovi nedaří dodržovat tuto politiku, může skupina GLS dospět k názoru, že by měla usilovat o ukončení tohoto obchodního vztahu, když má právo to udělat. Dodržování politiky není pro skupinu GLS pouze nějakým předmětem rozmluvy. Pakliže se nějakým způsobem zapletete do úplatkářství nebo korupce, můžete čelit osobní odpovědnosti, včetně uvěznění a pokut. 9
Dodatek 2 varovné signály Varovné signály, které mohou signalizovat riziko při posuzování vztahu s obchodními zástupci a třetími stranami: neobvykle velké provize nebo neobvyklé platební formuláře; třetí strany, o nichž málo víme, např. takové, co mají nejasnou obchodní historii, s nedostupnými nebo velmi omezenými informacemi o firmě (např. společnost vytvořená v takové soudní příslušnosti, kdy nejsou firemní informace o podílnících, ředitelích atd. veřejně přístupné), nebo nedávno vytvořené; třetí strany, u kterých je pochyb z hlediska personálu o dostatečné odbornosti nebo dostatku pracovníků, nebo, které jsou předepsané nebo doporučované vládními činiteli; opakované nebo nadměrné případy darů a pohostinnosti; žádosti o pokrytí neobvykle vysokých nákladů, nebo výdajů za spolupracovníky nebo členy rodiny; pohostinnost bez skutečné vazby na propagování nebo předvádění výrobků nebo služeb; nejistá historie vnímání korupce v zemi; nebo platby veřejným činitelům/od veřejných činitelů nebo jednotlivců, kteří mohou být politicky exponovaní. 10