OZNÁMENÍ O VOLNÉM PRACOVNÍM MÍSTĚ ZA ÚČELEM SESTAVENÍ REZERVNÍHO SEZNAMU Název pracovní pozice Funkční skupina / platová třída Druh smlouvy Značka Uzávěrka pro podání přihlášek Místo výkonu práce Platnost rezervního seznamu do Počet uchazečů na rezervním seznamu Finanční asistent (žena/muž) AST 3 dočasný zaměstnanec VEXT/17/238/AST 3/FD 3. října 2017 24:00 alicantského času (SEČ) Alicante, ŠPANĚLSKO 31. prosince 2018 12 Úřad Evropské unie pro duševní vlastnictví (EUIPO) pořádá výběrové řízení s cílem sestavit rezervní seznam, z nějž bude obsazeno volné pracovní místo / budou obsazena volná pracovní místa na pozici finančního asistenta ve finančním oddělení. 1. ZÁKLADNÍ INFORMACE Finanční oddělení má na starosti všechny činnosti a operace týkající se financí, rozpočtu a kontrolingu, účetnictví a správy pokladny, finančního rámce, řízení prodejců, souborů s ekonomickými údaji, ověřování, veřejných zakázek a poplatků. Finanční oddělení je tvořeno třemi útvary, přičemž každý z nich vede vedoucí útvaru: Finanční rámec, účetnictví a pokladna: útvar, který má na starosti vypracovávání účetní závěrky úřadu, správu pokladny a rovněž vedení celkového účetnictví a ověřování systémů a který je odpovědný za horizontální aspekty související s finančním rámcem úřadu, včetně provádění finančního nařízení a prováděcích pravidel úřadu. Řízení prodejců a soubory s ekonomickými údaji: útvar odpovědný zejména za řízení prodejců a smluv a za přípravu souborů s ekonomickými údaji souvisejících s těmito smlouvami. Veřejné zakázky a poplatky: útvar odpovědný zejména za předvídání, řízení a provádění veškerých činností souvisejících se zadáváním zakázek a za řízení činností souvisejících s poplatky úřadu.
Součástí finančního oddělení jsou navíc dva týmy, přímo přidělené řediteli odboru, které se zabývají přípravou a prováděním činností kontrolingu a monitorování rozpočtu úřadu a ex-ante (a v budoucnosti ex-post) ověřováním finančních transakcí. Finanční činnosti jsou v úřadu EUIPO vykonávány v právním rámci zejména finančního nařízení úřadu a jeho příslušných prováděcích pravidel (jež jsou ve značné míře podobné finančnímu nařízení EU a jeho prováděcím pravidlům) a v právním rámci příslušných ustanovení nařízení o ochranné známce EU a jeho prováděcích ustanovení. 2. PRACOVNÍ POVINNOSTI Finanční asistent, který bude přímo odpovědný řediteli odboru financí nebo kterémukoli vedoucímu útvaru, bude plnit mimo jiné tyto úkoly: poskytovat schvalujícím útvarům úřadu pokyny ohledně finančních záležitostí, přispívat k práci rozpočtového a kontrolingového týmu, o účastnit se vypracovávání rozpočtového plánu úřadu, následných rozpočtových činností (kontrolingu a monitorování) a rovněž plnění rozpočtu a podávání zpráv, přispívat k práci týmu odpovědného za účetnictví a správu pokladny, o úkoly související se zpracováním souborů, faktur a platebních a inkasních příkazů třetích stran, které se nevztahují k poplatkům, o úkoly související s příchozími platbami poplatků a řízením bankovních a pokladních činností, o úkoly související s všeobecným účetnictvím (řízení zásob, roční účetní závěrka, účetní plán, postupy), přispívat k práci útvaru odpovědného za soubory s ekonomickými údaji a řízení prodejců, o vypracovávání a kontrola požadovaných formulářů a dokumentace a poskytování kvalitních odpovědí na dotazy klientů nebo prodejců s cílem podpořit konzistentní a flexibilní dodávku finančních služeb, o dohlížet na plnění smluvních povinností a jejich měření; používat klíčové ukazatele výkonnosti k monitorování a případné korekci dodávek prodejců a identifikovat možnosti k neustálému zlepšování, o připravovat a zpracovávat soubory finančních údajů (rozpočtové a právní závazky, přejímka zboží a faktury), o přispívat k řízení externě poskytovaných zakázek na služby, včetně plánování, financí, kvality a následného plnění smluv, přispívat k práci týmu odpovědného za poplatky, o ověřování příchozích plateb a zpětné proplácení prostředků uživatelům, přispívat k práci týmu odpovědného za poradenství a koordinaci v souvislosti s finančním rámcem, o přispívat ke koordinaci provádění plánu úřadu v souvislosti s jeho finančním nařízením, o pomoc při koordinaci a následných činnostech v rámci poradenské skupiny finančního oddělení, která se zabývá konzultacemi ze strany interních zainteresovaných subjektů, a v rámci znalostní skupiny Knowledge Circle pro finance, o pomáhat s organizací návštěv zástupců Evropského účetního dvora a následnými opatřeními,
přispívat k práci ověřovacího týmu, o ověřovat finanční transakce v souladu s finančním nařízením (nyní ex-ante a v budoucnosti ex-post), o ex-ante ověřovat veškeré transakce provedené úřadem v rámci plnění rozpočtu a související s projekty financovanými EU (závazky, platby, inkasní příkazy, grantové dohody atd.). Tento úkol vychází ze specifických požadavků stanovených ve finančním nařízení, Praktickém průvodci pro zadávání zakázek (PRAG) a ve standardních smluvních ujednáních PAGODA, o správa schvalovacích a pověřovacích pravomocí nutných k výkonu činností souvisejících s prováděním rozpočtů projektů financovaných EU, přispívat k práci týmu pro zadávání zakázek, o podílet se na vypracování plánu zadávání zakázek, o vypracovávat a přezkoumávat formuláře, pracovní pokyny a dokumentaci, o administrativní úkoly související se zadávacími řízeními, včetně odpovídajícího řízení celého zadávacího řízení, aktivně se podílet na zasedáních sítě AFO a poskytovat všeobecnou pomoc schvalujícím osobám a jiným účastníkům finančních operací v oddělení, pokud jde o finanční záležitosti. Povinnosti všech zaměstnanců: aktivně usilovat o plnění cílů úřadu EUIPO v souladu se strategickým plánem, plnit veškeré případné další pracovní úkoly a povinnosti přidělené přímým nadřízeným. 3. KRITÉRIA ZPŮSOBILOSTI Aby byli uchazeči způsobilí k účasti v tomto výběrovém řízení, musejí před uplynutím lhůty pro podání přihlášek splňovat všechny níže uvedené podmínky: Obecné podmínky 1 Musí být státním příslušníkem některého z členských států Evropské unie, musí plně požívat svých občanských práv, musí mít splněné veškeré povinnosti dané legislativou týkající se povinné vojenské služby, musí splňovat charakterové požadavky týkající se vhodnosti pro plnění příslušných povinností, musí být fyzicky způsobilí k provádění zadaných úkolů. Vzdělání Mít úroveň postsekundárního vzdělání doloženou diplomem, NEBO mít středoškolské vzdělání doložené diplomem, které umožňuje přístup k postsekundárnímu vzdělání, a odpovídající odbornou praxi v délce nejméně tří let. Odborná praxe 2 1 Viz článek 12 pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie. 2 Odborná praxe se počítá od data získání příslušného diplomu, který umožňuje zařazení do dané funkční skupiny. V případě ukončeného středoškolského vzdělání se vyžaduje odborná praxe v délce nejméně šesti let.
Mít nejméně tři roky příslušné odborné praxe (práce na plný úvazek) v oblasti a na úrovni týkající se úkolů popsaných v části Pracovní povinnosti. Jazykové dovednosti Mít důkladnou znalost angličtiny (minimálně na úrovni C1) 1. jazyk, mít dobrou znalost některého z úředních jazyků EU (minimálně na úrovni B2) 2. jazyk 3. Uvedené úrovně odpovídají společnému evropskému referenčnímu rámci pro jazyky. Počítačové dovednosti Pokročilá znalost práce na počítači je podmínkou. Uchazeči musejí mít rozsáhlé pracovní zkušenosti s počítačovými aplikacemi, jako je balíček MS Office nebo podobný software (zejména Word, Excel, PowerPoint, Outlook), databázemi a vyhledáváním na internetu. 4. KRITÉRIA VÝBĚRU K výběru nejlépe kvalifikovaných uchazečů na pohovor a testy a úspěšných uchazečů, kteří budou zařazeni na rezervní seznam na základě výsledků pohovoru a testů, úřad použije tato kritéria: znalosti a odborná praxe na úrovni asistenta nejméně v jedné z těchto oblastí (zkušenosti z více oblastí budou považovány za výhodu): finance a správa pokladny, příslušný právní rámec (finanční nařízení úřadu EUIPO nebo finanční nařízení EU a jejich prováděcí pravidla, příslušná ustanovení nařízení o ochranné známce EU a jeho prováděcích ustanovení a v menším rozsahu služební řád úředníků EU), systém SAP (moduly pro řízení toku materiálu, plánování rozpočtu a konsolidaci a účetnictví) na uživatelské úrovni a/nebo systém CPS (Common Payment System), řízení rozpočtu, zadávání veřejných zakázek, nákup, řízení smluv, ex-ante a ex-post ověřování finančních transakcí, dobrá znalost dalšího pracovního jazyka úřadu (němčiny, francouzštiny, španělštiny nebo italštiny), odlišného od 2. jazyka (minimálně na úrovni B2), vysoká úroveň obeznámenosti s tabulkovými procesory a dovednosti v oblasti práce s číselnými údaji. Kromě výše uvedených kritérií budou uchazeči pozvaní na pohovor a test posuzováni také podle těchto požadavků: Kompetence Zejména: komunikace: vyjadřovat se jasně a přesně v ústním i písemném styku, 3 Tento jazyk musí být odlišný od 1. jazyka.
analýza a řešení problémů: schopnost rozpoznat zásadní prvky složitých problémů a nalézt tvůrčí a praktická řešení, práce v kolektivu: spolupracovat s kolegy v týmu i s pracovníky jiných organizačních složek a respektovat rozdíly mezi lidmi, vytvářet týmového ducha podporou společných cílů a výměny znalostí a zkušeností, vzdělávání a rozvoj: rozvíjet a zlepšovat své dovednosti a znalosti o organizaci a jejím prostředí, zavázat se ke vzdělávání ostatních, sdílení znalostí a systematickému vylepšování pracovních metod, stanovování priorit a organizace: schopnost upřednostňovat nejdůležitější úkoly, pracovat pružně a efektivně organizovat svoji práci, kvalita a výsledky: převzít osobní odpovědnost a iniciativu za odvádění práce, která splňuje vysoký standard kvality v rámci stanovených postupů, ukázat jasnou orientaci na klienty (interní i externí), vytvářet systematické a metodické postupy pro vlastní i týmové projekty a práci, odolnost: neztrácet výkonnost ani během vysoké pracovní zátěže, být flexibilní a umět se přizpůsobit měnícímu se pracovnímu prostředí, povzbuzovat k tomu i ostatní a přizpůsobovat svůj přístup a přístup týmu změnám. 5. POHOVORY A TESTY Předběžný výběr Úřad může kontaktovat způsobilé uchazeče, kteří byli na základě svých přihlášek a kritérií výběru v bodě 4 vybráni jako nejlépe kvalifikovaní, s cílem ověřit jejich jazykové dovednosti (zejména ústní projev v angličtině) a doložit jejich odbornou praxi nebo další dovednosti, znalosti a kompetence. Tento kontakt v rámci předběžného výběru nezaručuje, že uchazeči budou pozváni na pohovor. Jedná se o krok v rámci výběru nejvhodnějších uchazečů, kteří budou pozváni na pohovor. Pohovor Pohovory se uskuteční v Alicante a vzhledem k povaze pracovních povinností budou probíhat v angličtině. Další příslušné jazyky uvedené v přihlášce/životopisu uchazeče mohou být posuzovány podle úrovní uvedených v tomto oznámení o volném pracovním místě. Při pohovoru budou testovány znalosti uchazeče týkající se úkolů, které by měl plnit (odborné znalosti a kompetence v oblasti chování), a činností úřadu, dále znalosti EU, vhodnost plnit zadané úkoly a vhodnost pro práci v mezinárodním prostředí. Test(y) Posuzování jednoho či několika z výše uvedených aspektů bude doplněno jedním či několika testy. Uchazeči pozvaní na pohovor a testy obdrží podrobné informace v pozvánce. 6. OBECNÉ INFORMACE Obecné informace o výběrovém a náborovém řízení úřadu EUIPO naleznete pomocí tohoto odkazu. 7. JAK PODAT PŘIHLÁŠKU Chcete-li podat přihlášku, klikněte na tento odkaz. Všechny dokumenty zahrnuté v podobě odkazu nebo uvedené v souvislosti s tímto oznámením o volném pracovním místě se považují za jeho součást.
Důležité: Uchazeči by si měli uvědomit, že informace, které poskytnou ve své přihlášce/životopisu/profilu, jsou základem pro posouzení kritérií způsobilosti a výběru. Vyzýváme je proto, aby si pečlivě přečetli požadavky a poskytli informace, které jsou relevantní a dostatečně podrobné, aby toto posouzení bylo možné. Pozornost by měli věnovat zejména informacím o svém vzdělání a odborné praxi, a to hlavně přesným datům a popisu povinností, plněných úkolů a používaných nástrojů. * V případě nesrovnalostí mezi jednotlivými jazykovými verzemi se za správnou považuje anglická verze.