HELIOS Orange Oběh zboží

Transkript

1 HELIOS Orange Oběh zboží 2016 BüroKomplet, s.r.o.

2 Obsah 1 Kontakty Obecné Úvod Zboží a služby Formulář Hlavní údaje Kmen zboží Záložka Popis Kmen zboží Záložka Vlastnosti Kmen zboží Záložka Dodatky Kmen zboží Záložka Slevy Kmen zboží Záložka Daně Kmen zboží Záložka Obrázek Kmen zboží Záložka Clo Kmen zboží Záložka Celní sklad Akce Volby místní nabídky Přehledy pohybů Čárové kódy Dokumenty Nabídkové ceny Návazné skupiny Obaly Slevy Kopie Testy a aktualizace Vztah mezi měrnými jednotkami Hromadné změny Dodavatelé zboží Kusovník Zprávy Měrné jednotky Skupiny zboží Druhy dokladů pohybu zboží Práce s přehledem Formulář Nastavení pořadového čísla Definice práv Návazné skupiny zboží Návazné skupiny Přiřazení zboží do skupiny Organizace ve skupině Zboží ve skupině Doplňkové číselníky Názvy nabídkových cen Termínované slevy Akce Poznámky k dokladům Oběh zboží 2

3 4.7.5 Sortiment Balicí skupiny Stav skladu Formulář oprava Volby místní nabídky Nový Oprava Zrušit Přehledy Jednotkové ceny Výrobní čísla Zařaď zboží do termínové slevy Vyřaď zboží z termínové slevy Mixování dokladů Kopie kmenové karty Hlídáno Umístění Inventura Nový Oprava Generování položek inventury Generování skladových dokladů Zrušení vygenerovaných dokladů Inventurní vyrovnání VČ a umístění Najdi doklad - příjemku Najdi doklad - výdejku Metodický postup pro provedení inventur Příjemky Formulář Záložka 1 Hlavička Akce Záložka 2 Sumace a slevy Záložka 3 Položky Záložka 4 Sklad Záložka 5 Doklady Záložka 6 Služby Volby místní nabídky Nový Oprava Zrušit Účtování Pohled do účetnictví Odúčtování dokladu Zrušení příznaku účtování Návazné doklady Výrobní čísla Položky Kopie Dokumenty Oběh zboží 3

4 Kontrola celistvosti číselné řady Generuj doklad DSN Realizace Storno příjmu, Generovat storno Zrušit storno a původní doklad Zprávy Výdejky Formulář Záložka 1 - Hlavička Akce Záložka 2 Sumace a slevy Záložka 3 - Položky Záložka 4 Sklad Záložka 5 Doklady Záložka 6 Služby Storno výdeje Volby místní nabídky Nový Oprava Zrušit Účtování Návazné doklady Výrobní čísla Položky Kopie Dokumenty Kontrola celistvosti číselné řady Balicí list Realizace Generovat storno Zrušit storno a původní doklad Zprávy Vydané objednávky Formulář Záložka 1 Hlavička Akce Záložka 2 Sumace a slevy Záložka 3 Položky Záložka 4 - Sklad Záložka 5 Doklady Záložka 6 - Služby Volby místní nabídky Zrušit Návazné doklady Výrobní čísla Položky Kopie Aktualizace odebraného množství Kontrola celistvosti číselné řady Oběh zboží 4

5 8.2.8 Generování položek příjemek Generování položek faktury přijaté Generuj objednávky Schválení, Zrušení příznaku schválení Zprávy Došlé objednávky Řady došlých objednávek Formulář Definice práv Profily pro generování návazných dokladů Došlé objednávky (pořízené) Formulář Zrušit Změna typu dokladu Kopie Položky Rekapitulace DPH Došlé objednávky (v řešení) Změna typu dokladu Kopie Návazné doklady strom Zajištění došlé objednávky Detail zajištění došlé objednávky Zablokuj zboží zajištění stavem skladu Odblokuj zboží Položky Rekapitulace DPH Generuj návazný doklad Generuj podle profilu Generuj návazný doklad výběr položek Generuj podle profilu výběr položek Došlé objednávky (archiv) Změna typu dokladu Dokumenty Návazné doklady strom Položky Rekapitulace DPH Zajištění došlé objednávky Oprava Detail zajištění došlé objednávky Příjmy Generuj zajištění Došlá objednávka Vydané objednávky Aktualizace zajištění stavem skladu Zablokuj zboží zajištění stavem skladu Odblokuj Kompletace Definice kusovníku Oběh zboží 5

6 Technická příprava výroby Definování Kusovníkových vazeb Přidání materiálu do kusovníku Zadávání na doklady pomocí kusovníku Varianta 1: Podle kusovníku k výrobku se zadají díly na doklad Varianta 2: Podle kusovníku se zadá výrobek na doklad Varianta 3: Obě možnosti položky na doklad nebo výrobky na doklad Převod mezi doklady Ocenění kompletačních položek při převodu Expediční příkazy Formulář Záložka 1-Hlavička Akce Záložka 2-Sumace a slevy Záložka 3-Položky Textové položky Položky Zadávání položek na doklad Úprava cen Výrobní čísla Načtení z terminálu čárových kódů Změna sazby DPH Přidej/změň obal Doplnění čárových kódů Záložka 4-Sklad Slevy Opakovaný výběr Sestavy dle kusovníku Hlídáno Záložka 5-Doklady Záložka 6-Služby Nový Oprava Zrušit Návazné doklady Výrobní čísla Položky Přehled položek Přehled skladových karet Kopie Aktualizace odebraného množství Dokumenty Kontrola celistvosti číselné řady Generování položek faktury vydané Generovat výdejku Balicí list Nový balicí list ke zboží z akt. dokladu Oběh zboží 6

7 Nový balicí list ke zboží z vybraných dokladů Balicí list Schválení, Zrušení příznaku schválení Zprávy Generování zpráv Přehled zpráv k akt. záznamu Přehled ostatních zpráv Načtení zpráv Oběh zboží 7

8 1 Kontakty Hotline Vzhledem k vytíženosti našich konzultantů vám nabízíme službu naší hotline. Jelikož z praxe víme, že ne vždy se vám mohou naši konzultanti plně a okamžitě věnovat, použijte prosím naši bezplatnou telefonickou linku nebo e- mail. Jsme vám k dispozici každý pracovní den od 7.00 do hodin. Oběh zboží 8

9 2 Obecné Účelem tohoto dokumentu je popsat základní použití modulu Oběh zboží v IS Helios Orange. Může sloužit jako základní příručka pro nové zaměstnance, popř. pro zastupující kolegy, kteří jednotlivé činnosti nedělají rutinně. Detailní nápovědu najdete přímo v Heliosu. Na záložce nápověda, otevřete odkaz Příručka na webu. V této příručce najdete podrobné informace k jednotlivým modulům, včetně nastavení a příkladů. Oběh zboží 9

10 3 Úvod Modul Oběh zboží v systému Helios Orange znamená skladovou evidenci. V modulu najdete základní pohybové doklady pro práci se sklady. V modulu Oběh zboží jsou i nástroje pro evidenci odběratelských objednávek a je tu i evidence dodavatelských objednávek. Při práci v modulu Oběh zboží využijete řadu číselníků. Útvary v číselníku Organizační struktura fungují jako sklady, skladové položky zadáváte do jednotného katalogu Zboží a služby. Pak si ve skladu (přehled Stav skladu) z katalogu vybíráte, jaké položky budete na skladě mít. V číselníku Druhy dokladů pohybu zboží si definujete jaké druhy dokladů pro příjem a pro výdej a v jakých číselných řadách budete v modulu Oběh zboží používat. Účetní souvztažnosti pro zaúčtování prvotních dokladů vytvoříte v číselníku Účetní kódy - kontace. Oběh zboží 10

11 4 Zboží a služby Oběh zboží - Zboží a služby V pravé části okna Helios Orange uvidíte přehled kmenových karet jednotlivých druhů zboží. Ještě před vlastní aktivací přehledu Zboží a služby se zobrazí okno s organizační strukturou, ze které si poklepáním levého tlačítka myši vyberete příslušný sklad, ve kterém chcete pracovat. Výchozí sklad lze též nastavit v konstantách - Možnosti, Uživatelské konstanty - lokální, Oběh zboží. Ve stromové struktuře hlavní nabídky jsou pod volbou Zboží a služby ještě následující podpůrné číselníky: Měrné jednotky Skupiny zboží Druhy dokladů pohybu zboží Návazné skupiny zboží Názvy nabídkových cen Termínované slevy Akce Poznámky k dokladům 4.1 Formulář Jedná se o obecná nastavení Helios Orange. Vaše společnost Best Business, a.s. má navíc speciálně doprogramovanou část na generování typového čísla zboží do kmenové karty zboží. Formulář vybrané kmenové karty zboží zobrazíte volbou Oprava na existující kartě nebo volbou Nový a výběrem skupiny zboží. Formulář kmenové karty zboží je rozdělen na dvě části: Hlavní údaje záložka Kmen zboží Oběh zboží 11

12 4.1.1 Hlavní údaje Část formuláře "Hlavní údaje" obsahuje tato pole: Skupina - toto povinné číselné pole se odkazuje na číselník Skupin zboží. Tento číselník si můžete zobrazit klepnutím myši na pomocné tlačítko. Číselník obsahuje uspořádací znak, slovní definici skupiny zboží, kód účtování a slevu. Jedná se o přehled skupin uspořádacích znaků zboží (USZ), podle kterého se dá vyhledávat v seznamu zboží případně filtrovat v tiskových sestavách. Proto doporučujeme před tvorbou tohoto číselníku pečlivě promyslet jeho strukturu. Registrační číslo - 6 až 30místný povinný údaj, podle nastavení v globálních konstantách modulu Oběh zboží. Do tohoto pole lze zadat i písmena a speciální znaky (*, /, _, apod.). Objeví-li se po potvrzení vyplněného údaje klávesou <Enter> hlášení: Je třeba zadat platné registrační číslo! došlo ke kolizi mezi nastavením globálních konstant ke zboží a vyplněním registračního čísla. Nejčastěji uživatel nevyplní všechny pozice pole a má nastaven parametr Způsob zarovnání registračního čísla zboží na hodnotu Bez zarovnání. Při nastavení konstanty na hodnotu Bez kontroly můžete do pole Oběh zboží 12

13 Registrační číslo vyplnit i mezery (prázdné znaky). Podle registračního čísla lze hledat a třídit. V tiskových sestavách (např. Zásoby, Soupiska, Seznam zboží z faktur) ho lze použít jako filtr tiskové sestavy. Pomocí definovaných formulářů ho lze použít při tisku dokladů. Zboží je jednoznačně označeno uspořádacím znakem a registračním číslem. Tyto dva údaje jsou povinné a nesmí se shodovat pro dvě různé karty zboží. Zadání stejného označení zboží v kmenovém seznamu program kontroluje a upozorňuje při zápisu hlášením: Duplicitní označení - nelze vložit záznam! Program nedovolí uložit kmenovou kartu, dokud duplicitní údaje neopravíte! Název 1-100místný údaj. Vyplňujete název zboží, první část. Podle tohoto názvu lze zboží vyhledávat a třídit. Pomocí definovaných formulářů ho lze použít při tisku dokladů. SKP - 20místný údaj udávající Standardní Klasifikaci Produkce. Informativní položka. Podle tohoto údaje lze hledat a třídit. Pomocí definovaných formulářů ho lze použít při tisku dokladů. MJ evidence - popis měrné jednotky množství (např. kg, m, ks, apod.). Toto pole se odkazuje na číselník měrných jednotek, kde je popsána hlavní a odvozená měrná jednotka. Pokud zapíšete z číselníku prostřednictvím pomocného tlačítka do tohoto pole nějakou měrnou jednotku, následně umožníte v polích MJ vstup a MJ výstup výběr této hlavní a odvozené měrné jednotky zboží. Obsahu těchto polí lze použít v definovaných formulářích při tisku dokladů. MJ vstup - do tohoto pole z číselníku Měrných jednotek prostřednictvím pomocného tlačítka můžete vybrat měrnou jednotku na vstupu do skladu, pokud se liší od evidenční MJ. MJ výstup - do tohoto pole z číselníku Měrných jednotek prostřednictvím pomocného tlačítka můžete vybrat měrnou jednotku na výstupu ze skladu, pokud se liší od evidenční MJ. MJ inventura - do tohoto pole z číselníku Měrných jednotek prostřednictvím pomocného tlačítka můžete vybrat měrnou jednotku, ve které se provádí inventura, pokud se liší od evidenční MJ Kmen zboží Záložka Popis Název 2-100místný údaj. Vyplňujete název zboží, druhou část. Podle tohoto názvu lze zboží vyhledávat a třídit. Pomocí definovaných formulářů ho lze použít při tisku dokladů. Oběh zboží 13

14 Název 3-100místný údaj. Vyplňujete název zboží, třetí část. Podle tohoto názvu lze zboží vyhledávat a třídit. Pomocí definovaných formulářů ho lze použít při tisku dokladů. Název 4-100místný údaj. Vyplňujete název zboží, čtvrtou část. Podle tohoto názvu lze zboží vyhledávat a třídit. Pomocí definovaných formulářů ho lze použít při tisku dokladů. Poznámka - zde napíšete poznámku ke zboží. Vstupní/Výstupní kontrola - datum od: - datum, od kterého se má provádět VV kontrola. Kontrola bude vyžadována pouze na těch dokladech, které mají v číselníku Druhy dokladů pohybu zboží zaškrtnuto pole VV kontrola. Vstupní/Výstupní kontrola - datum do: - datum, od kterého se má provádět VV kontrola. Číslo výkresu - 35 znaků, informativní pole Kmen zboží Záložka Vlastnosti Zaškrtnutí polí Dílec, Montáž, Materiál, Nářadí (tj. je pořízen znak ) podrobněji specifikuje dané zboží na kmenové kartě tj. zda jde o díl, materiál nebo nářadí a zda vyžaduje montáž (tato označení jsou vytvářena a následně i využita v modulech Příprava výroby a Řízení výroby). Záruka vstup - můžete číslem zadat záruku na vstupu do skladu. Informativní údaj. Pomocí definovaných formulářů lze tento údaj použít při tisku dokladů. Záruka výstup - můžete číslem zadat záruku na výstupu ze skladu. Informativní údaj. Pomocí definovaných formulářů lze tento údaj použít při tisku dokladů. Typ záruky vstup - klepnutím myši na pomocné tlačítko do tohoto pole vyberete typ záruky na vstupu do skladu tj. hodnotu den, měsíc nebo rok, která ve spojení s číselným polem Záruka vstup plně definuje záruku na dané zboží. Typ záruky výstup - klepnutím myši na pomocné tlačítko do tohoto pole vyberete typ záruky na výstupu ze skladu tj. hodnotu den, měsíc nebo rok, která ve spojení s číselným polem Záruka výstup plně definuje záruku na dané zboží. Aktuální dodavatel - toto pole se odkazuje na číselník Organizací. Tento číselník si můžete zobrazit klepnutím myši na pomocné tlačítko a zde si vybrat aktuálního dodavatele. Minimum dodavatel - zde můžete zadat minimální počet kusů zboží (tj. jeho dolní hranici v daných měrných jednotkách), které dodavatel dodává. Hodnota zde zadaná může být zohledněna při generování Oběh zboží 14

15 vydaných objednávek volbou Generuj objednávky v přehledu Vydané objednávky. Jedním z parametrů pro generování je zaškrtávací pole Respektovat minimum dodavatele. Balící množství dod. - množství, po kterém je zboží/materiál baleno od dodavatele. Při generování objednávek je možné zvolit, zda se má tato hodnota respektovat. Blokováno - klepnutím myši na pomocné tlačítko rozdělíte jednotlivé kmenové karty zboží na běžné a archivní. Dodací lhůta - Délka dodací lhůty. Typ dodací lhůty - určujete, v čem je vyjádřena dodací lhůta. Vybíráte z možností Den, Měsíc, Rok Lhůta naskladnění - lhůta naskladnění ve dnech. Zohledňuje se při generování vydané objednávky a při zajišťování došlé objednávky. Minimum odběratel - zde můžete zadat minimální počet kusů zboží (tj. jeho dolní hranici v daných měrných jednotkách), které odběratel může odebrat. Pole je pouze informativní, nemá návaznost na další funkcionalitu a jeho význam je závislý pouze na uživateli. Druh skladu - klepnutím myši na pomocné tlačítko lze do tohoto pole vybrat hodnotu Služba, Podle globální konfigurace, FIFO, Průměry nebo Funkce. Hodnotu tohoto pole můžete modifikovat jen v případě, že dané zboží ještě není přijato na některý ze skladů. V opačném případě je do něj přístup zakázán! Pomocný text - dle vlastní potřeby vyplníte pomocný text ke zboží na této kmenové kartě. Kód účtování - pole se odkazuje na číselník Účetní kódy - kontace, Skupiny účetních kódů. Číselník si můžete zobrazit klepnutím myši na pomocné tlačítko a zde si vybrat příslušnou skupinu kontací pro zaúčtování jednotlivých pohybů daného zboží (příjem, výdej, faktura, účtenka) Kmen zboží Záložka Dodatky V těchto rozměrových polích Šířka, Výška, Hloubka, a v polích Objem, Hmotnost můžete podrobněji popsat zboží na kmenové kartě např. pro případné nároky na přepravu zboží atd. Sortiment - zde lze zařadit zboží do příslušné sortimentní kategorie. Kategorie definujete v přehledu Sortiment, který najdete pod volbou Zboží a služby. Oběh zboží 15

16 Upozornění - text vyplněný v tomto poli se zobrazí jako upozornění pokaždé, když zařazujete zboží na doklad (příjemka, výdejka, faktura...). PLU kód - 10místný číselný kód pro rychlé zadání zboží při prodeji v modulu Pokladní prodej. Výchozí množství - zde nastavuje množství, které se bude přednabízet u daného zboží na všech dokladech. Přepočet množství - toto pole je informativní a jeho význam je závislý na uživateli. Využívá se pouze ve formulářích. Zadávání umístění na položkách dokladů - nastavujete, zda se bude na pohybových dokladech kontrolovat zadání umístění zboží. Kontrola, pokud je nastavena, se provádí jednak při ukládání položky na pohybovém dokladu, jednak při realizaci pohybového dokladu. Vybíráte z hodnot: o Dle nastavení skladu - respektuje se nastavení stejné konstanty v Organizační struktuře Bez kontroly - realizace ani editor nekontrolují umístění o Povinné s kontrolou - umístění je vyžadováno jak při zadávání položky na doklad tak při realizaci. Bez zadání umístění systém nedovolí uložit položku na doklad, resp. zrealizovat doklad o Zakázané - při zadávání položky na pohybový doklad nelze zadat umístění o Jen upozornění - při ukládání položky na pohybový doklad budete upozornění na nevyplněné umístění, realizace vyplnění nekontroluje o S upozorněním a kontrolou - editor upozorní na nevyplněné umístění, realizace jej vyžaduje o S kontrolou - editor nekontroluje umístění, realizace jej vyžaduje Kontrola v.č. - pokud používáte výrobní čísla, můžete si nastavit, jak se má provádět kontrola zadání výrobních čísel: Ne - žádná kontrola se neprovádí Ano - při realizaci dokladu se kontroluje, že suma množství zadaných na jednotlivých výrobních číslech se rovná množství zadanému na položce. Ano s hlídáním - zboží lze zadat na (výdejní) doklad jen v takovém množství, které je na skladě VČ a které nebylo již dříve zadáno na jiný výdejní doklad. Na stavu VČ je k tomuto účelu sloupec hlídané množství, které udává celkové množství VČ zadané na výdejkách, stornech příjmů a expedičních příkazech. Pokud zadávané nehlídané množství skladem není, je zobrazena chyba a položku nelze na doklad zadat. Při realizaci dokladu se, stejně jako při nastavení Ano, kontroluje, že suma množství zadaných na jednotlivých výrobních číslech se rovná množství zadanému na položce. Oběh zboží 16

17 4.1.5 Kmen zboží Záložka Slevy Sleva - zadáváte % slevy pro danou kmenovou kartu zboží. Kromě % slevy můžete zadat i slevu od dané hodnoty (množstevní či finanční). Dále volíte, zda pro zboží povoleno používání slev a úpravy ceny. Základní marže - zadáte základní marži zboží na této kmenové kartě v %, zatím má pouze informativní charakter. Odhadované zvýšení nákupní ceny - zadáte odhadované procento zvýšení nákupní ceny zboží Kmen zboží Záložka Daně DPH vstup - prostřednictvím pomocného tlačítka daně z přidané hodnoty na vstupu do skladu. zadáte procento DPH výstup - prostřednictvím pomocného tlačítka daně z přidané hodnoty na výstupu ze skladu. zadáte procento Sazba SD - zadáváte částku spotřební daně. Částka se váže k měrné jednotce zadané v poli MJ SD. MJ SD - měrná jednotka, ke které je vztažena částka spotřební daně zadaná v poli Sazba SD Kód spotřební daně - kód spotřební daně dle sazebníku. Vztah SD k evid MJ - vztah mezi evidenční měrnou jednotkou MJ evidence a měrnou jednotkou pro spotřební daň MJ SD Kmen zboží Záložka Obrázek Zde si můžete k dané kmenové kartě zboží pomocí clipboardu připojit obrázek - nákres typu bmp Kmen zboží Záložka Clo Obsahuje údaje charakterizující dané zboží z hlediska celní problematiky. Celní nomenklatura - klepnutím myši na pomocné tlačítko vyberete sazbu z číselníku Celních sazeb včetně Doplňkového kódu. Celní popis zboží - zde uvedete detailnější celní popis daného zboží. Pořízenou popř. opravenou kmenovou kartu zboží uložíte klepnutím myši na tlačítko OK, popř. neuložíte, stornujete potvrzením tlačítka Storno. Oběh zboží 17

18 4.1.9 Kmen zboží Záložka Celní sklad Ekonomická měrná jednotka - jednotka, ve které je zboží uváděno ve spodní části odstavce 31 a na odpisových listech. Nemusí se shodovat s jednotkou množství v celním sazebníku. Musí být zvolena s ohledem na případný výskyt desetinných míst, který může komplikovat odepisování celnímu úřadu. Je vhodné zvolit takovou jednotku, která vyloučí výskyt desetinných míst (např. GRM místo KGN, pokud by se zboží mohlo vydávat v gramových množstvích). Přepočítací poměr mezi SJ a CJ - způsob přepočtu množství zadaného na dokladu celního skladu do množství v JCD nebo ZJCD (odstavec 41.) Číslo zadané do tohoto pole říká, kolik celních jednotek je v 1 skladové jednotce. Skladová jednotka je MJ evidence. Tento atribut se používá zároveň i pro účely intrastatu. Vyjadřuje poměr mezi množstvím ve skladové jednotce a celní jednotce z celního sazebníku. Přepočítací poměr mezi SJ a EMJ - způsob přepočtu množství zadaného na dokladu celního skladu do množství EMJ ("Ekonomická měrná jednotka" odst. 31. vlevo dole) v JCD nebo ZJCD. Číslo zadané do tohoto pole říká, kolik celních jednotek je v 1 skladové jednotce. Skladová jednotka je MJ evidence. Obvyklá země původu, obvyklý kód celní sazby - pokud bude vyplněno v kmenové kartě a položka bude zadána na doklad celního skladu, bude vyplněno i pole Země původu a Kód celní sazby na položce dokladu celního skladu. Pole je volné, návazný číselník je možné použít pro vyplnění. Obvyklá cena v cizí měně - pokud bude vyplněna v kmenové kartě a položka bude zadána na doklad celního skladu, bude vyplněno i pole Jednotková cena bez DPH (nebo Jednotková cena bez DPH valuty) na položce dokladu celního skladu. Základ spotřební daně ve skladové jednotce - pokud skladujete zboží podléhající spotřební dani, uveďte sem základ daně v 1 skladové jednotce (např. je-li SJ u cigaret Karton, pak základ SPD je 200). Při generování JCD program podle tohoto údaje vyplní řádek SPD v odstavci 47 a bude též schopen správně počítat celní dluh na skladě. Prodejní cena 1 ks cigaret nebo 1 kg tabáku - pokud skladujete cigarety nebo tabák, zapište sem prodejní cenu 1 ks cigarety nebo 1 kg tabáku. Hmotnost - pokud bude vyplněna v kmenové kartě a položka bude zadána na doklad celního skladu, bude vyplněno pole Hmotnost na Oběh zboží 18

19 Akce položce dokladu celního skladu (Hmotnost na kmenové kartě * množství na položce). Ve formuláři přehledu Zboží a služby je v panelu nástrojů (pod záhlavím okna) tlačítko Akce. Po stisknutí se objeví nabídka Recyklační příspěvek. Recyklační příspěvek Umožňuje zadat na kartu zboží údaje týkající se recyklačního příspěvku (financování zpětného odběru a likvidace výrobků dle zákona o odpadech). Pokud položku, u které budou zadány údaje týkající se recyklačního příspěvku, zadáte na doklad oběhu zboží nebo fakturu, hodnoty zde zadané se předvyplní na pohybu zboží. Popis - 20 znaků pro popis. Recyklační příspěvek historický JC - výše recyklačního příspěvku pro dané zboží. Recyklační příspěvek garanční JC - výše garančního recyklačního příspěvku, pokud je kolektivním systémem požadován. MJ recyklačního příspěvku - měrná jednotka, ke které je příspěvek vztažen. Vztah Recykl. k evid. MJ Oběh zboží 19

20 4.2 Volby místní nabídky V přehledu Zboží a služby najdete na PT myši (pravé tlačítko) následující volby místní nabídky: Přehledy pohybů Přehled skladů - zde se zobrazí čísla a názvy skladů, na kterých je vybrané zboží (jehož záznam je označen kurzorem) zařazeno. Dále se k tomuto zboží zobrazí jeho celkové množství, množství k dispozici a Oběh zboží 20

21 celkový stav skladu. Pomocí tlačítek Zařadit a Vyřadit lze příslušné zboží zařadit na další sklady, resp. vyřadit z některého skladu. Pohyby aktuálního zboží - k aktuálnímu zboží zobrazí všechny doklady na všech skladech, na kterých se zboží objevilo. Pohyb zásob veškerého (vybraného) zboží na všech skladech - stejná sestava jako v přehledu Stav skladu, ale pro všechny sklady Čárové kódy Čárové kódy k aktuálnímu zboží - zobrazí čárové kódy k aktuálnímu zboží. Tento číselník lze aktualizovat tj. opravovat stávající nebo zakládat nové čárové kódy zboží. Každému čárovému kódu lze v případě potřeby přiřadit organizaci a označit čárový kód jako Přednastavený. Všechny čárové kódy - zobrazí čárové kódy všech položek zboží. Zde nelze číselník aktualizovat. Generování čárových kódů - vygeneruje čárový kód pro aktuální zboží. Generování EAN kódů má následující logiku. Nalezne poslední pořízený, ať už ručně, nebo generovaný. Směrodatný údaj je Datum pořízení. Od něj dohledá první volný a generuje stále v číselné řadě směrem nahoru a události předtím už nebere v potaz. EAN: prefix + číslo + kontrolní číslo. Příklad z praxe: Zákazník, uživatel Heliosu má přidělenou řadu EAN kódů, tedy 9místný prefix. Ten je zadán v konfiguraci Heliosu a generování kódů funguje bez problémů. Ovšem při kontrole vygenerovaných kódů bylo zjištěno, že zákazník (uživatel) má k dispozici rozsah 1000 čísel, vyčerpal cca 600 čísel a přesto již má obsazeno číslo 999. Možné řešení: Najděte, dle Nastav - Datum pořízení - poslední pořízený EAN. Jeho hodnotu napište do jiné skladové karty. Na skladové kartě s posledním pořízeným, přepište EAN např.: na 001 a spustíte generování, Helios doplní mezery v číselné řadě i směrem dolů. Pravidla pro generování čárových kódů stanovujete v Konfiguraci Dokumenty Zde můžete k dané kmenové kartě zboží připojit návazný dokument. Popíšete tento dokument, tj. uvedete název tohoto dokumentu a cestu, kde se nachází příp. zda je uložen v databázi a zda je součástí všeobecných dokumentů. Oběh zboží 21

22 4.2.4 Nabídkové ceny Nabídkové ceny - přehled nabídkových cen aktuálního zboží. Ceny v jednotlivých cenových úrovních lze zadávat, opravovat a rušit buď v přehledu Zboží a služby nebo v přehledu Stav skladu. Záleží na nastavení konstanty Platnost nabídkových cen v Možnosti/Konfiguracespráva systému/oběh zboží/ceny. Pokud je konstanta nastavena na hodnotu Pro každý sklad samostatně, zadávají se nabídkové ceny v přehledu Stav skladu. Pokud je konstanta nastavena na hodnotu Pro všechny sklady, zadávají se nabídkové ceny v přehledu Zboží a služby. Nabídkový ceník zboží a služeb - přehled zboží a služeb se všemi nadefinovanými nabídkovými cenami. Slouží především k prohlížení a tisku. Dále k úpravě nabídkových cen formou exportu do MS Office a importu zpět (po úpravě cen) do systému Helios Orange nebo k importu nových cen. V přehledu není možné jednotlivé ceny opravovat a rušit. Před zobrazením vlastního nabídkového ceníku si můžete vybírat: o zda chcete vidět Všechny ceny nebo Pouze korunové nebo Pouze valutové o úrovně nabídkových cen, které se mají v nabídkovém ceníku zobrazit. To je užitečné zejména při velkém počtu úrovní nabídkových cen. V místní nabídce přehledu Nabídkový ceník zboží a služeb je volba Import ze schránky umožňující import ceníku např. z MS Excel. Přepočet nabídkových cen - nástroj na hromadnou změnu a vytváření nabídkových cen v hlavní měně. V poli Přepočet (%) určujete, o kolik procent se má cena změnit. Pole Skupina zboží Od-Do a Registrační číslo Od-Do slouží k vymezení položek, u kterých se má přepočet provést. Dále určujete zdroj ceny a cílovou cenovou úroveň a definujete, zda se mají zakládat neexistující nabídkové ceny. Oběh zboží 22

23 Přepočet nabídkových cen (valuty) - nástroj na hromadnou změnu a vytváření prodejních cen v cizí měně. Funkcionalita je stejná jako u přepočtu nabídkových cen v hlavní měně, viz výše. Import ze schránky - umožňuje naimportovat nabídkové ceny z tabulky MS Excel uložené přes Ctrl+C do schránky Návazné skupiny Zde definujete vztah dané kmenové karty zboží vůči návazné skupině zboží (vazba na číselník Návazné skupiny zboží), tj. její zařazení do návazné skupiny zboží včetně velikosti a druhu slevy (množstevní, finanční, bonus), od jaké hodnoty sleva platí, cenovou úroveň (vazba na číselník Názvů nabídkových cen) Obaly Slouží pro výběr obalu pro aktuální zboží. Obal musí mít vlastní kartu v přehledu Zboží a služby. Po vybrání obalu definujete množství položky v balení. Oběh zboží 23

24 4.2.7 Slevy Můžete zadat druh slevy ke kmenové kartě zboží (tj. množstevní, finanční nebo bonus), její velikost a od jaké hodnoty odebraného zboží platí. Kmenový seznam karet zboží je základní a obecný číselník veškerého sortimentu, který chcete mít ve skladové evidenci. To platí pro všechny položky, tedy skladové i fakturační. Skladové položky jsou "hmotné" (zboží, materiál, suroviny apod.), mají stav skladu, zařazují se na pohybové doklady pro příjem a výdej ze skladu. Fakturační položky jsou "nehmotné" (služby, dopravné apod.), nemají stav skladu, zařazují se na vydané faktury. Toto rozlišení je na uživateli, systém ho nijak nekontroluje. To znamená, že na pohybový doklad lze zařadit jakoukoli položku, zrovna tak i na fakturu. Z vlastností jednotlivých dokladů vyplývá i důsledek. "Nehmotná" položka tak bude vyfakturována a nesníží stav skladu a "hmotná" položka bude se stavem skladu připravena pro výdej. Výše uvedené rozlišení položek vašeho sortimentu je na ukázku. Konečná podoba by vždy měla vycházet z provozních pravidel, které si jako uživatelé stanovíte s ohledem na podmínky vaší firmy. Pokud chcete v modulu Oběh zboží pracovat s úplně novou skladovou (fakturační) položkou, je třeba nejdříve zadat novou kartu zboží právě do kmenového seznamu (číselníku). V kmenové kartě zadáváte obecné údaje o zboží (název, číselné označení, sazbu DPH apod.). Kartu pak můžete zařadit na jeden nebo na více skladů Kopie Pomocí této volby můžete kopírovat kartu zboží, na které právě stojíte kurzorem. Je nutné upravit registrační číslo nové karty, které dostává příponu "K" - kopie. Kopírují se i vztahy mezi měrnými jednotkami nastavenými pro kopírovanou kartu Testy a aktualizace Po aktivaci této volby levým tlačítkem myši se zobrazí následující testy - kontrolní nástroj pro uživatele programu, sloužící ke kontrole a opravě dat: kontrola jednotkových cen - provede kontrolu jednotkových cen zboží, vypíše přehled chyb, v tomto přehledu je v místní nabídce volba Oprava jednotkových cen Oběh zboží 24

25 kontrola množství k dispozici - provede kontrolu množství zboží k dispozici aktualizace stavů objednávek - provede aktualizaci stavů vydaných objednávek aktualizace stavů převodu - provede aktualizaci stavů převodu položek zboží a dokladů. aktualizace souvisejících nákladů - provede aktualizaci souvisejících nákladů na dokladech aktualizace stavu skladu k datu - provede kontrolu množství a finančního stavu na skladových kartách, v případě zjištěné chyby provádí zpětnou rekonstrukci finančního stavu po každém pohybu aktualizace množství k příjmu/výdeji - aktualizace běží nad všemi nezrealizovanými doklady pro všechny sklady a karty. Aktualizují se hodnoty Množství k příjmu a Množství k výdeji nesoulad stavu výrobních čísel zobrazí skladové karty, na kterých je součet stavu výrobních čísel větší než množství ve skladu Vztah mezi měrnými jednotkami Umožňuje nadefinovat pro aktuální záznam přehledu Zboží a služby přepočet mezi měrnými jednotkami. Na záložce 1-Klíčové MJ definujete pro aktuální záznam vztah mezi měrnými jednotkami MJ vstup, MJ evidence a MJ výstup. Pozor, mezi MJ vstup, MJ evidence a MJ výstup nelze definovat vztah 1:1, protože toto nastavení je výchozí a je považováno za stav, kdy není přepočet definován. Pokud i přesto potřebujete mezi vašimi MJ podobný vztah nastavit, použijte např. 2:2 nebo druhou záložku 2-Ostatní MJ. Na záložce 2-Ostatní MJ nadefinovat pro danou kartu zboží i vztah pro libovolné dvě měrné jednotky z číselníku Měrné jednotky. V editačním formuláři najdete podrobný popis stiskem tlačítka Nápověda... Volba místní nabídky Vztah mezi měrnými jednotkami v přehledu Zboží a služby slouží k definici přepočtu platného pouze pro aktuální zboží, tj. to, na kterém jste nastaveni kurzorem. Obecné platné přepočty mezi měrnými jednotkami (např. 1 kg = 1000 g) zadáváte v přehledu Zboží a služby, Měrné jednotky volbou Oprava Hromadné změny Pomocí této volby můžete hromadně měnit vybrané atributy (např. Skupinu zboží, MJ, DPH) označených karet. Lze měnit atributy: Skupina zboží, SKP, MJ evidence, MJ vstup, MJ výstup, DPH vstup, DPH výstup, Přenesená daňová povinnost, Sleva, Blokováno, Aktuální Oběh zboží 25

26 dodavatel, Výrobce, Obvyklá země původu, Sortimenr, Lhůta naskladnění, Kontrola VČ, Celní nomenklatura, Doplňkový kód, Kód1, Kód2, Kód daně, Obvyklý kód celní sazby, Celní popis zboží, Hmotnost, Recykl. přísp. - popis, JC hist. recykl. přísp., JC gar. recykl. přísp., MJ recyk. přísp., Recykl. k ev. MJ, Body za nákup, Účetní kód Ve sloupci Nová hodnota zadáváte nebo vybíráte novou hodnotu, pak je nutné ještě ve sloupci Změnit vybrat v příslušném řádku hodnotu Ano. V levém dolním rohu obrazovky hromadných změn (viz následující obr.) je zaškrtávací pole Pouze aktuální řádek, který funguje jako pojistka proti nechtěnému spuštění hromadných změn. Když kliknete v menu na volbu Hromadné změny, je pole vždy zaškrtnuto. Aby se změny opravdu provedly pro všechny označené záznamy, je třeba zaškrtnutí pole zrušit Dodavatelé zboží Seznam dodavatelů zboží Kusovník Pokud je příslušná karta nadefinována jako dílec, zobrazí její komponenty. V ostatních případech se objeví hláška: Oběh zboží 26

27 Konstrukce a technologie lze sledovat pouze u vyráběných dílců! Zprávy Volba sloužící k přenosu informací o kartách zboží, např. mezi dvěma instalacemi systému Helios Orange. Obecné informace o přenosu dat pomocí zpráv najdete zde. Při exportu (Generování zpráv) ve formátu Helios-XML se přenášejí následující údaje: Z kmenové karty zboží Hlavní údaje, údaje ze záložek Popis, Vlastnosti a Rozměry. Informace, na kterých skladech je položka zařazena, stav skladu, stav k dispozici, množství objednáno a všechny údaje o cenách. Všechny čárové kódy, které k dané položce existují. Nabídkové ceny a cenové úrovně z číselníku nabídkových cen (včetně cen v cizí měně), informace, zda ceny platí pro všechny sklady nebo pro každý sklad samostatně (konstanta Platnost nabídkových cen). Z Nabídkových cen se přenáší jen ty, které mají ve formuláři přehledu Názvy nabídkových cen zaškrtnuto pole Export. Pro import (Načtení zpráv) ve formátu HELIOS-XML platí následující pravidla: Pokud v cílových datech neexistuje kmenová karta, vytvoří se. Kritériem pro porovnávání karet je skupina zboží a registrační číslo. Pokud v cílových datech kmenová karta existuje, neprovádí se aktualizace karty v cílových datech. Položka se zařadí na ten sklad, na kterém byla zařazena ve zdrojových datech. Údaje o stavu skladu a cenách se nenačítají. Pokud v organizační struktuře cílových dat sklad neexistuje, vytvoří se a položka se na něj zařadí. Ke kmenové kartě se vytvoří čárové kódy, které jsou ve zdrojových datech a nejsou v cílových datech (přidají se neexistující čárové kódy). Vytvoří se úrovně nabídkových cen, které neexistují v cílových datech, a všechny nabídkové ceny. Nabídkové ceny, které existují ve zdrojových i v cílových datech, se aktualizují cenami ze zdrojových dat. Nabídkové ceny se vytvoří tak, jak byla nastavena konstanta Platnost nabídkových cen ve zdrojových datech, bez ohledu na nastavení konstanty v cílových datech. Zobrazení cen je proto možné pouze při stejném nastavení konstanty ve zdrojových i cílových datech. Oběh zboží 27

28 4.3 Měrné jednotky Oběh zboží Zboží a služby Měrné jednotky Přehled Měrné jednotky zobrazuje všechny definované měrné jednotky množství (např. ks, kg, přepravky atd.), ve kterých zboží evidujete na skladě. Každá měrná jednotka je identifikovaná svým jménem. Ke každé měrné jednotce lze vydefinovat seznam odvozených měrných jednotek. Vztah mezi měrnou jednotkou a její odvozenou měrnou jednotkou se udává poměrem mezi těmito jednotkami. Po vybrání tohoto přehledu se v aplikačním okně Helios Orange objeví záznamy jednotlivých měrných jednotek, po kterých se pohybujete pomocí myši. Poklepáním levého tlačítka myši zobrazíte formulář vybrané měrné jednotky, který můžete opravovat. Novou měrnou jednotku zboží definujete přes ikonu Nový z Panelu nástrojů (popř. pomocí pravého tlačítka myši v aplikačním okně Helios Orange vyvoláte místní nabídku a použijete opět volbu Nový). Stejným postupem pomocí volby Zrušit můžete danou měrnou jednotku zboží vymazat. 4.4 Skupiny zboží Oběh zboží Zboží a služby Skupiny zboží Oběh zboží 28

29 Přehled Skupiny zboží obsahuje názvy skupin zboží, jejich kontace a případné slevy. Položky zboží jsou sdruženy pomocí třímístného uspořádacího znaku do skupin, které mají některé společné vlastnosti. Pro každou skupinu lze zadat procento slevy při prodeji. Sleva ke skupině zboží se sčítá s rabaty u odběratele a zboží a se slevou ke skupině v číselníku Návazné skupiny zboží. Vlastní výpočet slev ke zboží funguje na základě nastavení konstant modulu Oběh zboží! Po vybrání přehledu Skupiny zboží se v aplikačním okně Helios Orange objeví záznamy jednotlivých skupin zboží, po kterých se pohybujete pomocí myši. Poklepáním levého tlačítka myši zobrazíte formulář vybrané skupiny zboží, který můžete opravovat. Novou skupinu zboží definujete přes ikonu Nový z Panelu nástrojů (popř. pomocí pravého tlačítka myši v aplikačním okně Helios Orange vyvoláte místní nabídku a použijete opět volbu Nový). Stejným postupem pomocí volby Zrušit můžete danou skupinu zboží vymazat. [1] Skupina zboží - zadáváte základní údaje o skupině zboží. [2] Kmen zboží - Přednastavení - zadáváte údaje, které se mají předvyplnit do nové karty Zboží a služby. Když v přehledu Zboží a služby pořizujete nový záznam, vybíráte jako první údaj skupinu zboží, do které má být nový záznam zařazen. Poté se zobrazí editor a v něm budou předvyplněné údaje zadané na skupině zboží. Možnost předvyplnění se vztahuje na pole: o DPH Vstup o DPH Výstup Oběh zboží 29

30 o Druh Skladu [3] Skupinové ceny a slevy - lze zadat slevu pro skupinu zboží pro vybranou organizaci a cenovou úroveň. Pak se na dokladu uplatní zde zadaná sleva a ne sleva zadaná v editoru skupin zboží na záložce 1- Skupiny zboží. Vlastnosti skupinové slevy: o Pokud je zadaná organizace, platí sleva pro zadanou organizaci o Pokud není zadaná organizace, platí sleva pro všechny organizace o Sleva a její platnost datum od a datum do se bere k aktuálnímu datu a ne k datu pořízení na dokladu o Pokud není skupinová sleva dohledána, použije se standardní sleva ze skupiny zboží o Skupinová sleva a sleva skupiny zboží se nesčítají, pokud je uplatněná skupinová sleva tak se sleva na skupině zboží neuplatňuje o Pořadí vyhledávaní skupinových slev je v případě platnosti více slev podle data platnosti slevy do. t.j. uplatní se sleva s nejvyšším datem do. o V editoru pohybu zboží je sleva zobrazena v atributu Sleva ke skupině zboží o Skupinové cenové úrovně mohou být rovněž zadány pro konkrétní organizaci a mohou být časově omezeny. o V případě, že je zadána skupinová cenová úroveň, má přednost před cenovou úrovní na organizaci. o Do jednoho záznamu lze zadat i skupinovou slevu i skupinovou cenovou úroveň. o Skupinová sleva se uplatní jen tehdy, je-li zaškrtnuto pole "Použít tuto slevu přednostně". Volbou místní nabídky Hromadné změny je možné měnit hodnoty polí DPH vstup a DPH výstup. 4.5 Druhy dokladů pohybu zboží Oběh zboží Zboží a služby Druhy dokladů pohybu zboží Oběh zboží 30

31 Číselník Druhy dokladů pohybu zboží slouží k nadefinování jednotlivých druhů dokladů pro práci se skladovými kartami. Definujete číselné řady dokladů, které: mění Množství i Množství k dispozici na skladě - druhy pohybu Příjem na sklad, Storno příjmu, Výdej ze skladu, Storno výdeje, Výdej v evid. ceně mění pouze Množství k dispozici na skladě - druhy pohybu Rezervace a Expediční příkaz nemění Množství ani Množství k dispozici na skladě - druhy pohybu Faktura přijatá, Dobropis přijatý, Faktura vydaná, Dobropis vydaný, Došlá objednávka, Vydaná objednávka, Nabídka Správným nastavením číselných řad dokladů docílíte požadovaného vyhodnocení. Typové řady by měly odpovídat druhům pohybů, které se odehrávají i fyzicky. To znamená například, pokud je část vašich výdejů do spotřeby a chcete znát jejich objem, nadefinujete si řadu dokladů Výdej do spotřeby. Jednoduchou rekapitulací za tento typ dokladů požadovaný údaj zjistíte. Z hlediska vyhodnocení je dobré nastavit pro každý typ pohybového dokladu "opravný doklad", aby následná rekapitulace byla co nejpřesnější. Pokud jste již typ dokladu použili, lze opravit pouze jeho název. Oběh zboží 31

32 Nastavení typových řad dokladů věnujte velkou pozornost ještě před začátkem práce v systému Helios Orange. Druhy dokladů, které již byly v systému použity, nelze smazat! Práce s přehledem V přehledu můžete použít všechny "společné" funkce místní nabídky. Záznamy lze opravovat, rušit, tisknout seznam apod. Oprava - můžete opravovat libovolný údaj v případě, že Druh dokladu pohybu ještě nebyl v systému použit. To znamená, že v dané číselné řadě (Řada dokladu) ještě neexistuje žádný konkrétní doklad. Jestliže už konkrétní doklad existuje, můžete pouze opravit údaje Název, Tiskový formulář a Návazný doklad (faktura, výdejka... dle druhu dokladu). Při pokusu o opravu jiných údajů systém vypíše hlášení: Na záznam chcete navázat neexistující údaje - nelze opravit! Potvrzením tlačítka OK se vrátíte zpět do formuláře. Zpět do přehledu se dostanete potvrzením tlačítka Storno na formuláři Druh dokladu pohybu. Zrušit - vymazat Druh dokladu pohybu z přehledu můžete za stejných podmínek jako při opravě záznamu. Dáte-li pokyn ke zrušení záznamu, systém vypíše hlášení: Opravdu si přejete smazat aktuální záznam? Tlačítkem Ne nebo Storno přerušíte akci. Po potvrzení tlačítkem Ano dáte pokyn ke zrušení. Systém ještě provede kontrolu, zda je již Druh dokladu pohybu použit v systému (existují k němu konkrétní doklady). Pokud ano, systém vypíše hlášení: Na záznam jsou navázány další údaje - nelze smazat! Potvrzením tlačítka OK se vrátíte zpět do přehledu Formulář Nový Druh dokladu pohybu můžete zadat dvěma způsoby: Volbou místní nabídky Nový v přehledu Druhy dokladů pohybu zboží. Vybíráte tedy z hlavní nabídky systému Helios Orange - Oběh zboží, Zboží a služby, Druhy dokladů pohybu zboží, Nový Přímo v přehledu dokladů (Příjemky, Objednávky, Faktury apod.) v okamžiku, kdy vybíráte, jaký nový doklad chcete pořídit. Např. tedy vybíráte z hlavní nabídky systému Helios Orange - Oběh zboží, Příjemky, Nový. Otevře se číselník Druhy dokladů pohybu zboží a v něm vyberete z místní nabídky opět volbu Nový, tentokrát ale druh dokladu pohybu. Po potvrzení nabídky se vám otevře formulář pro zadání nového druhu dokladu pohybu. Oběh zboží 32

33 Formulář obsahuje záložky: 1-Typové řady pohybových dokladů 2-Definované OK nového dokladu 3-Přednabízení 4-Návazné doklady Záložka 1 Typové řady pohybových dokladů Řada dokladu Třímístné číselné rozlišení jednotlivých druhů dokladů. V rámci jednoho typu dokladu (např. příjem) se toto třímístné označení nemůže opakovat. Můžete mít sice stejné číslo řady příjmů a výdejů, ale pro přehlednost vyhodnocení nelze ani tuto možnost doporučovat. Příklad nastavení typových řad dokladů pro práci se skladovými kartami 100 Příjem inventura 110 Příjem dodavatel 120 Příjem převod mezi sklady 105 Storno - příjem inventura 115 Storno - příjem dodavatel 200 Výdej inventura 210 Výdej odběratel 220 Výdej převod mezi sklady 230 Výdej spotřeba 205 Storno - výdej inventura 215 Storno - výdej odběratel 235 Storno - výdej spotřeba 700 Vydaná objednávka 800 Rezervace Toto je pouze velmi jednoduchý způsob, jak typy dokladů nadefinovat. Než začnete zadávat nové typy dokladů, dobře si rozmyslete jejich rozvržení. Název - pole pro název druhu dokladu. Například Příjemka tuzemská. Druh pohybu zboží - vybíráte ze seznamu druhu pohybu zboží: o Příjem na sklad o Storno příjmu o Výdej ze skladu o Storno výdeje o Výdej v evidenční ceně o Objednávka o Expediční příkaz o Rezervace Oběh zboží 33

34 o Nabídka o Faktura vydaná o Dobropis vydaný o Dopravní služby o Faktura přijatá o Dobropis přijatý V přehledu typů dokladů vidíte všechny typy. V jednotlivých přehledech (faktury, vydané objednávky, atd.) máte možnost při vytváření nového dokladu volit pouze z typů dokladů odpovídajících dané akci. Tiskový formulář - klepnutím na pomocné tlačítko přednastavíte pro tisk daného druhu dokladu příslušný tiskový formulář. Řada dokladů pro vrácené množství - toto pole se objeví pouze v případě, že jste jako typ dokladu zvolili Výdej ze skladu. Můžete vybrat řadu pro storno výdeje. Do této řady se automaticky vystaví doklad při realizaci výdejky v případě, že je na výdejce zadáno vrácené množství. Forma úhrady - pole se objeví pouze v případě, že jste jako druh pohybu zboží zvolili Faktura vydaná. Vybíráte formu úhrady, která se má doplnit na faktury v této řadě. Použít odhadované zvýšení nákup. ceny - klepnutím na pomocné tlačítko aktivujete odhadované procento zvýšení nákupní ceny daného zboží, které je uvedeno na záložce Kmen, Popis kmenové karty tohoto zboží. VV kontrola - zaškrtávací pole, které určuje, zda bude na dokladu vyžadována Vstupní/Výstupní kontrola. Kontrola bude vyžadována pouze na těch kartách, které mají v číselníku Zboží a služby vyplněno odpovídající rozmezí datumů v polích Vstupní/Výstupní kontrola od: a Vstupní/Výstupní kontrola do: Vstupní/Výstupní kontrola znamená, že před realizací dokladu bude třeba na každé položce potvrdit průchod kontrolou (funkce V/V kontrola v místní nabídce nad přehledem položek dokladů). Hlídání dokladů - pole se objeví pouze v případě, že jste jako druh pohybu zboží zvolili Rezervace nebo Expediční příkaz. Umožňuje při vystavení těchto druhů dokladů "hlídat" tj. rezervovat zboží (obsažené na dokladu) pro daného odběratele. Realizační faktura - pole se objeví pouze v případě, že jste jako druh pohybu zboží zvolili Faktura/Dobropis vydaná/ý nebo Faktura/Dobropis přijatá/ý. Pokud je pole zaškrtnuto, dopočtou se na faktuře/dobropisu při jakékoliv změně záloh automaticky doplňkové položky podle sazeb DPH zadaných na zálohových fakturách. Povolit úpravy DPH - pouze pro druh pohybu Faktura vydaná nebo Dobropis vydaný Oběh zboží 34

35 Pokud je zaškrtnuto, je možné na položkách Faktury vydané/dobropisu vydaného editovat pole PDH vypočtená. Poznámka - ke druhu dokladu lze zadat textovou poznámku. Po vyplnění všech údajů dáte pokyn k uložení tlačítkem OK. Systém ještě provede kontrolu na duplicitu. Nemohou existovat dva druhy dokladu zároveň se stejnými údaji Řada dokladu a Druh pohybu. V tom případě systém vypíše hlášení: Duplicitní označení - nelze vložit záznam! Potvrzením tlačítka OK se vrátíte zpět do formuláře. Příklad nastavení automatického vygenerování faktury Zadání: Všechny vystavené výdejky v typové řadě Výdejka odběratel se mají automaticky vyfakturovat. Řešení: Nastavíte si typ dokladu Výdejka odběratel s návaznou řadou faktur. V přehledu Druhy dokladu pohybu zboží v místní nabídce potvrdíte nabídku Nový. Otevře se nový formulář pro zadání typu dokladu. Do položky Řada dokladu vyplníte číselné označení této typové řady. Například 310. Do položky Název vyplníte název dokladu, například Výdejka odběratel. V položce Pohyb skladu se automaticky vyplní parametr Ano. Poslední pořadové číslo necháte nastavené na 0 (doklady se budou číslovat od čísla 1). Do položky Návazná faktura zadáte druh vydané faktury. Výsledek: Když vystavíte doklad s typovým označením 310, vystaví se při jeho realizaci automaticky faktura v typové řadě 113. Záložka 2 Definované OK nového dokladu Realizace, Účtování, Tisk, Další doklad - zaškrtáním nastavujete, které akce mají proběhnout po uložení dokladu tlačítkem Def. OK. Automat, Externí akce - můžete nastavit, že se má tlačítkem Def. OK spustit automat a/nebo Externí akce. Lze nastavit pouze automat vytvořený pro některý z přehledů dokladů oběhu zboží viditelných ve stromu přehledů, který má nastaveno Zobrazit jako akci. Význam tlačítka OK - nastavujete, jak se bude chovat standardní tlačítko OK při ukládání dokladu dané řady. Vybíráte z možností: o Standardní OK - implicitní nastavení, tlačítko OK se chová běžným způsobem, nemá žádnou souvislost s tlačítkem Def. OK. o Standardní OK s upozorněním - vždy - v okamžiku, kdy uživatel stiskne tlačítko OK a je něco nastaveno pro Def. OK, objeví se upozornění, jaké akce jsou navázány na Def. OK. Je možno buď pokračovat (uložit záznam) nebo se vrátit do editoru. Oběh zboží 35

36 o Standardní OK s upozorněním - pro nový záznam - jako Standardní OK s upozorněním - vždy, ale pouze při zadávání nového dokladu, nikoliv při opravách. o Jako tlačítko Def. OK - vždy - při tomto nastavení se i tlačítko OK přejmenuje na tlačítko Def. OK. v editoru 2 tlačítka Def. OK. Obě mají v takovém případě samozřejmě stejný význam. V editoru dokladu pak jsou 2 stejná tlačítka Def. OK a obě mají v takovém případě samozřejmě stejný význam. o Jako tlačítko Def. OK - pro nový záznam - stejný význam jako nastavení Jako tlačítko Def. OK - vždy, ale pouze při zadávání nového dokladu, nikoliv při opravách. Záložka 3 Přednabízení Na záložce 3-Přednabízení lze nastavit údaje, které se mají předvyplnit v nově otevřeném dokladu. [1] Přednabízení Druh vstupní ceny o JC bez daní Kč o JC s DPH Kč o CC bez daní Kč o CC s DPH Kč o JC bez daní valuty o JC s DPH valuty o CC bez daní valuty o CC s DPH valuty Klepnutím na pomocné tlačítko budete na doklad zadávat. ze seznamu vybíráte druh ceny, který Druh měny - ze seznamu vybíráte měnu, která se přednabídne na doklad. Prefix dodavatelské faktury - zde vyplněný údaj bude předvyplněn do pole Dodavatelská faktura na dokladu. Plnění DPH - vybíráte z možností o Běžné plnění - budou se respektovat sazby DPH nastavené na položkách dokladu, resp. hlavičce dokladu o Plnění DPH NENÍ - Sazba DPH "není", tj. doklad se vůbec nebude týkat DPH o Plnění do EU - doklad s nulovou sazbou DPH o Samovyměření - pouze pro Faktury přijaté Sazba DPH - v případě, že je v poli Plnění DPH nastavena možnost Běžné plnění, je možno zadat sazbu DPH, která se bude předvyplňovat na dokladech. Oběh zboží 36

37 Doplňování sazby DPH při zařazení položky na doklad probíhá v následujícím pořadí: o Pokud je sazba DPH vyplněná na položce v přehledu Zboží a služby, doplní se přednostně tato sazba. o Pokud není sazba DPH vyplněná ve Zboží a služby, doplní se do položky dokladu sazba z hlavičky dokladu. o Pokud není ani na hlavičce dokladu, vezme se sazba přednastavená na řadě dokladu v poli Sazba DPH. Zadávání parametrů pro převody, Čís. skladu pro převod, Druh dokl. převodu - pole se objeví pouze pro druhy pohybu zboží Výdej nebo Výdej v evidenční ceně. Zadávání parametrů pro převody - určujete způsob vyplnění polí Čís. skladu pro převod a Druh dokl. převodu na dokladech dané řady. Vybíráte z možností: o Bez kontroly - vyplnění údajů se nekontroluje o Povinné - vyplnění údajů na dokladu je povinné o Zakázané - vyplnění údajů na dokladu je zakázané o Upozornění - pokud údaje nejsou na dokladu vyplněny, objeví se při ukládání dokladu upozornění. Čís. skladu pro převod - číslo skladu, které bude předvyplněno na dokladu do pole Čís. skladu pro převod. Druh dokl. převodu - druh dokladu, který bude předvyplněn na dokladu do pole Druh dokl. převodu. Způsob převodu kompletačních položek - nastavení se týká submodulu Kompletace, ve kterém se využívají Kusovníky. Při běžném způsobu převodu je položka ze zdrojového dokladu převedena jako položka cílového dokladu a její kompletační položky ze zdrojového dokladu jsou převedeny do kompletačních položek cíle. Když nastavíte volbu Záměna dílů a výrobků, budou převedeny položky a kompletační položky křížem. To znamená, že položky ze zdrojového dokladu se stanou kompletačními položkami dokladu cílového a naopak kompletační položky zdrojového dokladu budou převedeny jako položky cílového dokladu. Ocenění kompletačních položek při převodu - nastavení se týká submodulu Kompletace. Uživatel může vybrat ze dvou variant: o cena výrobků o suma z ceny dílů Při výběru ceny výrobků se cena bude brát dle ceníku, suma z ceny dílů bude vypočtena součtem cen položek, které jsou v dílci uvedeny jako materiál. Druh převodu - lze nastavit Dokladový nebo Položkový převod. Pokud je nainstalován submodul Kompletace a Způsob převodu kompletačních položek je nastaven na Záměna dílů a výrobků, nastaví se automaticky Položkový převod. Oběh zboží 37

38 Koeficient pro DPH - pouze pro faktury. Určujete, jak se bude počítat DPH. Vybíráte z možností: o Podle globální konfigurace o Zaokrouhlen o Nezaokrouhlen [5] Datumy Pouze pro faktury. Určujete, jak se má na novém dokladu předvyplnit Datum případu, Datum vystavení, DUZP, Lhůta splatnosti, Období stavu a od čeho se má Datum splatnosti počítat. Záložka 4 Návazné doklady Na záložce 4-Návazné doklady lze nastavit údaje pro návazné doklady a pro účtování. Záložka je rodzdělena na sekce, které se zobrazí, resp. nezobrazí v závislosti na druhu dokladu. [1] Doklady Oběhu zboží Návazná faktura - pole se objeví pouze v případě, že jste jako typ dokladu zvolili Příjem nebo Výdej. Zde máte možnost vybrat návaznou řadu faktur. To znamená, že při realizaci příjemky vystavené v této typové řadě se automaticky vygeneruje faktura přijatá v zadané číselné řadě, při realizaci výdejky faktura vydaná. Návazná výdejka - pole se objeví pouze tehdy, zvolíte-li typ dokladu Expediční příkaz. Zadáváte typ výdejového dokladu, který se vám má vygenerovat v případě, že použijete volbu místní nabídky Generovat výdejku v přehledu Expediční příkazy. Návazná výdejka / rezervace / expediční příkaz - pole se objeví pouze tehdy, zvolíte-li typ dokladu Faktura vydaná. Zadáváte doklad, který se má vygenerovat při realizaci vydané faktury. Sklad návazného dokladu - pole se objeví pouze tehdy, zvolíte-li typ dokladu Faktura vydaná. Zadáváte sklad z organizační struktury, na kterém se má vygenerovat návazný doklad. Datum návazného dokladu - klepnutím na pomocné tlačítko přednastavíte, jaké datum má mít návazný doklad. o Aktuální datum o Datum zdrojového dokladu Oběh zboží 38

39 Druh převodu - klepnutím na pomocné tlačítko určíte, jakým způsobem se má vygenerovat návazný doklad. o Dokladový převod - cílový doklad nelze upravovat a nelze jej dále položkově převádět o Položkový převod - cílový doklad lze upravovat a lze jej dále položkově převádět Generování výdejky z expedičního příkazu se provádí vždy položkovým převodem, na řadách expedičních příkazů proto pole Druh převodu není. [2] Pokladna Pokladna - pole se objeví pouze tehdy, zvolíte-li typ dokladu Faktura vydaná. Zadáváte pokladnu, do které se má vygenerovat příjmový pokladní doklad při platbě v hotovosti, a datum pokladního dokladu. Pokud zde bude pokladna nastavená, vygeneruje se pokladní doklad automaticky při realizaci faktury. Pokud zde pokladna nebude nastavená, můžete pokladní doklad vygenerovat k faktuře ručně volbou místní nabídky Pokladní doklady, Generování v přehledu Vydané faktury. Datum - nastavujete, s jakým datem případu se vygeneruje pokladní doklad. o Datum faktury o Aktuální datum Dodržet shodné pořadové číslo - pokud je zaškrtnuto, bude mít vygenerovaný pokladní doklad stejné pořadové číslo jako faktura. V případě, že pokladní doklad s takovým číslem už existuje, nepodaří se ho vygenerovat a objeví se hláška Duplicitní označení - nelze vložit záznam! Účetní kód - z číselníku Účetní kódy - kontace vybíráte kontaci pro zaúčtování pokladního dokladu. Text pokladního dokladu o podle Popisu dodávky o Vlastní text - text pokladního dokladu zadáváte napevno do pole Vlastní text pokladního dokladu o Úhrada faktury Párovací znak pokladny - zadáváte, co bude ve vygenerovaném pokladním dokladu v poli Párovací znak: o Číslo faktury o Číslo dodav. faktury Do údaje Poznámka na PD přenést o nic o Poznámka 1 o Poznámka 2 o Objednávka o Popis dodávky Oběh zboží 39

40 [3] Účtování Účetní kód - klepnutím myši na pomocné tlačítko vyberete účetní kód - kontaci pro daný druh pohybového dokladu. Je zde vazba na číselník Účetní kódy - kontace. Dále nastavujete, jak se mají číslovat účetní doklady v účetním deníku. Vybíráte z možností: o Řada účetních dokladů - účetní doklady budou číslovány souvislou vzestupnou řadou bez ohledu na číslo původního dokladu o Řada dokladů - číslo účetního dokladu bude stejné jako číslo původního dokladu (faktury apod.) Pokud si nastavíte Řada dokladů a budete účtovat doklad s číslem, které je v účetním deníku již obsazeno, dojde k přečíslování dokladu a objeví se informativní hláška Doklad byl přečíslován. Číslování dokladů v Oběhu zboží (Fakturaci) a v Účetnictví se tak "rozhodí". Záložka 6 Zadávání Na řadách dokladů lze na této záložce přednastavit, jak program bude nebo nebude kontrolovat vyplněnost následujících údajů ve formuláři dokladu: Nákladové středisko Nákladový okruh Vozidlo Zakázka Dále zde lze i vybrat konkrétní hodnotu údaje, která se má předvyplňovat na nových dokladech v řadě. Kontrolu vyplněnosti lze nastavit na některou z hodnot: Bez kontroly - vyplněnost se nekontroluje Povinné - pole musí být vyplněno. Kontrola se provádí při ukládání dokladu. Zakázané - pole nesmí být vyplněno Upozornění - pokud není pole vyplněno, objeví se při ukládání dotaz, zda se má doklad opravdu uložit. Oběh zboží 40

41 Například pokud je na řadě dokladů nastavena povinnost vyplnění nákladového střediska a na dokladu není nákladové středisko vyplněno, objeví se při pokusu o uložení dokladu hláška: Nákladové středisko není vyplněno, nelze uložit. Záložka 7 Zajištění DPH Na této záložce se zapíná kontrola Zajištění DPH pro konkrétní dokladovou řadu. Týká se to těchto dvou možností: Kontrolovat nespolehlivého plátce a jiné důvody ručení DPH Kontrolovat zveřejněné bankovní účty Pokud je funkcionalita Zajištění DPH nastavena v Globální konfiguraci, je potřeba ještě ji zapnout na vybraných dokladových řadách Nastavení pořadového čísla Pokud chcete, aby se doklady číslovaly od nějakého konkrétního čísla, zadáte ho touto volbou místní nabídky. Nastavení se provádí samostatně pro jednotlivá období, v různých obdobích mohou být tedy různá pořadová čísla. To umožňuje např. "zakódovat" do pořadového čísla dokladu rok. Prakticky toho můžete využít u databáze (obsahující velké množství dokladů) při hledání "prvního volného čísla" dokladu a to tak, že nastavíte poslední pořadové číslo dokladu a systém dohledá "první volné číslo dokladu". Příklad nastavení pořadového čísla v řadě dokladů Zadání: Číslo prvního vystaveného dokladu má být Provedení: Do pole Poslední pořadové číslo zadáte číslo Systém při otvírání nového dokladu prohledává číselnou řadu právě od tohoto čísla a vyhledá první neobsazené. Pokud smažete doklad uprostřed číselné řady, systém toto číslo obsadí při zadávání dalšího dokladu Definice práv Volba místní nabídky v přehledu Druhy dokladů pohybu zboží, která umožňuje nastavit uživatelům přístup k jednotlivým druhům dokladů a faktur. Po potvrzení volby se zobrazí okno Definice práv (druhy dokladů zboží) vztahující se k tomu druhu dokladu, na kterém byl nastaven kurzor. V okně jsou zobrazeni uživatelé, kteří mají nadefinována práva k druhu dokladu. Dokud nejsou k druhu dokladu nastavena žádná práva, mají k němu práva všichni uživatelé. Oběh zboží 41

42 Jakmile mají někteří uživatelé nastavena k druhu dokladu práva na Plný přístup, mají k němu ostatní uživatelé přístup jen ke čtení. Po potvrzení nabídky Nový se otevře přehled uživatelů, kterým můžete práva definovat. Vybíráte z možností Plný přístup - při nastavení plného přístupu se zpřístupní ještě pole Realizace a Účtování, kde lze samostatně nastavit práva na realizaci a účtování dokladů příslušné řady Jen ke čtení s možností převodu dokladu Jen ke čtení 4.6 Návazné skupiny zboží Oběh zboží Zboží a služby Návazné skupiny zboží Návazné skupiny V přehledu Zboží a služby, Návazné skupiny zboží je definován číselník návazných skupin zboží. Ke kmenovému seznamu karet zboží lze v číselníku Návazné skupiny zboží vytvářet - pojmenovat skupiny dle požadavků odběratele a k nim definovat procentní slevy uplatňované při prodeji zboží na dokladech pro odběratele (výdejka, faktura atd.). Tato sleva se sčítá s rabaty u odběratele a zboží a se slevou ke skupině zboží dle uspořádacího znaku. Oběh zboží 42

43 Vlastní výpočet slev ke zboží funguje na základě nastavení konstant modulu Oběh zboží! Číselníkem Návazné skupiny zboží "propojíte" kmenové karty zboží a odběratele v případě, že různí odběratelé mají na různé položky různé ceny nebo slevy. V číselníku nastavujete označení zboží (uspořádací znak, registrační číslo, název) a slevu (v %) ke zboží pro jednoho nebo více odběratelů. Vlastnosti číselníku Návazné skupiny zboží K jednomu odběrateli lze přiřadit pouze jednu Návaznou skupinu zboží. Jedna Návazná skupina zboží může být přiřazena zároveň k více odběratelům. Do jedné Návazné skupiny zboží lze zařadit i více než jednu kmenovou kartu zboží. Jedna kmenová karta může být zařazena ve více Návazných skupinách zboží. Po vybrání tohoto přehledu se v aplikačním okně Helios Orange objeví záznamy jednotlivých návazných skupin zboží, po kterých se pohybujete pomocí myši. Poklepáním levého tlačítka myši zobrazíte formulář vybrané návazné skupiny zboží, který můžete opravovat. Novou návaznou skupinu zboží definujete přes ikonu Nový z Panelu nástrojů (popř. pomocí pravého tlačítka myši v aplikačním okně Helios Orange vyvoláte místní nabídku a použijete opět volbu Nový). Stejným postupem pomocí volby Zrušit můžete danou návaznou skupinu zboží vymazat. Oběh zboží 43

44 Číslo skupiny - jednoznačné označení dané skupiny, které je automaticky generováno. Nemůže se vyskytovat v číselníku dvakrát. Program provádí kontrolu. Podle této položky lze hledat a třídit. Po zařazení skupiny ke kartě organizace je vidět právě toto číslo. Název skupiny - popisný název skupiny. Obsah záleží na konkrétním způsobu použití číselníku. Zlepšuje orientaci v číselníku. Podle této položky lze hledat a třídit. Tyto dva údaje lze nazvat "hlavičkové". Jsou společné pro všechny kmenové karty zařazené ve skupině. Nadřízená SOZ - klepnutím myši na pomocné tlačítko se přepnete do číselníku Návazné skupiny zboží a vyberete nadřízenou návaznou skupinu zboží. Elektronický obchod - klepnutím na pomocné tlačítko definujete (Ano, Ne), zda bude tato návazná skupina zboží obchodována prostřednictvím elektronického obchodu (vazba na modul Elektronický obchod) Přiřazení zboží do skupiny Vlastní vztah vybrané kmenové karty k návazné skupině zboží definujete v přehledu Zboží a služby, tj. v přehledu kmenových karet, tak, že pomocí pravého tlačítka myši v aplikačním okně Helios Orange vyvoláte místní nabídku a použijete volbu Návazné skupiny [1] Zboží [2] Expirace Název zboží 1,2,3 - související označení pro kartu, na které jste právě nastaveni kurzorem. Toto označení lze použít při tisku dokladu definovaným formulářem. Například název zboží tak, jak ho vyžaduje uvádět konkrétní odběratel. Čárový kód - označení čárovým kódem pro návaznou skupinu. Definujete pro toto zboží a návaznou skupinu požadovaný zůstatek minimální trvanlivosti. Podmínkou funkčnosti je vyplnění data expirace na výrobních číslech a vyplnění pole Záruka výstup na kmenové kartě. [3] Ceny Oběh zboží 44

45 [4] Slevy Cenová úroveň - toto pole má vazbu na číselník Názvů nabídkových cen. Tento číselník si můžete zobrazit klepnutím myši na pomocné tlačítko a zde si vybrat příslušnou cenovou úroveň pro dané zboží. Při dohledání ceny uplatnit případné následující slevy - přepínač určuje, jak se má chovat následná práce se slevami v případě, že se pro dané zboží dohledá cena v návazné skupině. Ceny - zadáváte ceny, které jsou platné pro dané zboží a organizaci v návazné skupině. U této ceny lze zadat termín platnosti, měnu, množstevní hranici a příslušnou měrnou jednotku. Uplatní se s vyšší prioritou než cenová úroveň pro organizaci, cenová úroveň pro skupinu zboží a organizaci i než cenová úroveň pro návaznou skupinu zboží a organizaci. Mají ovšem nižší prioritu než ceníkové akce. Zadáváte slevy, které budou na toto zboží poskytnuty organizacím zadaným v návazné skupině. Druh slevy - klepnutím myši na pomocné tlačítko do tohoto pole vyberete požadovaný druh slevy, tj. Množstevní, Finanční nebo Bonus. Od hodnoty - zadáváte hodnotu, od které sleva pro daný druh slevy platí. Sleva - výše slevy v procentech Organizace ve skupině V místní nabídce přehledu Návazné skupiny zboží najdete tyto důležité funkce: Organizace - název - zobrazí všechny organizace, které mají nastaveno, že v případě vystavení dokladu na tuto organizaci se název zboží převezme z návazné skupiny zboží. V podstatě jsou to všechny organizace, které mají nastavenou návaznou skupinu v kartě Organizace, záložka 1-Číselník organizací, pole Návazná skupina - Název. Organizace lze ke skupině zadávat i odebírat hromadně. Pokud chcete přidat nové organizace do skupiny, nabízí výběr z číselníku filtrovaný na organizace, které ještě žádnou skupinu nemají. Organizace - ceny a slevy - zobrazí všechny organizace, které mají nastaveno, že v případě vystavení dokladu na tuto organizaci se pro zboží uplatní cena a sleva z návazné skupiny zboží. Organizace lze ke skupině zadávat i odebírat hromadně. Oběh zboží 45

46 Pokud chcete přidat nové organizace do skupiny, nabízí výběr z číselníku filtrovaný na organizace, které ještě žádnou skupinu nemají. Organizace - expirace - zobrazí všechny organizace, které mají nastaveno, že v případě vystavení dokladu na tuto organizaci se pro zboží uplatní požadovaný zůstatek minimální trvanlivosti (expirace) z návazné skupiny zboží. Organizace lze ke skupině zadávat i odebírat hromadně. Pokud chcete přidat nové organizace do skupiny, nabízí výběr z číselníku filtrovaný na organizace, které ještě žádnou skupinu nemají Zboží ve skupině Zboží a služby - přehled zboží a služeb, které jsou navázány k této návazné skupině. Volbou Nový zařazujete do skupiny další zboží. Některé vlastnosti zboží ve skupině (slevy, cenová úroveň a zůstatková doba expirace) lze zadat i při hromadném zařazení zboží do skupiny. V menu místní nabídky najdete mimo jiné volby pro zobrazení cen a slev k položkám v přehledu zboží v návazné skupině. Volbou Oprava otevřete formulář pro zadání Vztahu mezi zbožím a návaznou skupinou a jeho vlastností, který je popsán výše v kapitole Přiřazení zboží do skupiny. Nastavení slev ve skupině - hromadná změna slevy ke všem položkám celé návazné skupiny najednou (rychlá akce). 4.7 Doplňkové číselníky Názvy nabídkových cen Pomocí číselníku Názvy nabídkových cen nadefinujete jednotlivé úrovně nabídkových cen zboží, tj. jejich číslo úrovně a název. Po vybrání tohoto přehledu se v aplikačním okně Helios Orange objeví záznamy jednotlivých cenových úrovní, po kterých se pohybujete pomocí myši. Poklepáním levého tlačítka myši zobrazíte formulář vybraného názvu nabídkové ceny, který můžete opravovat. Novou cenovou úroveň zboží definujete přes ikonu Nový z Panelu nástrojů (popř. pomocí pravého tlačítka myši v aplikačním okně Helios Orange vyvoláte Oběh zboží 46

47 místní nabídku a použijete opět volbu Nový). Stejným postupem pomocí volby Zrušit můžete danou cenovou úroveň také vymazat. Vlastní nabídkovou cenu definujete buď v přehledu Zboží a služby nebo v přehledu Stav skladu. Záleží na tom, jak máte v konfiguraci modulu Oběh zboží nastavenou konstantu Platnost nabídkových cen, jestli pro všechny sklady nebo pro každý sklad samostatně. Cenu definujete tak, že pravým tlačítkem myši vyvoláte místní nabídku a použijete volbu Nabídkové ceny. Tím zobrazíte všechny cenové úrovně a nabídkové ceny daného zboží. Při nastavení nabídkové ceny je nutno postupovat následujícím způsobem: nejdříve v globální konfiguraci (hlavní nabídka Možnosti, Konfigurace/Správa systému, Oběh zboží) nastavíte platnost nabídkových cen pro všechny sklady nebo pro každý sklad samostatně zde současně nastavíte úroveň nabídkové ceny, která se má použít jako výchozí dále je možno přiřadit úroveň nabídkové ceny ke zboží zařazenému do Návazné skupiny zboží a k Organizaci. Při výběru nabídkové ceny se systém Helios Orange snaží nalézt cenovou úroveň u Návazné skupiny zboží, potom u Organizace a nakonec v Konfiguraci/Správě systému. Oběh zboží 47

48 4.7.2 Termínované slevy Ke konkrétní nabídkové ceně lze zadávat slevu nebo přirážku, která je časově omezená. Hodnota slevy a termíny se zadávají v číselníku termínovaných slev, přiřazení slevy se provádí v přehledu nabídkových cen ke zboží nebo hromadně v přehledu Stav skladu. V seznamu nabídkových cen ke zboží si lze funkcí Nastav zobrazit příznak, který informuje, zda k nabídkové ceně existuje platná termínovaná sleva. V přehledu Stav skladu si lze funkcí Nastav zobrazit příznak, který informuje, zda ke zboží existuje nabídková cena s platnou termínovanou slevou Akce V přehledu Oběh zboží, Zboží a služby, Akce definujete prodejní akce pro vybrané skladové položky. Záložka 1 - Akce Název - Uživatelský název akce. Typ - vybíráte typ akce. Jednotlivé typy akcí se liší funkcionalitou. Vybíráte z možností: o Skladové karty - zadáváte název akce a potom do ní přes pravé tlačítko myši zařazujete skladové karty volbou Skladové karty v akci. Takto definovaná akce slouží při vystavování nových pohybových dokladů jako pomocný filtr pro vyhodnocování prodeje v rámci akce. Zařazení zboží do akce nemá žádný vliv na prodejní ceny zboží. o Ceníková akce - typ akce, který umožňuje nadefinovat speciální ceny v rámci akce. Viz dále o Pokladní prodej - pouze pro modul Pokladní prodej Ceníková akce - pokud vyberete typ akce Ceníková akce, přibydou ve formuláři akce pole Ceník a Uplatnit slevy. V poli Ceník vybíráte přes tlačítko ceník, který bude platný pro akci. Zaškrtávacím polem Uplatnit slevy určujete, zda se z ceníkové ceny platné pro akci mají nebo nemají uplatňovat standardně nastavené slevy (sleva ke zboží, sleva k organizaci,...). Do ceníkové akce patří ty karty zboží, které jsou na ceníku přiřazeném akci. Platnost akce je omezena datumy, které jsou v přiřazeném ceníku zadány v polích Termín dodávky a Splatnost. Jeden ceník lze přiřadit pouze jedné akci. Jestliže je pro dané datum případu nalezeno více ceníkových akcí pro danou kartu zboží, bere se ta s nejmladším ceníkem, posuzuje se datum vytvoření ceníku. Záložka 2 - Zakázané organizace/povolené organizace Oběh zboží 48

49 Název záložky závisí na nastavení přepínače Typ zadaných organizací. Při nastavení přepínače na hodnotu Povolené máte možnost na záložce vybrat organizace, pro které se mají uplatnit "akční" ceny. Pro ostatní organizace se pak "akční" ceny neuplatní. Při nastavení přepínače na hodnotu Zakázané máte možnost na záložce vybrat organizace, pro které se nemají uplatnit "akční" ceny. Záložka 3 - Zakázané řady účtenek/povolené řady účtenek Pouze pro Pokladní prodej. Název záložky závisí na nastavení přepínače Typ zadaných řad účtenek. Při nastavení přepínače na hodnotu Povolené máte možnost na záložce vybrat řady účtenek, ve kterých se mají uplatnit "akční" ceny. Při nastavení přepínače na hodnotu Zakázané máte možnost na záložce vybrat řady účtenek, pro které se nemají uplatnit "akční" ceny. Pokladní prodej Typ akce pouze pro modul Pokladní prodej. Umožňuje nastavit slevy nebo dárky v závislosti na výsledné částce prodejky. Každý podtyp (sleva - částka, sleva - procento, dárek) se posuzuje samostatně. Může se tak stát, že bude uplatněno více podtypů. Stav - nastavujete jednu z možností: o Aktivní o Blokovaná Při tvorbě nové akce je stav nastaven na Blokovaná, aby se akce neuplatňovala. Uživatel musí stav přepnout do stavu Aktivní. Datum od, Datum do - rozmezí platnosti akce. Záložka 2 - Zakázané organizace/povolené organizace Název záložky závisí na nastavení přepínače Typ zadaných organizací. Při nastavení přepínače na hodnotu Povolené máte možnost na záložce vybrat organizace, pro které se mají uplatnit "akční" ceny. Pro ostatní organizace se pak "akční" ceny neuplatní. Při nastavení přepínače na hodnotu Zakázané máte možnost na záložce vybrat organizace, pro které se nemají uplatnit "akční" ceny. Záložka 3 - Zakázané řady účtenek/povolené řady účtenek Pouze pro typ akce Pokladní prodej. Název záložky závisí na nastavení přepínače Typ zadaných řad účtenek. Při nastavení přepínače na hodnotu Povolené máte možnost na záložce vybrat řady účtenek, ve kterých se mají uplatnit "akční" ceny. Při nastavení přepínače na hodnotu Zakázané máte možnost na záložce vybrat řady účtenek, pro které se nemají uplatnit "akční" ceny. Oběh zboží 49

50 Záložka 4 - Slevy a dárky Přehled slev a dárků, které se při akci uplatňují. Po stisknutí tlačítka Nový na záložce se objeví formulář pro zadání slevy nebo dárku. Typ - vybíráte z možností Sleva - částka, Sleva - procento, Dárek Od hranice - hranice, od které sleva nebo dárek platí. Sleva/Množství, Karta zboží pro vyjádření slevy / Dárek - výše slevy/množství dárků a karta zboží a služby pro slevu/dárek Poznámky k dokladům Zde definujete texty poznámek k jednotlivým dokladům. Jedná se o "vzory", které pak můžete přenášet do konkrétních dokladů do polí Poznámka 1, 2, 3, 4 a tam je případně dál upravit nebo doplnit. Pokud je v poli Přednastaveno vybraná některá z Poznámek 1-4, přenese se poznámka na doklad automaticky při vystavení nového dokladu. Pokud je v poli Přednastaveno hodnota (není), k automatickému přenosu poznámky na doklad nedojde. Prostřednictvím zaškrtávacích políček definujete, na kterých dokladech chcete příslušnou poznámku používat. Na záložce 2 - Organizace můžete ovlivnit, pro které organizace se má daná poznámka použít. Pokud na záložce 2 - Organizace není zařazená žádná organizace, platí poznámka pro všechny organizace. Obdobně na záložce 3 - Druhy dokladů můžete určit, pro které řady dokladů se poznámka použije. Opět platí, že pokud není vybraná žádná řada, platí poznámka pro všechny řady. Na dokladu (např. vydané faktuře) vyvoláte text předdefinované poznámky na záložce 1-Hlavička volbou místní nabídky Poznámky k dokladům nebo kombinací kláves <Ctrl><P> Sortiment Volbou Sortiment, kterou najdete v hlavní nabídce programu pod volbou Zboží a služby, lze nadefinovat sortiment zboží formou sortimentních kategorií. Kategorie mají stromovou strukturu o hloubce až 5 úrovní. Zboží se zařazuje do kategorií ve formuláři přehledu Zboží a služby na záložce Dodatky. Případně je možno využít hromadné zařazení karet do příslušného sortimentu - přehled Zboží a služby, akce Hromadné změny. Pomocí funkce Nastav si můžete zařazení zboží do sortimentu zobrazit v přehledech Zboží a služby, Stav skladu a Pohyby zboží. Oběh zboží 50

51 4.7.6 Balicí skupiny Balicí skupiny představují předpisy pro zabalení zboží. Pro každé zboží a měrnou jednotku si lze vytvořit předpis, kolik kusů v dané měrné jednotce se vejde do daného přepravního obalu (např. 6 ks limonády se vejde do 1 kartonu). Je vhodné si pro každé zboží a používanou měrnou jednotku nadefinovat tento vztah. Formulář balicí skupiny obsahuje pole Balicí skupina - třímístné označení balicí skupiny. Název - název balicí skupiny Poznámka - uživatelská poznámka k balicí skupině. V menu místní nabídky přehledu Balicí skupiny najdete volby Zboží v balicí skupině - zobrazí přehled zboží zařazeného do balicí skupiny. Zařazení dalšího zboží provádíte volbou Nový. Vybíráte měrnou jednotku a zadáváte množství zboží, které se "vejde" do daného balení. Zakázat/Povolit - umožňuje zakázat a povolit balicí skupinu. Změnit nastavení Společná Vždy musí existovat jedna balicí skupina, která je označena jako Společná. Označení skupiny jako společné se provádí v přehledu balicích skupin volbou místní nabídky Změnit nastavení společná. Do společné skupiny budou patřit všechny kombinace zboží a měrných jednotek, které nemají definovanou vlastní balicí skupinu. Pomocí balicích skupin je definován předpis, podle kterého bude probíhat vlastní balení. Balení se provádí v přehledu dokladů zboží akcí Nový balící list ke zboží z akt. dokladu (či vybraných dokladů). Oběh zboží 51

52 5 Stav skladu Oběh zboží Stav skladu Potvrzením hlavní nabídky Oběh zboží - Stav skladu se zobrazí přehled stavu toho skladu, který jste si přednastavili jako aktuální. Jestliže nemáte předvolený žádný sklad, otevře se vám nejprve přehled organizační struktury, ve kterém si poklepáním myši vyberete sklad, který chcete otevřít. V přehledu Stav skladu získáte informace o finančním stavu jednotlivých položek, o jejich skutečném množství na skladě i množství k dispozici. Můžete každému zboží definovat jeho minimální a maximální množství, které by mělo na skladě být. V přehledu můžete tisknout, seskupovat a provádět celou řadu dalších operací. Vzhled tohoto přehledu a způsob setřídění záznamů závisí na uživatelském nastavení a můžete jej měnit pomocí volby. Evidenci zboží a služeb lze vést pro jeden nebo více skladů. Jednotlivé sklady jsou vázány na organizační strukturu, tzn. každá organizační jednotka v organizační struktuře může být z hlediska modulu Oběh zboží skladem (ale i přehledem fakturačních položek). To znamená, že nový sklad vytvoříte z některé již existující organizační jednotky nebo vytvoříte novou organizační jednotku v organizační struktuře. Informaci o tom, ve kterém skladu se momentálně nacházíte, naleznete ve stavovém řádku. Jednotlivé sklady lze ve stavovém řádku barevně rozlišit. Nastavení se provádí v definici skladů v Organizační struktuře. Pokud potřebujete během práce změnit sklad, poklepejte levým tlačítkem myši na položce stavového řádku, kde je zobrazeno číslo aktuálního skladu, tím rozbalíte organizační strukturu skladů a vyberete si požadovaný sklad. V místní nabídce přehledu Stav skladu naleznete seznam všech operací, které můžete v přehledu provádět. Jedná se především o různé vyhodnocovací sestavy a o možnost provádět uzávěrky skladu (volby Přehledy, Stav k datu). 5.1 Formulář oprava Tato volba slouží k prohlížení a opravě formuláře skladové položky. Po výběru volby se otevře formulář pro záznam, na kterém jste nastaveni kurzorovým řádkem. Formulář obsahuje celou řadu údajů, ale opravovat můžete pouze některé. Formulář je rozdělen na Hlavní údaje zboží a záložky 1 - Stav skladu 2 - Poznámky Oběh zboží 52

53 3 - Skladové pozice - Umístění 4 - Kmen zboží Hlavní údaje zboží a údaje ze záložky 4 - Kmen zboží si skladová položka přebírá z kmenové karty. Tyto údaje můžete editovat pouze z nabídky Zboží a služby. Z nabídky Stav skladu můžete zadávat nebo měnit pouze údaje na záložce 2 - Poznámky a na záložce 1 - Stav skladu, a to pouze některé. Tyto údaje jsou platné pouze pro sklad, na kterém se skladová položka nachází. Máte-li stejné zboží či službu i na jiném skladě, mohou být údaje na záložce 1 - Stav skladu a 2 - Poznámky zcela odlišné. Záložka 1 - Stav skladu obsahuje údaje: Stav skladu Množství - skutečné množství zboží na skladě. Pole je nepřístupné, protože jej systém automaticky aktualizuje sám podle množství přijatého a vydaného zboží. Hodnota nemůže být záporná, systém neumožňuje vydat zboží do "mínusu". Množství k dispozici - skutečné množství zboží na skladě snížené o množství, které je rezervované. Hodnota tohoto pole může být i Oběh zboží 53

54 záporná, tj. rezervováno může být větší množství zboží, než je skutečně na skladě. Minimum skladu - hodnota minimálního množství zboží, kterou chcete na skladě mít. Tato hodnota má také význam při automatickém generování vydané objednávky. Je-li skutečný stav skladu nižší než zadané minimum, systém po povelu automaticky vygeneruje vydanou objednávku v množství zadaném v poli Maximum skladu. Maximum skladu - hodnota maximálního množství zboží, kterou chcete na skladě mít. Tato hodnota má také význam při automatickém generování vydané objednávky. Je-li skutečný stav skladu nižší než zadané minimum, systém po povelu automaticky vygeneruje vydanou objednávku v množství zadaném v poli Maximum skladu. Finanční stav skladu Ostatní Stav skladu - celkový finanční stav skladu daného zboží. Pole je nepřístupné, protože jej systém automaticky aktualizuje sám podle sumy cen přijatého a vydaného zboží. Vypočtený průměr - průměrná evidenční cena daného zboží. Pole je nepřístupné, protože jej systém automaticky aktualizuje sám podle množství a ceny přijatého a vydaného zboží. Pokud je sklad veden v průměrných cenách a výdejkou vydáte zboží do nuly, zůstává v poli Vypočtený průměr původní hodnota. Tj. Vypočtený průměr není po výdeji do nuly vynulován. Pokud se stav skladu sníží na nulu realizací storna příjemky, pole Vypočtený průměr se vynuluje. Zadaný průměr - průměrná evidenční cena, kterou si stanovíte pevně. Je to informativní údaj a může sloužit např. při automatickém přepočtu nabídkových cen. Inventura - množství - do tohoto pole vyplňujete množství, které jste zjistili při fyzické inventuře. Údaj slouží k porovnání množství skutečného s množstvím vyhodnoceným programem. Výsledkem jsou inventurní rozdíly. Inventura - finanční stav - do tohoto pole vyplňujete finanční stav položky, který jste zjistili při fyzické inventuře. Údaj slouží k porovnání finančního stavu skutečného se stavem, který vyhodnotil program. Výsledkem jsou inventurní rozdíly. Sleva - zde zadáváte procentuální slevu, která je v nabídce Konfigurace / Správa systému označena jako Sleva ke stavu skladu. Vlastnosti a použití této slevy jsou závislé na nastavení konfigurace. Podrobnější informace o tomto nastavení viz kap. Konfigurace / Správa systému - Slevy. Oběh zboží 54

55 Kód účtování - zde vyplníte kód účetní skupiny kontací, podle které budou doklady automaticky účtovány do modulu Účetnictví. Kód můžete zadat do pole ručně nebo jej vybrat z číselníku Skupiny účetních kódů. Do číselníku vstoupíte klepnutím na pomocné tlačítko. Podrobný popis práce se skupinami účetních kódů a s účetními kódy viz kap. Číselníky - Účetní kódy-kontace. Blokováno - klepnutím myši na pomocné tlačítko rozdělíte skladové karty zboží na běžné a archivní. Kontrola v.č. při realizaci - pokud používáte výrobní čísla, můžete si nastavit, jak se má provádět kontrola zadání výrobních čísel: Ne - žádná kontrola se neprovádí Ano - při realizaci dokladu se kontroluje, že suma množství zadaných na jednotlivých výrobních číslech se rovná množství zadanému na položce. Ano s hlídáním - zboží lze zadat na (výdejní) doklad jen v takovém množství, které je na skladě VČ a které nebylo již dříve zadáno na jiný výdejní doklad. Na stavu VČ je k tomuto účelu sloupec hlídané množství, které udává celkové množství VČ zadané na výdejkách, stornech příjmů a expedičních příkazech. Pokud zadávané nehlídané množství skladem není, je zobrazena chyba a položku nelze na doklad zadat. Při realizaci dokladu se, stejně jako při nastavení Ano, kontroluje, že suma množství zadaných na jednotlivých výrobních číslech se rovná množství zadanému na položce. Záložka 2 - Poznámky obsahuje pouze 1 údaj: Poznámka - pole pro zadání libovolné textové poznámky. Záložka 3 - Skladové pozice - Umístění Na záložce vidíte seznam umístění, které budete používat na daném středisku v modulu Oběh zboží. Umístění zboží se zadává na pohybových dokladech, tj. na příjemkách a výdejkách. Přehled, jak je zboží umístěno, si zobrazíte volbou místní nabídky v přehledu Stav skladu. Zadávání umístění na položkách dokladů - nastavujete, zda se bude na pohybových dokladech kontrolovat zadání umístění zboží. Kontrola, pokud je nastavena, se provádí jednak při ukládání položky na pohybovém dokladu, jednak při realizaci pohybového dokladu. Vybíráte z hodnot: o Dle nastavení kmenové karty - respektuje se nastavení stejné konstanty ve formuláři Zboží a služby o Dle nastavení skladu - respektuje se nastavení stejné konstanty v Organizační struktuře o Bez kontroly - realizace ani editor nekontrolují umístění Oběh zboží 55

56 o Povinné s kontrolou - umístění je vyžadováno jak při zadávání položky na doklad tak při realizaci. Bez zadání umístění systém nedovolí uložit položku na doklad, resp. zrealizovat doklad o Zakázané - při zadávání položky na pohybový doklad nelze zadat umístění o Jen upozornění - při ukládání položky na pohybový doklad budete upozornění na nevyplněné umístění, realizace vyplnění nekontroluje o S upozorněním a kontrolou - editor upozorní na nevyplněné umístění, realizace jej vyžaduje o S kontrolou - editor nekontroluje umístění, realizace jej vyžaduje Změny ve formuláři skladové karty uložíte tlačítkem OK. Tlačítkem Storno dáte povel k odchodu z formuláře. V tom případě systém zkontroluje, zda jste ve formuláři neprovedli změny. Pokud ano, zeptá se: Uložit změny? Tlačítkem Ano změny uložíte a vrátíte se zpět do přehledu. Tlačítkem Ne se vrátíte do přehledu stavu skladu bez uložení změn. Tlačítkem Storno změny neuložíte, ale zůstanete ve formuláři. 5.2 Volby místní nabídky Oběh zboží Stav skladu PT (pravé tlačítko) myši Každé zboží nebo služba, které chcete mít na skladě, musí mít svou "kmenovou kartu" v přehledu Zboží a služby a "skladovou kartu" v přehledu Stav skladu. Kmenová karta obsahuje údaje společné pro všechny sklady (název, registrační číslo atd.). Skladová karta obsahuje údaje charakteristické pro daný sklad (množství, finanční stav atd.). Skladová karta vznikne zařazením kmenové karty na daný sklad. Proto je nejprve třeba vytvořit kmenovou kartu. Kmenová karta může být zařazena na více skladech, tj. jedno zboží (nebo služba) může mít více skladových karet, ale pouze jednu kmenovou kartu. Množstevní a finanční stav zboží na skladové kartě lze změnit pouze vystavením a realizací pohybového dokladu (přehledy Příjemky a Výdejky) Nový Volba Nový v přehledu Stav skladu vám umožňuje vytvořit skladovou kartu tak, že zboží nebo službu ze společného kmene převedete do konkrétního skladu. Pokud zboží, které chcete na sklad zařadit, nemá dosud vytvořenou kmenovou kartu, vytvoříte jí nejprve volbou Nový v přehledu Zboží a služby. Oběh zboží 56

57 Potvrzením volby Nový v přehledu Stav skladu otevřete přehled Zboží a služby. V přehledu Zboží a služby můžete pořizovat nové kmenové karty, opravovat nebo rušit již pořízené. Vyberete zboží nebo službu, kterou chcete zařadit na sklad, a kombinací kláves <Ctrl><Enter> ji přenesete do skladu. Uvedený způsob umožňuje zařadit na sklad 1 vybranou položku. Hromadné zařazení položek provedete tak, že vybrané kmenové karty nejprve označíte (způsoby označování záznamů viz kap. Ovládání - Ovládání přehledu). Další postup je totožný jako při zařazení jedné položky Oprava Potvrzením volby Oprava v přehledu Stav skladu otevřete formulář skladové karty Zrušit Volba slouží k vymazání zboží nebo služby z přehledu stavu skladu. Výběrem volby smažete záznam, na kterém je umístěn kurzorový řádek. Systém se ujistí dotazem: Opravdu si přejete smazat aktuální záznam? Potvrzením tlačítka Ne a Storno nedojde ke smazání záznamu. Potvrzením tlačítka Ano skladovou kartu smažete. Systém však dovolí smazat pouze záznam, který ještě nebyl v systému použit (např. zařazen na nějaký doklad). Pokud dáte povel ke zrušení záznamu a systém zjistí, že záznam byl v systému použit, oznámí tuto skutečnost hlášením: Na záznam jsou navázány další údaje - nelze smazat! Hlášení potvrdíte tlačítkem Konec. Smazáním vybraného záznamu dojde k vyřazení zboží nebo služby z jednoho konkrétního skladu. To znamená, že na jiných skladech toto zboží či služba může dál existovat Přehledy Volba umožňuje zobrazit a v případě potřeby vytisknout nebo vyexportovat přehledy podle různých kritérií. Vzhled, třídění a filtrování všech zobrazených přehledů si můžete přizpůsobit volbou Nastav. Dále můžete po zobrazení jednotlivých přehledů využít volbu Sestavy, kde najdete po instalaci některé uložené sestavy přednastavené dodavatelem systému, například: Pohybové doklady aktuálního skladu - Nerealizované pohybové doklady, Rekapitulace pohybových dokladů Pohyby aktuálního zboží - Pohybové doklady ke zboží Oběh zboží 57

58 Pohyby všech skladů - Prodej z vydaných faktur, Prodej z výdejových dokladů Při zobrazování jednotlivých přehledů je třeba mít na paměti, že rychlost odezvy závisí na objemu zpracovávaných dat. To znamená, že při velkém počtu skladů, skladových položek a/nebo dokladů může být zobrazení sestavy časově náročné. Sklady aktuálního zboží Zobrazí přehled skladů, na kterých je zařazena aktuální položka (tj. zboží nebo služba, na které(m) jste umístěni kurzorovým řádkem). Přehled slouží k prohlížení a umožňuje vám sledovat, na kterých skladech se vybrané zboží vyskytuje, v jaké ceně a množství a řadu dalších informací. Zároveň se můžete poklepáním na vybraném záznamu přepnout do jiného skladu a otevřít si přehled skladových položek jiného skladu. Abyste nemuseli z přehledu skladů odcházet v případě, že chcete zobrazit přehled skladů jiného zboží nebo služby, můžete využít volby místní nabídky Pohyb v původní tabulce. Při výběru volby Pohyb v původní tabulce - Předchozí záznam se přesunete do přehledu skladů předchozího zboží či služby. Naopak volbou Pohyb v původní tabulce - Následující záznam se přesunete do přehledu skladů následujícího zboží či služby. Stavy všech skladů Volba zobrazí přehled všech skladů a všech položek, které se na nich vyskytují. Položky se zobrazí v následujícím přehledu. Oběh zboží 58

59 Přehled slouží k prohlížení a umožňuje vám sledovat, na kterých skladech se vyskytuje to které zboží, v jaké ceně a množství a řadu dalších informací. Pohybové doklady aktuálního skladu Tato volba zobrazí přehled pohybových dokladů vystavených na aktuálně otevřeném skladu. S využitím funkce Nastav můžete přehled přetřídit, přefiltrovat a nakonec vytisknout některým z definovaných formulářů. Volbou místní nabídky Přehled položek zobrazíte položky dokladu, na kterém jste nastaveni kurzorovým řádkem. Zde není možné záznamy opravovat nebo pořizovat nové, protože slouží pouze k prohlížení a ke tvorbě tiskových výstupů. Oběh zboží 59

60 Při vyhodnocování vám mohou velmi pomoci funkce, které naleznete v místní nabídce. Jedná se zejména o funkce Seskupování a Pohyb v původní tabulce. Pohybové doklady všech skladů Volba zobrazí také přehled pohybových dokladů. Na rozdíl od volby Pohybové doklady aktuálního skladu však zobrazí doklady vystavené na všech skladech, nikoli jen na skladu aktuálním. Ovládání je stejné jako u předchozí volby Pohybové doklady, práce s touto volbou je stejná jako s předchozí volbou, proto její podrobný popis naleznete v předcházející kapitole Pohybové doklady aktuálního skladu. Stav k datu Volba umožňuje provádět skladové uzávěrky k určitému datu a zobrazit k tomuto datu stav skladu. Po jejím potvrzení se zobrazí přehled Číselník stavů skladu k datu. Zde se přes volbu Nový zadává datum, ke kterému se bude provádět skladová uzávěrka a zobrazovat stav skladu. Číselník stavů skladu k datu Oběh zboží 60

61 Stav skladu k určitému datu lze zobrazit pouze v případě, že je k tomuto datu provedena skladová uzávěrka. Po provedení skladové uzávěrky nelze realizovat doklady s dřívějším datem než je datum uzávěrky. Do skladové uzávěrky jsou zahrnuty skladové doklady dle data realizace. V přehledu Číselník stavů skladu k datu jsou k dispozici následující volby místní nabídky: Zobrazení stavu vybraného skladu - zobrazí stav aktuálního skladu ke zvolenému datu, lze zobrazit i stavy včetně souvisejících nákladů. Volbou Oprava lze zadávat zjištěné diference. Zobrazení stavu všech uzavřených skladů - zobrazí stav všech uzavřených skladů ke zvolenému datu, lze zobrazit i stavy včetně souvisejících nákladů. Volbou Oprava lze zadávat zjištěné diference. Uzavřené sklady - seznam skladů, které jsou již k danému datu uzavřeny Přehled uzávěrek skladů - přehled provádění uzávěrek jednotlivých skladů k vybranému datu. Skladová uzávěrka - umožňuje uzavřít ke zvolenému datu aktuální sklad, vybrané sklady nebo všechny sklady. Uzavření skladu již neumožní realizaci dokladu před datum uzávěrky, stav skladu k datu je tedy stálý, nelze spustit stejnou uzávěrku podruhé. Storno skladové uzávěrky - stornuje skladovou uzávěrku Aktualizace stavů DSN - akce, která k položkám dané skladové uzávěrky napočte údaje o dodatečných souvisejících nákladech. Nápočet sloupců se v případě této akce provádí podle data realizace původních pohybových dokladů, na které byly dodatečné související náklady rozpuštěny, a lze je proto použít například k vyhodnocení skutečné marže. Jedná se o sloupce, které najdete po zobrazení položek uzávěrky v Nastav ve složce Aktualizované stavy DSN. Pohyb zásob Volba zobrazí pohyb zásob ve zvoleném období. Pomocí zaškrtávacích polí určujete, do jakých časových intervalů se má pohyb zásob rozpadnout. Je třeba zaškrtnout alespoň jedno pole. Pokud zaškrtnete pouze pole Vytvářet roční intervaly, uvidíte napočtené sloupce s množstvími a cenami v přehledu, který se zobrazí. Pokud však zaškrtnete některé z polí Vytvářet čtvrtletní intervaly, Vytvářet měsíční intervaly nebo Vytvářet týdenní intervaly, neuvidíte tyto sloupce vzhledem k jejich množství ve zobrazeném přehledu a je třeba si je zobrazit volbou Nastav. Oběh zboží 61

62 V poli Související náklady určujete, zda se mají hodnoty napočítat bez nebo včetně souvisejících nákladů. V poli Způsob započítání storen vybíráte z možností Výdaje = výdejky + storna příjemek ve sloupci Mn-příjmy budou příjmy plus storna výdejů, ve sloupci Mn-výdeje budou výdeje plus storna příjmů Výdaje = výdejky - storna výdejek ve sloupci Mn-příjmy budou příjmy mínus storna příjmů, ve sloupci Mn-výdeje budou výdeje mínus storna výdejů Na záložce Výběr druhu rozpadu lze vybrat kritérium, podle kterého se má přehled pohybu zásob rozpadnout. Například tak můžete vyhodnotit odděleně prodej a výdej do spotřeby. Vybíráte z možností: Bez rozpadu Řady dokladů Organizace Zakázky Po výběru rozpadu ještě můžete určit, které řady dokladů/organizace/zakázky se mají/nemají do přehledu zahrnout. Pohyb zásob vybraného zboží Stejně jako předcházející volba Pohyb zásob zobrazí pohyb zboží ve vybraném období, v tomto případě však pouze pro vybrané (označené) položky. Pohyby aktuálního zboží Volba vám zobrazí přehled všech pohybových dokladů toho zboží, na kterém jste nastaveni kurzorem, vystavených na všech skladech. Pohyby vybraného zboží V přehledu Stav skladu si označíte skladové karty, ke kterým chcete pohyby zobrazit. Volba vám zobrazí ty položky pohybových dokladů aktuálního skladu, kde byly na doklad zařazeny označené karty. Pohyby aktuálního skladu Volba vám zobrazí přehled všech skladových položek, které jsou zadané na všech druzích pohybových dokladů vystavených na aktuálním skladu. V přehledu můžete vidět celou řadu informací. Např. na jakém dokladu je položka zařazená (např. druh pohybového dokladu, číselnou řadu a číslo Oběh zboží 62

63 dokladu) dále v jakém množství a ceně byla na doklad zařazena atd. Tyto informace získáte úpravou přehledu pomocí volby Nastav. Pohyby všech skladů Tato volba zobrazí přehled všech skladových položek, které jsou zadané na všech druzích pohybových dokladů vystavených na všech skladech Jednotkové ceny Potvrzením volby otevřete přehled jednotkových cen té skladové položky, na které jste nastaveni kurzorovým řádkem. Jednotkové ceny systém počítá při realizaci příjmových a výdejových pohybových dokladů podle zadané metody evidence skladu. Přehled má pouze informační charakter, záznamy nelze pořizovat ani opravovat. Vlastnosti zobrazení přehledu můžete opět měnit pomocí volby Nastav Výrobní čísla Touto volbou zobrazíte přehled výrobních čísel, která jsou vedená u položky, na které jste v přehledu Stav skladu nastaveni kurzorovým řádkem. V přehledu výrobních čísel můžete zadávat nová výrobní čísla, rušit nebo opravovat již pořízené. Kromě toho si můžete zobrazit i pohyby výrobních čísel (pomocí pravého tlačítka myši v místní nabídce). Volbou místní nabídky Stav VČ dle umístění na zvoleném výrobním čísle si zobrazíte přehled všech umístění, na kterých se vyskytuje dané výrobní číslo. Volbou místní nabídky Dokumenty můžete ke stavu výrobního čísla připojit dokument Zařaď zboží do termínové slevy Na zboží lze poskytovat časově omezenou slevu. Termínované slevy definujete v přehledu Zboží a služby, Termínované slevy. Volbou Zařaď zboží do termínované slevy pak přiřazujete termínovanou slevu skladové kartě. Oběh zboží 63

64 5.2.8 Vyřaď zboží z termínové slevy Opačná volba k volbě Zařaď zboží do termínované slevy Mixování dokladů Volba je určena k přenosu dokladů mezi oddělenými pracovišti. Umožňuje přenášet vybrané doklady z jedné instalace systému Helios Orange do jiné instalace, např. na odloučeném pracovišti. Nejčastěji volbu využijete pro aktualizaci stavu skladů mezi vzdálenými pracovišti. Přenos probíhá tak, že na jednom pracovišti nejprve vybrané doklady vyexportujete a na druhém odděleném pracovišti je naimportujete. Přenos má svá vlastní pravidla, která musíte dodržet, jinak systém nedovolí doklady naimportovat. Jedná se o shodu vybraných číselníků a konstant na obou pracovištích. Přenos musí proběhnout mezi sklady, které mají stejné číselné označení. Číslo importovaného dokladu nesmí být v cílovém pracovišti obsazeno (program nedovolí vytvořit 2 doklady s duplicitním číslem). Doklady se importují vždy nerealizované, tzn. že je nutné po importu doklad zrealizovat, aby se pohyb promítl do stavu skladu. Po potvrzení volby Mixování dokladů se zobrazí Přehled dokladů pro mixování. Tento přehled obsahuje všechny pohybové doklady (příjemky, výdejky, objednávky, rezervace atd.), které byly vystaveny v aktuálním skladu (sklad, který máte momentálně otevřený). Program zobrazí všechny doklady bez ohledu na to, zda jsou realizované či nerealizované nebo zda jsou zaúčtované či ne. V Přehledu dokladů pro mixování provádíte vlastní import nebo export. Exportovat můžete kterýkoli označený doklad. Při označování využijte možnosti třídění, filtrování pomocí volby Nastav. Mix - Export - volbu naleznete v místní nabídce Přehledu dokladů pro mixování. Umožňuje vyexportovat označené doklady do TXT souboru. Potvrzením volby otevřete okno, kde je třeba zadat název souboru a cestu, kde se má soubor uložit. Funkce je určena především pro přenos dokladů mezi oddělenými pracovišti. Proto je struktura vyexportovaného souboru pevně dána a není ji možné pomocí volby Nastav měnit. Pokud chcete exportovat data za účelem jiného zpracování, využijte jiných nástrojů, např. volbu místní nabídky MS Office nebo funkci kopírování přehledu. Jejich podrobný popis viz kap. Volby místní nabídky a Ovládání. Mix - Import - volba umožňuje naimportovat doklady z TXT souboru vytvořeného volbou Mix - Export. Funkce je určena především pro přenos dokladů mezi oddělenými pracovišti. Struktura, ve které je Oběh zboží 64

65 možné pohybové doklady importovat, je pevně dána. Potvrzením volby otevřete okno pro vyhledání TXT souboru, který budete chtít načíst. Import zahájíte klepnutím na tlačítko Otevřít. Program při importu kontroluje číslo importovaného dokladu, číslo skladu a strukturu souboru. Naimportuje pouze ty doklady, jejichž číslo není v cílové databázi dosud použito a kde číslo skladu importovaného dokladu je shodné s cílovým skladem. Struktura souboru musí odpovídat předepsanému tvaru. Výsledek importu oznámí hlášením: Počet převedených záznamů: X. Počet nepřevedených záznamů: X. X = počet. Hlášení potvrďte tlačítkem OK. Věty, které neodpovídají předepsané struktuře, systém uloží do samostatného souboru s příponou REP. Název souboru je shodný s názvem importovaného souboru. Po potvrzení hlášky tlačítkem OK systém zobrazí přehled nenačtených záznamů - Přehled dokladů pro mixování - import. V tomto přehledu se zobrazí ty doklady, které mají číslo, které je v cílové databázi již použito a nebo číslo skladu importovaného dokladu je odlišné od čísla cílového skladu. Importem takovýchto vět by došlo k duplicitám a to systém nedovolí. S duplicitními záznamy můžete provádět další operace. Přehled operací najdete v místní nabídce. Nový import - touto volbou provedete import dalšího TXT souboru. Dokud bude přehled nepřevedených dokladů obsahovat alespoň 1 záznam, bude se vám po výběru volby Mix - import (v Přehledu dokladů pro mixování) vždy tento přehled otevírat. Pro načtení nového souboru použijete volbu Nový import. Otevře se vám okno s přehledem disků, adresářů a souborů. Po výběru souboru program opět načte ty záznamy, které mají odpovídající strukturu a číslo, které v cílovém číselníku dosud není použito. Ostatní záznamy zařadí do přehledu nepřevedených dokladů - Přehled dokladů pro mixování - import. Převod označených dokladů - opětovný pokus o převedení vybraných (označených) dokladů z přehledu nenaimportovaných do cílového přehledu. Pokud záznam projde kontrolou a převede se, dojde k jeho vymazání z přehledu nenaimportovaných dokladů. Systém vám výsledek akce opět oznámí hlášením. Počet převedených záznamů: X. Počet nepřevedených záznamů: X. Oběh zboží 65

66 X = počet. Hlášení potvrďte tlačítkem OK. Mazání imp. tabulek - touto volbou vymažete všechny nepřevedené doklady z Přehledu dokladů pro mixování - import Kopie kmenové karty Umožňuje vytvořit kopii kmenové karty, na které právě stojíte kurzorem. Pouze musíte upravit pole Registrační číslo, neboť do něj systém dosadí původní hodnotu + písmeno "K" (kopie). V přehledu Zboží a služby vznikne kopie kmenové karty, která se zařadí na aktuální sklad Hlídáno Přehled zobrazí, zda je dané zboží "hlídáno" pro odběratele a na kterých dokladech. Hlídání lze nastavit u rezervací a expedičních příkazů. Podmínkou je nastavení parametru Hlídání dokladů u příslušného druhu dokladu na Ano v číselníku Druhy dokladů pohybu zboží Umístění Umístění aktuálního zboží - volba zobrazí seznam skladových umístění přiřazených aktuálnímu zboží a stavy na těchto umístěních. Jedno z umístění může být vybráno jako Přednastavené. Volbou Nový přiřazujete ke zboží další umístění, ve kterých se může dané zboží nacházet. Množství na jednotlivých umístěních (skladových pozicích) se aktualizuje realizací pohybového dokladu, na kterém je umístění zadáno. Přesun mezi jednotlivými umístěními bez vystavení pohybových dokladů lze provést buď volbou Přesun množství v přehledu Stav skladu, Umístění aktuálního zboží nebo volbou. Číselník všech umístění pro daný sklad definujete v přehledu Pomocné číselníky, Organizační struktura, buď volbou místní nabídky Umístění nebo na čtvrté záložce 4 - Skladové pozice - Umístění editačního formuláře. Umístění veškerého zboží - volba zobrazí seznam skladových umístění přiřazených všem kartám Stavu skladu. Volby místní nabídky mají stejnou funkcionalitu jako v přehledu Umístění aktuálního zboží. Umístění vybraného zboží - volba zobrazí seznam skladových umístění přiřazených označeným kartám Stavu skladu. Volby místní nabídky mají stejnou funkcionalitu jako v přehledu Umístění aktuálního zboží. Změna umístění aktuálního zboží - volba umožňující změnu umístění aktuálního zboží bez vystavení pohybového dokladu. Po potvrzení volby se objeví stromová struktura umístění aktuálního zboží včetně rozpadu na umístění výrobních čísel. Ve stromové struktuře vidíte i neumístěné množství. Přesun z jednoho umístění na druhé se provádí prostým Oběh zboží 66

67 tažením myši, tj. nastaví se kurzor na požadovaný řádek a metodou drag and drop se zásoba přesune na požadované umístění. Tvorbu nových umístění a jejich případný výmaz je možno provést přímo z formuláře ze stromečku Změny umístění. Slouží k tomu dvě tlačítka a případně i nové akce kontextového menu "Nové umístění" a "Přehled umístění". Po provedení akcí je stromeček přegenerován a zobrazuje tedy stále aktuální informace. Množství na jednotlivých umístěních vycházejí z toho, co je zadáno na položce dokladu na záložce 3-Popis, pole Umístění. Změna umístění veškerého zboží - volba umožňující změnu umístění aktuálního zboží bez vystavení pohybového dokladu. Po potvrzení volby se objeví stromová struktura umístění veškerého zboží na aktuálním skladu. Pokud jsou u zboží nadefinované přepočty měrných jednotek, je možné zvolit si měrnou jednotku, ve které se zobrazí množství ve stromečku a ve které proběhnou případné změny umístění. Ve stromové struktuře vidíte i neumístěné množství. Přesun umístění provádíte prostým tažením myši a případnou opravou množství, které přesouváte. Historie změn umístění aktuálního/veškerého/vybraného zboží - přehled provedených změn v umístění. Stav zásob dle umístění a VČ - umístění zboží lze sledovat i ve vztahu k výrobním číslům. Přehled zobrazuje stav aktuálního zboží po umístěních a výrobních číslech. Oběh zboží 67

68 5.3 Inventura Oběh zboží Stav skladu Inventura Potvrzením hlavní nabídky Oběh zboží - Stav skladu - Inventura se zobrazí přehled inventur provedených na daném skladě. Jedná se o přednastavený sklad nebo o sklad, který jste si vybrali z přehledu organizační struktury. Informaci o tom, ve kterém skladu se momentálně nacházíte, naleznete ve stavovém řádku. Poklepáním na číslo organizační jednotky se můžete přepnout do jiného skladu. Každá inventura obsahuje informace o fyzickém množství, množství ve skladové evidenci a inventurním rozdílu jednotlivých položek. Při zadávání inventury můžete pomocí voleb místní nabídky generovat položky inventury a generovat pohybové doklady pro vyrovnání inventurních rozdílů. Vzhled přehledu a způsob setřídění záznamů závisí na uživatelském nastavení a můžete jej měnit pomocí volby Nastav Nový Formulář Inventura je rozdělen na 3 záložky: 1 Inventura 2 Položky 3 - Inventurní komise Záložka 1 - Inventura [1] Základní údaje Popis - textový popis inventury Typ inventury - vybíráte, zda se jedná o množstevní nebo finanční inventuru. Podle typu inventury můžete pak u jednotlivých položek inventury zadávat buď inventurní množství, nebo inventurní finanční stav, ale ne obojí Druh vstupní ceny - zadáváte, zda se cena u finanční inventury vztahuje k jednotce množství nebo k celkovému množství Datum vytvoření - datum vytvoření inventury Datum schválení - datum schválení inventury Datum uzavření - datum uzavření inventury Datum uzavření musí být vyplněno v okamžiku, kdy chcete generovat rozdílové doklady volbou Generování skladových dokladů. Řada dokladu pro příjem - dokladová řada, do které budou vystaveny volbou Generování skladových dokladů příjemky pro příjem Oběh zboží 68

69 [2] Definice inventurních přebytků. Vybíráte z číselníku Druhy dokladů pohybu zboží. Řada dokladu pro výdej - dokladová řada, do které budou vystaveny volbou Generování skladových dokladů výdejky pro výdej inventurních úbytků. Vybíráte z číselníku Druhy dokladů pohybu zboží. Předvyplňovat - určujete, jakou hodnotu má program při zařazování položek na inventuru vyplnit do pole Množství inventury. Jestliže pole není zaškrtnuto, budou ve sloupci Množství inventury předvyplněny nuly. Jestliže pole je zaškrtnuto, budou ve sloupci Množství inventury předvyplněny stejné hodnoty jako ve sloupci Množství na skladě, což odpovídá nulovým inventurním rozdílům. Generovat položky (stav skladu) s ev. množstvím - volíte způsob, jakým se budou generovat položky inventury. Vybíráte z možností: o Jakýmkoliv - do přehledu položek inventury se vygenerují všechny položky, i ty, které mají ve stavu skladu nulové množství. o Různým od nuly - vygenerují se pouze ty položky, které mají ve stavu skladu nenulové množství. Pokud najdete inventurní přebytek u položky, která má v systému nulový stav sklad, lze takovou položku na inventuru dodatečně přidat na záložce 2- Položky volbou Nový. Výrobní čísla - u množstevní inventury můžete zaškrtnutím pole určit, že se na položkách inventury budou zadávat i výrobní čísla. To platí i pro generování položek inventury. Generovat položky (výrobní čísla) s ev. množstvím - volíte způsob, jakým se budou generovat položky inventury. Vybíráte z možností: o Jakýmkoliv - do přehledu položek inventury se vygenerují všechny položky, i ty, které mají nulové množství na výrobních číslech. o Různým od nuly - vygenerují se pouze ty položky, které mají nenulové množství na výrobních číslech. Pokud najdete inventurní přebytek u položky, která má v systému nulový stav na výrobních číslech, lze takovou položku na inventuru dodatečně přidat na záložce 2-Položky volbou Nový. Umístění - u množstevní inventury můžete zaškrtnutím pole určit, že se na položkách inventury budou zadávat i umístění. To platí i pro generování položek inventury. Generovat položky (umístění) s ev. množstvím - Volíte způsob, jakým se budou generovat položky inventury. Vybíráte z možností: o Jakýmkoliv - do přehledu položek inventury se vygenerují všechny položky, i ty, které mají nulové množství na umístěních. Oběh zboží 69

70 [3] Zpracoval, schválil o Různým od nuly - vygenerují se pouze ty položky, které mají nenulové množství na umístěních. Pokud najdete inventurní přebytek u položky, která má v systému nulový stav na umístěních, lze takovou položku na inventuru dodatečně přidat na záložce 2-Položky volbou Nový. Zaměstnanec zpracoval - Číslo, Příjmení, Jméno - údaje o zaměstnanci, který inventuru zpracoval. Vybíráte z číselníku zaměstnanců. Kontaktní osoba zpracoval - Číslo, Příjmení, Jméno - údaje o kontaktní osobě, která inventuru zpracovala. Vybíráte z číselníku kontaktních osob. Zaměstnanec schválil - Číslo, Příjmení, Jméno - údaje o zaměstnanci, který inventuru schválil. Vybíráte z číselníku zaměstnanců. Kontaktní osoba schválil - Číslo, Příjmení, Jméno - údaje o kontaktní osobě, která inventuru schválila. Vybíráte z číselníku kontaktních osob. Záložka 2 - Položky Záložka 2 - Položky obsahuje přehled položek zařazených na inventuru. Volbou místní nabídky Nový máte možnost zařadit na inventuru vybrané položky. Otevře se formulář pro zadání inventurních hodnot položky. Najdete v něm pole: [1] Zboží [2] Vlastnosti Pole pro zadání zboží - výchozí způsob zadání položky závisí na nastavení konstanty Inventura - způsob zadání. (Možnosti, Konfigurace/správa systému, Oběh zboží, Položky dokladů). Zadávat můžete podle Registračního čísla, Čísla zboží (Skupina+Reč. číslo), Názvu 1, SKP, Čárového kódu, Doplňkového kódu, Výrobního čísla. Změna způsobu zadání se provádí kombinací kláves Shift+Ctrl+číslice (viz kontextová nápověda v poli). Skupina, Registrační číslo, Název 1 - pole pro zadání položky podle uvedených údajů. Návazný přehled je setříděn podle toho údaje, ze kterého do přehledu vstoupíte přes tlačítko se třemi tečkami. V případě provádění množstevní inventury jsou zde pole pro zadání množství, příp. výrobního čísla a umístění. V případě finanční inventury je zde pole pro zadání ceny. Výrobní číslo (umístění) - pokud je na záložce 1 - Inventura zaškrtnuto pole Výrobní čísla (umístění), můžete provádět inventuru podle Oběh zboží 70

71 [3] Poznámka výrobních čísel (umístění) a můžete i zadávat nová výrobní čísla (umístění): na řádku inventury, na kterém není výrobní číslo (umístění), dáte Oprava, na poli Výrobní číslo (umístění) vstoupíte do návazného číselníku a zde zadáte nové výrobní číslo (umístění). Na řádku inventury, na kterém není uvedeno výrobní číslo (umístění) vidíte rozdíl "Množství na stavu skladu mínus Suma množství na všech výrobních číslech" (umístěních). Může zde být i záporné číslo, což znamená, že stav na výrobních číslech (umístěních) je vyšší než stav skladu. Inventurní množství v MJ, Množstevní jednotka - v případě množstevní inventury zadáváte zjištěné inventurní množství a inventurní měrnou jednotku. Cena - v případě finanční inventury zadáváte inventurní finanční stav. Libovolná poznámka k položce inventury. V místní nabídce na záložce 2 - Položky najdete dále volby: Odblokování/Zablokování položky - na položce můžete Povolit/Zakázat opravu inventurních údajů. Generování položek inventury - všechny - volba zařadí na inventuru všechny položky daného skladu. Generování položek inventury - označené - zařadí na inventuru položky, které označíte ve stavu skladu. Záložka 3 Inventurní komise Na záložce 3 - Inventurní komise vidíte složení inventurní komise. Vybíráte z číselníku zaměstnanců. Změny ve formuláři inventury uložíte tlačítkem OK. Tlačítkem Storno opustíte formulář. V tom případě systém zkontroluje, zda jste ve formuláři neprovedli změny. Pokud ano, zeptá se: Uložit změny? Tlačítkem Ano změny uložíte a vrátíte se zpět do přehledu. Tlačítkem Ne se vrátíte do přehledu stavu skladu bez uložení změn. Tlačítkem Storno změny neuložíte, ale zůstanete ve formuláři. Oběh zboží 71

72 5.3.2 Oprava Tato volba slouží k prohlížení a opravě formuláře inventury. Po výběru volby se otevře formulář té inventury, na které jste nastaveni kurzorovým řádkem Generování položek inventury Volba umožňuje vygenerovat položky inventury. To znamená, že na inventuru program zařadí všechny položky daného skladu. Hodnoty Množství na skladě a Finanční stav program naplní podle stavu skladu na skladových kartách. Hodnota, kterou program naplní do hodnoty Inventurní množství' (resp. CC bez daní pro Finanční inventuru), závisí na zaškrtávacím poli Předvyplňovat ve formuláři inventury. Jestliže pole není zaškrtnuto, budou ve sloupci Inventurní množství (resp. CC bez daní) nuly. Jestliže pole je zaškrtnuto, bude se Inventurní množství (resp. CC bez daní) rovnat Množství na skladě' (resp. Finančnímu stavu). Pokud je na záložce 1 - Inventura zaškrtnuto pole Výrobní čísla, vygenerují se položky inventury včetně výrobních čísel. Lze tedy udělat inventuru po výrobních číslech. Položka se vygeneruje do inventury tolikrát, kolik má výrobních čísel nenulového stavu, plus k tomu ještě jedna položka na "zbytek", tj. na stav skladu mínus součet množství všech výrobních čísel. Pozor, pokud znovu spustíte generování položek inventury, hodnoty se nepřepíší aktuální stavem skladu, pouze se doplní nově založené skladové karty. Pokud chcete položky přegenerovat, tzn. změnit množství na aktuální hodnoty, musíte původní položky inventury nejdříve smazat Generování skladových dokladů Volbou vygenerujete pohybové doklady pro inventurní příjem a výdej. V případě množstevní inventury se na inventurní příjemku a výdejku zařadí z inventury pouze ty položky, u kterých se liší množství a inventurní množství, tj. doklady se vygenerují na inventurní rozdíly. V případě finanční inventury se na inventurní příjemku a výdejku zařadí z inventury všechny položky. Pokud se výdejkou vygenerovanou z inventury vydávají položky, u kterých je množství na skladě hlídáno rezervací nebo expedičním příkazem, hlídání se při realizaci ignoruje a doklad se podaří zrealizovat. Oběh zboží 72

73 Algoritmus pro stanovení ceny na položce příjemky při množstevní inventuře je následující: V okamžiku generování položek inventury Helios Orange překlopí sloupce Množství a Finanční stav ze stavu skladu na položku inventury. Při generování příjemky pak vezme hodnotu ze sloupce Finanční stav skladu na inventuře a vydělí ho sloupcem Množství na skladě (tedy finančního stavu skladu bez SN v okamžiku generování položek inventury) tím získá jednotkovou cenu položky na příjemce. V případě výdejek Helios odepíše ze skladu aktuální skladovou cenu. Po realizaci některého z vygenerovaných dokladů je tato akce nevratná Zrušení vygenerovaných dokladů V případě, že žádný z vygenerovaných skladových dokladů není realizován, je možné touto volbou doklady zrušit Inventurní vyrovnání VČ a umístění Pokud provádíte inventuru podle výrobních čísel nebo podle umístění nebo podle obojího, slouží volba k dorovnání inventurních rozdílů v těchto údajích. Inventurní vyrovnání provádí systém takto: Jestliže je rozdíl mezi součtem množství dané položky na (všech jejích) výrobních číslech (umístěních) v systému a součtem množství na výrobních číslech (umístěních) zjištěným při inventuře, zařadí se položka na rozdílový doklad příjemka/výdejka a rozdíl stavu výrobního čísla (umístění) se přijme/vydá. Jestliže se součet množství položky na výrobních číslech (umístění) v systému rovná součtu množství na výrobních číslech (umístěních) zjištěnému při inventuře, položka se nezařazuje na rozdílový doklad. Potřebné úpravy stavů výrobních čísel (umístění) se provedou přímo na jednotlivých výrobních číslech (umístěních). Provedené změny si pak lze zobrazit na položkách inventury v Nastav, ve sloupcích nazvaných Rozdíl v umístění... a Rozdíl VČ Najdi doklad - příjemku Pokud je z inventury vygenerovaná příjemka na inventurní rozdíly, přepne se program touto volbou do přehledu Příjemky a nastaví se na vygenerovaný doklad. Oběh zboží 73

74 5.3.8 Najdi doklad - výdejku Pokud je z inventury vygenerovaná výdejka na inventurní rozdíly, přepne se program touto volbou do přehledu Výdejky a nastaví se na vygenerovaný doklad Metodický postup pro provedení inventur Pro správné provedení inventur je nezbytně nutné je dopředu naplánovat nejen organizačně, ale i z pohledu přípravy dat v informačním systému, a zkombinovat inventuru s využitím dalších funkcí. Zde najdete doporučený postup jednotlivých kroků včetně jejich pořadí. 1) Před zahájením fyzických inventur i jejich vykazování v systému bezpodmínečně musí být zrealizovány všechny doklady měnící stavy skladů (příjemky, storna příjmů, výdejky, storna výdejů) s požadovaným datem naskladnění (tzn. datem realizace) do data rozhodného pro inventuru (včetně tohoto data). Zároveň nesmí být realizovány žádné doklady měnící stav skladů s datem realizace po datu rozhodném pro inventuru. Používáte-li modul výroba, je nezbytné mít v Helios Orange "vyrobené" všechny polotovary, které máte fyzicky vyrobené a budete je inventarizovat. Tj. musí na ně být vydán veškerý materiál a polotovary být přijaté na sklad. Dále je nezbytné vyřešit záměny skladových karet, pokud se toto téma týká provozovaného skladu. (Příkladem mohou být samostatné skladové karty jednoho výrobku pro každé z barevných či velikostních provedení. Takové karty se snadno zamění na dokladech a přebytky jedné karty jsou kompenzovány ztrátami na druhé. Celkové množství a finanční stav za více karet dohromady ale souhlasí.) Cílem je, aby rozdíly v inventuře byly pokud možno opravdu jen inventurní rozdíly, které nelze jinak vysvětlit. 2) Stav skladu, kdy jsou realizovány výhradně všechny doklady do data inventury, je nutno uzamknout. Uzamčení skladu neřeší inventurní doklad, ale funkce Stav skladu k datu. Najdete ji v přehledu Stav skladu -> funkce na pravém tlačítku myši -> Přehledy -> Stav k datu. Zde je přes Nový nutno zadat datum inventury (např ) a následně provést skladovou uzávěrku (viz funkce na pravém tlačítku myši). 3) Neprodleně po uzamčení skladu doporučujeme založit inventurní doklad (přehled Stav skladu -> další úroveň menu s přehledem Inventura -> v něm funkce Nový) a především do tohoto dokladu načíst veškeré skladové karty, které se budou inventarizovat. Jestliže se provádí inventura k poslednímu dni účetního období, musí být inventurní doklad zadán ještě v končícím období. Důrazně upozorňujeme na důležitost provedení tohoto kroku až po realizování všech dokladů ovlivňujících sklad do data inventury včetně, ale Oběh zboží 74

75 zároveň dříve, než bude realizován první skladový doklad s datem realizace po datu inventury! Funkcionalita inventury přebírá do skladového množství výhradně aktuální hodnotu ze skladové karty a tuto hodnotu nelze následně nijak uživatelsky měnit. Tato hodnota se porovnává se zjištěným inventurním stavem a rozdíl hodnot určuje případné množství na inventurní příjemce či výdejce, tzn. výnosy a náklady společnosti. (Skladové množství na položce inventury nelze žádným způsobem zadat zpětně. Nelze např. převzít množství ze stavu skladu k datu!) 4) V této chvíli máte v Helios Orange připraven inventurní doklad, do kterého budete následně zadávat zjištěná množství při inventuře. Zároveň můžete začít realizovat skladové doklady s datem realizace po datu inventury. (Uzamčení stavu skladu k datu inventury, viz druhý bod tohoto postupu, vám zajistí, že nepůjde zpětně realizovat žádný doklad před datumem inventury.) 5) Až budete mít fyzicky provedenu inventuru, můžete zjištěná množství zadávat do dokladu inventury. Zadávání může být postupné, lze ho provádět dle vašich kapacitních možností (a samozřejmě dle potřeby, do kdy musíte mít dokončeny inventury, včetně jejich vlivu na ekonomiku firmy). 6) Po zadání všech inventarizovaných položek je třeba uzavřít inventuru zadáním Datumu uzavření inventury. Dle tohoto datumu budou následně generovány inventurní příjemka a výdejka do příslušného období (tzn. zpravidla k poslednímu dni inventarizovaného období). Vzhledem ke skladové uzávěrce tato příjemka a výdejka nepůjdou realizovat. Doporučujeme ale oba doklady zkontrolovat. 7) Před realizací inventurní příjemky a výdejky je třeba nejprve zrušit skladovou uzávěrku k danému dni. Následně je možné doklady zrealizovat. Datum realizace by měl být k poslednímu dni inventarizovaného období. Posledním krokem je opětovné provedení skladové uzávěrky a tím uzamčení skladu do data inventury včetně. Všechny tři kroky je nutno provést těsně po sobě, bez prodlev, aby ve chvíli otevřeného skladu neproběhl pokus o zpětnou realizaci příjmu či výdeje do již zinventarizovaného období. V této souvislosti je třeba dát pozor na konstantu Dotaz pro pozdější realizaci v konfiguraci Heliosu, která může být nastavena na Datum vystavení dokladu, a tím uživateli bez varování zrealizovat inventurní příjemku a výdejku až do nového období. Doporučujeme mít konstantu nastavenu na hodnotu Dotaz, kdy Helios při zpětné realizaci žádá uživatele o výběr datumu, ke kterému má být realizováno. 8) Pokud společnost eviduje výrobní čísla, umístění nebo jejich kombinaci, nesmí zapomenout neprodleně po vygenerování a realizaci inventurních Oběh zboží 75

76 pohybových dokladů spustit nad dokladem inventury funkci Vyrovnání VČ a umístění. 9) Zaúčtováním inventurní příjemky a výdejky je proces inventury uzavřen. Proces inventury, doporučujeme, by měl proběhnout v co možná nejkratším čase. Cílem je srovnat fyzický a evidenční stav skladu! Nejčastější příčinou problémů při inventuře je chybně připravený inventurní doklad (viz body 1 3). Buď po jeho vzniku ještě byly realizovány skladové pohyby s datem před inventurou. Nebo (a to častěji) uživatelé provedli realizaci skladových pohybů již i v novém období po datu inventury. Výsledkem je, že aktuální skladové množství na skladové kartě neodpovídá skladovému množství požadovanému na inventurním dokladu, s nímž bude následně porovnán fyzický stav zjištěný při inventuře. Vzhledem k tomu, že do skladového množství na inventurním dokladu nelze načíst jiný údaj, než aktuální stav skladu, stává se doklad inventury nepoužitelným a uživatel musí provést inventuru manuálně mimo Helios. V takovém případě je možné postupovat takto: Proveďte kroky 1 a 2 z výše uvedeného postupu, tzn., budou realizovány všechny doklady do data inventury a sklad bude uzamčen Výsledkem kroku 2 bude vypočtený stav skladu k datu, který lze zobrazit a následně vyexportovat do MS Excelu. Zadání inventurních množství a spočtení rozdílů musíte provést v MS Excelu. Případné inventurní příjemky a výdejky je nutno pořídit, realizovat a zaúčtovat stejně jako běžné skladové doklady. Oběh zboží 76

77 6 Příjemky Oběh zboží Příjemky Potvrzením hlavní nabídky Oběh zboží, Příjemky se zobrazí přehled příjmových dokladů. Vzhled tohoto přehledu, způsob setřídění záznamů a filtrování závisí na uživatelském nastavení pomocí volby Nastav. V této kapitole je popsána práce s pohybovými doklady pro příjem, což jsou doklady, kterými zvyšujete stav zásob na skladě, a jejich storno. Pohybové doklady jsou základní doklady pro práci se skladovou evidencí. Jsou to jediné doklady, které "realizací" ovlivní stav skladu. Práce s pohybovým dokladem je složena z několika kroků. Prvním krokem je vystavení dokladu. To znamená, že vyplníte formulář pohybového dokladu a doklad zapíšete do přehledu příjmových dokladů. Tím se doklad sice dostane do přehledu již vystavených dokladů, ale ještě nedojde ke změně stavu skladu. Druhým krokem je realizace dokladu. Teprve realizací dojde k promítnutí položek zboží na dokladu do stavu skladu a k dosazení evidenční (skladové) ceny na doklad. Evidenční cena je cena, která vstupuje do účetnictví. Doklad, který není realizován, lze libovolně opravovat nebo z přehledu vymazat. Nemá však vliv na stav skladu. Realizovaný doklad lze pouze stornovat, tzn. vystavit nový, opravný doklad. Třetím krokem je případné zaúčtování dokladu, tedy vystavení účetního zápisu do deníku v modulu Účetnictví. Pomocí nabídky Nastav si můžete nechat zobrazit informaci o tom, zda je doklad realizovaný a zaúčtovaný. Dle těchto sloupců lze přehled setřídit nebo vyfiltrovat, takže rychle uvidíte nerealizované nebo nezaúčtované doklady. Přehled pohybových dokladů je vždy pouze k aktuálnímu středisku (skladu), které je zobrazeno na stavovém řádku. Poklepáním na ikonu nebo klepnutím pravého tlačítka myši a vybráním akce Změna střediska se zobrazí organizační Oběh zboží 77

78 struktura a z ní si vyberete sklad, jehož doklady chcete zobrazit. V nabídce Možnosti, Uživatelské konstanty - lokální, Oběh zboží si lze přednastavit sklad, který nejčastěji používáte. Než začnete vystavovat doklady pro příjem zboží, je nutné nejdříve nastavit číselné řady v číselníku Druhy dokladů pohybu zboží a Globální konstanty. Pro vystavení nového dokladu musíte znát několik věcí: Dodavatele Zboží Množství a ceny Zboží nelze přijmout za nulovou cenu. 6.1 Formulář Pokud chcete vystavit nový pohybový doklad pro příjem zboží, zvolíte nabídku Nový. Po jejím potvrzení se otevře číselník druhů pohybových dokladů pro příjem (viz kap. Druhy dokladů pohybu zboží), ve kterém vyberete číselnou řadu příjemky. Kurzorovým řádkem se nastavte na druh dokladu, který chcete použít, a pomocí kombinace kláves <Ctrl><Enter> otevřete formulář nového dokladu. Pokud je nadefinovaná jenom jedna číselná řada, výběr z číselníku řad se nenabídne a rovnou se otevře formulář nového dokladu. Oběh zboží 78

79 Formulář se skládá z několika záložek. V záhlaví formuláře je typ a číslo dokladu. Tyto údaje systém generuje sám na základě vyplněných údajů u typu dokladu a nelze je měnit Záložka 1 Hlavička Záložka je rozdělena do sekcí, např. [1] Organizace, parametry ceny; [2] Datum, měna, doplňkové informace atd. Jednotlivé sekce je možné klikáním myší na název sekce nebo na znak šipky v záhlaví sekce sbalit a rozbalit podle vaší potřeby. Také je možné pro rozbalování použít kombinaci kláves Ctrl+Alt+číslo. Po opuštění editačního formuláře si systém pamatuje, které sekce byly rozbaleny/sbaleny, a při dalším otevření formuláře toto nastavení zachová. [1] Organizace, parametry ceny Dodavatel - první položkou, na které je nastaven kurzor, je číslo dodavatele. Pokud do číselníku organizací vstoupíte pomocí tlačítka v poli Číslo organizace, bude číselník setříděn podle čísla. Pokud do Oběh zboží 79

80 číselníku organizací vstoupíte přes pole Název organizace, bude číselník setříděn podle názvu. Organizaci vyhledáte a přenesete do formuláře dokladu. Společně s číslem se přenese i název dodavatele. Pokud dodavatele zadáte přímo do formuláře, systém provede kontrolu proti stávajícímu číselníku. Při zadání neexistujícího údaje se otevře číselník a máte možnost organizaci vyhledat a přenést, nebo založit nově. Postup při zakládání karty nové organizace viz kap. Číselníky, Organizace. Místo určení - do položky Místo určení lze přenést adresu z číselníku organizací. Místo určení se zadává do číselníku organizací jako samostatná organizace. Příjemce - do položky Příjemce lze přenést adresu z číselníku organizací. Místo určení se zadává do číselníku organizací jako samostatná organizace. Druh vstupní ceny o JC bez daní Kč o JC s DPH Kč o CC bez daní Kč o CC s DPH Kč o JC bez daní valuty o JC s DPH valuty o CC bez daní valuty o CC s DPH valuty o JC se SD o CC se SD o JC se SD valuty o CC se SD valuty kde JC = jednotková cena, CC = celková cena, s DPH = cena včetně DPH i spotřební daně, se SD = včetně spotřební daně a bez DPH Vybíráte, jaký druh ceny budete na doklad zadávat. Typ ceny se bude automaticky nabízet při zadání množství a ceny konkrétního zboží či služby. U každého zboží či služby však můžete tuto hodnotu změnit. Sazba DPH, Sazba SD - vybíráte z číselníku sazeb daní, která daň a v jaké výši se vám má při zadávání přednabízet. Při zadávání ceny a množství lze změnit. Pokud máte sazbu daně na vstupu vyplněnu v kartě zboží, není nutné toto pole vyplňovat, sazba se sama vyplní při vybrání zboží na doklad. Ceník - tato volba slouží k zadání ceníku, podle kterého se budou do položek na příjemce doplňovat ceny. Seznam ceníků se nabízí zafiltrovaný podle toho, jak je nastavená konstanta Možnosti, Konfigurace/správa systému, Oběh zboží, Ceny, Filtrovat nabízené ceníky pro doklad dle organizace, Ctrl+Enter. Druh dokladu převodu - toto pole je nutné vyplnit pouze u dokladu pro převod zboží mezi sklady. Spolu s následujícím polem Číslo skladu pro Oběh zboží 80

81 převod vám umožní automaticky vystavit návazný doklad Například "Výdejka převodka" - "Příjemka převodka". Z číselníku typů dokladů vybíráte druh dokladu, který se automaticky vygeneruje na návazném skladě. Vygenerování dokladu proběhne při realizaci tohoto dokladu. Číslo skladu pro převod - toto pole je nutné vyplnit pouze u dokladu pro převod zboží mezi sklady. Spolu s předcházejícím polem Druh dokladu převodu vám systém umožní automaticky vystavit návazný doklad. Například "Výdejka převodka" - "Příjemka převodka". [2] Datum, měna, doplňkové informace Datum případu - systém sám vyplní aktuální datum. Změnit lze přepsáním nebo zmáčknutím tlačítka Zobrazí se vám kalendář, ze kterého vyberete požadované datum. Datum vystavení - systém sám vyplní aktuální datum, lze změnit. Období stavu - pokud používáte číselník Období stavu, můžete zde přiřadit příjemce příslušné období stavu Měna - pomocí listovacího tlačítka otevřete číselník měn a vyberete měnu, kterou budete zadávat na doklad. Pokud jste kurz dosazovali pomocí kurzovního lístku, název měny se vyplní sám. Datum kurzu - datum se doplňuje podle data kurzu nalezeného v kurzovním lístku. Dohledávájí se kurzy s datem kurzu stejným nebo nižším než je datum případu. Při změně data případu se kurz automaticky dohledává znovu. Kurz - pokud chcete zadat ceny v cizí měně, použijete přednastavený kurz, který si přenesete z kurzovního lístku, nebo přímo hodnotu kurzu vyplníte v tomto poli. Množství Kurz - hodnota vyjadřující počet jednotek zadané cizí měny. Pokud zadáváte kurz přes kurzovní lístek, počet jednotek se vyplní podle hodnoty v něm vyplněné. Dodavatelská faktura - zde zadáváte číslo dodavatelské faktury, které můžete při zaúčtování dokladu do modulu Účetnictví přenést jako párovací znak. Objednávka - zadáváte číslo objednávky, na jejímž základě vám bylo dodáno zboží nebo materiál. Forma úhrady - máte možnost zadat formu úhrady. Druh dopravy - vybíráte z číselníku druh dopravy. Například: Vlastní, Kurýrem, atd. Popis dodávky - libovolná textová položka. Lze zobrazit pomocí Nastav. [3] Poznámky Poznámka textová pole pro vypsání libovolných doplňujících údajů, lze vytisknout na formuláři. Oběh zboží 81

82 [4] Účetní vazby Nákladové středisko - určujete středisko pro vyhodnocení a účtování. Zde zadané středisko má přednost před střediskem (skladem), ze kterého jsou položky příjemky. Vybíráte z číselníku Organizační struktura. Číslo zakázky, Nákladový okruh, Vozidlo, Zaměstnanec - zadáváte vámi sledované potřebné údaje. Vybíráte z číselníků. Vyplněné pole mají význam pro vyhodnocení, dohledání a účtování dokladu. Účetní kód - výběrem z číselníku zadáváte předpis účetní souvztažnosti, která bude tvořit základ účetního zápisu do modulu Účetnictví. [5] Kontaktní zaměstnanec a osoba Akce Kontaktní zaměstnanec - tato volba slouží k zadání kontaktní osoby na doklad. Údaje navázané k zaměstnanci přes volbu kontakty, jako např. telefon nebo , pak budou moci být zobrazeny v tisku. Kontaktní osoba - tato volba slouží k zadání kontaktní osoby na doklad. Údaje navázané ke kontaktní osobě přes volbu kontakty, jako např. telefon nebo , pak budou moci být zobrazeny v tisku. V panelu nástrojů v záhlaví formuláře příjemky najdete tlačítko Akce. Umožňuje následující: Aktualizovat ceny položek podle aktuální cenotvorby - volba pro aktualizaci cen na položkách dokladu podle standardních pravidel cenotvorby. Po spuštění akce se objeví okno s možností určit, jestli se mají také aktualizovat Sazby DPH, Sazby SD a Akce. Akce samotná provádí přepočet položek s tím, že respektuje druh vstupní ceny, množství a měrnou jednotku. Jestliže má položka zamknutou cenu, pak se pouze provede aktualizace sazby DPH a SD z kmene zboží (pokud je to povoleno) a provede přepočet s aktualizací slev. Aktualizace slev - tato volba spustí přepočet všech slev zadaných na dokladu. Poznámky k dokladům - v přehledu Poznámky k dokladům zadáte nejčastěji používané doplňkové texty k příjemkám (vytvoříte seznam poznámek). Tyto texty lze pak jednoduše vyvolat a vybraný text přenést kombinací kláves <Ctrl><Enter> do příjemky. Můžete rovněž povolit přístup k těmto textům i z jiných druhů dokladů zaškrtnutím příslušného políčka. Můžete poznámky také označit jako Přednastavené - všechny texty takto označené se budou automaticky doplňovat do nově otevřených dokladů. Oběh zboží 82

83 Ceník - tato volba slouží k zadání ceníku, podle kterého se budou oceňovat položky na příjemce. Seznam ceníků se nabízí zafiltrovaný podle toho, jak je nastavená konstanta Možnosti, Konfigurace/správa systému, Oběh zboží, Ceny, Filtrovat nabízené ceníky pro doklad dle organizace. Zaokrouhlení - volba zobrazí, jak je příjemka zaokrouhlena. Zde můžete změnit způsob zaokrouhlení pouze pro tu příjemku, se kterou právě pracujete. Způsob zaokrouhlení na ostatních příjemkách zůstane nezměněný. Intrastat & PONx - v případě, že z příjemek generujete hlášení Intrastat, můžete zde zadat potřebné údaje pro toto hlášení. Hlášení pak lze vygenerovat v přehledu Příjemky volbou místní nabídky Intrastat, Generování měsíčního hlášení Záložka 2 Sumace a slevy Zobrazení a rozepsání jednotlivých základů daně, částek daně a ceny s daní Záložka 3 Položky Na této záložce se zobrazují všechny položky zadané na dokladu. Pomocí funkce Nastav si můžete nechat zobrazit libovolné údaje o položce. V dolní části obrazovky je informace o celkové částce na dokladu a počtu kusů na položce, na které jste nastaveni kurzorovým řádkem. Položky na doklad zadáváte několika způsoby: Pomocí výběru karet z přehledu stavu skladu Převodem položek z jiných dokladů Oběh zboží 83

84 Pomocí rychlého zadávání 1/ Pomocí výběru karet z přehledu stavu skladu na záložce 4 - Sklad. (viz záložka Sklad) 2/ Po potvrzení pravého tlačítka myši se otevře místní nabídka funkcí platných pro tuto záložku. Volbou Převod položek vybíráte nejprve typ zdrojového dokladu. Máte zde možnost nechat si převést některé položky z jiných, již vystavených dokladů. Položkovým přenosem vznikne vazba mezi jednotlivými doklady, která umožňuje v přehledu dokladů vidět tzv. Návazné doklady. Zvolíte si, z jakého přehledu chcete doklady vybírat, potvrdíte a přehled se otevře. Najdete doklad, ze kterého chcete položky přenášet, a zvolíte Převod s editací, Převod bez editace nebo Převod s výběrem a potvrzením: Převod s editací Jednotlivé položky se vám budou nabízet k editaci a máte možnost si zvolit, co chcete na doklad zařadit. Ve formuláři máte na výběr následující tlačítka: Převod bez editace - převede aktuální položku a všechny následující bez možnosti editace. Ukončit - nepřevede aktuální položku a přestane nabízet další. OK - převede aktuální položku a nabídne další. Storno - nepřevede aktuální položku a nabídne další. Převod bez editace Převedou se všechny položky tak, jak jsou zadané na původním dokladu. Po převodu lze do jednotlivých položek vstoupit a opravit množství a cenu nebo položku z dokladu smazat. Převod s výběrem a potvrzením Nejdříve se vám nabídne přehled všech položek zadaných na původním dokladu a vy máte možnost označit ty položky, které nechcete na nový doklad převést, případně můžete upravit množství a cenu. Pokud doklad, ze kterého chcete položky převádět, ještě není vystavený, máte možnost ho v tomto přehledu vystavit a potom jeho položky přenést. 3/ Funkce Zadávání položek vám umožní vyhledat položky dle zadaných kritérií. Otevře se vám okno, kde můžete zadat parametry pro vyhledání libovolného počtu karet. Poté se kurzorovým řádkem nastavíte na položku, kterou zařadíte na doklad, do pole Editování - Množství zadáte počet kusů, do Oběh zboží 84

85 položky Cena zadáte cenu, za kterou chcete zboží na sklad přijmout. Systém sám nabídne naposledy použitou cenu. Ve skupině políček Hledání je tučným písmem to vyznačeno pole, které je v konstantách nastaveno jako výchozí. Po skončení zadávání potvrdíte tlačítko Zavřít a přenesete se zpět na záložku, kde máte přehled položek zadaných na doklad. Pokud byste chtěli některou kartu opravit, nastavíte se na ni kurzorovým řádkem a stisknete klávesu <Enter>. Otevře se editační formulář pro zadávání množství a cen a položku opravíte. Úprava cen V tomto poli máte možnost procentuálně snížit nebo zvýšit celkovou cenu na dokladu. Kladné číslo je přirážka, záporné sleva. Úprava ceny se rozpočítá zpětně do ceny jednotlivých položek. Podmínkou pro to, aby toto pole bylo přístupné, je mít vyplněno v poli Druh slev v nabídce Globální konstanty, Oběh zboží, Slevy parametr Všechny slevy nebo Dílčí slevy. Oběh zboží 85

86 Výrobní čísla Volba slouží k práci s výrobními čísly jednotlivých skladových položek. Popis viz kap. Výrobní čísla. Rozpis dílčích umístění Akce pro zobrazení rozpisky umístění. Při volbě F2 - Nová se zobrazí editor, který obsahuje 3 políčka: Kód umístění, Množství a Výrobní číslo. Kód umístění - po opuštění pole je testována existence umístění u dané skladové karty. Pokud není umístění ke skladové kartě navázáno, hledá se, jestli je umístění zadáno ke skladu. Pokud ano, je zobrazen dotaz 'Zadané umístění XXX není přiřazeno k této skladové kartě. Zařadit ho mezi používané?'. Po potvrzení ANO se doplní vazba umístění ke skladové kartě a zadávání pokračuje na dalším poli. V případě NE je zobrazen přehled pro přenos umístění. Množství - jedná se o množství na umístění v měrné jednotce položky Výrobní číslo - po opuštění pole je testována existence výrobního čísla u dané skladové karty. Pokud není výrobní číslo nalezeno, je zobrazen dotaz 'Výrobní číslo XXX nebylo nalezeno. Chcete ho založit?'. Po potvrzení ANO je zobrazen formulář pro zadání nového výrobního čísla (výrobní číslo je již přednastaveno). V případě NE je zobrazen přehled pro přenos výrobního čísla. Vedle tlačítka OK je tlačítko OK+Nový, na které je napojena klávesová zkratka F2. Tlačítko provede uložení aktuálního záznamu a znovuotevření formuláře pro zadání záznamu nového. Načtení z terminálu čárových kódů Tato nabídka slouží k práci s čárovým kódem jednotlivých položek. Změna sazby DPH Volbou lze změnit zadanou sazbu DPH u vybraných (označených) položek. Související náklady Volba umožňuje zadat k dokladu související náklady, např. na dopravu, clo, pojištění apod. Druhy souvisejících nákladů, které chcete používat, je třeba nadefinovat v konfiguraci volbou hlavní nabídky Možnosti, Konfigurace/správa systému, Oběh zboží, Související náklady. Oběh zboží 86

87 Související náklady se rozpouštějí poměrnou částí vzhledem k evidenční ceně položek (celková cena včetně spotřební daně). Můžete zadat související náklady aktuální položky dokladu vybraných položek dokladu celkem za doklad Aktuální položky - zadáváte související náklady aktuální položky dokladu. Potvrzením tlačítka Rozpusť se zadané související náklady aktuální položky uloží a zbytek se rozpočítá na ostatní tak, aby se související náklady celkem za doklad nezměnily. Potvrzením tlačítka Sečti se zadané související náklady aktuální položky uloží a přičtou se k celkovému součtu souvisejících nákladů za doklad. Vybraných položek - zadáváte související náklady vybraných položek dokladu Potvrzením tlačítka Rozpusť se zadané související náklady rozpustí na vybrané položky a zbytek se rozpočítá na ostatní tak, aby se související náklady celkem za doklad nezměnily. Potvrzením tlačítka Sečti se zadané související náklady rozpustí na vybrané položky a přičtou se k celkovému součtu souvisejících nákladů za doklad. Celkem za doklad - zadáváte související náklady dokladu celkem. Potvrzením tlačítka OK se zadané související náklady rozpustí na všechny položky dokladu. Přidej/změň obal Vybíráte z obalů, které jsou navázány na kmenovou kartu zboží. Návaznost obalu na kartu zadáváte v přehledu Zboží a služby volbou místní nabídky Obaly. Doplnění čárových kódů Volba vygeneruje k označeným položkám čárové kódy podle následujících pravidel: Pokud položka má zadaný čárový kód, nestane se nic. Pokud položka nemá zadaný čárový kód a pokud ke zboží neexistuje v seznamu Zboží a žádný čárový kód, vygeneruje se nový čárový kód automaticky dle pravidel generování a doplní se do položky. Pokud položka nemá zadaný čárový kód a pokud ke zboží existuje v seznamu Zboží a služby právě jeden čárový kód, doplní se do položky. Oběh zboží 87

88 Pokud položka nemá zadaný čárový kód a pokud ke zboží existuje v seznamu Zboží a služby více čárových kódů, nestane se nic. Ve všech případech je uživatel informován hláškou Záložka 4 Sklad Na této záložce vidíte seznam skladových položek aktuálního skladu. Ze seznamu zařazujete zboží na doklad. Pokud zboží ještě ve skladu není, přepnete se do seznamu zboží a služeb, nabídka Nový, a pokud již existuje, přenesete ho do přehledu stavu skladu. Pokud zboží ještě neexistuje, zadáte ho do seznamu. Postup zadání nové karty zboží naleznete v kapitole Zboží a služby. Při zadávání nového zboží dbejte na to, aby nedocházelo k duplicitám. To znamená, aby pod více názvy a označeními nebyl zadán jeden druh zboží. Pokud máte zboží vybráno, nastavíte se na něj kurzorovým řádkem a pomocí kláves <Ctrl><Enter> otevřete tabulku pro zadání množství a cen. Tabulka má čtyři záložky. Základní údaje, Cena, Popis a Výrobní čísla. Oběh zboží 88

89 Na záložce Základní údaje zadáváte množství určené k příjmu, cenu, měrnou jednotku, sazbu daně. Cenu můžete zadat jak jednotkovou, tak i sumační s daní nebo bez daně. Typ ceny zadáváte na hlavičce formuláře. Pokud chcete pro nějakou položku jiný než nabízený typ ceny, přepnete se na záložku Ceny. Kurzor je nastavený na poli se zadaným typem ceny. Stiskem klávesy s písmenem, které je vedle pole se zvoleným typem ceny, si zpřístupníte editační pole a cenu zapíšete. Na záložku Základní údaje se přenese vámi zvolená cena. Pokud zaškrtnete pole Zamknout cenu, vyřadí se pro danou položku na daném dokladu standardní mechanismy dohledávání ceny podle odběratele, ceníku atd. Jinými slovy - po zaškrtnutí lze cenu změnit pouze ručně. Na záložce Popis je Popis 1-4 položky a další údaje popisující položku jako Zakázka, Nákladové středisko, Nákladový okruh, Umístění atd. Na záložce Výrobní čísla lze pracovat s výrobními čísly jednotlivých položek. Opakovaný výběr Tato volba umožňuje zadat jednu položku na doklad několikrát. Toto využijete například tehdy, jestliže vám dodavatel dodal jedno zboží v několika cenách, nebo při vystavování souhrnné příjemky z několika faktur. Sestavy dle kusovníku Pokud máte zakoupen submodul Kusovníky modulu Oběh zboží, máte možnost zařazovat na doklad výrobky (sestavy) skládající se z dílů. Na doklad zařazujete takovou položku volbou místního menu Sestavy dle kusovníku na záložce 4- Sklad Záložka 5 Doklady Pokud chcete na doklad o příjmu přenést všechny položky z jiného dokladu beze změn, použijete k tomu tuto záložku. Z místní nabídky vyberete funkci Převod dokladu a vyberete, z jakého typu dokladu chcete položky přenášet. Otevře se patřičný přehled a vyberete konkrétní doklad. Kombinací kláves <Ctrl><Enter> se všechny údaje z původního dokladu převedou na novou příjemku bez možnosti dalších oprav. Doklad lze tímto způsobem přenést pouze jednou. Dokladovým přenosem vznikne vazba mezi jednotlivými doklady, která umožňuje v přehledu dokladů vidět tzv. Návazné doklady. Na doklad lze takto přenést více dokladů. Jejich seznam je na záložce Doklady. Jednotlivé přenášené doklady musí mít zadánu stejnou organizaci. Oběh zboží 89

90 6.1.7 Záložka 6 Služby Na této záložce je přehled položek, které mají v kartě nastaven parametr Druh skladu na Služba a jsou zařazené na skladě služeb. Sklad služeb zadáváte v Konfiguraci, Globální konstanty, Oběh zboží. Pokud se k příjmu váží i nějaké služby a chtěli byste je mít zadané i na příjmovém dokladu, lze je zadat na této záložce. Při realizaci dokladu se stav skladu těchto položek nezmění ani se cena služeb nepromítne do jednotlivých položek na dokladu. 6.2 Volby místní nabídky Nový Volbou Nový vystavíte nový doklad. Po výběru řady se otevře editační formulář, ve kterém vyplňujete všechny potřebné údaje Oprava Volba Oprava je určená k opravě již existujícího dokladu. Pokud je příjemka zrealizovaná, nelze údaje na ní opravovat Zrušit Zrušit z přehledu lze pouze doklad vystavený, nikoli zrealizovaný nebo zaúčtovaný. Pokud chcete anulovat doklad, který je již zrealizovaný, musíte k němu vystavit opravný doklad, neboli storno. Po vystavení storno dokladu původní doklad nezmizí. Zůstává i nadále v přehledu dokladů. Opravný doklad (storno) je doklad s opačným znaménkem. Tedy storno příjmu odepíše dané zboží ze skladu. Doporučujeme vytvořit v číselníku Druhy dokladů pohybu zboží ke každému pohybovému dokladu i druh pro opravný doklad (storno). Toto nastavení je vhodné zejména z hlediska vyhodnocení a dohledání Účtování Tato volba provede zaúčtování realizovaného dokladu do účetního deníku. Zaúčtování se provede dle přednastavené kontace. Pokud na dokladu není kontace zadána, systém nabídne přehled kontací a vy si vyberete, kterou kontací se má doklad zaúčtovat. Před samotným zaúčtováním do deníku probíhá kontrola, zda jsou na dokladu vyplněny ty údaje, které vyžaduje nastavení účtu v číselníku účtů. Dále je provedena kontrola, zda jsou na kontaci zadané účty pro jednotlivé definované řádky. Chybějící údaje je možno doplnit v editaci před zaúčtováním. Oběh zboží 90

91 6.2.5 Pohled do účetnictví Pokud jste doklad zaúčtovali přímo do Účetního deníku, máte možnost si výsledek účtování prohlédnout. Vidíte zde přímo konkrétní účetní doklad Odúčtování dokladu Tato volba vymaže doklad z účetního deníku a zruší příznak o zaúčtování. Akce je chráněna systémovým heslem Zrušení příznaku účtování Pokud je doklad zaúčtován jinak než do účetního deníku a potřebujete ho zaúčtovat znovu, touto volbou zrušíte příznak o jeho účtování a můžete ho znovu zaúčtovat. Akce je chráněna systémovým heslem Návazné doklady Tato volba vám umožní k danému dokladu zobrazit ty doklady, ze kterých byl vystaven, a ty, které byly z něho vystaveny položkovým nebo dokladovým přenosem. Poklepáním na číslo dokladu nebo na ikonu Najdi se přenesete na vybraný doklad. Volbou menu Návazné doklady 1. úrovně si můžete zobrazit pouze návazné doklady v úrovni bezprostředně předcházející (bezprostředně následující) danému (po daném) dokladu. V případě, že je "řetězec" návazných dokladů delší, je tato volba je rychlejší než volba Návazné doklady. Volba menu Aktivity zobrazí přehled aktivit, které mají vybraný doklad na sobě navázaný (8.záložka Doklady na Aktivitě). Dogenerování návazného dokladu Akce umožňuje k označeným příjemkám-převodkám dogenerovat návazné výdejky-převodky. Lze využít např. v případě, kdy uživatel zapomněl v příjemce-převodce zadat návazné údaje Druh dokladu převodu a Číslo skladu pro převod, nebo v případě, kdy uživatel omylem návaznou výdejku-převodku před její realizací smazal. Oběh zboží 91

92 Akci lze spustit pouze nad realizovanými doklady, generuje návazné doklady k označeným dokladům, nad kterými byla spuštěna Výrobní čísla Tato volba zobrazí přehled výrobních čísel daného dokladu. Pomocí tlačítek se šipkami se lze pohybovat po jednotlivých příjmových dokladech v přehledu dokladů a zobrazí se vám vždy výrobní čísla aktuálního dokladu Položky Přehled položek - možnost zobrazení položek zadaných na aktuálním dokladu (resp. označených dokladech). Pomocí tlačítek se šipkami se lze pohybovat po jednotlivých příjmkách v přehledu dokladů a zobrazí se vám vždy položky aktuálního dokladu. V místní nabídce tohoto přehledu najdete volby: o Výrobní čísla - zobrazí výrobní čísla položky o Najdi doklad - najde doklad v přehledu Příjemky o Najdi zboží - najde položku v přehledu Stav skladu o Označení VV kontroly - provede Vstupní/Výstupní kontrolu položky o Hromadné změny - umožňuje provádět hromadné změny účetních údajů na položkách Přehled skladových karet - možnost zobrazení skladových karet položek zadaných na aktuálním dokladu (označených dokladech). Pomocí tlačítek se šipkami se lze pohybovat po jednotlivých příjmových dokladech v přehledu dokladů a zobrazí se vám vždy položky aktuálního dokladu Kopie Volba umožňuje vytvořit nový identický doklad. Kurzorem se nastavíte na doklad, z něhož chcete udělat kopii, a v menu vyberete nabídku Kopie. Nabídne se vám okno pro zadání data případu a dalších údajů kopie. Po potvrzení se vytvoří nový doklad obsahující stejné údaje jako původní doklad. Lze jej libovolně upravovat Dokumenty K dokladu je možné navázat libovolný soubor, který může být přímo uložen i v databázi systému Helios Orange a může figurovat ve společném číselníku Dokumenty Kontrola celistvosti číselné řady Provede kontrolu celistvosti číselné řady a vypíše chybějící čísla dokladů. Oběh zboží 92

93 Generuj doklad DSN Pokud z příjemky vznikla přijatá faktura položkovým převodem, je možné volbou Generuj doklad DSN vygenerovat tzv. Rozdílový (diferenciální) doklad dodatečných souvisejících nákladů. Pomocí dokladu DSN se dají řešit dodatečně zjištěné cenové rozdíly mezi příjemkou a fakturou. K rozdílům může dojít např. tehdy, když přijímáte zboží/materiál a ještě k němu nemáte fakturu Realizace Pokud jste si naprosto jisti, že je příjmový doklad vystaven v pořádku a nebudete do něj pořizovat žádné změny, zrealizujte jej. Teprve realizace zvýší stav skladu o množství zadané na dokladu. Na doklad se doplní evidenční ceny položek. Po realizaci je doklad uzavřen proti jakýmkoli změnám. V případě, že realizujete doklad jiný den než je datum případu na dokladu, chová se systém podle nastavení konstanty Oběh zboží, Datum pro pozdější realizaci. Tj. buď se objeví dotaz, s jakým datem se má doklad zrealizovat, nebo se zrealizuje s dnešním datem nebo s datem vystavení dokladu. Lze označit více dokladů a realizaci provést hromadně Storno příjmu, Generovat storno Realizovanou příjemku nelze opravovat, lze vystavit storno doklad některým z následujících způsobů: automaticky volbou Generovat storno - vystornování celého původního dokladu ručně volbou Nový a položkovým převodem z původního dokladu - částečné storno původního dokladu pouze některých položek, případně jen částečného množství ručně volbou Nový a zadáním položky na storno doklad - v případě, že nemáte v systému k dispozici původní doklad. Generovat storno Volba Generovat storno umožňuje vystavit storno doklad (opravný doklad) k realizovanému dokladu. Storno doklad vytvořený touto volbou bude identický s původním dokladem (až na znaménko). Původní doklad se převede na storno dokladově! To znamená, že ve stornu již nelze položky upravovat. Pokud chcete vystornovat pouze část dokladu, je nutné storno vystavit volbou místní nabídky Nový. Na dokladu o stornu na záložce 5-Doklady vidíte hlavičku původní příjemky, ze které bylo storno vystaveno. Oběh zboží 93

94 Datum případu vygenerovaného storna se řídí nastavením konstanty Oběhu zboží Generovat storno a dobropis (Možnosti, Konfigurace / správa systému, Oběh zboží). To je důležité si uvědomit především na přelomu roku, kdy storno k loňskému dokladu generujete až v novém roce! Pokud je konstanta nastavena na Podle data realizace, bude Datum případu na vygenerovaném stornu stejné jako datum realizace stornované příjemky. Na přelomu roku se storno v tomto případě vygeneruje do "starého" roku. Pokud je konstanta nastavena na Podle dnešního data, bude mít vygenerované storno jako datum případu dnešní datum. Na přelomu roku (v lednu generujete storno k prosincovému dokladu) se storno v tomto případě vygeneruje už do nového roku, což může být nežádoucí. Ruční vystavení storna Pro ruční vystavení storno dokladu zvolte v přehledu příjemek volbu Nový a z nabízených druhů dokladů si vyberte druh pro storno příjmu. Na záložce 3 - Položky převeďte na storno doklad z původní příjemky stornované položky, případně upravte množství. Pokud nemáte k dispozici původní příjemku, zadejte zboží na storno ručně stejným způsobem jako na jiný doklad modulu Oběh zboží. Je třeba si uvědomit, že na skladě musí být k dispozici příslušná zásoba zboží, jinak nepůjde storno příjmu zrealizovat. Realizace storna příjmu Při realizaci storna příjmu se můžete setkat s následujícími hláškami: Nedostatek množství na skladě - nelze realizovat - hláška znamená, že množství na stavu skladu je nižší než množství na stornu příjmu. Realizace storna příjmu by způsobila záporný stav skladu, což nelze. Stejná hláška se může objevit i při realizaci výdejky. Nedostatek množství na skladě v JC - nelze realizovat - hláška se může objevit v případě, kdy máte v konstantách nastaveno, že realizace storna příjmu se musí udělat ve stejných evidenčních cenách jako byla příjemka - konstanta Kontrola storna příjmu (Možnosti, Konfigurace/správa systému, Oběh zboží) je nastavena na hodnotu Na jednotkovou cenu storna. Hláška znamená, že celkové množství na stavu skladu je sice dostatečné, ale zásoba na stavu skladu je v jiné ceně než byla cena na stornované příjemce. Když změníte nastavení konstanty na hodnotu Na celkový stav skladu, realizace storna příjmu se provede, ale evidenční cena na stornu bude jiná než evidenční cena na příjemce. Oběh zboží 94

95 Realizace k vybranému datu by po přihlédnutí k později realizovaným dokladům způsobila záporný stav. - hláška se může objevit v případě, kdy realizujete storno příjmu zpětně, a po datu, ke kterému storno realizujete, už byly vystaveny další doklady. Stejná hláška se může objevit i při realizaci výdejky Zrušit storno a původní doklad Volba umožňuje zrušit realizovaný storno doklad a původní doklad za předpokladu, že jsou oba obsahově identické. Dvojice doklad-storno bude smazána při splnění následujících podmínek: storno stornuje jediný doklad položky obou dokladů mají shodné realizované množství a evidenční cenu, a to jednotlivě i celkově ani jeden z dvojice dokladů není zaúčtován je proveden zápis do žurnálu Na datumech realizace obou dokladů nezáleží. Na akci Zrušit storno a původní doklad lze nastavit samostatné právo v definici práv Zprávy Volby umožňují: komunikaci ve formátu EDITEL komunikaci s jinou instalací systému Helios Orange (přenos dokladů) v interním XML formátu HELIOS-XML Generování zpráv Volba umožňuje vytvářet z označených příjemek exportní soubory ve zvoleném formátu. Formát HELIOS-XML generuje XML soubor příjemky interního formátu systému Helios Orange. Přehled zpráv k akt. záznamu - historie zpráv vytvořených k záznamu, na kterém jste nastaveni kurzorovým řádkem. Přehled ostatních zpráv - historie zpráv vytvořených v přehledu Příjemky (nejen k aktuálnímu záznamu). Načtení zpráv - umožňuje načíst zvolenou zprávu. Volba zobrazí nejprve přehled všech definic zpráv vytvořených v přehledu Příjemky. Tlačítkem (nebo volbou místní nabídky) Přehled zpráv si zobrazíte přehled zpráv zvolené definice. Z tohoto přehledu vybíráte zprávu, která se má načíst do příjemky. o Formát EDITEL-XML načte ze zprávy DESADV (EDI - Dodací list) příjemku. POZOR, zpráva DESADV nepřenáší kód měny. Částky jsou proto správné pouze v případě shodnosti hlavní měny u odesilatele a příjemce. Oběh zboží 95

96 o Formát HELIOS-XML načte příjemku z XML souboru příjemky interního formátu systému Helios Orange. Ve zprávě se přenáší i informace o zaúčtování jednotlivých dokladů. Proto lze v Definici zprávy na záložce 6 - Dodatky zaškrtnutím volby Zrušení příznaku účtování při importu přenos této informace potlačit. Oběh zboží 96

97 7 Výdejky Oběh zboží Výdejky Potvrzením hlavní nabídky Oběh zboží, Výdejky se zobrazí přehled výdejových dokladů. Vzhled tohoto přehledu, způsob setřídění záznamů a filtrování závisí na uživatelském nastavení. V této kapitole je popsána práce s pohybovými doklady pro snížení stavu skladu. Pohybové doklady jsou základní doklady pro práci se skladovou evidencí. Jsou to jediné doklady, jejichž realizací lze změnit stav skladu. Práce s pohybovým dokladem je složena z několika kroků. Prvním krokem je vystavení dokladu. To znamená, že vyplníte formulář pohybového dokladu a doklad zapíšete do přehledu výdejových dokladů. Tím se doklad sice dostane do přehledu již vystavených dokladů, ale ještě nedojde ke změně stavu skladu. Druhým krokem je realizace dokladu. Teprve realizací dojde k promítnutí položek zboží na dokladu do stavu skladu (ke snížení stavu skladu). Na výdejovém dokladu je třeba rozlišovat prodejní (tj. dokladovou) a evidenční (tj. skladovou) cenu. Prodejní cena je ta, kterou vyplňujete na doklad buď ručně nebo je systémem doplněna z přednastavených prodejních cen. Jedná se o cenu, za kterou se zboží prodává. Evidenční cena je cena, za kterou je zboží odepisováno ze skladu. Systém ji doplňuje při realizaci dokladu podle nastavené metody vedení skladu (FIFO nebo Průměry). Jedná se o cenu, která vstupuje do účetních nákladů. UPOZORNĚNÍ Evidenční cena je cena, která vstupuje do účetnictví. Speciálním druhem dokladu pro snížení stavu skladu je Výdej v evidenční ceně. Ten lze použít například pro převod zboží mezi sklady. Na tento doklad se nezadává prodejní cena, evidenční cena je doplněna při realizaci. Doklad, který není realizován, lze libovolně opravovat nebo z přehledu vymazat. Realizovaný doklad nelze opravovat ani mazat. K realizovanému dokladu lze pouze vystavit opravný storno doklad. Třetím krokem je popřípadě zaúčtování dokladu, což má za následek automatické vystavení účetního zápisu do deníku v modulu Účetnictví (popř. do textového souboru). Oběh zboží 97

98 Pomocí nabídky Nastav si můžete nechat zobrazit informaci o tom, zda je doklad realizovaný a zaúčtovaný. Dle těchto sloupců lze přehled setřídit, takže rychle uvidíte nerealizované, případně nezaúčtované doklady. Přehled pohybových dokladů je vždy pouze k aktuálnímu středisku, jehož číslo je zobrazeno na stavovém řádku. Poklepáním na tuto ikonu, nebo klepnutím pravého tlačítka myši a vybráním akce Změna střediska se zobrazí organizační struktura a z ní si vyberete sklad, jehož doklady chcete zobrazit. V nabídce Možnosti, Uživatelské konstanty - lokální, Oběh zboží si lze přednastavit sklad, který nejčastěji používáte. Než začnete vystavovat doklady pro výdej zboží, je nutné nejdříve nastavit číselné řady v číselníku Druhy dokladů pohybu zboží a Globální konstanty. Pro vystavení nového dokladu musíte znát několik věcí: Odběratele Zboží Množství a prodejní ceny 7.1 Formulář Pokud chcete vystavit nový pohybový doklad pro výdej zboží, zvolíte nabídku Nový. Po jejím potvrzení se otevře číselník pohybových dokladů určených pro výdej (viz kap. Druhy dokladů pohybu zboží). Kurzorovým řádkem se nastavte na druh dokladu, který chcete použít, a pomocí kombinace kláves <Ctrl><Enter> nebo dvojklikem myši otevřete formulář nového dokladu. Pokud je nadefinovaná jenom jedna číselná řada, výběr z číselníku řad se nenabídne a rovnou se otevře formulář nového dokladu. Formulář se skládá z několika záložek. V záhlaví formuláře je typ a číslo dokladu. Tyto údaje systém generuje sám na základě vyplněných údajů u typu dokladu a nelze je měnit. Oběh zboží 98

99 7.1.1 Záložka 1 - Hlavička Ve formuláři výdejky zadáváte na této záložce základní údaje výdejky společné pro všechny položky zařazené na výdejku. Záložka je rozdělena do sekcí, např. [1] Organizace, parametry ceny; [2] Datum, měna, doplňkové informace atd. Jednotlivé sekce je možné klikáním myší na název sekce nebo na znak šipky v záhlaví sekce sbalit a rozbalit podle vaší potřeby. Také je možné pro rozbalování použít kombinaci kláves Ctrl+Alt+číslo. Po opuštění editačního formuláře si systém pamatuje, které sekce byly rozbaleny/sbaleny, a při dalším otevření formuláře toto nastavení zachová. [1] Organizace, parametry ceny Odběratel, Místo určení, Příjemce Výběrem z číselníku organizací zadáváte na výdejku organizaci. Podle potřeby zadáváte jednotlivé údaje. Organizaci zadáte i přímo vyplněním pole pro číslo nebo název organizace. Pokud systém najde odpovídající záznam, automaticky ho doplní na výdejku, aniž by otevřel číselník organizací. To provede v okamžiku, kdy přecházíte kurzorem na jiné pole formuláře. Oběh zboží 99

100 Pokud už máte organizaci zadanou a chcete údaje opravit, musíte nejprve vymazat pole pro zadání čísla organizace. To platí v případě, kdy organizaci chcete zadat přímo do pole pro název organizace. Význam jednotlivých polí z hlediska předmětu dodávky a vzniklé pohledávky: Odběratel - plátce Místo určení - místo (adresa) kam se má doručit zboží Příjemce - v některých případech je možné použít jako poštovní adresu Tato varianta je jednou z možností, jak dané pole na výdejce využít. UPOZORNĚNÍ Pokud nevyplníte při vystavení výdejky pole Odběratel, doklad uložíte, ale nepůjde realizovat a zaúčtovat. Pole Místo určení a Příjemce jsou nepovinná. Druh vstupní ceny JC bez daní Kč JC s DPH Kč CC bez daní Kč CC s DPH Kč JC bez daní valuty JC s DPH valuty CC bez daní valuty CC s DPH valuty JC se SD CC se SD JC se SD valuty CC se SD valuty kde JC = jednotková cena, CC = celková cena, s DPH = cena včetně DPH i spotřební daně, se SD = včetně spotřební daně a bez DPH Vybíráte, jaký druh ceny budete na doklad zadávat. Hodnota, kterou zde vyplníte, se bude automaticky nabízet při zadání množství a ceny konkrétního zboží či služby. U každého zboží či služby však můžete tuto hodnotu změnit. Sazba DPH - zadáváte sazbu DPH pro položky zařazené na výdejku přímo. Platí pro položky, které nemají vlastní sazbu DPH. Tu popř. zadáváte v kmenové kartě. Pokud tedy položka zařazovaná přímo na výdejku nemá sazbu DPH (ani 0, 10 nebo 20 %), dostane tuto sazbu. Sazba SD - zadáváte sazbu spotřební daně pro položky zařazené na výdejku přímo. Pokud nebude mít položka vlastní sazbu spotřební daně (zadáváte v kmenové kartě), dostane tuto sazbu. Ceník - zato volba slouží k zadání ceníku, podle kterého se budou oceňovat položky na výdejce. Seznam ceníků se nabízí zafiltrovaný Oběh zboží 100

101 podle toho, jak je nastavená konstanta Možnosti, Konfigurace/správa systému, Oběh zboží, Ceny, Filtrovat nabízené ceníky pro doklad dle organizace, Ctrl+Enter. Druh dokladu převodu - toto pole je nutné vyplnit pouze u dokladu pro převod zboží mezi sklady. Spolu s následujícím polem Číslo skladu pro převod vám umožní automaticky vystavit návazný doklad Například "Výdejka převodka" - "Příjemka převodka". Z číselníku typů dokladů vybíráte druh dokladu, který se automaticky vygeneruje na návazném skladě. Vygenerování návazného dokladu proběhne při realizaci tohoto dokladu. Číslo skladu pro převod - toto pole je nutné vyplnit pouze u dokladu pro převod zboží mezi sklady. Spolu s předcházejícím polem Druh dokladu převodu vám systém umožní automaticky vystavit návazný doklad. Například "Výdejka převodka" - "Příjemka převodka". [2] Datum, měna, doplňkové informace Datum případu, Datum vystavení, Termín dodávky Základní datumy na vystavené výdejce. Pole Datum případu předvyplní systém dnešním datem. Pole musí být vyplněno, bez tohoto údaje nelze výdejku uložit a zapsat do přehledu. Hlášení Prázdná nebo chybně zadaná položka Datum případu! Systém zahlásí při pokusu o uložení (tlačítko OK) bez vyplněného data pořízení. Pro zadávání časových údajů využijte pomocné tlačítko kombinaci kláves <Ctrl><D> pro vložení dnešního data. pro kalendář nebo Období stavu - pokud používáte číselník Období stavu, můžete zde přiřadit výdejce příslušné období stavu (viz kap. Přehled období stavu). Měna, Množství, Kurz, Datum kurzu - údaje o cizí měně na výdejce. Potřebné údaje můžete vybírat z číselníku Kódy cizích měn a z číselníku Kurzovní lístek. Měnu zadáváte výběrem z pole se seznamem Měna. Hodnoty kurzu vybíráte z číselníku, přístupný je ze všech ostatních polí. Datum kurzu se doplňuje podle data kurzu nalezeného v kurzovním lístku. Dohledávájí se kurzy s datem kurzu stejným nebo nižším než je datum případu. Při změně data případu se kurz automaticky dohledává znovu. Dodavatelská faktura - na výdejce můžete toto pole využít k zadání jiného variabilního symbolu pro fakturu, která se vygeneruje z výdejky. Udaj lze pak použít jako párovací znak faktury pro zaúčtování do Účetnictví. Oběh zboží 101

102 [3] Poznámky Objednávka - textové pole pro zadání libovolného údaje. Forma úhrady - zadáváte formu úhrady. Může být spojena se lhůtou splatnosti. Druh dopravy - zadáváte způsob dopravy. K dispozici máte číselník. Popis dodávky - textové pole pro zadání libovolného údaje. Poznámka zadáváte textovou poznámku k výdejce. Sem zapisujete potřebné údaje (upozornění apod.), tedy věty, které na výdejce chcete vytisknout. Volbou Akce, Poznámky k dokladům nebo kombinací kláves <Ctrl><P> můžete do výdejky přenést předdefinovanou poznámku z přehledu Zboží a služby, Poznámky k dokladům. Takto přenesenou poznámku můžete pro danou výdejku libovolně upravovat. Poklepáním myší v okně poznámky se otevře editační okno, kde máte mj. možnost načíst poznámku z textového souboru. [4] Účetní vazby Nákladové středisko - určujete, kam se zaúčtují náklady položek. Zde zadaný útvar má přednost před útvarem (skladem), ze kterých jsou položky výdejky. Vybíráte z číselníku Organizační struktura. Číslo zakázky, Nákladový okruh, Vozidlo, Zaměstnanec - zadáváte Vámi sledované potřebné údaje. Vybíráte z číselníků. Vyplněná pole mají význam pro vyhodnocení, dohledání a účtování dokladu. Účetní kód - výběrem z číselníku zadáváte předpis účetní souvztažnosti, která bude tvořit základ účetního zápisu do modulu Účetnictví. [5] Kontaktní zaměstnanec a osoba Akce Kontaktní zaměstnanec - tato volba slouží k zadání kontaktní osoby na doklad. Údaje navázané k zaměstnanci přes volbu kontakty, jako např. telefon nebo , pak budou moci být zobrazeny v tisku. Tuto vlastnost využijete v případě, že osoba odpovědná za výdej je jiná než osoba, která doklad vystavila. Kontaktní osoba - tato volba slouží k zadání kontaktní osoby na doklad. Údaje navázané ke kontaktní osobě přes volbu kontakty, jako např. telefon nebo , pak budou moci být zobrazeny v tisku. V panelu nástrojů v záhlaví formuláře výdejky najdete tlačítko Akce. Umožňuje následující: Oběh zboží 102

103 Aktualizovat ceny položek podle aktuální cenotvorby - volba pro aktualizaci cen na položkách dokladu. Po spuštění akce se objeví okno s možností určit, jestli se mají také aktualizovat Sazby DPH, Sazby SD a Akce. Akce samotná provádí přepočet položek s tím, že respektuje druh vstupní ceny, množství a měrnou jednotku. Jestliže má položka zamknutou cenu, pak se pouze provede aktualizace sazby DPH a SD z kmene zboží (pokud je to povoleno - viz obrazovka po spuštění akce) a provede přepočet s aktualizací slev. V případě, že položka nemá zamknutou cenu, je nejprve podle nastavení přepínače Aktualizovat akce dohledávána nová ceníková akce. Následně se hledá v odpovídajícím ceníku (dotaženém buď podle dohledané či na položce zadané ceníkové akce, popř. podle ceníku zadaného na dokladu). Jestliže je v ceníku dohledán odpovídající záznam se stejnou měrnou jednotkou (musí být stejná jako je na položce, s odvozenými jednotkami se v tomto případě nepracuje), pak se převezme z ceníku cena, případně také sazba DPH a SD (opět podle nastavení zaškrtávátek). Pokud nebyl záznam v ceníku nalezen (za nenalezeno se bere i nalezený s jinou měrnou jednotkou), hledá se nabídková cena a následně jsou aktualizovány sazby DPH a SD z kmene zboží. V obou případech pak následuje přepočet cen. Aktualizace slev - tato volba spustí přepočet všech slev zadaných na dokladu. Poznámky k dokladům - v přehledu Poznámky k dokladům zadáte nejčastěji používané doplňkové texty k výdejkám (vytvoříte seznam poznámek). Tyto texty lze pak jednoduše vyvolat a vybraný text přenést kombinací kláves <Ctrl><Enter> do výdejky. Můžete rovněž povolit přístup k těmto textům i z jiných druhů dokladů (např. na příjemce, objednávce, přijaté faktuře apod.) zaškrtnutím příslušného políčka. Můžete poznámky také označit jako Přednastavené - všechny texty takto označené se budou automaticky doplňovat do nově otevřených dokladů. Ceník - tato volba slouží k zadání ceníku, podle kterého se budou oceňovat položky na výdejce. Seznam ceníků se nabízí zafiltrovaný podle toho, jak je nastavená konstanta Možnosti, Konfigurace/správa systému, Oběh zboží, Ceny, Filtrovat nabízené ceníky pro doklad dle organizace. Zaokrouhlení - volba zobrazí, jak je doklad zaokrouhlený. Zde můžete změnit způsob zaokrouhlení pouze pro tu výdejku, se kterou právě Oběh zboží 103

104 pracujete. Způsob zaokrouhlení na ostatních výdejkách zůstane nezměněný Záložka 2 Sumace a slevy Záložka, na které pracujete se sumačními údaji za celý doklad. [1] Sumace a sumační slevy V této sekci je samostatný řádek pro každou sazbu DPH se součtovými hodnotami, které se plní automaticky ze věech položek výdejky. Volbou Oprava zde můžete zadávat tzv. sumační slevu k dané sazbě DPH. Slevu zadáváte v procentech nebo částkou. UPOZORNĚNÍ Pozor, sleva se nerozpočítá zpětně na položky. [2] Doplňkové položky Přehled korekcí základů DPH, částek DPH, částek celkem. Korekce mohou vzniknout při zaokrouhlení dokladu na padesátihaléře. Oběh zboží 104

105 7.1.4 Záložka 3 - Položky Přehled v sekci [1] Položky zobrazuje všechny položky výdejky (převedené, ručně zadané, zadané jako služby, převedené z dokladu). Lze tady i jednotlivé položky na doklad zadávat. Pomocí funkce Nastav si můžete nechat zobrazit libovolné údaje o položkách zadaných na dokladu. V dolní části obrazovky je informace o celkové částce na dokladu a počtu kusů a čárovém kódu položky, na které jste nastaveni kurzorovým řádkem. Zadávání položek na doklad Položky na doklad zadáváte několika způsoby: Pomocí výběru karet z přehledu stavu skladu Převodem položek z jiných dokladů Pomocí rychlého zadávání 1/ Pomocí výběru karet z přehledu stavu skladu na záložce 4 - Sklad. 2/ Po potvrzení pravého tlačítka myši se otevře místní nabídka funkcí platných pro tuto záložku. Volbou Převod položek nejprve vybíráte druh zdrojového dokladu, Máte zde možnost nechat si převést některé položky z jiných, již vystavených dokladů. Položkovým přenosem vznikne vazba mezi jednotlivými doklady, která umožňuje v přehledu dokladů vidět tzv. Návazné doklady. Vyberete si, z Oběh zboží 105

106 jakého přehledu chcete vybírat, potvrdíte a přehled se otevře. Vyberete si doklad, ze kterého chcete položky přenášet, a zvolíte Převod s editací, Převod bez editace nebo Převod s výběrem a potvrzením: Vyberete si doklad, ze kterého chcete položky přenášet, a zvolíte Převod s editací, Převod bez editace nebo Převod s výběrem a potvrzením: Převod s editací Jednotlivé položky se vám budou nabízet k editaci a máte možnost si zvolit, co chcete na doklad zařadit. Ve formuláři máte na výběr následující tlačítka: Převod bez editace - převede aktuální položku a všechny následující bez možnosti editace. Ukončit - nepřevede aktuální položku a přestane nabízet další. OK - převede aktuální položku a nabídne další. Storno - nepřevede aktuální položku a nabídne další. Převod bez editace Převedou se všechny položky tak, jak jsou zadané na původním dokladu. Po převodu lze do jednotlivých položek vstoupit a opravit množství a cenu nebo položku z dokladu smazat. Převod s výběrem a potvrzením Nejdříve se vám nabídne přehled všech položek zadaných na původním dokladu a vy máte možnost označit ty položky, které nechcete na nový doklad převést, případně můžete upravit množství a cenu. Pokud doklad, ze kterého chcete položky převádět, ještě není vystavený, máte možnost ho v tomto přehledu vystavit a potom jeho položky přenést. 3/ Funkce Zadávání položek z místní nabídky vám umožní vyhledat položky dle zadaných kritérií. Otevře se vám okno, kde můžete zadat parametry pro vyhledání libovolného počtu karet. Poté se kurzorovým řádkem nastavíte na položku, kterou zařadíte na doklad, do pole Editování - Množství zadáte počet kusů, do položky Cena zadáte cenu, za kterou chcete zboží prodat. Systém sám nabídne naposledy použitou cenu, případně přednastavenou prodejní cenu. Ve skupině políček Hledání je tučným písmem to vyznačeno pole, které je v konstantách nastaveno jako výchozí. Po skončení zadávání potvrdíte tlačítko Zavřít a přenesete se zpět na záložku, kde máte přehled karet zadaných na doklad. Pokud byste chtěli některou kartu Oběh zboží 106

107 opravit, nastavíte se na ni kurzorovým řádkem a stisknete klávesu <Enter>. Otevře se editační formulář pro zadávání množství a cen a položku opravíte. Úprava cen V tomto poli máte možnost procentuálně snížit nebo zvýšit celkovou cenu na doklad. Kladné číslo je přirážka, záporné sleva. Úprava cen se rozpočítá zpětně do jednotlivých položek dokladu. Podmínkou pro to, aby toto pole bylo přístupné, je mít vyplněno v poli Druh slev v nabídce Globální konstanty, Oběh zboží, Slevy parametr Všechny slevy nebo Dílčí slevy. Hodnota pole se přenáší při převodech mezi zdrojovým a cílovým dokladem. Pokud pole Úprava ceny vyplníte na výdejce-převodce, přenese se hodnota i na vygenerovanou příjemku-převodku. Evidenční ceny na výdejce-převodce a příjemce-převodce se pak budou navzájem lišit právě o zadanou úpravu ceny. Výrobní čísla Volba slouží k práci s výrobními čísly jednotlivých skladových položek. Rozpis dílčích umístění Oběh zboží 107

108 Akce pro zobrazení a případnou úpravu rozpisky umístění. Načtení z terminálu čárových kódů Volba slouží k práci s čárovým kódem jednotlivých položek. Změna sazby DPH Volbou lze změnit zadanou sazbu DPH u vybraných (označených) položek. Přidej/změň obal Vybíráte z obalů, které jsou navázány na kmenovou kartu zboží. Návaznost obalu na kartu zadáváte v přehledu Zboží a služby volbou místní nabídky Obaly. Doplnění čárových kódů Volba vygeneruje k označeným položkám čárové kódy podle následujících pravidel: Pokud položka má zadaný čárový kód, nestane se nic. Pokud položka nemá zadaný čárový kód a pokud ke zboží neexistuje v seznamu Zboží a žádný čárový kód, vygeneruje se nový čárový kód automaticky dle pravidel generování a doplní se do položky. Pokud položka nemá zadaný čárový kód a pokud ke zboží existuje v seznamu Zboží a služby právě jeden čárový kód, doplní se do položky. Pokud položka nemá zadaný čárový kód a pokud ke zboží existuje v seznamu Zboží a služby více čárových kódů, nestane se nic. Ve všech případech je uživatel informován hláškou Záložka 4 Sklad Na této záložce vybíráte zboží, které chcete zařadit na doklad. Pokud zboží ještě na skladu není, přepnete se do seznamu zboží a služeb, nabídka Nový, a zadáte novou kartu. Pokud již existuje, přenesete ho do přehledu stavu skladu. Při zadávání nového zboží dbejte na to, aby nedocházelo k duplicitám. To znamená, aby pod více názvy nebylo zadáno jedno zboží. Pokud máte zboží vybráno, nastavíte se na něj kurzorovým řádkem a pomocí kláves <Ctrl><Enter> otevřete tabulku pro zadání množství a cen. Nebo použijete volbu místní nabídky Výběr Tabulka, která se objeví, má čtyři záložky. 1 - Základní údaje, 2 - Cena, 3 - Popis a 4 - Výrobní čísla. Oběh zboží 108

109 Záložky 1 -Základní údaje a 2 - Cena Na záložce 1 - Základní údaje zadáváte vydávané množství, cenu, měrnou jednotku, sazbu daně. Cenu můžete zadat jak jednotkovou, tak i sumační s daní nebo bez daně. Typ ceny zadáváte na hlavičce formuláře. Pokud máte u jednotlivých karet nastaveny prodejní ceny, bude se přednabízet zvolená úroveň prodejních cen. Pokud zaškrtnete pole Zamknout cenu, vyřadí se pro danou položku na daném dokladu standardní mechanismy dohledávání ceny podle odběratele, ceníku atd. Jinými slovy - po zaškrtnutí lze cenu změnit pouze ručně. Pokud chcete pro nějakou položku použít jiný než nabízený typ ceny, přepnete se na záložku 2 - Cena. Kurzor je nastavený na poli se zadaným typem ceny. Stiskem klávesy s písmenem vedle pole se zvoleným typem ceny si zpřístupníte editační pole a cenu zapíšete. Na záložku 1 - Základní údaje se přenese vámi zvolená cena. Záložka 3 - Popis Oběh zboží 109

110 Na záložce 3 - Popis jsou pole Popis 1-4 umožňující podrobnější charakteristiku vydávané položky. Dále máte možnost na této záložce zadat ke konkrétní položce Číslo zakázky, Čárový kód, Nákladové středisko, Nákladový okruh, Vozidlo a Zaměstnance. V poli Umístění máte možnost zadat, ze kterého umístění se bude zboží vydávat. Máte dvě možnosti. Buď zadáte jedno preferované umístění nebo zadáte rozpis umístění. Zadání jediného preferovaného umístění V přehledu umístění vyberte preferované umístění a tlačítkem Přenos jej potvrďte. Umístění se přenese na formulář položky. Při realizaci výdeje bude toto umístění upřednostněno. Pokud na daném umístění nebude zboží k dispozici v dostatečném množství, bude zbývající množství zboží vydáno automaticky i z dalších umístění. Zadání preferovaného umístění na položku nezajistí rezervaci potřebného množství zboží a lze jej zadat i v případě, že na daném umístění není zboží k dispozici v dostatečném množství. Zadání rozpisu umístění V přehledu umístění je v panelu tlačítek tlačítko Rozpis. pro zadání rozpisu umístění. Při prvním otevření formuláře Rozpis výdejů z umístění je automaticky vytvořen návrh rozpisu. Návrh odpovídá situaci, která by nastala realizací výdejky. Zohledňuje aktuální množství k dispozici na jednotlivých umístěních, přednostně vydává z preferovaného umístění a přihlíží též tomu, které umístění dané skladové karty má nastaven příznak Přednastaveno. Návrh lze libovolně upravit, součet zadaných množství pro jednotlivá umístění musí odpovídat celkovému množství položky. Veškerá množství jsou uvedena v evidenčních měrných jednotkách. Do rozpisu není možné zadat taková množství, která nejsou krytá aktuálním množstvím k dispozici. Zadání rozpisu umístění na položku rezervuje potřebné množství zboží na jednotlivých umístěních a znemožní vydat jej jinými doklady. Záložka 4 - Výrobní čísla Na záložce Výrobní čísla lze pracovat s výrobními čísly jednotlivých položek. Popis viz kap. Výrobní čísla. Pokud chcete pouze snížit stav skladu bez následného prodeje (např. výdej inventurních přebytků, převod mezi sklady atd.), použijte typ dokladu Výdej v evidenční ceně. Na tomto typu dokladu nezadáváte prodejní cenu, ale pouze Oběh zboží 110

111 množství určené k výdeji. Evidenční cenu položek systém doplní při realizaci dokladu. Slevy Akce - v tabulce pro zadání množství a ceny položky (viz předcházející obr.) je tlačítko Akce s následujícími volbami. Vrácené množství - na výdejce lze touto volbou zadat vrácené množství aktuální položky, např. palet. Jestliže zadáte vrácené množství, vystaví se při realizaci výdejky automaticky storno výdeje na vrácené množství. Podmínkou pro automatické vystavení storna je, aby řada dokladu, na který zadáváte vrácené množství, měla vyplněno v číselníku Druhy dokladů pohybu zboží pole Řada dokladů pro vrácené množství. Další slevy - zobrazí procento termínované slevy, viz též kap. Termínované slevy. Dále umožňuje zadat k dané položce slevu částkou. Spotřební daň - recyklace - tabulka s údaji pro výpočet spotřební daně položky a recyklačního příspěvku (zákon o odpadech). Údaje jsou přednastaveny podle vyplnění kmenové karty v přehledu Zboží a služby, záložka Daně, resp.tlačítko Akce, Recyklační příspěvek ve formuláři kmenové karty. Ke každé položce na dokladu máte možnost zadat procentní slevu. Máte tři možnosti zadání slevy. Automatem, Ručně a Zakázáno. Automatem - systém sám doplní slevu na základě konfigurace a nastavených slev u odběratele, karty zboží atd. Slevu lze zadat k souvisejícímu označení zboží, ke skupině zboží, ke kartě zboží, ke kartě zboží zařazené na konkrétním skladu a k organizaci. Výši automatické slevy nelze zde měnit. Ručně - dosadíte požadované procento slevy v okamžiku zařazení položky na doklad. Lze zadat několik různých typů slev. Slevy se sčítají. Zakázáno - nelze zadat žádný typ slevy. Opakovaný výběr Tato volba umožňuje zadat jednu položku na doklad několikrát. Využijete například tehdy, jestliže jedna položka má několik různých prodejních cen v jedné dodávce. Sestavy dle kusovníku Pokud máte zakoupen submodul Kusovníky modulu Oběh zboží, máte možnost zařazovat na doklad výrobky (sestavy) skládající se z dílů. Na doklad zařazujete takovou položku volbou místního menu Sestavy dle kusovníku na záložce 4- Sklad. Vytváření kusovníků a zařazování výrobku na doklad jsou podrobně popsány zde. Oběh zboží 111

112 Hlídáno Tato nabídka zobrazí přehled všech hlídaných dokladů k aktuálnímu zboží. Hlídanými doklady mohou být Rezervace a Expediční příkazy. Pokud chcete vydat zboží, které je hlídáno pro jiného odběratele, lze hlídání zrušit volbou "Zrušit hlídání" z místní nabídky v přehledu hlídaných dokladů Záložka 5 Doklady Pokud chcete na doklad o výdeji přenést všechny položky z jiného dokladu beze změn, použijete k tomu tuto záložku. Z místní nabídky vyberete funkci Převod dokladu a vyberete, z jakého typu dokladu chcete položky přenášet. Otevře se patřičný přehled a z něj vyberete konkrétní doklad. Kombinací kláves <Ctrl><Enter> se všechny položky převedou na výdejku bez možnosti opravy. Dokladovým přenosem vznikne vazba mezi jednotlivými doklady, která umožňuje v přehledu dokladů vidět tzv. Návazné doklady. Na doklad lze takto přenést více dokladů. Jejich seznam je na záložce Doklady. Jednotlivé přenášené doklady musí mít zadánu stejnou organizaci Záložka 6 Služby Na této záložce je přehled položek, které mají ve kartě nastaven parametr Druh skladu na Služba a pokud máte v Globálních konstantách pro Oběh zboží nastaven sklad pro Seznam služeb. Pokud se k výdeji váží i nějaké služby a chtěli byste je mít zadané i na výdejovém dokladu, lze je zadat na této záložce. Při realizaci dokladu se stav skladu těchto položek nezmění a pokud výdejku budete převádět na fakturu, přenesou se vám položky skladové i služby Storno výdeje Realizovanou výdejku nelze opravovat, lze vystavit storno doklad některým z následujících způsobů: automaticky volbou Generovat storno - vystornování celého původního dokladu, podrobněji viz zde ručně volbou Nový a položkovým převodem z původního dokladu - částečné storno původního dokladu pouze některých položek, případně jen částečného množství ručně volbou Nový a zadáním položky na storno doklad - v případě, že nemáte v systému k dispozici původní doklad. Pro ruční vystavení storno dokladu zvolte v přehledu výdejek volbu Nový a z nabízených druhů dokladů si vyberte druh pro storno výdeje. Na záložce 3 - Oběh zboží 112

113 Položky převeďte na storno doklad z původní výdejky položky, které se vrací do skladu, případně upravte množství. Pokud nemáte k dispozici původní výdejku, zadejte zboží, které vracíte do skladu, na storno ručně stejným způsobem jako na jiný doklad modulu Oběh zboží. Stornovanou položku je třeba vrátit zpět do skladu za stejnou evidenční cenu, za kterou bylo odepsáno ze skladu, nikoliv za cenu prodejní! K tomu slouží pole CC evid. požad. CC evid. požadovaná je celková evidenční cena zásoby, která se vrací zpět na sklad. Např. pokud vracíte do skladu 5 ks s evidenční cenou 25 Kč za ks, musí být v poli CC evid. požad. hodnota 125. Ve formuláři zadávání položek na doklad jsou přes tlačítko Akce k dipozici dvě akce pro zjištění této evidenční ceny. CC evid. požadovaná - výběr z přehledu - zobrazí přehled "vhodných kandidátů" na evidenční cenu storna. Použijete především tehdy, když nemáte k dispozici původní doklad a nemůžete tedy zjistit evidenční cenu na původním dokladu. CC evid. požadovaná - dopočtení - dopočte CC evid. požadovanou podle hodnoty na původní výdejce. Akci CC evid. požadovaná - dopočtení je třeba použít především v případě, kdy položkově převedete zboží z původní výdejky a opravíte množství (storno částečného množství). 7.2 Volby místní nabídky Nový Volbou Nový vystavíte nový doklad. Po výběru řady se otevře editační formulář, ve kterém vyplňujete všechny potřebné údaje Oprava Volba Oprava je určená k opravě již existujícího dokladu. Pokud je výdejka zrealizovaná, nelze údaje na ní opravovat Zrušit Zrušit z přehledu lze pouze doklad vystavený, nikoli zrealizovaný nebo zaúčtovaný. Pokud chcete anulovat doklad, který je již zrealizovaný, musíte k němu vystavit opravný doklad, neboli storno. Po vystavení storno dokladu Oběh zboží 113

114 původní doklad nezmizí. Zůstává i nadále v přehledu dokladů. Opravný doklad (storno) je doklad s opačným znaménkem. Tedy storno výdeje přijme dané zboží na sklad. Doporučujeme vytvořit ke každému druhu pohybového dokladu v číselníku Druhy dokladů pohybu zboží druh pro opravný (storno) doklad. Toto nastavení je vhodné zejména z hlediska vyhodnocení a dohledání Účtování Tato volba provede zaúčtování realizovaného dokladu do účetního deníku. Zaúčtování se provede dle vyplněné kontace. Pokud na dokladu není kontace zadána, systém nabídne přehled kontací a vy si vyberete, kterou kontací se má doklad zaúčtovat. Před samotným zaúčtováním do deníku probíhá kontrola, zda jsou na dokladu vyplněny ty údaje, které vyžaduje nastavení účtu v účetní osnově. Dále je provedena kontrola, zda jsou na kontaci zadané účty pro jednotlivé definované řádky. Chybějící údaje je možno doplnit v editaci před zaúčtováním. Pohled do účetnictví - pokud jste doklad zaúčtovali přímo do Účetního deníku, máte možnost si výsledek účtování prohlédnout. Vidíte zde přímo konkrétní účetní doklad. Odúčtování dokladu - tato volba vymaže doklad z účetního deníku a zruší příznak o zaúčtování. Akce je chráněna systémovým heslem. Zrušení příznaku účtování - pokud je doklad zaúčtován jinak než do účetního deníku a potřebujete ho zaúčtovat znovu, touto volbou zrušíte příznak o jeho účtování a můžete ho znovu zaúčtovat. Akce je chráněna systémovým heslem Návazné doklady Tato volba vám umožní k danému dokladu zobrazit ty doklady, ze kterých byl vystaven, a ty, které byly z něho vystaveny položkovým nebo dokladovým přenosem. Poklepáním na číslo dokladu nebo na ikonu Najdi se přenesete na vybraný doklad. Oběh zboží 114

115 Volba menu Aktivity zobrazí přehled aktivit, které mají vybraný doklad na sobě navázaný (8. záložka Doklady na Aktivitě). Dogenerování návazného dokladu Akce umožňuje k označeným výdejkám-převodkám dogenerovat návazné příjemky-převodky. Lze využít např. v případě, kdy uživatel zapomněl ve výdejce-převodce zadat návazné údaje Druh dokladu převodu a Číslo skladu pro převod, nebo v případě, kdy uživatel omylem návaznou příjemku-převodku před její realizací smazal. Akci lze spustit pouze nad realizovanými doklady, generuje návazné doklady k označeným dokladům, nad kterými byla spuštěna Výrobní čísla Volba zobrazí přehled výrobních čísel daného dokladu. Pomocí tlačítek se šipkami se lze pohybovat po jednotlivých příjmových dokladech v přehledu dokladů a zobrazí se vám vždy položky aktuálního dokladu Položky Přehled položek Možnost zobrazení položek zadaných na aktuálním dokladu (resp. označených dokladech). Pomocí tlačítek se šipkami se lze pohybovat po jednotlivých příjmových dokladech v přehledu dokladů a zobrazí se vám vždy položky aktuálního dokladu. V místní nabídce tohoto přehledu najdete volby Výrobní čísla - zobrazí výrobní čísla položky Najdi doklad - najde doklad v přehledu Výdejky Najdi zboží - najde položku v přehledu Stav skladu Označení VV kontroly - provede Vstupní/Výstupní kontrolu položky Hromadné změny - umožňuje provádět hromadné změny některých údajů na položkách Přehled skladových karet Možnost zobrazení skladových karet položek zadaných na aktuálním dokladu (označených dokladech). Pomocí tlačítek se šipkami se lze pohybovat po jednotlivých výdejkách v přehledu dokladů a zobrazí se vám vždy položky aktuálního dokladu Kopie Volba umožňuje vytvořit kopii dokladu. Kurzorem se nastavíte na doklad, z něhož chcete udělat kopii, a v menu vyberete nabídku Kopie. Nabídne se vám okno pro zadání data případu a Oběh zboží 115

116 dalších údajů kopie. Po potvrzení se vytvoří nový doklad, obsahující stejné údaje jako původní doklad. Lze jej libovolně upravovat Dokumenty K dokladu je možné navázat libovolný soubor, který může být přímo uložen i v databázi systému Helios Orange a může figurovat ve společném číselníku Dokumenty Kontrola celistvosti číselné řady Provede kontrolu celistvosti číselné řady a vypíše chybějící čísla dokladů Balicí list K vydávanému zboží lze vytvořit balicí list. Je to doklad, ve kterém je uvedeno, kolik jakého zboží obsahuje dané balení, např. paleta. Zboží na balicí listy program zařazuje podle pravidel definovaných v přehledu Oběh zboží, Zboží a služby, Balicí skupiny. Balicí skupina stanovuje, kolik jakého zboží se vejde do daného balení. Vždy musí existovat jedna společná balicí skupina. Použije se pro ty položky, které nejsou zařazeny do žádné balicí skupiny. Nový balicí list ke zboží z akt. dokladu - vytvoří balicí list(y) pro zboží na aktuálním dokladu. Pro zboží a měrnou jednotku se hledá odpovídající skupina. Jestliže existuje, je podle zadané kapacity vygenerován potřebný počet balicích listů a zboží je k těmto balicím listům přiřazeno. Jestliže není pro zboží definovaná balicí skupina, zboží automaticky spadá do "Společné balicí skupiny" a vždy je zabaleno v celém množství na jeden balicí list. Každý balicí list má kromě údajů jako Název 1, Název 2 a Poznámka též údaj Identifikátor, který má unikátní hodnotu v rámci všech balicích listů. Je automaticky předvyplněn pořadovým číslem balení v rámci jednoho procesu balení + časem vzniku + autorem. Nový balicí list ke zboží z vybraných dokladů - vytvoří balicí list(y) pro zboží na označených dokladech dokladu. Balicí list - zobrazí balicí list(y) vygenerovaný(é) k aktuálnímu dokladu Realizace Pokud jste si jisti, že je doklad vystaven v pořádku a nechcete do něj dále nic pořizovat, zrealizujte jej. Teprve realizací dojde ke snížení stavu skladu o množství zadané na dokladu. Systém vypočítá evidenční ceny dle metody evidence skladu zadané v Globálních konstantách pro Oběh zboží a doplní je do dokladu. Po realizaci nelze doklad již opravovat. V případě, že realizujete doklad jiný den než je datum případu na dokladu, chová se systém podle nastavení konstanty Oběh zboží, Datum pro pozdější realizaci. Tj. buď se objeví dotaz, s jakým datem se má doklad zrealizovat, nebo se zrealizuje s dnešním datem nebo s datem vystavení dokladu. Oběh zboží 116

117 Lze označit více dokladů a realizaci provést hromadně Generovat storno Volba umožňuje vystavit storno doklad (opravný doklad) k realizovanému dokladu. Storno doklad vytvořený touto volbou bude identický s původním dokladem (až na znaménko). Po potvrzení této nabídky se zobrazí seznam typů dokladů pro storno a vyberete, do jaké číselné řady se má doklad vystavit. Původní doklad se převede na storno dokladově! To znamená, že ve stornu již nelze položky upravovat. Pokud chcete vystornovat pouze část dokladu, je nutné storno vystavit volbou místní nabídky Nový. Na dokladu o stornu na záložce 5-Doklady vidíte hlavičku původní výdejky, ze které bylo storno vystaveno Zrušit storno a původní doklad Volba umožňuje zrušit realizovaný storno doklad a původní pohybový doklad za předpokladu, že jsou oba obsahově identické. Dvojice doklad-storno bude smazána při splnění následujících podmínek: storno stornuje jediný doklad položky obou dokladů mají shodné realizované množství a evidenční cenu, a to jednotlivě i celkově ani jeden z dvojice dokladů není zaúčtován k původnímu dokladu (výdejka, příjemka) není jiný návazný doklad, kromě aktuálního storna. Na datech realizace obou dokladů nezáleží. O transakci je proveden zápis do žurnálu Zprávy Volby umožňují: komunikaci ve formátu EDITEL komunikaci s jinou instalací systému Helios Orange (přenos dokladů) v interním XML formátu HELIOS-XML Generování zpráv - volba umožňuje vytvářet z označených výdejek exportní soubory ve zvoleném formátu. o Formát HELIOS-XML generuje XML soubor výdejky interního formátu systému Helios Orange. o Formát EDITEL-Inhouse generuje zprávu DESADV (EDI - Dodací list) o Formát Editel-XML generuje zprávu DESADV (EDI - Dodací list) Oběh zboží 117

118 Přehled zpráv k akt. záznamu - historie zpráv vytvořených k záznamu, na kterém jste nastaveni kurzorovým řádkem. Zobrazují se zde i zprávy vygenerované nad přehledem Pohybové doklady všech skladů. Přehled ostatních zpráv - historie zpráv vytvořených v přehledu Výdejky (nejen k aktuálnímu záznamu). Načtení zpráv - umožňuje načíst zvolenou zprávu. Volba zobrazí nejprve přehled všech definic zpráv vytvořených v přehledu Výdejky. Tlačítkem (nebo volbou místní nabídky) Přehled zpráv si zobrazíte přehled zpráv zvolené definice. Z tohoto přehledu vybíráte zprávu, která se má načíst do výdejky. o Formát HELIOS-XML načte výdejku z XML souboru výdejky interního formátu systému Helios Orange. Ve zprávě se přenáší i informace o zaúčtování jednotlivých dokladů. Proto lze v Definici zprávy na záložce 5-Dodatky zaškrtnutím volby Zrušení příznaku účtování při importu přenos této informace potlačit. Oběh zboží 118

119 8 Vydané objednávky Tato část systému Helios Orange umožňuje vystavovat a evidovat dodavatelské objednávky. Vystavené objednávky neovlivňují skutečný stav skladu ani stav k dispozici. Pomocí nástrojů jako je volba Nastav a volba Povolit seskupování můžete vyhodnocovat, kolik kterého zboží jste již objednali, za jakou cenu apod. Existuje několik způsobů, jak je možné vystavit doklad - objednávku: Zadáním zboží nebo služby na vydanou objednávku formou textové položky. Takováto textová položka není součástí žádného ceníku ani skladu. Výběrem zboží nebo služby ze skladu nebo ceníku služeb. Převedením vybraného zboží nebo služby z jednoho nebo více jiných dokladů na vydanou objednávku. Takto můžete přenést položky z téhož dokladu vícekrát. Převedením jiného dokladu nebo více dokladů na vydanou objednávku. Takto můžete přenést doklad pouze jednou. Kombinací předchozích způsobů. Potvrzením nabídky Oběh zboží - Vydané objednávky otevřete přehled vystavených objednávek. Vlastnosti a vzhled tohoto přehledu jsou implicitně přednastaveny. Pomocí řady nástrojů můžete vlastnosti a vzhled přehledu objednávek měnit podle vašich potřeb. Můžete si například nastavit, které informace o objednávce chcete na obrazovce vidět, jak chcete mít tyto informace setříděné atd. Podrobný popis těchto nastavení viz kap. Volby místní nabídky. V přehledu můžete provádět celou řadu operací. Můžete vystavovat nové objednávky, prohlížet nebo opravovat již pořízené záznamy. V přehledu můžete tisknout nebo automaticky generovat tzv. rozdílové objednávky. Tyto funkce najdete v místní nabídce. 8.1 Formulář Volbou Nový zadáte do přehledu novou vydanou objednávku. Po potvrzení se vám nejprve otevře přehled typů objednávkových dokladů. Popis práce s tímto přehledem, tvorbu nových typů objednávek a opravu již pořízených typů viz kap. Druhy dokladů pohybu zboží. Z přehledu vyberete typ vydané objednávky a poklepáním myší otevřete nový prázdný formulář. Pokud je nadefinovaná jenom jedna číselná řada, výběr z číselníku řad se nenabídne a rovnou se otevře formulář nového dokladu. Vydané objednávky systém čísluje automaticky. Číslo je 9-ti místné. První tři čísla udávají typ vydané objednávky (její číselnou řadu). Oběh zboží 119

120 Vyplněnou vydanou objednávku uložíte tlačítkem OK. Tlačítkem Storno dáte povel k odchodu z formuláře. Formulář vydané objednávky se skládá z několika záložek Záložka 1 Hlavička Ve formuláři vydané objednávky zadáváte na této záložce základní údaje vydané objednávky. Záložka je rozdělena do sekcí, např. [1] Organizace, parametry ceny; [2] Datum, měna, doplňkové informace atd. Jednotlivé sekce je možné klikáním myší na název sekce nebo na znak šipky v záhlaví sekce sbalit a rozbalit podle vaší potřeby. Také je možné pro rozbalování použít kombinaci kláves Ctrl+Alt+číslo. Po opuštění editačního formuláře si systém pamatuje, které sekce byly rozbaleny/sbaleny, a při dalším otevření formuláře toto nastavení zachová. [1] Organizace, parametry ceny Oběh zboží 120

121 Dodavatel, Místo určení, Příjemce - výběrem z číselníku organizací zadáváte na objednávku organizaci. Podle potřeby zadáváte jednotlivé údaje. Organizaci zadáte i přímo vyplněním pole pro číslo nebo název organizace. Pokud systém najde odpovídající záznam, automaticky ho doplní na objednávku, aniž by otevřel číselník organizací. To provede v okamžiku, kdy přecházíte kurzorem na jiné pole formuláře. Pokud už máte organizaci zadanou a chcete údaje opravit, musíte nejprve vymazat pole pro zadání čísla organizace. To platí v případě, kdy organizaci chcete zadat přímo do pole pro název organizace. Pole Místo určení a Příjemce jsou nepovinná. Druh vstupní ceny o JC bez daní Kč o JC s DPH Kč o CC bez daní Kč o CC s DPH Kč o JC bez daní valuty o JC s DPH valuty o CC bez daní valuty o CC s DPH valuty o JC se SD o CC se SD o JC se SD valuty o CC se SD valuty kde JC = jednotková cena, CC = celková cena, s DPH = cena včetně DPH i spotřební daně, se SD = včetně spotřební daně a bez DPH Vybíráte, jaký druh ceny budete na doklad zadávat. Hodnota, kterou zde vyplníte, se bude automaticky nabízet při zadání množství a ceny konkrétního zboží či služby. U každého zboží či služby však můžete tuto hodnotu změnit. Sazba DPH - zadáváte sazbu DPH pro položky zařazené na objednávku přímo. Platí pro položky, které nemají vlastní sazbu DPH. Tu popř. zadáváte v kmenové kartě. Pokud tedy položka zařazovaná přímo na objednávku nemá sazbu DPH (ani 0, 10 nebo 20 %), dostane tuto sazbu. Sazba SD - zadáváte sazbu spotřební daně pro položky zařazené na objednávku přímo. Pokud nebude mít položka vlastní sazbu spotřební daně (zadáváte v kmenové kartě), dostane tuto sazbu. Ceník - tato volba slouží k zadání ceníku, podle kterého se budou do položek na vydané objednávce doplňovat ceny. Seznam ceníků se nabízí zafiltrovaný podle toho, jak je nastavená konstanta Možnosti, Konfigurace/správa systému, Oběh zboží, Ceny, Filtrovat nabízené ceníky pro doklad dle organizace, Ctrl+Enter. [2] Datum, měna, doplňkové informace Oběh zboží 121

122 Datum případu, Datum vystavení, Termín dodávky, Datum splnění - základní datumy na vydané objednávce. Pole Datum případu předvyplní systém dnešním datem. Pole musí být vyplněno, bez tohoto údaje nelze vydanou objednávku uložit a zapsat do přehledu. Hlášení: Prázdná nebo chybně zadaná položka Datum případu! Systém zahlásí při pokusu o uložení (tlačítko OK) bez vyplněného data pořízení. Pro zadávání časových údajů využijte pomocné tlačítko pro kalendář nebo kombinaci kláves <Ctrl><D> pro vložení dnešního data. Období stavu - pokud používáte číselník Období stavu, můžete zde přiřadit vydané objednávce příslušné období stavu. Splněno - po zaškrtnutí tohoto pole je objednávka považována za splněnou a v položkách objednávky nelze provádět změny. Pokud byla objednávka pouze částečně převedena na příjemku, je přesto po zaškrtnutí pole Splněno považovaná za plně vykrytou. Měna, Kurz, Množství kurz, Datum kurzu - údaje o cizí měně na vydané objednávce. Potřebné údaje můžete vybírat z číselníku Kódy cizích měn a z číselníku Kurzovní lístek. Měnu zadáváte výběrem z pole se seznamem Měna. Hodnoty kurzu vybíráte z číselníku, přístupný je ze všech ostatních polí. Datum kurzu se doplňuje podle data kurzu nalezeného v kurzovním lístku. Dohledávájí se kurzy s datem kurzu stejným nebo nižším než je datum případu. Při změně data případu se kurz automaticky dohledává znovu. Objednávka - textové pole pro zadání libovolného údaje. Termín dodávky - slovně vyjádřený termín dodávky. Kód dokladu - informativní textové pole. Forma úhrady - zadáváte formu úhrady. Druh dopravy - zadáváte způsob dopravy. K dispozici máte číselník. Popis dodávky - textové pole pro zadání libovolného údaje. [3] Poznámky Poznámka zadáváte textovou poznámku k vydané objednávce. Sem zapisujete další potřebné informace formou textu. [4] Účetní vazby Nákladové středisko - pole pro zadání nákladového okruhu. Vybíráte z číselníku Organizační struktura. Slouží pro vyhodnocení a příp. zaúčtování návazného dokladu - příjemky. Číslo zakázky, Nákladový okruh, Vozidlo, Zaměstnanec - zadáváte Vámi sledované potřebné údaje. Vybíráte z číselníků. Vyplněné pole mají význam pro vyhodnocení, dohledání a účtování návazné příjemky. [5] Kontaktní zaměstnanec a osoba Oběh zboží 122

123 8.1.2 Akce Kontaktní zaměstnanec - tato volba slouží k zadání kontaktní osoby na doklad. Údaje navázané k zaměstnanci přes volbu kontakty, jako např. telefon nebo , pak budou moci být zobrazeny v tisku. Kontaktní osoba - tato volba slouží k zadání kontaktní osoby na doklad. Údaje navázané ke kontaktní osobě přes volbu kontakty, jako např. telefon nebo , pak budou moci být zobrazeny v tisku. V panelu nástrojů v záhlaví formuláře vydané objednávky najdete tlačítko Akce. Umožňuje následující: Aktualizovat ceny položek podle aktuální cenotvorby - volba pro aktualizaci cen na položkách dokladu podle standardních pravidel cenotvorby. Po spuštění akce se objeví okno s možností určit, jestli se mají také aktualizovat Sazby DPH, Sazby SD a Akce. Akce samotná provádí přepočet položek s tím, že respektuje druh vstupní ceny, množství a měrnou jednotku. Jestliže má položka zamknutou cenu, pak se pouze provede aktualizace sazby DPH a SD z kmene zboží (pokud je to povoleno) a provede přepočet s aktualizací slev. Aktualizace slev - tato volba spustí přepočet všech slev zadaných na dokladu. Poznámky k dokladům - v přehledu Poznámky k dokladům zadáte nejčastěji používané doplňkové texty k vydaným objednávkám (vytvoříte seznam poznámek). Tyto texty lze pak jednoduše vyvolat a vybraný text přenést kombinací kláves <Ctrl><Enter> do vydané ojednávky. Můžete rovněž povolit přístup k těmto textům i z jiných druhů dokladů (např. na příjemce, přijaté faktuře apod.) zaškrtnutím příslušného políčka. Můžete poznámky také označit jako Přednastavené - všechny texty takto označené se budou automaticky doplňovat do nově otevřených dokladů. Ceník - tato volba slouží k zadání ceníku, podle kterého se budou oceňovat položky na vydané objednávce. Seznam ceníků se nabízí zafiltrovaný podle toho, jak je nastavená konstanta Možnosti, Konfigurace/správa systému, Oběh zboží, Ceny, Filtrovat nabízené ceníky pro doklad dle organizace. Zaokrouhlení - volba zobrazí, jak je vydaní objednávka zaokrouhlena. Zde můžete změnit způsob zaokrouhlení pouze pro tu objednávku, se kterou právě pracujete. Způsob zaokrouhlení na ostatních objednávkách zůstane nezměněný Záložka 2 Sumace a slevy Záložka, na které pracujete se sumačními údaji za celý doklad. Oběh zboží 123

124 [1] Sumace a sumační slevy V této sekci je samostatný řádek pro každou sazbu DPH se součtovými hodnotami, které se plní automaticky ze všech položek vydané objednávky. Volbou Oprava zde můžete zadávat tzv. sumační slevu k dané sazbě DPH. Slevu zadáváte v procentech nebo částkou. UPOZORNĚNÍ Pozor, tato sleva se nerozpočítá zpětně na položky. [2] Doplňkové položky Přehled korekcí základů DPH, částek DPH, částek celkem. Korekce mohou vzniknout při zaokrouhlení dokladu na padesátihaléře Oběh zboží 124

125 8.1.4 Záložka 3 Položky Textové položky V sekci [1] Textové položky zadáváte na doklad "textové" položky. tj. položky, které nejsou založeny v číselníku Zboží a služby. Vlastně vypíšete jednoduchý text, zadáte částky a návazné údaje, nic víc. Po volbě Nový se zobrazí formulář pro zadání textové položky [1] Popis, množství, cena, slevy - zadáváte popis položky, množství, cenu, sazbu DPH, příp. sazbu DPH pro režim přenesení daňové povinnosti a poskytnutou slevu na textové položce. V poli Popis můžete přes tlačítko se třemi tečkami vybírat text z předdefinovaných poznámek k dokladům (přehled Oběh zboží, Zboží a služby, Poznámky k dokladům). [2] Částky - informativní přehled vypočtených částek na textové položce. [3] Účetní vazby - v sekci lze zadat Účetní účet a vazby na Útvar, Zakázku, Nákladový okruh, Vozidlo a Zaměstance. Účetní účet se uplatní pro zaúčtování řádků typu Základ DPH a Ostatní částky (Sazba DPH = není) v případě, že doklad převedete na fakturu a tu zaúčtujete. Stejně tak se do účetnictví mohou dostat i návazné údaje Útvar, Zakázka, Nákladový okruh, Vozidlo a Zaměstanec. Oběh zboží 125

126 Položky [4] Poznámka - Poznámka k textové položce na dokladu. Přehled v sekci [2] Položky zobrazuje všechny položky vydané objednávky (převedené, ručně zadané, zadané jako služby, převedené z dokladu). Zde se mohou objevit pouze ty položky, které byly založeny do číselníku Zboží a služby. Volbou Nastav z místní nabídky si popř. nastavte zobrazení údajů o položkách. V dolní části obrazovky je informace o celkové částce na dokladu a počtu kusů na položce, na které jste nastaveni kurzorovým řádkem Záložka 4 - Sklad Na této záložce vybíráte zboží, které chcete zařadit na doklad. Pokud zboží ještě na skladu není, přepnete se do seznamu zboží a služeb, nabídka Nový, a zadáte novou kartu. Pokud již existuje, přenesete ho do přehledu stavu skladu. Při zadávání nového zboží dbejte na to, aby nedocházelo k duplicitám. To znamená, aby pod více názvy nebylo zadáno jedno zboží. Pokud máte zboží vybráno, nastavíte se na něj kurzorovým řádkem a pomocí kláves <Ctrl><Enter> otevřete tabulku pro zadání množství a cen. Tabulka má čtyři záložky. Základní údaje, Cena, Popis a Výrobní čísla. Na záložce Základní údaje zadáváte objednávané množství, cenu, měrnou jednotku, sazbu daně. Cenu můžete zadat jak jednotkovou, tak i sumační s daní nebo bez daně. Typ ceny zadáváte na hlavičce formuláře. Pokud chcete pro nějakou položku jiný než nabízený typ ceny, přepnete se na záložku Ceny. Kurzor je nastavený na poli se zadaným typem ceny. Stiskem klávesy s písmenem vedle pole se zvoleným typem ceny si zpřístupníte editační pole a cenu zapíšete. Na záložku Základní údaje se přenese vámi zvolená cena. Pokud zaškrtnete pole Zamknout cenu, vyřadí se pro danou položku na daném dokladu standardní mechanismy dohledávání ceny. Jinými slovy - po zaškrtnutí lze cenu změnit pouze ručně. Na záložce Popis je Popis 1, 2, 3 a 4. Dále máte možnost na této záložce zadat ke konkrétní položce Požadované datum dodání, Potvrzené datum dodání, Číslo zakázky a Čárový kód. Tak můžete na jednu objednávku zadat položky z více zakázek. Na záložce Výrobní čísla lze pracovat s výrobními čísly jednotlivých položek. Oběh zboží 126

127 Opakovaný výběr Tato volba umožňuje zadat jednu položku na doklad několikrát. Toto využijete například tehdy, jestliže jedna položka má několik různých nákupních cen v jedné dodávce. Sestavy dle kusovníku Pokud máte zakoupen submodul Kusovníky modulu Oběh zboží, máte možnost zařazovat na doklad výrobky (sestavy) skládající se z dílů. Na doklad zařazujete takovou položku volbou místního menu Sestavy dle kusovníku na záložce 4- Sklad Záložka 5 Doklady Pokud chcete na objednávku převést obsah jiného dokladu beze změn, použijete k tomu záložku 5 - Doklady. U převedeného zboží či služby však nemůžete změnit údaje týkající se množství a ceny a nemůžete ani převedenou položku zboží z objednávky vyřadit. Z místní nabídky zvolíte funkci Převod dokladu a vyberete typ dokladu, který budete chtít přenášet na objednávku. Oběh zboží 127

128 Potvrdíte vybraný druh dokladu a otevře se přehled vystavených dokladů. Tento přehled je naprosto plnohodnotný, lze v něm pořizovat nové doklady, tisknout, realizovat, automaticky účtovat atd. Všechny funkce jsou uvedeny v místní nabídce. Jejich podrobný popis naleznete v kapitole věnované příslušnému typu dokladu. V přehledu vyberete doklad, který chcete zkopírovat na objednávku, a kombinací kláves <Ctrl><Enter> převedete najednou všechny položky. Položky se na objednávku převedou ve stejném množství i ceně jako na původním dokladu a není možné tyto údaje upravit. Spolu s položkami se na objednávku převedou i hlavičkové údaje původního dokladu. Hlavičkové údaje však na objednávce změnit můžete a můžete také na doklad přidat další zboží či službu. Funkcí Převod dokladu převedete z vybraného dokladu všechno zboží či služby bez možnosti změny ceny nebo množství. Pokud tedy víte, že budete chtít změny u zboží provést, zvolte raději funkci Převod položek na záložce 3 - Položky. Doklad převedený funkcí Převod dokladu nelze již znovu přenést ani dokladově ani položkově. Pokud budete chtít nějaký doklad převést vícekrát, použijte volbu Převod položek, nikoli Převod dokladu Záložka 6 - Služby Tato záložka obsahuje přehled stavu skladu, který jste v konfiguraci systému označili jako Seznam služeb. Tedy pokud si takto označíte skutečný seznam služeb, bude se vám na této záložce zobrazovat přehled služeb. Můžete však v konfiguraci systému označit seznamem služeb kterýkoli sklad (část organizační struktury). Na objednávku můžete zařazovat položky (služby a jiné) i z této záložky. 8.2 Volby místní nabídky V přehledu Oběh zboží, Vydané objednávky najdete následující volby místní nabídky specifické pro tento přehled Zrušit Výběrem této volby zrušíte záznam, na kterém je umístěn kurzorový řádek. Systém se ujistí dotazem: Opravdu si přejete smazat aktuální záznam? Potvrzením tlačítka Ne nebo Storno nedojde ke smazání záznamu. Potvrzením tlačítka Ano záznam smažete. Systém však dovolí zrušit pouze ten záznam, který není zdrojovým záznamem pro jiný návazný záznam. Návazným Oběh zboží 128

129 záznamem je např. příjemka, která vznikla z objednávky pomocí funkce Převod dokladu. Pokud systém zjistí, že rušená objednávka byla v systému použita, zrušení záznamu neprovede a zobrazí hlášení: Z dokladu již byl vytvořen jiný doklad převodem - nelze smazat! Hlášku potvrďte tlačítkem Konec. Naopak objednávku, ze které vznikl jiný doklad položkovým převodem, tj. pomocí funkce Převod položek, systém zrušit dovolí Návazné doklady Tato volba zobrazí všechny návazné doklady k té objednávce zboží, na které právě stojíte kurzorem. V podstatě se jedná o pohled na historii vzniku dokladů, tj. které doklady z dané objednávky vznikly popř. z kterých dokladů vznikla daná objednávka. Tento pohled je strukturován do časových úrovní (1.úroveň je časově nejstarší atd.). Vidíte návaznosti vzniklé dokladovým i položkovým převodem. Volba menu Aktivity zobrazí přehled aktivit, které mají vybraný doklad na sobě navázaný (8.záložka Doklady na Aktivitě) Výrobní čísla Tato volba zobrazí přehled výrobních čísel daného dokladu. Pomocí tlačítek se šipkami se lze pohybovat po jednotlivých objednávkách v přehledu dokladů a zobrazí se vám vždy položky aktuálního dokladu Položky Přehled položek Možnost zobrazení položek zadaných na aktuálním dokladu (resp. označených dokladech). Pomocí tlačítek se šipkami se lze pohybovat po jednotlivých příjmových dokladech v přehledu dokladů a zobrazí se vám vždy položky aktuálního dokladu. V místní nabídce tohoto přehledu najdete volby Oběh zboží 129

130 Výrobní čísla - zobrazí výrobní čísla položky Najdi doklad - najde doklad v přehledu Vydané objednávky Najdi zboží - najde položku v přehledu Stav skladu Označení VV kontroly - provede Vstupní/Výstupní kontrolu položky Hromadné změny - umožňuje provádět hromadné změny některých údajů na položkách Přehled skladových karet Možnost zobrazení skladových karet položek zadaných na aktuálním dokladu (označených dokladech). Pomocí tlačítek se šipkami se lze pohybovat po jednotlivých objednávkách v přehledu dokladů a zobrazí se vám vždy položky aktuálního dokladu Kopie Tato volba vám umožní vytvořit kopii dokladu. Kurzorem se nastavíte na doklad, z něhož chcete udělat kopii, a v menu vyberete nabídku Kopie. Nabídne se vám okno pro zadání data případu a dalších údajů nové objednávky. Po potvrzení se vytvoří nový doklad, obsahující stejné údaje jako původní doklad. Lze jej libovolně upravovat Aktualizace odebraného množství Servisní akce, která aktualizuje u položek označených dokladů hodnotu Odebrané množství. Za běžného provozu se množství odebrané napočítává na položkách dokladů automaticky Kontrola celistvosti číselné řady Provede kontrolu celistvosti číselné řady a vypíše chybějící čísla dokladů Generování položek příjemek K vydané objednávce udělá návaznou příjatou fakturu. Návazný doklad vznikne stejný, jako když byste ve formuláři přijaté faktury na záložce 3 - Položky použili volbu Převod položek, Vydané objednávky Generování položek faktury přijaté K označeným vydaným fakturám udělá návaznou/é příjemku/y. Pokud je označeno více vydaných objednávek na jednoho dodavatele, vznikne z nich jedna příjemka. Návazné doklady vzniknou stejné, jako když byste ve formuláři příjemky na záložce 3 - Položky použili volbu Převod položek, Vydané objednávky Generuj objednávky Tato funkce umožňuje buď automaticky vygenerovat dodavatelskou objednávku podle zadaných kritérií (zaškrtnutá volba Generovat rozdílovou objednávku) nebo přednabídnout zboží k objednání podle zadaných kritérií Oběh zboží 130

131 (zaškrtnutá volba Přednabídnout množství k objednání) a následně podle potřeby vygenerovat objednávku(y). Po potvrzení nabídky Generuj objednávky vám systém nabídne seznam kritérií. Podrobný popis volby Generuj objednávky najdete též zde. Na záložce Parametry vyplňujete následující údaje: Sklad - zde nastavíte, odkud bude generována objednávka. Zda z přednastaveného skladu nebo ze všech skladů, případně pouze pro vybrané skladové karty. Výrobní data - zde vyberete, zda do okruhu generování jsou zahrnuta všechna výrobní data nebo pouze materiály. Generovat rozdílovou objednávku - vygeneruje objednávku(y) podle zadaných kritérií. Pokud je pole zaškrtnuto, jsou nepřístupné parametry Přednabídnout množství k objednání, Kumulovat (dny) a Pro datum objednání do. Vyplněná kritéria pro rozdílovou objednávku potvrdíte tlačítkem OK a systém vám zobrazí, pro jaké zboží a v jakém množství (příp. na kterém skladě) bude generovat objednávku. Tento seznam můžete upravovat. Potvrzením tlačítka Generuj objednávky dojde k vlastnímu generování objednávek. Poklepáním vyberete druh objednávky a systém vytvoří objednávku. Objednávku uložíte klepnutím na tlačítko OK. Přednabídnout množství k objednání - pokud není zaškrtnut parametr Generovat rozdílovou objednávku, můžete použít tuto volbu. Doplňujícími parametry jsou hodnoty Kumulovat (dny) a Pro datum objednání do. Po stisku tlačítka OK se zobrazí přehled Budoucí pohyby - generování objednávek. Jedná se o přehled pohybů, které mají vliv na výpočet množství na objednávku. Zde můžete provést potřebné úpravy a tlačítkem Generuj objednávky vytvořit objednávku(y). Kumulovat (dny) - určujete, jak se mají stejné položky na objednávce sdružit, tj. kolikrát se má položka na objednávce objevit. V případě hodnoty 1 se položka na objednávce objeví tolikrát, kolik je různých termínů dodávky na dokladech, které se mají objednávkou vykrýt. V případě jiné hodnoty se za každý časový interval daný touto hodnotou (např. 10 dnů) položka objeví na objednávce jednou sumačně. Pro datum objednání do - umožňuje zjistit, co je třeba objednat do zde zadaného data. Při vytváření objednávky se porovnává údaj Termín dodávky z rezervace nebo expedičního příkazu a zohledňuje se Dodací lhůta zboží zadaná na kmenové kartě. Objednávka bude vytvořena tak, aby byly vykryty ty položky z rezervací a expedičních příkazů, kde "Poslední možný termín objednání" (tj. Termín dodávky mínus Dodací lhůta) je menší nebo roven hodnotě Pro datum objednání do. Oběh zboží 131

132 Doplnit - nastavujete parametry, podle kterých se vygeneruje množství zboží na objednávku. Doplňkovým parametrem je respektování minima dodavatele. Na záložce Způsob zadáváte, zda se hlavičky objednávek budou generovat pro každý sklad samostatně nebo na zvoleném skladě Schválení, Zrušení příznaku schválení Akce Schválení označí doklad jako schválený a zablokuje ho proti změnám, tj. doklad je po schválení pouze ke čtení. Na akce je možno nastavit práva. Pokud je zapnuto logování údajů na dokladech Oběhu zboží, loguje se údaj Datum schválení. V Nastav (F4) lze zobrazit ze složky Doklady zboží - dodatek sloupce Datum schválení a Schválil Zprávy Volby umožňují: komunikaci ve formátu EDITEL komunikaci s jinou instalací systému Helios Orange (přenos dokladů) v interním XML formátu HELIOS-XML Generování zpráv - volba umožňuje vytvářet z označených objednávek exportní soubory ve zvoleném formátu. o Formát EDITEL -XML (export) generuje zprávu ORDERS (EDI - Objednávka) o Formát HELIOS-XML generuje XML soubor objednávky interního formátu systému Helios Orange Přehled zpráv k akt. záznamu - historie zpráv vytvořených k záznamu, na kterém jste nastaveni kurzorovým řádkem. Přehled ostatních zpráv - historie zpráv vytvořených v přehledu Objednávky (nejen k aktuálnímu záznamu). Načtení zpráv - umožňuje načíst zvolenou zprávu. Volba zobrazí nejprve přehled všech definic zpráv vytvořených v přehledu Objednávky. Tlačítkem (nebo volbou místní nabídky) Přehled zpráv si zobrazíte přehled zpráv zvolené definice. Z tohoto přehledu vybíráte zprávu, která se má načíst do objednávky. o Formát HELIOS-XML načte objednávku z XML souboru objednávky interního formátu systému Helios Orange Oběh zboží 132

133 9 Došlé objednávky Modul programu Helios Orange Došlé objednávky je rozšířením modulu Oběh zboží. Umožňuje pohodlně vystavovat, prohlížet, editovat odběratelské objednávky a sledovat jejich vykrývání. Došlé objednávky jsou rozdělené do řad, které představují nejen jejich logické rozdělení, ale umožňují nastavit na řadě společné funkce, jako třeba tvorba návazných dokladů, definice vstupní ceny a plnění DPH. Došlé objednávky se vztahují k vybranému časovému období a příslušnému středisku v organizační struktuře. Přes volbu místní nabídky Změna typu dokladu můžete měnit její stav a tedy i umístění do příslušného přehledu Pořízené, V řešení nebo Uzavřené. Modul Došlé objednávky se skládá ze základních přehledů Došlé objednávky (v řešení) - Přehled určený k pořizování otevřených došlých objednávek. Přehled je jeden společný pro všechna globální období. Přehled, ve kterém se zajišťuje krytí došlé objednávky a provádí generování návazných dokladů. Řady došlých objednávek - seznam všech nadefinovaných řad Stavy došlých objednávek - uživatelsky definované stavy lze připojit jako příznak k objednávce Profily pro generování návazných dokladů Došlé objednávky (pořízené) - Přehled určený k pořizování objednávek, které ještě nechcete vykrývat. Pro další akce je nutno doklad přesunout do objednávek v řešení. Došlé objednávky (uzavřené) - Přehled uzavřených došlých objednávek. Zajištění došlé objednávky - Sledování vykrytí položek na došlých objednávkách. Pomocí funkce Nastav si můžete upravit seznam zobrazených položek, třídění a filtrování přehledu. 9.1 Řady došlých objednávek Najdete je v modulu Oběh zboží po rozbalení volby Došlé objednávky (v řešení). Řady slouží ke členění došlých objednávek a jsou analogické druhům dokladů pohybu zboží. Každá objednávka musí patřit do nějaké řady, proto musí být nadefinována alespoň jedna řada. Číslo objednávky se pak skládá z řady, nepovinného prefixu (RRRR, RR nebo MM) a pořadového čísla v délce 3-10 číslic. Po otevření přehledu Řady došlých objednávek uvidíte seznam všech definovaných řad, standardně přes funkci Nový, příp. Oprava můžete vytvořit novou, případně editovat existující řadu. Oběh zboží 133

134 9.1.1 Formulář Záložka 1 Definice Řada - třímístné číselné označení řady. Název - název řady pro snadnou orientaci uživatele. Číslo - prefix - nepovinný údaj, který umožňuje nastavit předčíslí-prefix čísla objednávky ve formátu RRRR, RR nebo MM (R-rok, M-měsíc) Číslo - délka - nastavení délky vlastního pořadového čísla za prefixem. Vlastní číslo došlé objednávky se skládá z čísla řady, prefixu a pořadového čísla. Pořadová čísla tvoří vzestupnou souvislou řadu. Pokud bude některá došlá objednávka ze systému vymazána, zůstane její pořadové číslo obsazeno a nebude znovu použito pro jinou došlou objednávku. Oběh zboží 134

135 Automaticky blokovat zboží, které je skladem - po založení dokladu se automaticky zablokuje objednávané zboží, které je skladem. Profil pro generování návazných dokladů - profily se uplatní při generování návazných dokladů. Lze nastavit generování výdejky, výdejky v evidenční ceně, expedičního příkazu, rezervace, vydané faktury nebo účtenky pokladního prodeje. Profil vybíráte z číselníku profilů. Tiskové formuláře - přednastavení tiskových formulářů pro tisk objednávek. Poznámka - možnost přidat k dané řadě komentář Záložka 2-Přednabízení + Def. OK Na záložce Přednabízení nastavujete údaje, které se předvyplní na nové objednávce dané řady. Na konkrétní objednávce pak lze tyto údaje přepsat, příp. vymazat. Oběh zboží 135

136 Způsob dopravy - z návazného číselníku vybíráte způsob dopravy. Forma úhrady - podobně jako v předchozím případě vybíráte z návazného číselníku. Zaměstnanec - spojení řady s konkrétním zaměstnancem výběrem z číselníku zaměstnanců. Druh vstupní ceny - možnost stanovit, kterou cenu budete na doklad zadávat. Měna - výběr měny v rozbalovacím menu. Vybíráte z návazného číselníku měn. Plnění DPH - volba druhu plnění DPH Bankovní spojení, Číslo účtu, Specifický symbol, Název ústavu, Konst. symbol, Kód ústavu - vybíráte bankovní spojení vlastní organizace (organizace s číslem 0). Oběh zboží 136

137 Tisk, Další doklad - zaškrtáním nastavujete, které akce mají proběhnout po uložení dokladu tlačítkem Def. OK. Automat, Externí akce - můžete nastavit, že se má tlačítkem Def. OK spustit automat a/nebo Externí akce. Lze nastavit pouze automat vytvořený pro některý z přehledů dokladů oběhu zboží viditelných ve stromu přehledů, který má nastaveno Zobrazit jako akci. Význam tlačítka OK o Standardní OK - implicitní nastavení, tlačítko OK se chová běžným způsobem, nemá žádnou souvislost s tlačítkem Def. OK. o Standardní OK s upozorněním - vždy - v okamžiku, kdy uživatel stiskne tlačítko OK a je něco nastaveno pro Def. OK, objeví se upozornění, jaké akce jsou navázány na Def. OK. Je možno buď pokračovat (uložit záznam) nebo se vrátit do editoru. o Standardní OK s upozorněním - pro nový záznam - jako Standardní OK s upozorněním - vždy, ale pouze při zadávání nového dokladu, nikoliv při opravách. o Jako tlačítko Def. OK - vždy - při tomto nastavení se i tlačítko OK přejmenuje na tlačítko Def. OK. v editoru 2 tlačítka Def. OK. Obě mají v takovém případě samozřejmě stejný význam. V editoru dokladu pak jsou 2 stejná tlačítka Def. OK a obě mají v takovém případě samozřejmě stejný význam. o Jako tlačítko Def. OK - pro nový záznam - stejný význam jako nastavení Jako tlačítko Def. OK - vždy, ale pouze při zadávání nového dokladu, nikoliv při opravách. Záložka 3 Zadávání Oběh zboží 137

138 Na záložce 3-Zadávání určujete, jak se má kontrolovat vyplněnost polí na došlé objednávce. Dále zde můžete vybrat, jaký údaj se má na došlé objednávce předvyplnit: Nákladové středisko Nákladový okruh Vozidlo Zakázka Zaměstnanec Dále zde lze i vybrat konkrétní hodnotu údaje, která se má předvyplňovat na nových objednávkách. Oběh zboží 138

139 Kontrolu vyplněnosti lze nastavit na některou hodnot: Bez kontroly - vyplněnost se nekontroluje Povinné - pole musí být vyplněno. Kontrola se provádí při ukládání dokladu. Zakázané - pole nesmí být vyplněno Upozornění - pokud není pole vyplněno, objeví se při ukládání dotaz, zda se má doklad opravdu uložit. Například pokud je na řadě dokladů nastavena povinnost vyplnění nákladového střediska a na dokladu není nákladové středisko vyplněno, objeví se při pokusu o uložení dokladu hláška: Nákladové středisko není vyplněno, nelze uložit Definice práv Volba místní nabídky v přehledu Řady došlých objednávek, pomocí které lze nastavit uživatelům práva k řadám. Dokud nejsou k řadě nastaveny žádná práva, mají na ní práva všichni uživatelé. Jakmile mají někteří uživatelé nastavena práva, nemají k řadě ostatní uživatelé přístup. Tlačítkem Nový uživatel se zeleným křížkem přidáte nového uživatele řady a poklikáním nebo volbou Oprava z menu mu nastavíte práva, možnosti jsou Plný přístup, Jen ke čtení nebo Zakázaný přístup. Obdobně funguje tlačítko Nová role. Zde definujeme přístup pro roli Profily pro generování návazných dokladů Volba místní nabídky v přehledu Řady došlých objednávek. Po jejím potvrzení se objeví přehled profilů pro generování. Profily se využívají pro generování návazného dokladu v přehledu Došlé objednávky (v řešení). Profil lze přednastavit pro řadu objednávek v editoru řady v poli Profil pro generování. Oběh zboží 139

140 Popis profilu - jméno, které uvidíte v seznamu vytvořených profilů, nejlépe takové, které usnadní orientaci při práci s programem. Druh pohybu - typ dokladu, který se bude profilem generovat. Řada podle řady objednávky - možnost zajistit, aby se návazný doklad vystavil do stejné řady jako je řada došlé objednávky. Řada dokladu - pokud není zaškrtnuto pole Řada podle řady objednávky, vybíráte zde řadu, do které se návazný doklad vygeneruje. Např. řada XXX - Výdej ze skladu Datum případu - možnost přiřadit na vygenerovaný doklad datum objednávky nebo aktuální datum Způsob dohledání kurzu - nabízejí se tři možnosti výběru kurzu, aktuálně platný, nejbližší platný k datu případu, nebo podle data objednávky Oběh zboží 140

141 Způsob převodu - týká se jen těch položek došlé objednávky, které byly na doklad zařazeny volbou Sestavy dle kusovníku. Určujete, jestli se budou přenášet jenom kompletační položky, nebo jenom položky došlé objednávky, nebo obojí. Návazný profil - pokud chcete k došlé objednávce vygenerovat dva doklady, použijte pole Návazný profil. Když spustíte na došlé objednávce generování, vygeneruje se nejdříve doklad podle profilu a pak, pokud je pole Návazný profil vyplněno, ještě také doklad podle návazného profilu. Například Výdejka a Vydaná faktura. 9.2 Došlé objednávky (pořízené) Pro vytvoření nové odběratelské objednávky si otevřete v hlavní nabídce v modulu Oběh zboží volbu Došlé objednávky (pořízené). Volbou místního menu Nový si nejprve vyberete řadu došlých objednávek. Volba řady znamená i volbu přednabízení různých funkcionalit spojených s danou konkrétní řadou, jako je dotahování měny, kontrola vyplněnosti některých údajů apod. Pokud je nadefinovaná jenom jedna číselná řada, výběr z číselníku řad se nenabídne a rovnou se otevře formulář nového dokladu Formulář Záložka 1 Hlavička Oběh zboží 141

142 [1] Organizace, doplňkové informace Číslo organizace - slouží k zadání objednavatele, tedy toho, na koho bude vystavena faktura. Lze zadávat pouze z návazného číselníku organizací. Po výběru organizace se může objevit okno s informacemi svázanými s danou organizací, např. že firma je na černé listině. Záleží na nastavení pravidel ve skupinách organizací. Místo určení - podobným postupem zadáte i požadované místo určení, otevře se opět tentýž číselník Organizace. Příjemce - zde můžete vyplnit adresu příjemce výběrem z číselníku Organizace. Druh vstupní ceny o JC bez daní Kč o JC s DPH Kč o CC bez daní Kč o CC s DPH Kč o JC bez daní valuty o JC s DPH valuty o CC bez daní valuty o CC s DPH valuty o JC se SD o CC se SD o JC se SD valuty o CC se SD valuty kde JC = jednotková cena, CC = celková cena, s DPH = cena včetně DPH i spotřební daně, se SD = včetně spotřební daně a bez DPH Vybíráte, jaký druh ceny budete na doklad zadávat. Hodnota, kterou zde vyplníte, se bude automaticky nabízet při zadání množství a ceny konkrétního zboží či služby. U každého zboží či služby však můžete tuto hodnotu změnit. Ceník - tato volba slouží k zadání ceníku, podle kterého se budou oceňovat položky na objednávce. Seznam ceníků se nabízí zafiltrovaný podle toho, jak je nastavená konstanta Možnosti, Konfigurace/správa systému, Oběh zboží, Ceny, Filtrovat nabízené ceníky pro doklad dle organizace, Ctrl+Enter. Forma úhrady - zadáváte formu úhrady. Může být spojena se lhůtou splatnosti. Způsob dopravy - zadáváte způsob dopravy. K dispozici máte číselník. Popis dodávky - textové pole pro zadání libovolného údaje. Externí číslo - textové pole pro zadání libovolného údaje. Datum, měna, interní poznámka Datum případu, Termín dodávky - sem si uvedete evidenční datum došlé objednávky a termín dodávky zákazníkovi. K zadání detailů k dodávce slouží textové pole označené jako Termín dodávky. Sem si můžete zapsat přesný čas dodávky, příp. krátkou upřesňující poznámku. Oběh zboží 142

143 Datum hlídání od, Datum hlídání do - zde si nastavíte počáteční a koncové datum a hodinu období, po které bude program hlídat zboží na skladě pro objednávku.pokud je zboží hlídáno, nelze zrealizovat výdejku. Hlídání lze zadat i na položkách objednávky. Pokud je vyplněno na obou místech, má položka přednost před hlavičkou. Zboží je hlídáno pouze v případě, že objednávka je ve stavu V řešení. Jinak nemá hlídání žádný vliv. Měna - vyberete si požadovanou měnu z připojeného seznamu měn. Otevře se číselník, který lze editovat v přehledu Číselníky, Kurzovní lístek, Kódy měn. Kurz - otevřením připojeného číselníku se dostanete do Kurzovního lístku, kde lze vybrat ze stávajících kurzů nebo si stáhnout aktuální kurz volbou místní nabídky Import. Množství kurz - další možnost, odkud lze zadat kurz. V tomto okně vidíte přepočítací poměr vybrané měny, u většiny měn je to 1. Pokud na došlé objednávce změníte některé z tučně označených polí (Číslo organizace, Datum případu, Měna, Kurz, Množství kurz, Ceník), přepočtou se odpovídajícím způsobem i všechny související údaje. Např. pokud změníte na dokladu organizaci a tato organizace bude mít nastavenou jinou měnu než byla vybrána na dokladu, změní se na došlé objednávce i měna. Pokud má nová organizace zadanou jinou cenovou úroveň, změní se i ceny položek došlé objednávky podle měny a cenové úrovně. [2] Interní poznámka, Veřejná poznámka Prostor pro připojení poznámek k dané došlé objednávce. [3] Poznámky Poznámka zadáváte textovou poznámku k došlé objednávce. Sem zapisujete potřebné údaje (upozornění, platební podmínky apod.). Volbou Akce, Poznámky k dokladům můžete do objednávky přenést předdefinovanou poznámku z přehledu Zboží a služby, Poznámky k dokladům. Takto přenesenou poznámku můžete pro danou fakturu libovolně upravovat. Poklepáním myší v okně poznámky se otevře editační okno, kde máte mj. možnost načíst poznámku z textového souboru. [4] Účetní vazby Nákladové středisko - určujete, kam se zaúčtují výnosy položek. Zde zadaný útvar má přednost před útvarem (skladem, přehledem Oběh zboží 143

144 fakturačních položek), ze kterých jsou položky faktury. Vybíráte z číselníku Organizační struktura. Číslo zakázky, Nákladový okruh, Vozidlo, Zaměstnanec - zadáváte Vámi sledované potřebné údaje. Vybíráte z číselníků. Vyplněné pole mají význam pro vyhodnocení, dohledání a účtování dokladu. Účetní kód - výběrem z číselníku zadáváte předpis účetní souvztažnosti, která bude tvořit základ účetního zápisu do modulu Účetnictví. [5] Kontaktní zaměstnanec a osoba Kontaktní zaměstnanec - tato volba slouží k zadání kontaktní osoby na doklad. Údaje navázané k zaměstnanci přes volbu kontakty, jako např. telefon nebo , pak budou moci být zobrazeny v tisku. Tuto vlastnost využijete v případě, že osoba odpovědná za objednávku je jiná než osoba, která doklad vystavila. V případě, že zaměstnanec má na své kartě v číselníku zaměstnanců vyplněný atribut login ID, viz kapitola formulář zaměstnance, prováže se přihlášený uživatel se svou kartu v číselníku zaměstnanců a kontaktní údaje z této karty se automaticky vloží do pole Kontaktní zaměstnanec na faktuře. Kontaktní osoba - tato volba slouží k zadání kontaktní osoby na doklad. Údaje navázané ke kontaktní osobě přes volbu kontakty, jako např. telefon nebo , pak budou moci být zobrazeny v tisku. [6] Bankovní spojení Název spojení, Číslo účtu, Specifický symbol, Konstantní symbol - zadáváte údaje pro platbu faktury. Účet vybíráte z číselníku bankovních spojení vaší organizace. Záložka 2 - Rekapitulace DPH Pro každou použitou sazbu DPH se v této sekci objeví samostatný sumační řádek. Pole se plní automaticky podle položek na objednávce. Částka DPH, Cena bez DPH, Cena s DPH - v každém z těchto sloupců jsou příslušné součtové částky jedné ze sazeb DPH. Jsou to sumační údaje všech položek objednávky v jedné sazbě DPH, převedených z dokladů, převedených položkově z dokladů nebo zadaných ručně přímo na objednávce. Záložka 3 - Položky Na záložce 3-Položky vidíte položky zařazené na došlou objednávku. Pomocí funkce Nastav můžete změnit zobrazené sloupečky, např. si můžete zobrazit celkovou cenu, hmotnost, nebo třeba i poznámku. Pokud si přejete zachovat Oběh zboží 144

145 nastavení pro budoucí použití, můžete si ho uložit mezi ostatní sestavy (podrobně viz ovládání funkce Nastav). Na záložce 3-Položky můžete také ovlivnit pořadí položek na došlé objednávce. Pořadí položek je přidělováno automaticky při jejich zadávání na doklad. V místní nabídce na záložce 3-Položky najdete volby Přesun řádku nahoru, Přesun řádku dolů a Přesun na pozici, kterými můžete pořadí změnit. Přidání položek Oběh zboží 145

146 Podobně jako u jiných dokladů modulu Oběh zboží je více možností, jak přidat k došlé objednávce položku. Volbou Nový, volbou Zadávání položek (Ctrl+S) nebo z následující záložky 4-Sklad. Výsledek je stejný, záleží na uživateli, který způsob si více oblíbí. Potvrzením funkce Zadávání položek v >přehledu položek se otevře následující okno: Zde vyplníte údaje, které znáte, a potvrdíte pomocí tlačítka Najít v levém horním rohu okna. Zobrazí se seznam položek, které odpovídají vyplněným údajům. Tlačítka Aktuální sklad a Sklad služeb slouží k přepínání mezi oběma sklady. Případně můžete zvolit Všechny sklady a položku vybírat napříč sklady. Pokud budete zboží zadávat druhým způsobem, tj. volbou Nový na záložce 3- Položky, program vás přepne na záložku 4-Sklad, kde si vyhledáte a vyberete požadovanou položku. Objeví se formulář pro zadání množství a ceny. Na první záložce vyplníte základní informace o položce, tj. požadované množství, množstevní jednotku, sazbu DPH, hmotnost, cenu (zadáním nebo výběrem z připojeného číselníku). Můžete připojit i vlastní poznámku. Cenu Oběh zboží 146

147 můžete uzamknout, tj. nebude se přepočítávat pro tuto došlou objednávku, změnit jí bude možné jedině ručně. Ve spodní části vidíte některé informace o položce - celkovou cenu včetně DPH po slevě, množství daného zboží na skladě, množství kdispozici a množství k dispozici po realizaci nezrealizovaných výdejek. Na druhé záložce se přednastaví slevy, které jsou pro dané zboží nastaveny. Volbou Ručně se zpřístupní pole pro editaci slev. Další možností je Zakázat slevy k dané položce došlé objednávky. Záložka 4 - Sklad Na záložce 4-Stav skladu lze zadávat položky potvrzením množství ve spodní části okna. Zadáním požadovaného množství a potvrzením klávesy Enter se vybrané zboží objeví mezi položkami, cena se doplní standardním mechanismem pro dohledání ceny podle cenové úrovně nebo ceníku. Další možností je rozkliknutí jedné z položek skladu a doplnění množství do otevřeného formuláře. Pomocí funkce Nastav lze upravit výchozí nastavení přehledu potřeby. Lze např. zobrazit dodatečné informace jako jsou dříve zmiňované slevy nebo i dodací lhůtu. Záložka 5 - Služby Na záložce 5-Služby se nabízí seznam služeb, jde o obdobu záložky 4-Sklad. Obdobným způsobem zadáte na danou došlou objednávku službu, po potvrzení se daná služba objeví v přehledu 3-Položky. Pomocí standardních nástrojů lze měnit vzhled přehledu došlých objednávek. Můžete si nastavit, které informace z došlé objednávky chcete v přehledu vidět, jak je chcete mít na obrazovce setříděné, příp. seskupené V přehledu můžete provádět celou řadu operací, jako vystavovat nové došlé objednávky, prohlížet nebo upravovat již pořízené záznamy. Tyto funkce najdete v místní nabídce. Některé funkce místní nabídky jsou společné, jejich popis najdete najdete ve společné kapitole Volby místní nabídky. V této části příručky najdete jenom popis funkcí specifických pro přehled Došlé objednávky (pořízené) Zrušit Výběrem této volby zrušíte záznam, který je označený kurzorem. Systém je nastaven tak, že si ještě hláškou ověří, jestli nedošlo k omylu. Potvrzením Ne nebo Storno nedojde ke smazání záznamu. Potvrzením tlačítka Ano záznam smažete. Jako i na ostatních místech v programu, smazat lze pouze záznam, který není zdrojovým záznamem pro jiný návazný záznam. Oběh zboží 147

148 9.2.3 Změna typu dokladu Volba umožňuje přesunout došlou objednávku do stavu V řešení nebo Uzavřené. Potvrzením jedné z možností se došlá objednávka přesune do patřičného přehledu. Další možností v tomto formuláři je nastavení nového stavu z připojeného číselníku uživatelsky nadefinovaných stavů. Zaškrtávátko Přepnout se do cílového přehledu vás přepne do přehledu dokladů toho stavu, do kterého objednávku přesouváte. To znamená, že pokud jste například změnili stav objednávky na Uzavřeno, po potvrzení tlačítka OK budete v přehledu Došlé objednávky (uzavřené) Kopie Postavíte se kurzorem na doklad, který chcete kopírovat, a z menu místní nabídky zvolíte Kopie. Následně se objeví uživatelské okno, kde si můžete kopii upravit, nabízí se zde možnosti Datum případu, Termín dodávky, Řada došlých objednávek, Typ dokladu. Proveďte případné změny a potvrďte Položky Volba místního menu, která zobrazí položky označených dokladů. Pomocí funkce Nastav si můžete nechat zobrazit libovolné údaje o položkách zadaných na dokladu Rekapitulace DPH Sumovaný přehled DPH za doklady podle jednotlivých sazeb. Přehled pracuje nad označenými záznamy. 9.3 Došlé objednávky (v řešení) Došlé objednávky, které jsou v řešení, najdete v modulu Oběh zboží pod volbou hlavní nabídky Došlé objednávky(v řešení). Práce s došlými objednávkami ve stavu v řešení je obdobná jako s objednávkami ve stavu pořízené. Na došlých objednávkách, které jsou ve stavu v řešení, je aktivní systém hlídání zboží. Pokud je na objednávce vyplněno datum hlídání Od-Do, je zboží po tuto dobu zarezervované ve skladu. To znamená, že pokud systém nedovolí zrealizovat jinou výdejku v případě, že na skladě není dostatek volného zboží. Přehled vykrytí došlých objednávek ve stavu v řešení si můžete prohlédnout volbou Zajištění došlé objednávky přes pravé tlačítko myši, více zde. Došlé objednávky (v řešení) jsou objednávky vytvořené v seznamu Došlé objednávky (pořízené) a přesunuté volbou místní nabídky Změna typu dokladu a nebo přímo v přehledu Došlé objednávky (v řešení). Oběh zboží 148

149 9.3.1 Změna typu dokladu Volbou menu místní nabídky Změna typu dokladu můžete změnit stav objednávky buď zpět na stav Pořízené, nebo na stav Uzavřené. Potvrzením volby Nastavit nový stav přiřazujete objednávce uživatelský stav výběrem z návazného číselníku. Zaškrtnutím volby Přepnout se do cílového přehledu se po změně typu objednávky přepnete do přehledu odpovídajícího typu Kopie Postavíte se kurzorem na doklad, který chcete kopírovat, a z menu místní nabídky zvolíte Kopie. Následně se objeví uživatelské okno, kde si můžete kopii upravit, nabízí se zde možnosti Datum případu, Termín dodávky, Řada došlých objednávek, Typ dokladu. Proveďte případné změny a potvrďte Návazné doklady strom Přehled dokladů svázaných s došlou objednávkou, na které jste nastaveni kurzorovým řádkem. Z došlých objednávek je možné generovat návazné doklady volbou Generuj návazný doklad (resp. Generuj podle profilu, Generuj návazný doklad - výběr položek, Generuj podle profilu - výběr položek). Volbou Najdi doklad vás program přesměruje na vybraný doklad, volbou Položky.. si můžete prohlédnout položky vybraného dokladu Zajištění došlé objednávky Přehled, ve kterém vidíte, jak jsou položky dané objednávky vykryté. Přehled zajištění pro všechny došlé objednávky ve stavu v řešení najdete v hlavní nabídce pod volbou Stav skladu Detail zajištění došlé objednávky Přehled, kde naleznete informaci o tom, jakým způsobem bylo zajištěno zboží pro danou objednávku Zablokuj zboží zajištění stavem skladu Funkce zajistí zablokování zboží z objednávky, které je volně skladem Odblokuj zboží Funkce odblokuje již zablokované zboží pro tuto objednávku Položky Pomocí této funkce si můžete zobrazit položky označených objednávek. Volba Skladové karty označených dokladů zobrazí stav skladu k daným položkám Rekapitulace DPH Sumovaný přehled DPH za doklady podle jednotlivých sazeb. Přehled pracuje nad označenými záznamy. Oběh zboží 149

150 Generuj návazný doklad Pokud má řada došlých objednávek nastaven profil pro generování, vygeneruje(í) se doklad(y) podle nastaveného profilu. Pokud řada nemá nastavený profil pro generování, nabídne se seznam všech profilů, ze kterých si vyberete Generuj podle profilu Generování návazných dokladů podle profilu, který vyberete ze seznamu profilů Generuj návazný doklad výběr položek Stejná funkcionalita jako Generuj návazný doklad, ale pouze pro označené položky Generuj podle profilu výběr položek Stejná funkcionalita jako Generuj podle profilu, ale pouze pro označené položky. 9.4 Došlé objednávky (archiv) Došlé objednávky, které jsou již uzavřené a u kterých nechcete, aby v nich někdo prováděl obsahové změny, si převedete do přehledu Došlé objednávky (archiv). Pro objednávku, která je ve stavu Uzavřeno, se již nehlídá zboží na skladě Změna typu dokladu Došlé objednávky ve stavu Uzavřené již nelze zpět vrátit do stavu Pořízené či V řešení Dokumenty Ke každé objednávce lze připojit relevantní dokumenty, soubory. Např. si můžeme takto k objednávce připojit výrobní postupy, výkresy, naskenované dodací listy apod. Volbou Připojit se dostanete do seznamu existujících dokumentů, můžete si zde vybrat existující dokument, nebo volbou Nový přidat nový dokument. Políčko Popis slouží k uživatelskému pojmenování připojeného dokumentu. Potvrzením volby Procházet otevřete adresářovou strukturu, ve které vybíráte místo, kde se soubor nachází. Sousedním tlačítkem Otevřít se dokument otvírá i pokud si ho budete chtít otevřít i nad jinou objednávkou. Oběh zboží 150

151 9.4.3 Návazné doklady strom Přehled dokladů svázaných s došlou objednávkou, na které jste nastaveni kurzorovým řádkem. Z došlých objednávek je možné generovat návazné doklady volbou Generuj návazný doklad (resp. Generuj podle profilu, Generuj návazný doklad - výběr položek, Generuj podle profilu - výběr položek). Volbou Najdi doklad vás program přesměruje na vybraný doklad, volbou Položky.. si můžete prohlédnout položky vybraného dokladu Položky Zobrazí položky odpovídající označeným dokladům Rekapitulace DPH Sumovaný přehled DPH za doklady podle jednotlivých sazeb. Přehled pracuje nad označenými záznamy. 9.5 Zajištění došlé objednávky Pro došlé objednávky máte možnost sledovat, jak jsou jednotlivé položky vykryty. Slouží k tomu přehled Stav skladu, Zajištění došlé objednávky. Sledují se pouze položky těch objednávek, které jsou ve stavu V řešení. Přehled si můžete uzpůsobit pomocí funkce požadované datum dodání, slevu na zboží apod. Nastav, např. doplnit o Místní nabídka přehledu Zajištění došlé objednávky obsahuje volby: Oprava Otevře editor - detail způsobu zajištění. Zde je možné změnit typ zajištění (vydanou objednávkou), požadované datum dodání, množství v MJ zajištění a JC bez DPH a organizaci. Organizaci lze vybírat z Dodavatelů zboží (alternativní dodavatelé na kmenové kartě zboží) Detail zajištění došlé objednávky Tato volba zobrazí dílčí způsoby zajištění pro aktuální záznam, pro označené záznamy nebo pro všechny záznamy. Vidíte, jakými doklady je položka došlé objednávky vykryta. Můžete si zobrazit související vydané objednávky a příjemky Příjmy Při vystavování příjemky máte možnost příjemku spárovat s došlou objednávkou. Na záložce 3-Položky v příjemce vyberte volbu místní nabídky. Zde přes Nový můžete položku příjemky spárovat s došlou objednávkou podle párovacího znaku, tj. řady a pořadového čísla došlé objednávky. Oběh zboží 151

152 9.5.4 Generuj zajištění Potvrzením této volby budete nejprve vyzváni k zadání Data případu a Řady dokladu. Pak se na základě údajů o zajištění objednávky vygeneruje vydaná objednávka na chybějící množství Došlá objednávka Zobrazí příslušnou došlou objednávku Vydané objednávky Zobrazí související vydanou(é) objednávku(-y) Aktualizace zajištění stavem skladu Potvrzením této volby dojde k aktualizaci údajů o zajištění. Údaje pro aktualizaci se načítají ze všech souvisejících dokladů a ze stavu skladu Zablokuj zboží zajištění stavem skladu Potvrzením této volby dojde k blokování zásoby na stavu skladu pro tuto položku objednávky Odblokuj Tato volba odblokuje blokovanou zásobu a umožní ji vydat jiným dokladem. 10 Kompletace Kusovník (kompletační položka) je sestava, která slouží k popisu, z jakých dílů a materiálů se skládá konkrétní výrobek. V Helios Orange se pro definici kusovníků používá část modulu Technická příprava výroby (dále TPV), která se zpřístupní, když budete mít zakoupen buď celý modul TPV nebo submodul Kompletace v modulu Oběhu zboží. Každý výrobek, ke kterému chcete definovat kusovník, musí být onačen jako Dílec. Každá položka kusovníku musí být označena jako Materiál. V Helios Orange se kusovníky definují pomocí karet zařazených v Přehledu Zboží a služby, tudíž jsou kusovníky nezávislé na konkrétním skladu astejný kusovník se dá použít na více skladech. Nejprve je však třeba objasnit některé pojmy z TPV, abyste pak mohli začít samotný kusovník definovat. Oběh zboží 152

153 Dílec - pod pojmem dílec se rozumí součástka, finální výrobek, polotovar nebo podskupina, která se ve firmě vyrábí či kompletuje. Materiál - pod pojmem materiál se rozumí výchozí dosud neopracovaný materiál nebo nakoupená součástka, která se namontuje bez jakékoliv úpravy. Do této skupiny patří veškeré nakupované materiály pro výrobu, příp. i polotovary, které firma nakupuje jako celek. Položka - pod pojmem položka se může v< některých případech rozumět dílec nebo materiál. Finál - pod pojmem finál se rozumí dílec, který je uveden přímo v plánech zadávené výroby a předpokládá se jeho přímý odvod na sklad hotových výrobků a prodej. Jedná se ve většině případů o finální výrobek nebo náhradní díl. Nářadí - pod pojmem nářadí rozumíme veškeré nářadí a přípravky používané během výrobního procesu. Nižší - pod pojmem nižší se rozumí položka, která v konstrukčních vazbách vstupuje do libovolného dílce. Vyšší - pod pojmem vyšší se rozumí dílec, který je kompletován z definovaných položek podle konstrukčních vazeb Definice kusovníku Pokud chcete začít definovat kusovník, je třeba nadefinovat v číselníku Zboží a služeb Dílce a Materiály. Jako možná kontrola, zda je zboží Dílec, Materiál apod. může sloužit např. následující: Vpřehledu Zboží a služby otevřete konkrétní kartu pomocí funkce Oprava a>na záložce Vlastnosti je vidět, zda-li je Karta Dílcem, Materiálem. Příslušný údaj je pak zatržen. Tyto atributy lze případně zobrazit či na ně zafiltrovat přímo v přehledu pomocí funkce Nastav. Oběh zboží 153

154 Vzhledem k tomu, že příslušné atributy nelze (vzhledem k opravdu širokým možnostem modulu TPV) zatrhnout v kartě přímo, Je třeba vést extra seznam Dílců a Materiálů. Tyto seznamy jsou právě v soudečku modulu Technická příprava výroby Technická příprava výroby Pokud je instalován submodul Kusovníky v modulu Oběhu zboží, jsou z modulu TPV přístupné pouze přehledy Vyráběné dílce a Nakupované materiály. V přehledu Vyráběné dílce vidíte seznam těch položek ze Zboží a služby, které jsou označeny jako Dílce, v přehledu Nakupované materiály vidíte položky ze Zboží a služby označené jako Materiály. Vyráběné dílce Tento přehled slouží jako seznam Dílců - tedy výrobků, ke kterým bude definován kusovník. Je třeba vědět dopředu, zda-li již existuje příslušná karta vseznamu přehledu Zboží a služeb, či nikoliv. Pokud neexistuje, pak ji lze vložit Oběh zboží 154

155 přímo do přehledu Vyráběné dílce pomocí funkce Nový. Karty pořízená přímo v přehledu Vyráběné dílce se automaticky dostane i do přehledu Zboží a služby. Do karty pořizované přímo do Vyráběných dílců lze doplnit více údajů než do karty pořizované do přehledu Zboží a služby, ale tyto informace jsou důležité jen vzhledem k modulu TPV. V případě potřeby zadávání položek do dokladů Oběhu zboží se tyto informace většinou nepoužívají. Postup při zadávání karty přímo do přehledu Vyráběné dílce je identický, jako když pořizujete novou kartu do přehledu Zboží a služby. Pokud již konkrétní karta, kterou chcete označit jako dílec, v přehledu Zboží a služeb již existuje (ale např. nemá zatržen atribut Dílec), lze ji přidat do Vyráběných dílců pomocí místního menu akcí Přidání položky z Kmene zboží. Nabídne se přehled Zboží a služby jako návazný číselník, ve kterém si označíte karty, které chcete přenést do Vyráběných dílců, a přenesete. (tlačítko Přenos, nebo <CTRL><ENTER>) Nakupované dílce Přehled slouží jako seznam Materiálů - tedy materiály, součástky atp., které zařazujete jako jednotlivé položky do kusovníku. Je třeba vědět dopředu, zda-li již existuje příslušná karta v seznamu přehledu Zboží a služeb, či nikoliv. Pokud neexistuje, pak ji lze vložit přímo do tohoto přehledu pomocí funkce Nový. Oběh zboží 155

156 Pořízená karta přímo v přehledu Nakupované materiály se automaticky dostane i do přehledu Zboží a služby. Do karty pořizované přímo do Nakupovaných materiálů lze doplnit více údajů než do karty pořizované do přehledu Zboží služby, ale tyto informace jsou důležité jen vzhledem k modulu TPV. V případě potřeby zadávání položek do dokladů Oběhu zboží se tyto informace většinou nepoužívají. Postup, jak zadávat kartu přímo do přehledu Nakupované materiály je identický, jako když pořizujete novou kartu do přehledu Zboží a služby. Pokud již konkrétní karta, kterou chcete označit jako Materiál, v přehledu Zboží a služeb již existuje (ale např. nemá zatržen atribut Materiál), lze ji přidat do Nakupovaných materiálů pomocí místního menu akcí Přidání položky z Kmene zboží. (pravá myš v přehledu vyráběných dílců...) Pak se nabídne přehled Zboží a služby jako návazný číselník, ve kterém si označíte karty, které chcete přenést do Nakupovaných materiálů, a přenesete. (tlačítko Přenos, nebo <CTRL><ENTER>) Pozor: karty, které jsou označené jako Režijní, nebudou následně dotaženy na doklad! 10.2 Definování Kusovníkových vazeb Samotná tvorba kusovníku může začít až v momentě, kdy máte připravený seznam Dílců a Materiálů. (Tedy příslušné kmenové karty mají zatrženy příslušné atributy) Kusovník se vždy musí tvořit pro konkrétní Dílec. To tedy znamená najít si v seznamu konkrétní kartu Dílce a začít tvořit kusovník. Tvorbu lze provádět ze všech míst, kde se nabízí nad konkrétní kartou na pravé tlačítko myši Kusovník.. nebo ve Vyráběných dílcích pomocí akce Kusovníky - změny. Oběh zboží 156

157 Stejným způsobem lze zobrazit a definovat kusovník na pravé tlačítko myši z následujících přehledů - zde se však akce jmenuje Kusovník... Zboží a služby Stav skladu Stavu skladu pro doklady Po vybrání příslušné volby se zobrazí formulář určený k tvorbě kusovníku. Oběh zboží 157

158 Přidání materiálu do kusovníku Volbou Nový se přidávají nové položky do kusovníku. Zobrazí se pak formulář, kde si ze seznamu Nakupovaných materiálů přetahujete konkrétní Materiály a doplňujete příslušné údaje jako pozice, množství apod. Skupina zboží - vstoupíte-li do návazného číselníku Skupiny zboží, nabídne se číselník skupin zboží. V dalších polích bude seznam nakupovaných materiálů filtrován podle zadané skupiny zboží. Registrační číslo - vstoupíte-li do návazného číselníku Registračního čísla zboží - nabídne se přehled Nakupovaných materiálů seřazený podle Skupiny zboží a Reg. čísla. Z něj si můžete pomocí volby Přenos nebo pomocí kláv. zkratek <CTRL><ENTER> přenést konkrétní materiál. Název 1 - vstoupíte-li do návazného číselníku Název 1 - nabídne se přehled Nakupovaných materiálů seřazený podle Názvu 1. Z něj si můžete pomocí volby Přenos nebo pomocí kláv. zkratek <CTRL><ENTER> přenést konkrétní materiál. Pozice - určuje pozici (na jakém místě v kusovníku) bude materiál zařazen. Jde o textový popisný údaj. Množství - do pole Množství se uvádí množství materiálu ve skladové měrné jednotce vstupujícího do daného výrobku. Může se uvádět jak celé číslo, tak desetinné. Ulož & Nový - tato volba uloží současnou položku a rovnou se otevře prázdný pořizovací formulář položky kusovníku. Oběh zboží 158

159 OK - uloží stávající položku Zadávání na doklady pomocí kusovníku Helios Orange umožňuje zadávat pomocí kusovníku na doklad výrobky (sestavu) skládající se z jednotlivých dílů. K tomu je nejprve potřeba definovat příslušný kusovník (blíže viz předchozí kapitola), nastavit v Konfiguraci / správa systému - Oběh zboží, Položky dokladů způsob, kterým má program zacházet s díly a výrobky při zařazování na doklad. Základní varianty využití kusovníku, které jsou do systému implementovány: Varianta 1: Podle kusovníku k výrobku se zadají díly na doklad Této variantě odpovídá nastavení v Konfiguraci / správa systému - Oběh zboží, Položky dokladů, Sestavy dle kusovníku na hodnotu Díly na doklad. Tato volba je nastavena po instalaci systémem automaticky jako výchozí. Při zadávání položky na doklad se postavíte na výrobek, zvolíte volbu místní nabídky Sestavy dle kusovníku - Zadání dílů na doklad, a do položek dokladu se zařadí příslušný výrobek. Informaci o tom, z jakých dílů se výrobek skládá, najdete v dokladu volbou Akce, Kompletační položky. Krok 1 Na dokladu na záložce č. 4-Sklad se postavíte na kartu výrobku, dáte pravé tlačítko myši a vyberete volbu Sestavy dle kusovníku - Zadání dílů na doklad. Oběh zboží 159

160 Krok2 Nabídne se okno, kde zadáte množství výrobků, které vydáváte ze skladu. Pak systém bude zadávat do položek dokladu jednotlivé materiály z kusovníku a vždy množství v kusovníku vynásobí množstvím požadovaných výrobků. Pokud by se stalo, že by nebylo na skladě dostatečné množství, systém vás na to upozorní a vrátí původní stav. Ve výsledku budou v položkách dokladů zadány jednotlivé materiály s příslušným množstvím (kolik materiálu je třeba na požadované množství výrobků) a v Kompletačních položkách najdete množství výrobků. Oběh zboží 160

161 Varianta 2: Podle kusovníku se zadá výrobek na doklad Této variantě odpovídá nastavení v Konfiguraci / správa systému - Oběh zboží, Položky dokladů, Sestavy dle kusovníku na hodnotu Výrobky na doklad. Při zadávání položky na doklad se postavíte na výrobek, zvolíte volbu místní nabídky Sestavy dle kusovníku - Výrobky na doklad, a do položek dokladu se zařadí příslušný výrobek. Informace o tom, z jakých dílů se výrobek skládá, najdete v dokladu volbou Akce, Kompletační položky Varianta 3: Obě možnosti položky na doklad nebo výrobky na doklad Této variantě odpovídá nastavení v Konfiguraci / správa systému - Oběh zboží, Položky dokladů, Sestavy dle kusovníku na hodnotu Obě varianty. Pak si při zařazování na doklad můžete vybrat, jestli se na doklad přenesou položky kusovníku nebo výrobek. Druhou část (výrobek nebo díly) uvidíte v Kompletačních položkách Převod mezi doklady Při běžném způsobu převodu mezi doklady je položka ze zdrojového dokladu převedena jako položka cílového dokladu a její kompletační položky ze zdrojového dokladu jsou převedeny do kompletačních položek cíle. Pro dvojici pohybových dokladů lze nastavit i způsob převodu "záměna dílů a výrobků". Pak budou převedeny položky a kompletační položky "křížem". To znamená, že položky ze zdrojového dokladu se stanou kompletačními položkami dokladu cílového a naopak kompletační položky zdrojového dokladu budou převedeny jako položky cílového dokladu. U dvojice pohybových dokladů Výdejka-Příjemka je možné použít tzv. Křížový převod, který lze využít k výdeji jednotlivých dílů a příjmu hotového výrobku na sklad bez použití modulu Výroba. Pro využití kompletace s křížovým převodem (tzv. Malá výroba) je nutné definovat způsob převodu a ocenění kompletačních položek. Způsob převodu se nastavuje na konkrétních druzích dokladů pohybu zboží na záložce 3 - Přednabízení, nastavení je detailně popsáno v kapitole: Druhy dokladů pohybu zboží - Oběh zboží, Záložka 3 - Přednabízení. Jako výchozí je nastavena možnost Běžný převod, pro křížový převod se musí vybrat možnost Záměna dílů a výrobků. Při výběru Záměna dílů a výrobků se automaticky Druh převodu změní na Položkový převod, aby bylo umožněno jednotlivé položky později editovat. Oběh zboží 161

162 Ocenění kompletačních položek při převodu Ve stejné záložce se také nastavuje Ocenění kompletačních položek při převodu. Uživatel má na výběr možnosti: cena výrobků - cena se bude brát dle ceníku suma z ceny dílů - cena bude vypočtena součtem cen položek suma z evidenčních cen + službové položky - na příjemce se do ceny výrobku zahrne součet evidenčních cen skladových položek výdejky a součet dokladových cen službových položek výdejky. Pokud na zdrojovém dokladu na záložce 4 - Sklad vyberete pomocí volby místní nabídky Sestavy dle kusovníku/zadání výrobku na doklad, tak přesto, že je na pohybovém dokladu nastaveno ocenění na Suma z ceny dílů, tak se ceny výrobku zobrazí dle ceníku. Až na cílovém dokladu bude cena dle sumace. Na zdrojovém i cílovém dokladu lze dodatečně měnit množství jednotlivých dílů. Pokud je cena vypočítávána pomocí ceníku, tak při přidání (ubrání) dílu se cena nezmění. Pokud se cena vypočítává sumací, tak se změní dle závislosti na úpravě položek. Jednotlivé druhy oceňování nelze kombinovat, lze řešit pomocí vystavení dvou různých pohybových dokladů. Oběh zboží 162

163 11 Expediční příkazy Potvrzením hlavní nabídky Oběh zboží, Expediční příkazy se zobrazí přehled expedičních příkazů. Vzhled tohoto přehledu, způsob setřídění záznamů a filtrování závisí na uživatelském nastavení a lze jej změnit volbou místní nabídky Nastav. Expediční příkazy (dále jen EP) jsou doklady snižující pouze stav skladu k dispozici, stav skladu zůstává nezměněn. Této vlastnosti lze využít pro evidenci odběratelských objednávek, případně pro vystavování výdejek "nanečisto", aby se zabránilo častým požadavkům na opravu zrealizovaných výdejek. Expediční příkaz lze převádět na výdejku po částech, nebo před převodem upravit a převést dokladově. Pouze v případě dokladového přenosu dojde k zaškrtnutí atributu realizace doklad je považován za realizovaný. Expediční příkazy zůstávají, na rozdíl od rezervací, po převedení na výdejku v přehledu. Máte tedy stále k dispozici jejich kompletní evidenci. Pro lepší orientaci co máte převedeno je dobré si v expedičním příkazu na záložce Položky zobrazit sloupec Množství odebrané. Toto nastavení lze udělat i v Přehledu položek dokladu v místní nabídce. Než začnete vystavovat expediční příkazy, je nutné nejdříve nastavit číselné řady v číselníku Druhy dokladů pohybu zboží. Pro vystavení nového dokladu je nutné znát několik věcí: Odběratele Zboží Množství a ceny Přehled expedičních příkazů je vždy pouze k aktuálnímu středisku/skladu, jehož číslo je zobrazeno na stavovém řádku. Poklepáním na tuto ikonu nebo klepnutím pravého tlačítka myši a vybráním akce Změna střediska se zobrazí organizační struktura a z ní si vyberete sklad, jehož doklady chcete zobrazit. Zobrazení položek a filtrování přehledu závisí na uživatelském nastavení Formulář Pokud chcete vystavit nový expediční příkaz, zvolíte nabídku Nový. Po jejím potvrzení se otevře číselník druhů pohybových dokladů označených jako Expediční příkaz. Kurzorovým řádkem se nastavte na číselnou řadu, kterou Oběh zboží 163

164 chcete použít, a pomocí kombinace kláves <Ctrl><Enter> otevřete formulář nového dokladu. Pokud je nadefinovaná jenom jedna číselná řada, výběr z číselníku řad se nenabídne a rovnou se otevře formulář nového dokladu. Formulář se skládá z několika záložek. Ne všechny záložky je nutné při vystavování vyplnit. Některé mají pouze informativní charakter. V záhlaví formuláře je typ a číslo dokladu Záložka 1-Hlavička Ve formuláři expedičního příkazu zadáváte na této záložce základní údaje expedičního příkazu společné pro všechny položky zařazené na doklad. Záložka je rozdělena do sekcí, např. [1] Organizace, parametry ceny; [2] Datum, měna, doplňkové informace atd. Jednotlivé sekce je možné klikáním myší na název sekce nebo na znak šipky v záhlaví sekce sbalit a rozbalit podle Oběh zboží 164

165 vaší potřeby. Také je možné pro rozbalování použít kombinaci kláves Ctrl+Alt+číslo. Po opuštění editačního formuláře si systém pamatuje, které sekce byly rozbaleny/sbaleny, a při dalším otevření formuláře toto nastavení zachová. [1] Organizace, parametry ceny Odběratel, Místo určení, Příjemce Výběrem z číselníku organizací zadáváte na expediční příkaz organizaci. Podle potřeby zadáváte jednotlivé údaje. Organizaci zadáte i přímo vyplněním pole pro číslo nebo název organizace. Pokud systém najde odpovídající záznam, automaticky ho doplní na expediční příkaz, aniž by otevřel číselník organizací. To provede v okamžiku, kdy přecházíte kurzorem na jiné pole formuláře. Pokud už máte organizaci zadanou a chcete údaje opravit, musíte nejprve vymazat pole pro zadání čísla organizace. To platí v případě, kdy organizaci chcete zadat přímo do pole pro název organizace. Význam jednotlivých polí z hlediska předmětu dodávky a vzniklé pohledávky: Odběratel - plátce Místo určení - místo (adresa), kam se má doručit zboží Příjemce - v některých případech je možné použít jako poštovní adresu Tato varianta je jednou z možností, jak dané pole na expedičním příkazu využít. Druh vstupní ceny JC bez daní Kč JC s DPH Kč CC bez daní Kč CC s DPH Kč JC bez daní valuty JC s DPH valuty CC bez daní valuty CC s DPH valuty JC se SD CC se SD JC se SD valuty Oběh zboží 165

166 CC se SD valuty kde JC = jednotková cena, CC = celková cena, s DPH = cena včetně DPH i spotřební daně, se SD = včetně spotřební daně a bez DPH Vybíráte, jaký druh ceny budete na doklad zadávat. Hodnota, kterou zde vyplníte, se bude automaticky nabízet při zadání množství a ceny konkrétního zboží či služby. U každého zboží či služby však můžete tuto hodnotu změnit. Sazba DPH Zadáváte sazbu DPH pro položky zařazené na expediční příkaz přímo. Platí pro položky, které nemají vlastní sazbu DPH. Tu popř. zadáváte v kmenové kartě. Pokud tedy položka zařazovaná přímo na expediční příkaz nemá sazbu DPH (ani 0, 10 nebo 20 %), dostane tuto sazbu. Sazba SD Zadáváte sazbu spotřební daně pro položky zařazené na expediční příkaz přímo. Pokud nebude mít položka vlastní sazbu spotřební daně (zadáváte v kmenové kartě), dostane tuto sazbu. Ceník Tato volba slouží k zadání ceníku, podle kterého se budou oceňovat položky na expedičním příkazu. Seznam ceníků se nabízí zafiltrovaný podle toho, jak je nastavená konstanta Možnosti, Konfigurace/správa systému, Oběh zboží, Ceny, Filtrovat nabízené ceníky pro doklad dle organizace, Ctrl+Enter. [2] Datum, měna, doplňkové informace Datum případu, Datum vystavení, Termín dodávky Základní data na vystaveném expedičním příkazu. Pole Datum případu předvyplní systém dnešním datem. Pole musí být vyplněno, bez tohoto údaje nelze expediční příkaz uložit a zapsat do přehledu. Hlášení Prázdná nebo chybně zadaná položka Datum případu! systém zahlásí při pokusu o uložení (tlačítko OK) bez vyplněného data pořízení. Pro zadávání časových údajů využijte pomocné tlačítko kombinaci kláves <Ctrl><D> pro vložení dnešního data. pro kalendář nebo Oběh zboží 166

167 Měna, Množství, Kurz, Datum kurzu Údaje o cizí měně na expedičním příkazu. Potřebné údaje můžete vybírat z číselníku Kódy cizích měn a z číselníku Kurzovní lístek. Měnu zadáváte výběrem z pole se seznamem Měna. Hodnoty kurzu vybíráte z číselníku, přístupný je ze všech ostatních polí. Datum kurzu se doplňuje podle data kurzu nalezeného v kurzovním lístku. Dohledávají se kurzy s datem kurzu stejným nebo nižším než je datum případu. Při změně data případu se kurz automaticky dohledává znovu. Objednávka Textové pole pro zadání libovolného údaje. Termín dodávky Slovně vyjádřený termín dodávky. Splněno Po zaškrtnutí tohoto pole je expediční příkaz považován za splněný a v jeho položkách nelze provádět změny. Pokud byl expediční příkaz pouze částečně převedený na výdejku, je přesto po zaškrtnutí pole Splněno považován za plně vykrytý. Forma úhrady Zadáváte formu úhrady. Může být spojena se lhůtou splatnosti. Druh dopravy Zadáváte způsob dopravy. K dispozici máte číselník. Popis dodávky Textové pole pro zadání libovolného údaje. [3] Poznámky Poznámka 1-4 Zadáváte textovou poznámku k expedičnímu příkazu. Sem zapisujete potřebné údaje (upozornění apod.), tedy věty, které na expedičním příkazu chcete vytisknout. Volbou Akce, Poznámky k dokladům nebo kombinací kláves <Ctrl><P> můžete do expedičního příkazu přenést předdefinovanou poznámku z přehledu Zboží Oběh zboží 167

168 a služby, Poznámky k dokladům. Takto přenesenou poznámku můžete pro daný expediční příkaz libovolně upravovat. Poklepáním myší v okně poznámky se otevře editační okno, kde máte mj. možnost načíst poznámku z textového souboru. [4] Účetní vazby Nákladové středisko, Číslo zakázky, Nákladový okruh, Vozidlo, Zaměstnanec Zadáváte Vámi sledované potřebné údaje. Vybíráte z číselníků. Vyplněná pole mají význam pro vyhodnocení, dohledání, příp. pro účtování návazné výdejky nebo faktury vydané. [5] Kontaktní zaměstnanec a osoba Kontaktní zaměstnanec Tato volba slouží k zadání kontaktní osoby na doklad. Údaje navázané k zaměstnanci přes volbu kontakty, jako např. telefon nebo , pak budou moci být zobrazeny v tisku. Tuto vlastnost využijete v případě, že osoba odpovědná za expedici je jiná než osoba, která doklad vystavila. Kontaktní osoba Tato volba slouží k zadání kontaktní osoby na doklad. Údaje navázané ke kontaktní osobě přes volbu kontakty, jako např. telefon nebo , pak budou moci být zobrazeny v tisku Akce V panelu nástrojů v záhlaví formuláře expedičního příkazu najdete tlačítko Akce. Umožňuje následující: Aktualizovat ceny položek podle aktuální cenotvorby Volba pro aktualizaci cen na položkách dokladu. Po spuštění akce se objeví okno s možností určit, jestli se mají také aktualizovat Sazby DPH, Sazby SD a Akce. Akce samotná provádí přepočet položek s tím, že respektuje druh vstupní ceny, množství a měrnou jednotku. Jestliže má položka zamknutou cenu, pak se pouze provede aktualizace sazby DPH a SD z kmene zboží (pokud je to Oběh zboží 168

169 povoleno - viz obrazovka po spuštění akce) a provede přepočet s aktualizací slev. V případě, že položka nemá zamknutou cenu, je nejprve podle nastavení přepínače Aktualizovat akce dohledávána nová ceníková akce. Následně se hledá v odpovídajícím ceníku (dotaženém buď podle dohledané či na položce zadané ceníkové akce, popř. podle ceníku zadaného na dokladu). Jestliže je v ceníku dohledán odpovídající záznam se stejnou měrnou jednotkou (musí být stejná jako je na položce, s odvozenými jednotkami se v tomto případě nepracuje), pak se převezme z ceníku cena, případně také sazba DPH a SD (opět podle nastavení zaškrtávátek). Pokud nebyl záznam v ceníku nalezen (za nenalezeno se bere i nalezený s jinou měrnou jednotkou), hledá se nabídková cena a následně jsou aktualizovány sazby DPH a SD z kmene zboží. V obou případech pak následuje přepočet cen. Aktualizace slev Tato volba spustí přepočet všech slev zadaných na dokladu. Poznámky k dokladům V přehledu Poznámky k dokladům zadáte nejčastěji používané doplňkové texty k expedičním příkazům (vytvoříte seznam poznámek). Tyto texty lze pak jednoduše vyvolat a vybraný text přenést kombinací kláves <Ctrl><Enter> do expedičního příkazu. Můžete rovněž povolit přístup k těmto textům i z jiných druhů dokladů (např. na výdejce, vydané faktuře apod.) zaškrtnutím příslušného políčka. Můžete poznámky také označit jako Přednastavené - všechny texty takto označené se budou automaticky doplňovat do nově otevřených dokladů. Ceník Tato volba slouží k zadání ceníku, podle kterého se budou oceňovat položky na expedičním příkazu. Seznam ceníků se nabízí zafiltrovaný podle toho, jak je nastavená konstanta Možnosti, Konfigurace/správa systému, Oběh zboží, Ceny, Filtrovat nabízené ceníky pro doklad dle organizace. Zaokrouhlení Volba zobrazí, jak je doklad zaokrouhlený. Zde můžete změnit způsob zaokrouhlení pouze pro ten expediční příkaz, se kterým právě pracujete. Způsob zaokrouhlení na ostatních expedičních příkazech zůstane nezměněný. Oběh zboží 169

170 11.4 Záložka 2-Sumace a slevy Záložka, na které pracujete se sumačními údaji za celý doklad. [1] Sumace a sumační slevy V této sekci je samostatný řádek pro každou sazbu DPH se součtovými hodnotami, které se plní automaticky ze všech položek expedičního příkazu. Volbou Oprava zde můžete zadávat tzv. sumační slevu k dané sazbě DPH. Slevu zadáváte v procentech nebo částkou. UPOZORNĚNÍ Pozor, sleva se nerozpočítá zpětně na položky. [2] Doplňkové položky Přehled korekcí základů DPH, částek DPH, částek celkem. Korekce mohou vzniknout při zaokrouhlení dokladu na padesátihaléře Oběh zboží 170

171 11.5 Záložka 3-Položky Textové položky V sekci [1] Textové položky zadáváte na doklad "textové" položky. tj. položky, které nejsou založeny v číselníku Zboží a služby. Vlastně vypíšete jednoduchý text, zadáte částky a návazné údaje, nic víc. Po volbě Nový se zobrazí formulář pro zadání textové položky [1] Popis, množství, cena, slevy Zadáváte popis položky, množství, cenu, sazbu DPH, příp. sazbu DPH pro režim přenesení daňové povinnosti a poskytnutou slevu na textové položce. V poli Popis můžete přes tlačítko se třemi tečkami vybírat text z předdefinovaných poznámek k dokladům (přehled Oběh zboží, Zboží a služby, Poznámky k dokladům). [2] Částky Informativní přehled vypočtených částek na textové položce. [3] Účetní vazby V sekci lze zadat Účetní účet a vazby na Útvar, Zakázku, Nákladový okruh, Vozidlo a Zaměstnance. Účetní účet se uplatní pro zaúčtování řádků typu Základ DPH a Ostatní částky (Sazba DPH = není) v případě, že doklad převedete Oběh zboží 171

172 na fakturu a tu zaúčtujete. Stejně tak se do účetnictví mohou dostat i návazné údaje Útvar, Zakázka, Nákladový okruh, Vozidlo a Zaměstnanec. [4] Poznámka Poznámka k textové položce na dokladu Položky Přehled v sekci [2] Položky zobrazuje přehled všech karet zadaných na doklad. Pomocí funkce Nastav si můžete nechat zobrazit libovolné údaje o položce. V dolní části obrazovky je informace o celkové částce na dokladu a počtu kusů na položce, na které jste nastaveni kurzorovým řádkem Zadávání položek na doklad Položky na doklad zadáváte několika způsoby: Pomocí výběru karet z přehledu stavu skladu Převodem položek z jiných dokladů Pomocí rychlého zadávání 1/ Pomocí výběru karet z přehledu stavu skladu na záložce 4 - Sklad. (viz záložka Sklad) 2/ Volbou místní nabídky Převod položek na záložce 3 - Položky. Vybíráte z dokladů: Příjemky Výdejky Vydané objednávky Nabídkové sestavy Vydané faktury Přijaté faktury Dopravní služby Materiály na výrobní příkaz Máte zde možnost nechat si převést některé položky z jiných, již vystavených dokladů. Položkovým přenosem vznikne vazba mezi jednotlivými doklady, která umožňuje v přehledu dokladů vidět tzv. Návazné doklady. Vyberete si, z jakého přehledu chcete vybírat, potvrdíte a přehled se otevře. Vyberete si Oběh zboží 172

173 doklad, ze kterého chcete položky přenášet, a zvolíte Převod s editací, Převod bez editace nebo Převod s výběrem a potvrzením: Převod s editací Jednotlivé položky se vám budou nabízet k editaci a máte možnost si zvolit, co chcete na doklad zařadit. Ve formuláři máte na výběr následující tlačítka: Převod bez editace - převede aktuální položku a všechny následující bez možnosti editace. Ukončit - nepřevede aktuální položku a přestane nabízet další. OK - převede aktuální položku a nabídne další. Storno - nepřevede aktuální položku a nabídne další. Převod bez editace Převedou se všechny položky tak, jak jsou zadané na původním dokladu. Po převodu lze do jednotlivých položek vstoupit a opravit množství a cenu nebo položku z dokladu smazat. Převod s výběrem a potvrzením Nejdříve se vám nabídne přehled všech položek zadaných na původním dokladu a vy máte možnost označit ty položky, které nechcete na nový doklad převést, případně můžete upravit množství a cenu. Pokud doklad, ze kterého chcete položky převádět, ještě není vystavený, máte možnost ho v tomto přehledu vystavit a potom jeho položky přenést. 3/ Volbou místní nabídky Zadávání položek. Funkce Zadávání položek vám umožní vyhledat položky dle zadaných kritérií. Otevře se vám okno, kde můžete zadat parametry pro vyhledání libovolného počtu karet. Poté se kurzorovým řádkem nastavíte na položku, kterou chcete zařadit na doklad, do pole Editování - Množství zadáte množství, do položky Cenazadáte cenu, za kterou chcete zboží prodat. Systém sám nabídne přednastavenou prodejní cenu, případně naposledy použitou cenu (závisí na nastavení konstanty Oběh zboží - Ceny - Dohledání historických cen pro prodej). V přehledu v dolní části okna Zadávání položek máte také možnost označit více položek, které chcete zadat na doklad. Pomocí kláves <Ctrl><Enter> nebo tlačítka Výběr otevřete tabulku pro zadání množství, která je společná pro všechny označené položky. Tento postup je proto použitelný pouze v případě, že zadáváte u vybraných položek stejné množství. Oběh zboží 173

174 Po skončení zadávání potvrdíte tlačítko Zavřít a přenesete se zpět na záložku, kde máte přehled položek zadaných na doklad. Pokud byste chtěli některou položku opravit, nastavíte se na ni kurzorovým řádkem a stisknete klávesu <Enter>. Otevře se editační formulář pro zadávání množství a cen a položku opravíte Úprava cen V tomto poli máte možnost procentuálně snížit nebo zvýšit celkovou cenu na dokladu. Kladné číslo je přirážka, záporné sleva. Úprava cen se rozpočítá zpětně do jednotlivých položek dokladu. Podmínkou pro to, aby toto pole bylo přístupné, je mít vyplněno v poli Druh slev v nabídce Globální konstanty, Oběh zboží, Slevy parametr Všechny slevy nebo Dílčí slevy Výrobní čísla Tato volba slouží k práci s výrobními čísly jednotlivých skladových položek Načtení z terminálu čárových kódů Tato nabídka slouží k práci s čárovým kódem jednotlivých položek Změna sazby DPH Touto volbou lze změnit zadanou sazbu DPH u vybraných (označených) položek Přidej/změň obal Vybíráte z obalů, které jsou navázány na kmenovou kartu zboží. Návaznost obalu na kartu zadáváte v přehledu Zboží a služby volbou místní nabídky Obaly Doplnění čárových kódů Volba vygeneruje k označeným položkám čárové kódy podle následujících pravidel: Pokud položka má zadaný čárový kód, nestane se nic. Pokud položka nemá zadaný čárový kód a pokud ke zboží neexistuje v seznamu Zboží a žádný čárový kód, vygeneruje se nový čárový kód automaticky dle pravidel generování a doplní se do položky. Pokud položka nemá zadaný čárový kód a pokud ke zboží existuje v seznamu Zboží a služby právě jeden čárový kód, doplní se do položky. Pokud položka nemá zadaný čárový kód a pokud ke zboží existuje v seznamu Zboží a služby více čárových kódů, nestane se nic. Ve všech případech je uživatel informován hláškou. Oběh zboží 174

175 11.6 Záložka 4-Sklad Na této záložce vybíráte zboží, které chcete zařadit na doklad. Pokud zboží ještě na skladu není, přepnete se do seznamu zboží a služeb, nabídka Nový, a zadáte novou kartu. Pokud již existuje, přenesete ho do přehledu stavu skladu. Při zadávání nového zboží dbejte na to, aby nedocházelo k duplicitám. To znamená, aby pod více názvy nebylo zadáno jedno zboží. Pokud máte zboží vybráno, nastavíte se na něj kurzorovým řádkem a pomocí kláves <Ctrl><Enter> otevřete tabulku pro zadání množství a cen. Tabulka má čtyři záložky. Základní údaje, Cena, Popis a Výrobní čísla. Na záložce Základní údaje zadáváte expedované množství, cenu, měrnou jednotku, sazbu daně. Cenu můžete zadat jak jednotkovou, tak i sumační s daní nebo bez daně. Typ ceny zadáváte na hlavičce formuláře. Pokud chcete pro nějakou položku jiný než nabízený typ ceny, přepnete se na záložku Ceny. Kurzor je nastavený na poli se zadaným typem ceny. Stiskem klávesy s písmenem vedle pole se zvoleným typem ceny si zpřístupníte editační pole a cenu zapíšete. Na záložku Základní údaje se přenese vámi zvolená cena. Pokud zaškrtnete pole Zamknout cenu, vyřadí se pro danou položku na daném dokladu standardní mechanismy dohledávání ceny podle odběratele, ceníku atd. Jinými slovy - po zaškrtnutí lze cenu změnit pouze ručně. Dále lze na záložce Základní údaje zadat Hmotnost, Zemi původu a Kód preference. Na záložce Popis je pouze Název položky 1, 2 a 3. Dále máte možnost na této záložce zadat ke konkrétní položce Požadované datum dodání, Potvrzené datum dodání a Číslo zakázky. Tak můžete na jeden rezervační doklad zadat položky z více zakázek. Na záložce Výrobní čísla lze pracovat s výrobními čísly jednotlivých položek. Akce V tabulce pro zadání množství a ceny položky (viz předcházející obr.) je tlačítko Akce s následujícími volbami. Další slevy Zobrazí procento termínované slevy, viz též kap. Termínované slevy. Dále umožňuje zadat k dané položce slevu částkou. Spotřební daň - recyklace Oběh zboží 175

176 Tabulka s údaji pro výpočet spotřební daně položky a recyklačního příspěvku (zákon o odpadech). Údaje jsou přednastaveny podle vyplnění kmenové karty v přehledu Zboží a služby, záložka Daně, resp. tlačítko Akce, Recyklační příspěvek ve formuláři kmenové karty Slevy Ke každé položce na dokladu máte možnost zadat procentuální slevu. Máte tři možnosti zadání slevy. Automatem, Ručně a Zakázáno. Automatem Systém sám zadá slevu dle nastavení. Slevy lze nastavit k souvisejícímu označení zboží, ke skupině zboží, ke kartě zboží, ke kartě zboží zařazené na konkrétním skladu a k organizaci. Nelze v dokladu editovat. Ručně Dosadíte požadované procento slevy v okamžiku vystavování dokladu. Lze zadat několik různých typů slev. Slevy se sčítají. Zakázáno Nelze zadat žádný typ slevy. Oběh zboží 176