ZAVOLEJTE NA LINKU INTEGRITY NA ZAŠLETE NA ADRESU NEBO ČÍSLE , PROVOZOVANOU

Transkript

1

2 MŮŽETE TAKÉ VYUŽÍT JEDNU Z NÁSLEDUJÍCÍCH MOŽNOSTÍ: CHÁPEME, ŽE NENÍ VŽDY SNADNÉ OZNÁMIT ZNEPOKOJENÍ OHLEDNĚ MOŽNÉHO NESPRÁVNÉHO JEDNÁNÍ, ALE VYZÝVÁME VÁS, ABYSTE VYSTOUPILI S JAKÝMKOLI ZNEPOKOJENÍM A OZVALI SE! 2 3 ZAŠLETE NA ADRESU BUSINESSCONDUCT@HEINEKEN.COM NEBO NEBO ZAVOLEJTE NA LINKU INTEGRITY NA ČÍSLE , PROVOZOVANOU EXTERNÍ A NEZÁVISLOU STRANOU NEBO NEBO ZNEPOKOJUJE MĚ, ŽE DAR JE PŘÍLIŠ DRAHÝ. JEDNÁ SE O PODVOD? MÁM PODEZŘENÍ NA ZNEUŽITÍ FIREMNÍHO MAJETKU. 1 Za kým VŽDY MŮŽETE KONTAKTOVAT DŮVĚRYHODNÉHO ZÁSTUPCE, JENŽ BYL PRO VÁS JMENOVÁN: JSTE ZNEPOKOJENI OHLEDNĚ NESPRÁVNÉHO JEDNÁNÍ? mohu jít? POKUD JE TO MOŽNÉ, JDĚTE ZA DOTYČNOU OSOBOU JDĚTE ZA SVÝM NADŘÍZENÝM, ZÁSTUPCEM ODDĚLENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ, INTERNÍM AUDITOREM NEBO PRÁVNÍKEM PŘEJDĚTE NA ADRESU PRO ZAZNAMENÁNÍ HLÁŠENÍ NEBO PRO ZÍSKÁNÍ PODROBNĚJŠÍCH INFORMACÍ VŠECHNY FORMY NESPRÁVNÉHO JEDNÁNÍ BUDEME ŘEŠIT ODPOVÍDAJÍCÍM ZPŮSOBEM A DŮVĚRNĚ. 1 MÁM PODEZŘENÍ, ŽE NĚKDO DÁVÁ ÚPLATKY. CÍTÍM SE DISKRIMINOVÁN(A) ČI OBTĚŽOVÁN(A).

3 PROČ TYTO ZÁSADY? Proč je důležité se ozvat? Naše společnost se zavázala podnikat bezúhonně a poctivě s respektem k zákonu a našim hodnotám. Navzdory tomuto závazku můžete někdy zaznamenat chování, které ve vás vyvolá obavy, nebo které budí zdání, že porušuje náš kodex obchodního jednání a/nebo jeho zásady. Pokud zpozorujete nebo máte podezření na takové nepatřičné jednání, doporučujeme vám, abyste jej oznámili. Poskytnete tak naší společnosti příležitost tuto záležitost řešit. Pokud možné nepatřičné jednání neoznámíte, můžete tím situaci jen zhoršit a oslabit důvěru. Naše společnost skutečně oceňuje pomoc zaměstnanců, kteří zjistí a oznámí možné obavy, jež je třeba řešit. Povzbuzujeme zaměstnance, aby se ozývali, a takoví zaměstnanci jsou chráněni. Neutrpíte žádnou újmu, pokud v dobré víře vyjádříte své obavy o možném nepatřičném jednání. Netolerujeme žádnou formu odvety za to, že oznámíte svou obavu. Koneckonců: oznamování obav je zásadní pro to, abychom si udrželi svoji pověst, úspěch a schopnost podnikat jak nyní, tak v budoucnu. Co je účelem těchto zásad Ozvěte se? Účelem těchto zásad je vysvětlit, jak můžete vyjádřit své obavy ohledně podezření na nepatřičné jednání, a to důvěrným způsobem a bez strachu z odvetných opatření. Rovněž popisují, co můžete očekávat od naší společnosti, pokud své obavy oznámíte. Kdo se může ozvat? Zásady Ozvěte se jsou k dispozici všem, kdo si přejí vyjádřit obavu ohledně možného nepatřičného jednání v rámci naší společnosti. Jaké obavy tyto zásady Ozvěte se pokrývají? Tyto zásady Ozvěte se lze použít k vyjádření obav ohledně podezření na nepatřičné jednání v rámci naší společnosti, tj. jakékoli porušení našeho kodexu obchodního jednání a/nebo zásad, podle nichž naše společnost provozuje svou činnost. Příklady obav, které můžete prostřednictvím zásad Ozvěte se vyjádřit, jsou: podvod porušení lidských práv diskriminace nebo obtěžování porušení předpisů a pravidel hospodářské soutěže praní špinavých peněz nebo porušení jiných sankčních zákonů nedostatečná evidence finančních nebo nefinančních záznamů úplatkářství střety zájmů problémy týkající se životního prostředí, zdraví a bezpečnosti nesprávné využívání firemních zdrojů obchodování zasvěcených osob zveřejnění důvěrných informací porušení jakýchkoli (jiných) našich zásad odveta vůči někomu, kdo v dobré víře oznámil svou obavu Tyto zásady nepoužívejte: k oznamování situací, které představují bezprostřední ohrožení života nebo majetku. Pokud potřebujete pomoc v nouzi, obraťte se na místní orgány nebo zavolejte na telefonní číslo tísňové linky ve vaší zemi; pro jakékoli stížnosti, které můžete mít ohledně vašich pracovních podmínek; k řešení osobních nebo právních sporů; k vyjádření obvinění, o nichž víte, že jsou nepravdivá. To může vést k disciplinárním opatřením. 2

4 JAK A KDY SE OZVAT? Jak se ozvat? Naše zásady Ozvěte se vám umožňují vyjádřit obavy ohledně podezření na nepatřičné jednání prostřednictvím různých kanálů. Tyto zásady nenahrazují obvyklé linky pro oznamování nebo postupy pro podávání stížností naší společnosti ve vaší OpCo. Pokud máte podezření na nepatřičné jednání, doporučujeme, abyste to řešili přímo s dotčenou osobou. Pokud by to nebylo vhodné, můžete tyto otázky a obavy vyjádřit prostřednictvím některého z následujících kanálů pro oznamování. Váš nadřízený, zástupce personálního oddělení, specialista na zlepšování procesů a řízení nebo firemní právník Obecným pravidlem je, že první osobou, na kterou byste se měli obrátit se svou obavou, je váš přímý nadřízený. Můžete se také rozhodnout probrat svou obavu se zástupcem personálního oddělení, specialistou na zlepšování procesů a řízení nebo firemním právníkem, kteří mohou fungovat jako vaši prostředníci. Váš důvěryhodný zástupce Naše společnost jmenovala důvěryhodné zástupce jako další kontaktní místo pro vás, abyste mohli vyjádřit obavy ohledně podezření na nepatřičné jednání, například pokud nechcete oznámit svou obavu svému přímému nadřízenému. Jsou zde pro vás, abyste s nimi probrali své obavy důvěrně a aby vám poradili ohledně dalších kroků. Důvěryhodní zástupci se neúčastní vyšetřování, aby byla chráněna důvěrnost rozhovorů s důvěryhodnými zástupci. Kontaktní údaje na vašeho důvěryhodného zástupce naleznete zde. Globální oddělení kodexu obchodního jednání Tým globálního oddělení kodexu obchodního jednání v Amsterdamu v Nizozemsku pomáhá výboru pro bezúhonnost při dohlížení na naše celopodnikové úsilí, abychom zajistili, že budeme jednat bezúhonně a poctivě s respektem k zákonu a našim hodnotám. Podezření na nepatřičné jednání můžete oznámit týmu globálního oddělení kodexu obchodního jednání em na adresu businessconduct@heineken.com nebo zaslat dopis společnosti na adresu globálního oddělení kodexu obchodního jednání: Global Business Conduct, P.O. Box 28, 1000 AA Amsterdam, Nizozemsko. Jednotlivé členy týmu globálního oddělení kodexu obchodního jednání můžete také kontaktovat přímo. Služba Ozvěte se: online nebo telefonicky Pokud máte podezření na nepatřičné jednání a skutečně se domníváte, že záležitost nemůže být řešena prostřednictvím dostupných kanálů ve vaší OpCo, můžete využít naší externí službu Ozvěte se ( pomocí níž můžete vyjádřit své obavy důvěrně a ve svém vlastním jazyce. Službu Ozvěte se provozuje nezávislá třetí strana a je dostupná 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, 365 dní v roce. Zprávu prostřednictvím služby Ozvěte se můžete podat dvěma způsoby: Online Chcete-li oznámit obavy online, navštivte webové stránky služby Ozvěte se na adrese kde můžete svou obavu oznámit prostřednictvím formuláře. Telefonicky Chcete-li své obavy oznámit telefonicky, zavolejte na (bezplatnou) linku pro bezúhonnost ve své zemi. Linku pro bezúhonnost provozuje třetí strana. Telefonní číslo a další pokyny naleznete na nebo kliknutím sem. 3

5 Po dokončeném oznámení (online nebo telefonicky) obdržíte jedinečný kód nazvaný kód oznámení. Tento kód můžete použít, když budete volat zpět nebo navštívíte webové stránky ( abyste zkontrolovali stav svého oznámení. Můžete tak zjistit, zda má osoba, která s vámi oznámení projednává, pro vás zpětnou vazbu nebo další otázky. Pokud chcete, můžete poskytnout další informace. Kód oznámení je obzvláště důležitý, pokud se rozhodnete zůstat v anonymitě, protože v takovém případě vás budeme moci kontaktovat pouze prostřednictvím webové stránky. Všechna oznámení přijatá prostřednictvím služby Ozvěte se jsou přesměrována zpět do naší společnosti k dalšímu zpracování. A co externí oznamování? Důrazně doporučujeme, abyste obavy sdělovali interně prostřednictvím jednoho z dostupných kanálů. Oznámení obavy externímu subjektu (například médiím) může mít vážné důsledky pro naši společnost, pro zúčastněné osoby a možná i pro vás. Tím, že záležitost oznámíte interně, dáváte společnosti šanci ji přezkoumat a v případě potřeby zakročit. Jen tak můžeme společně doopravdy zlepšit naši společnost. Jaké informace musím poskytnout? Pokud podáváte oznámení (osobně, písemně, online nebo telefonicky), poskytněte nám co nejpodrobnější informace, abyste umožnili naší společnosti vyhodnotit a prošetřit vaši obavu, jako například: základní informace, historie a důvod obavy; jména, data, místa a další relevantní informace; jakékoli dokumenty, které mohou vaše oznámení podepřít. Oznámeni lze řešit pouze tehdy, pokud obsahuje dostatečné informace a existuje přiměřená možnost získat další informace. Co byste měli dělat, pokud neznáte všechny skutečnosti? Doporučujeme vám, abyste svou obavu oznámili co nejdříve, nejlépe předtím, než se situace vymkne z ruky nebo dojde ke škodě. Vždy je lepší prodiskutovat záležitost v předstihu, než ji nahlašovat později. Pokud víte o nepatřičném jednání nebo na něj máte podezření, oznamte skutečnosti, které znáte. Neočekáváme, že budete mít všechny odpovědi a určitě se neočekává, že prokážete, že je vaše obava opodstatněná. Nechte naši společnost danou záležitost prošetřit a zjistit, zda existuje důvod k obavám. Nikdy neprošetřujte záležitost sami a nehledejte důkazy, abyste získali silné argumenty. Zaručujeme, že proti vám nebudou přijata žádná disciplinární opatření ani jiná opatření, pokud se vaše skutečná obava později ukáže jako nesprávná nebo mylná. Otázka: Dozvěděl jsem se o možném nepatřičném jednání někoho v mém týmu a může se jednat o závažný podvod. Je to ale jen podezření, neznám všechny skutečnosti. Měl bych to oznámit, nebo mám nejdříve zjistit víc? Odpověď: Oznamte to co nejdříve: vždy je lepší prodiskutovat obavy v předstihu. Oznamte zkrátka to, co víte. Neprošetřujte záležitost sám a nehledejte důkazy, abyste získal silné argumenty. Nechte naši společnost danou záležitost prošetřit a zjistit, zda existuje důvod k obavám a jak bychom měli postupovat. Odborníci vaši obavu posoudí a prošetří a v případě potřeby se s vámi znovu spojí, pokud budou mít nějaké otázky. Nebudou proti vám přijata žádná disciplinární opatření ani jiná opatření, pokud se vaše skutečná obava později ukáže jako nesprávná nebo mylná. 4

6 OCHRANA VAŠEHO POSTAVENÍ: DŮVĚRNOST Zůstávají oznámení důvěrná? Veškeré oznamování probíhá důvěrně. To znamená, že informace o vaší obavě budou šířeny pouze mezi omezeným počtem lidí, kteří je musí znát. Informace budou zpřístupněny mimo tuto malou skupinu pouze tehdy, pokud to bude vyžadováno ze zákona nebo bude v sázce důležitý veřejný zájem. V zásadě jsme povinni informovat dotyčnou osobu, že proti ní byla podána stížnost, ale vaše totožnost zveřejněna nebude. Sami nám můžete pomoci chránit důvěrnost tím, že budete diskrétní a své oznámení nebudete probírat se svými kolegy nebo s někým jiným. Je možné oznámit obavu anonymně? Své obavy můžete sdílet anonymně (pokud to zákony vaší země umožňují). Nicméně doporučujeme, abyste svou totožnost odhalili, protože prověřit anonymní oznámení je obtížnější a v některých případech dokonce nemožné. Bude chráněno vaše soukromí? Naše společnost se zavázala chránit soukromí všech zapojených osob. Uděláme vše pro to, abychom chránili osobní údaje před neoprávněným přístupem a zpracováním. Veškeré osobní údaje získané v rámci zásad Ozvěte se budou použity pouze pro účely vysvětlené v těchto zásadách nebo z důvodu dodržení zákonů nebo ochrany důležitého veřejného zájmu. Další informace o ochraně osobních údajů naleznete v Příloze 1. OCHRANA VAŠEHO POSTAVENÍ: ŽÁDNÁ ODVETNÁ OPATŘENÍ Zákaz odvetných opatření jak budete chráněni, když oznámíte své obavy? V naší společnosti zaměstnancům doporučujeme, aby oznámili nepatřičné jednání (nebo podezření na ně), a zaručujeme jim, že při řešení takových obav budou vždy chráněni. Můžete si být jisti, že nezaznamenáte žádnou újmu, pokud v dobré víře vyjádříte své obavy o možném nepatřičném jednání. Nebude tolerována žádná forma odvety. S odvetou vůči oznamujícím osobám nakládáme jako s porušením kodexu obchodního jednání, což v důsledku může vést k disciplinárním opatřením. Nebudete však chráněni, pokud byste se zlým úmyslem vyjádřili obavy, o kterých víte, že nejsou pravdivé. 5

7 Co byste měli dělat, pokud zaznamenáte odvetu? Pokud zaznamenáte jakékoli odvetné opatření vůči vám nebo někomu jinému za vyjádření obavy ohledně podezření na nepatřičné jednání v dobré víře, nahlaste to prostřednictvím jednoho z našich kanálů pro oznamování. S oznámením odvety vůči oznamující osobě nakládáme jako s jinými oznámeními a postupujeme stejně. Co se stane, pokud budou tyto zásady zneužity? Vědomě lživé obvinění je porušením našeho kodexu obchodního jednání. To může vést k disciplinárním opatřením. NÁSLEDNÁ OPATŘENÍ CO SE STANE POTÉ, CO OZNÁMÍTE OBAVU? Co můžete očekávat, když nahlásíte obavu? Naše společnost bere každé oznámení možného nepatřičného jednání vážně. Pokud odešlete oznámení, obdržíte do 5 až 7 pracovních dnů potvrzení o přijetí s odhadem toho, jak dlouho bude trvat, než zpracujeme a posoudíme vaši obavu. Vaše oznámení projde počátečním přezkumem a v případě potřeby bude náležitě prošetřeno. V průměru můžete očekávat uzavření záležitosti během 1 až 3 měsíců. Budeme váš informovat o závěrečném rozhodnutí, tedy zda společnost došla k závěru, že šlo o nepatřičné jednání. Vezměte prosím na vědomí, že vám nebudeme schopni poskytnout veškeré podrobnosti o případu (či o přijatých opatřeních) z důvodů důvěrnosti, ochrany soukromí a zákonných práv všech osob, kterých se případ týká. Kdo se vašimi obavami bude zabývat a jak? Veškeré případy oznámení obav společnosti jsou zaznamenány v systému správy případů. V závislosti na povaze, naléhavosti a potenciálním dopadu vaší obavy se případem zabývá OpCo či globální manažer případů, který pracuje pod dohledem a podle instrukcí výboru pro bezúhonnost. Přezkum a vyšetřování Při řešení nahlášených obav naše společnost postupuje ve dvou fázích: Počáteční přezkum obavu posoudíme a rozhodneme, zda je nutné další přezkum a šetření (a pokud ano, kdo a jak je vykoná). Je možné, že vás požádáme o další informace. Vyšetřování pokud obava vyžaduje další šetření, přidělíme ji OpCo nebo globálnímu manažerovi případů. Samotné vyšetřování spočívá v objektivní, věcné analýze případu. V případě potřeby budou do šetření zapojeni externí odborníci (např. právníci či účetní). Tito externí odborníci striktně dodržují zásady důvěrnosti. Přezkum a vyšetřování probíhá nezávislé, spravedlivě a nestranně vzhledem ke všem dotčeným stranám a v souladu s příslušnými zákony a principy (včetně práva na spravedlivý proces). Během šetření i po něm jsou podrobnosti o případu, vaší identitě a identitě všech osob zmíněných ve zprávě považovány za důvěrné a sdíleny pouze s osobami, které je potřebují znát. 6

8 Co se od vás očekává v souvislosti s vyšetřováním? Pokud jste součástí vyšetřování, musíte spolupracovat a na všechny otázky odpovědět úplně a upřímně. Lhaní osobám, kteří provádí vyšetřování, narušování či zdržování vyšetřování či odmítání spolupráce může vézt k disciplinárním opatřením. Všechny zúčastněné strany, včetně obviněných osob, mají právo na zachování důvěrnosti, aby nedošlo ke zbytečnému poškození jejich pověsti. Proto musíte zachovat informace o vyšetřování v důvěrnosti, ať už se ho účastníte, či jste se o něm dozvěděli. Vhodná opatření Pokud je vaše obava opodstatněná (tj. skutečně došlo k nepatřičnému jednání), budou přijata nezbytná vhodná opatření, v souladu se zákonem a s našimi zásadami o disciplinárních opatření. Jak se máte zachovat, pokud máte obavu ohledně následných opatření? Pokud se domníváte, že vaše obava, či obava, která vás obviňuje, nebyla náležitě zpracována či vyšetřování neproběhlo správným způsobem, informujte prosím výbor pro bezúhonnost na ové adrese intcom@heineken.com či na adrese: výbor pro bezúhonnost, Box 28, 1000 AA Amsterdam, Nizozemí. O případech, které vyšetřuje výbor pro bezúhonnost, informujte prosím předsedu dozorčí rady společnosti Heineken N.V. na ové adrese supervisoryboard@heineken.com. DALŠÍ INFORMACE? Pokud máte dotazy ohledně těchto zásad Ozvěte se či pokud potřebujete pomoc, obraťte se prosím na: svého nadřízeného, zástupce personálního oddělení, specialistu na zlepšování procesů a řízení nebo firemního právníka vašeho důvěryhodného zástupce globální oddělení kodexu obchodního jednání, prostřednictvím u na businessconduct@heineken.com 7

9 PŘÍLOHA 1: OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ Tato příloha Služba Ozvěte se umožňuje zaměstnancům, smluvním pracovníkům a externím stranám nahlásit podezření na pochybení ze strany společnosti HEINEKEN, jejích zaměstnanců nebo smluvních pracovníků či na pochybení, které se jich týká, a které je v rozporu s kodexem obchodního jednání společnosti HEINEKEN a/nebo jejími zásadami. Tato příloha vysvětluje, jak společnost HEINEKEN shromažďuje, používá a sdílí osobní údaje pro účely služby Ozvěte se. To zahrnuje jakékoli osobní údaje osoby podávající oznámení, jakož i osobní údaje obviněných osob či osob, o kterých bylo zjištěno, že mají k obvinění informace. Další obecné informace o tom, jak společnost HEINEKEN zachází s vašimi osobními údaji, najdete ve Vnitřním předpise o osobních údajích zaměstnanců. Další pokyny naleznete ve Vnitřním předpise o ochraně osobních údajů společnosti HEINEKEN Hovory a on-line oznámení prostřednictvím služby Ozvěte se jsou přijímány jménem společnosti HEINEKEN nezávislým poskytovatelem, společností Navex Global Inc. ( společnost Navex ). Společnost Navex sídlí ve Spojených státech a její servery se nacházejí v různých členských státech EU. Společnost HEINEKEN přijala potřebná organizační a smluvní opatření, aby zajistila, že veškeré osobní údaje shromážděné společností Navex budou adekvátně zajištěny a zpracovány pouze pro účely autorizované služby Ozvěte se. Obecné HEINEKEN je správcem údajů služby Ozvěte se, která je provozována jejím jménem a jménem provozních společností v rámci společnosti HEINEKEN. V závislosti na místě ohlašovatele, na kterém se událost údajně odehrála, a na povaze obvinění bude o vyšetřování požádán vyšetřovatel z provozní společnosti. Osobní údaje Osobní údaje, které naše společnost může uchovávat v rámci služby Ozvěte se, mohou zahrnovat: vaše jméno a kontaktní údaje (pokud se rozhodnete nepodávat oznámení anonymně); jméno a funkci osoby (osob), kterou (které) oznamujete: popis veškerého pochybného jednání, včetně všech relevantních podrobností; a veškeré otázky, které můžete mít. Ačkoliv naše společnost ani zástupce provozující službu Ozvěte se ( společnost Navex ) aktivně nevyhledávají citlivé osobní údaje, jak jsou definovány v předpisech pro ochranu soukromí, mohou být tyto údaje zahrnuty do zprávy služby Ozvěte se. Pokud uvedete své jméno a osobní kontaktní údaje, vaše identita zůstane přísně důvěrnou a nebude zveřejněna osobě či osobám, kterých se oznámení týká, pokud neposkytnete svůj souhlas. Výjimkou jsou pouze případy, kdy je naše společnost ze zákona povinna vaši totožnost zveřejnit; kdy je naše společnost ze zákona oprávněna vaši totožnost zveřejnit s cílem chránit nebo bránit svoje práva nebo práva svých zaměstnanců, zákazníků, dodavatelů nebo obchodních partnerů, nebo když naše společnost zjistí, že obvinění byla provedena s úmyslem uškodit. 8

10 Oznámení prostřednictvím služby Ozvěte se mohou být shromažďována jakýmikoli prostředky pro zpracování údajů, ať již elektronickými, či nikoli. Vezměte prosím na vědomí, že osobní údaje budou ve všech případech zpracovávány odděleně od ostatních informačních systémů zaměstnanců nebo složek zaměstnanců. Účel zpracování údajů Společnost HEINEKEN může zpracovávat vaše osobní údaje: pro účely správy služby Ozvěte se a vyhodnocení a sledování podání prostřednictvím služby Ozvěte se; pro účely vyšetření údajných porušení; k přijetí jakéhokoli následného opatření po dokončení vyšetřování; k vytvoření anonymních zpráv pro správu naší společnosti. Právní základ Společnost HEINEKEN zpracuje vaše osobní údaje pouze způsobem, který je slučitelný s účelem, pro který byly údaje shromážděny. V míře nezbytné pro takové účely naše společnost podnikne přiměřené kroky, aby zajistila, že osobní údaje jsou přesné, úplné a jinak spolehlivé z hlediska zamýšleného použití. Pokud jde o postup v rámci služby Ozvěte se, použije naše společnost vaše osobní údaje v souladu s Vnitřním předpisem o osobních údajích zaměstnanců, který se týká účelu použití osobních údajů zaměstnanců pro takové činnosti, jako je ochrana zájmů společnosti HEINEKEN a jejích zaměstnanců a ochrana zájmů majetku společnosti Heineken a zaměstnanců. Naše společnost spoléhá na oprávněné zájmy jako na právní základ pro shromažďování a používání vašich osobních údajů. Vaše osobní údaje mohou být uchovávány a používány ke správě služby Ozvěte se, když pro nás pracujete, ve chvíli, kdy váš zaměstnanecký poměr končí a nějakou dobu po té, co jste odešli. Zveřejnění Osobní údaje shromážděné pro výše uvedené účely budou sdíleny se společností Navex, která spravuje službu Ozvěte se v zastoupení a pod vedením naší společnosti. Přístup k vašim osobním údajům můžeme rovněž umožnit vybraným odborníkům třetích stran, jako jsou forenzní účetní, externí právníci nebo poradci, za účelem vedení vnitřních vyšetřování v souvislosti s porušením (podezřením na porušení) našeho kodexu obchodního jednání a/nebo jeho zásad. Jestliže společnost HEINEKEN sdílí osobní údaje s těmito třetími stranami, vyžaduje, aby třetí strany používaly pouze takové osobní údaje, které nezbytně potřebují pro poskytování vyšetřovacích služeb, a to způsobem, který je v souladu s Vnitřním předpisem o osobních údajích zaměstnanců a platnými právními předpisy. Osobní údaje shromážděné pro účely služby Ozvěte se budou navíc zveřejněny jakékoliv další třetí straně, pouze pokud je naše společnost povinna zveřejnit nebo sdílet vaše osobní údaje za účelem splnění jakýchkoli zákonných povinností nebo v případě nutnosti oznámit trestné činy. Přeshraniční převod Pokud bude nutné převést vaše údaje mimo Evropský hospodářský prostor, zavede naše společnost příslušná ochranná opatření v souladu s platnými právními požadavky, aby zajistila, že vaše údaje budou mít ochranu rovnocennou ochraně, kterou poskytují předpisy na ochranu údajů platné v Evropském hospodářském prostoru. 9

11 Uchování údajů Oznámení prostřednictvím služby Ozvěte se, která byla shledána neopodstatněnými, musí být odstraněna co nejdříve, včetně všech osobních údajů obsažených v těchto oznámeních nebo v souvislosti s nimi. Osobní údaje vztahující se k odůvodněným oznámením budou uchovávány pouze po dobu potřebnou k tomu, aby sloužily účelům služby Ozvěte se a v míře přiměřeně nutné pro splnění příslušných zákonných požadavků nebo jak je doporučené vzhledem k platnému statutu omezení. Záznam jakýchkoli disciplinárních opatření vůči zaměstnanci, jež byla přijata v důsledku oznámení podaného v souladu s ustanoveními zásad služby Ozvěte se, se provádí v souladu s interními postupy, které naše společnost provádí ve vztahu k osobním záznamům. Odstranit znamená zničení osobních údajů nebo pozměnění osobních údajů tak, že identifikace ohlašovatele a dotčené osoby již není možná. Vaše práva Každý zaměstnanec může kdykoliv požádat globální oddělení kodexu obchodní jednání nebo výbor pro bezúhonnost o informaci, zda proti němu bylo nebo nebylo podáno oznámení. V takovém případě mu bude poskytnut písemný přehled osobních údajů, které jsou o něm k dispozici, ale pouze pokud to závažným způsobem nebrání vyšetřování. Pokud se osobní údaje ukážou jako nepřesné nebo neúplné, může dotčená osoba požádat o jejich opravu nebo doplnění. Za zvláštních okolností může zaměstnanec požadovat vymazání osobních údajů, které se ho týkají, nebo požadovat omezení zpracování osobních údajů, které se ho týkají. Kontakt Máte-li jakékoli další dotazy, chcete-li uplatnit některá z výše uvedených práv, nebo pokud máte stížnost ohledně nakládání se svými osobními údaji v souvislosti se službou Ozvěte se, zašlete prosím na adresu businessconduct@heineken.com nebo se obraťte na globální oddělení kodexu obchodní jednání na telefonním čísle

12 ADMINISTRATIVNÍ INFORMACE Vlastník obsahu Oddělení globálních právních záležitostí Kontaktní osoba Obbe Siderius Ředitel globálního oddělení kodexu obchodního jednání Platné k 1. září 2018 Verze 4.0 Poznámky: Výrazy HEINEKEN a naše společnost znamenají jakoukoliv společnost, která je většinově vlastněna a ovládána (přímo nebo nepřímo) společností Heineken N.V. Tyto zásady služby Ozvěte se nahrazují jakýkoli předchozí postup pro oznamovatele a postup pro oznamování podvodů kdekoli v rámci společnosti HEINEKEN. Příležitostně mohou být vydány dodatky k tomuto kodexu, o nichž budeme včas informovat. Vezměte prosím na vědomí, že tyto zásady mají doplňkový charakter a jakékoli vnitrostátní právní předpisy zůstávají v platnosti. Pokud jsou podmínky těchto zásad přísnější než platné právní předpisy nebo poskytují další bezpečností opatření, práva nebo opravné prostředky, budou mít přednost podmínky v těchto zásadách. 11