Politika oznamování nekalého jednání/ Politika horké linky. skupiny BorsodChem

Transkript

1 Politika oznamování nekalého jednání/ Politika horké linky skupiny BorsodChem Červen 2009

2

3 1. CÍL POLITIKY Podrobný popis fungování horké linky, jasné vymezení odpovědností a kompetencí, popis vyšetřování oznámených stížností a sledování řešení, stejně jako doporučení. 2. OBLAST PŮSOBNOSTI POLTIKY Tato politika se vztahuje na každého člena skupiny BorsodChem, včetně všech závodů, ústředí podniku a poboček jistých nezávislých právních subjektů. Politika se týká všech zaměstnanců a manažerů skupiny. 3. ÚLOHY A ODPOVĚDNOSTI Tabulka úloh a odpovědností spojených s touto politikou je obsahem Přílohy č. 1. Každý manažer a zaměstnanec má právo a povinnost podat stížnost: a. v případě jakékoli záležitosti, která porušuje platnou legislativu, vnitřní směrnice společnosti a b. ve všech takových případech, kdy dojde k neúspěšnému podání stížnosti v souladu se zásadami Etického kodexu skupiny BorsodChem. (dále jen záležitosti ) Veškeré ohlášené záležitosti budou postoupeny oddělení pro dodržování zákonných požadavků (Group Compliance) v souladu s postupem uvedeným v tomto dokumentu. Komise pro dodržování zákonných požadavků (Compliance Committee), působící v rámci skupiny BorsodChem, vyhodnotí a definuje oznámené záležitosti a je oprávněna přijmout taková opatření a v případě, že toho nebude schopna, pak požádá management, aby podnikl příslušné kroky která odstraní hlavní příčiny oznámené záležitosti. Členové komise Compliance Committee: Compliance Officer pracovník odpovědný za dodržování zákonných požadavků (předseda komise) vedoucí personálního oddělení (HR Director) vedoucí oddělení interního auditu Komise Compliance Committee přijímá rozhodnutí prostou většinou. 4. PŘEDÁNÍ Informátor může ohlásit záležitost písemně i ústně, pod svým jménem nebo anonymně. V případě ústního oznámení je Compliance Officer povinen neprodleně vyhotovit zápis o záležitosti. ANONYMNÍ OZNÁMENÍ Anonymní oznámení mohou být předána/ohlášena následujícími způsoby: elektronicky na ovou adresu compliance@borsodchem.hu (do této ové schránky má přístup pouze Compliance Officer, a ani IT specialisté společnosti BorsodChem nemají oprávnění do ní vstupovat) telefonicky na číslo , buď přímo pracovníkovi na pozici Compliance Officer nebo v případě jeho nepřítomnosti na záznamník (anonymita informátora je zajištěna, neboť telefonní číslo příchozího hovoru se nezobrazuje ani nenahrává, a informátor není nucen se představit) písemně poštou přímo pracovníkovi na pozici Compliance Officer na adresu: BorsodChem Zrt Kazincbarcika, Pf.208 (dopisy adresované pracovníkovi na pozici Compliance Officer jsou doručeny přímo adresátovi, aniž by byly otevřeny). PŘEDÁNÍ POD JMÉNEM Postup je stejný, jako je popsáno v odstavci Anonymní oznámení. Jak informátor, tak společnost musí brát v úvahu, že dle maďarského zákona o ochraně dat mohou být osobní údaje (jako jméno, identifikační číslo zaměst- Politika oznamování nekalého jednání/politika horké linky skupiny BorsodChem 3

4 nance, atd.) zveřejněny pouze tehdy, když k tomu dotyčná osoba dala svůj souhlas. Společnost se zaručuje, že v rámci postupů uvedených v této politice bude s osobními údaji a se záležitostmi nakládáno v souladu se zákonem LXIII z roku 1992 o ochraně osobních údajů a zveřejňování dat ve veřejném zájmu, stejně jako v souladu s příslušnými ustanoveními zákoníku práce. Cílem nakládání s osobními údaji je shromažďování, kontrola a vyšetření záležitostí a prověření všech poznatků. S osobními údaji je nakládáno pouze v rámci časového úseku nutného ke splnění výše uvedených úkolů. Osobní údaje nebudou užity k žádným jiným účelům. S údaji pracuje výlučně oddělení Group Compliance a komise Compliance Committee. 5. PŘIJETÍ A UCHOVÁNÍ 6. UTAJENÍ A OCHRANA PŘED ODVETOU Výslovným záměrem této politiky je povzbudit všechny zaměstnance bez ohledu na pozici a umožnit jim předkládat záležitosti v rámci skupiny. S vědomím tohoto cíle společnost zaručuje, že žádný jednotlivec, který v dobré víře oznámí záležitost, nebude vystaven odvetě nebo jakékoli nepříznivé diskriminaci. Navíc zaměstnanec, jemuž bude prokázáno, že uplatnil vůči informátorovi jakýkoli druh odvety kvůli předložení záležitosti, bude potrestán, nebo s ním dokonce může být rozvázán pracovní poměr. Se záznamy o záležitostech a k nim náležejících šetřeních bude zacházeno s maximální diskrétností. Zejména Compliance Officer je odpovědný za důvěrné nakládání se záznamy o záležitostech a za to, že k nim žádná neoprávněná osoba nebude mít přístup. Záležitosti shromažďuje oddělení Group Compliance. V případě podepsaných záležitostí má toto oddělení povinnost potvrdit odesilateli přijetí do pěti pracovních dnů. 7. ŘEŠENÍ A NÁSLEDNÁ OPATŘENÍ Každé záležitosti bude neprodleně poté, co začne její zpracování, přiděleno jedinečné identifikační číslo, aby byla zajištěna povinnost evidence a ověření. Záležitosti budou zaznamenány v písemné formě do databáze nebo do papírového přehledu a budou obsahovat následující povinné údaje: a. Datum předání b. Sledovací číslo (jedinečné identifikační číslo) c. Popis záležitosti d. Předávající osoba e. Současný stav f. Kroky přijaté k vyšetření záležitosti Příklad zápisu je uveden v Příloze č. 2, vztahující se k vedení databáze. Přehled záležitostí (dále jen přehled ) bude uchováván a pravidelně aktualizován oddělením Group Compliance. Komise Compliance Committee je povinna se scházet dle potřeby a neprodleně prošetřit veškeré záležitosti. Na zasedáních komise bude prováděna kontrola stavu oznámených záležitostí. Rozhodnutí by se měla zacílit na následující: Cílový termín by měl být stanoven s ohledem na šetření. Komise Compliance Committee je oprávněna jmenovat externí nezávislé odborníky, aby kompletně vedli vyšetřování. Compliance Officer, jako předseda komise Compliance Committee, je povinen o takovém kroku neprodleně informovat ředitele společnosti a předsedu dozorčí rady. Nápravná opatření, která zajistí patřičné zmírnění prokázaných záležitostí a sledování zavedených opatření. Compliance Officer je povinen pravidelně informovat ředi- 4 Politika oznamování nekalého jednání/politika horké linky skupiny BorsodChem

5 tele společnosti a dozorčí radu o fungování politiky oznamování nekalého jednání/politky horké linky. Compliance Officer je povinen podat stručnou informaci o výsledcích jednotlivých vyšetřování informátorovi, který pod svým jménem oznámil záležitost. 9. SOUHLAS Kazincbarcika, 1. června PROVÁDĚNÍ Compliance Officer odpovídá za provádění, kontrolu, výklad a použití této politiky. Politika bude každoročně přezkoumána a v případě potřeby upravena. Dr. Wolfgang Büchele ředitel společnosti (CEO) Příloha č. 1 Úlohy a odpovědnosti Úkoly Compliance Officer Compliance Committee Vnitřní audit 1. Přijmout záležitost P 2. Potvrdit odesilateli přijetí záležitosti P 3. Vést a aktualizovat přehled záležitostí SR P 4. Prošetřit záležitosti SR SR P 5. Projednávat nové záležitosti SR P SR 6. Připravit akční plány SR P SR 7. Doporučit managementu nápravné kroky SR SR P 8. Informovat odesilatele o výsledcích šetření P 9. Informovat ředitele společnosti a předsedu dozorčí rady 10. Provádění, kontrola, výklad a použití této politiky P P P hlavní odpovědnost SR vedlejší/podpůrná odpovědnost Politika oznamování nekalého jednání/politika horké linky skupiny BorsodChem 5

6 Příloha č. 2 Přehled záležitostí Sledovací číslo/ Identifikační číslo Datum oznámení Popis záležitosti Oznámeno kým Současný stav Datum Přijaté kroky Poznámky Oznámeno kým: E zaměstnanec, M management, P obchodní partner, S jiný investor, U ostatní nebo neznámý; Současný stav: R vyřešeno, I ve vyšetřování, U neověřeno, P nevyřízeno/dosud nepřijato žádné opatření. 6 Politika oznamování nekalého jednání/politika horké linky skupiny BorsodChem

7

8 adresa H-3700 Kazincbarcika, Bolyai tér 1. telefon fax