DSV e-services manuál. Základní uživatelský manuál

Transkript

1 DSV e-services manuál Základní uživatelský manuál

2 Obsah 1. Přihlášení do DSV e-services Hlavní menu Další prvky na domovské stránce Registrovat Vytvoření nové zásilky Uložení zásilky Objednání přepravy Sledování Nastavení Další užitečné informace Příloha způsoby přeprav Doplňkové informace... 9 Historie verzí Verze release Verze 2.0.release Verze 2.1.release

3 1. Přihlášení do DSV e-services Pro přihlášení do aplikace jděte na: Vložte uživatelské jméno, ID společnosti a heslo a klikněte na tlačítko Přihlásit se. Přihlašovací údaje jste získali v Uvítacím u. Pokud máte problémy s přihlášením, kontaktujte prosím podporu DSV e-services. Kontaktní informace jsou uvedeny v Uvítacím u nebo v tomto manuálu. 2. Hlavní menu Po přihlášení se Vám zobrazí následující obrazovka: Obrázek 1: Domovská stránka DSV e-services Registrovat Zde můžete vytvářet své zásilky a následně pro ně objednávat přepravy. Pro každý krok v procesu založení přepravy je Vám k dispozici nápověda, kterou vyvoláte kliknutím na symbol? v pravé části obrazovky. Sledování Poté, co jste již objednali svoje přepravy, se Vaše objednávky přesunou do menu Sledování. Zde je zobrazen stav každé přepravy. Nastavení V menu Nastavení můžete spravovat svůj adresář a šablony. Můžete také vytvořit nové uživatele ve svojí doméně nebo upravit údaje o Vaší společnosti. 3. Další prvky na domovské stránce Na domovské stránce DSV e-services najdete několik ukázek jak používat DSV e-services. Pro přehrání těchto ukázek je potřeba mít na počítači nainstalovaný přehrávač Adobe Flash. Můžete ho stáhnout zdarma z Na domovské stránce najdete rovněž poslední novinky týkající se DSV e-services. 3

4 4.1 Vytvoření nové zásilky 4. Registrovat Pro vytvoření nové zásilky klikněte v hlavním menu na Registrovat. Následně se zobrazí obsah záložky Nová zásilka, na které budete vyplňovat podrobnosti o svojí zásilce. Nová zásilka Informace o šabloně: máte-li k dispozici vhodnou šablonu, vyberte ji prosím v části Informace o šabloně. Šablona obsahuje předvyplněné informace, jako je např. adresa odesílatele nebo příjemce, druh přepravy nebo plátce dopravného, které se načtou do příslušných polí, takže je nemusíte pokaždé zadávat ručně. Šablony určené pro export (s názvem Export ) a pro import (s názvem Import ) vám podpora DSV e-services standardně vytvoří při založení vaší domény v DSV e-services. Odkazy: používáte-li nějakou referenční značku, jako je například vzestupná řada čísel Vašich přeprav, můžete ji vložit do pole Reference Odesílatele. Podle této reference lze pak v DSV e-services najít konkrétní přepravu. Adresy: EXPORT: Odesílatel: je adresa Vaší společnosti. Při použití exportní šablony je adresa předvyplněna. Příjemce: zde je nutné zadat adresu Vašeho obchodního partnera. Pokud již máte jeho adresu ve svém adresáři, ponechte vybranou volbu Vybrat z adresáře a do vyhledávacího pole zadejte min. 2 po sobě jdoucí znaky některého z těchto polí: ID, název, adresa, město, země. Mělo by se zobrazit kontextové okénko (nabízí max. 15 výsledků hledání), ze kterého vyberete správného obchodního partnera. Hledání je možné omezit na konkrétní zemi. V případě, že Váš obchodní partner ještě není v adresáři, vyberte volbu Nová / jiná adresa, rozbalí se několik polí, do kterých vyplníte adresu svého obchodního partnera. Novou adresu uložíte do adresáře zaškrtnutím volby Uložit adresu do knihy adres. IMPORT: Odesílatel: zde je nutné zadat adresu Vašeho obchodního partnera. Pokud již máte jeho adresu ve svém adresáři, ponechte vybranou volbu Vybrat z adresáře a do vyhledávacího pole zadejte min. 2 po sobě jdoucí znaky některého z těchto polí: ID, název, adresa, město, země. Mělo by se zobrazit kontextové okénko (nabízí max. 15 výsledků hledání), ze kterého vyberete správného obchodního partnera. Hledání je možné omezit na konkrétní zemi. V případě, že Váš obchodní partner ještě není v adresáři, vyberte volbu Nová / jiná adresa, rozbalí se několik polí, do kterých vyplníte adresu svého obchodního partnera. Novou adresu uložíte do adresáře zaškrtnutím volby Uložit adresu do knihy adres. Příjemce: je adresa Vaší společnosti. Při použití importní šablony je adresa předvyplněna. Adresa pro vyzvednutí: vyplňte ji pouze v případě, že se neshoduje s adresou odesílatele (v šabloně může být rovněž předvyplněna). Dodací adresa: vyplňte ji pouze v případě, že se neshoduje s adresou příjemce. Informace o zásilce: v části Informace o zásilce vyplňte prosím co nejvíce informací o zboží, které chcete přepravovat. Tučně označená pole jsou povinná, ale určitě nezapomeňte vyplnit i délku, šířku, výšku nákladu, případně objem nebo ložné metry, pokud máte tyto volby zpřístupněny. Do pole Hmotnost (kg) se vyplňuje celková hmotnost zásilky. Pokud potřebujete přepravit více druhů zboží, klikněte na tlačítko 4

5 Přidat položku, poté se rozbalí další řádek, kam budete moci zadat informace o novém druhu zboží. Způsob přepravy: v této části se volí, zda je přeprava mezinárodní nebo tuzemská. Typ přepravy (sběrná služba, dokládka, celovůz) pak zvolte podle toho, jakou máte úmluvu s disponenty DSV (pokud není zvláštní úmluva, ponechte implicitně zvolenou volbu). Více informací o způsobech přepravy najdete na konci tohoto dokumentu v příloze. K dispozici jsou i doplňkové služby jako je Dobírka, Hlídaný teplotní režim či Vratné obaly. Pojištění: zde vyberte, zda chcete zboží pojistit. Pokud ponecháte volbu Ne, nechci pojištění, bude pojištění zboží u mezinárodní přepravy omezeno úmluvou CMR (8,33 XDR na 1 brutto kilogram zboží). Zvolíte-li Ano, chci pojištění, můžete zboží pojistit až na 110% jeho celkové nákladové hodnoty. Informace o pojištění u DSV naleznete v dokumentu Pojištění nákladu DSV Cargo Insurance, který otevřete klepnutím na odkaz Pojištění - dokument. Plátce dopravného: plátcem dopravného je vždy zákazník objednávající přepravu. Liší se pouze role, ve které vystupuje při exportu nebo importu odesílatel resp. příjemce. EXPORT: V případě exportu je plátcem dopravného odesílatel, který musí být vybrán. Dodací podmínka Incoterms by u exportu měla být přednastavena na DDU. Informace o dodacích podmínkách obsahuje dokument, který otevřete kliknutím na odkaz Dodací podmínka Incoterms IMPORT: V případě importu platí dopravné příjemce. Dodací podmínka Incoterms je u importu implicitně nastavena na EXW. Přílohy: v části Přílohy můžete nahrát libovolný typ souboru. Další informace: tato část obsahuje pole Požadované datum doručení, do kterého můžete napsat datum, kdy chcete, aby bylo zboží doručeno příjemci. Pokud toto pole necháte prázdné, systém automaticky doplní do tohoto pole dnešní datum, které ale není pro doručení směrodatné. V poli Instrukce pro přepravu vyplňte důležité informace pro dodávku zboží jako jsou například informace typu kdy přesně dodat, kdo si zboží vyzvedne v místě vykládky, překážky v dodání, zda je potřeba rudl nebo hydraulická ruka, zda je zúžená cesta. V případě, že objednáváte na základě naší cenové nabídky, kterou jste od nás obdrželi em, uveďte do první kolonky číslo této nabídky (např. DRyd ). 4.2 Uložení zásilky Máte-li zadány všechny potřebné informace o zásilce, klikněte na tlačítko Uložit v pravém dolním rohu okna. Nyní se mohou stát 2 věci: 1. V případě, že máte něco v zásilce zadáno chybně či neúplně, zůstane systém na stávající obrazovce a nahoře zobrazí červenou barvou chybové hlášení. Na základě tohoto hlášení opravte informace o zásilce a poté klikněte opět na Uložit. Pokračujte bodem V případě, že jsou informace o zásilce zadány správně, systém přejde na další obrazovku, na níž se zobrazí hláška Zásilka byla uložena do paměti. a na stejné stránce uvidíte v přehledu svou zásilku již needitovatelnou. Nyní máte několik možností, co udělat dále. Můžete: Vytvořit další zásilku volbou Založit další zásilku. Objednat přepravu pro již vytvořenou zásilku volbou Jít na objednání. Stejného efektu docílíte kliknutím na záložku Objednat přepravu v horním menu. Vytisknout přepravní dokumenty je možné tisknout přepravní, balicí, dodací nebo nákladový list. 5

6 4.3 Objednání přepravy Objednat přepravu Na objednávání přeprav se dostanete volbou Jít na objednání nebo kliknutím na záložku Objednat přepravu v horním menu. Zobrazí se vám přehled zásilek, které jste vytvořili, a pro které nyní budete moci objednat přepravu. Předtím než to uděláte, věnujte prosím pozornost části Pokyny k vyzvednutí. Zde prosím zadejte požadované datum a čas vyzvednutí zásilky v místě nakládky. Můžete vyplnit i pole Pokyny k vyzvednutí, kam se zadává např. koho a na jakém telefonním čísle kontaktovat při příjezdu k vyzvednutí zboží. Vytvořenou zásilku si můžete ještě před objednáním zkontrolovat a případně upravit po kliknutí na číslo zásilky. Pokud se vám zásilka z nějakého důvodu nelíbí, můžete ji na této obrazovce po označení zatržítkem vymazat tlačítkem Smazat v pravé části obrazovky. Objednání přepravy provedete tak, že zatržítkem označíte svou zásilku a poté kliknete na tlačítko Objednat vybrané. Pokud chcete kromě objednání vytisknout zároveň i přepravní listy, klikněte na tlačítko Objednat a vytisknout. 5. Sledování Poté, co jste objednali své přepravy, můžete sledovat jejich stav v menu Sledování pod záložkou Stav zásilky. Stav zásilky Zde najdete přehled Vámi objednaných přeprav. Můžete vidět jejich stav, přesunout je do záložky Historie nebo si vytisknout přepravní listy. Na této záložce poznáte, zda došla objednávka do DSV, a to podle dvou ukazatelů: 1. Stav objednávky se změní na Objednávka přijata. 2. Za číslem zásilky se objeví kód (např. RREGB-07849) přidělený naším systémem. Tisk přepravních dokumentů jako jsou přepravní listy CMR, balicí, dodací a nákladové listy provedete tak, že v levé části obrazovky zaškrtnete políčko u přepravy, pro kterou chcete dokumenty tisknout, tím ji označíte a poté kliknete na příslušné tlačítko přepravního dokumentu (např. Přepravní list) v oddílu Dokument. Do historie přesunete objednané přepravy tak, že je vlevo označíte zatržítkem a kliknete na Přesunout do historie. Přepravy se již nebudou zobrazovat v záložce Stav zásilky, ale pouze v záložce Historie. Historie V této záložce jsou všechny objednané přepravy. V historii se přepravy uchovávají po 18 měsíců. 6

7 Zpráva o zásilkách Zde je možné vytvořit si textový soubor se seznamem zásilek za vybrané období a naimportovat ho pak např. do MS Excel. 6. Nastavení Zde najdete informace o své doméně, uživatelích, adresách, šablonách. Preference V této záložce si můžete pomocí levého menu zobrazit údaje o firmě (doméně) nebo o uživatelích. Pokud zde budete měnit nějaké údaje, je možné, že je bude nutné změnit na více než jednom místě např. kontaktní informace je potřeba změnit v uživateli, doméně i adresáři. V levém menu najdete rovněž volbu Typy balení, kde si můžete nastavit, jaké typy přepravních obalů se Vám budou nabízet při vytváření zásilky. Adresář V této záložce najdete všechny uložené adresy. Máte 2 možnosti, jak vložit do adresáře novou adresu buď při vytváření zásilky (viz výše) nebo přímo v Adresáři volbou Přidat novou adresu a vyplněním potřebných polí. Nezapomeňte přitom zaškrtnout, o jaký typ adresy se jedná zda jde o odesílatele, adresu vyzvednutí (nakládky), příjemce nebo adresu dodání (vykládky). Podle toho se Vám pak bude konkrétní adresa zobrazovat v patřičném poli či polích při vytváření zásilky. Máte-li vloženy potřebné informace o adrese, klikněte dole na tlačítko Uložit a adresa se uloží do Adresáře. Uložené adresy zobrazíte po stisku tlačítka Hledat pod hlavním menu v části Vyhledat adresu. Maximální počet zobrazených adres na stránce je 100. V případě, že jich máte v adresáři více, je nutné zadat nějaký parametr pro vyhledání (název společnosti, Id, město, kontakt) a poté opět stisknout Hledat. Adresy můžete přidávat, kopírovat, mazat, importovat. Účty Záložka Účty obsahuje informace o identifikačním čísle zákazníka v rámci DSV, případně další potřebné záznamy. Obsah této záložky, prosím, neměňte. Šablony V této záložce jsou uloženy šablony, které používáte při vytváření zásilky. Šablony jsou výhodné pro zásilky, ve kterých se opakují nějaké údaje. Podpora DSV e-services v rámci založení nové domény vždy vytváří jednu základní nebo více šablon. V případě, že byste 7

8 chtěli vytvořit nějakou šablonu, můžete to udělat sami nebo kontaktujte podporu DSV e-services. 7. Další užitečné informace Použití šablon je výhodné, protože zkracuje dobu nutnou pro vytvoření zásilky. Do své domény můžete přidat další uživatele. Nedaří-li se Vám udělat v aplikaci to, co chcete, kontaktujte prosím podporu DSV e-services. DSV e-services může být integrováno prostřednictvím EDI do většiny ERP a objednávkových systémů, které jsou dostupné na trhu. 8. Příloha způsoby přeprav Při výběru způsobu přepravy mějte prosím na paměti následující odlišnosti: Sběrná služba zboží se sveze druhý den po objednání na sklad DSV, poté se naloží na kamion a distribuuje se do země určení. Jedná se o nejlevnější typ přepravy. Aby byla objednávka zpracována ještě ten samý den, je potřeba ji v DSV e-services odeslat do 14:00 prvního dne. Dokládka (LTL) kamion nabere více zásilek v České republice a poté jede přímo do místa určení nejede na sběrný sklad. Tento způsob přepravy je o něco rychlejší, ale dražší. Aby byla objednávka zpracována ještě ten samý den, je potřeba ji v DSV e-services odeslat do 15:00. Celovůz (FTL) zákazník objednává celý kamion. Tento typ přepravy nemá pevnou cenu, je nejrychlejší, ale také nejdražší. Vnitrostátní distribuce divize DDS (Domestic Distribution System) zajišťuje přepravu zásilek v rámci České republiky. Chcete-li zvolit tento druh přepravy, zaklikněte tuzemská a zároveň sběrná služba. Přepravní doby pro všechny způsoby přeprav najdete na stránkách Výběr způsobu přepravy má pouze význam pro rychlejší automatické zpracování dat. Nepřesný výběr způsobu přepravy nebude mít žádný vliv na poskytovanou službu, nejste-li si jisti, můžete tuto volbu ignorovat. 8

9 9. Doplňkové, ale přesto důležité informace ve vztahu k vnitrostátní přepravě divizí DDS a) Vratné obaly Pokud se sleduje paletové konto je potřeba vždy vyplnit vratné obaly: Pokud vkládáte do systému vratnou EUR paletu, kterou si přejete vrátit (skutečnou europaletu s označením EUR), volte Europaleta. b) Transport hradí příjemce (EXW, FCA, či THP ) V případě, že chcete objednat přepravu s dodací podmínkou EXW nebo FCA (tj. kdy transport hradí příjemce, známé pod označením THP), musíte zvolit šablonu THP. V šabloně je předvyplněn příjemce Zjednodušený daňový doklad (byť to není na první pohled patrné), měňte tedy jen místo vykládky (dodání). V ostatních případech volíte šablonu vnitro. V tomto případě bude přepravné po příjemci požadováno v hotovosti, přičemž bez úhrady nebude moci být provedeno doručení zásilky. Pokud necháte EXW na šabloně vnitro, bude to znamenat, že přepravu hradí příjemce na fakturu (dříve známé jako THF). Poznámka: to, že je správně vyplněno THP ( Zjednodušený daňový doklad ) lze poznat v kolonce plátce dopravného, která je normálně nerozbalená (zákazník si tohoto nemusí všímat), po rozbalení obsahuje toto: c) Dobírka V případě, že chcete instruovat DSV k výběru dobírky (hotovosti), musíte napsat variabilní symbol platby sem: ČJ verze (standardní šablona v E-services ) Sem napište variabilní symbol. Variabilní symbol nesmí obsahovat jiné znaky než číslice a to ani mezery. Variabilní symbol by měl být v rámci Vaší společnosti unikátní. Zadání stejného variabilního symbolu dvakrát může zpomalit úhradu dobírky. Dobírku vyplníte v poli Způsob přepravy: 9

10 d) ADR Pokud potřebujete objednat přepravu nebezpečného zboží (ADR), musíte zaškrtnout políčko nebezpečné zboží a vyplnit přinejmenším UN číslo (UN no.) Bez vyplnění alespoň UN čísla (správného) se nám informace do systému nepřenesou a nebudeme moci s Vaší zásilkou pracovat. e) Balíkový ceník V případě, že máte sjednán balíkový ceník a chcete, aby cena přepravného se odvíjela od něj, musíte zvolit druh balení Kus (v AJ je to unit) splňuje-li Vaše balení smluvené parametry. f) Instrukce pro dodávku a kontakty na příjemce Pokud můžete do zásilky zadat informaci k dodávce, o které víte, že bude potřebná pro řidiče a která by se tudíž měla tisknout na rozvozovém listě, musíte ji napsat do jedné z kolonek pole Instrukce pro dodávku. Stejně tak sem můžete psát referenci zákazníka (zákazníka z pohledu DSV, tzn. referenci objednavatele dopravy). Výše uvedené kolonky je nutno použít i pro zápis telefonních čísel a kontaktů příjemců. Telefonní čísla na příjemce, otevírací doby a zvláštnosti při doručování jsou někdy pro doručení nezbytné. Výrazné procento balíkových zásilek s dobírkou se nepodaří vůbec doručit, pokud není uvedeno telefonní číslo na příjemce. Bohužel, aby se nám telefonní číslo správně tisklo na všech dokumentech, se kterými pracuje řidič, je nutné využít kolonku Instrukce pro dodávku a ne kolonky kontakt a telefon v adrese: 10

11 Nepoužívejte, prosím, tyto kolonky pro zadání tel. č. příjemců dané zásilky, místo nich použijte Instrukce pro dodávku. Pokud chcete, aby se tel. číslo příjemce přiřadilo k adrese natrvalo a nemuseli jste jej tak pokaždé zadávat, musíte editovat adresu v Nastavení Adresář. Zde si adresu vyhledejte buď podle jejího ID nebo názvu společnosti (resp. příjemce): Zde pak vyplňte kontakt na příjemce do kolonky Pokyny pro dodání : 11

12 Tím docílíte toho, že kontakty se vždy automaticky u tohoto příjemce přepíší do instrukcí pro dodávku a začnou se tisknout na interních dokumentech, se kterými pracuje řidič a dispečink. Tím podstatně snížíte riziko nedodání zásilky. g) Nastavení tiskárny pro tisk 4 štítků na 1 A4 Následující obrázek znázorňuje, jak je potřeba nastavit DSV E-services, aby se tiskly 4 štítky na 1 A4. Do nastavení se dostanete přes Nastavení preference, pak klikněte na Advanced Settings. (Omlouváme se, že některé části DSV E-services nemáme dosud přeloženy do Českého jazyka). Zbytek nastavte dle obrázku. 12

13 13