Metodický materiál k tréninku Komunikační dovednosti Participační procesy Zapojování veřejnosti Vedení pracovních skupin

Transkript

1 Metodický materiál k tréninku Komunikační dovednosti Participační procesy Zapojování veřejnosti Vedení pracovních skupin OBSAH: 1. KOMUNIKAČNÍ DOVEDNOSTI JAK ÚSPĚŠNĚ KOMUNIKOVAT 4 3. PARTICIPACE 7 - FORMY ZAPOJOVÁNÍ VEŘEJNOSTI VEDENÍ PRACOVNÍCH SKUPIN METODY VEDENÍ PRACOVNÍCH SKUPIN 13 - FACILITÁTOR A MODERÁTOR 17 Odborný lektor: Ing. Dana Diváková, Institut komunitního rozvoje, o.s.

2 1. KOMUNIKAČNÍ DOVEDNOSTI Verbální a nonverbální komunikace Úvod Verbálně neboli slovně a nonverbálně - neboli mimicky komunikujeme každý den. Většinou si ani neuvědomujeme, jak působíme my na okolí, jak mluvíme, jak mluvíme tělem a jak na nás působí ten který člověk, proč právě ten je nám sympatický nebo naopak nepříjemný, protivný. Řeč těla je upřímnější než to, co pronášíme ústy. Opravdu co je skutečně důležité, to slyšíme očima. Jen 7% všech informací, které během rozhovoru získáme, si odneseme ze slov (ad 1.). Odhalil to antropolog Albert Hehrabian. 38% získáváme z tónu hlasu a 55% z komunikace tělem. Vezměte v úvahu i to, že se navíc na vnímaní podílejí i další smysly. Také nos pátrá po pravdě a na jejím zjištění se rovněž silně podíl i náš hmat. Komunikace 7% 55% 38% To, co přichází verbálním kanálem jsou jen takzvaná tvrdá fakta. Nonverbálním kanálem se přenáší to, co nakonec vykreslí obraz duše polotóny, mimika, rozpoložení, prostě skutečné city. Řeč těla má svou vlastní gramatiku. Každé gesto představuje jednotlivé slovo. Gesta rukou musí odpovídat postoji nohou. Naše řeč se během tisíciletí užívání výrazně změnila. Svým gestům jsme ale zůstali věrní. Podání ruky, otevřené dlaně při rozhovoru, postavení chodidel, ruka před tváří gesta, která se nemění. 2

3 Nač si dávat pozor při komunikaci záruka dobrého kontaktu Pohled Nedívejte se při rozhovoru do země. Nenechávejte pohled upřený déle než několik vteřin při prvním kontaktu. Potřebujete-li uhnout pohledem, nedívejte se do stropu. Vždy se podívejte do očí potřebujete-li se ujistit, že váš společník rozumí tomu, co říkáte. Vždy opětujte pozdvižené obočí zvedá-li obočí váš partner, projevte zájem. Ruce Dbejte na to, aby vaše ruce byly pokud možno stále vidět Při podání ruky se nesnažte svého partnera přetlačit Podávejte ruku pokud možno vertikálně Pozor na ruce u rtů vy nebo váš partner neříkáte asi právě pravdu anebo se ke lži chystáte Hlas Naučte se odposlouchávat z hlasu vysoký hlas budí nedůvěru, značí nejistotu Vyzkoušejte si posadit hlas do různých poloh Úsměv Chcete-li zapůsobit již v telefonu jako sympaťák, usmívejte se Pamatujte, že dříve cenění zubů dnes úsměv sloužilo k zastrašení protivníka. Nepřehánějte úsměv. Nejsme v zámoří. Upřímnost je nejdůležitější. Osobní prostor - kruhy Při prvním kontaktu buďte velmi opatrní na narušení osobních kruhů osobního prostoru. Většinou platí vzdálenost mezi cizími lidmi cca ,5 s výjimkou podání ruky, kdy se přiblížíme. Jsou lidé, kteří narušují ať již vědomě nebo nevědomě vaši vlastní osobní prostor naučte se několik triků jak jim v tom zabránit viz jednání s problémovými typy osob a kouzla se stolem. Každá osobnostní kategorie potřebuje a uznává jiný osobní prostor agresor vás chce vystrašit a je blízko, nejistý člověk zůstane stát u dveří. Naučte se proto odhadnout svého partnera viz školení řešení konfliktů. 3

4 Proč nedovede tělo lhát? Akreditovaný vzdělávací program pro koordinátory Čím výše někdo stojí na žebříčku moci, tím skromnější jsou jeho gesta. A čím níže se člověk na tomto žebříčku ocitá, tím bohatší je jeho komunikace tělem. Moc a věk redukují gesta. Chcete-li se naučit rozumět komunikaci tělem, udělejte si čas a studujte gesta druhých. Vyzkoušejte si *Jak na vás působí zkřížené ruce? *Jak na vás působí otevřené dlaně? *Jak na vás působí ruce v kapsách? *Jak na vás působí ruce v bok? *Jak na vás působí ruka u obličeje? *Jak na vás působí zaklesnuté prsty? *Podejte si se svým kolegou ruku *Zkuste vysledovat vztah mezi prezentátory Prezentace a praktický nácvik - Představte sebe, - svou funkci v organizaci, - pozitiva i negativa práce - proč svou práci děláte - zkuste zaujmout - zkuste vyhledat příznivce - zkuste eliminovat oponenty 1. JAK ÚSPĚŠNĚ KOMUNIKOVAT? Vcítit se a projevit to Aktivně naslouchat Umět se ptát a analyzovat vyslechnuté Informovat podat informaci Dát zpětnou vazbu poskytnout zrcadlo Používejte jednoduchý jazyk ne všichni jsou odborníci v dané problematice 4

5 Co nám může pomoci? Silové pole kanceláře Akreditovaný vzdělávací program pro koordinátory Tím, kam si sedneme, dáváme najevo své sympatie. Člověk, který si sedá ke konferenčnímu stolku, odhaluje již uchopením a posunutím židle hluboko skryté motivy. Židle a místo u stolu prozrazují místo ve skupině, dají najevo, komu patří sympatie a kde sedí protivním, protože tím, jak a kde sedíme, ukazujeme, co cítíme. Modelová situace Třikrát, čtyřikrát týdně se setkává stále stejná skupina. Všechny účastníky porady do vždy táhne k místům, která si vybrali poprvé. Objeví-li se však ve skupině někdo nový, kdo se snad bezděčně usadil na obsazeném místě, začne se šířit neklid. Proč? Zhroutila se kompliovaná konstrukce velmi subtilních vztahů, neboť tzv. náhodný zasedací pořádek je všechno možné, jenom ne náhoda. Kulatý stůl a Artuš Metoda kulatých stolů se používá dodnes. A to i přesto, že často se ani o kulatý stůl nejedná. Z Artušova kulatého stolu se stal terminus technicus jsme si všichni rovni, všichni mají právo říci svůj názor, všichni jsou na stejné lodi. Bohužel /a pro nás, pozorovatele, bohudík/ v praxi to tak není. Vedle krále šéfa sedí jeho nejbližší. Naproti krále jeho potenciální protivník nebo oponent. Po stranách devítka a trojka ti, kteří většinou jen přihlíží a málokdy do diskuze zasahují. Hrátky se stoly Viz obrázek Přes roh Čelo stolu umožní přátelský rozhovor, aniž by měl parnter pocit, že na něj naléháte. Dovoluje zrakový kontakt, ale můžete se pohledu i vyhnout. Zároveň slouží roh stolu i trochu jako bariéra. Nikdo se necítí stísněně, nikdo druhého neohrožuje. Vedle partnera Oba už se shodujete v mnoha bodech. Proběhla již předchozí jednání. Pozor na pocit stísněnosti vašeho partnera. Tato pozice je výhodná i v případě, že se do rozhovoru zapojuje i třetí osoba. Vy sedíte na straně zákazníka a to v reálném i přeneseném smyslu slova, vyjasňují se detaily, technické parametry. Sezení proti sobě je často kontroverzní. Stát nebo sedět? Převaha domácího pána Jen člověk, za kterým jdete do jeho kanceláře rozhoduje o tom, zda jednání bude probíhat vsedě nebo vestoje. Jednání ve stoje je vždy narychlo, nechcete s dotyčným uzavírat dohody nebo on s vámi a většinou jde pouze o informace. Vyzve-li vás partner nebo vy jeho k tomu, aby se posadil, může již jen gestem ruky nabídnout a 5

6 určit místo, kde vás chce mít. Je-li v kanceláři na výběr sedačka, stůl se židlemi - už místem můžete ukázat, jak se má jednání odvíjet. sledujte gesta partnera, směřování nohou, ruce. Rétorika Abychom byli správně pochopeni, abychom správně pochopili, musíme si dávat pozor také na slovní vyjadřování našich myšlenek. Nejčastější chyby při verbálním projevu: Rady Pomocná slovíčka hm, uhm, jako, prostě jako, takže, tudíž, ovšem.samozřejmě. po čase začínají překážet, posluchači začínají ztrácet koncentraci na mluvený text a začínají počítat Nikdy nekončící věty většinou pod tlakem. Bojíme se, že budeme přerušeni ve chvíli, kdy klesneme hlasem a proto nekončíme věty. Po chvíli posluchači zcela ztratí červenou nit a nejsou schopni reagovat. Tento projev je kontraproduktivní. Nedostatek dechu správné dýchání je velmi důležité pro správnou prezentaci. Vyzkoušejte si některé texty přečíst jedním dechem. Trénujte dýchání vraťte se k poezii. Špatná práce s hlasem příliš tichý nebo příliš hlasitý projev, monotónnost projevu, nedostatek pomlk to vše je pro posluchače velmi složité pro naslouchání. Zkuste propojit verbální i nonverbální projev. Nebuďte statičtí.. Před jednáním si napište krátké záchytné body osnovu toho, o čem chcete mluvit; Jste-li připraveni na určitou skupinu, mějte připraveny varianty buďte flexibilní; Nezapomeňte udržovat oční kontakt; Usvědčujte se o tom, že jste byli pochopeni; Zopakujte již řečené v případě, že si nejste jisti, že posluchači pochopili; Zformulujte znovu výrok někoho jiného vedete-li skupinu -, který byl zjevně pro ostatní nesrozumitelný tak jednoduše, jak je to jen možné. Zeptejte se autora výroku, zda s přeformulací souhlasí; Mluvte jasně a zřetelně, nespěchejte. 6

7 3. PARTICIPACE Co je participace? Akreditovaný vzdělávací program pro koordinátory Participace je podílnictví všech municipalit daného místa na jeho rozvoji a to ve všech oblastech. Účastníci participačního procesu Každý z účastníků participačního procesu se na něm podílí z různých zájmů. Veřejnost, tedy občan, chce něco změnit, chce, aby byl slyšet jeho názor, chce být součástí komunity, chce si být vědom, že někdo uznává jeho argumenty. Experti jsou ve většině případů v nějakém druhu kontraktačního vztahu se státní správou či samosprávou. Zároveň mohou být najímáni investory či občany, vždy se však jedná o nezávislou účast na procesu. Politici v prvních třech stupních zapojení veřejnosti participačního procesu chtějí jen obecný souhlas se svými rozhodnutími, ve vyšších stupních jsou si vědomi pozitivního dopadu participačního procesu, který již někdy vyzkoušeli či mají příklady odjinud. Měli by mít největší zájem naslouchat a uspokojovat potřeby a požadavky svých voličů. Vždy je míra zapojení do participačního procesu u politiků závislá na konkrétních osobách. Úředníci se musí pohybovat v mezích daných zákony. Rovněž limity zapojení občanů do věcí veřejných stanovují politici, většinou způsobem úzce vymezené participace. Úřadníci jsou pak také při tvorbě koncepcí a strategických programů, kdy je názor občanů důležitý, jen málo motivovaní naslouchat a respektovat zájmy občanů. Investoři ve většině případů jsou soukromí podnikatelé, jejichž investiční záměr má veřejný dosah. Mají jasně definovaný osobní zájem a prostředky, kterými chtějí tento svůj zájem realizovat. Veřejnost Experti Politici Úředníci Investoři Rozhodovací proces Žebřík participace Participace je často chápána jako zapojování občanů veřejnosti do přípravy plánování, ale v nejvyšším stupni participace se občané veřejnost - sama podílí na rozhodovacím procesu. Zda a jakým způsobem se občané zapojí do veřejného rozhodování záleží ve velké míře na autoritě, která má kompetenci v dané otázce rozhodnout. Autorita sama rozhoduje nebo využije techniky zapojování veřejnosti pouze na to, aby vytvořila dojem otevřenosti a legitimnosti nebo bude skutečně otevřená a názory občanů bude rovněž respektovat. Ze strachu před oporem a odlišným názorem veřejnosti se rozhodovací autority většinou vyhýbají zveřejnění úplné informace o připravovaném rozhodnutí. Potom většinou používají způsoby, jejichž cílem je pouze vytvořit dojem zapojování veřejnosti. 7

8 Předpokládají, že se tím vyhnou náročné diskuzi a obhajování zvoleného řešení. To však neznamená, že jej nebudou muset obhajovat v průběhu realizace. Nejčastějšími způsoby pseudo-zapojování jsou informování veřejnosti až po uskutečnění rozhodnutí, bez jakékoli možnosti se k němu vyjádřit sem patří různé formy odvádění pozornosti veřejnosti a jejích aktivit od skutečně důležitých otázek k nepodstatným získávání veřejnosti také až po rozhodnutí snaha autority o pozitivní prezentaci již uskutečněného rozhodnutí a získání občanů na svou stranu. Autorita někdy používá různé formy manipulace, aby občané podpořili její rozhodnutí konzultování názoru veřejnosti zorganizování veřejného slyšení těsně před rozhodnutím nebo zveřejnění plánů způsobem v místě obvyklým na minimální seznámení veřejnosti a získání jen formální zpětné vazby od dotčených občanů. Zkušenosti těch, kdož používají participaci v praxi potvrzují, že včasné diskutování o alternativách rozhodnutí je mnohem efektivnější a v konečném důsledku i levnější než zvládání rozhněvané veřejnosti v průběhu realizace. Na to, aby občané rozhodnutí s veřejnými důsledky přijali a považovali je za své vlastní, je potřeba splnit čtyři základní podmínky v následujícím pořadí: občané vědí jsou dostatečně informováni o celém procesu rozhodování občané jsou vyslechnuti dříve, než autorita rozhodne občané mají vliv na rozhodnutí občané souhlasí s rozhodnutím Existuje mnoho teorií o uspořádání různých forem a technik účasti veřejnosti. Mezinárodně nejznámější z nich je Sherry Arnsteinové klasický žebřík participace. Občané mají kontrolu nad rozhodnutím Rozhodování autority s reprezentanty občanů Autorita rozhoduje po konzultaci s reprezentanty občanů Autorita rozhodne po konzultaci s jednotlivci Autorita rozhodne a dodatečně informuje 8

9 1. Autorita rozhodne a dodatečně informuje Nejméně času pro rozhodování je zapotřebí v případy, kdy autorita rozhodne samostatně a o svém rozhodnutí pouze informuje veřejnost a to buď přímo prostřednictvím veřejného shromáždění, slyšení apod. nebo nepřímo prostřednictvím médií. Tento přístup může být vhodný v situaci, kdy je důležité rychlé rozhodnutí a občané si to uvědomují v krizových situacích živelné pohromy apod. Autorita si může takového rozhodnutí uskutečnit i v případě, že má důvěru a podporu občanů nebo předchází-li tomuto rozhodnutí širší diskuze a dohoda o prioritách, na které se občanů spolupodíleli. Je důležité, aby občané věděli o rozhodování ještě dříve než autorita udělá konečné rozhodnutí. V takovém případě rozhodování splní první podmínku přijetí rozhodnutí veřejností. Obzvláště nevhodné je takovéto rozhodování v situaci, kdy se dá předpokládat, že názor veřejnosti je opačný než názor autority. Je-li navíc veřejnost schopná rychlé mobilizace, je takovéto rozhodnutí pro autoritu velmi riskantní. 2. Autorita rozhodne po konzultaci s jednotlivci O něco více času si vyžaduje rozhodování v případě, kdy autorita před přijetím rozhodnutí konzultuje a zjišťuje názory jednotlivců ať už náhodně nebo na reprezentativním vzorku. Sem patří všechny techniky na zjišťování názorů veřejnosti průzkumy veřejného mínění, individuální rozhovory a zjišťování názorů místních formálních a neformálních autorit a v neposlední řadě také veřejné projednání public hearing. Avšak také v tomto případě se může sbírání názorů veřejnosti vnímat pouze jako zastírací manévr předcházejícího typu rozhodování. Většinou je pro veřejnost velmi těžko zřetelné, zda jsou výsledky průzkumů získané autenticky nebo jsou zmanipulované. 3. Autorita rozhodne po konzultaci s reprezentativními skupinami Další možností přijetí rozhodnutí je vytvoření komise na prozkoumání a vytvoření návrhu na řešení konkrétního problému nebo otázky. V případě, že hovoříme o zapojování veřejnosti či participačním procesu, musí tato skupina kromě expertů, úředníků a politiků zahrnovat také představitele zainteresovaných stran a občanů. 4. Autorita rozhodne společně s reprezentativními skupinami občanů V případě, že se autorita stane jedním z účastníků, tedy rovnocenným partnerem vyjednávání zainteresovaných stran, hovoříme o společném rozhodnutí autority a občanů. Takovýto přístup je možný pouze tehdy, začne-li si veřejná správa uvědomovat, že na vyřešení společného problému ani jeden ze zainteresovaných nemá dostatečnou moc, mandát ani prostředky. Jsou li zúčastněné strany dostatečně motivované společný problém řešit, mohou začít společně vyjednávat, čímž mohou dospět až ke spolupráci. Na společném jednání se pak zúčastňují kromě autority také reprezentanti neziskových organizací, podnikatelé i individuální občané. Společnou dohodu pak obvykle zastřeší autorita a dohoda je závazná jak pro autoritu, tak pro ostatní zúčastněné strany. 9

10 5. Autorita deleguje rozhodnutí na jiné, občané mají kontrolu nad rozhodnutím Posledním stupněm participačního rozhodování je, deleguje-li autorita rozhodnutí a někdy i realizaci na nezávislou skupinu občanů nebo občanskou organizaci. Kontrolu nad rozhodnutím získává buď skupina, která vznikla obdobným způsobem jako v předcházejícím případě, nebo nezisková organizace. V tomto případě je nezbytné, aby zodpovědná autorita měla k dispozici efektivní mechanizmy na kontrolu dodržování těch podmínek a pravidel, s jakými bylo rozhodování delegované na nezávislý subjekt. To se týká zejména použití veřejných prostředků a dodržování všeobecně platné legislativy. Obecné principy občanské participace vysvětlujeme smysl občanské participace, upozorňujeme na hranice užíváme různé metody participace přizpůsobené konkrétním podmínkám ke spolupráci vyzýváme všechny občany volíme vtipné formy komunikace a práce setkání s občany zpříjemňujeme důvěřujeme dovednostem a zkušenostem lidí v diskuzích volíme osobní kontakt zdůrazňujeme respekt k názorům ostatních jasně formulujeme své vidění problému a jsme připraveni vyslechnout kritiku nasloucháme jsme připraveni ke změnám Možné formy participačního procesu zapojování veřejnosti Dotazníky, ankety, rozhovory Dotazníky, ankety a rozhovory se ve většině případů používají v 1. a 2. stupni zapojování veřejnosti. Na druhé straně jsou-li dobře sestaveny případně rozhovory zaměřeny na cílové skupiny a jsou vedeny formou strukturovaných rozhovorů, mohou velmi napomoci celému participačnímu procesu a v konečném důsledku se mohou použít i třikrát v průběhu zapojení veřejnosti. Výhody: malá časová náročnost pro zjišťování názorů Nevýhody: poměrně drahá záležitosti /tazatelé, dotazníky, ankety/ s nejistým výsledkem. Viz příloha 1. Veřejné slyšení Forma pro první stupeň zapojení veřejnosti informování o problému bez možnosti přímých vstupů veřejnosti. Na panelu není více než 5 lidí doporučený počet, moderátor jen předává slovo jednotlivým panelistům. Výhody : jednoduchá a finančně ne příliš náročná forma zapojení veřejnosti Nevýhody: pouhé informování o problému, chybí zpětná vazba. 10

11 Veřejné projednání Akreditovaný vzdělávací program pro koordinátory Forma pro druhý stupeň zapojení veřejnosti na panelu jsou představitelé investora, úřadu, politici, kteří vysvětlují občanům problém, občané mohou otázkami aktivně vstupovat do procesu. Moderátor už je více v roli facilitátora, který je buď najatý veřejností v případě, kdy veřejné projednání svolává veřejnost či nezisková organizace nebo autoritou. V obou případech již může mírně ovlivňovat výstupy veřejného projednání na tu či onu stranu. Výhody : jednoduchá a finančně ne příliš náročná forma zapojení veřejnosti, poměrně známá a mediálně zajímavá, je-li dobře vedeno i zpětná vazba od veřejnosti. Nevýhody : ve většině případů se nic nevyřeší, nutně by měly následovat další kroky připomínková místa, vytvoření pracovních skupin, kulaté stoly apod. Veřejnost je velmi citlivá na pseudozapojení. Občanské poradní komise Forma pro druhý stupeň zapojení veřejnosti, která však může časem přerůst až na pátý stupeň. Velmi často užívaná metoda pro dlouhodobé procesy. V občanské poradní komisi jsou zastoupení představitelé veřejnosti, kteří se v dané problematice orientují, přičemž získávají informace i od dalších zainteresovaných osob, které nejsou členy OPK. Občanská poradní komise vzniká v počátku ad hoc, často však její vznik a fungování podporuje také autorita. Kvalitně pracující OPK může posunout komunikaci mezi veřejností a autoritou na kvalitativně vyšší bázi a stát se mezičlánkem mezi veřejností a autoritou. Špatně pracující OPK však mohou být velmi lehce zneužity pro partikulární zájmy. Kulatý stůl Myšlenka Kulatého stolu, u kterého nejsou hrany a proto jsou si všichni rovni, pochází již z dob krále Artuše. Ale ani tehdy si nebyli všichni rovni přece jen měl král Artuš větší slovo než jiní jeho rytíři. A stejně tak je to s dnešními kulatými stoly. Velmi záleží na tom, kdo je svolává, jaké autority jsou pozvány. Přesto je to velmi interaktivní forma zapojení veřejnosti a řadíme ji do třetího až čtvrtého stupně participačního procesu, neboť očekává aktivní diskuzi a výstupy všech jeho účastníků. Kulatý stůl by měl nastavit parametry pro řešení problémů a ve většině případů není ojedinělý velmi často se realizuje série kulatých stolů, v některých případech i s různými cílovými skupinami. U kulatých stolů se uzavírají vzájemné dohody. Počet osob na uzavřeném kulatém stole je max. 15 při vyšším počtu se vytrácí interaktivita. Je možné uskutečnit také veřejný kulatý stůl veřejná diskuze osobností reprezentující různé názory tento typ se příliš nepoužívá, neboť pro naslouchače není zajímavý. Zároveň se na veřejném kulatém stole málokdy vyřeší problém či účastníci dojdou k nějaké dohodě. Kulatý stůl už musí vést zkušený moderátor či facilitátor. Výhody: velká interaktivita, finančně nenáročné, ve většině případů dojde k nějaké dohodě /i to, že nedojde k dohodě, je dohoda/ Nevýhody: náročné na organizaci /málokdy mají všichni, které byste na kulatém stole chtěli, čas právě v den, kdy se vám to hodí /. Délka trvání: max. 1,30 min. 11

12 Workshop Akreditovaný vzdělávací program pro koordinátory Pracovní setkání neboli workshop je metodou,která je zaměřena na zpracovávání připomínek, konkrétních námětů a vždy se v tomto případě musí dojít k rozhodnutí či návrhu dalšího postupu. V rámci workshopu se pak využívají další metody hledání vzájemného porozumění a přípravy na konsenzus jako např. brainstorming, brainwasching. Výhody: workshop je velmi účinný v případě, že již všechny předchozí kroky proběhly, účastníci se znají a vědí, co od sebe mohou očekávat, ve většině případů se dojde ke konkrétním závěrům a návrhům. Nevýhody: časově i organizačně poměrně náročné Workshop musí vést zkušený facilitátor. Délka trvání dle potřeby a možností organizátorů i celý den. Plánovací den akční plánování Akčnímu plánování bychom mohli věnovat celý jeden trénink, pro naše potřeby postačí základní vysvětlení postupu. Plánovací víkend nebo den se používá v případech, kdy veřejná správa chce aktivní účast občanů na přípravě realizace. Většinou se jedná o plánování úprav veřejných prostor a předchází mu takřka všechny shora uvedené aktivity, doplněné dalšími výtvarnou soutěží pro děti, stavění modelů apod. plánovací den má svá jasně stanovená pravidla a jejich metodika je podrobně popsána v publikaci Akční plánování. V současné době se tato forma velmi často využívá a je akceptována stále větším množstvím zástupců veřejné správy, neboť již má své konkrétní výstupy a příklady. Výhody: velmi aktivní účast občanů, přijetí obecného konsenzu, přijetí plánu za své. Nevýhody: časově náročná příprava, poměrně vysoké náklady Plánovací den musí vést zkušení facilitátoři. Délka trvání: 1 3 dny. Konference Jedno nebo vícedenní setkání, při kterém se sejdou techničtí experti a zástupci různých skupin za účelem prodiskutování nějakého předem daného tématu. Součástí konferencí jsou i prezentace. Konference nebo série konferencí může vést také k dohodě mezi technickými experty. Výhody: Dokáží vytvořit mezi vedoucími experty pocit společné skupiny či konsenzus, který může sloužit jako nejodbornější odhad při pokuse o vyřešení nejobtížnějších technických problémů. Nevýhody: Velká časová náročnost na přípravu, vysoké náklady Dialogy Forma konference pro zlepšení komunikace mezi veřejnou správou a reprezentanty občanů a občanských skupin. Na vybrané téma se vybere skupina lidí. Polovina účastníků z veřejné správy,polovina z občanů. Veřejná správa je pozvána adresně, občané tak, aby reprezentovali názorové spektrum a byli schopni prezentovat jasně názory jeho skupiny. Dialogy se konají v útulném prostředí v ústraní, kde je minimální možnost utéct. 12

13 Dialog začíná oficiálním společenským setkání, kde jsou účastníci vzájemně představeni. Pak následuje první pracovní setkání, kde má každý účastník 3-5 minut na to, aby vyjádřil svoje pocity a postoje k tématu daných dialogů. Nezávislý moderátor setkání pomáhá skupině držet se daného tématu, ponouká k účasti v diskuzi, dává pozor na to, aby byl vyslechnut každý. Výhody Podporují otevřenou komunikaci mezi veřejnou správou lídry komunit Podporují vytváření osobních vztahů Pomáhají prolomit stereotypy a hraní zužívaných rolí Pomáhají definovat místa společného zájmu mezi veřejnou správou a občany Omezení Snižují uvědomění účastníků o druhých účastnících z pohledu protivníka. 4. VEDENÍ PRACOVNÍCH SKUPIN Formy vedení pracovních skupin [A] Brainstorming Brainstorming je skupinová technika, vyvinutá za účelem zvýšení tvořivosti skupiny. Při brainstormingu je každý člen skupiny podněcovaný k tomu, aby nabídl co nejvíce myšlenek a nápadů, včetně ulítlých idejí. Většinou se všechny nápady zapíší na tabuli nebo velký kus papíru. Hodnocení jednotlivých idejí začne až potom, když už nikdo není schopen dodat další nápady. Z toho důvodu se brainstormnig po určité době přestávce opakuje a nastává druhá vlna. V první vlně se ve většině případů vystřílí tzv. prázdné náboje a druhá vlna bývá již konkrétnější a smysluplnější. Na brainstorming musí tedy být vyčleněno dostatek času. Použití: většinou se používá při hledání námětů, problémových oblastí a často je prvním stupněm zpracovávání strategického plánu organizací. Pravidla: Všechny nápady jsou o.k. Nápady se nehodnotí skupinou Stavějte na nápadech jiných Výhody brainstormingu: Pomáhá skupinám prorazit přes zužívaná řešení a nacházet tak tvořivější řešení. Zvyšuje počet vygenerovaných řešení. Vytváří psychologicky bezpečné prostředí, ve kterém se lidé cítí svobodní vyjádřit se, bez strachu z hodnocení a odsouzení jejich idejí. Nevýhody brainstormingu: Někteří lidé a paradoxně právě úřednici, kteří většinou nejsou schopni se pohybovat mimo zákon mohou reagovat při brainstormingu tak, že nejsou schopni se otevřít /především jsou-li účastni vedoucí spolu s řadovými referenty/ nebo naopak berou brainstorming pouze jako zábavnou hru. Často generuje tolik řešení, že jen zkušený facilitátor dokáže ve spolupráci se skupinou vybrat relevantní. Další metody vztahující se k brainstormnigu LASO, N/3 a další dále v textu. 13

14 [B] Šaret Akreditovaný vzdělávací program pro koordinátory Šaret je delší schůze nebo série schůzí, která shromáždí zástupce všech cílových skupin veřejnosti za účelem získání vzájemného souhlasu. Základní filozofií šaretu je shromáždit všechny, jejichž přítomnost je k získání souhlasu potřebná a udržet je spolu do té doby, dokud není vzájemný souhlas dosažen. Důsledkem je, že některé šarety se stávají maratóny. Úspěch šaretu závisí na třech věcích: 1. přítomni musí být zástupci všech skupin veřejnosti, kterých se daná věc týká, 2. všichni účastníci musí souhlasit s tím, že zúčastěnou na schůzi dokud se neodstraní všechny sporné otázky a nedosáhne se takové řešení, které bude přijatelné pro všechny zúčastněné strany, 3. všechny osoby, které se šaretu zúčastní, musí přijít s očekáváním plánu, přijatelného pro všechny účastníky a všechna rozhodnutí musí odrážet konsenzus všech účastníků. Šaret je užitečná technika pro rychlé dosažení konsenzu. Šaret si vyžaduje značnou přípravu, většinou zajišťovanou řídícím výborem, složeným z zástupců klíčových zájmových skupin nebo organizací, které se šaretu zúčastní. Výhody: Užitečná metoda pro dosažení konsenzu mezi konfliktními skupinami nebo zájmy Jsou zapojeni všichni aktéři Dohoda o společném plánu by měla vést také k odhodlání k jeho implementaci Účastníci získají lepší přehled a pochopí více postoje ostatních skupin a mohou díky tomu dokonce změnit své původní postoje Nevýhody a omezení: Je použitelný pouze tehdy, kdy všechny strany cítí nevyhnutelnost podobného setkání a jsou ochotny se mu věnovat až do vyřešení problému Funguje jen tehdy, když jsou zúčastněné skupiny ochotny realizovat své závazky na kterých se dohodli jejich zástupci. [C] Posezení u kávy Je to setkání malých skupin, které se většinou konají v soukromých domech. Důraz je kladen na neformálnost. Cílem je vytvořit pocit sousedské návštěvy, při které se diskutují místní veřejné problémy. Typicky se jako součást snahy o neformálnost těchto setkání podává káva a sušenky. Využívá se především ve venkovských oblastech. Výhody Příležitost pro užitečnou výměnu informací mezi veřejností a pracovníky veřejné správy v neformální atmosféře Nevýhody Malá skupina lidí Nepřijatelné pro některé zástupce veřejné správy nebo manažery 14

15 [D] Dialogy Akreditovaný vzdělávací program pro koordinátory Forma konference pro zlepšení komunikace mezi veřejnou správou a reprezentanty občanů a občanských skupin. Na vybrané téma se vybere skupina lidí. Polovina účastníků z veřejné správy, polovina z občanů. Veřejná správa je pozvána adresně, občané tak, aby reprezentovali názorové spektrum a byli schopni prezentovat jasně názory jeho skupiny. Dialogy se konají v útulném prostředí v ústraní, kde je minimální možnost utéct. Dialog začíná oficiálním společenským setkání, kde jsou účastníci vzájemně představeni. Pak následuje první pracovní setkání, kde má každý účastník 3-5 minut na to, aby vyjádřil svoje pocity a postoje k tématu daných dialogů. Nezávislý moderátor setkání pomáhá skupině držet se daného tématu, ponouká k účasti v diskuzi, dává pozor na to, aby byl vyslechnut každý. Výhody Podporují otevřenou komunikaci mezi veřejnou správou lídry komunit Podporují vytváření osobních vztahů Pomáhají prolomit stereotypy a hraní zaužívaných rolí Pomáhají definovat místa společného zájmu mezi veřejnou správou a občany Omezení Snižují uvědomění účastníků o druhých účastnících z pohledu protivníka. [E] Proces nominálních skupin Nominal Group Process - Podpora tvořivých idejí a informací - Možnost dosažení konsenzu - Eliminace přiklonění se k názoru někoho jiného Proces Lidé píší své nápady na papír dříve, než o nich začnou diskutovat s jinými, přičemž přednesou ostatním své nápady. Proces nominálních skupin tvoří jednoduché hierarchické pořadí idejí generovaných účastníky. 1. úvodní prezentace: po úvodní prezentaci, která popíše proces se účastnici rozdělí nebo lépe jsou rozděleni do menších skupin po vedoucí diskuze a zapisovatel: každá skupina dostane určeného vedoucího diskuze a zapisovatele. Ještě před setkání si tito lidé připraví minimálně 4 velké papíry a potřebné psací potřeby. 3. představení se: vedoucí diskuze se představí a vyzve ostatní členy skupiny k témuž 4. nastolení otázky: vedoucí diskuze uvede otázku, na kterou je nutné najít odpověď. Aby se docílilo odpovědi, musí být formulace otázky velmi přesná. Napíše se nahoru jednoho ze čtyř papírů 5. generovaní nápadu: účastníkům se rozdají papíry a psací potřeby a jsou požádání,aby si zapsali všechny odpovědi na danou otázku, které je napadnou. Tyto poznámky jsou jen pro jejich vlastní potřebu a nebudou rozebírány. 6. zapsání nápadů: každý účastník je pak požádán, aby řekl jeden ze svých nápadů. Zapisovatel zapíše nápad na velký papír co nejpřesněji. Není dovolena žádná diskuze, ale účastníci mohou navrhovat zapisovateli vhodnější formulace zapisovaných nápadů. Vedoucí diskuze dává slovo dokola každému, vždy po jednom nápadu až do chvíle, kdy už skupina žádné nápady nemá. Komu už nápady došly, říká dále, ale není v dalším kole automaticky vynechán. Když 15

16 všichni oznámí dále, proces končí. Účastníci nejsou vázání na nápady, které si předtím napsali na papír, mohou přijít i s dalšími. Nakonec se udělá abecední označení vygenerovaných nápadů A- Z. 7. diskuse: každá odpověď je pak diskutována. Začíná se nahoře seznamu. Diskuze by se měla zaměřit na důkladné pochopení nápadu, určení jeho důležitosti a jeho slabých stránek. I když mohou lidé kritizovat je důležité, aby jen stručně vyjádřili svůj názor a nepouštěli se do dlouhých hádek. Diskuze zabere kolem 40 minut. 8. výběr nejpreferovanějších nápadů: každý účastník pak označí nápady, které považuje za nejlepší. Měl by být předem dán návod např. vyberte nejlepších pět řešení. Vybraná řešení se zapisují na indexové karty, na každou kartu jedna. 9. určení pořadí vybraných nápadů účastníci potom seřadí své indexové karty podle osobních a 10. určení skóre: vyvěsí se velký kus papíru, na kterém je uveden abecední seznam myšlenek nápadů A-Z. účastníci pak oznamují body, které přidělili jednotlivým nápadům a body jsou připsány na seznam. Podle přiděleného počtu bodů se určí pořadí. 11. diskuze o výsledcích: účastníci si možná budou přát diskutovat výsledky. Délka této diskuze se musí přizpůsobit zbylému času. 12. připomínka o následné analýze účastníkům by mělo být na závěr připomenuto, že organizátoři provedou důkladnou analýzu všech navržených řešení. Výhody Vygenerovaní velkého množství myšlenek nebo informací Ukáže předběžný odhad jejich přijatelnosti pro veřejnost Spolupráce lidí s odlišnými názory s minimálním neshodami Omezení Nedokáže zhodnotit nápady Pozor na pocit toto jsme vybrali, to se uskuteční Doba trvání 1,5 hodiny [F] Samoánské kruhy Technika jejíž pomocí velké skupiny mohou dosáhnout takřka tak intenzivních interakcí, jaké je jinak možno dosáhnout jen v malých skupinách. 1. uprostřed místnosti, kde se setkání koná, se umístí vnitřní kruh z pěti šesti stoliček 2. na úvod se může sedět jen na stoličkách vnějších kruhů, obklopujících vnitřní kruh 3. jakmile se dohodnou pravidla setkání každý, kdo chce na dané téma promluvit se musí přesunout na stoličku vnitřního kruhu. Hovořit mohou jen lidé sedící na stoličkách vnitřního kruhu 4. jsou li všechny stoličky vnitřního kruhu obsazené, osoba, která také promluvit se postaví za některou z obsazených stoliček vnitřního kruhu. Většinou některá stolička ve vnitřním kruhu se brzy uvolní. 5. diskuze pokračuje, než se lidé z povídání unavení nebo když vyprší předem stanovený čas. Jedna stolička ve vnitřním kruhu je trvale přidělena určenému moderátorovi. Ten se nezapojuje do obsahu diskuzí, ale pomáhá udržovat diskuzi v rámci zvoleného tématu, sumarizuje komentáře, ponouká diskutující a projevili své pocity. 16

17 Výhodou nestrukturalizovaného přístupu je to, že shromáždění kompletně řídí sami účastníci. Neměl by vzniknout pocit, že někdo z veřejné správy se snaží diskuzi jakkoli usměrňovat. Zkušenosti ukázaly, že samoánské kruhy jsou účinnější, je-li téma diskuze kontroverzní a je o ni velký zájem. Facilitátor a moderátor Moderátor i facilitátor pomáhají procesu. Rozdíl je však zásadní. Moderátor pouze uděluje slovo, hlídá čas, udržování diskuze v intencích tématu. Role facilitátora je mnohem složitější. Nejdříve ale role při facilitačním procesu. Pomocník přilepuje flipcharty, rozdává a sbírá dotazníky a jiné pomůcky účastníkům, hlídá čas pracujícím podskupinám i celé skupině, upozorňuje řečníky, hovoří-li příliš dlouho nebo dává signály o čase facilitátorovi. Pomocník na rozdíl od kofacilitátora se stará zejména o logistické záležitosti souvisící s děním ve skupině. Ideální pomocník je ten, který chápe, co e děje ve skupině a jak probíhá proces tréninku nebo facilitace a tak bez vyzvání trenéra nebo facilitátora ví, kdy je co potřeba udělat. Zapisovač V této roli je člověk připraven dělat zápis ze skupiny. Většinou je to zápis na flipchart, kde zapisuje výstupy z diskuze, aby zůstaly zachovány jako skupinová paměť. Zápis na flipchart je většinou heslovitý. Důležité je, aby zapisovatel uměl jasně formulovat i dlouhé texty a vystihl podstatu řečeného. Tato znalost je poměrně složitá, nicméně dobrý zápis je velmi důležitý pro zpracování záznamu. Kofacilitátor Pomáhá facilitátorovi dávat instrukce k dělení do skupin a k jiným strukturovaným aktivitám ve skupině, pomáhá ji vést, při práci ve skupinkách plní stejnou roli jako facilitátor. V určitých částech programu přebírá vedení on. Stará se o to, aby lidé, kteří se hlásí o slovo, ho dostali v takovém pořadí jak se hlásili. Facilitátor Má Konečnou zodpovědnost za přípravu a za vedení procesu. Uvádí smysl a proces setkání, představuje hosty a ostatní účastníky, v diskuze je přímém kontaktu s účastníky setkání, strukturuje proces, formuluje zápis, v zlomových momentech rozhoduje, jak se bude proces ubírat dále, sumarizuje výstupy ze setkání. 17

18 Co se očekává od facilitátora? je primárně orientovaný na potřeby skupiny a účastníků, ne na své pomáhá vzájemnému porozumění členů ve sapině je opravdu nestranný připraví spoluvytváří strukturu procesu, který potom vede přetváří očekáván í účastníků na body diskuze, které je možno řešit je pružný ve struktuře procesu i ve stylu práce je primárně orientovaný na způsob, jakým se vede setkání hlídá konfliktní a krizové situace neřeší, pomáhá skupině vyřešit problémy krokuje sezení dává otevřené a cílené otázky účastníkům vytváří společný zápis ze setkání povzbuzuje a reguluje skupinu v její práci je vyrovnaný, klidný, neutrální zvládá útoky nebo pochybnosti na jeho osobu a práci facilitátorů pojmenovává a hlídá pravidla komunikace a fungování skupiny dohodnutých s účastníky Základní pravidla pro diskusi ve skupině je dohodnut časový limit zjistit, zda každá má čas na celé setkání ne-li, kdy musí odejít jsou určeny cíle setkání, očekávané výstupy a body programu s přibližným časovým limitem je určen vedoucí setkání nebo facilitátor a zapisovatel mluví vždy jen jeden člověk časový limit se respektuje a na jeden vstup pro člověka je. Každý se zúčastňuje stejnou měrou, nikdo nedominuje Je v pořádku, jestliže někdo nesouhlasí Pořadí diskutujících je určeno podle toho, jak se přihlásili do diskuse Facilitátor Získává souhlas o pravidlech diskuze Získává souhlas o žádaných výsledcích a bodech programu Identifikuje účel setkání a očekávané výstupy Udržuje pořádek v diskuzi Navrhuje procesuální cesty jak postupovat na poradě a ověřuje si, je-li s nimi souhlas Naslouchá nápadům jiných, v diskuzi nedominuje Udržuje diskuzi u tématu a dbá, aby od něj neuhnula Zabezpečuje, aby měl každý možnost aktivní účasti Hlídá čas a to, aby se informace zaznamenávaly 18

19 Jak se vyrovnat s odporem skupiny? Akreditovaný vzdělávací program pro koordinátory Souhlasit s nesouhlasem a potom přejít k věci, které se to týká. Je-li to potřebné, vraťte se k původnímu tématu později Spolehněte se na procedurální dokument o hlasování jako alternativě bylo-li to tak stanoveno. Navrhněte přerušení nebo přestávku, abyste umožnili uklidnění záležitosti. Nebuďte naklonění kompromisům, kompromis nemusí být nejlepším řešením Důvěřujte postavení vedoucího týmu a tomu že může nařídit rozhodnutí Jak dosáhnout skupinové dohody? Konsenzus podporuje a zaměřuje tým ke spolupráci, vytváří spravedlnost a pocit spoluvlastnictví ke každému rozhodnutí, které bylo uskutečněno. Přestože ne každé skupinové rozhodnutí potřebuje konsenzus, facilitátor by se měl snažit o konsenzus při každém kroku řešení problému a při všech hlavních týmových rozhodnutích. Facilitace skupinového řešení problémů Kromě hlasování nebo klasické diskuze je možno při skupinovém řešení problémů použít množství metod,které pomáhají zefektivnit průběh jednání, překonat krizové momenty a lépe využít potenciál skupiny. A. divergentní metody rozšíření oblasti zkoumání, tvorba různorodých možností, přístupů a směrů řešení B. konvergentní metody hodnocení myšlenek a výběr nejvhodnějších variant řešení problému C. kombinované metody obsahují v sobě prvky konvergentních a divergentních postupů [A] Divergentní metody skupinového řešení problémů Použití formulace problému hledání dalších variant formulací. Účastníci vedeni tak, aby se vyjadřovali k problému z různých úhlů, časových a prostorových hledisek, na jiné úrovni všeobecnosti apod. cílem je analýza, strukturalizace a reformulace problému při sběru údajů, názorů, námětů, možných směrů uvažování při tvorbě variant řešení při implementaci rozhodnutí hledání možných bariér, k které by mohly ovlivnit realizaci rozhodnutí. Principy divergentních postupů 1. princip odloženého hodnocení myšlení je produktivnější je-li vyloučena bezprostřední kritika myšlenek. Je vhodné rozlišit fázi tvorby od fáze posuzování. 2. princip co největšího množství nápadů kvalita je podmíněná kvantitou. Posledních 50 nápadů mívá větší cenu než prvních princip vzájemného ovlivňování synergie. Skupinové myšlení může být při tvorbě nápadů mnohem produktivnější než individuální. Za stejný čas a za stejných podmínek může ve skupinové situaci průměrný člověk vymyslet zhruba dvojnásobný počet nápadů, než když pracuje individuálně. 19

20 [B] Konvergentní metody Akreditovaný vzdělávací program pro koordinátory V tomto případě je nutná účast těch, kdož jsou zodpovědní, mají informace a budou nositeli realizace řešení. Metody: LASO Technika pro spojování podobných a eliminaci stejných nápadů, námětů a návrhů. Použité náměty se zakroužkují a na nový papír se napíše přeformulace. Po skončení lasa máme k dispozici několik jasně formulovaných námětů. N/3 Varianta hlasovacích metod, jejímž cílem je snížit počet námětů na třetinu. Každý z účastníků má možnost označit určitý počet námětů a puntíky nebo lístečky stanovit jejich pořadí. Před touto metodou je lepší použít laso. Kriteriální hodnocení Objektivní přístup k hodnocení všech námětů, který umožňuje vyhnout se boji o pozice mezi jednotlivými autory návrhů. Všechny náměty se podrobí zkoušce, kterým kritériím vyhovují úplně, kterým méně a kterým vůbec. Nakreslíme tabulku náměty pro posouzení. Výsledkem je pořadí jednotlivých námětů podle toho, jak vyhovují stanoveným kritériím. Metoda 635 Náročnější metoda brainwritingu pracující s časovým limitem. Je vhodná i pro početnější pracovní skupiny. Moderátor rozdělí účastníky skupin po šesti členech, kteří si sednou kolem jednoho stolu. Každý z účastníků dostane papír, na který má napsat v průběhu pěti minut alespoň tři nápady na řešení daného problému. Pak odevzdá svůj papír sousedovi po levé straně a přijme list od souseda z druhé strany. Přečte si napsané nápady, nechá se jimi inspirovat a v průběhu dalších 5 minut tvoří další tři náměty. Postup se opakuje, dokud každý účastník nedostane zpět svůj původní papír. Úlohou moderátora je dodržování časových limitů a podněcování k dodržování minimálního počtu nápadů v každém kroku. Informační banka Účastníci sedí kolem stolu, jejich zadáním je získat co nejvíce nápadů. Účastníci dostanou hodně lístků. Na každý lístek se píše jen jedna myšlenka. Po napsání každého lístku se vloží písmem dolů do společného banku uprostřed stolu. Každý může psát tak dlouho, dokud má nápady. Délka trvání by neměla přesáhnout minut. SPAN Bodové hodnocení. Hodnotící metoda na výběr nejlepší varianty, využívající prvky hlasování. Na začátku hodnocení má každý člen skupiny přidělený stejný počet bodů. Těmito body může buď přímo hlasovat za přijetí některé z variant nebo, domnívá-li se, že není v dané problematice dost kvalifikovaný, může je odevzdat někomu jinému. Proces končí bodováním končí předělení všech bodů jednotlivým variantám. Párové porovnávání Technika vhodná na porovnání navržených možností. Vybíráme postupně všechna kritéria, kterými chceme náměty posuzovat. Pro každé kritérium seřadíme náměty tak, že nejdříve porovnáváme každý s každým a pak je seřadíme podle počtu získaných bodů. Pořadí dosažené po porovnání podle kritérií opět bodujeme a body spočítáme. Výsledkem je objektivní pořadí jednotlivých námětů. Kritéria mohou mít různou váhu, která se projeví v nižším nebo vyšším bodovém zisku. 20