VNITŘNÍ SMĚRNICE PRO VEDENÍ ÚČETNICTVÍ A OBĚH DOKLADŮ

Transkript

1 VNITŘNÍ SMĚRNICE PRO VEDENÍ ÚČETNICTVÍ A OBĚH DOKLADŮ Účinnost od: (ode dne projednání a schválení shromážděním VJ) Firma: Společenství Zelenečská (dále jen "SVJ") Sídlo: Zelenečská 518, Praha 9 - Hloubětín, PSČ Právní forma: Společenství vlastníků jednotek IČ: Datum zápisu: 30. září 2011 Datum vzniku: 10. února 2011 Povinnost pro SVJ mít vnitřní účetní směrnice pro vedení účetnictví a oběh dokladů je dána zákonem o účetnictví 563/1991 Sb. Ze zjištění nezávislého auditora (viz Zpráva auditora ze dne o provedené prověrce způsobu vedení účetnictví SVJ) totiž mimo jiné zjištěné nedostatky v účetnictví SVJ vyplynulo, že od doby vzniku SVJ neexistuje vnitřní účetní směrnice, která by stanovovala účetní postupy a kritéria pro vedení účetnictví a oběh účetních dokladů, a v důsledku toho od doby vzniku SVJ nebyly plněny ani formální náležitosti účetních dokladů. Tato vnitřní směrnice (dále jen "Směrnice") je vypracována na základě požadavku nového statutárního orgánu SVJ (dále jen "výbor"), který se ujal své funkce dne 31. července Tato Směrnice se předkládá se ke schválení nejbližšímu shromáždění vlastníků po datu, kdy se nový výbor ujal své funkce. OBSAH: 1. Právní úprava 2. Správa domu 3. Předpis záloh 4. Účetní režim 5. Daňová problematika 6. Oběh dokladů 1. PRÁVNÍ ÚPRAVA Právní záležitosti související s fungováním SVJ jsou upraveny následujícími právními předpisy v platném znění: Nový občanský zákoník (NOZ), resp. zákon č. 89/2012 Sb. s účinností od ; Zákon č. 67/2013 Sb.; vyhláška č. 269/2015 Sb. Nařízení vlády č. 366/2013 Sb.; Stanovy Společenství Zelenečská , společenství vlastníků jednotek. Pro vedení účetnictví SVJ platí následující právní normy a předpisy: Zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů; Vyhláška č. 504/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro ty účetní jednotky, u nichž hlavním předmětem činnosti není podnikání a pokud účtují v soustavě podvojného účetnictví; České účetní standardy pro účetní jednotky, které účtují podle vyhlášky č. 504/2002 Sb. Archivace a úschova účetních dokladů SVJ se řídí zákonem o účetnictví č. 563/1991 Sb. a dále zákonem č. 499/2004 o archivnictví a spisové službě. Pro daňové účely se SVJ řídí zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu, v platném znění. předpisů.

2 2. SPRÁVA DOMU V roce 2011 SVJ svěřilo komplexní správu domu včetně vedení účetnictví firmě FIRST s.r.o. (dále jen "Smluvní správce"), s níž uzavřelo mandátní smlouvu dne (dále jen "Smlouva o správě domu"). Obsahem Smlouvy o správě domu je pověření smluvního správce, aby za úplatu pro SVJ zajišťoval komplexní správu domu po správní, administrativní a operativně-technické stránce, mj. zajišťování běžných i havarijních oprav či periodických revizí, stanovení, vybírání a evidence předpisu záloh a došlých plateb od vlastníků jednotek, případně urgence a vymáhání plnění povinností vůči jednotlivých vlastníkům, plnění smluvních podmínek s dodavateli atd., a v neposlední řadě zpracování a vedení účetní a daňové agendy pro SVJ dle platných zákonů a předpisů. Nicméně odpovědnost za správnost účetnictví nese SVJ. 3. PŘEDPIS ZÁLOH A ROČNÍ ROZÚČTOVÁNÍ NÁKLADŮ a) Předpis záloh SVJ prostřednictvím Smluvního správce předepisuje vlastníkům měsíční zálohy na: opravy a údržbu (FOND OPRAV) vlastní správu domu (PROVOZNÍ FOND - NA VLASTNÍ SPRÁVU A REŽII) služby (ZÁLOHY NA SLUŽBY) Předepsané platby záloh platí jednotliví vlastníci jednotek (včetně největšího vlastníka BD Zelenečská ) měsíčně na účet SVJ převodem na účet nebo prostřednictvím plateb SIPO, a to nejpozději do 20. dne daného kalendářního měsíce nebo do dne, kdy platby realizované prostřednictvím SIPO za daný kalendářní měsíc připíše Česká pošta na účet SVJ. Kontrolou a vymáháním veškerých dlužných splatných pohledávek za jednotlivými vlastníky je pověřen Smluvní správce. V případě prodlení s peněžitými úhradami příspěvků do Fondu oprav, provozního fondu a fondu záloh na služby, které přesahuje více než 5 dnů ode dne jeho splatnosti, je vlastník jednotky povinen zaplatit také úrok z prodlení ve výši stanovené zákonem (nyní nařízení vlády č. 351/2013 Sb.). Ke dni schválení této Směrnice činí výše úrokové sazby pro výpočet úroků z prodlení 8,05% p.a. FOND OPRAV Dlouhodobá záloha na správu domu a pozemku Výše měsíčního příspěvku na dlouhodobé zálohy do fondu oprav (dále jen "FO"), které jsou určeny na opravy a údržbu společných částí domu, se stanoví vlastníkovi jednotky dle velikosti podlahové plochy jeho bytové jednotky a činí v současné době Kč 20,-/m2 obytné plochy. Příspěvek do FO se při ročním vyúčtování na bytovou jednotku nevypořádává a převádí se do následujícího zúčtovacího období (kalendářního roku). Při převodu vlastnického práva k bytové jednotce nevzniká SVJ povinnost příspěvky do FO ke dni účinnosti převodu vypořádávat. PROVOZNÍ FOND - PŘÍSPĚVEK NA VLASTNÍ SPRÁVU A REŽII Od následujícího účetního období po schválení této Směrnice se výše měsíčního příspěvku na "vlastní" správu domu stanoví ve výši Kč 360,- na každou bytovou jednotku ve stejné výši. Příspěvek na "vlastní" správu domu zahrnuje režijní náklady, kam patří náklady na správní firmu, pojištění domu, odměňování členů výboru, různé administrativní poplatky - poštovné, bankovní poplatky, poplatky za právní, auditorské aj. poskytnuté služby spojené se správou domu a pozemku, dále výdaje např. na kancelářské potřeby, pořízení počítače apod.

3 ZÁLOHY NA SLUŽBY Výše záloh na služby spojené s užíváním bytu se vlastníkům bytových jednotek, tj. příjemcům služeb, stanoví podílem na předpokládaných celkových nákladech rozpočtu, odvozených z ceny dané služby za uplynulý kalendářní rok, resp. poslední zúčtovací období. Od následujícího účetního období po schválení této Směrnice (tj. od ) se výše záloh na služby stanoví podle následujícího klíče: teplo na vytápění bytu - dle platné legislativy (nyní vyhl. č. 269/2015 Sb.) ohřev teplé vody - dle platné legislativy (nyní vyhl. č. 269/2015 Sb.) studená voda pro TUV - základem je spotřeba TUV, odečtená na bytovém měřiči s doplněním poměrného rozdílu proti příslušnému domovnímu měřiči, stanoveného dle výše spotřeby TUV v dané bytové jednotce studená voda - základem je spotřeba SV, odečtená na bytovém měřiči s doplněním poměrného rozdílu proti příslušnému domovnímu měřiči, stanoveného dle výše spotřeby TUV v dané bytové jednotce spotřeba elektřiny ve společných prostorech - dle velikosti spoluvlastnického podílu úklid společných prostor v domě - dle velikosti spoluvlastnického podílu odvoz komunálního odpadu - dle velikosti spoluvlastnického podílu provoz výtahu - dle spoluvlastnického podílu pojištění - dle velikosti spoluvlastnického podílu b) Roční vyúčtování záloh Zaplacené zálohy na služby se po skončení zúčtovacího období (tj. obvykle kalendářní rok) vyúčtovávají vlastníkovi (příjemci služeb) podle skutečných ročních nákladů uhrazených na jednotlivé služby, a to nejpozději do čtyř měsíců po skončení zúčtovacího období. Finanční vypořádání přeplatků či nedoplatků mezi SVJ a vlastníkem se provádí na základě ročního vyúčtování služeb do 4 měsíců ode dne doručení ročního vyúčtování vlastníkovi jednotky, není-li uplatněna ze strany výboru reklamace spotřeby vody či nákladů na teplo a ohřev vody u dodavatelů. V opačném případě v nejkratším možném termínu po ukončení reklamačního řízení. Případné námitky k obsahu vyúčtování vlastník jednotky předkládá Smluvnímu správci a výboru neprodleně, nejpozději do 30 dnů ode dne doručení vyúčtování. Vyřízení uplatněných námitek musí být ukončeno nejpozději do 30 dnů od doručení námitky. Smluvní správce, je povinen - na základě písemné žádosti vlastníka jednotky - doložit vlastníkovi ceny jednotlivých služeb, způsob stanovení záloh i způsob rozúčtování cen jednotlivých služeb. Rozúčtování nákladů na teplo a ohřev teplé vody se od provádí dle zákona č. 104/2015 Sb. a prováděcí vyhlášky č. 269/2015 Sb. Sankce při neumožnění odečtů v bytech řeší zákon č. 104/2015 Sb., 6, odst. 3 a 4. Rozdíly naměřené spotřeby vody mezi patními a podružnými (bytovými) vodoměry se rozúčtovávají vlastníkům poměrovým způsobem, tj. v poměru k jejich skutečné roční spotřebě. Pokud by rozdíl naměřené hodnoty spotřeby vody mezi patními a podružnými vodoměry činil více než 15%, výbor SVJ učiní potřebné kroky, např. uplatněním reklamace u dodavatele, zajištěním výměny stávajících vodoměrů či jejich přeměřením kontrolními vodoměry apod.

4 4. ÚČETNÍ REŽIM Účetní režim SVJ je vytvořen na základě platných právních předpisů a Stanov SVJ. a) Účetní knihy ÚČETNÍ DENÍK - obsahuje účetní zápisy z hlediska chronologického a prokazuje se jím zaúčtování všech účetních případů v účetním období; HLAVNÍ KNIHA - zahrnuje syntetické účty podle účtového rozvrhu a obsahuje: - zůstatky účtů ke dni, k němuž se otvírá hlavní kniha - obraty MD a D za zúčtovací období, tj. kalendářní rok - zůstatky účtů ke dni, k němuž se sestavuje účetní závěrka KNIHA PODROZVAHOVÝCH ÚČTŮ, pokud je pro to důvod; ANALYTICKÉ ÚČTY - v rámci syntetických účtů, které jsou hlavně pro předpisy záloh dle jednotlivých vlastníků; Účetní knihy jsou vedeny měsíčně. b) Způsob účtování Při rozhodování o metodách a postupech účtování se vychází ze zvláštního charakteru SVJ, které není vlastníkem příjmů, které jsou v průběhu roku připisovány na jeho účet (resp. vloženy do pokladny SVJ). SVJ vystupuje pouze jako prostředník mezi vlastníky bytových jednotek a třetími osobami. SVJ vede účetnictví ve zjednodušeném rozsahu. Účtový rozvrh vychází z účtové osnovy pro nevýdělečné organizace a způsob účtování vychází z vyhl. 504/2002 Sb. a ze Sdělení MF č.j. 281/55462/2002. Dlouhodobé přijaté měsíční zálohy na opravy a údržbu (FOND OPRAV) K poslednímu dni účetního období (kalendářního roku) dochází k internímu zúčtování všech vzniklých nákladů na opravy s přijatými dlouhodobými měsíčními zálohami a výše přijatých dlouhodobých záloh na opravy nad rámec zaúčtovaných nákladů na tyto činnosti zůstává na účtu Přijaté dlouhodobé zálohy na opravy k financování oprav v následujícím účetním období. Krátkodobé měsíční zálohy na služby (ZÁLOHY NA SLUŽBY) K poslednímu dni účetního období se přijaté zálohy na služby zúčtují se všemi skutečnými náklady na jednotlivé služby a v účetnictví vznikne buď přeplatek (tj. náklady na služby byly nižší než přijaté zálohy na služby) nebo nedoplatek (náklady na služby byly vyšší než přijaté zálohy na služby od vlastníků). Vzniklé přeplatky a nedoplatky jsou vypořádávány 1x ročně s jednotlivými vlastníky v rámci ročního vyúčtování služeb. Krátkodobé měsíční zálohy na správu a režijní náklady (PROVOZNÍ FOND) K poslednímu dni účetního období se přijaté provozní zálohy na vlastní správní činnost zúčtují se skutečnými náklady na vlastní správní činnost. Vzniklé přeplatky a nedoplatky budou vypořádány v rámci ročního vyúčtování s jednotlivými vlastníky. Příjmy z pronájmu aj. výnosy ze společných částí patří do základu daně z příjmu jednotlivých vlastníků a jsou účtovány ve prospěch účtu Výnosy ze společných částí. Roční výnosy z pronájmů společných částí domu se převedou do Fondu oprav a nebudou vypláceny jednotlivým vlastníkům dle velikosti jejich spoluvlastnického podílu na společných částech domu. Úrok z prodlení je účtován v případě, že dojde u vlastníka k prodlení s úhradou předepsaných měsíčních záloh delšímu než 5 dní ode dne jejich splatnosti.

5 d) Účetní závěrka Účetní závěrka je nedílný celek, který tvoří níže uvedené výkazy vyhotovené v souladu s vyhláškou č. 504/2002 Sb.: ROZVAHA, VÝKAZ ZISKU A ZTRÁT, PŘÍLOHA K ÚČETNÍ ZÁVĚRCE Účetní období, za které se účetní závěrka sestavuje, je kalendářní rok. Účetní závěrku sestavuje Smluvní správce a schvaluje ji statutární orgán SVJ, a to nejpozději do následujícího kal. roku, resp. v případě odkladu DPPO do Poté je účetní závěrka předložena ke schválení vlastníkům na nejbližším shromáždění a zveřejněna na webových stránkách SVJ. Po odsouhlasení účetní závěrky shromážděním vlastníků se do 1 měsíce, nejpozději do příslušného roku, musí účetní závěrka předat na Obchodní rejstřík. Za zajištění zákonné oznamovací povinnosti účetní závěrky SVJ v OR odpovídá výbor SVJ. Účetní závěrka je důležitým kontrolním nástrojem, který dává vlastníkům SVJ informace o finanční situaci SVJ. Schválením účetní závěrky shromáždění vlastníků potvrzuje činnost výboru za předchozí rok. 5. DAŇOVÁ PROBLEMATIKA SVJ SVJ je plátcem daně z příjmu fyzických osob v případě, že vyplácí odměny na základě pracovních smluv, dohod o provedení práce anebo vyplácí odměny členům výboru. SVJ není plátcem DPH, poněvadž nevystupuje vůči jednotlivým vlastníkům ani třetím stranám jako obchodní partner, proto činnost SVJ není předmětem daně z přidané hodnoty. SVJ je poplatníkem daně z příjmu právnických osob. Pro daňové účely se SVJ řídí zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu ve znění pozdějších předpisů (dále jen "ZDP") a nařízením vlády č. 366/2013 Sb. Příjmy SVJ, které nejsou předmětem daně, dle par. 18 odst. 2 písm. f) ZDP tvoří: příjmy z dotací, příjmy z příspěvku vlastníků domu na správu domu a pozemku (fond oprav), příjmy z úhrad za plnění spojená s užívaním bytu a nebytových prostor (dodávky tepla, vody, svoz komunálního odpadu, osvětlení společných prostor, provoz výtahu apod.). Příjmy SVJ, které jsou předmětem daně, dle par. 16 odst. 1 nařízení vlády č. 366/2013 Sb. jsou: uhrazené úroky z prodlení od vlastníků, sankce (pokuty a penále) zaplacené třetími osobami za porušení povinností ze sjednaných smluv s SVJ, příjmy z pojistných plnění plynoucích zs uzavřených pojistných smluv s SVJ a týkajících se společných částí domu a příjmy plynoucí z nakládání s majetkem SVJ (pokud takový majetek SVJ vlastní). Přijaté úroky z běžného účtu nepatří do základu daně SVJ, poněvadž podléhají zdanění srážkou u zdroje, což v praxi znamená, že daň z úrokových příjmů je přímo sražena bankou a na běžném účtu SVJ jsou úroky připsané již o tuto daň snížené. Příjmem jednotlivých vlastníků dle par. 16 odst. 2 nařízení vlády č. 366/2013 Sb. dle spoluvlastnických podílů jsou příjmy z pronájmu společných prostor domu (resp. jiné příjmy z užívání společných částí domu, jako např. pro reklamní účely nebo za telekomunikační zařízení na střeše domu, a příjmy z prodeje majetku ve spoluvlastnictví jednotlivých vlastníků). Tyto příjmy nespadají do základu daně SVJ, ale zdaňují je sami vlastníci v rámci daně z příjmu fyzických osob, a to bez ohledu na to, jestli byly tyto příjmy vlastníkům vyplaceny nebo se vlastníci dohodli na jejich ponechání ve fondu oprav SVJ. Pouze příjmy z prodeje majetku ve spoluvlastnictví jednotlivých vlastníků jsou od daně z příjmu fyzických osob osvobozeny.

6 6. PRAVIDLA OBĚHU DOKLADŮ a) Účetní doklady Pro každé zúčtovací období se používá samostatná číselná řada. Doklady jsou číslovány chronologicky s rozdělením na: výpisy z banky faktury přijaté faktury vydané pokladní doklady příjmové pokladní doklady výdajové interní doklady Po skončení účetního období jsou doklady archivovány dle platných právních předpisů. b) Formální kontrola dokladů Formální kontrola dokladů spočívá v ověření správnosti a úplnosti identifikačních údajů dodavatele a odběratele, dále v ověření součtu fakturovaných položek a správnosti vyčíslení DPH (je-li dodavatel plátcem DPH). c) Obsahová kontrola dokladů Obsahová kontrola spočívá v ověření oprávněnosti a správnosti fakturovaných položek, zda-li jsou plně v souladu s příslušnou smlouvou nebo objednávkou a zároveň i s rozsahem skutečně realizovaných služeb nebo prací. d) Zodpovědnost V rámci oběhu dokladů je za formální a obsahovou správnost účetních dokladů zodpovědný statutární orgán SVJ (výbor SVJ). Za správnost zaúčtování a evidenci faktur a jiných účetních dokladů je zodpovědný Smluvní správce. e) Oběh dokladů Výbor SVJ obdrží přijaté faktury buď osobně (tj. převzetím členem výboru), poštou nebo elektronickou poštou (buď přímo od dodavatele nebo prostřednictvím Smluvního správce). V daném zúčtovacím období jsou originály přijatých faktur společně s objednávkami, zálohovými fakturami a smlouvami ukládány u Smluvního správce, výbor SVJ má k dispozici kopie v elektronické podobě. SVJ prostřednictvím Smluvního správce vede evidenci všech došlých faktur, které jsou číslovány chronologicky pro každé zúčtovací období. Za kontrolu věcné a formální správnosti přijaté faktury, její proplacení a předání k zaúčtování účetní Smluvního správce je zodpovědný statutární orgán SVJ. Po kontrole přijaté faktury a po jejím schválení k úhradě statutárním orgánem SVJ (stvrzené podpisy dvou ze tří členů výboru na kopii faktury) předává po ukončení kalendářního měsíce některý z členů výboru SVJ pověřenému zástupci Smluvního správce měsíční přehled přijatých a uhrazených faktur dle měsíčního výpisu z účtu, schválených statutárním orgánem SVJ a předaným k zaúčtování. Z tohoto měsíčního přehledu přijatých faktur musí být zřejmé datum a podpisy dvou odpovědných osob statutárního orgánu SVJ, kteří faktury schválili k úhradě a rovněž potvrzení zástupce Smluvního správce o převzetí k zaúčtování. Smluvní správce, který provádí zaúčtování přijatých faktur, zodpovídá za správnost účtování.

7 Po schválení faktury po formální a obsahové stránce předseda výboru (v případě jeho nepřítomnosti místopředseda) dává prostřednictvím internetového bankovnictví příkaz k úhradě do banky. Každý platební příkaz před odesláním do banky podléhá autorizaci dalšího člena výboru (tj. místopředsedy nebo třetího člena výboru). Oběh dokladů je organizován tak, aby úhrada faktur byla provedena ve lhůtě splatnosti. Kopii výpisu z bankovního účtu zasílá výbor SVJ Smluvnímu správci 1x měsíčně. Jsou-li nejasnosti o formální anebo obsahové správnosti faktury, které je třeba projednat ve výboru SVJ nebo s dodavatelem, faktura do doby vyjasnění není schválena ani proplacena. SVJ prostřednictvím Smluvního správce vede i evidenci faktur vrácených dodavatelům. Z kopií faktur musí být zřejmé důvody vrácení, datum i osoby, které ji neschválily. Současně musí být na kopii uveden datum a způsob vrácení faktury. Veškeré pohyby pokladní hotovosti jsou zaznamenávány do pokladní knihy, kterou včetně pokladny SVJ spravuje předseda výboru (případně jiný člen výboru dle dohody). Po ukončení předešlého kalendářního měsíce předává výbor SVJ pokladní doklady (příjmové a výdajové) Smluvnímu správci společně s měsíčním přehledem všech výběrů a příjmů hotovostí z/do pokladny v uplynulém měsíci, podepsaný dvěma zodpovědnými osobami výboru SVJ. Zástupce Smluvního správce potvrzuje svým podpisem převzetí k zaúčtování. **** Projednáno a schváleno na schůzi Shromáždění vlastníků Společenství Zelenečská dne Za výbor Společenství Zelenečská : Jan Hrubant - předseda:... Ing. Gabriela Roubíčková-místopředseda:... Ing. Jan Jelínek-člen výboru:...