SPISOVÝ ŘÁD. Městského úřadu v České Skalici

Transkript

1 8/2010 SPISOVÝ ŘÁD Městského úřadu v České Skalici Číslo vnitřního předpisu Datum vydání /platnost Aktualizace Zrušen / / / ,

2 SPISOVÝ ŘÁD Městského úřadu v České Skalici Článek 1. ÚVODNÍ USTANOVENÍ 1. Tento spisový řád se vydává na základě 66 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů, v souvislosti s vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a dle 110 odst. 4 písm. e) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích ve znění pozdějších předpisů. 2. Výkonem spisové služby se rozumí odborná správa dokumentů vzniklých z činnosti města České Skalice a městského úřadu, popřípadě z činnosti právních předchůdců města Česká Skalice, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování dokumentů ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. 3. Dokumentem je každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena z vlastní činnosti nebo byla doručena. 4. Osobou se pro účely tohoto spisového řádu rozumí orgány města, zaměstnanci města, starosta, místostarosta, z jejíž činnosti dokument vznikl; za vzniklý dokument se považuje rovněž dokument, který byl osobě doručen nebo jinak předán. 5. Zpracovatel osoba příslušná k vyřízení. 6. Spisová služba je vykonávána v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby firmy Gordic WinESS, dále jen ESS. 7. Zálohování elektronického systému spisové služby se provádí každý den na externí disk. Zálohy jsou archivovány na externím disku vždy za kalendářní měsíc. Poslední záloha v roce je vypalována na DVD a uložena v trezoru města. 8. Uznávaný elektronický podpis zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb. 9. Označit dokument - opatřit dokument v digitální podobě jednoznačným identifikátorem (čárový kód + alfanumerický údaj); opatřit dokument v analogové podobě podacím razítkem a jednoznačným identifikátorem (tzn. ručně vepsaným alfanumerickým údajem). 10. Zaevidování dokumentu přidělení čísla jednacího. 11. Manipulaci s dokumenty zajišťuje sociálně správní odbor prostřednictvím podatelny, která je společná pro celý úřad. Dále spisovny každého odboru a vedoucí jednotlivých odborů nebo jimi pověřený podřízený zaměstnanec. Článek 2. PŘÍJEM A ROZDĚLOVÁNÍ DOKUMENTŮ 1. Příjem a odesílání dokumentů probíhá v podatelně Městského úřadu v České Skalici, která je současně výpravnou. Podatelna je vedena sekretářkou na sekretariátě úřadu. 2. Způsob přijetí dokumentů v analogové podobě poštou, faxem, kurýrem, osobně, do protokolu; v digitální podobě em, datovou schránkou, na přenosném nosiči dat. 3. Dokumenty, které nemají úřední charakter a nepodléhají evidenci: a) došlé: - knihy, noviny, časopisy, zpravodaje, sbírky zákonů, věstníky, normy, reklamní a nabídkové tiskoviny, pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání), nevyžádaná obchodní sdělení (spamy) b) vlastní: - koncepty, pomocné a interní dokumenty, - zpravodaje, časopisy, poukazy platební služby. 4. V případě dodání dokumentu v písemné podobě, který je neúplný nebo poškozený tak, že jej nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem nebo dokumentu v digitální podobě, 2

3 který není dostupný podatelně dle odst. 16 a lze-li z nich určit odesílatele a jeho kontaktní údaje nebo elektronickou adresu odesílatele, vyrozumí zaměstnanec podatelny o zjištěné vadě odesílatele a stanoví další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se ve spolupráci s odesílatelem vadu dokumentu odstranit, dokument se dále nezpracovává. 5. Bude-li na podatelnu doručen neúplný anebo poškozený dokument v písemné podobě nebo dokument v digitální podobě, který není podáním nebo podnětem a nelze je vyřídit podle jiného právního předpisu, nebude zpracován a bude zničen. Analogové dokumenty 6. Podatelna otevírá veškeré došlé zásilky kromě faktur, výpisů z účtů, uchazečů o veřejnou zakázku nebo výběrové řízení nebo je-li na prvním místě uvedeno jméno a příjmení fyzické osoby, zásilky s utajovanými skutečnostmi nebo adresované odborové organizaci. 7. Dokument, případně obálka dokumentu, se opatří v den doručení otiskem podacího razítka. Zaměstnanec podatelny dokument zavede do ESS a označí jednoznačným identifikátorem. V případě, že dokument evidenčně náleží do některé ze samostatných evidencí vedených v písemné podobě, pak se takový dokument jednoznačným identifikátorem neoznačuje. V případě, že dokument evidenčně náleží do některé ze samostatných evidencí vedených v elektronické podobě, pak se takový dokument označuje jednoznačným identifikátorem samostatné evidence. 8. Po zapsání do ESS se analogové dokumenty předávají k rozdělení starostovi, v jeho nepřítomnosti místostarostovi nebo tajemníkovi, kteří určí zpracovatele a předají je zpět na podatelnu. Poté je zaměstnanec podatelny bezodkladně rozdělí a předá jejich záznamy v ESS dle uvedených zpracovatelů. Žádosti na tiskopisech úřadu se k rozdělení nepředávají. 9. Dokumenty v analogové podobě vedoucí odboru nebo pověřená osoba fyzicky převezme na podatelně a předá je k vyřízení jednotlivým zaměstnancům odboru (není-li příslušný k vyřízení sám), zároveň jim předá i elektronický záznam o dokumentu v ESS v případě, že již nebyl zpracovateli předán přímo podatelnou. 10. Osoba příslušná k vyřízení předá přijaté analogové dokumenty, je-li to účelné ke konverzi, dle z.č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Na odboru výstavby a životního prostředí je provedením konverze z moci úřední pověřen příslušný pracovník uvedeného odboru. Konverzi dokumentů z moci úřední pro ostatní odbory provádějí pověření pracovníci odboru sociálně správního (dle příkazu starosty města č. 1/2013). Po provedené konverzi zpracovatel připojí dokument v elektronické podobě k evidenčnímu záznamu původního analogového dokumentu v ESS. Je-li převedení dokumentu provedeno autorizovanou konverzí, uchovává se dokument, z kterého byla konverze provedena po dobu nejméně tří let, nevyžaduje-li jiný právní předpis dobu delší. 11. Zjistí-li fyzická osoba, na jejíž jméno a příjmení byl dopis zaslán, že se jedná o úřední dokument, zabezpečí ihned jeho označení a dodatečné zaevidování v ESS. Datem doručení dokumentu se pak rozumí datum, kdy ho fyzická osoba předala k evidenci nebo sama evidovala. 12. Je-li dokument předán mimo podatelnu nebo vznikl-li jako záznam o podání učiněném ústně nebo do protokolu, musí být neprodleně přebírající osobou opatřen podacím razítkem s náležitostmi (datum doručení, popřípadě čas doručení, u dokumentů v analogové podobě počet listů dokumentu, počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu; u nelistinných příloh jejich počet a druh) a poté předán k evidenci podatelně nebo ho může přebírající osoba dle odstavce 7 evidovat sama. Za předání podatelně, popř. za zavedení dokumentu do ESS zodpovídá osoba, která dokument převzala nebo pořídila záznam. 13. Obálka dokumentu se ponechává vždy: a) je-li doručován do vlastních rukou, b) je-li to nezbytné k určení podání nebo doručení nebo k určení odesílatele, c) je-li opatřena otiskem podacího razítka nebo jednoznačným identifikátorem. 3

4 14. Pravidla podání učiněného ústně: Příslušná k přijetí ústního podání je každá osoba, která danou věc vyřizuje nebo je obsahem žádosti její pracovní náplni nejbližší. Osoba o ústním podání se žadatelem vyhotoví protokol o ústním podání, který musí obsahovat náležitosti dle 37 odst. 2, z.č. 500/2004 Sb. správního řádu, zejména: kdo je činí, které věci se týká a co se navrhuje, označení správního orgánu, jemuž je určeno, další náležitosti, které stanoví zákon, a podpis osoby, která je činí. 15. Faxem doručené dokumenty, zaměstnanec podatelny okopíruje, spojí původní fax s kopií, opatří otiskem podacího razítka, zavede do ESS a označí jednoznačným identifikátorem. Na dokument se uvede doručeno faxem. Digitální dokumenty 16. Dokument v digitální podobě se považuje za dodaný podatelně, je-li jí dostupný. Digitální dokument je dostupný podatelně, pokud: a) je ve formátu, ve kterém úřad přijímá dokumenty a b) lze jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem a c) neobsahuje škodlivý kód a d) popř. je-li dodán na přenosném nosiči dat, na kterém úřad přijímá dokumenty. 17. Datové formáty dokumentů přijímaných v digitální podobě: PDF, PDF/A, fo/zfo, html/htm, odt, ods, odp, txt, rtf, doc, docx, xls, xlsx, jpg/jpeg, png, tif, tiff, gif, mpeg-1/mpeg-2, wav, mp Datová zpráva, u které byl zjištěn škodlivý kód, se nezpracovává. Pokud z přijaté datové zprávy lze určit odesílatele a jeho kontaktní údaje nebo elektronickou adresu je mu zasláno vyrozumění o zjištěné vadě dokumentu. 19. U doručené datové zprávy dále podatelna zjišťuje, zda datová zpráva a dokument v ní obsažený: a) odpovídá požadavkům na doručení úřadu dle odst. 17 a 25, b) je podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo uznávanou elektronickou značkou, popřípadě je-li opatřen kvalifikovaným časovým razítkem a ověří jejich platnost, i platnost kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen a platnost kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena. 20. Osoba příslušná k vyřízení předá přijaté digitální dokumenty, je-li účelné ke konverzi dle odstavce 10. Po provedené konverzi zpracovatel označí zkonvertovaný dokument jednoznačným identifikátorem digitálního dokumentu z ESS. y 21. Adresa elektronické podatelny: urad@ceskaskalice.cz. 22. Pokud lze z doručené datové zprávy zjistit elektronickou adresu odesílatele a datová zpráva a v ní obsažený dokument splňují požadavky dle odstavce 19, podatelna potvrdí odesílateli doručení datové zprávy. Součástí zprávy o potvrzení je: Datum a čas doručení datové zprávy s uvedením hodiny a minuty, popřípadě sekundy, (DD/MM/RRRR v HH/MM/SS). Identifikátor dokumentu (jednoznačný identifikátor PID) Jméno a příjmení oprávněného zaměstnance a jeho uznávaný elektronický podpis. 23. Dokument doručený na adresu elektronické podatelny zaměstnanec podatelny vytiskne, opatří otiskem podacího razítka, zavede a uloží do ESS a označí jednoznačným identifikátorem. Na dokument se uvede doručeno em, popřípadě opatřeno uznávaným elektronickým podpisem. 24. Dokument v digitální podobě, který má úřední charakter a byl doručen mimo elektronickou adresu podatelny (tj. na skupinovou ovou adresu nebo ovou adresu osoby), tato 4

5 osoba přepošle na elektronickou adresu podatelny k zavedení do ESS nebo vytiskne a poté předá k evidenci podatelně nebo ho může tato osoba dle odstavce 7 zaevidovat sama. Nosiče dat 25. Nosiče dat, na nichž lze přijímat dokumenty v digitální podobě: CD-R/RW, DVD±R/RW, USB disk. Na jednom technickém nosiči dat smí být pouze jedno podání a jeho přílohy. 26. Digitální dokumenty na nosičích dat se předávají podatelně k zavedení do elektronického systému spisové služby a ta k záznamu, je-li to technicky možné, zároveň připojí i jeho digitální dokument z nosiče dat. 27. Je-li nosič dat přílohou analogového dokumentu, musí být označen jako jeho nedílná příloha. Datové zprávy 28. Identifikátor datové schránky: f8yb27v 29. Příjem datových zpráv je součástí elektronického systému spisové služby. 30. Do datové schránky města mají přístup pověřené osoby DS dle příkazu starosty č. 1/2013. Pověřená osoba kontroluje obsah datové schránky několikrát denně, nejméně však dvakrát denně. Při zjištění, že datová schránka obsahuje doručenou datovou zprávu, pověřená osoba ji neprodleně zavede do ESS, vytiskne a předá starostovi, v jeho nepřítomnosti místostarostovi nebo tajemníkovi, kteří určí zpracovatele. Poté je podatelna předá v ESS zpracovateli. Datové zprávy, kde je uveden zpracovatel, může pověřená osoba předat v ESS přímo zpracovateli. 31. Osoba s uživatelským účtem v ESS denně kontroluje jí doručené dokumenty. 32. Sledování oběhu dokumentů je zajišťováno ESS. Tyto údaje se zobrazují v historii dokumentu. Článek 3. Jmenný rejstřík - Organizace 1. Jmenný rejstřík v ESS, veden pod názvem Organizace slouží k vyhledávání, ověřování a zpracování údajů o adresách odesílatelů a adresátech dokumentů evidovaných v ESS. 2. Ve jmenném rejstříku jsou vedeny údaje o odesílatelích a adresátech dokumentů v rozsahu: název (u fyzické osoby jméno, popř. jména a příjmení, u podnikající fyzické osoby nezapsané v obchodním rejstříku jméno a příjmení, popřípadě dodatek odlišující tuto podnikající osobu od fyzické, u právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby zapsané v obchodním rejstříku - obchodní firma nebo její název), typ adresy, adresy, identifikační číslo (IČ) bylo-li přiděleno, ID datové schránky, byla-li zřízena, popřípadě organizační složka. 3. Dále ve jmenném rejstříku může být vedeno datum narození, popřípadě rodné číslo odesílatele nebo adresáta pokud jsou tyto údaje známy z dokumentu nebo spisu. 4. Do jmenného rejstříku mají přístup pouze osoby s uživatelským účtem v ESS. Tyto osoby při přijímání a odesílání dokumentů, ověřují správnost vedených údajů ve jmenném rejstříku, doplňují neúplné údaje nebo provádějí opravy těchto údajů. 5. Osoby s uživatelským účtem v ESS mají pro vstup do ESS přidělené heslo, tyto osoby nesmí sdělit přidělené heslo další osobě a umožnit jí tak přístup do ESS. Dále tyto osoby musí zajistit, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům a data nebyla užita k jinému účelu než pro plnění pracovních povinností, vyplývajících z jejich současného pracovního poměru. Osoby s uživatelským účtem v ESS jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích vedených ve jmenném rejstříku a to i po skončení pracovního poměru. Článek 4. Označování dokumentů 5

6 1. Označování dokumentů v digitální podobě zajišťuje elektronický systém spisové služby, u přijatých dokumentů v analogové podobě podatelna a vlastní analogové dokumenty označuje osoba, která je vytvořila dle článku 1, bod Všechny doručené nebo vlastní dokumenty, mimo dokumentů uvedených v čl. 2 odst. 3, se musí zaevidovat v evidencích dokumentů. 3. Jednoznačný identifikátor (PID) dokumentu a spisu je v elektronickém systému jejich jednoznačným identifikačním označením. Je přidělován při podání nebo vzniku dokumentu a při vzniku spisu, tj. při prvotním vzetí do evidence. Dokument nebo spis jsou po celou dobu svého oběhu a evidence označeny pouze jedním jednoznačným identifikátorem. 4. Otisk podacího razítka obsahuje: název MěÚ, datum doručení, případně čas doručení, číslo jednací nebo evidenční (se přidělí až při zaevidování dokumentu), počet listů, počet listinných příloh dokumentu v analogové podobě a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu v analogové podobě; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh; otisk podacího razítka je uveden v příloze č. 1. Článek 5. EVIDENCE DOKUMENTŮ 1. Městský úřad vede dva typy evidence dokumentů, a to základní evidenci prostřednictvím programu elektronického systému spisové služby a dále samostatné evidence dokumentů v analogové podobě i v elektronické podobě. Knihy odeslané pošty se využívají jen k pomocné evidenci. 2. Jsou-li dokumenty, které se evidují v samostatných evidencích, zaevidovány v ESS (např. příchozí dokumenty prostřednictvím datové schránky, chybně zaevidované dokumenty) přeevidují se (převedou) do samostatné evidence dokumentů a naopak. Záznam se ukončí vyřízením o přeevidování dokumentu včetně nového evidenčního čísla (samostatných evidencí) nebo čísla jednacího (v ESS), které se zapíše do poznámky. 3. Pro vlastní potřebu vedou samostatně jednotlivé odbory knihu odeslané pošty. V knize odeslané pošty je veden denní přehled veškerých dokumentů odeslaných z odboru. Kniha odeslané pošty obsahuje: značku odesílatele, adresu adresáta, způsob odeslání poštou nebo kurýrem "O" (obyčejně), "D" (doporučeně), N (s návratkou). 4. Evidenci dokumentů obsahující utajované skutečnosti vede starosta města. 5. O dokumentu se v ESS vedou tyto údaje: a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v evidenci dokumentů b) datum doručení dokumentu nebo datum vytvoření dokumentu; datem vytvoření dokumentu se rozumí datum jeho zaevidování v evidenci dokumentů. U doručeného dokumentu v digitální podobě se jako datum doručení vyznačí datum, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně nebo kdy se do datové schránky fyzické osoby nebo právnické osoby přihlásí fyzická osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k doručenému dokumentu, anebo kdy je dokument dodán do datové schránky orgánu veřejné moci, c) údaje o odesílateli v rozsahu údajů dle jmenného rejstříku; jde-li o vytvořený dokument, uvede se slovo "Vlastní", d) číslo jednací odesílatele nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, je-li jím dokument označen, e) počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh; u dokumentu v digitální podobě počet příloh, f) stručný obsah dokumentu (věc), g) označení organizační součásti města, které byl dokument přidělen k vyřízení; pokud je určena k vyřízení dokumentu fyzická osoba, uvede se její jméno, popřípadě jména, a příjmení, 6

7 h) způsob vyřízení, údaje o adresátovi v rozsahu údajů dle jmenného rejstříku, datum odeslání, počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentu v digitální podobě počet příloh, i) spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž dokument bude zařazen do skartačního řízení, j) jednoznačný identifikátor dokumentu k) informaci o tom, zda je dokument veden v digitální nebo analogové podobě l) záznam o provedení výběru archiválií 6. Seznam osob, které mají uživatelský účet v ESS a seznam zkratek s vysvětlivkami používaných v ESS a korespondenci je uveden v příloze č Za osoby, které nemají vlastní uživatelský účet, vede spisovou službu v ESS jejich zástupce. Pro místostarostu a technické služby je tímto zástupcem podatelna a pro informatika vedoucí sociálně správního odboru. 8. Číselná řada v evidenci dokumentů začíná vždy 1. ledna, pořadovým číslem 1 a končí 31. prosince. Evidence dokumentů v elektronické podobě se uzavírá vždy k ukončením číselné řady daného roku. 9. Opravy a identifikace zaměstnanců v ESS se zpracovávají automaticky. V analogové podobě se chybný zápis škrtne tak, aby byl čitelný, doplní se správným zápisem a uvede se datum, jméno/a, příjmení a podpis fyzické osoby, která ho provedla. 10. Doručené dokumenty zaměstnanec příslušný k vyřízení zaeviduje v ESS (označí číslem jednacím). 11. Číslo jednací je tvořeno pořadovým číslem dokumentu z ESS, rokem zapsání, značkou odboru městského úřadu, značkou zpracovatele, který dokument zaevidoval nebo dostal ke zpracování (1/2007/SPR/Jir). Každý dokument zaevidovaný v podacím deníku má vlastní, jedinečné číslo jednací. 12. V případě, že doručenému dokumentu bylo již přiděleno číslo jednací a poté se zjistí, že patří k vyřízení jinému odboru nebo osobě, toto číslo jednací se již nemění a dokument je vyřízen pod tímto číslem jednacím. To neplatí u iniciačních dokumentů, na základě kterých se zakládá spis. Příslušný odbor původní záznam v ESS ukončí záznamem o předání jinému odboru a osoba příslušná k vyřízení o dokumentu pořídí nový záznam v ESS. 13. Doručený dokument (žádost) a vyřizující dokument (odpověď) mají odlišné číslo jednací a v ESS jsou spojeny vzájemnými odkazy na číslo jednací následujícího dokumentu (u žádosti) nebo číslo jednací předchozího dokumentu (u odpovědi), v listinné podobě se spojí fyzicky. Pokud se k žádosti vyhotovuje pouze jedna odpověď, může být odpověď označena stejným číslem jednacím jako žádost. Originály žádosti a odpovědi na tuto žádost se vedou vždy ve stejné podobě buď obě v digitální podobě, nebo obě v analogové podobě. 14. Odešle-li osoba vlastní žádost, a přijde-li na ní odpověď osoba je povinna spojit žádost s odpovědí v ESS vytvořením spisu, v listinné podobě se žádost a odpověď spojí fyzicky. Samostatné evidence 15. V samostatné evidenci v listinné podobě se vedou, alespoň údaje uvedené v odstavci 5 písm. a), b), c), f) a i). 16. V samostatné evidenci v digitální podobě se vedou, alespoň údaje uvedené v odstavci 5 písm. a), b), c), f), i), j) a l). 17. Dokumenty zaevidované v samostatné evidenci dokumentů se označují evidenčním číslem. Evidenční číslo je tvořeno: pořadovým číslem, rokem, názvem samostatné evidence dokumentů, pro který je samostatná evidence vedena, popřípadě označení zaměstnance, který dokument vyřizuje (např. 1/2010/ŽR/Fa). Přehled samostatných evidencí je uveden v příloze č Za vedení samostatné evidence odpovídá osoba pověřená danou agendou. 7

8 Spisy 19. Všechny dokumenty týkající se téže věci se spojí ve spis, každý spis musí být označen spisovou značkou. 20. Evidence spisů je vedena v ESS, vlastní spisy jsou vedeny v analogové podobě nebo v digitální podobě. Na základě iniciačního dokumentu je vytvořen spis, který je označen spisovou značkou. Spis je tvořen chronologickým soupisem dokumentů, které jsou vkládány do spisu a z nichž každý má vlastní číslo jednací a zároveň je označen spisovou značkou. 21. Pravidla pro vedení spisu v digitální podobě: a. celý spis a všechny dokumenty ve spisu budou v ESS uloženy v digitální podobě opatřené uznávaným elektronickým podpisem a časovým razítkem b. analogové dokumenty patřící do digitálního spisu se převedou autorizovanou konverzí do digitální podoby a opatří se časovým razítkem c. v případě dokumentů v analogové podobě, které nejsou, originálem se pouze naskenují a přiloží k digitálnímu spisu 22. Pravidla pro vedení spisu v analogové podobě: a. celý spis a všechny dokumenty ve spisu budou evidovány v ESS, ale vedeny v originále v písemné podobě b. digitální dokumenty patřící do analogového spisu se převedou autorizovanou konverzí do analogové podoby c. digitální dokumenty, které nelze konvertovat se pouze vytisknou a připojí k analogovému spisu (např. doručenky) d. přílohy: obrazové DVD, audio nahrávky se pouze připojí ke spisu. 23. Spis vedený částečně v analogové podobě a částečně v digitální podobě lze vést jen ve výjimečných a odůvodněných případech. Takto vedený spis se spojuje s dokumenty v jiné podobě pomocí vzájemných odkazů. V ESS nebo v samostatné evidenci musí být vždy uvedeno, která část spisu je vedena v jiné podobě a kde je tato část spisu uložena. 24. Spisy jsou označovány spisovými značkami, pod kterými jsou evidovány. Městský úřad vede více rejstříků spisových značek podle věcného zaměření. Přehled spisových značek, je uveden v příloze č Spisovou značku tvoří: název spisové řady pořadové číslo ve spisové řadě/ číslo jednací iniciačního dokumentu. 26. Číselné řady spisových značek začínají vždy 1. ledna, pořadovým číslem 1 a uzavírají se vždy k 31. prosinci ukončením číselné řady daného roku. Článek 6. OBĚH DOKUMENTŮ 1. V případě chybně přiděleného dokumentu osoba tento dokument předá vedoucímu odboru nebo přímo zpracovateli nebo zpět podatelně, která dokument po projednání s vedením města znovu přidělí. 2. Doručování vlastních dokumentů mezi odbory, mezi městem a městským úřadem probíhá přes podatelnu, která doručený dokument zavede do ESS a předá zpracovateli. Dokument je možné předat přímo zpracovateli, s tím že zpracovatel je povinen dokument zavést do ESS. Článek 7. VYŘÍZENÍ DOKUMENTŮ A SPISŮ 1. Dokumenty a spisy vyřizuje zpracovatel, který je za jejich vyřízení zodpovědný (dle pracovní náplně). Kontrolu provádí nadřízený vyřizující osoby v dané agendě. 2. Vyřízením spisu se rozumí zpracování návrhu, jeho schválení, vyhotovení, podepsání a vypravení rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení. Součástí vyřízeného spisu je vždy písemné vyhotovení vyřízení dokumentu (originál rozhodnutí, podání zprávy.). 3. Po vyřízení se spis uzavře, tím se rozumí, kompletace všech dokumentů pařících do spisu, doplnění spisového znaku, skartačního znaku a skartační lhůty a převedení dokumentů 8

9 v digitální podobě do výstupního datového formátu a jejich opatření metadaty podle národního standardu. 4. Dokument nebo spis je vyřízen vzetím na vědomí, záznamem na dokumentu (ústně, telefonicky), postoupením (postoupení pro nepříslušnost), dokumentem a přeevidováním (do samostatné evidence dokumentů). Záznam o způsobu vyřízení se vyznačí v ESS nebo na dokumentu v samostatné evidenci dokumentů. 5. Skartační a spisový plán upravuje vyřazování dokumentů a rozděluje dokumenty do skupin podle jejich obsahu s přiřazením skartačních znaků a lhůt. Tvoří ho posloupně uspořádané věcné skupiny, členěné na spisové znaky a podznaky, u kterých je uveden skartační znak a lhůta. 6. Spisový znak je kombinace číslic k označení dokumentů pro jejich zařazení do věcných skupin podle spisového plánu. 7. Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení. Skartační znak A (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie. Skartační znak S (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. Skartační znak V (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a navržen za archiválii nebo ke zničení. 8. Skartační lhůta je číselný údaj doplněný za skartačním znakem stanovený podle povahy a účelu zpracování dokumentu. Udává dobu, během které musí být dokument uložen na úřadě, než bude navržen do skartačního řízení. Skartační lhůta se určuje počtem celých let počítaných od 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, v němž nastala spouštěcí událost. Spouštěcí událost, je okamžik rozhodný pro počátek plynutí skartační lhůty. Skartační lhůty a spouštěcí lhůty jsou uvedeny ve spisovém a skartačním plánu, viz příloha č Pro stanovení skartačního znaku a lhůty spisu platí, že spis se označí skartačním znakem z archivního hlediska nejhodnotnějšího dokumentu vloženého do spisu a označí nejdelší skartační lhůtou dokumentu náležejícího tomuto spisu. Pro spis má skartační znak A vyšší hodnotu než skartační znak V a skartační znak V vyšší hodnotu než skartační znak S. Článek 8. VYHOTOVOVÁNÍ, PODEPISOVÁNÍ DOKUMENTŮ 1. Vyhotovené dokumenty určené k odeslání obsahují záhlaví, ve kterém jsou uvedeny: název úřadu/města, adresa sídla, číslo jednací nebo evidenční ze samostatné evidence dokumentů, popř. spisová značka jedná-li se dokumenty ve spisu, v odpovědi na doručený dokument se uvede také číslo jednací nebo evidenční odesílatele dokumentu. Na námi vyhotoveném dokumentu určenému k odeslání se ještě vyznačí: datum podpisu dokumentu, jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce zaměstnance pověřeného jeho podpisem, dále se na dokumenty v analogové podobě uvede: počet listů, počet příloh, počet listů příloh nebo počet svazků příloh, počet a druh příloh v digitální podobě nebo jiné nelistinné podobě a na dokumenty v digitální podobě se počet příloh se vyznačuje pouze v případě, že ho povaha dokumentu umožňuje určit. 2. Dokumenty vyhotovované orgánem obce a týkající se samostatné působnosti obce se v záhlaví označují Město Česká Skalice, dokumenty vyhotovované orgánem obce týkající se přenesené působnosti obce (s výjimkou nařízení obce) se v záhlaví označují Městský úřad Česká Skalice. Vypracovávají-li dokumenty odbory městského úřadu, uvedou pod záhlavím také název odboru. 3. Používání značek, znaku města a dalších symbolů se řídí manuálem jednotného vizuálního stylu města Česká Skalice. V tištěné podobě je k dispozici pouze černobílá verze viz příloha č. 8. Barevné provedení je k dispozici na společném disku M v adresáři grafický manuál. 4. Dokumenty v digitální podobě se odesílají datovou schránkou ve formátu PDF/A. 9

10 5. Dokumenty v digitální podobě odesílané přes datovou schránku mají stejné právní účinky jako úkony učiněné písemně a podepsané (dokumenty na vědomí, různá hlášení). 6. Osoby oprávněné k podepisování jimi vyhotovovaných dokumentů a podmínky podepisování odesílaných dokumentů v analogové podobě stanoví organizační řád městského úřadu. 7. Podmínky používání uznávaného elektronického podpisu jsou obdobné jako podmínky podepisování odesílaných dokumentů v analogové podobě. Za osoby, které nemají uznávaný elektronický podpis, podepisuje odesílané dokumenty v digitální podobě, osoba která je pověřena jejich zastupováním. Běžnou korespondenci v digitální podobě může podepsat za tyto zaměstnance příslušný vedoucí odboru a za místostarostu a technické služby zaměstnanec podatelny, za informatika vedoucí sociálně správního odboru. 8. Časovým razítkem se označují vlastní dokumenty v digitální podobě, nejpozději při jejich vyřízení a dále doručené digitální dokumenty, které časovým razítkem označeny nejsou. 9. Seznam osob, které mají zaregistrovaný uznávaný elektronický podpis je uveden v příkazu starosty města č. 1/ Evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb městského úřadu, na nichž jsou založeny užívané uznávané elektronické podpisy, vede informatik městského úřadu v rozsahu stanoveném zákonem. 11. Zažádat o podepsání digitálního dokumentu lze příslušnou osobu oprávněnou k podpisu do hodin v neúřední dny a do hodin v úřední dny. Osoba příslušná k podpisu neprodleně po uvedených hodinách opatří dokument uznávaným elektronickým podpisem. Článek 9. UŽÍVÁNÍ RAZÍTEK 1. Pro úřední potřebu se používají úřední razítka kulatého tvaru s malým státním znakem o průměru 25 mm nebo 36 mm; malý státní znak je vyobrazen uvnitř kruhu, na jehož obvodu je označení Města České Skalice, Městského úřadu v České Skalici, popřípadě odboru. Otisk úředního razítka je jednobarevný. 2. Úřední razítka se užívají jen tehdy, obsahuje-li dokument rozhodnutí, usnesení, příkaz, blokovou pokutu nebo jde-li o dokument, kterým se osvědčují důležité skutečnosti, stanoví oprávnění nebo povinnosti. Razítka se státním znakem se neužívají v běžné korespondenci. 3. Evidence razítek je vedena vedoucím sociálně správního odboru s členěním podle jednotlivých osob. Evidence obsahuje jméno, příjmení a funkci osoby, která razítko převzala a užívá, otisk razítka, datum převzetí, podpis přebírající osoby, datum vrácení razítka, podpis přebírající osoby, datum vyřazení razítka z evidence; v případě ztráty razítka, datum, popřípadě předpokládané datum ztráty razítka. 4. Vedoucí sociálně správního odboru určí, které osoby mohou používat úřední razítka, zajišťuje přidělování razítek jednotlivým osobám, dle jejich pracovní náplně po projednání s příslušným vedoucím odboru nebo tajemníkem. Dále vyřazuje poškozená nebo opotřebovaná razítka, eviduje ztráty a zajišťuje zhotovení a předávání razítek nových a připravuje soupis vyřazených razítek pro skartační řízení. 5. Osoba, která končí pracovní poměr nebo se mění její pracovní zařazení, je povinna před ukončením pracovního poměru nebo změně pracovního zařazení, odevzdat jí převzatá a užívaná razítka vedoucímu sociálně správního odboru. 6. Při ztrátě razítka je třeba o tom bezodkladně uvědomit vedoucího sociálně správního odboru nebo tajemníka, kteří v případě ztráty úředního razítka neprodleně informují Ministerstvo vnitra ČR, odbor dozoru a kontroly veřejné správy. V oznámení se uvede datum, od kdy je razítko postrádáno, rozměr a popis razítka. Článek 10. ODESÍLÁNÍ DOKUMENTŮ 1. Dokumenty se odesílají prostřednictvím výpravny. 10

11 2. Způsob odeslání dokumentů v analogové podobě poštou, kurýrem města, faxem, osobně, v digitální podobě em, datovou schránkou, na přenosném nosiči dat. V ESS se zaznamenává způsob i datum odeslání dokumentu. 3. Před vytvořením zásilky v digitální podobě osoba ve jmenném rejstříku ověří, zda má adresát zřízenu a přístupnou datovou schránku. Zásilky do vlastních rukou označí na obálce datové zprávy a připraví zásilku k odeslání. 4. Pověřená osoba k přístupu do datových schránek odesílá dokumenty prostřednictvím datové schránky nejméně dvakrát denně. 5. U vrácených doručenek dokumentů odeslaných prostřednictvím datové schránky je podatelna zaeviduje do ESS k jednotlivým dokumentům ( Zjistit stav doručení ). Tisk doručenek dokumentů odeslaných datovou schránkou do spisů, zajišťuje zaměstnanec podatelny. Jednou týdně tiskne doručenky u všech dokumentů, které náleží do spisu a předává je jednotlivým zpracovatelům. 6. Odesílané dokumenty v analogové podobě a jiné zásilky předávají jednotlivá pracoviště výpravně v zalepené obálce po odeslání v programu ESS do 13:00 hod., v pátek do hod., později předaná pošta je odesílána až následující pracovní den. 7. Dokumenty v analogové podobě, u nichž je nutno ověřovat doručení, jsou odesílány doporučeně, na doručenku, dodejku, která se po vrácení připojí ke spisu. 8. Roznáška pošty po městě Česká Skalice se řídí směrnicí číslo 16/2007 o roznášce doručování pošty po městě Česká Skalice. Článek 11. UKLÁDÁNÍ DOKUMENTŮ 1. Zpracovatelé ukládají vyřízené dokumenty a uzavřené spisy v analogové podobě v průběhu jednoho kalendářního roku v příručních registraturách a digitální dokumenty jsou ukládány v elektronickém systému spisové služby. Po uplynutí každého kalendářního roku jsou vyřízené dokumenty a uzavřené spisy v analogové podobě uloženy do příslušných spisoven. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy mohou být do spisoven ukládány i později pokud je zpracovatel potřebuje pro další vlastní činnost. 2. Při předání vyřízených dokumentů a uzavřených spisů do spisovny osoba zodpovědná za jejich vyřízení překontroluje, zda dokumenty a spisy splňují náležitosti v bodu č. 3. Na obalech je označí názvem úřadu, spisovým znakem, názvem dokumentu nebo spisu, časovým rozsahem, skartačním znakem, skartační lhůtou a datem ukončení uschovací lhůty. Vyhotoví dvojmo předávací protokol do příslušné spisovny, který obsahuje údaje z věty přechozí a spisové značky spisů. Jedno vyhotovení zůstává předávající osobě, druhé si zakládá vedoucí příslušné spisovny. Dokumenty a spisy evidované v ESS osoba vloží do balíků v ESS dle spisových značek a předá je zodpovědné osobě za vedení spisovny, zároveň s jejich písemným vyhotovením, jsou-li v této podobě vedeny. 3. Před uložením do spisovny, přebírající osoba zodpovědná za vedení příslušné spisovny zkontroluje uzavřené spisy a vyřízené dokumenty, jsou-li úplné zda jsou v ESS správně zpracovány všechny povinné údaje a zda jsou dodrženy podmínky uzavření spisu. Předmětem kontroly je zejména: a. u doručeného dokumentu v analogové podobě - otisk podacího razítka a úplnost jeho vyplnění b. označení dokumentu v analogové podobě jednoznačným identifikátorem, je-li dokument evidován nebo zpracováván v ESS c. obsahuje-li spis všechny dokumenty dle soupisu dokumentů d. počet listů dokumentu, počet listinných příloh a počet listů příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu e. celkový počet listů spisu v analogové podobě, popřípadě počet svazků listinných příloh f. převedení digitálního dokumentu do výstupního datového formátu 11

12 g. spisový znak, skartační znak, skartační lhůta h. zápis v evidenci dokumentů a jeho úplnost, a to podle druhu evidence, ve které je evidován i. vhodné uložení dokumentů a spisů v obalech, které zaručují jejich neporušitelnost a čitelnost j. uložení dokumentů v digitální podobě zpracovávaných před vyřízením na přenosných technických nosičích dat v ESS 4. O uložených dokumentech a spisech vede osoba zodpovědná za vedení příslušné spisovny evidenci, která obsahuje: pořadové číslo, datum uložení, název dokumentu nebo spisu, jeho spisový znak, rok vzniku, množství, datum ukončení uschovací lhůty, podrobnosti o vyřazení dokumentu a poznámky. Dokumenty a spisy ve spisovně lze evidovat podle předávacích protokolů. Ve spisovně se dokumenty ukládají podle věcných hledisek uvedených ve spisovém a skartačním plánu, viz příloha č. 7. U dokumentů a spisů, které jsou evidovány v ESS, je jejich evidence ve spisovně vedena v ESS (spisovna-balíky). Spisovny 5. Městský úřad má zřízeny spisovny: sociálně správního odboru (do které jsou ukládány dokumenty sociálně správního odboru, starosty, místostarosty, tajemníka, veřejnoprávní kontroly a městské policie), odboru výstavby a ŽP (pro uložení dokumentů odboru výstavby a životního prostředí), finančního odboru (do které jsou ukládány dokumenty finančního odboru, odboru investic a správy majetku a technických služeb). 6. Zodpovědní za vedení jednotlivých spisoven jsou: vedoucí sociálně správního odboru za spisovnu sociálně správního odboru, vedoucí odboru výstavby a životního prostředí za spisovnu odboru výstavby a životního prostředí, vedoucí finančního odboru za spisovnu finančního odboru. Vedoucí odboru může pověřit zaměstnance odboru k vedení příslušné spisovny. Zapůjčování dokumentů 7. Pro každou spisovnu zvlášť vede osoba zodpovědná za vedení spisovny knihu zápůjček analogových dokumentů ze spisovny. Kniha zápůjček obsahuje: datum zapůjčení, označení dokumentu (věc, č.j., počet stran, příloh, datum vyhotovení nebo ofotit obsah spisu), vydáno/zasláno komu, podpis/doručenka, vráceno dne. 8. Dokumenty a spisy v analogové podobě mohou být zapůjčeny osobou zodpovědnou za vedení spisovny, těm osobám nebo odboru, z jejichž činnosti vznikly maximálně na jeden den. Na delší dobu jim mohou být zapůjčeny z důvodu zapůjčení spisu (např. na zastupitelský úřad, odvolacímu orgánu apod.), po vrácení zaslaného spisu ho příslušná osoba neprodleně uloží zpět do spisovny. 9. Pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně platí obecná ustanovení o nahlížení do spisů ve správním řízení; to neplatí, jestliže dokumenty před uložením do spisovny byly veřejně přístupné. 10. Dokumenty nebo spisy v digitální podobě uložené v ESS ve spisovně se fyzicky nezapůjčují; oprávněnému žadateli se zobrazí dokument nebo spis na monitoru počítače. Pokud není možné předložit žadateli k nahlížení celý dokument nebo spis, vytiskne se jako neověřená kopie, znečitelní se pasáže, na jejichž nahlédnutí nemá žadatel právo a poté se předloží žadateli. Ztráta, zničení, poškození dokumentů 11. Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogové podobě, k nevratnému poškození nebo zničení dokumentu v digitální podobě nebo nelze-li dokument v digitální podobě zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, v ESS nebo v samostatné evidenci se záznam o dokumentu nebo spisu označí za ztracený a do poznámky se uvede číslo jednací, kterým byla ztráta nebo zničení řešeno. 12. Osoba, která si dokument vypůjčila nebo zaměstnanec zodpovědný za vedení příslušné spisovny v případě havárie nebo živelné pohromy sepíše oznámení o ztrátě, zničení nebo 12

13 poškození dokumentu nebo spisu (kdy, kde a jak k události došlo, kdy bylo sepsáno, jméno, příjmení, podpis). 13. Lze-li ztracený, zničený nebo poškozený dokument nahradit duplicitním dokumentem (stejnopis, kopie ), učiní se tak. Pokud není možné duplicitní dokument pořídit, založí se místo dokumentu pouze oznámení o ztrátě, zničení nebo poškození. Článek 12. VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ VE SKARTAČNÍM ŘÍZENÍ 1. Žádné dokumenty nesmějí být zničeny bez posouzení ve skartačním řízení. 2. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a razítka vyřazená z evidence. Skartační lhůty nelze zkracovat, ale mohou být po dohodě s příslušným archivem prodlouženy, jestliže dokumenty i nadále potřebujeme pro vlastní činnost. 3. Dokumenty obsahující utajované informace, které byly označeny skartačním znakem S, se zařazují do skartačního řízení bez zrušení stupně utajení; pokud je pro účely posouzení dokumentů v rámci skartačního řízení nutné seznámit se s jejich obsahem, původce tyto dokumenty ze skartačního řízení vyřadí, změní u nich skartační lhůtu a zařadí je do skartačního řízení poté, kdy důvod pro utajení informace pominul a u těchto dokumentů tedy byl stupeň utajení zrušen. Dokumenty obsahující utajované informace, které byly označeny skartačním znakem A, u nichž nelze zrušit stupeň utajení, se po dobu trvání důvodů utajení do skartačního řízení nezařazují, pokud není k jejich výběru oprávněn příslušný bezpečnostní archiv. 4. Dokumenty ke skartačnímu řízení připravují osoby pověřené vedením příslušné spisovny. V seznamech dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení uvedou zvlášť dokumenty se skartačním znakem A, zvlášť dokumenty se skartačním znakem S, dokumenty se skartačním znakem V se posoudí a zařadí k dokumentům se skartačním znakem A, nebo k dokumentům se skartačním znakem S. V seznamech se u dokumentů uvedou údaje dle přílohy č. 6. Hotové seznamy se předají osobě pověřené vedením skartačního řízení. U dokumentů a spisů jejichž evidence je vedena v ESS, je tento seznam tvořen výstupem metadat podle schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi ESS stanovené národním standardem. 5. Přípravy skartačního řízení se účastní vždy osoba pověřená vedením skartačního řízení a zaměstnanci zodpovědní za vedení příslušné spisovny. 6. Osoba pověřená vedením skartačního řízení vypracuje skartační návrh, který zašle v digitální podobě, opatřený uznávaným elektronickým podpisem příslušnému archivu. Skartační návrh obsahuje: název města, žádost o posouzení dokumentů dle skartačního návrhu a seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení, viz příloha č Na základě protokolu o provedení skartačního řízení se předávají do archivu dokumenty a spisy vybrané jako archiválie a úřední razítka, v případě digitálních dokumentů a spisů se předávají jejich repliky a k nim náležející metadata. Archiv vyhotoví o předání archiválií úřední záznam. Po uplynutí 15-ti denní lhůty, určené k podání námitky a na základě souhlasu se zničením dokumentů a razítek v protokolu o provedení skartačního řízení se zabezpečí jejich zničení. Analogové dokumenty a razítka se musí zničit tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu, digitální dokumenty jsou zničeny, jsou-li smazány z ESS, popř. z dalších úložišť. 8. Skartační návrh, protokol o skartačním řízení, úřední záznam o předání archiválií a doklad o provedeném zničení dokumentů se ukládají na sociálně správním odboru. 9. Za provádění skartačního řízení odpovídá vedoucí sociálně správního odboru. 13

14 Článek 13. UKONČENÍ PRACOVNÍHO POMĚRU 1. Ustanovení tohoto článku se použijí v případě ukončení pracovní poměru, skončení funkčního období starosty a místostarosty, odstoupení funkce apod., změně pracovního zařazení, odvolání a jmenování vedoucích odborů a přiměřeně při změně, rušení, vytváření nových odborů apod (dále jen ukončení pracovního poměru) 2. V případě ukončení pracovního poměru informatik města dosavadní uživatelský účet zaměstnanci v ESS uzavře a novému zaměstnanci vytvoří nový účet a zkratku. Odcházející zaměstnanec předá uzavíraný účet prázdný (tj. bez dokumentů a spisů na stole, bez vyřízených spisů a uzavřených dokumentů ve vyřízených dokumentech a spisech a ve spisovně). Nový uživatelský účet se nevytváří starostovi, místostarostovi, tajemníkovi, podatelně a veliteli MP, nevyřízené dokumenty a spisy se při předání odkontrolují v elektronické evidenci spisové služby dle předávacích protokolů. 3. Všechny nevyřízené dokumenty a spisy zaměstnanec zanese do předávacího protokolu a předá je zároveň s jejich záznamy v ESS (nejedná-li se o dokumenty a spisy ze samostatné evidence dokumentů, které se v ESS neevidují), příslušnému nadřízenému, který je rozdělí a předá k vyřízení. Po schválení příslušným nadřízeným, může odcházející zaměstnanec tyto dokumenty a spisy předat přímo novému zaměstnanci, který bude vykonávat danou agendu. V případě, že starosta přestane vykonávat svoji funkci, předá protokolárně nevyřízené dokumenty a spisy místostarostovi, místostarosta starostovi, zároveň s jejich záznamy v ESS (nejedná-li se o dokumenty a spisy ze samostatné evidence dokumentů, které se v ESS neevidují). V případě, že svoji činnost ukončují oba, předají protokolárně nevyřízené dokumenty a spisy svým nástupcům nebo pověřené osobě. U zaměstnanců nebo představitelů města, kteří nemají vlastní uživatelský účet v ESS se při protokolárním předání nevyřízených dokumentů a spisů odkontrolují evidenční záznamy předávaných dokumentů v ESS u zástupce. Předávací protokol nevyřízených dokumentů a spisů obsahuje: název dokumentu nebo spisu, č.j. nebo spisovou značku, rozsah (počet listů a příloh), dobu jejich vzniku, spisový znak, jméno/a a příjmení zpracovatele a její podpis. V případě tisku předávacího protokolu z ESS se chybějící údaje do protokolu doplní. 4. Odcházející osoba je povinna všechny vyřízené dokumenty a uzavřené spisy předat předávacím protokolem do příslušné spisovny a současně předat záznamy o těchto dokumentech a spisech v ESS příslušnému vedoucímu spisovny. 5. Zaměstnanec odpovědný za vedení příslušné spisovny Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž uplynula skartační lhůta, vyřadí ve skartačním řízení. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž neuplynula skartační lhůta, protokolárně předá svému nástupci, není-li určen vedoucímu SSO nebo tajemníkovi a zároveň v ESS předá jednotlivé balíky s vyřízenými spisy a uzavřenými dokumenty. Článek 14. SPISOVÁ ROZLUKA 1. Při zrušení městského úřadu se provádí spisová rozluka. Níže uvedená ustanovení se použijí přiměřeně pro zrušení organizačních součástí úřadu, při změně působnosti úřadu nebo jeho organizačních součástí, popřípadě bude-li úřad právním nástupcem jiného původce. 2. Před zahájením rozluky městský úřad zpracuje plán provádění spisové rozluky s časovým rozvrhem a zašle ho příslušnému archivu. 3. Spisová rozluka se připravuje a provádí před datem zrušení a dokončuje ji právní nástupce městského úřadu, není-li ho, zakladatel, zřizovatel nebo likvidátor. 4. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž uplynula skartační lhůta, se zařadí do skartačního řízení. 14

15 5. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž neuplynula skartační lhůta, se uloží do spisovny právního nástupce na základě předávacího seznamu. Předávací seznam obsahuje: pořadové číslo, spisový znak, druh dokumentů, popřípadě spisu, dobu jejich vzniku a množství, jméno/a a příjmení fyzické osoby odpovědné za provedení spisové rozluky a její podpis. 6. Nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy se předají tomu, na koho přešla působnost k jejich vyřízení na základě předávacího seznamu. Předávací seznam obsahuje: dobu jejich vzniku, rozsah (počet listů a příloh), jméno/a a příjmení fyzické osoby odpovědné za provedení spisové rozluky a její podpis. 7. Ten na koho přešla působnost k vyřízení předávaných nevyřízených dokumentů a neuzavřených spisů, zaeviduje tyto dokumenty a spisy do své evidence dokumentů jako doručené. 8. Pokud ti, kteří mezi sebou provádějí spisovou rozluku, vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, mohou provést spisovou rozluku a předání dokumentů v digitální podobě prostředky elektronického systému spisové služby. Článek 15. VEDENÍ SPISOVÉ SLUŽBY V MIMOŘÁDNÝCH SITUACÍCH 1. Mimořádná situace - živelná pohroma, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie, nebo případ jiné mimořádné situace, kdy nelze po omezené časové období vykonávat spisovou službu obvyklým způsobem. 2. Spisová služba se vede náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku. Podací deník je kniha, která se v záhlaví označuje přesným názvem, názvem úřadu, rokem a počtem číslovaných stran. Podací deník obsahuje údaje dle článku 5 odst. 5, písm. a-i. Evidenci dokumentů vede pověřený zaměstnanec vedením náhradní evidence. 3. Došlé dokumenty opatří pověřená osoba vedením náhradní evidence otiskem podacího razítka a zapíše do podacího deníku. Následně do podacího razítka tato osoba doplní číslo jednací a předá k rozdělení. 4. Číslo jednací začíná v případě mimořádné situace pořadovým číslem 9000 a končí 31. prosince daného roku. Pod posledním záznamem se prázdné kolonky na stránce proškrtnou a deník se uzavře: ukončeno dne, poslední č.j., jméno a příjmení a podpis osoby. Dále se náhradní evidence uzavře po ukončení mimořádné situace. V případě další mimořádné situace v kalendářním roku se pokračuje v číselné řadě pořadových čísel daného roku. 5. Odpověď na došlý dokument se eviduje, vyřizuje a odesílá pod tímtéž číslem jednacím, pod kterým byl evidován při doručení. Spis je v náhradní evidenci vytvářen spojováním dokumentů. Na nový dokument spisu, se v podacím deníku vezme nové číslo jednací a u předcházejícího i nového dokumentu se uvedou vzájemné odkazy na příslušná čísla jednací. Spisovou značku v náhradní evidenci tvoří: název spisové řady a číslo jednací iniciačního dokumentu. 6. Zásilky připravené k odeslání se označují číslem jednacím a je-li spisovou značkou. V zalepených obálkách se předávají osobě pověřené vedením náhradní evidence, která v podacím deníku u příslušného čísla jednacího vyznačí datum odeslání a adresáty i s adresami. 7. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy se ponechávají v příručních registraturách a ukládají se do spisovny, až po skončení mimořádné situace. 8. Ostatní ustanovení tohoto spisového řádu použijí přiměřeně při vedení náhradní evidence. 9. Dokumenty evidované v náhradní evidenci méně než 48 hodin se přeevidují z náhradní evidence do řádné evidence. Dokumenty evidované déle než 48 hodin zůstávají pro účely výkonu spisové služby evidovány v náhradní evidenci a do řádné evidence se přeevidují pouze ty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci. 15

16 Článek 16. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ 1. Za vedení spisové služby odpovídá vedoucí sociálně správního odboru. Příjem, evidenci a odesílání dokumentů zabezpečuje podatelna. Vedoucí odborů jsou povinni kontrolovat výkon vlastní spisové služby. 2. Pokud zvláštní právní předpisy stanoví pro příjem, evidenci, rozdělování, oběh a vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání nebo ukládání dokumentů nebo užívání razítek jiný postup, ustanovení tohoto spisového řádu se nepoužijí. Článek Spisový řád vydaný dne se ruší. 2. Tento spisový a skartační řád nabývá účinnosti dne Aktualizace spisového řádu z důvodu sloučení odboru sociálního a správního od Aktualizace spisového řádu z důvodu doplnění přílohy č. 9 od Aktualizace spisového řádu dle vyhlášky č. 259/2012 Sb. a novely zákona o archivnictví. Nedílnou součástí spisového a skartačního řádu jsou přílohy č V České Skalici dne Jaroslav Hitschfel, v.r. tajemník Seznam příloh: Příloha č. 1 Vzor podacího razítka.. str. 16 Příloha č. 2 Seznam používaných zkratek a seznam zaměstnanců s uživatelským účtem v ESS..... str. 17 Příloha č. 3 Seznam spisových značek.... str Příloha č. 4 Přehled samostatných evidencí.... str Příloha č. 5 Vzor skartačního návrhu str. 21 Příloha č. 6 Vzor seznamů ke skartačnímu řízení... str Příloha č. 7 Spisový a skartační plán. str Příloha č. 8 Manuál jednotného vizuálního stylu města Česká Skalice; barevné provedení je k dispozici na společném disku M v adresáři grafický manuál Příloha č. 9 k ukládání dokumentů souvisejících s veřejnými zakázkami a s dotacemi z z cizích zdrojů.. str Příloha č.10 Informace o provozu podatelny a o podmínkách příjímání dokumentů.. str příloha č. 1 vzor podacího razítka 16

17 příloha č. 2- seznam používaných zkratek uživatelský účet v ESS Městský úřad MěÚ vedení: VED starosta STAR ANO místostarosta místostar. Ne (zástupce podatelna) tajemník TAJ ANO podatelna POD ANO Andrejsek And. NE (zástupce vedoucí SSO) sociálně správní odbor: SSO Staněk Martin StM. ANO Bejrová Bej. ANO Erlebachová Er. ANO Faltová Fa. ANO Hrubá Hr. ANO Holý Ho. Ne Jirmanová Jir. ANO Knihovna Rejdáková Rej. Ne Knihovna Skořepová Sk. Ne finanční odbor: FIN Stránská Str. ANO Karníková Ka. Ne Mazáčová Maz. Ne Lokvencová Lok. Ne Viková Vik. ANO veřejnoprávní kontrola: KONT Janková Jan. ANO městská policie: MP Včeliš VMP ANO Čáp Čáp. Ne Fink Fi. Ne Šubr Šb. Ne Petr Pt. Ne odbor výstavby a životního prostředí: VÝST Zákravská Za. ANO Bartáková Ba. ANO Pásler Pa. ANO Řehák Ře. ANO Staněk St. ANO Velecká Vel. ANO oddělení investic a správy majetku MAJ Kábrtová Kbr. ANO Jiříová Ji. Ne Karásková Kar. ANO Ravinger Rav. ANO technické služby TS Kmošťák Km. Ne (zástupce podatelna) Nováková No. Ne 17

18 Příloha č. 3 Seznam spisových značek a oprávnění k jejich užívání Odbor/funkce Název spisové značky Zkratka značky Vedení Starosta Zástupce města MĚSTO Tajemník Vedoucí úřadu VÚ Podatelna Dotace-projekty PROJ Finanční příspěvky města FPÚ Sociálně správní odbor OSS Místostarosta Technické služby Sociálně správní odbor Vedoucí odboru Sociálně správní odbor OSS Změna příjmení ZPŘ Změna jména ZJ Manželství M Pečovatelská služba PS Stanovení zvláštního příjemce důchodu ZPD Opatrovnictví OP Penzion PEN Matrika Změna příjmení ZPŘ Změna jména ZJ Manželství M Sociálně správní odbor OSS Evidence Rušení trvalého pobytu ZTP Volby VOLBY Přestupky PŘ Výherní hrací přístroje VHP Sociálně správní odbor OSS Přestupky Přestupky PŘ Výherní hrací přístroje VHP Volby VOLBY Rušení trvalého pobytu ZTP Sociálně správní odbor OSS Dávky Opatrovnictví OP Pečovatelská služba PS Penzion PEN Sociálně správní odbor OSS Penzion Pečovatelská služba PS Penzion PEN Sociálně správní odbor OSS Finanční odbor Vedoucí odboru Vedoucí finančního odboru VFO Pokladna Hotovostní pokladna HP Veřejnosprávní kontrola Kontrola Veřejnosprávní kontrola VSK Dotace Dotace-projekty PROJ 18

19 Finanční příspěvky města FPÚ Městská policie Vedoucí odboru Městská policie POL Odbor výstavby a životního prostředí Referenti stavebního Výstavba a životní prostředí OVŽP odboru, vedoucí stavebního odboru Odpady Odpady ODP Ovzduší OVZ Ochrana přírody OCHP Odbor investic a správy majetku Vedoucí odboru Vedoucí odboru majetku VOM Pozemky Pozemky PP Zemědělský půdní fond ZPF Ochrana přírody OCHP Dělení pozemků DP Investice Investice města INV Příloha č. 4 Přehled samostatných evidencí Samostatné evidence V analogové podobě V elektronické podobě VED Obecně závazné vyhlášky OZV Smlouvy města Rada RM Smlouvy Sml. Vnitřní předpisy VP Zastupitelstvo ZM SSO Opisy matričních dokladů MD Nahlížení do matričních knih a sbírek listin N Ztráty a nálezy ZN Žádosti o vydání rybářského lístku RL FIN Pohledávek města Oznámení konaní kulturních, sportovních, KUL prodejních, reklamních, volebních akcí Rekreační poplatky RP MAJ Evidence bytových a nebytových prostor MP Výkazy práce Rozpis služeb Úřední záznamy Předvedení Použití donucovacích prostředků Krádeže Nález věci 19

20 Odchyt psů Vraky Samostatné evidence podléhající zvláštním předpisům V analogové podobě KONT Stížnosti SSO Opatrovnictví osob FIN V elektronické podobě Evidence uživatelů a poskytovaných služeb pečovatelské služby Matriční knihy a sbírky listin Určení otcovství MAT- UrcRod Evidence legalizací a vidimací Evidence vydaných potvrzení o OP Evidence vydaných potvrzení o změně místa TP Evidence vydaných potvrzení o změně údajů v OP Evidence výpisů z účtů Evidence psů VÝST Smlouvy za odvoz komunální odpadu Evidence odpadového hospodářství Samostatné evidence vedené v rámci pracoviště Czech Point Bodové hodnocení řidiče BH Insolvenční rejstřík IR Katastr nemovitostí KN Obchodní rejstřík OR Žádosti o výpisy z rejstříku trestů TR Rejstřík trestů právnických osob RTPO Registr účastníků provozu modulu RA autovraků ISOH Registr živnostenského oprávnění Ž Seznam kvalifikovaných dodavatelů SKD Živnostenský rejstřík ŽR Evidence žádostí o zřízení nové DS Evidence oznámení a potvrzení o zneplatnění přístupových údajů DS Konverze el. do list. pro občany Konverze z el. do list. - pro úřední potřebu Konverze z list. do el. Czech point@office Evidence žádostí o poskytnutí údajů VVRO z registru osob - ZR Evidence faktur Pokladna 20