Účetní závěrka. Úvodní informace. 1. Přípravné práce. Junák svaz skautů a skautek ČR

Transkript

1 Účetní závěrka Konec kalendářního roku pro většinu účetních jednotek znamená uzavření účetnictví. Účetní závěrka je oficiálním podkladem, se kterým účetní jednotky vystupují vůči třetím subjektům např. finančnímu úřadu, dárcům či obecné veřejnosti. Zároveň je shrnutím celoroční účetní práce. Je třeba věnovat tomuto tématu zvýšenou pozornost. Související právní předpisy a) zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví v platném znění; b) vyhláška č. 504/2002 Sb., kterou se provádí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví, pro účetní jednotky, u kterých hlavním předmětem činnosti není podnikání, pokud účtují v soustavě podvojného účetnictví; c) České účetní standardy č pro účetní jednotky, u kterých hlavní činnosti není podnikání. Výklad bude ilustrován příklady s užitím směrné účtové osnovy dle přílohy č. 1 k vyhlášce 504/2002 Sb. ve znění před umožněním použití skupinových účtů. Důvodem je zjednodušení výkladu, ale není tím dotčeno právo účetních jednotek účtovat pomocí skupinových účtů či si vytvořit vlastní účtový rozvrh. K metodickému listu je zpracován dodatek, který popisuje konkrétní postup zpracování účetní závěrky v účetním programu Winduo. Úvodní informace V celém textu se velmi často setkáme s pojmem účetní závěrka. Ten je popsán zákonem o účetnictví, konkrétně v 18, odst. 1. Účetní závěrku tvoří následující výkazy: a) rozvaha; b) výkaz zisku a ztráty (výsledovka); c) příloha k účetní závěrce. Účetní závěrka je komplex minimálně tří základních výkazů, ve kterých jsou dány dohromady výsledky hospodaření účetní jednotky za celé účetní období. Než se k sestavení těchto výkazů dostaneme je třeba provést řadu podpůrných prací. Pokud by účetní provedla účetní závěrku bez této přípravy, mohlo by to vést ke zkresleným či nepřesným údajům uvedených ve výkazech, což je z hlediska zákona o účetnictví nepřípustné. Účetní závěrka může být sestavena v plném nebo ve zjednodušeném rozsahu. Ty účetní jednotky, které nemají povinnost ověření účetní závěrky auditorem, mohou sestavovat účetní závěrku ve zjednodušeném rozsahu. OJ Junáka budou tedy sestavovat účetní závěrku ve zjednodušeném rozsahu. Etapy postupu k sestavení účetní závěrky: 1) přípravné práce práce spojené se zajištěním správnosti a úplnosti účetnictví, zaúčtování účetních případů do správného účetního období apod.; 2) vyřešení problematiky daně z příjmů a její případné zaúčtování; 3) účetní uzávěrka proces uzavření účetních knih, zjištění obratů a stavů jednotlivých účtů k rozvahovému dni, účtování prostřednictvím účtů v 9 třídě; 4) sestavení účetní závěrky vyhotovení jednotlivých výkazů, zpracování přílohy k účetní závěrce; 5) otevírání účtů v novém účetním období. 1. Přípravné práce Příprava účetní závěrky je časově náročná a je vyvrcholením roční účetní práce. Pro konečnou správnost účetnictví má zásadní význam. Ne všechny zde pojmenované problematiky se týkají všech účetních jednotek. Ty vyplynou z obsahu účetnictví a potřeb účetní jednotky. Mezi typické přípravné práce řadíme: a) časové rozlišení nákladů a výnosů; b) dohadné položky; c) inventarizace majetku a závazků; d) účtování opravných položek; e) účtování rezerv; f) účtování o zásobách; Strana 1 ze 22 stran

2 g) účtování o tzv. reálných hodnotách u majetku a závazků; h) účtování kurzových rozdílů; i) účtování o zůstatku v účtové skupině 93 Výsledek hospodaření. a) Časové rozlišení Účetní jednotka má povinnost zaúčtovat veškeré účetní případy do účetního období, se kterým věcně a časově souvisejí. Pouze v případě, že není možné tuto zásadu dodržet, mohou účetní jednotky dané skutečnosti zaúčtovat do období, ve kterém tyto skutečnosti zjistily. Příklad 1 Účetní jednotka zaplatí v prosinci nájemné za pozemek, na kterém příští rok chce uspořádat své letní tábory. Účetní případ Účetní doklad MD D Uhrazeno nájemné 5 000,- Kč (12/2005) Výpis BU Zúčtování časového rozlišení 5 000,- (01/2006) Interní doklad Příklad 2 Účetní jednotka vybírá během listopadu účastnické poplatky na jarní prázdniny. Účetní případ Účetní doklad MD D Vybrané úč. poplatky 6 800,- Kč (11/2005) Pokladna Zúčtování časového rozlišení (01/2006) Interní doklad Časové rozlišení není v některých případech nutno použít, a to: a) pokud se jedná o pro účetní jednotku nevýznamné částky, kdy není dotčen účel časového rozlišení a účetní jednotka tímto způsobem (ponechání částky v nákladech či výnosech bez časového rozlišení) nesleduje záměrné upravení výsledku hospodaření, b) pokud se jedná o pravidelně se opakující platby za předpokladu, že nebude výrazněji ovlivněna časová a věcná souvislost nákladů a výnosů. Pokud je u účetní jednotky časové rozlišení významné, měla by mít pravidla pro jeho používání popsány ve vnitřní účetní směrnici. b) Dohadné položky Dohadné položky se použijí v těch případech, kdy k datu účetní závěrky známe účel nákladu či výnosu a známe období, do kterého náleží, ale není známa jejich přesná částka. Nelze tedy užít účtů časového rozlišení. Rozlišujeme - dohadné účty aktivní - pohledávky, které nejsou doloženy veškerými potřebnými doklady a tak není jejich výše známa. Související výnos však patří do běžného účetního období; - dohadné účty pasivní závazky, které nejsou doloženy veškerými potřebnými doklady a tak není jejich výše známa. Související náklad však patří do běžného účetního období. Částku dohadné položky účetní jednotka kvalifikovaně odhadne na základě známých podkladů. Příklad 3 Účetní jednotka má získat od pojišťovnu náhradu škody v důsledku škodní události, která se stala v průběhu účetního období. Do jeho konce však nebyla náhrada poskytnuta, ani nebyla její výše pojišťovnou oznámena. Účetní případ Účetní doklad MD D DP pojistná náhrada (částka ve výši odhadu) Interní doklad Příklad 4 Účetní jednotka nakoupila na konci roku dva stany. Dodavatel však stále nevystavil do data uzavření účetnictví doklad, na jehož základě by mohlo být pořízení zaúčtováno. Účetní případ Účetní doklad MD D DP nevyfakturovaná dodávka (ve výši odhadu) Interní doklad Strana 2 ze 22 stran

3 c) Inventarizace majetku a závazků Velmi důležitou a nedílnou součástí účetní závěrky je provedení inventarizace majetku a závazků. Pro bližší informace k jejímu provedení je možné použít Směrnici k inventarizaci, případně metodický list Inventarizace. Inventarizace představuje proces, při kterém dochází k ověřování souladu mezi stavem majetku a závazků vyplývajícího z účetnictví a stavem ve skutečnosti. Ověřuje se jejich existence, stav, ocenění a zda budou údaje o nich uvedené v účetní závěrce pravdivé. Výsledkem inventarizace může být zjištění inventarizačních rozdílů, které je nutné zaúčtovat do účetního období, za které byly inventarizací zjištěny. Příklad 5 V rámci provedené inventarizace zjistila účetní jednotka dva inventarizační rozdíly. Za prvé schodek v hotovosti v oddílové pokladně ve výši 355,- Kč a dále, že pozemek pod klubovnou, který účetní jednotka obdržela darem, nebyl v dřívějších letech veden v účetní evidenci. Účetní případ Účetní doklad MD D Schodek v pokladně předepsání k úhradě odpovědné osobě Interní doklad (inventarizační zápis) Přebytek nově zjištěný pozemek Interní doklad (inventarizační zápis) d) Opravné položky Součástí účetní závěrky je úprava ocenění majetku o položky vyjadřující rizika, ztráty a znehodnocení. Opravnými položkami se vyjadřuje přechodné snížení hodnoty majetku. Účetní jednotky, jejichž hlavním předmětem činnosti není podnikání, mají tvorbu opravných položek velmi omezenou. Mohou vytvářet opravné položky pouze v rámci činností, které jsou předmětem daně z příjmů, a pouze v rozsahu stanoveném zákonem č. 593/1992 Sb. o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů. Provádění opravných položek je významné zejména z hlediska daně z příjmů. Zcela odlišný charakter nesouvisející s opravnými položkami jsou případy trvalého snížení hodnoty majetku. Zde jednotka rozhoduje s ohledem na pravdivost zobrazení skutečného stavu na základě výsledků inventarizace. Toto snížení hodnoty majetku (může se týkat jakéhokoliv druhu majetku) se odepíše na vrub nákladů a nemá žádný dopad na daň z příjmů. Příkladem může být například pohledávka z titulu nezaplaceného členského příspěvku od člena, který již organizaci opustil a není tedy šance, že bude uhrazena. V tomto případě je možné pohledávku tzv. odepsat tj. zúčtovat ji na vrub nákladů. Příklad 6 Středisko zjistilo inventarizací roku 2004, že stále eviduje pohledávku z titulu neuhrazené faktury za poskytnutou reklamní plochu na klubovně a to ve výši Kč. Splatnost faktury byla již před více než 12 měsíci. V souladu s účetní zásadou opatrnosti by mělo středisko vytvořit opravnou položku k této pohledávce (splňuje nutné znaky pro vytvoření opravné položky). Podle zákona o rezervách je možné vytvořit opravnou položku ve výši20, resp. 33% a to v souladu s 8a zákona o rezervách. Účetní případ Kč MD D Tvorba opravné položky k pohledávce V případě, že by došlo k úhradě této pohledávky, je nutné opravnou položku zrušit. Po další době, po kterou nebyla pohledávka uhrazena, je třeba zvýšit opravnou položku v souladu se zákonem o rezervách. e) Účtování rezerv Rezervy jsou určeny ke krytí budoucích závazků nebo výdajů, u kterých účetní jednotka zná účel a je pravděpodobné, že nastanou, avšak není známa přesná částka nebo přesný okamžik, kdy nastanou. U organizací, jejichž hlavním předmětem není podnikání, je možnost tvořit rezervy velmi omezena. Je možné je vytvářet pouze v rámci činnosti, která je předmětem daně z příjmů a pouze v rozsahu stanoveném zákonem č. 593/1992 Sb. o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů. ( 7, 9, 10) Účetní jednotky, které tvoří rezervy, musí mít vytvořen vnitřní předpis, který upraví pravidla pro jejich tvorbu a zúčtování. Strana 3 ze 22 stran

4 Možným případem použití rezervy podle výše popsaných podmínek je rezerva na opravu budovy, jež je využívána v rámci činnosti, která je předmětem daně z příjmů (např. je pronajímána). Výše rezervy se zjistí jako podíl rozpočtu nákladů na stavbu a počtu zdaňovacích období od zahájení tvorby rezervy do předpokládaného termínu, ve kterém bude oprava zahájena. Do počtu zdaňovacích období se zahrnuje zdaňovací období, ve kterém dojde k zahájení tvorby rezervy, ale nezahrnuje se období, ve kterém bude oprava zahájena. Příklad 7 Účetní jednotka vlastní základnu, kterou pronajímá ke krátkodobým pobytům. V roce 2005 zjistila nutnost opravy střechy základny ve výši ,- Kč a rozhodla se vytvořit na tuto opravu rezervu. Stavební práce plánuje provést za tři roky. Účetní případ Kč Účetní doklad MD D Tvorba rezervy (v roce 2005, 2006 a 2007) Interní doklad Provedení opravy Faktura Zrušení rezervy Interní doklad Poznámka: Zrušení rezervy v uvedeném případě je ve vyšší částce, než je provedená oprava. V praxi je možné ponechat nevyčerpaných 20 tisíc na účtu 941 a zrušit ji později nebo ji dočerpat. Každopádně upozorňuji, že čerpání rezerv je časově omezené (viz zákon o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů). f) Účtování zásob V rámci účetních prací týkajících se účetní závěrky je také nutné zaúčtovat určité skutečnosti v agendě zásob. Účtování o zásobách ke konci rozvahového dne úzce souvisí s prováděnou inventarizací. Z ní vyplynou určité rozdíly, které je podle povahy nutné zaúčtovat buď na vrub nákladů nebo na příslušný účet výnosů. Charakter účetních případů, které připadají v souvislosti se zásobami v úvahu, závisí na způsobu účtování o zásobách. Existují dva základní způsoby účtování o zásobách A a B. Účetní jednotky by měly mít vytvořen vnitřní předpis, který stanovuje pravidla účtování zásob. Zvolenou metodu účtování o zásobách nelze v průběhu účetního období měnit. Způsoby účtování o různých druzích zásob mohou být různé. Více informací je možné najít v metodickém listu k účtování zásob. OJ Junáka se mohou s účtováním o zásobách běžně setkat. Stačí, když nakoupí větší množství stavebního materiálu, který budou spotřebovávat po několik účetních období. Podstata je stejná u všech druhů zásob tedy pokud středisko nakoupí větší množství krojových součástí, které bude poskytovat vlastním členům po několik období, mělo by účtovat o zásobách. Způsob účtování zásob A Při nákupech zásob od jiných subjektů se v průběhu účetního období účtuje prostřednictvím zvláštních účtů (jsou to účty 111, 131) a to souvztažně s příslušným účtem závazků nebo účty peněžních prostředků. Při uzavírání účetních knih tyto účty nemají mít zůstatek. Během roku se účtuje o příjemkách a výdejkách zásob ve skladu. Inventarizační rozdíly se zaúčtují do účtové skupiny 54 ostatní náklady v případě, že půjde třeba o manko a skupiny 64 v případě, že půjde o přebytky. Jiné účtování není v souvislosti s účetní závěrkou potřebné. Způsob účtování zásob B Při účtování o zásobách způsobem B je nutno vést skladovou evidenci průběžně, aby bylo možné zjistit a prokázat stav zásob v průběhu účetního období a složky pořizovací ceny zásob. Při nákupech zásob se všechny zásoby účtují rovnou do spotřeby, tj. do účtové skupiny 50. Neúčtuje se o příjemkách a výdejkách zásob ze skladu. Při přípravných pracích k účetní závěrce se stavy zásob na skladě zjištěné inventarizací zaúčtují na účet skladu (MD) a souvztažně na příslušné nákladové účty účtové skupiny 50 (D). Na začátku nového účetního období se provede stejná operace s obrácenou předkontací. Inventarizační rozdíly se v případě, že se jedná o manko zachytí na vrub příslušného účtu nákladů a ve prospěch účtu zásob. U přebytků je tomu opačně. Strana 4 ze 22 stran

5 Příklad 8 Junák svaz skautů a skautek ČR Účetní jednotka účtuje o materiálu způsobem B. Ke konci účetního období je třeba zúčtovat stav materiálu na skladě. Předpokládejme, že počáteční stav účtu 112 je Kč. Na základě provedené inventarizace byl zjištěn zůstatek na účtu 112 ve výši Kč. Účetní případ Kč Doklad MD D (k 1.1) Počáteční stav účtu ID (k ) Přeúčtování počátečního stavu materiálu ID (k ) Stav materiálu po inventuře Poznámka: problematice účtování zásob je věnován speciální metodický list. V něm je daleko podrobněji rozebrán postup účtování i v časové souslednosti, která je velmi důležitá. S koncem roku jsou spojeny ještě dvě speciality v účtování o zásobách. Tyto účetní předpisy se použijí pouze k rozvahovému dni. Po otevření účetních knih v novém účetním období se tyto účetní zápisy zruší. nevyfakturované dodávky zásoby došly, ale faktura nikoliv. Tyto zásoby se k datu uzavírání účetních knih ocení na základě smlouvy nebo odhadem. Pro zaúčtování se použije účet 389 Dohadný účet pasivní. Účetní případ Doklad MD D Přijetí materiálu na sklad Příjemka Nevyfakturovaná dodávka materiálu ID vyfakturované, ale dosud nedodané zásoby - k rozvahovému dni se zaúčtují faktury za dodávky, které nebyly skutečně převzaty odběratelem. K účtování slouží účet 119, resp Účetní případ Doklad MD D Došlá faktura za materiál Faktura Vyúčtování nepřijatého materiálu ke konci roku ID g) Účtování o reálných hodnotách majetku a závazků Ze zákona o účetnictví vyplývá povinnost účetních jednotek sestavit účetní závěrku ke konci rozvahového dne a to ze složek majetku a závazků, které jsou oceněny reálnou hodnotou. Tato hodnota musí být zaznamenána v účetních knihách. Majetkem a závazky, které se dle 27 zákona o účetnictví oceňují reálnou hodnotou, jsou např.: - cenné papíry, s výjimkou cenných papírů držených do splatnosti; - deriváty; - část majetku a závazků zajištěná deriváty; - pohledávky určené k obchodování. Z výše uvedeného výčtu je patrné, že OJ Junáka se s těmito druhy majetku a závazků setkají velmi ojediněle a proto nebudeme těmto záležitostem věnovat další pozornost. h) Účtování o kurzových rozdílech Ke dni účetní závěrky je třeba, aby veškerý majetek a závazky vyjádřené v cizích měnách byl přepočítán na českou měnu. K přepočtu se použije směnný kurz devizového trhu vyhlášený Českou národní bankou. Kurz je možné najít v denním tisku, lépe však na internetu. Je vhodné jej vytisknout a přiložit k internímu dokladu, kterým přepočet provádíme. Strana 5 ze 22 stran

6 Pro účtování kurzových rozdílů ke dni účetní závěrky a) na finančních účtech skupin 21, 22 se použije účet 545 Kurzové ztráty nebo účet 645 Kurzové zisky. Tyto rozdíly jsou trvalé. b) na účtech pohledávek, závazků, úvěrů apod. se použijí účty 38 účtové skupiny. Tyto účetní zápisy slouží pouze k zaznamenání správné hodnoty pohledávek a závazků ke dni účetní závěrky. Po otevření účetních knih v novém účetním období se zápisy zruší. Účetní případ Doklad MD D Kurzový rozdíl v eurové pokladně zisk ID Kurzový rozdíl na devizovém účtu ztráta ID Kurzový rozdíl aktivní (účet 386) se použije pro ztrátové kurzové rozdíly z přepočtu dlouhodobého finančního majetku, pohledávek a závazků v cizí měně. Jako aktivní kurzové rozdíly se účtují částky snížení pohledávek a dlouhodobého finančního majetku, jakož i částky zvýšení zůstatků závazků. Kurzový rozdíl pasivní (účet 387) se použije pro ziskové kurzové rozdíly z přepočtu dlouhodobého finančního majetku, pohledávek a závazků v cizí měně. Jako pasivní kurzové rozdíly se účtují částky zvýšení pohledávek a dlouhodobého finančního majetku, jakož i částky snížení zůstatků závazků. i) Účtování o zůstatku v účtové skupině 93 Výsledek hospodaření Tato operace není typickou závěrkovou operací, ale často se stává, že na ni účetní jednotky zapomínají. Zpravidla se účtuje po schválení výsledku hospodaření orgánem účetní jednotky k tomu určeným či na základě vlastní vnitřní směrnice (podkladem je interní doklad). Nejpozději by měl být proveden před zpracováním další účetní závěrky. V rámci účetní závěrky dojde ke zjištění výsledku hospodaření za uplynulé účetní období. Tento výsledek se objeví na účtu 931 Výsledek hospodaření ve schvalovacím řízení. Zůstatek tohoto účtu se na základě rozhodnutí účetní jednotky vyrovná a) v případě dosažení zisku ve prospěch účtu 901 Vlastní jmění nebo účtu 911 Fondy; případně účtu 932 Nerozdělený zisk, neuhrazená ztráta minulých let; b) v případě dosažení ztráty na vrub účtu 901 Vlastní jmění nebo účtu 911 Fondy; případně účtu 932 Nerozdělený zisk, neuhrazená ztráta minulých let. 2. Výpočet a zaúčtování daně z příjmů Další důležitá činnost, která souvisí s účetními pracemi před uzavřením účetních knih daného účetního období, je práce spojená se zaúčtováním daně z příjmů právnických osob. Zde je nutné podotknout, že určení daňového základu, výpočet daně a sestavení daňového přiznání není činností vykonávanou v rámci účetnictví. Výpočet daně sice vychází z podkladů účetnictví, ale dále je nutné zohlednit mnohé daňové aspekty obsažené zejména v zákoně o daních z příjmů. Z tohoto důvodu se nebudeme blíže zabývat určením výše daně z příjmů právnických osob, zmíníme se jen o nejdůležitějších aspektech velmi okrajově. Při velkém zjednodušení můžeme uvést určitý postup pro zjištění daně z příjmů: a) rozdělí se náklady a výnosy na hlavní a doplňkovou činnost; b) zjistí se, které příjmy a s nimi související výdaje jsou předmětem daně z příjmu; c) porovnáním těchto příjmů a výdajů zjistíme základ daně; d) základ daně se upraví o možné odpočty (min. 300 tisíc, max. 30%, nejvýše 1 milion apod.); e) částka základu daně se zaokrouhlí na celé tisíce dolů a vypočte se daň z příjmů podle sazby, která platí pro dané zdaňovací období. V případě, že účetní jednotka je povinna zaplatit na základě výše uvedených výpočtů daň z příjmů, zaúčtuje následně předpis daně (591/341). Strana 6 ze 22 stran

7 3. Účetní uzávěrka Účetní uzávěrkou rozumíme operace týkající se uzavření jednotlivých účtů a účetních knih. K uzavírání účtů a účetních knih jsou určeny tyto účty 962 Konečný účet rozvažný a 963 Účet výsledku hospodaření. S malým zjednodušením si lze pod těmito účty představit konečnou rozvahu a výsledovku. Vzhledem ke skutečnosti, že všechny účetní software zpracovávají účetní uzávěrku automaticky, problematiku pouze naznačíme. V rámci účetní uzávěrky se postupuje takto: - zjistí se obraty stran MD, D jednotlivých účtů z deníku; - přeúčtují se konečné stavy účtů nákladů a výnosů na účet 963 Účet výsledku hospodaření; - po tomto kroku se na účtu 963 porovnáním stran lehce zjistí účetní výsledek hospodaření za účetní období; tj. zda bylo dosaženo ztráty či zisku; - konečné zůstatky účtů aktiv a pasiv se přeúčtují na účet 962 Konečný účet rozvažný; - dále se přeúčtuje účetní výsledek hospodaření z účtu 963 na účet 962, čímž se Účet výsledku hospodaření vyrovná (MD=D) a lze jej uzavřít, (účetní předpis pro ztrátu: 962/963 a pro zisk: 963/962); - toto je poslední zápis účetního období, nyní je dosaženo rovnosti MD=D i na účtu 962 a lze jej tedy uzavřít; - tímto krokem došlo k úplnému uzavření účetnictví za uplynulé účetní období. Na podkladě údajů z konečného účtu rozvažného (962) a účtu výsledku hospodaření (963) sestaví účetní jednotka účetní závěrku. 4. Sestavení účetní závěrky Základní úpravu účetní závěrky poskytuje zákon o účetnictví v platném znění. Ten ve svém 18, odst. 1 uvádí, že účetní závěrka je nedílný celek a tvoří ji a) rozvaha (bilance); b) výkaz zisku a ztráty; c) příloha, která vysvětluje a doplňuje informace, které ukládá zákon. Účetní závěrka se sestavuje vždy k rozvahovému dni. Za sestavenou se považuje dnem připojení podpisového záznamu statutárního orgánů účetní jednotky. Tato dvě data musí být v účetní závěrce uvedena. Již zmíněný zjednodušený rozsah výkazů účetní závěrky je umožněn těm účetním jednotkám, které nemají povinnost ověření své účetní závěrky auditorem. Tj. OJ Junáka budou ve valné většině sestavovat účetní závěrku ve zjednodušeném rozsahu. a) Rozvaha Rozvaha je účetním výkazem, který má definovanou podobu a to jak svým uspořádáním, tak i obsahem jednotlivých položek. Zobrazuje majetek a jiná aktiva na straně jedné a závazky a jiná pasiva na straně druhé. Rozvaha obsahuje peněžní vyjádření (v tisících Kč) stavu položek na začátku účetního období a na jeho konci. Položky v nulové výši se neuvádějí. Rozvaha ve zjednodušeném rozsahu obsahuje jen položky rozvahy označené velkými písmeny a římskými číslicemi. Strana 7 ze 22 stran

8 Ukázka rozvahy ve zjednodušeném rozsahu Rozvaha AKTIVA Identifikační číslo: Název účetní jednotky: Sídlo účetní jednotky: Předmět činnosti: Junák středisko Police Nová 30 Police ochrana a výchova mládeže Položka Text Ř. Stav k prvnímu dni Stav účetního období k rozvahovému dni A. Dlouhodobý majetek celkem A.II. Dlouhodobý hmotný majetek celkem A.IV. Oprávky k dlouhodobému majetku celkem B. Krátkodobý majetek celkem B.II. Pohledávky celkem B.III. Krátkodobý finanční majetek celkem Aktiva celkem PASIVA Položka Text Ř. Stav k prvnímu dni Stav účetního období k rozvahovému dni A. Vlastní zdroje celkem A.I. Jmění celkem A.II. Výsledek hospodaření celkem B. Cizí zdroje celkem B.III. Krátkodobé závazky celkem Pasiva celkem Sestaveno k : Podpis osoby odpovědné za sestavení: Sestaveno dne: Podpis odpovědné osoby: b) Výkaz zisku a ztráty Výkaz zisku a ztráty je účetním výkazem, který má definovanou podobu a to jak svým uspořádáním, tak i obsahem jednotlivých položek. Zobrazuje peněžní vyjádření (v tisících Kč) stavu nákladů, výnosů a výsledku hospodaření účetní jednotky ke konci účetního období. Položky v nulové výši se neuvádějí. Výkaz zisku a ztráty ve zjednodušeném rozsahu obsahuje položky označené velkými písmeny latinské abecedy a římskými číslicemi. Jednotlivé položky musí být rozděleny do okruhů hlavní a hospodářské činnosti (hospodářská ve většině případů rovná se doplňková činnost). Strana 8 ze 22 stran

9 Ukázka výkazu zisku a ztráty ve zjednodušeném rozsahu Výkaz zisku a ztráty NÁKLADY Identifikační číslo: Název účetní jednotky: Sídlo účetní jednotky: Předmět činnosti: Junák středisko Police Nová 30 Police ochrana a výchova mládeže Položka Text Ozn. Hlavní Hospodářská činnost činnost A. Náklady A.I. Spotřebované nákupy celkem A.II. Služby celkem A.IV. Daně a poplatky celkem VÝNOSY Položka Text Ozn. Hlavní Hospodářská činnost činnost B. Výnosy B.I. Tržby za vlastní výkony a za zboží celkem B.IV. Ostatní výnosy celkem B.VI. Přijaté příspěvky celkem C. Výsledek hospodaření před zdaněním D. Výsledek hospodaření po zdanění Sestaveno k : Podpis osoby odpovědné za sestavení: Sestaveno dne: Podpis odpovědné osoby: c) Příloha k účetní závěrce Příloha k účetní závěrce je nařízena ustanovením 18 odst. 1 c) zákona o účetnictví. Toto ustanovení se odkazuje na vyhlášku č. 504/2002 Sb. v platném znění, konkrétně na 29 a 30. Příloha k účetní závěrce je tedy povinnou součástí výkazů - rozvahy a výkazu zisku a ztráty. Příloha k účetní závěrce pro nevýdělečné organizace je poměrně složitá a má velké množství vyžadovaných náležitostí. V tomto pojednání je cílem definovat náležitosti přílohy, které musí OJ Junáka uvádět vždy a také ty, pro které nebudou mít OJ náplň a nemusí je tedy vyplňovat. Musíme připomenout, že není možné metodickým návodem vyřešit konkrétní situaci každé organizační jednotky. Sestavení přílohy k účetní závěrce musí vycházet především ze skutečného účetnictví OJ a okolností, které se k němu vztahují. Proto nelze doporučit, aby se všechny OJ omezily na vydefinované náležitosti přílohy a jiné neuváděly. Tímto postupem by mohlo dojít k porušení zákona o účetnictví a tím pádem ke zbytečným problémům. Jak již bylo naznačeno, rozdělíme veškeré vyžadované náležitosti z 30 vyhlášky č. 504/2002 Sb. v platném znění na ty, které jsou nutné vždy a na ty, které jsou fakultativní. Upozorňujeme, že označení odstavců po rozdělení zůstalo zachováno v souladu s vyhláškou a to pro lepší orientaci při dohledávání. Nutné náležitosti (informace) v příloze: a) účetní jednotce, jejím sídle, názvu, právní formě, jejím poslání, tj. činnosti hlavní, hospodářské, a dalších činnostech, statutárních orgánech a organizačních složkách s vlastní právní subjektivitou, pokud byly zřízeny, b) zakladatelích, zřizovatelích, vkladech do vlastního jmění, povaze a výši těchto vkladů a zápisu vkladů do příslušného rejstříku, Strana 9 ze 22 stran

10 c) účetním období, použitých účetních metodách, způsobu zpracování účetních záznamů, způsobech a místech jejich úschovy, aplikaci obecných účetních zásad, způsobech oceňování a odpisování, pokud je jejich znalost významná pro posouzení finanční, majetkové situace a výsledku hospodaření účetní jednotky, Dále do tohoto bodu patří pro OJ Junáka nevýznamné: c) odchylkách od účetních metod podle 7 odst. 5 zákona s uvedením vlivu na majetek a závazky, na finanční situaci a výsledek hospodaření účetní jednotky, způsobu stanovení oprávek k majetku a způsobu stanovení reálné hodnoty příslušného majetku a závazků, způsobu tvorby a výši vytvořených opravných položek a rezerv za uzavírané účetní období, e) způsobech oceňování použitých pro položky aktiv a závazků včetně toho, jak byly stanoveny úpravy hodnoty, ať již přechodné nebo trvalé, a přepočtena aktiva a závazky v cizí měně s uvedením použitého kursu k rozvahovému dni vyhlašovaného Českou národní bankou, Musí se zahrnout zejména, pokud účetní jednotka vede pokladnu či vlastní běžný účet v cizí měně nebo obchoduje se zahraničím. Obchodováním se zde rozumí i pouze jedna faktura ze zahraničí. l) výsledku hospodaření v členění podle hlavní a hospodářské činnosti a pro účely daně z příjmů, o) účasti členů statutárních, kontrolních nebo jiných orgánů účetní jednotky určených statutem, stanovami nebo jinou zřizovací listinou a jejich rodinných příslušníků v osobách, s nimiž účetní jednotka uzavřela za vykazované účetní období obchodní smlouvy nebo jiné smluvní vztahy, r) způsobu zjištění základu daně z příjmů, použitých daňových úlevách a způsobech užití prostředků v běžném účetním období, získaných z daňových úlev v předcházejících zdaňovacích obdobích, v členění za jednotlivá zdaňovací období podle požadavku zvláštních právních předpisů, t) každé významné položce z rozvahy (bilance) nebo výkazu zisku a ztráty, u kterých je uvedení podstatné pro hodnocení finanční a majetkové situace a výsledku hospodaření účetní jednotky, pokud tyto informace nevyplývají přímo ani nepřímo z rozvahy (bilance) a výkazu zisku a ztráty; u významných položek aktiv se uvedou též jejich přírůstky a úbytky a zvlášť o významných položkách, které jsou v rozvaze (bilanci) a výkazu zisku a ztráty zahrnuty nebo kompenzovány s jinými položkami a v rozvaze (bilanci) a výkazu zisku a ztráty nejsou samostatně vykázány, například rozpis dlouhodobých bankovních úvěrů včetně úrokových sazeb a popis zajištění úvěrů, přijaté dotace na provozní účely nebo na pořízení dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku ze státního rozpočtu, rozpočtu územních samosprávných celků nebo ze státních fondů, s uvedením výše dotací a jejich zdrojů, Zde je důležité ustanovení o zveřejnění přehledu závazků z titulu půjček a úvěrů a dále kompletní přehled provozních i investičních dotací. Pozor, že za provozní dotaci jsou pro OJ Junáka považovány všechny typy dotací mimo investičních (tedy na provoz, vybavení, krátkodobé akce, vzdělávání, celostátní akce, volný čas, rádcovské kurzy apod.). u) přehled o přijatých a poskytnutých darech, dárcích a příjemcích těchto darů, jedná-li se o významné položky nebo pokud to vyžaduje zvláštní právní předpis, w) způsobu vypořádání výsledku hospodaření z předcházejících účetních období, zejména rozdělení zisku. Málo využívaná ustanovení: d) každá významná událost, která se stala od až do dne sestavení účetní závěrky (tj. třeba do půlky března) jedná se zejména o čerpání rezerv. f) přehled účetních jednotek, které účetní jednotka sama nebo cizím prostřednictvím vlastní nebo řídí g) pokud má účetní jednotka zaměstnance, musí uvést přehled splatných závazků pojistného na sociálním zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, přehled splatných závazků veřejného zdravotního pojištění a evidované daňové nedoplatky u místně příslušných finančních orgánů s uvedením částek, datem vzniku a splatnosti, h) počet a jmenovitá hodnota akcií a způsob jejich ocenění i) počet a ocenění majetkových cenných papírů, vyměnitelných a prioritních dluhopisů nebo podobných cenných papírů nebo práv, s udáním jejich počtu a rozsahu práv, která propůjčují, Strana 10 ze 22 stran

11 j) přehled splatných dluhů, které jsou víc jak pět let nesplaceny k) celkové výši finančních nebo jiných závazků, které nejsou obsaženy v rozvaze (bilanci), m) pokud účetní jednotka zaměstnává pracovníky, musí uvést průměrný přepočtený počet zaměstnanců a zvláště musí uvést ty pracovníky, kteří jsou součástí statutárních a kontrolních orgánů n) odměny statutárních či kontrolních orgánů p) výše záloh a úvěrů, poskytnutých členům statutárních či kontrolních orgánů q) rozsah, ve kterém byl výpočet zisku nebo ztráty ovlivněn způsoby oceňování finančního majetku v průběhu účetního období s) rozdílech mezi daňovou povinností připadající na běžné nebo minulé účetní období v) přehled o veřejných sbírkách s uvedením účelu a výši vybraných částek Rekapitulace náležitostí přílohy k účetní závěrce Při použití určitého zjednodušení je možné uvést přehled informací, které musí být v příloze k účetní závěrce mj. vždy: a) informace o účetní jednotce (název, sídlo, IČ, registrace, druhy vykonávaných činností) b) informace o zakladatelích c) informace o vedeném účetnictví (období, účetní metody, způsob zpracování a úschova účetních záznamů) d) informace o výsledku hospodaření, jeho členění podle činností a způsob zjištění základu daně e) informace o přijatých dotacích a darech f) a konečně informace o vypořádání hospodářského výsledku za minulá účetní období. Je nutné připomenout, že při každé sumarizaci náležitostí a v každé ukázce (viz níže) dochází k určitým zjednodušením. Toto musí mít čtenář na paměti. Strana 11 ze 22 stran

12 Ukázka přílohy k účetní závěrce Strana 12 ze 22 stran

13 Strana 13 ze 22 stran

14 Šablona pro zpracování přílohy k účetní závěrce Poznámka: v elektronické formě je nutné do modře zabarvených políček dopsat aktuální informace o účetní jednotce a to v souladu se skutečností a informacemi z účetnictví. Obsah nezabarvených políček lze měnit také, ale pro usnadnění zpracování byly zvoleny univerzální formulace. Příloha k účetní závěrce za rok Identifikační údaje Název účetní jednotky Sídlo IČO Registrace Právní forma Poslání Junák svaz skautů a skautek ČR, středisko MV ČR pod číslem VSP/1-1366/90-R Organizační jednotka občanského sdružení Posláním Junáka je podporovat rozvoj osobnosti mladých lidí, jejich duchovních, mravních, intelektuálních, sociálních a tělesných schopností tak, aby byli po celý život připraveni plnit povinnosti k sobě samým, bližním, vlasti, přírodě a celému lidskému společenství v souladu s principy a metodami, stanovenými zakladatelem skautského hnutí, lordem R. Baden-Powellem a zakladatelem českého skautingu, prof. A. B. Svojsíkem. 2. Organizační údaje Statutární orgán Vedoucí střediska Zástupce vedoucího střediska Zakladatel Podle Stanov Junáka čl. 61 a násl. může samostatně jednat jménem účetní jednotky vedoucí střediska i jeho zástupce. Junák svaz skautů a skautek ČR, okres 3. Účetní údaje Účetní období Rozvahový den Zpracování účetnictví Archivace účetních záznamů Použité účetní metody Pomocí software firmy WINDUO (Čapek Software) V souladu s 31 a 32 zákona o účetnictví v příručním archivu účetní jednotky a dále je s nimi nakládáno v souladu s vnitřními předpisy Junáka. Účetnictví účetní jednotky bylo zpracováno v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb. o účetnictví v platném znění, vyhláškou č. 504/2002 Sb. Účetní zápisy byly prováděny průběžně v účetním období po vystavení účetního dokladu na jednotlivé syntetické či analytické účty uvedené v účetním rozvrhu pro rok Účetní jednotka účtovala v souladu s účetními metodami stanovenými 4, odst. 8 zákona o účetnictví. 4. Majetek Oceňování majetku V souladu s 24 zákona o účetnictví Strana 14 ze 22 stran

15 Odepisování Majetkové účasti Závazky a pohledávky Účetní odpisy jsou prováděny lineárně; daňové odpisy v souladu se zákonem č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů v platném znění Odpisové plány jsou vyhotoveny v souladu s výše uvedeným. Účetní jednotka nevlastní žádné majetkové účasti. Účetní jednotka nemá splatné závazky pojistného na sociálním či zdravotním pojištění ani daňové nedoplatky. Účetní jednotka nemá závazky s dobou splatnosti delší 5 let, nemá závazky, které nejsou obsaženy v rozvaze. 5. Výsledek hospodaření Výsledek hospodaření v hlavní činnosti Výsledek hospodaření v doplňkové činnosti Rozpis viz příloha. 6. Údaje o zaměstnancích Účetní jednotka nezaměstnává pracovníky. 7. Daně Účetní jednotka v souladu se zákonem o daních z příjmů v platném znění a výsledkem hospodaření za účetní období 2005 nevykázala povinnost odvádět daň z příjmů. Účetní jednotka podala daňové přiznání v řádném termínu. Informace o daňových úsporách: Rok vzniku úspory Výše úspory Použití úspory v roce//částka 2002 // 2003 // 2004 // 2005 // 8. Dotace Účetní jednotka v účetním období získala prostřednictvím ústředí Junáka z rozpočtu Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy ČR formou dotace Charakter těchto prostředků je neinvestiční. 9. Dary Účetní jednotka získala v daném účetním období tyto dary: Dárce Forma Hodnota Mezi rozvahovým dnem a okamžikem sestavením účetní závěrky nenastaly žádné významné skutečnosti. Datum sestavení: Osoba odpovědná za sestavení: Statutární orgán: jméno, příjmení podpis Strana 15 ze 22 stran

16 5. Otevírání účetních knih Sestavením a případně schválením účetní závěrky a výsledku hospodaření je jedno účetní období uzavřeno a všechny náležitosti účetní závěrky splněny. Začíná tedy nové účetní období a je nutno nejprve otevřít všechny příslušné účetní knihy a zaúčtovat první účetní případy nového účetního období. Otevření účtů hlavní knihy: a) účty aktiv se otevírají účetními zápisy na vrub (MD) příslušných nově otevíraných účtů aktiv a ve prospěch (D) počátečního účtu rozvažného; b) účty pasiv se otevírají účetními zápisy ve prospěch (D) příslušných nově otevíraných účtů pasiv a na vrub (MD) počátečního účtu rozvažného; Po otevření účetních knih je třeba jako první zápisy prvního měsíce nového účetního období provést zúčtování např. Kurzových rozdílů (aktivních i pasivních), Dohadných účtů (aktivních i pasivních) a dalších, o kterých je to předpisy stanoveno (např. 119, 139). Již na počátku nového období je vhodné provést zúčtování výsledku hospodaření z minulého období, který byl zaúčtován na účet 931 Výsledek hospodaření ve schvalovacím řízení. V kapitole 1.9 je poznamenáno, že pokud se toto přeúčtování neprovede v průběhu účetního období, je vhodné jej provést v rámci účetní závěrky. Proto na tento účetní případ upozorňujeme již na začátku účetního období. 6. Rekapitulace postupu účetních prací v rámci účetní závěrky Č. Etapa Popis jednotlivých prací Poznámka I. Přípravné práce Časové rozlišení, tvorba dohadných položek Inventarizace majetku a závazků Tvorba opravných položek Většinou se netýká OJ II. Výpočet a zaúčtování daně z příjmů III. Účetní uzávěrka IV. Sestavení účetní závěrky V. Otevření účetních knih v novém účetním období Tvorba rezerv Účtování o zásobách (způsob B) Účtování o reálných hodnotách Účtování o kurzových rozdílech Účtování o zůstatku na účtu 931 Junáka Většinou se netýká OJ Junáka Většinou se netýká OJ Junáka Většinou se netýká OJ Junáka Strana 16 ze 22 stran

17 Příloha k metodickému listu Účetní závěrka v účetním softwaru Winduo Předpokladem úspěšného sestavení účetní závěrky v účetním programu Winduo je provedení všech (v části I.) uvedených účetních prací. Účetní software pomůže pouze s částmi II. V. z uvedené tabulky. Postupujte proto podle výše uvedeného postupu a teprve po zaúčtování výsledků všech potřebných účetních prací se pusťte podle návodu k provedení účetní závěrky v SW Winduo. Výpočet roční závěrky lze kdykoliv opakovat. Závěrka vychází z údajů měsíčních závěrek a skládá se z těchto kroků: A. Daňové odpisy rekapitulace: - jedná se o výpočet automatické sestavy - většina OJ Junáka nebude tuto sestavu potřebovat B. Daňový hospodářský výsledek - opět se jedná pouze o výpočet sestavy - pro jeho správnost musí být správně nadefinován účetní rozvrh a musí být vypočteny daňové odpisy - většina OJ Junáka nebude v této části operovat C. Výpočet daně z příjmu právnických osob - vyplnění formuláře, kterým si současně vypočtete daňovou povinnost a vytisknete formulář Přiznání k DPPO - je možné sestavit daňové přiznání i tzv. s nulou tedy, když OJ Junáka nemá povinnost zaplatit žádnou daň - pro bezproblémový výstup je třeba mít doplněné základní údaje v software: a) o účetní jednotce Nastavení/Faktury a identifikační údaje b) o místně příslušném finančním úřadu, vlastní činnosti apod. Nastavení/Nastavení údajů pro sestavy (DDT) první čtyři řádky po jednom odsouhlasit klávesou ENTER a vyplnit údaje; uložit tlačítkem OK D. Zaúčtování daně z příjmů do deníku - zvláštní krok, kdy je třeba daň zaúčtovat tak, aby sice měla datum ale nepatřila do běžných dat dvanáctého měsíce - provede se automaticky E. Výpočet výkazů účetní závěrky F. Účetní uzávěrka - tento krok vygeneruje uzavření účtů = převod zůstatků účtů na konečné účty rozvažné a současně s tím i otevření účtů v následujícím roce G. Převod ostatních dat do dalšího roku - nezaplacené závazky a pohledávky, počáteční stavy pokladen a bankovních účtů, převod zůstatků ve skladech a majetky H. Otevření účtů v novém účetním období - chcete-li si pojistit, abyste data v uzavřeném účtu omylem nezměnili, uzamkněte je - dále je nutno změnit účetní období Nastavení/Aktuálně zpracovávaný rok - potřebujete-li do uzamknutého roku přece jen zasáhnout, můžete jej kdykoliv odemknout - (a celý kolotoč zopakovat) Strana 17 ze 22 stran

18 Konkrétní postup prací v software odkaz Ostatní/Roční účetní závěrka Daň z příjmů formulář - v úvodní obrazovce je třeba odfajfkovat tři upozornění (jsou označeny červeným křížkem, po odfajfkování se objeví zelená fajfka) a následuje OK - dále se postupuje podle návodů na jednotlivých obrazovkách, které jsou odděleny jednotlivými záložkami; vyplňujte všechny údaje tak, jako byste vyplňovali sami daňové přiznání - na straně 3/1 (záložka označená str. 3/1) se automaticky objeví výsledky jednotlivých účtů. Protože je možné, že jste některé z nich změnili ještě v průběhu zpracování, je vhodné zmáčknout tlačítko OPRAV a tím se do tabulky nastaví správné výsledky na jednotlivých účtech. Každopádně však nelze vyloučit chybu a proto doporučuji provést i namátkovou kontrolu. - záložky 3/2, 4, 5/1 a 5/2 není třeba vyplňovat, pokud pro ně nemáte věcnou náplň - na záložce 6 vyplňte pouze bod G. a K. (pokud je nevyplníte, nic se nestane) - záložka 2 se z části vyplní sama, z části je třeba ji vyplnit ručně jde vlastně o vyplnění řádků v daňovém přiznání - záložka 7 je určena pro uplatnění různých odpočtů pro OJ Junáka je nejvýznamnější odpočet na řádku 251 (jedná se o odpočet 30% ze základu daně, min. 300 tisíc, max. 1 milion korun); na řádku 280 doplňte aktuální sazbu daně z příjmů právnických osob. Další položky ve většině případů není nutné vyplňovat - v záložce 8 se vyplní ve standardních případech pouze prohlášení, jména a podpisy - po zadání údajů ve všech záložkách odklepněte tlačítkem OK a zobrazí se hlášení o tisku; zde je možné provést náhled tlačítkem UKAŽ nebo rovnou daňové přiznání vytisknout tlačítkem TISK. Pokud některé části daňového přiznání nejsou vyplněny, je nutné se najít záložky, kde jste je zapomněli vyplnit. Pozor na chybějící identifikační údaje ty se doplňují jinde, než na záložkách (návod je uveden výše). - pro odchod z obrazovky tisku je třeba dát tlačítko ZPĚT Zaúčtování daně do deníku - pokud jste nezjistili daňovou povinnost při výpočtu daně z příjmů právnických osob, pak není třeba tento účetní záznam vyplňovat Strana 18 ze 22 stran

19 Ukázka první strany daňového přiznání vyplněného v programu Winduo Poznámka: V minulých letech bylo poměrně obvyklé, že se OJ Junáka vypořádávaly se svým daňovým přiznáním tak, že vyplnily základní údaje o účetní jednotce a dále do řádku 010 zapsaly =0,00 Kč a ostatní položky proškrtly. Tento způsob (ne)vyplnění daňového přiznání je možný i prostřednictvím software Winduo. Program umí také vytisknout platný formulář jen s identifikačními údaji a nulovými řádky. Upozorňuji však, že tento způsob vyplnění daňového přiznání není správný! Upozorňuji ještě na chybu v ukázce kód rozlišení daňového přiznání má být správně 3A. Výpočet ročních výkazů - v tomto odkazu se automaticky spočítají a sestaví roční výkazy rozvaha a výsledovka - v úvodní obrazovce je třeba nastavit přesnost zaokrouhlování doporučuji zaškrtnout nabídku Optimalizace zaokrouhlení - nezapomeňte zaškrtnout možnost Tisk formuláře pro finanční úřad tím si zajistíte, že program nabídne i rozvahu a výsledovku v předepsaných formulářích. Připomínám, že OJ Junáka sestavují tyto formuláře ve zjednodušeném rozsahu (z výběru proto klikněte na tečku před heslem ve zjednodušeném rozsahu ). Strana 19 ze 22 stran

20 - pokračuje tlačítkem OK - upozornění o zrušení konečných stavů potvrďte tlačítkem OK - dostáváte se do tiskových sestav, zde můžete sestavy prohlédnout tlačítkem UKAŽ a vytisknout tlačítkem TISK. Pozor: program nabízí několik různých sestav, ty je možné prohlédnout či vytisknout a pokud chcete pokračovat dál, zmáčkněte tlačítko ZPĚT (přeskočíte automaticky do další sestavy) Uzavření účtů - uzavření účtů se provádí jako poslední operace účetní uzávěrky; není nevratná - po provedení uzavření účtů bude nabídnuta tisková sestava Hlavní knihy po uzavření účtů. Tuto doporučuji vytisknout. Převod počátečních stavů do nového účetního období verze software 1.57 a starší (najdete v nabídce vašeho počítače Start/Programy/Podvojné účetnictví WINDUO/Roční převody dat) Nejprve si uveďme, ze kterých částí se roční převody skládají. WinDUO je koncipováno tak, že se vždy pohybujete v jednom účetním roku. Lze kdykoliv přeskakovat do jiného roku a zpět. Každý rok má své knihy, jako kdybyste při ručním účtování měli pro každý účetní rok měli jiný sešit. Jakmile založíte nový rok - v programu WinDUO jednoduše kliknete na údaj Období ve spodní části obrazovky (nebo v Nastavení) a zadáte nové období - zjistíte, že knihy jsou prázdné. Abyste je naplnili nezaplacenými závazky a pohledávkami, počátečními stavy ve skladu, seznamem majetků - ukončíte program WinDUO a rozjedete program Roční převody dat. Budete dotázáni na období, ze kterého chcete převádět = "starý rok". Dále si můžete vybrat, která data převést. Tento program můžete spustit vícekrát, dokonce lze i jednotlivé volby opakovat. Strana 20 ze 22 stran

21 Skladové položky Po provedení inventury ve skladě koncem roku a zadáním inventurních rozdílů do skladové evidence tak, abyste srovnali konečné zůstatky se skutečností (v programu WinDUO) ukončíte WinDUO a rozjedete Roční převody dat. Zde vyberete, že chcete převést pouze sklad, ostatní knihy (zatím) ne. Program Vám v datech následujícího roku založí ceník (skladové karty), jehož počáteční stavy odpovídají konečným zůstatkům starého roku.můžete ještě zvolit, zda chcete přenést jen živé zboží (a materiály) nebo všechny. Živé = ty, které mají nenulový zůstatek nebo ty, které měly v průběhu minulého roku nějaký pohyb. Pokud po čase zjistíte problémy v minulém roce a změníte ještě skladová data starého roku, můžete tento program spustit znovu, dojde k aktualizaci. Pokud potřebujete již před uzavřením starého roku založit nové skladové karty v novém roce, můžete, chod programu se tím nezmění. Funkce Aktualizace v dalším období již existujících skladových karet zajistí, že budou aktualizovány jen ty karty, které jsou již v dalším období zadány. Příklad: převedli jste skladové karty do dalšího roku v novém roce jste je probrali, pročistili, nepoužívané jste ručně zrušili mimo jiné jste ale i ve starém roce prováděli ještě nějaké příjmy, výdaje - změnili jste zůstatky spusťte tuto variantu, zajistíte si opravu údajů v novém roce ale ty karty, které jste již v novém roce zrušili, se nedohrají znovu program aktualizuje údaje Poč. stav, hodnota poč. stavu, poslední nákupní cenu a datum posledního nákupu. Lze využít tehdy, když jste roční převody dat provedli ve starší verzi, nežli 1.54.F a nyní potřebujete zaktualizovat údaje o posledním nákupu Pohledávky a závazky Po zadání všech bankovních a pokladních dokladů, týkajících se plateb k fakturám, můžete do nového roku převést nezaplacené & přeplacené pohledávky a závazky, (abyste mohli zadávat platby nového roku). Lze převést nejen nezaplacené & přeplacené, ale i ty, které byly zaplaceny loni případně všechny. Protože pokud často koukáte na loňské faktury a platby a nechce se Vám měnit období, budete mít v aktuálním roce i loňské (nebo všechny) faktury, samozřejmě včetně plateb. Platby najdete v knize ostatních úhrad, bez vstupu do účetního deníku (zaúčtovány byly v jiném období - loni či dříve) a jsou zařazeny do typu Platba předchozích období. Nezávisle na této operaci můžete již dříve do nového roku zadávat nové pohledávky či závazky. Abyste i v dalších letech viděli, na jakém účtu byla pohledávka nebo závazek zaúčtovány, je číslo účtu, které bylo použito v prvním řádku rozkontu, uloženo do políčka s názvem Účetní kód. Opět platí, že tuto volbu můžete provést vícekrát. Pokud tedy převedete pohledávky (nebo závazky) a pak ještě ve starém roce zadáte nějaké platby, můžete provést převod znovu - údaje tak budou zaktualizovány. Pokud potřebujete již před převodem pohledávek a závazků vystavovat nové, můžete, chod programu se tím nezmění. Nové pohledávky a závazky zadávejte samozřejmě do nového roku! Banka a pokladna Převod počátečních stavů těchto knih najdete přímo ve WinDUO pod nabídkou Ostatní/ Převod stavu knihoven. Lze spustit vícekrát. Majetky Jakmile si uděláte pořádek v evidenci majetků, můžete provést i tento převod. Lze spustit vícekrát. Nové majetky lze do nového roku zadávat bez ohledu na to, zda jste již provedli převod z minulého roku nebo ne. Lze zvolit, zda Strana 21 ze 22 stran

22 převést všechny majetky nebo jen nevyřazené - tzn. že ty, které mají datum vyřazení starší nebo stejný, jako je rok, ze kterého jsou data přenášena, nebudou převedeny. Pokud již jednou převedeny byly, nebudou znovu spuštěním Ročních převodů z nového roku vyřazeny. Zrušit z evidence je lze ovšem dosti jednoduše tlačítkem Zruš nebo vyfiltrováním skupiny vyřazených + Speciální funkce Hromadné rušení dat. Účetní počáteční stavy Uzavření účtů (převod zůstatků na konečný účet rozvážný) a současně vygenerování počátečních stavů v následujícím roce (s použitím počátečního účtu rozvážného) provede program WinDUO, je to součást roční závěrky - funkce Uzavření účtů (bylo uvedeno jako součást účetních prací v rámci účetní závěrky). Převod konečných zůstatků do nového účetního období (verze software 1.58 a mladší) Pokud je software Winduo up-datováno do verze 1.58, je převod konečných zůstatků z uzavíraného účetního období do nového možné provést trošku jednodušeji, než ve starších verzích. Zůstávají dva zásadní způsoby: a) speciální modul, na který se dostanete cestou START/Programy/Podvojné účetnictví/roční převody dat a postupujete stejně, jako je výše popsáno b) tvůrci rozšířili nabídku převodních můstků přímo v software najdete cestou OSTATNÍ/Převod stavu knihoven. Ve starších verzích se daly tímto způsobem převést pouze stavy pokladny a běžného účtu. Nyní je možné převést téměř všechny knihovny. Po kliknutí na příslušnou knihovnu vyberete modifikaci dat, které chcete převést. U běžného účtu a pokladny se generace vypočte automaticky. Upozornění! Program Winduo umí pracovat v novém účetním období i bez převedených počátečních stavů. Na tuto skutečnost program neupozorňuje a proto připomínám ověřte si, že se všechny počáteční stavy jednotlivých agend řádně převedly! Pokud tomu tak není, pak zopakujte proces převodu počátečních stavů ještě jednou. Zpracoval: Ing. Jan Stejskal, Recenze: Bořek Slunéčko Strana 22 ze 22 stran