Enterprise Content Management

Transkript

1 Enterprise Content Management Správa dokumentů Archivace Workflow Týmová spolupráce Správa životního cyklu dokumentu Management znalostí Správa a archivace ů Web Content Management Software pro: Správu dokumentů Archivaci Workflow

2 Předmluva Vážené dámy a pánové, Váš zájem o DMS/ECM řešení od ELO je znakem vašeho úsilí o zlepšení firemních procesů a o další rozvoj své firmy. V dobrých, ale také zejména ve špatných dobách je rozhodující konkurenční výhodou, připravíteli pracovní procesy a tím i svou firmu na zvládnutí současných úkolů. S DMS/ECM systémy z dílny ELO Digital Office položíte základy firemní infrastruktury s širokými možnostmi. Již od prvopočátku naší podnikatelské činnosti vyvíjíme pod heslem z praxe pro praxi vynikající a technologicky špičkové aplikace, které optimalizují firemní procesy našich zákazníků. Výsledky jsou výborné. Firmy po celém světě dnes úspěšně pracují s naším software, který byl několikrát oceněn jako nejlepší a nejinovativnější řešení na světových IT veletrzích. Snažíme se přitom o jediné učinit podnikání našich zákazníků rychlejším, lepším, efektivnějším, bezpečnějším a méně nákladným. K tomu ELO nabízí své tři produktové série a v neposlední řadě také výkonnou síť certifikovaných obchodních partnerů. Ti jsou specialisty na DMS/ECM řešení a díky svým znalostem garantují úspěšnou implementaci ELO. Nyní je ten správný okamžik k vylepšení svých firemních procesů a metod práce. Promluvte si s námi jsme zde jen pro vás. Se srdečným pozdravem Váš Karl Heinz Mosbach ELO Digital Office GmbH

3 S infrastrukturou ELO vytvoříte základ pro bezpečné, rychlé a efektivní firemní procesy s nižšími náklady. Výkonná optimalizace firemních procesů ELO Enterprise-Content-Management (ECM) disponuje všemi funkcemi potřebnými pro efektivní správu, rychlé používání a bezpečnou kontrolu informací po celou dobu jejich životního cyklu. To zahrnuje nejnovější technologie umožňující rychlou evidenci, správu, uložení, úschovu a poskytování informací a dokument. ELO, je tou správnou odpovědí pro vaši společnost V závislosti na požadavcích vaší firmy vám ELO nabízí rozmanité scénáře řešení, úspěšně napomáhající rozvoji vaší firmy. Počínaje jednoduchou archivací dokumentů v souladu s právními normami až po celofiremní management znalostí s podporou všech stávajících firemních aplikací. Naši kompetentní a zkušení obchodní partneři ELO zajistí bezproblémovou implementaci a zkušený servis. Získejte s ELO i v těžkých dobách jistotu a zvyšte svůj ekonomický úspěch zlepšením a zefektivněním firemních procesů. Výkonné IT systémy jsou zárukou rychlosti, kvality a úspory nákladů. strana 3

4 Pracovat rychleji S ELO workflow dáte svým firemním procesům křídla Rychlé a efektivní firemní procesy jsou nutným předpokladem dlouhodobého úspěchu na trhu. disponuje již v základní verzi výkonným workflow serverem. S pomocí integrovaného grafického designéru workflow tak lze zcela jednoduše promítnout a řídit i ty nejkomplexnější firemní postupy a organizační procesy. Workflow engine zapojuje do pracovního postupu přidělené osoby a řídí tok dokumentů s ohledem na konkrétní událost. Prostřednictvím workflow systému v ELO lze včlenit, kontrolovat a řídit všechny stávající firemní aplikace (jako ERP, CRM, elektronická pošta atd.). Flexibilní (re)akce s adhoc vytvářeným workflow Ještě vyšší míru flexibility a dynamiky nabízí ELO adhoc workflow. S jeho pomocí může uživatel spontánně reagovat na každou výzvu ve svém pracovním postupu. Může tak například kliknutím myši nastavit nový pracovní postup pro řízení obchodního případu. ELO pak z toho automaticky vygeneruje požadovaný workflow. V podnikání vždy o krok napřed znamená optimalizovat procesy. Zpracování přijatých faktur v sobě skrývá významný potenciál úspor. Systém workflow v ELO optimalizuje například proces schvalování faktur tak, že příslušným osobám zodpovědným za náklady fakturu doručí automaticky včetně všech potřebných dokladů. V procesu zpracování faktur stojí je prioritou přehlednost a dodržení termínů. Pokud by například v důsledku onemocnění zaměstnance mělo dojít k prodlení se zpracováním, je automaticky informován a zapojen jeho zástupce. Po odpovídající kontrole a schválení se údaje z faktury automaticky předají k zaúčtování do příslušného ERP systému. Nezáleží na tom, jedná-li se o uzavření smlouvy, výpovědi, schválení faktur, poptávky zákazníků či reklamace, ELO workflow vždy zajistí, aby se správné informace dostaly ve správnou dobu na správné místo.

5 Startujte z nejvýhodnější pozice Přehlednost usnadňuje kontrolu a snižuje riziko chyb Pracovní postupy jsou často příliš komplexní na to, aby bylo možno si o nich udržet přehled. Pomoci v tomto směru může nástroj pro monitorování workflow ELO. Přehledně graficky zobrazuje jak aktuální stav zpracování úkolu, tak i dříve proběhlé pracovní kroky. Díky různým filtrům a třídění pak uživatel neztrácí přehled ani tehdy, pokud se ve zpracování nachází současně velký počet workflow. Z hladkého průběhu probíhajících procesů a tím koneckonců z větší spokojenosti zákazníků i zaměstnanců můžete jen těžit. Na obrázku: Monitorování workflow ELO strana 5

6 Pracovat rychleji Rychlý přístup k informacím Moderní výkonné databázové technologie umožňují najít informace během několika vteřin. Špičkové mechanismy hledání v databázových výhod využívají a garantují, že každá potřebná informace je k dispozici kliknutím myší. To šetří drahocenný pracovní čas. podporuje SQL databáze od IBM, Microsoftu a Oracle. Vy hledáte ELO nalezne Kromě vyhledávání přes indexovaná pole se vyznačuje fulltextovým vyhledáváním výrazů a slov, které jsou obsaženy v dokumentu. Velmi užitečné jsou přitom vyhledávací evidenční karty a seznamy klíčových slov, které lze libovolně definovat. Uživatel si tak může například nechat zobrazit přehled dokumentů, které se vztahují k určitému zákazníkovi, zakázce či projektu. Také můžete uložit předem definované vyhledávací dotazy a kliknutím tlačítka je vyvolat. U komplexní odborné terminologie Vám funkce hledání v ELO nabídne použití integrovaného tezauru nebo vyhotoví automatický překlad do třetího jazyka, takže potřebnou informaci naleznete v každém případě. ELO je tím pravým nástrojem pro komplexní správu znalostí ve firmě. znamená bleskurychle nalézt to, co hledáme.

7 Rychle k cíli Automatizovaná práce namísto manuální Opakující se pracovní kroky resp. rutinní činnosti jsou jako stvořené k tomu, abychom jejich automatizací dosáhli vyšší efektivity. Pomocí skriptovacího rozhraní v můžete automatizovat a tím urychlit takové procesy, jako je vytvoření evidenční karty nebo zařazení dokumentu do předem určené struktury archivu. Během vytváření evidenční karty uživatel definuje například zóny, ve kterých bude uvedeno číslo faktury. ELO OCR pak tuto oblast na faktuře automaticky načte, hodnoty převezme do evidenční karty a přiřadí ji automaticky k dokumentu. Výsledkem je správná a rychlá archivace dokumentů. Na obrázku: Vytvoření evidenční karty pomocí OCR v strana 7

8 Pracovat efektivněji Plynulá integrace vyšší efektivita Optimalizace firemních procesů je jedním z klíčů ke zvýšení konkurenceschopnosti společnosti. Důležitým prvkem přitom je propojení firemních ERP aplikacích se systémovým prostředím EMC. ELO je platforma, která umožňuje plynulé napojení na nejrůznější firemní aplikace. V konečném důsledku tak můžete zmapovat a případně upravit celý firemní proces a ne jen jednotlivé části závislé na specifickém softwaru. UDS 3.0 Universal Data Source pro ELO UDS umožňuje integraci databázových systémů, textových souborů a mnoha dalších specifických datových formátů jako např. Microsoft Excel. Na rozdíl od klasického postupu integrace datových zdrojů do systému ELO nemusíte pro každý takový zdroj vyvíjet samostatné řešení. Pomocí UDS při implementaci pouze nastavíme parametry datového zdroje pomocí intuitivního uživatelského rozhraní a velmi rychle bez zbytečných chyb připravíme napojení na archiv ELO. Modul je použitelný pro ELOoffice, a ELOenterprise. Výhodou je podpora čárových kódů a cenová výhodnost celého řešení. Vysoká flexibilita a jistota do budoucnosti A ještě jednou o procesech... znamená pracovat napříč aplikacemi. Plynulou a jednoduchou realizaci ECM projektů v praxi lze docílit použitím specifického middleware nástroje. S pomocí integrovaného grafického workflow designéru ELO můžete názorně a jednoduše modelovat a následně měnit své firemní procesy. To nám umožňuje vyhnout se těžko kalkulovatelným nákladům na úpravy systému, které jsou u pevně naprogramovaných rozhraní často nevyhnutelné.

9 Týmová práce a integrace na nejvyšší úrovni Pro přístup do archivu ELO lze použít různé typy klientů Díky otevřenému konceptu klientů pro přístup do ELO si sami můžete vybrat vám vyhovující variantu. Do archivu ELO lze přistupovat vzdáleně pomocí webového prohlížeče, pomocí pevného klienta pro MS Windows, případně pomocí Java klienta, který je spustitelný na každém systému podporující Java Runtime Environment, není tedy limitován pro použití jen na stanicích s Microsoft Windows. ELO lze také úspěšně integrovat do webových portálů a zpřístupnit tak veškeré ECM funkce například při použití s Microsoft Share-Point serverem. Efektivnější práce se správou dokumentů ELO Efektivní týmová práce vyžaduje nastavení určitých pracovních standardů, mechanismů a společnou správu dokumentů a informací. ELO vám nabízí veškeré funkce potřebné pro management velkého množství dokumentů, souběžné zpracování důležitých projektových podkladů i přehled o tom, kdo kdy provedl jaké změny a ve které aplikaci. Na obrázku: Schéma UDS pro ELO strana 9

10 Objevujte nové břehy Pracovat efektivněji ELO WCM jako vaše brána do světa Internetu Internet/intranet jako komunikační platforma pro informace týkající se činnosti firmy je dnes již neodmyslitelným prvkem prezentace každé společnosti. nabízí svým uživatelům již ve standardním provedení výkonný nástroj pro Web Content Management. Systém funguje tak, že po vybudování určité struktury v archivu ELO je tato specifická část replikována přímo do webového portálu firmy. Správa webového obsahu pro každého Specialitou ELO WCM je oddělení prvků grafiky, navigace a struktury od textových obsahů. Díky tomu je vkládání nových obsahů a textových informací velmi snadné. V souhře s dalšími moduly z rodiny ELO máte možnost spravovat všechna relevantní data komplexně a se vztahem ke konkrétnímu obchodnímu případu v centrálním archivu. Na rozdíl od izolovaných webových systémů tento přístup enormně snižuje administrativní náklady na vedení dvou samostatných řešení. Jednoduchá správa více jazykových verzí webu znamená používat nové technologie. ELO WCM podporuje paralelní správu několika jazyků prostřednictvím systému One-Tree-Strategy. To znamená, že se pro všechny jazyky vygeneruje jen jedna struktura archivu, namísto vytvoření struktury pro každý jazyk zvlášť. Systém přitom cíleně řídí proces publikace a překladů do jednotlivých jazyků. To podstatně snižuje náklady na správu takového WCM systému a současně zvyšuje transparentnost celého řešení. Workflow engine integrovaný do ELO WCM zajišťuje kromě toho bezpečné řízení schvalovacích procesů a nových obsahů publikovaných na webu. S ELO WCM lze libovolně kombinovat základní funkce ECM jako je archivace, správa uživatelů a oprávnění, spolupráce, elektronický podpis, verzování dokumentů a podpora workflow.

11 Záruka mobility ELO minimalizuje náklady díky inteligentnímu managementu elektronické pošty y jsou dnes komunikačním prostředkem číslo jedna. proto nabízí velký počet inteligentních archivačních strategií s podporou komplexního managementu životního cyklu elektronické pošty (ELM). Počínaje jednoduchou archivací ů až po jejich cílený management s ohledem na kritické firemní procesy. Mnohé zákonné úpravy předepisují bezpečné uchovávání elektronické pošty, která se vztahuje k činnosti firmy. umožňuje za pomocí strategií pro archivaci elektronické pošty na bázi serveru a služeb spolehlivou a ověřitelnou úschovu vašich ů po celou předepsanou dobu jejich archivace. ELO přitom zajišťuje plynulou souhru s téměř všemi běžnými poštovními systémy jako je Microsoft Exchange, Lotus Notes. GroupWise, Tobit atd. Přístup a správa se jako obvykle odehrávají ve známém poštovním klientovi. Výkonné mechanismy indexace a hledání zajišťují, že uživatel najde i mezi milióny archivovaných zpráv během vteřiny právě tu, kterou hledá. Pro zabezpečení čitelnosti ů i po mnoha letech ELO navíc nabízí automatickou konverzi dat do dlouhodobých formátů TIFF nebo PDF/A. Bezpečná archivace elektronických zpráv v souladu s právními předpisy je velmi důležitá. Ještě důležitější pro zvýšení efektivity práce je však přiřazování ů k jednotlivým obchodním případům. Výkon firmy lze celkově zvýšit pouze tehdy, pokud se informace a dokumenty, které jsou pro činnosti firmy kritické a jsou zasílány e- mailem, dají přiřadit k učitému procesu společnosti. Centráln správa elektronické pošty je tedy důležitým stavebním prvkem umožňujícím zvýšit transparentnost toku informací a díky tomu koneckonců také ušetřit drahocenné zdroje. Trefte se do černého Flexibilní strategie ELO pro komplexní management životního cyklu elektronické pošty (ELM) jsou zárukou transparentnosti, bezpečnosti, rychlosti, souladu s právními normami a maximální efektivity ve firemních procesech. strana 11

12 Snižovat náklady Automatizované zpracování dokladů přináší úsporu času a nákladů Stupeň automatizace v organizaci je rozhodujícím faktorem ovlivňujícím efektivitu. Právě při velkém počtu různých dokladů vám automatizace nabízí obrovský potenciál pro zvýšení produktivity. Náš modul ELO DocXtractor je inteligentní řešení, které umožní kompletně a automatizovaně evidovat, klasifikovat a zpracovávat dokumenty všeho druhu. Systém se přitom samostatně učí jak strukturu tak i poznávací znaky. Jako materiál pro učení slouží malý výběr vzorových dokumentů. Následně je aplikace schopna samostatně analyzovat obsah i nových dokumentů, vyhodnocovat je a s vysokou přesností je podle tříd přiřadit ke správnému firemnímu procesu. Ruční vkládání dat do CRM a ERP systémů plné chyb se díky tomu stane minulostí. Architektura modulu DocXtractor je flexibilní a tedy použitelná jako řešení pro rozpoznání přijatých faktur, došlé pošty či formulářů. Zcela dle vašich potřeb. Ve spojení s modulem ELO BLP lze zobrazit celou řadu efektivních a úsporných firemních procesů. znamená automatizovat procesy Zpracování přijatých faktur s širokými možnostmi Slibným polem působnosti pro ELO DocXtractor je například inteligentní zpracování přijatých faktur v prostředí ERP. Přímo po naskenování se dokumenty včetně dat v nich obsažených kompletně převezmou do příslušných procesů zpracování. Všechny informace relevantní pro zaúčtování v ERP, jako je číslo objednávky, číslo faktury, bankovní spojení či platební podmínky se plně automaticky načtou z dokladů. Následně ELO DocXtractor porovná vyčtená data s daty obsaženými v seznamu dodavatelů z ERP systému, zkontroluje je s údaji ve smluvních a objednávkových systémech a připraví účetní doklady k proplacení. Systémové kontroly pravděpodobnosti zabraňují vzniku chyb a systém umí rozpoznat a vyloučit také dvakrát zaslané doklady.

13 Nastavte nový kurz Pokud se při klasifikaci vyskytnou nejasnosti, obdrží uživatel od systému upozornění, že příslušný doklad je nutno ještě jednou ručně ověřit. Výsledek: rychlé a přesnější zpracování faktur a zajištění skont a díky tomu značné úspory nákladů pro firmu. Šetřete náklady s elektronickým podpisem Informace v papírové podobě většinou znamenají neefektivní procesy jejich zpracování. Zejména tehdy, je-li zapotřebí podpis. To s sebou zpravidla přináší řadu nevýhod. Dokument je nutno vytisknout, vložit do obálky, oznámkovat. Pomocí je v tomto směru elektronický podpis, který minimalizuje administrativní činnosti a zamezí nepotřebným nákladům na poštovné a dopisní papír. Proto jsme vybavili komponentou pro elektronický podpis. Dokumenty všeho druhu tak lze naprosto jednoduše opatřit elektronickým podpisem, archivovat a zaslat přímo em příslušnému příjemci. To šetří čas a peníze. Na druhou stranu pokud vaše firma obdrží faktury opatřené elektronickým podpisem, umí ELO zkontrolovat, zda se jedná o řádný elektronický podpis v souladu se zákonnými předpisy a zda je ještě platný. Více místa a prostoru pro nové nápady Vítaným vedlejším efektem narůstajícího přesouvání papírových dokumentů do elektronického archivu je i uvolnění místností používaných dříve pro archivaci. Díky tomu vzniká více místa pro nové kanceláře a/nebo je dosaženo úspor na nájemném. Efektivní je pouze ten, kdo má náklady pevně pod kontrolou. strana 13

14 Pracovat bezpečněji Vaše data jsou pro nás důležitá S můžete řídit životní cyklus svých dat v souladu s legislativními i specifickými požadavky firmy. Naše spektrum zde sahá od automatické indexace až po promyšlenou administraci práv. Archivační server ELO kromě toho chrání vaše dokumenty před manipulací i před prohlížením neoprávněnými osobami. Pro citlivá data nabízí ELO možnost zabezpečit vybrané části archivu 128 bitovým klíčem. Tento postup chrání před neoprávněným přístupem a to i při překopírování dat na paměťová média. Data určená pro dlouhodobou archivaci umí konvertovat do dlouhodobých datových formátů jako TIFF, PDF nebo PDF/A, které poskytují jistotu, že dokumenty budou i po mnoha letech čitelné. vám nabízí také rozmanité koncepce zálohování. Máte například možnost připojit dlouhodobá datová úložiště jako jukeboxy, páskové mechaniky nebo datové sklady od firem EMC, IBM nebo NetApp. znamená pracovat cílevědomě.

15 V souladu s právními předpisy Zvolte s ELO tu správnou archivační strategii Kontrola a správa přístupových práv je choulostivé téma, často upravované zákonem na státní a evropské úrovni. ELO splňuje všechny relevantní normy a administrátoři mohou spravovat data a uživatelská oprávnění v souladu s předpisy. ELO zároveň nabízí široké možnosti reportingu, takže si i přes narůstající záplavu dat z nejrůznějších zdrojů udržíte přehled o akcích prováděných v archivu. Svá data budete dlouhodobě bezpečně archivovat v souladu se zákony. Běžné datové formáty jako jistota do budoucnosti Data jsou v archivu ELO skladována v celosvětově standardizovaných datových formátech jako např. TIFF a PDF/A. Výhodou je, že s dokumenty budete moci pracovat, či je přečíst, i po mnoha letech. V případě, že již nějaký starší archivační systém používáte a chcete přejít na ELO, nabízíme pro převedení vašich dat celou řadu importních filtrů. Vyhněte se správnou ECM strategií katastrofám. strana 15

16 >> Jednodušší a rychlejší práce s ELO Pracovat lépe Více pořádku a struktury s ELO DMS Čas jsou peníze. Ještě stále však firmy ztrácí mnoho času neefektivní správou svých dokumentů. Papírové podklady ukládají do tradičních pořadačů, shromažďují y v elektronické poště, a k tomu všemu ještě navíc zápasí s nepřehlednou strukturou souborů na svých počítačích. Po zavedení ELO velmi rychle zjistíte, jaký je rozdíl v rychlosti a kvalitě zpracování dat a jejich následném vyhledání. Centrální správa dokumentů jako odpověď Klíčovou schopností ELO je slučovat nejrůznější typy dokumentů do jednoho firemního centrálního archivu. Jak jsme již zmínili, ELO lze propojit s téměř všemi hlavním aplikacemi, které se ve společnostech používají. Nehraje přitom roli, zda se jedná o aplikace řady MS Office, ové systémy, papírové dokumenty, technické výkresy z aplikací CAD nebo ERP doklady. Jedním stisknutím tlačítka nebo v závislosti na nastavení také plně automaticky se všechny relevantní dokumenty a informace dostanou do archivu ELO. S ELO můžete v souladu s právními normami automatizovat veškeré své firemní procesy. Zprostředkujete distribuci informací i za hranice jedné pobočky a zajistíte přehlednost svých firemních procesů. Počínaje jednoduchým příjmem dokladů všech různých typů a formátů, až po kompletní automatické zpracování dat pomocí sofistikovaných modulů a jejich následné přiřazení k firemním procesů. ELO ECM vám nabízí řešení šité vaší firmě na míru tak, abyste mohli v budoucnu pracovat ještě lépe a flexibilněji. znamená sdílet informace

17 Správa dokumentů s lehkostí Díky velkému množství užitečných funkcí vám ELO usnadní každodenní práci. Upravíte-li nějaký dokument, ELO automaticky zaznamená provedené úpravy do historie verzí. Jelikož jsou staré verze stále dostupné, vždy můžete jednotlivé verze porovnat a případně se vrátit k té původně uložené. Opětovné automatické předložení vám připomene důležité termíny jako jsou data vypršení lhůty. Pokud uživatel vytvoří kopie vlastního dokumentu, dokument je v archivu uložen stále jen jednou a kopie je odkazována pouze jako reference. Je-li originál upraven, ukazují také reference vždy aktuální stav dokumentu. Pokud pracuje více osob současně na jednom dokumentu, pomocí funkce pro vyčlenění a začlenění dokumentu je zaručeno, že nedojde ke konfliktu současně zpracovávaných dat. To jsou pouze některé příklady toho, jak funkce v ELO DMS mohou optimalizovat a zefektivnit vaši každodenní práci. Důvěrně známá práce Struktura archivu v ELO se řídí známými mechanismy uspořádání (archiv, skříň, šanon, záložka). Společnost ELO Digital Office GmbH počátkem června spustila projekt dlouhodobé spolupráce s Vysokou školou médií ve Stuttgartu. Průběžně provádíme testy uživatelské přívětivosti, abychom práci s ELO učinili co nejjednodušší. Inovace se stávají inovacemi až tehdy, když s nimi uživatel může pracovat.. strana 17

18 Pracovat lépe Import a zpracování Jako centrální firemní platforma se ELO integruje do nejrůznějších firemních aplikací. Informace a dokumenty z ERP systémů, z velkokapacitního systému AS/400 nebo jiných zdrojů jsou obsahově zpřístupněny a na přání automaticky importovány, opatřeny evidenční kartou a archivovány. Při automatizovaném zpracování papírových dokumentů hrají důležitou roli čárové kódy. Čárový kód je zpravidla vygenerován firemní aplikací, například ERP systémem, a umístěn na dokumenty. Pokud se pak dokumenty naskenují i s čárovým kódem, modul ELO Barcode jej samostatně rozpozná a dokument automaticky uloží na správné místo a případně spustí správný workflow. Při zařazení dokumentu do archivu ELO můžete nechat dokument fulltextově indexovat a tím zpřístupnit jeho obsah pro vyhledávání českých slov a výrazů. Fulltextové zpracování se týká jak textových formátů běžných typů, tak obrázků ve formátu Tiff. znamená pracovat dynamicky a mobilně. S modulem ELO Mobile dynamicky a flexibilně ELO Mobile umožňuje centrální správu informací na noteboocích a smartphone telefonech, jako je například Apple iphone 3G. Veškerou funkcionalitu ECM systému lze tak zpřístupnit i na cestách. Kromě toho můžete pomocí modulu Replikace zajistit replikování určitých částí jak centrálního archivu na všechny pobočky, tak opačným směrem. Inteligentní mechanismy umožňují v souladu s definovanými okruhy replikace automatickou synchronizaci dokumentů a dat mezi několika archivačními servery. Tento postup garantuje, že členové týmu ve všech ostatních pobočkách budou mít obratem také přístup k podkladům vytvořeným či upraveným na cestě.

19 Efektivita, rychlost, jednoduchost Shrnutí S ELO budou vaše firemní procesy efektivní a přehledné. Vysoký stupeň automatizace pomocí workflow, inteligentní klasifikace dokumentů a široké možnosti správy uživatelských práv zjednodušují a zrychlují průběh firemních procesů. S daty lze tak pracovat přehledněji, rychleji a s minimalizovaným rizikem zanesení manuálních chyb. Zároveň rychle zjistíte, kdo, kdy a k jakým informacím ve firemní síti má přístup. Zaměstnanci ocení jednoduchost ovládání systému a vy zase snižování nákladů. Pracovat s ELO znamená pracovat rychleji, efektivněji, lépe a s nižšími náklady. Na ELO se prostě můžete spolehnout. Pracovat úspěšně znamená zajistit si budoucnost. strana 19

20 Přehled Standardní funkce v přehledu 1. Strategie několika klientů - Windows klient: standardní klient pro prostředí Windows - Java klient: klient pro Windows, Linux, Mac OS nezávislý na platformě - Internet Gateway: HTML přístup do archivu ELO pomocí prohlížeče - Outlook klient: správa dokumentů s programem Microsoft Outlook - File System: přístup do ELO z průzkumníku Windows - mobilní klient pro notebook: mobilní práce a automatická synchronizace dokumentů - klient pro smartphone: mobilní práce se všemi běžnými smartphone jako Apple iphone 3G 2. Archiv - zabezpečená archivace dat po celou dobu životního cyklu dokumentu - archivace dat včetně MD5 ověření a na všechna datová úložiště běžně dostupná na trhu. - certifikovaná podpora dlouhodobých datových úložišť všech běžných poskytovatelů jako NetApp, IBM, EMC, Hewlett-Packard, Hitachi, Plasmon - zálohovací modul pro správu dodatečných dlouhodobých datových úložišť jako WORM, UDO, DVD-Jukebox - kontrola duplicit pro zamezení opakovaného uložení stejných dokumentů - paralelní správa několika archivů a cest k archivům - podrobné funkce reportů a auditů pro všechny funkce archivu - replikace obsahů archivu při pobočkách nacházejících se v různých lokalitách - vysoká dostupnost a stabilita archivu i při velkém počtu dat a uživatelů 3. Správa dokumentů - libovolné nastavení vzhledu archivu a jednotlivých složek - rychlé listování v dokumentech - dokumenty na obrazovce lze přímo opatřovat poznámkami a razítky - zobrazení původního dokumentu pomocí referencí na různých místech archivu - přidání souvisejících dokumentů k původnímu dokumentu - libovolné barevné nastavení složek - vytváření vlastních evidenčních karet pro dokumenty a složky - funkce Vyčlenění/Začlenění zabraňující současné práci několika uživatelů s jedním dokumentem a tím nekonzistenci dat - dynamické registry definované uživatelem pro náhledy složek dle jeho přání - libovolné definování vlastních rejstříků - učící se asistent archivace - funkce drag & drop pro y a přílohy přímo z Microsoft Outlooku - automatická správa historie verzí při změnách prováděných v dokumentu - srovnávání různých verzí jednoho dokumentu - konverze dokumentů do dlouhodobých formátů jako TIFF a PDF/A - automatické vytváření složek v archivu při zařazení - vícejazyčné evidenční karty a seznam hesel - zařazení v závislosti na koncovce souboru - správa úkolů a termínů opětovného předložení

21 - obnova smazaných dokumentů - filtr seznamů hesel - verzování metadat dokumentů 4. Zobrazení dokumentů - zobrazení všech běžných formátů dokumentů v originálním formátu - různé náhledy jako zoom, celá obrazovka a zobrazení výřezu - náhled v TIFF u několikastránkových dokumentů - možnost Slideshow náhledu pro grafické dokumenty, obrázky a PDF soubory 5. Web Content Management - podpora vícejazyčných webových stránek - obsahy lze vytvářet, měnit, překládat přímo v internetových stránkách - integrace všech funkcí správy dokumentů jako je vyčleňování, začleňování, verzování, workflow a archivace jen pro čtení - integrované hledání v archivu ELO - rychlá instalace - vysoká uživatelská přívětivost 6. Funkce hledání - hledání ve všech dokumentech - označení nalezených výrazů v dokumentu - rozšíření hledání s logickými operátory - uložení standardních vyhledávacích dotazů - další funkce hledání pro zpřesnění výsledků hledání - fulltextové hledání výrazů v celém dokumentu - přímé hledání ve všech kolonkách evidenční karty - hledání s tolerancí chyb - třídění a export výsledků hledání - využití thesauru pro vícejazyčnost a odborné výrazy 7. Funkce workflow - vlastní workflow server - adhoc vytvářený workflow pro spontánní pracovní postupy - grafický designér pro definování standardních workflow - správa různých předloh workflow a jejich verzí - delegování úkolů v rámci standardního workflow - vizuální kontrola postupu workflow - správa probíhajících a ukončených workflow - transparentní protokolování celkového průběhu workflow - několikastupňový management eskalací při překročení termínů - úprava zastupování pro případ nemoci nebo dovolené - uživatelské nebo skupinové uzly - libovolné rozdělovací a sběrné uzly - kontrola maximální doby setrvání uzlu workflow - možnost použití skriptu na začátku a konci uzlu workflow strana 21

22 Přehled 8. Elektronický podpis - podpora elektronického podpisu pro uzly workflow - dávkové elektronické podpisy pro hromadné doklady jako jsou faktury - automatická kontrola elektronického podpisu u došlých dokumentů - automatická obnova elektronického podpisu po uplynutí jeho platnosti 9. Skenování papírových dokumentů - integrovaná funkce skenování - podpora všech skenerů na dokumenty a síťových skenerů i multifunkčních přístrojů, které jsou běžné na trhu - podpora standardních rozhraní (TWAIN) - skenování jednotlivých stránek i většího počtu stránek - otáčení, třídění a filtrování naskenovaných stránek - přímá správa různých skenovacích profilů - automatické rozpoznání dělící stránky - optimalizace obrázku při černobílém skenování - automatické narovnání stránek - automatické sešití a rozešití naskenovaných stránek 10. Integrované rozpoznání textu (OCR) - automatické předzpracování pro rychlé opatření dokumentů evidenčními kartami - rozpoznání textu v částech dokumentů - integrace fulltextové databáze 11. Import dokumentů - přímá archivace dokumentů z Microsoft Office a Outlooku - převzetí dokumentů z průzkumníku Windows pomocí drag & drop - automatizovaný import souborů ve formátu XML - přímý tisk do archivu ELO ve formátu TIFF nebo PDF/A - přímé uložení ze všech aplikací prostřednictvím klienta Explorer - automatická synchronizace složek v archivu s Microsoft Outlookem - standardní funkce import a export pro archivy ELO - filtry pro import z mnoha cizích archivačních systémů 12. Automatické pořizovaní hromadných dat - ELO DocXtractor pro inteligentní klasifikaci a indexaci skenovaných dokumentů a ů - ELO Business Logic Provider pro procesní archivaci dokladů - ELO COLD pro import tiskových dat - ELO XC pro archivaci schránek elektronické pošty na serverové bázi - ELO Barcode pro automatizované zpracování naskenovaných dokumentů opatřených čárovým kódem

23 Přehled funkcí 13. Správa uživatelů a oprávnění - přidělování práv pro kolonky evidenčních karet a pro karty samotné, pro dokumenty, složky, uživatele a skupiny - lze definovat podřízené administrátory - integrace do všech běžných infrastruktur adresářů - možnost přihlášení typu signle-sign-on (SSO) pro uživatele - nezobrazení prvků struktury, pokud chybí oprávnění k přístupu - bezpečné 128 bitové kódování pro citlivé oblasti archivu - podrobné protokolování 14. Možnosti rozšíření - podpora skriptování pro pevného klienta pro Windows - programovací rozhraní pro včlenění kompletních funkcí ELO do jiných aplikací - integrované testovací prostředí pro nově vytvořené skripty - spouštění skriptů pomocí tlačítek z nástrojové lišty - rozsáhlé řízení práv pro skripty - možnosti přímého programování aplikačního severu přes standardizované protokoly jako HTTP a SOAP - podpora všech běžných platforem SAP Netweaver a Microsoft Office SharePoint Server strana 23