Microsoft Office Outlook 2007

Transkript

1 Vysoká škola ekonomická v Praze Univerzita třetího věku Microsoft Office Outlook 2007 Učební text pro předmět U074 doc. Ing. Tomáš Kubálek, CSc. Ing. Markéta Kubálková, Ph.D. Praha 2009

2

3 Obsah 3 Obsah 1 Možnosti organizátoru osobních informací (Funkce organizátoru.) 5 2 Kontakty (Obecná pole kontaktů. Podrobnosti kontaktu. Návaznost na události. Všechna pole. Karta Kontakt. Karta Vložení. Karta Formátovat text. Kategorie. Barvy a klávesové zkratky kategorií. Rychlé klepnutí. Distribuční seznam. Vizitky. Formy zobrazení kontaktů. Úprava zobrazení. Vlastní zobrazení. Hledání.) 5 3 Kalendář (Kalendář. Událost. Plánování. Časová pásma. Soukromé. OneNote. Sdílení kalendářů. Překryv kalendářů. Kalendář em. Statický kalendář na webu. Aktualizovaný kalendář na webu. Skupiny kalendářů.) 12 4 Úkoly (Úkoly. Časová osa úkolů. Přiřazení úkolů. Zobrazení úkolů.) 19 5 Založení ového účtu a jeho integrace do Outlooku (Založení ového účtu. Integrace poštovního účtu do Outlooku.) 21 6 Pošta (Odeslání zprávy. Přijetí a čtení zprávy. Zpracování došlé zprávy. Pravidla a oznámení.) 23 7 Poznámky (Poznámky.) 27 8 Deník (Aktivace deníku. Deník v navigačním podokně.) 27

4

5 Organizátor osobních informací Outlook 5 Organizátor osobních informací Outlook Funkce organizátoru Obecná pole kontaktů 1. Možnosti organizátoru osobních informací Organizátor osobních informací řeší řadu dílčích problémů organizace denní práce: V kontaktech eviduje osobní kontakty, které lze využít k odesílání elektronické pošty, klasické papírové pošty, telefonování mobilním telefonem či z pevné linky, vyhledávání webových stránek kontaktů. Plní funkci poštovního klienta. Odesílá a přijímá poštu z jednoho či více poštovních účtů. Elektronickou poštu je možné snadno třídit. V kalendáři eviduje plánované akce či celodenní události, které může s nastaveným předstihem připomínat. Umí konfrontovat více kalendářů. Kalendář je možné prezentovat ostatním zasláním elektronickou poštou či publikací na webu. V úkolech eviduje úkoly. Úkolům je možné přidělit termíny, podle nichž se úkoly připomínají. Je možné sledovat plnění úkolů. Formou poznámek lze zapsat nestrukturovaný text. Poznámky je možné třídit obdobně jako ostatní objekty organizátoru dle kategorií. 2. Kontakty Práci s Outlookem zahájíme vložením kontaktů, které využijeme mj. pro rozesílání e- mailů. Po spuštění Outlooku klepneme ve spodní části navigačního podokna (viz obr. 6-1) do tlačítka Kontakty. Zobrazí se zatím prázdný seznam kontaktů. Klepnutím do tlačítka Nová otevřeme dialogové okno pro vložení dat o novém kontaktu. Zapíšeme kontaktní údaje ředitele Petra Nováka (viz obr. 2-1). OBR. 2-1: DIALOGOVÉ OKNO KONTAKT OBECNÉ Poznámky k jednotlivým vyplňovaným polím: Celé jméno: Zapisujeme celé jméno včetně titulů. Klepnutím do tlačítka Celé jméno můžeme zobrazit dialogové okno, v němž jsou jednotlivé části (Titul, Křestní, 2. křestní, Příjmení, Za příjmením) v samostatných polích. Společnost: Dle společnosti (firmy) můžeme např. třídit kategorie do skupin. V poli Zařadit jako můžeme zvolit pole či kombinaci polí, dle nichž bude kontakt zařazen. Standardně je kontakt zařazen pod kombinací Příjmení, Jméno. V případě soukromých

6 Organizátor osobních informací Outlook 6 Podrobnosti kontaktu kontaktů je někdy vhodné zařadit kontakt dle křestního jména, když neznáme či si nepamatujeme příjmení. V případě firemních kontaktů je někdy vhodné zařadit kontakt společnosti, když si nepamatujeme kontaktní osobu ve firmě. Do pole zapisujeme ovou adresu kontaktu. Pokud je k dispozici více adres, můžeme vyklopením seznamu u pole definovat 2 či 3. Po vyplnění pole Adresa webové stránky můžeme klepnutím přímo zobrazit v prohlížeči webovou stránku kontaktu či jeho firmy. Adresa pro rychlé zasílání zpráv: Zapisujeme ovou adresu, k níž je uživatel přidružen v programu Windows Live Messenger. Pokud jsme přihlášeni k programu Windows Live Messenger a kontakt nás přijal do svých kontaktů ve Windows Live Messengerovi, zobrazí se v poli kulatý barevný indikátor, který nás informuje o stavu kontaktu (online, offline, nerušit apod.) Klepnutím do indikátoru a výběrem volby ODPOVĚDĚT POMOCÍ RYCHLÉ ZPRÁVY můžeme kontaktu poslat zprávu do programu Windows Live Messenger. Obdobný indikátor se bude zobrazovat v Outlooku u kontaktu vždy (např. v přehledu pošty). Telefonní čísla: Pro kontakt můžeme vyplnit řadu telefonních čísel. Předvoleno je vyplnění čísel do zaměstnání, domů, fax, mobilní. Pro kontakt můžeme vybrat vyklopením seznamu dostupných telefonních kontaktů zobrazení jiné kombinace. Adresy: Obdobně jako pro telefonní čísla můžeme vybrat zobrazení jedné ze tří evidovaných adres (zaměstnání, domů, jiné). Pro jednu z adres zaškrtneme pole Na tuto adresu zasílat poštu, čímž vybíráme adresu pro případný export do Wordu formou hromadné korespondence. Poznámka: Můžeme zapsat libovolný text: Při zápisu můžeme použít četné příkazy z karet Vložení a Formátovat text. Poklepáním na obrázek vedle jména kontaktu můžeme vybrat soubor s obrázkem (nejčastěji fotografií) kontaktu. Obrázek bude mj. zobrazen ve vizitce v pravém horním rohu karty kontaktů a také v přehledu kontaktů formou vizitek a v doručené poště od příslušného kontaktu. O kontaktu lze evidovat další informace. Klepnutím do tlačítka Podrobnosti v kartě Kontakt v horním pásu karet zobrazíme některé další informace (viz obr. 2-2). OBR. 2-2: DIALOGOVÉ OKNO KONTAKT PODROBNOSTI Návaznost na události Všechna pole Karta Kontakt Pokud vyplníme pole s časovými údaji (Narozeniny, Výročí), automaticky se v kalendáři vytvoří každoročně se opakující celodenní události. Do pole Výročí můžeme uložit např. datum sňatku či obecné datum jmenin (např. s aktuálním rokem). Klepnutím do tlačítka Všechna pole v kartě Kontakt můžeme vybrat skupinu polí dle pole Nabídnout k výběru. Vybereme Všechna pole kontaktu. V tabulce se zobrazí všechna dostupná pole kontaktu seřazená abecedně dle názvu polí. Např. do pole Záliby můžeme vyplnit hodnotu přemýšlivý. K dispozici jsou také čtyři obecná pole Volné pole 1 4. Funkce některých dalších užitečných tlačítek karty Kontakt: Uložit a nový: Když vybereme z vyklápěcího seznamu Nový kontakt ze stejné společnosti, vyplní se v novém kontaktu pole Společnosti, Adresa webové stránky, telefon do zaměstnání a obrázek z předchozího kontaktu. Odeslat: Vizitku kontaktu můžeme odeslat em ve formátu vcf, který lze načíst do osobního souboru Outlooku jiného uživatele nebo dokonce do jiného organizátoru osobních informací. Odstranit: Odstranění kontaktu. Otevře se okno nové ové zprávy adresované vybranému kontaktu. Schůzka: Kontakt je možné em požádat o schůzku. Schůzka se automaticky zařadí do kalendáře. Pokud vyzvaný kontakt odpovídá Outlookem, zobrazí se mu v záhlaví u

7 Organizátor osobních informací Outlook 7 Karta Vložení Karta Formátovat text Kategorie tlačítka Přijmout, Odmítnout, Nezávazně, Navrhnout jiný termín. Po odsouhlasení termínu je termín zařazen do kalendáře vyzvaného a vyzyvateli se vyznačí do kalendáře souhlas vyzvaného se schůzkou. Volat: Pokud je k PC s Outlookem prostřednictvím USB kabelu připojen vhodný telefon, můžeme vybrat z nabídky telefonních kontaktů vybraného kontaktu a číslo automaticky vytočit. Přiřadit úkol: Vybranému kontaktu můžeme přiřadit úkol. Obdobně jako v případě schůzky je požadavek odeslán vyzvanému kontaktu, který jej může přijmout či odmítnout. Webová stránka: Zobrazí webovou stránku kontaktu dle dříve vyplněného pole Adresa webové stránky. Mapa: Na mapovém portálu se pokusí zobrazit adresu zobrazenou pro kontakt. Např. v případě Petra Nováka můžeme takto zobrazit jinou adresu, na níž bude pobývat Petr Novák v době zahraniční služební cesty do USA. Vizitka: Pro jednotlivé kontakty lze upravit formát vizitky, zejména barvu jejího pozadí. V našem případě přiřadíme Petru Novákovi barvu jeho oddělení (ředitelství), která byla ve firmě dohodnuta (modrá). Obrázek: Umožňuje změnit či odstranit obrázek kontaktu. Zařadit do kategorií: Kontakty a další objekty Outlooku lze rozdělit do kategorií. Každé kategorii může být přidělena barva a klávesová zkratka. Jeden kontakt může být zařazen do libovolného počtu kategorií. Náš kontakt zařadíme do nově vytvořené kategorie ředitelství, které přiřadíme modrou barvu a kombinaci kláves Ctrl F7. Kategorie je vypsána v horní časti okna v rámečku barvy kategorie (viz obr. 2-1). Zpracovat: Kontaktu i dalším objektům lze přiřadit příznak zpracování. Příznak je použit v pravém panelu úkolů, v němž jsou vypisovány objekty (úkoly, kontakty a další) s příznakem zastupujícím různý časový horizont zpracování (žádné datum, dnes, příští měsíc, později). Pro jednotlivý objekt můžeme zadat také přesné datum a případně čas připomenutí. Soukromé: Označení kontaktu či jiného objektu jako soukromého. Např. v případě soukromých událostí v kalendáři nemusí být tyto události nebo jejich podrobnosti exportovány při zobrazení kalendáře na webu. Pravopis: Provede kontrolu pravopisu textu poznámky kontaktu. Poznámky ke kontaktu: V případě, že na počítači je dostupný program na elektronické poznámky OneNote, vytvoří či aktualizuje poznámku ke kontaktu. 1 Do pole Poznámky kontaktu lze vkládat řadu objektů dostupných na kartě Vložení, mez nejdůležitější patří: Připojit soubor: Ke kontaktu lze připojit libovolný soubor či soubory. Připojit položku: Připojí položku Outlooku (mail, kontakt, událost, úkol, poznámku). Rychlé části: Vyznačenou část textu v poznámkách můžeme vložit do galerie rychlých částí, z níž lze snadno použít v dalším textu. Rychlé části lze odstranit nebo uspořádat pomoci organizátoru stavebních prvků. Text poznámek kontaktu lze formátovat nástroji v kartě Formátovat text, mj.: Rychlé styly: Umožňují rychle a snadno upravit formát vyznačené části textu výběrem rychlého stylu. Lupa: Zobrazení textu poznámky je možné lupou zvětšit či zmenšit. Obdobně doplníme do kontaktů kontakty zbývajících 19 zaměstnanců firmy Encián a kontakt na 69 odběratelů firmy Encián. Odběratelé mají uveden pouze: název firmy (pole Společnost, firmy jsou fiktivní, názvem firmy je krátké křestní jméno), telefon, adresu, IČO, kategorii, kterou je stadium růstu firmy, číslo účtu. 2 1 Poznámka se vytvoří v oddílu Nezařazené poznámky na stránce s názvem vytvořeným z příjmení a jména kontaktu. Na stránce je odkaz na položku aplikace Outlook. Můžeme tak snadno najít kontakt v Outlooku ze stránky OneNote. Stránku lze přesunout do jiného poznámkového bloku. I potom lze poznámky OneNote snadnou zobrazit z kontaktu Outlooku. Na stránky poznámky ve OneNote se prvotně vloží tabulka se základními poli kontaktu (kontakt, obrázek, telefon do zaměstnání, , mobilní telefon).

8 Organizátor osobních informací Outlook 8 Barvy a klávesové zkratky kategorií Pro rychlý přehled, snadné třídění či filtrování je vhodné dobře připravit kategorie a objekty do nich zařazovat. Definici kategorií provedeme příkazem ÚPRAVY, ZAŘADIT DO KATEGORIÍ nebo klepnutím do tlačítka Zařadit do kategorií v panelu nástrojů. Výběrem příkazu VŠECHNY KATEGORIE zobrazíme dialogové okno Barevné kategorie (viz obr. 2-3). OBR. 2-3: DIALOGOVÉ OKNO BAREVNÉ KATEGORIE Kontakty jsou zařazeny do následujících kategorií: zaměstnanci (dle oddělení) analýza (červená, Ctrl+F2) distribuce (oranžová, Ctrl+F3) konzultace (zelená, Ctrl+F4) programování (tmavě zelená, Ctrl+F5) reklama (tmavě modrá, Ctrl+F6) ředitelství (modrá, Ctrl+F7) odběratelé (dle stadia růstu) existence (nachová) rozvoj (kaštanová) růst (olivová) vyspělost (šedozelená) zastavený rozvoj (tmavě kaštanová) zastavený růst (tmavě olivová) životní styl (tmavě nachová) Pro další využití v kalendáři definujeme další kategorie: doma (žlutá, Ctrl+F8) Encián (broskvová, Ctrl+F9) Petronius (tmavě žlutá, Ctrl+F10) Vinicius (tmavě broskvová, Ctrl+F11) Pro kategorie můžeme využít celkem 11 klávesových zkratek, klávesová zkratka musí mít jednoznačné přiřazení k jednotlivé kategorii. Můžeme využít 25 barev, více kategorií může mít stejnou barvu. Počet kategorií je tak neomezený. Rychlé klepnutí Příkazem ÚPRAVY, ZAŘADIT DO KATEGORIÍ, NASTAVIT RYCHLÉ KLEPNUTÍ můžeme jednu z kategorií povýšit na prioritní. Tato kategorie se automaticky zvolí klepnutím do sloupce Kategorie v tabulkovém zobrazení kontaktů. 2 Do ilustrativního datového souboru byly kontakty zaměstnanců a odběratelů importovány z databáze Encian.mdb připravené v Accessu. Import se provádí příkazem Outlooku SOUBOR, IMPORT A EXPORT, Import z jiného programu nebo souboru. Microsoft Access

9 Organizátor osobních informací Outlook 9 Distribuční seznam Za účelem snadného rozesílání ů můžeme připravit distribuční seznamy zahrnující více kontaktů. Připravíme distribuční seznam pro vedení firmy Enicán: Zadáme příkaz AKCE, NOVÝ DISTRIBUČNÍ SEZNAM. Zobrazí se dialogové okno Distribuční seznam ( obr. 2-4). OBR. 2-4: DIALOGOVÉ OKNO DISTRIBUČNÍ SEZNAM Klepneme do tlačítka Vybrat členy. Zobrazí se dialogové okno Vybrat členy (viz obr. 2-5). OBR. 2-5: DIALOGOVÉ OKNO VYBRAT ČLENY Poklepáním na členy vedení (Eva Benešová, Eva Kolínská, František Janda, Petr Novák, Jan Dvořák, Milan Smetana, Petr Novák) je vybíráme do pole Členové. Tlačítkem OK ukončíme definici distribučního seznamu. Distribuční seznam se stal jedním z kontaktů. Poklepáním na něj můžeme zobrazit znovu dialogové okno Distribuční seznam a tlačítkem Vybrat členy vybrat z kontaktů další členy distribučního seznamu nebo po označení kontaktu jej odstranit tlačítkem Odebrat. Tlačítkem Přidat nové můžeme do seznamu doplnit adresáty, kteří nejsou uvedeni v našich kontaktech.

10 Organizátor osobních informací Outlook 10 Vizitky Tlačítkem Poznámky doplníme k našemu seznamu poznámku. Vedení obsahuje ředitele a vedoucí oddělení. Distribuční seznam zařadíme do kategorie Encián. Pro jednotlivé kontakty o zaměstnancích firmy Encián poklepeme na vizitku a upravíme její pozadí na barvu dle kategorie, tj. dle oddělení: analýza (RGB: 255, 0, 0), distribuce (RGB: 255, 192, 0), Encián (RGB: 112, 48, 160), konzultace (RGB: 128, 255, 0), programování (RGB: 0, 176, 80), ředitelství (RGB: 0, 176, 240), reklama (RGB: 0, 112, 192). Ušetříme místo na obrazovce příkazy: ZOBRAZIT, NAVIGAČNÍ PODOKNO, MINIMALIZOVANÉ a ZOBRAZIT, PANEL ÚKOLŮ, MINIMALIZOVANÝ. Kontakty jsou zobrazeny v různobarevných vizitkách (viz obr. 2-6). OBR. 2-6: KONTAKTY VE VIZITKÁCH Formy zobrazení kontaktů Úprava zobrazení Na pravém kraji jsou záložky k rychlému hledání vizitek dle počátečního písmena názvu vizitky. Příkaz ZOBRAZIT, AKTUÁLNÍ ZOBRAZENÍ nabízí další formy zobrazení: vizitkové formy Vizitky: Výchozí forma. Adresní karty: Zobrazuje vybraná pole v adresních kartách podobných vizitkám. Text v adresních kartách není formátovaný, není uveden obrázek ke kontaktu. Podrobné adresní karty: Adresní karty s výchozím větším rozsahem zobrazovaných polí. tabulkové formy Telefonní seznam: Zobrazuje základní pole kontaktu formou tabulky. Podle kategorie: Tabulkové zobrazení základních polí, kontakty jsou seskupeny dle kategorií. Seskupené části lze rozbalit či sbalit. Podle společnosti: Tabulkové zobrazení základních polí v seskupení dle společnosti. Podle místa konání: Tabulkové zobrazení základních polí v seskupené dle země uvedené v adrese kontaktu. Příkazem ZOBRAZIT, AKTUÁLNÍ ZOBRAZENÍ, VLASTNÍ NASTAVENÍ AKTUÁLNÍHO ZOBRAZENÍ můžeme upravit formát zobrazení:

11 Organizátor osobních informací Outlook 11 seřadit kontakty dle vybraného pole či polí, omezit filtrem zobrazované kontakty, např. na kontakty pouze zaměstnanců firmy (společnosti) Encián, provést další nastavení dle formy zobrazení, např. šířku adresní karty, v případě tabulkových zobrazení lze kontakty seskupovat dle vybraného pole. Můžeme tak např. zobrazit odběratele (filtr z karty Upřesnit: Společnost neobsahuje Encián) v širší adresní kartě (příkaz ZOBRAZIT, Aktuální zobrazení, VLASTNÍ NASTAVENÍ AKTUÁLNÍHO ZOBRAZENÍ, tlačítko Další nastavení, pole Šířka karty na hodnotu 38 znaků). V adresní kartě jsou zobrazena vybraná pole, pokud nejsou prázdná (viz obr. 2-7). OBR. 2-7: ZOBRAZENÍ ADRESNÍ KARTY Vlastní zobrazení Jakékoliv úpravy zobrazení můžeme potlačit po příkazu ZOBRAZIT, AKTUÁLNÍ ZOBRAZENÍ, VLASTNÍ NASTAVENÍ AKTUÁLNÍHO ZOBRAZENÍ klepnutím do tlačítka Obnovit aktuální zobrazení. Kromě úpravy vestavěných zobrazení můžeme vytvářet svá zobrazení příkazem ZOBRAZIT, AKTUÁLNÍ ZOBRAZENÍ, DEFINOVAT ZOBRAZENÍ. Pro ilustraci vytvoříme v kontaktech Marie Sladké dvě zobrazení: Personal (viz obr. 2-8) tabulkové zobrazení polí Ikona, Příloha, , Titul, Jméno, Příjmení, Za příjmení, Pohlaví, Místo konání, Umístění pracoviště, Telefon (zam.), Mobilní telefon, Oddělení, Jméno manažera, Funkce, Záliby, Webová stránka, Společnost, Zařadit jako, Deník, Kategorie, Volné pole 1 (povolení fakturovat), Stav příznaku seskupení dle Kategorie seřazení dle Příjmení a Jména filtr na kontakty, kde v poli Společnost je obsažen text Encián OBR. 2-8: ZOBRAZENÍ PERSONAL Podniky (viz obr. 2-9)

12 Organizátor osobních informací Outlook 12 tabulkové zobrazení polí Ikona, Příloha, IČO, Společnost, Kategorie, Telefon (zam.), Volné pole 1 (OKEČ 1), Volné pole 2 (OKEČ 2), Volné pole 3 (OKEČ 3), Volné pole 4 (OKEČ 4), Učet, Vyúčtování (směrový kód banky), Stav příznaku seskupení dle Kategorie seřazení dle Společnosti filtr na kontakty, kde v poli Společnost není obsažen text Encián OBR. 2-9: ZOBRAZENÍ PODNIKY V tabulkových zobrazeních lze snadno seřadit zobrazené kontakty klepnutím do řádku s názvem pole, dle nějž kontakty řadíme. Tabulková zobrazení je možné kombinovat se zobrazením obecných polí kontaktu příkazem ZOBRAZIT, PODOKNO PRO ČTENÍ, DOLE. Klepnutím do řádku kontaktu v tabulce se zobrazí přehledně údaje o kontaktu v dolním podokně (viz obr. 2-10). Polohu příčky mezi podokny kombinovaného zobrazení lze tažením měnit. OBR. 2-10: PODOKNO PRO ČTENÍ Hledání Kalendář Kontaktů bývá velké množství, např. v našem případě jich máme včetně distribučního seznamu celkem 70. Hledání usnadňuje pole Hledání v pravém horním rohu zobrazení kontaktů. Sem můžeme zapsat slovo hledané v kontaktech. V aktuálním zobrazení se zobrazí kontakty obsahující hledané slovo či slova. V tabulkovém zobrazení je slovo žlutě vyznačeno. Při hledání je akceptován filtr aktuálního zobrazení. Omezení zobrazení na hledaná slova potlačíme klepnutím do křížku za polem hledání. 3. Kalendář Marie Sladká povede v kalendáři svůj kalendář, který bude zpřístupňovat na webu vybranému okruhu spolupracovníků. Dále povede Marie Sladká kalendář ředitele Petra Nováka, k jehož datovému souboru Outlooku bude mít v síti přístup.

13 Organizátor osobních informací Outlook 13 Událost Vložíme první událost Marie Sladké: Ve spodní části navigačního podokna (viz obr. 6-1) klepneme do tlačítka Kalendář. Zobrazí se zatím prázdný seznam událostí, který je zobrazen formou zobrazení Den/Týden/Měsíc. Tlačítky v horní části můžeme měnit zobrazenou jednotku na den, měsíc či týden. V případě týdne můžeme zobrazit pouze pracovní dny nebo celý týden, v případě měsíce můžeme vybrat ze tří stupňů podrobnosti zobrazení. Zobrazíme celý týden. Klepnutím do tlačítka Nová otevřeme dialogové okno pro vložení dat o nové události. Zapíšeme údaje o události projednávání pracovní doby údržbářů (viz obr. 3-1). OBR. 3-1: DIALOGOVÉ OKNO UDÁLOST PRACOVNÍ DOBA ÚDRŽBÁŘŮ Událost zařadíme do kategorie Encián. Po vyplnění údajů klepneme do tlačítka Uložit a zavřít. Událost se zobrazí v týdenním kalendáři (viz obr. 3-2). OBR. 3-2: TÝDENNÍ KALENDÁŘ Komentář k zobrazení kalendáře: V kalendáři je již zobrazena další událost a úkol s termínem splnění Nepracovní doba je znázorněna modrým podbarvením. 3 Řádky kalendáře zastupují 30 minut. 4 3 Pracovní dobu můžeme změnit příkazem NÁSTROJE, MOŽNOSTI v kartě Předvolby klepnutím do tlačítka Možnosti kalendáře v polích Začátek a Týden.

14 Organizátor osobních informací Outlook 14 Plánování K jednotlivým dnům jsou vypisovány úkoly ke dni, na nějž je nastaven termín pro splnění úkolu. 5 V levém navigačním podokně je miniatura měsíčního kalendáře, popř. více měsíčních kalendářů, pokud pro ně dostatečný prostor, seznam dostupných kalendářů, popř. odkazy na základní operace s kalendáři, pokud na ně zbylo místo. Klepnutím do dne v miniatuře kalendáře můžeme zobrazit vybraný den, týden či měsíc. 6 Událost můžeme v kalendáři hledat také pomocí pole Hledání. Vložíme do kalendáře Marie Sladké druhou událost, na níž chce pozvat ředitele Petra Nováka (viz obr. 3-3). OBR. 3-3: UDÁLOST KONCEPCE VYBAVENÍ UDÁLOST Komentář k druhé události: Do poznámky k události dopíšeme text a pod něj vložíme obrázek Podlazi_1.gif. Na kartě Událost klepneme do tlačítka Plánování. Zobrazí se tabulka se seznamem účastníků události, která se změní na schůzku (viz obr. 3-4). OBR. 3-4: UDÁLOST KONCEPCE VYBAVENÍ PLÁNOVÁNÍ Do nového řádku zapíšeme jméno Novák. Outlook najde potenciálního účastníka v kontaktech. V případě, že by měl účastník zveřejněn volný čas na webu (viz pozdější výklad), zobrazí jeho události v kalendáři tak, jak jsou zobrazeny pro Marii Sladkou. Tlačítkem Odeslat odešleme žádost o schůzku plánovaným účastníkům. Petr Novák obdrží s názvem události s žádostí o schůzku, který obsahuje tlačítka Přijmout, Nezávazně, Odmítnout, Navrhnout nový čas, Kalendář pro souhlas či nesouhlas Měřítko lze změnit, když klepneme pravým tlačítkem do časové osy. Z místní nabídky můžeme vybrat 60, 30, 15, 10, 6 a 5 minut. Klepnutím pravým tlačítkem do řádku Řazení úkolů podle zobrazíme místní nabídku, v níž můžeme zadat zobrazování úkolů podle počátečního data plnění úkolu. Když po příkazu NÁSTROJE, MOŽNOSTI v kartě Předvolby klepneme do tlačítka Možnosti kalendáře a zaškrtneme pole Zobrazit čísla týdnů v zobrazení Měsíc a v tabulce dat, budou do miniatury doplněna čísla týdnů. Čísla týdnů potom také nahradí datové intervaly v levé části měsíčního kalendáře.

15 Organizátor osobních informací Outlook 15 Časová pásma Soukromé OneNote s termínem schůzky 7. Termín schůzky odsouhlasí tlačítkem Přijmout. V přehledu doručené pošty se zobrazí zpracovaná pošta pozvánky s příslušnou ikonou. Schůzka se vloží do kalendáře Petra Nováka. Marii Sladké přijde s názvem Accepted: název události 8. Klepnutím do tlačítka Sledování v dialogovém okně Schůzka se zobrazí seznam účastníků s rekapitulací jejich odpovědi. Schůzku lze později aktualizovat či zrušit a tlačítkem Odeslat aktualizaci o tom informovat em účastníky. Další možnosti událostí: Čas události může být uveden v času jiného časového pásma. Např. zapíšeme-li událost v čase v časovém pásmu východu USA, bude umístěna v kalendáři do času Událost můžeme prohlásit za soukromou tak, aby se její název ani podrobnosti nezveřejňovali, pokud zveřejníme svůj kalendář. Události můžeme různý stupeň důležitosti. Obdobně jako v případě kontaktu můžeme propojit tlačítkem Poznámky ze schůzky událost se záznamem ve OneNote 10. Do textu poznámky k události lze vkládat různé objekty (karta Vložení) a text formátovat (karta Formátovat text) obdobně jako poznámky kontaktů. Do kalendáře Marie Sladké doplníme další události (viz obr. 3-5): OBR. 3-5: MĚSÍČNÍ KALENDÁŘ MARIE SLADKÉ , 9:00 11:00: porada vedení místo konání: Encián, zasedací místnost 27 kategorie: Encián , 13:00 14:00: úklid po malování místo konání: Vinicius kategorie: Vinicius : návštěva babičky celodenní událost kategorie: doma , 8:00 9:00: barva a typ koberce místo konání: Petronius kategorie: Petronius , 9:00 11:00: porada vedení místo konání: Encián, zasedací místnost Plánovaný účastník může přijmout schůzku i v jiných poštovních programech, např. v Lotus Notes se v záhlaví zprávy zobrazí tlačítko Odpovědět s možnostmi Přijmout, Odmítnout, Delegovat, Navrhnout nový čas, Nezávazně přijmout. V případě nezávazného přijetí je na začátku názvu slovo Tentative. Příkazem NÁSTROJE, MOŽNOSTI v kartě Předvolby a klepnutím do tlačítka Možnosti kalendáře a Časové pásmo můžeme v kalendáři nastavit zobrazení času jiného časového pásma včetně označení. 10 Poznámka se vytvoří v oddílu Nezařazené poznámky na stránce s názvem vytvořeným z předmětu události. Na stránce je odkaz na položku aplikace Outlook. Můžeme tak snadno najít kontakt v Outlooku ze stránky OneNote. Stránku lze přesunout do jiného poznámkového bloku. I potom lze poznámky OneNote snadnou zobrazit z události Outlooku. Na stránky poznámky ve OneNote se prvotně vloží tabulka se základními poli události (předmět, datum a umístění, účastníci, zpráva = textové poznámky Outlooku). Ve OnteNote si tak můžeme zapisovat poznámky z události nebo porady.

16 Organizátor osobních informací Outlook 16 Sdílení kalendářů Překryv kalendářů kategorie: Encián , 9:00 11:00: porada vedení místo konání: Encián, zasedací místnost 27 kategorie: Encián , 9:00 14:00: uvedení software místo konání: Encián, školící a počítačová místnost 18 kategorie: Encián Marie Sladká spravuje osobní agendu svému nadřízenému Petru Novákovi. Jeho datový soubor Outlooku je umístěn v síťovém adresáři, do nějž má nastavena Marie Sladká práva pro čtení i zápis. Díky tomu si jej může přidat do Outlooku 11. Kalendář Petra Nováka se po přidání datového souboru Outlooku Petra Nováka zobrazí v seznamu vlastních kalendářů v levém navigačním podokně. Jeho zaškrtnutím se kalendář zobrazí souběžně s kalendářem Marie Sladké. Kalendáře jsou zobrazeny vedle sebe a jsou barevně odlišeny (viz obr. 3-6). Klepnutím do tlačítka Zobrazit v překryvném režimu na začátku nadpisu kalendáře Petra Nováka můžeme kalendáře překrýt (viz obr. 3-7). OBR. 3-6: KALENDÁŘE ZOBRAZENÉ VEDLE SEBE OBR. 3-7: KALENDÁŘE V PŘEKRYVNÉM REŽIMU Marie Sladká může založit také další kalendáře ve svém datovém souboru příkazem SOUBOR, NOVÝ, KALENDÁŘ. Mohla by tak vytvořit kalendář zasedací místnosti či událostí svých dětí. Kalendáře lze v navigačním podokně dělit do skupin a vybírat kalendáře najednou zobrazené, popř. překryté. Marie Sladká chce předat svůj kalendář odběratelům firmy Encián. Nabízí se tři možnosti: 11 Přidání se provádí příkazem NÁSTROJE, NASTAVENÍ ÚČTU v kartě Datové soubory tlačítkem Přidat. Takto lze přidat více datový souborů. Jen jeden z nich je nastaven jako výchozí. Do výchozího datového souboru je ukládána pošta přicházející ze všech ových účtu (nastavených v kartě ).

17 Organizátor osobních informací Outlook 17 Kalendář em poslat kopii kalendáře em, publikovat kalendář jako statickou webovou stránku, publikovat kalendář na webu s pravidelnou automatickou aktualizací. Postup poslání kopie kalendáře em: V navigačním podokně klepneme na kalendář pravým tlačítkem myši. Z místní nabídky vybereme volbu ODESLAT EM. V dialogovém okně Odeslat kalendář em upravíme: Rozsah kalendářních dat: zvolíme Zadat data... Začátek: Konec: Podrobnosti: Úplné podrobnosti Do u se vloží kalendář formou HTML obsahu (viz obr. 3-8). OBR. 3-8: VLOŽENÍ KALENDÁŘE DO U ZAČÁTEK Statický kalendář na webu Do ové zprávy se vloží také kalendář jako připojený soubor ve formátu ics. Soubory v tomto formátu lze otevřít v Outlooku (jako samostatný kalendář ve skupině Jiné kalendáře). Postup publikace kalendáře jako statické webové stránky: Zadáme příkaz SOUBOR, ULOŽIT JAKO WEBOVOU STRÁNKU.

18 Organizátor osobních informací Outlook 18 Aktualizovaný kalendář na webu V dialogovém okně Uložit jako webovou stránku upřesníme zveřejňované období, název kalendáře a název souboru. Vzniklé soubory můžeme publikovat na webu, kalendář se neaktualizuje. Postup publikace kalendáře na webu: V navigačním podokně klepneme na kalendář pravým tlačítkem myši. Z místní nabídky vybereme volbu PUBLIKOVAT V INTERNETU, PUBLIKOVAT DO SLUŽBY OFFICE ONLINE. V dialogovém okně Publikovat kalendář omezíme oprávnění zobrazování kalendáře pouze na pozvané uživatele (viz obr. 3-9). OBR. 3-9: DIALOGOVÉ OKNO PUBLIKOVAT KALENDÁŘ Skupiny kalendářů Dále zadáme uživatelské jméno a heslo pro Windows Live 12. Zobrazí se dialogové okno o úspěšném publikování s nabídkou odeslání pozvánky ke sdílení. Klepneme do tlačítka Ano. 13 Petr Novák obdrží s webovou adresou, z níž spustí konfigurace připojení kalendáře. Kalendář Marie Sladké se zařadí do skupiny Kalendáře uživatelů. Pokud máme zobrazeno vedle sebe více kalendářů, můžeme mezi nimi kopírovat události: Z webu sdíleného kalendáře můžeme tažením kopírovat události do svého kalendáře, nikoliv však opačným směrem. Aktualizace webových kalendářů probíhá jejich pravidelnou aktualizací. Pokud je kalendář sdílen formou sdílení datového souboru, můžeme kopírovat události oběma směry. Pokud při tažení události držíme současně klávesu Shift, provede se přesun události mezi kalendáři. V levém navigačním podokně lze vytvářit další skupiny kalendářů, měnit pořadí skupin i kalendářů v rámci skupin. Vytvořené kalendáře či sdílené z webu lze přejmenovávat klepnutím do názvu kalendáře pravým tlačítkem a výběrem volby PŘEJMENOVAT SLOŽKU z místní nabídky. Obdobně jako pro kontakty lze upravovat zobrazení kalendáře a vytvářet nová příkazem ZOBRAZIT, AKTUÁLNÍ ZOBRAZENÍ. 12 Stejné uživatelské jméno a heslo se používá např. v aplikaci Windows Live Messenger. 13 Pozvánku je možné kdykoliv později odeslat z místní nabídky kalendáře volbou PUBLIKOVAT V INTERNETU, SDÍLET PUBLIKOVANÝ KALENDÁŘ.

19 Organizátor osobních informací Outlook 19 Úkoly 4. Úkoly Marie Sladká eviduje v Outlooku své úkoly. Zadáme první její úkol rozpočet vybavení místnosti, který má od nejpozději do připravit pro rekonstrukci zasedací místnosti na školící počítačovou místnost: Ve spodní části navigačního podokna (viz obr. 6-1) do tlačítka Úkoly. V tabulce se zobrazí zatím prázdný seznam úkolů. Klepnutím do tlačítka Nová otevřeme dialogové okno pro vložení dat o novém úkolu. Zapíšeme údaje o úkolu (viz obr. 4-1). OBR. 4-1: DIALOGOVÉ OKNO ÚKOL OBECNÉ INFORMACE Zaškrtnutím připomenutí můžeme nastavit čas, kdy budeme upozornění na termín dokončení úkolu 14. Klepnutím do tlačítka Podrobnosti zobrazíme další pole informací o úkolu, v nichž doplníme pole Celková práce a Společnost (viz obr. 4-2). OBR. 4-2: DIALOGOVÉ OKNO ÚKOL PODROBNOSTI Obdobně doplníme úkoly dle následující tabulky Předmět Zahájení Splnění Práce Společnost výběr a objednání nábytku ,5 dne Encián výběr, objednání propagačních materiálů den Encián rozeslání pozvánek dny Encián objednání občerstvení hodiny Encián kontrola provádění rekonstrukčních prací Encián úklid před návštěvou babičky doma telefonovat babičce doma reinstalace počítače doma poslechnout poslední podcasty doma záznam cestopisného pořadu doma připojení digitální televize doma K úkolům doplníme kategorii shodnou se Společností. 14 Výchozím datem připomenutí je termín splnění, výchozí čas lze nastavit příkazem NÁSTROJE, MOŽNOSTI v poli Čas připomenutí.

20 Organizátor osobních informací Outlook 20 Úkoly můžeme zobrazit různými připravenými zobrazeními (viz obr. 4-3, v němž je použito zobrazení Podle kategorie doplněné o pole Dokončeno, u dvou událostí je naznačeno sledování plnění úkolu, plnění na 100 % lze rychle zadat zaškrtnutím pole Dokončeno, úkol je potom přeškrtnut). OBR. 4-3: SEZNAM ÚKOLŮ V ZOBRAZENÍ PODLE KATEGORIE Časová osa úkolů Zajímavé je zobrazení Časová osa úkolů (viz obr. 4-4, v němž z místní nabídky časové osy jsme přešli na a v rámci dalšího nastavení jsme zaškrtnuli pole Zobrazit popisky v zobrazení typu měsíc). OBR. 4-4: SEZNAM ÚKOLŮ V ZOBRAZENÍ ČASOVÁ OSA ÚKOLŮ Přiřazení úkolu Zobrazení úkolů Úkol můžeme pomocí tlačítka Přiřadit úkol v dialogovém okně Úkol (viz obr. 4-1) některému svému kontaktu. Přiřazení probíhá opět em. Oslovený adresát odpoví klepnutím do tlačítka Přijmout či Odmítnout. Zadavatel potom může být em informován o průběhu plnění úkolu. Úkoly se promítají i do dalších částí Outlooku. Ve všech částech s výjimkou Kalendáře je zobrazen po pravé straně Panel úkolů, který se skládá ze tří částí: Tabulka dat: miniatura kalendáře aktuálního měsíce či více měsíců, tučně jsou vyznačeny dny s alespoň jednou událostí, klepnutím na datum zobrazíme kalendář vybraného dne. Události: zobrazují se tři nejbližší události, poklepáním můžeme zobrazit dialogové okno s jejich detaily. Seznam úkolů: Zobrazuje se seznam úkolů seskupený podle termínu plnění, klepnutím do řádku Uspořádáno podle můžeme zvolit jiné kritérium uspořádání. Z panelu úkolů můžeme zadat přímo nový úkol. 15 V kalendáři jsou úkoly uvedeny v dolní části dne pod dnem, v němž mají být splněny (popř. podle počátečního data zahájení, když takto zadáme zobrazení z místní nabídky). 15 Příkazem ZOBRAZIT, PANEL ÚKOLŮ, MOŽNOSTI můžeme změnit nastavení panelu úkolů.