Uživatelský manuál FINNAX 2.5

Transkript

1 Uživatelský manuál FINNAX 2.5 1/35

2 Obsah 1 O programu FINNAX HW Požadavky Instalace programu Stručný popis modulů FINNAX Modul - Klienti a smlouvy Modul - Vyhledávání Modul - Organizér času Modul - Příjmy a výdaje Modul - Sběrné listiny Modul - Kalkulátor BJ Modul - Vedoucí Modul Investiční deník Modul Zálohování Nastavení aplikace Uživatel Adresa podnikání Kariéra Aplikace Sběrné listiny Modul - Klienti a smlouvy Záložka Poznámky Záložka Klient info Záložka Klient info Záložka Klient info Členové domácnosti Smlouvy evidence Smlouvy správa Modul - Vyhledávání Záložka Klienti Záložka Smlouvy Záložka Nemají produkt Modul - Organizér času Modul Příjmy a výdaje Modul - Sběrné listiny Modul - Kalkulátor BJ Modul - Vedoucí Modul Investiční deník Modul Zálohování Závěrečné informace /35

3 1 O programu FINNAX Finanční poradci si vedou rozsáhlou agendu o svých klientech, o jejich stávajících finančních programech, navržených programech, kontrolují hospodaření společností, do kterých vkládají jejich klienti peněžní prostředky, reagují na jejich přání a podstatný čas tráví také plánováním jednotlivých obchodních schůzek, školení, atd. Ve chvíli, kdy počet klientů příslušného poradce přesáhne určitou hranici, nastává problém orientovat se v množství šanonů, lejster a vyhledávání potřebných údajů začíná být zdlouhavé a složité. Naprostá absence automatizovaného osobního informačního systému zvyšuje časové zatížení poradce a činí jeho práci méně efektivní. FINNAX je počítačový program, který má za úkol ulehčit administrativní stránku práce finančního poradce, pomoci mu lépe plánovat a přemýšlet za něj v oblastech, kde není třeba tvůrčí práce ale rutiny. 1.1 HW Požadavky FINNAX je hardwarově nenáročný program. K jeho provozování Vám bude stačit běžně dostupný počítač v této minimální konfiguraci: počítač s procesorem Pentium, 166 Mhz minimálně 64 MB RAM, 100 MB volného diskového prostoru pro samotnou instalaci, operační systém: Windows 98/ME/NT/2000/XP databáze InterBase ver. 6.0 (MDB je standardní součástí instalačního CD) 1.2 Instalace programu Nevíte-li si rady s instalací programu FINNAX doporučujeme následující postup nebo nás přímo kontaktovat a rádi Vám s instalací poradíme. 1. Vložte CD do mechaniky. 2. Vyčkejte samospuštění nebo v okně Tento počítač poklepejte na ikonu CD mechaniky. 3. Nemáte-li nainstalován žádný program na PC, který používá databázi Interbase (např. program Poradce), tak nejdříve nainstalujte InterBase, poté nainstalujte FINNAX. 4. Máte-li na PC nainstalovaný program Poradce, tak nainstalujte pouze FINNAX bez InterBase. InterBase je již nainstalován 5. Chcete-li mít nainstalované programy FINNAX i Poradce, tak nejdříve nainstalujte komplet Poradce, pak nainstalujte pouze FINNAX bez InterBase. 6. Máte-li program Poradce a Finnax a chcete mít nainstalovaný jen FINNAX, tak odinstalujte program Poradce a při výzvě na zachování InterBase zvolte, že chcete InterBase na PC zachovat 3/35

4 2 Stručný popis modulů FINNAX Program FINNAX obsahuje řadu předpřipravených modulů, které Vám ulehčí a zefektivní práci a umožní Vám tak soustředit se pouze na Vaši práci a FINNAX Vám jen dodá potřebná data. 2.1 Modul - Klienti a smlouvy Tato část eviduje veškeré informace o klientech a jejich finančních produktech. Obsahuje informace o tom, zda byl klient pozván do firmy, jeho názorech na oblasti života, se kterými mu může klient pomoci. Kromě toho modul také obsahuje veškerou správu smluv domácnosti. obrázek Obrazovka modulu Klienti a smlouvy 4/35

5 2.2 Modul - Vyhledávání Tento modul umožňuje uživatelům dělat poměrně složité dotazy vyhledávání v datech, která si poradce vytvořil. Lze najít např. všechny klienty, kteří bydlí v určité lokalitě, kontaktován přímo nebo na doporučení. Nejzajímavější vyhledávání ale tvoří zejména možnost hledat klienty podle toho, jaký mají nebo nemají produkt u určité společnosti nebo pouze určitého typu uzavřené v určitém období. Poradce tak může například během vteřiny zjistit, kolik jeho klientů ještě nemá určitý produkt obecně nebo u nějaké společnosti. obrázek Obrazovka modulu Vyhledávání 5/35

6 2.3 Modul - Organizér času Tato funkce nám poradcům zajišťuje to, abychom už nikdy nezapomněli na důležité výročí klienta, na náš úkol někam zavolat nebo někoho kontaktovat. Systém sám si navíc ohlídá, komu kdy končí jaká smlouva a poradce může tak veškeré tyto starosti pustit z hlavy. Řada z nás si též připomíná s klienty významná data spolupráce nebo výročí, jakou jsou narozeniny či svátky. I v tomto případě za Vás program tyto data hlídá, abyste již nikdy nezapomněli. obrázek Obrazovka modulu Organizér času 6/35

7 2.4 Modul - Příjmy a výdaje Většina poradců neúčtuje v podvojném účetnictví, proto jim stačí pouze jednoduchá evidence příjmů a výdajů. Tento modul umožňuje vést si tuto evidenci přímo v programu, který poradce běžně používá, aby měl potřebná data ihned po ruce. A takové přehledné zhodnocení svojí bilance za určité období také není k zahození. obrázek Obrazovka modulu Příjmy a výdaje 7/35

8 2.5 Modul - Sběrné listiny Program sám umožňuje evidovat sběrné listiny za stanovené období z dat, která poradce již jednou zadával, takže před odesláním smluv již stačí pouze vygenerovat smlouvy za určité období, vytisknout je a poslat spolu s produkcí na centrálu. Kdykoli se dají také dohledat, takže odpadá složité evidování papírových listin. obrázek Obrazovka modulu Sběrné listiny 8/35

9 obrázek Obrazovka modulu Zadávání a úpravy sběrných listin 9/35

10 obrázek Obrazovka modulu Preview nové sběrné listiny 10/35

11 2.6 Modul - Kalkulátor BJ Tento modul obsahuje dvě základní funkce. Nejprve je třeba si nadefinovat produkty, které jako poradce nejčastěji doporučuji svým klientům a používám a poté je již plně funkční jednoduchá kalkulačka na výpočet vytvořeného výkonu za jednotlivé smlouvy 11/35

12 2.7 Modul - Vedoucí Tento modul slouží vedoucím k práci s výsledky zaslanými jeho podřízenými spolupracovníky nebo celými skupinami. Veškerá data se dají zadávat i manuálně, ale většina vedoucích jistě raději využije automatizované načítání výsledků jejich podřízených zaslaných přímo z jejich vlastních programů FINNAX. Neocenitelnou funkcí je také přehledná struktura vlastního týmu, obsahující veškeré potřebné informace kdykoli je potřeba se strukturou pracovat. obrázek Obrazovka modulu Vedoucí 2.8 Modul Investiční deník Modul Investiční deník slouží k evidenci investic klientů. V současné době splňuje podmínky stanovené zákonem 38/2004 Sb., který nařizuje vedení evidence obchodů v elektronické podobě. 12/35

13 obrázek Obrazovka modulu Investiční deník 13/35

14 obrázek Obrazovka modulu Zadání investice 2.9 Modul Zálohování Tento modul umožňuje zálohovat data do pomocného souboru, díky čemuž má uživatel možnost jednak vytvořit záložní soubor s databází a také se nemusí bát, že by při havárii počítače přišel o cenná data. Modul umožňuje zálohovat na různá média a také různé frekvence zálohování, které si uživatel může nastavit dle vlastní potřeby a přání. 3 Nastavení aplikace Nastavení aplikace obsahuje 5 záložek Uživatel, Adresa podnikání, Kariéra, Aplikace a Sběrné listiny. 3.1 Uživatel Tato záložka obsahuje osobní informace o poradci. Modifikovat lze veškeré údaje kromě osobního čísla, které je neměnné. Kdykoli lze měnit kontaktní údaje či pozici. Informace z této záložky jsou využitelné zejména při tiskových sestavách a přenáší se také pomocí ve Výstupu pro vedoucího. obrázek Obrazovka Nastavení uživatele 14/35

15 3.2 Adresa podnikání Na toto místo si uživatel nastaví svou adresu podnikání. Údaje z této záložky mohou být dále využívány pro hromadnou korespondenci a jiné nástroje. obrázek Obrazovka Adresa podnikání 3.3 Kariéra Zde uživatel sleduje a zaznamenává svůj vlastní kariérový postup. Slouží nejen k vlastnímu přehledu vývoje kariéry, ale také pro hodnocení práce v jednotlivých obdobích činnosti. 15/35

16 obrázek Obrazovka Kariéra 3.4 Aplikace Uživatel si zvolí, zda má být před spuštěním programu požadováno heslo Celý program lze ochránit heslem, které je nadále požadováno správně zadat před spuštěním programu. Heslo je dobré si dobře zapamatovat nebo jinak uchovat. Volba Upozorňovat umožní zvolit si, na které informace bude program upozorňovat poradce. Zvolit lze Narozeniny klienta či člena domácnosti a na končící smlouvy. V poslední části záložky si uživatel nastavuje jak moc dopředu mu má systém o požadovaných upozorněních dát vědět. 16/35

17 obrázek Obrazovka Nastavení aplikace 17/35

18 3.5 Sběrné listiny V první části se nastavuje číslování sběrných listin. Nejčastější použití je, že pokud chce poradce začít novou číselnou řadu, zvolí si nový měsíc a opět čísluje listiny od jedničky V druhé části si nastavuje svoji strukturu, aby tyto údaje nemusel opakovaně sám manuálně vyplňovat při zadávání každé nové listiny. Zároveň lze tyto údaje kdykoli měnit, pokud nastanou ve struktuře nějaké změny, například povýšení. obrázek Obrazovka Sběrné listiny 18/35

19 4 Modul - Klienti a smlouvy Modul sloužící k zaevidování veškerých nutných údajů ke klientovi, ať už osobních nebo údajů týkajících se členů domácnosti případně samotných smluv, které klient má. V levé části záložky je seznam evidovaných klientů (klient = domácnost), ve kterém jde libovolně vyhledávat. Kromě toho tu lze založit klienta nového a nebo klienta smazat (pozor, data jsou pak nenávratně ztracena). Obsahuje 7 záložek. 4.1 Záložka Poznámky Slouží k evidování všech možných poznámek, které Vás jen u klienta napadnou. Každý z nás ví, že to, co si pamatuji teď dobře, si za měsíc pamatuji mlhavě a za půl roku vůbec. Co si jednou napíšete, už nikdy neztratíte. obrázek Obrazovka Poznámky 19/35

20 4.2 Záložka Klient info 1 Osobní údaje klienta tak, jak je znáte z analýzy. Kromě toho lze také: přidat fotku klienta, označit, zda podepsal Souhlas s užitím osobních údajů a kdy datum oslovení do firmy a jeho výsledek kdy byla klientovi předána složka se smlouvami a případným finančním plánem obrázek Obrazovka Klient info 1 20/35

21 4.3 Záložka Klient info 2 Eviduje názory a postoje klienta k důležitým tématům, se kterými jako poradci pracujeme. obrázek Obrazovka Klient info 2 21/35

22 4.4 Záložka Klient info 3 Záložka obsahuje následující údaje: číslo analýzy podle vlastního klíče číslování datum analýzy a jakým způsobem jsem klienta kontaktoval odkazy na další soubory nebo složky, ve kterých mám údaje o klientovi (kvůli rychlosti a snadnému přístupu ze záložky) informaci, jestli nebyl klient přebrán po jiném poradci a případná poznámka k tomu evidence všech návštěv u klienta a stručný popis toho, co jsem tam dělal (už nikdy nebudete váhat nad tím, kdy jste od klienta převzali smlouvy, kdy jste dělali finanční plán, kdy ho předložili, kdy předali smlouvy, kdy mi dal klient potvrzení o zaplacení atd.) obrázek Obrazovka Klient info 3 22/35

23 4.5 Členové domácnosti Eviduje další členy rodiny s některými ulehčeními při vkládání dat. Jinak jsou údaje stejného charakteru jako na záložce Klient info 1. obrázek Obrazovka Členové domácnosti 23/35

24 4.6 Smlouvy evidence Záložka obsahuje následující údaje: Seznam smluv dané domácnosti uzavřený poradcem a smlouvy ostatní (pokud se je poradce také rozhodne evidovat) Ukládat historii po zaškrtnutí této volby je evidována veškerá historie úprav záznamů o smlouvě, poradce tak díky této volbě může v budoucnu zjišťovat, od kdy jsou určité úpravy a změny v platnosti Tlačítko Nová umožní vložit novou smlouvu, Upravit upravuje stávající a Smazat maže celý záznam o smlouvě Po volbě Nová vyplní uživatel veškeré údaje, které jsou pro smlouvu relevantní. Eviduje také, zda byla smlouva uzavřeny jím samotným, kdy byla zaplacena a kdo je jejím majitelem, tzv. na koho smlouva zní. Další údaje už závisí na typu produktu. Po zaevidování nebo provedené změn je třeba smlouvu Uložit. obrázek Obrazovka Smlouvy - evidence 24/35

25 4.7 Smlouvy správa Záložka obsahuje následující údaje: Primárně jsou zobrazeny všechny smlouvy. Výběr lze ještě zúžit na Zaplacené a Nezaplacené smlouvy, dle typu produktu nebo stavu smlouvy Dále následuje kompletní nebo upravený výpis smluv klienta Po kliku na zvolenou smlouvu se v dolní části obrazovky zobrazí kompletní údaje o smlouvě obrázek Obrazovka Smlouvy - správa 25/35

26 5 Modul - Vyhledávání Modul pro vyhledávání potřebných údajů v databázi. obrázek Obrazovka Modul - vyhledávání 5.1 Záložka Klienti Slouží zejména k rychlému vyhledávání klienta podle jména či příjmení. Umožňuje však i složitější dotazy a všechny uvedené možnosti se dají kombinovat. Lze zcela jednoduše najít všechny klienty z určené lokality nebo třeba dle způsobu kontaktu. 5.2 Záložka Smlouvy Umožňuje možnosti vyhledávání dle: Názvu společnosti Typu produktu, který lze dále upřesňovat (např. stavební spoření s CČ pod , taková penzijní připojištění, kdy klienti platí méně než 300 Kč měsíčně, atd.) Frekvence placení Způsobu placení 26/35

27 Období, které lze dále upřesnit Nebo smlouvy pouze nezaplacené 5.3 Záložka Nemají produkt Umožní poradci rychle zjistit, kterým klientům chybí určitý produkt dle zvolených upřesnění. 6 Modul - Organizér času Modul, který bude uživatele upozorňovat na důležité termíny, které si při své práci musí hlídat jako například konce smluv, významná výročí atd. Popis obrazovky: Samotný seznam úkolů je v první části obrazovky. Úkoly lze filtrovat na nevyřízené, vyřízené nebo všechny. Nový úkol lze definovat tlačítkem Nový. Upravit slouží ke změně v definici úkolu nebo připomenutí a jednotlivé úkoly lze také tlačítkem Smazat odstranit. Pokud je úkol již splněn, ale je dobré ho mít uložený ve splněných úkolech, stačí úkol označit jako splněn. Úkol je definován: - Názvem - Popisem - Termínem upozornění - Časem upozornění - Frekvence opakování (u opakovaných úkolů) obrázek Obrazovka Modul Organizér času 27/35

28 7 Modul Příjmy a výdaje Tento modul slouží jako jednoduchá evidence příjmů a výdajů spojených s našim podnikáním. V tomto modulu se evidují příjmy a výdaje uživatele. Po zvolení tlačítka Nový nadefinuje uživatel: datum, číslo dokladu (pokud si je eviduje), částku, zvolí, zda se jedná o příjem či výdaj, vloží popis dokladu, poté nový doklad uloží. V horní části obrazovky je seznam dokladů, které lze filtrovat podle typu na příjmy a výdaje a dalším údajem je volba požadovaného období. obrázek Obrazovka Modul Příjmy a výdaje 8 Modul - Sběrné listiny Modul sloužící ke generování, tisku a evidenci sběrných listin, které se zasílají společně s produkci na centrálu. Nejprve si probereme tlačítko Generovat: Otevře se nová obrazovka Nejprve si zvolíme období, ve kterém chceme sběrnou listinu vygenerovat V okně se objeví seznam smluv uzavřených v tomto měsíci Pak si stačí jen zvolit ty smlouvy, které chci mít na dané listině a stisknout tlačítko Generovat 28/35

29 obrázek Obrazovka Modul Sběrné listiny Teď zpět na hlavní obrazovku: Soupis sběrných listin lze vybrat dle těchto kritérií: Všechny Jen ty obsahující neodeslané smlouvy Jen ty patřící k určité společnosti Jen ty patřící k určitému typu produktu Jen ty patřící určitému majiteli smlouvy Toto vše se dá zohlednit za určité období Listiny lze dále: Upravovat Mazat Zkontrolovat pomocí náhledu Tisknout Vygenerované listiny se ukládají a dá se k nim kdykoli vracet 29/35

30 9 Modul - Kalkulátor BJ Slouží k jednoduchému, rychlému a hlavně přehlednému způsobu výpočtu vlastní produkce v BJ. Následně lze tuto informaci poskytnout v uploadu svému vedoucímu. Nový uživatel si nejprve nadefinuje produkty, které ve své praxi používá a potřebuje počítat. Definice produktu: Název produktu doporučený formát: Společnost Název produktu upřesnění (např. UNIQA Akord nad 20 let) Počet jednotek definováno centrálou v provizních listinách Typ platby definováno centrálou v provizních listinách Typ výpočtu definováno centrálou v provizních listinách Poté zvolí Uložit. Takto si nadefinuje celou škálu svých produktů. Volba Nový výpočet: Teď již stačí jen zvolit Produkt a zadat částku obrázek Obrazovka Modul Kalkulátor BJ (nový výpočet) 30/35

31 obrázek Obrazovka Modul Kalkulátor BJ (definovat produkty) 10Modul - Vedoucí Modul sloužící vedoucím pracovníkům k práci s vlastní skupinou podřízených spolupracovníků. Vedoucí má možnost sledovat kariérovou historii, produkci v bankovních jednotkách nebo počty smluv, které jeho skupina, případně jednotlivci vytvořili. Vedoucí má možnost si pomocí funkce Struktura podřízených nadefinovat vlastní strukturu, kterou pak může průběžně měnit podle vývoje kariéry případně produkce. Import souboru načte dané informace o podřízeném spolupracovníkovi. Obsahuje data o odvedené práci za dané období v BJ a smlouvách. V případě, že jsou v jeho struktuře vedoucího lidé, kteří FINNAX nemají, má možnost si jejich produkci zadat manuálně, a to v položce Manuální zadání, kde zvolí dané období a následně počet BJ a smluv. 31/35

32 obrázek Obrazovka Modul Vedoucí 32/35

33 11Modul Investiční deník Podmínkou správné funkčnosti deníku je zadání klienta v modulu Klienti a smlouvy, aby si tento program mohl hotová data pouze převzít a vložit do zápisu investice. Práce s Investičním deníkem je jednoduchá. Po vložení požadavku nové investice dostane poradce na výběr volbu investice s udáním investované částky nebo v případě, že částku nezná, volí investici bez udání. V obou případech se objeví hlavička investice, kde poradce pouze zkontroluje správnost předložených údajů a poté pokračuje dále. V případě volby investice s udáním doplní do posledního okna údaje týkající se investované částky a další potřebné údaje. Ostatní položky pouze zkontroluje. V případě volby bez udání je kontrola snazší, protože zákon ukládá povinnost vyplnit menší množství údajů do zápisu. Po kontrole se vše potvrdí tlačítkem Uložit. Evidované údaje lze samozřejmě modifikovat a mazat. K práci s nimi jsou připraveny také obratné filtry pro užší vyhledávání. Pro případnou kontrolu je možné exportovat veškeré nebo filtrované údaje do formátu xls a zobrazit je tak v Excelu, v němž zákon základní evidenci ukládá. obrázek Obrazovka Modul Investiční deník 33/35

34 obrázek Obrazovka Vložení nové investice 34/35

35 12Modul Zálohování V Nastavení / Aplikace si uživatel může zvolit frekvenci, a zda vůbec chce být upozorňován na provedení zálohy nových dat. Po zvolení funkce Zálohovat zvolí uživatel místo na disku či jiném médiu, kam chce záložní soubor s daty uložit. S uloženým souborem se dá na disku dále pracovat. V případě správného zálohování Vás program informuje oznámením: Zálohování proběhlo v pořádku! Současně je možné provádět obnovení ze zálohy pomocí druhého tlačítka v modulu. Zvolíte místo uložení a soubor, obnovení se provede a po restartu aplikace jsou data ze zálohy trvale načtena do programu. Upozorňujeme, že v případě obnovení dat ze zálohy přijdete o všechny nová data, která jste v záloze neměli. Dbejte prosím na pravidelné zálohování, které Vám může pomoci v případě havárie počítače či s nesprávným zacházením s programem. 13Závěrečné informace Doufáme, že tento manuál poslouží k lepšímu používání tohoto programu. V případě jakýchkoli dalších dotazů využijte služeb našeho informačního centra, buď na: Telefonu: Pavel Pulec Leopold Nováček u: support@finnax.cz Nebo navštivte naše Internetové stránky 35/35