IDOP Olomouc, akciová společnost Číslo revize: 3

Transkript

1

2 Identifikace: SM Strana číslo: 2 0. Obsah 0. Obsah Úvod Identifikace organizace Předmět činnosti Řízení příručky kvality ISŘ Účel příručky kvality ISŘ Vydání příručky Definice, pojmy, zkratky Související dokumentace Oblast a rozsah použití Systém ISŘ Všeobecné požadavky Požadavky na dokumentaci Všeobecně Příručka kvality ISŘ Řízení dokumentů Řízení záznamů Postup při nakládání s dokumenty a záznamy Řízení HW a SW Odpovědnost managementu Angažovanost a aktivita managementu Zaměření na zákazníka Zaměření na ochranu životního prostředí Zaměření na bezpečnost a ochranu zdraví při práci Politika kvality, ochrany životního prostředí a ochrany zdraví při práci Plánování Cíle a programy ISŘ Environmentální aspekty Bezpečnostní rizika Plánování ISŘ Povinnosti, pravomoc, komunikace Povinnosti a pravomoc Představitel managementu Interní komunikace Postup pro řízení dokumentace ISŘ Přezkoumání ISŘ, účinnosti a efektivnosti ISŘ vedením Obecně Vstup pro přezkoumání Výstup z přezkoumání Vazba na opatření k nápravě Svolání porady pro přezkoumání ISŘ Management zdrojů Poskytování zdrojů Lidské zdroje Obecně Odborná způsobilost, vědomí závažnosti a výcvik Infrastruktura Pracovní prostředí... 25

3 Identifikace: SM Strana číslo: 3 7. Realizace produktu Plánování realizace produktu Procesy týkající se zákazníka Určování požadavků týkajících se produktu Přezkoumávání požadavků týkajících se produktu Komunikace se zákazníkem Návrh a vývoj Plánování návrhu a vývoje Vstupy pro návrh a vývoj Výstupy z návrhu a vývoje Přezkoumání návrhu a vývoje Ověření návrhu a vývoje Validace návrhu a vývoje Řízení změn návrhu a vývoje Nakupování Proces nakupování Informace pro nakupování Ověřování nakupovaného produktu Výroba a poskytování služeb Řízení výroby a poskytování služeb Validace procesů výroby a poskytovaných služeb Identifikace a sledovatelnost Majetek zákazníka Skladování, manipulace, ochrana a identifikace produktu Řízení provozu z hlediska ochrany životního prostředí Odpadové hospodářství Ochrana ovzduší Ochrana vod Nakládání s nebezpečnými chemickými látkami a přípravky (CHLP) Prevence závažných havárií Nakládání s obaly Řízení provozu z hlediska bezpečnosti a ochrany zdraví při práci Identifikace nebezpečí, hodnocení a řízení rizik Pracovní podmínky, pracovní prostředí Zdravotní péče Havarijní připravenost a reakce Havarijní připravenost a reakce Identifikace havárií a situací havarijního ohrožení Prostředky pro zvládání havárií Havarijní prevence Řízení monitorovacích a měřících zařízení Měření, analýza, zlepšování Obecně Monitorování a měření Spokojenost zákazníka Interní audit Monitorování a měření procesů Monitorování a měření produktu Řízení neshodného produktu Analýza dat Analýza spokojenosti zákazníka Hodnocení ekonomických ukazatelů Analýza hodnocení dodavatelů Zlepšování... 45

4 Identifikace: SM Strana číslo: Neustálé zlepšování Nápravná opatření Preventivní opatření Přílohy... 47

5 Identifikace: SM Strana číslo: 5 1. Úvod 1.1. Identifikace organizace Název organizace : IDOP Olomouc, akciová společnost Adresa organizace : Řepčínská 234/82, Olomouc IČ : DIČ : CZ Ředitel organizace : Ing. Ladislav.Janeček CSc. Představitel managementu pro ISŘ : Ing. Milan Boklažuk Telefon : Fax : idop@idop.cz 1.2. Předmět činnosti Organizace IDOP Olomouc, akciová společnost je zapsaná v Obchodním rejstříku u Krajského soudu v Olomouci usnesením ze dne Jako datum vzniku organizace je uveden den Organizace je držitelem všech potřebných oprávnění pro výkon své činnosti. Předmětem podnikání organizace na základě vydaných živnostenských oprávnění je: projektová činnost ve výstavbě projektování elektrických zařízení provádění staveb včetně jejich změn, udržovacích prací na nich a jejich odstraňování montáž, opravy, revize a zkoušky vyhrazených plynových zařízení montáž, opravy, údržba vyhrazených elektrických zařízení výroba, instalace a opravy elektrických strojů a přístrojů výroba, instalace a opravy elektronických zařízení inženýrská činnost v investiční výstavbě reprografické služby koupě zboží za účelem jeho dalšího prodeje a prodej nákup, skladování a prodej zdravotnických prostředků, které mohou být prodávány prodejci zdravotnických prostředků pronájem bytových a nebytových prostor s poskytováním jiných než základních služeb 2. Řízení příručky kvality ISŘ 2.1. Účel příručky kvality ISŘ Účelem příručky kvality ISŘ je vytvořit souhrnný popis systému managementu kvality v organizaci IDOP Olomouc, akciová společnost stanovení odpovědností a pravomocí, organizačního uspořádání, souboru dokumentace a příslušných záznamů.

6 Identifikace: SM Strana číslo: 6 Příručka kvality ISŘ slouží k : definování a dokumentování ISŘ vymezení rozsahu ISŘ stanovení odpovědností a pravomocí a přiřazení k definovaným činnostem stanovení souboru dokumentace a záznamů prezentaci ISŘ pro externí účely prokazování shody ISŘ s požadavky ve smluvních vztazích zajištění procesu zlepšování prováděných činností 2.2. Vydání příručky Příručka kvality ISŘ vydávaná v organizaci IDOP Olomouc, akciová společnost je zpracována v českém jazyce a veškeré výtisky uvedené v rozdělovníku jsou vydávány jako řízené dokumenty. Výtisky vydané nad rámec rozdělovníku jsou vydány pouze jako informativní, neřízený dokument. Vydávání řízených i neřízených výtisků Příručky kvality ISŘ schvaluje PISŘ, který vede o vydaných výtiscích evidenci Definice, pojmy, zkratky SMK- systému managementu kvality ISŘ - integrovaný systém řízení - sdružuje systémy managementu kvality, environmentálního managementu a managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci Ř - ředitel organizace PISŘ - představitel vedení pro ISŘ NŘ - náměstek ředitele TVN - technicko-výrobní náměstek ON - obchodní náměstek EPN - ekonomicko-provozní náměstek ZVÚ - zakázková a výrobní účtárna MÚP - mzdová účtárna a pokladna VV - vedoucí výroby PZS - příprava a zásobování staveb SV - stavbyvedoucí MV - mistr výroby SPS - správce počítačové sítě SŘ - sekretariát ředitele DSB - doprava a správa budov RE - reprostředisko MBPO - mažer pro BP a PO MEMS - manažer pro EMS M - metrolog Z - záznam

7 Identifikace: SM Strana číslo: Související dokumentace České technická norma v platném znění: ČSN EN ISO Systémy managementu kvality - Základní principy a slovník ČSN EN ISO Systémy managementu kvality - Požadavky ČSN EN ISO Systémy managementu kvality - Směrnice pro zlepšování výkonnosti ČSN EN ISO Systém environmentálního managementu - Požadavky s návodem pro použití ČSN ISO Systém environmentálního managementu-všeobecná směrnice k zásadám, systémům a podpůrným metodám ČSN ISO Environmentální management Slovník ČSN OHSAS Systémy managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci - Požadavky Souvisejícími dokumenty s příručkou kvality jsou také řídící interní předpisy směrnice, jejich seznam je v příloze č.1 této příručky 3. Oblast a rozsah použití Příručka je určena a je závazná pro všechny zaměstnance IDOPu Olomouc a.s.. Příručka je určena také k prezentaci ISŘ pro externí účely. 4. Systém ISŘ 4.1 Všeobecné požadavky Zárukou, že všechny prováděné činnosti budou prováděny jednotně, účinně a efektivně, je vytvoření, dokumentování a udržování ISŘ, jehož základem je soubor dokumentace a záznamů. Strukturu dokumentace ISŘ tvoří: - politika a cíle ISŘ - příručka kvality - směrnice - pracovní postupy a instrukce - záznamy a formuláře Přehled dokumentace ve vztahu na naplnění požadavku norem ČSN EN ISO 9001, ČSN EN ISO a ČSN OHSAS je uveden v příloze č. 1. Odpovědnosti jsou uvedeny v jednotlivých částech dokumentu. Systém je tvořen procesy, které umožní efektivní realizaci zakázky včetně činností souvisejících. Jedná se o tyto procesy:

8 Identifikace: SM Strana číslo: 8 Hlavní procesy: 1. Tvorba smlouvy 2. Nakupování 3. Příprava a řízení staveb 4. Dodávka staveb Řídící procesy: 1. Strategické plánování 2. Organizační struktura 3. Přezkoumání ISŘ vedením 4. Procesy : Metody řízení dokumentace Interní audity Plánování procesů Opatření k nápravě a preventivní opatření Zlepšování Podpůrné procesy: 1. Řízení neshod 2. Monitorování spokojenosti zákazníka 3. Skladování a manipulace 4. Metrologický řád 5. Řízení a příprava staveb Procesní mapa je uvedena v Příručce kvality ISŘ jako příloha č Požadavky na dokumentaci Všeobecně Dokumentované postupy odpovídají požadavkům normy ČSN EN ISO 9001, ČSN EN ISO 14001, ČSN OHSAS a norem souvisejících, tomu odpovídá i skutečnost, že byly zpracovány řešitelem odpovědným za provádění těchto činností v organizaci IDOP Olomouc a.s. a byly připomínkovány kompletním okruhem zainteresovaných pracovníků, připomínkování probíhá na formuláři SMF 42-02/04. Všechny postupy jsou s výjimkou technologických postupů součástí směrnic ISŘ. Účinné uplatňování tohoto souboru dokumentace je zajišťováno distribucí těchto dokumentů až na pracoviště, kde se činnost provádí. Současně je zajištěno seznámení pracovníků v potřebném rozsahu včetně souvisejícího výcviku. O této činnosti jsou vedeny záznamy. Pro vedení záznamů o seznámení slouží formulář SMF 42-02/03.

9 Identifikace: SM Strana číslo: 9 Směrnice jsou v listinné podobě k dispozici u PISŘ. Dále jsou směrnice k dispozici na intranetu IDOPu v elektronické podobě Příručka kvality ISŘ Příručka kvality ISŘ je vydaná v jednom výtisku, který je k dispozici u PISŘ a je přístupná ke čtení v elektronické podobě na PC. Vzhledem k tomu, že se jedná o řízený dokument jsou dodržovány všechny zásady řízení dokumentace stanovené v kapitole a) Do definovaného ISŘ jsou zahrnuty všechny činnosti, které umožní realizaci. Organizace zajišťuje realizaci zakázek na základě požadavků zákazníka, které jsou specifikované v dodané dokumentaci. b) Součástí Příručky kvality ISŘ jsou i definované postupy pro realizaci jednotlivých činností a procesů. c) Návaznosti jednotlivých činností a procesů jsou uvedeny v textu Příručky ISŘ, v maticích odpovědností příslušných směrnic a v mapách procesů integrovaného systému řízení Řízení dokumentů Pro všechny druhy činností zahrnutých do ISŘ jsou stanoveny a udržovány postupy, které zajišťují, že ISŘ je při svém provozu nejenom funkční, ale i účinný a efektivní. Struktura dokumentace je definovaná v této kapitole, v příloze č. 1 je uveden kompletní soubor dokumentace ISŘ. Součástí ISŘ jsou i dokumenty externího charakteru typu všeobecně platných norem a předpisů, stejně jako dokumentace zákazníků. Způsob a postup řízení všech druhů používané dokumentace je definován a dokumentován v této kapitole. Součástí vytvořeného jednotného systému řízení dokumentů jsou i zásady řízení software a hardware, zajišťování antivirové ochrany a přístupových práv. V organizaci IDOP Olomouc a.s. jsou používány tyto základní druhy dokumentace: dokumentace ISŘ - politika, cíle a programy ISŘ - příručka kvality ISŘ - směrnice - pracovní postupy a instrukce (technologické postupy) - záznamy a formuláře - dokumentace organizace - organizační schéma - popisy pracovních funkcí dokumentace bezpečnosti práce a požární ochrany - dokumentace účetní

10 Identifikace: SM Strana číslo: 10 - dokumentace personální - externí dokumentace - dokumentace zákazníků - technické normy a předpisy - software Je definovaný způsob identifikace a značení dokumentů. Zvolený způsob zajišťuje modulární přístup k jednotlivým oblastem ISŘ a umožňuje jejich přiřazení k prvkům normy ČSN EN ISO 9001 s ohledem na prvky normy ČSN EN ISO a normy ČSN OHSAS Jednotlivé úrovně dokumentace jsou zvoleným způsobem provázány z hlediska jejich vzájemného využití. Způsob identifikace dokumentace ISŘ vychází z identifikace jednotlivých prvků normy ČSN EN ISO 9001:2009. Způsob identifikace ostatních druhů dokumentace je stanovený tvůrci na základě jejich zkušeností a zvyklostí a v rámci organizace je převzatý. Forma a členění jednotlivých druhů dokumentů, zajišťuje jejich jednotnost, přehlednost a srozumitelnost. Ř jsou dle potřeby stanoveny odpovědnosti, pravomoci a způsob tvorby včetně připomínkování a schvalování jednotlivých druhů dokumentů. U dokumentace ISŘ je definována zásada, že všechny dokumenty připomínkuje a schvaluje Ř. Veškeré dokumenty mohou být vydány až po přezkoumání a schválení člena představenstva, jsou distribuovány na základě rozdělovníku, distribuci provádí pracovník určený Ř. Záznam vytvořený na formuláři rozdělovníku SMF 42-02/03 zároveň slouží jako podklad pro seznam dokumentace ISŘ a je uložen u PISŘ. Rozdělovník rovněž slouží jako doklad o seznámení pracovníků s obsahem dokumentů. Za udržování a aktualizaci dokumentů ISŘ odpovídá PISŘ včetně dokumentů v elektronické podobě. a) Vytvořený rozdělovník, který je součástí každého dokumentu a vznikl na základě potřeby jednotlivých pracovišť, je zárukou, že na všech místech, kde se příslušné činnosti provádí, existují platná vydání příslušných dokumentů. b) Řízení neplatných dokumentů musí zahrnout jejich důslednou identifikaci a izolaci, aby nemohlo dojít k jejich nezamýšlenému použití. Rozhodnutí o skartaci je v pravomoci člena představenstva organizace pokud není stanoveno jinak. Neplatné dokumenty jsou označeny červeně Neplatný dokument. c) Způsob řízení zastaralých dokumentů včetně jejich značení je zajištěn důslednou identifikací. Zastaralé identifikované dokumenty jsou umístěny odděleně a tak, aby nemohlo dojít k jejich neúmyslnému použití. Způsob provádění změn a revizí všech druhů dokumentů je zajištěn důsledným vyznačováním změn a revizí přímo na dokumentu. Proces provádění změn a revizí vychází z připomínkového řízení, proces schvalování umožňuje dodržet zásadu, že veškeré změny dokumentů a údajů může přezkoumat a schválit pouze odpovědný pracovník, který schválil původní dokument. Činnosti související s prováděním změn dokumentů a údajů musí zahrnovat důslednou identifikaci a evidenci provedené změny. Evidence změny je provedena na Revizním a

11 Identifikace: SM Strana číslo: 11 změnovém listě SMF 42-02/02 a vyznačena na příslušné straně dokumentu. Pokud PISŘ rozhodne, že počet změn zhorší přehlednost dokumentu, nebo se jedná o rozsáhlou změnu, je provedena revize celého dokumentu a dokument je vydán s následujícím číslem revize, která je vyznačená jak v Revizním a změnovém listu, tak na příslušném dokumentu. Pro řízení souborů údajů a dat platí všechny zásady jako pro dokumenty. V případě elektronické podoby je nutno zajistit navíc: - stanovení přístupových práv - evidenci souboru dat a softwarové zajištění antivirové ochrany - zálohování a archivaci dat S ohledem na specifikaci jednotlivých druhů Z systému ISŘ je uveden: - způsob evidence Z centrálně u PISŘ - forma udržování Z v aktuálním stavu s ohledem na jejich čitelnost a nepoškozenost použitím definovaných formulářů, uložením u uživatele - způsob archivace, vyřazování a likvidace Z v pravomoci PISŘ je rozhodnutí o způsobu vyřazování a likvidaci Z systému ISŘ - formy identifikace Z, vycházející ze základních pravidel řízení dokumentace viz. Kap forma vedení a registrace viz. kap doba a místo uložení Z dle kapitoly 6 příslušné směrnice - přístupnost Z interně jsou všechny dokumenty přístupné všem, externě dle rozhodnutí Ř - vytváření Z v rámci dokumentovaného postupu viz kap změny a rušení Z viz. kap identifikace záznamů označení - poř. č./revize Záznamy jsou vedeny v centrálním seznamu Z, na formuláři SMF 42-05/01 Seznam Z. Za vedení aktuálního seznamu všech Z systému ISŘ je odpovědný PISŘ. Účinnost vedení záznamů o ISŘ spočívá rovněž v tom, že je stanoveno místo jejich uložení po dobu platnosti a místo a doba jejich archivace. S tím souvisí i zajištění požadavku, že potřebné Z budou přístupny všem pracovníkům, kteří potřebné informace využívají. Naopak některé informace uvedené v Z nemohou být přístupné volně všem pracovníkům, jejich přístupnost musí být omezena Řízení záznamů Nástrojem pro sledování průběhu a výsledku jednotlivých činností je vedení záznamů z těchto činností, které mohou zahrnovat číselné i verbální údaje a informace kvalitativního i kvantitativního charakteru.

12 Identifikace: SM Strana číslo: 12 Vzhledem k tomu, že Z jsou jednou konkrétní skupinou dokumentů systému ISŘ, musí být řízeny stejnými zásadami jako ostatní dokumentace. Tyto zásady jsou uvedeny dále: Postup při nakládání s dokumenty a záznamy a) Přijetí písemností Všechny listovní a jiné zásilky se přijímají na sekretariátu organizace. Doporučené zásilky jsou evidovány v knize pošty. Před otevřením musí být ověřeno, zda : - všechny zásilky náleží IDOP Olomouc a.s. - zásilky nebo obaly nejsou poškozeny Při otevírání došlých zásilek je zkontrolováno, zda souhlasí počet uvedených příloh a jiných dokladů a zjištěné nesrovnalosti zaznamená na písemnostech. Dále je obálka označena datumem příjmu a dále předána adresátovi. Faxy, které došly jsou předávány osobě, pro kterou jsou určeny. y se buď rozesílají na adresy adresátů nebo se tisknou a adresátovi předávají. Kusové zásilky sekretariát přejímá pouze v případě, že adresát tuto zásilku dopředu avizuje. b) Vyřizování písemností Písemnosti je třeba vyřizovat co nejrychleji a nejhospodárněji. Od každého odeslaného dopisu se vyhotoví jedna kopie pro založení. Dopisy jsou vždy opatřeny mimo jiné datumem, podpisem, razítkem a hlavičkou organizace c) Odesílání písemností Před odesláním je pošta určená k odeslání zkontrolována, zda má všechny náležitosti. Doporučené písemnosti se evidují v knize pošty. Faxy a y si odesílá odesílatel sám. Kusové zásilky kompletuje a odesílá sekretariát. d) Ukládání písemností Písemnosti jsou po vyřízení ukládány do příručních registratur. e) Skartační řízení Předpokladem řádného skartačního řízení je přesná evidence, správné značení a přehledné uložení písemnosti. Písemnosti typu S s uplynulou skartační lhůtou jsou odděleny, prověří se zda skutečně pominula jejich správní či provozní potřeba a jsou viditelně označeny. Připraví se Seznam písemností navržených ke skartaci SMF 42-04/03 a požádá příslušný státní archív o schválení. Shledá-li dohlížející archív, že všechny náležitosti odpovídají požadavkům, vydá skartační protokol a skartační povolení, na jehož základě lze provést skartaci.

13 Identifikace: SM Strana číslo: Řízení HW a SW Výpočetní techniku v organizaci tvoří řada osobních počítačů, využívaných ke zpracování účetních, ekonomických, výrobních a technických úkolů. Firma plně respektuje český právní řád ve vztahu k ochraně autorských práv. Všichni uživatelé jsou povinni se řídit licenčním ujednáním k dodaným produktům. Užívání neautorizovaných kopií počítačových programů je v organizaci přísně zakázáno. Požadavky na zajištění výpočetní techniky předkládají ústně vedoucí jednotlivých útvarů se zdůvodněním Ř. Ve zdůvodnění se uvede : - druh požadovaného zařízení - účel používání - umístění zařízení - rozsah předpokládaného programového vybavení - budoucí uživatel - požadovaný termín pořízení - náklady na instalaci, zavedení a služby Po dodání HW nebo SW provede SPS přejímku a jeho vstupní kontrolu a zajistí instalaci na PC pracoviště v souladu s licenčním ujednáním dodavatele SW a předání uživateli. Přidělená výpočetní technika smí být využívána pouze k účelu, ke kterému byla pořízena a pouze pro potřeby organizace. Veškerá data v PC organizace mají charakter obchodního tajemství. Navíc data, která se vážou k zaměstnancům, užívají ochranu osobním údajů, dle příslušného zákona č.101/2001 Sb. Každý uživatel přicházející do styku s těmito údaji musí zachovávat mlčenlivost a nesmí údaje vynášet mimo organizaci případně požívat tak, že svým jednáním způsobí organizaci škodu.všichni uživatelé jsou povinni zachovávat mlčenlivost o přidělených přístupových heslech k PC a aplikačním programům. V žádném případě nesmí být hesla uložena poblíž výpočetní techniky. Informace o konkrétní konfiguraci, struktuře počítačů, umístění datových zdrojů, aplikací, dokumentaci mají charakter důvěrných informací. Každé elektronické médium, které vstupuje do PC organizace, musí být na vstupu prověřeno zaměstnanci na přítomnost virů. Podezřelé médium se nesmí používat dál musí být vyřazeno.. Za žádných okolností se bez ověření nesmí elektronická média prohlížet, kopírovat či jinak využívat. Údržbu SW a HW v případě poruch i plánovaných činností zajišťuje SPS. Povinností SPS je uplatnit požadavek na plánované a preventivní prohlídky a údržbu u Ř. 5. Odpovědnost managementu 5.1. Angažovanost a aktivita managementu IDOP Olomouc a.s. zvolila budování a provozování ISŘ jako účinný nástroj uspokojování požadavků zákazníků na bázi zjišťování jejich potřeb při minimalizaci dopadů do ŽP,

14 Identifikace: SM Strana číslo: 14 bezpečnosti a ochrany zdraví při práci všech zúčastněných a neustálého zlepšování všech procesů. S požadavky zákazníků, s požadavky na ochranu ŽP a s požadavky na BOZP jsou průběžně seznamováni všichni pracovníci, kteří mohou výsledné parametry produktu a samotné dopady do ŽP při jeho realizaci ovlivnit. Angažovanost a aktivita při vytváření systému managementu kvality a neustálém zvyšovaní jeho efektívnosti je docílena prostřednictvím : a) komunikací v organizaci o tom, jak je důležité plnit požadavky zákazníka, stejně jako požadavky zákonů a předpisů, b)stanovením politiky kvality, c) zajišťování stanovených cílů kvality d)přezkoumáním systému managementu a e) zajištěním dostupnosti zdrojů. Průběžně je sledována platnost a aktuálnost všech zákonných požadavků. Zásady provozu ISŘ jsou uvedeny v Politice integrovaného systému a její naplňování umožňuje stanovený soubor Cílů ISŘ. Pravidelně dvakrát ročně je prováděno přezkoumání ISŘ vedením, které umožní ověřit, že systém je účinný a efektivní, klade se důraz na BOZP a zahrnuje trend neustálého zlepšování a prevenci ochrany ŽP Zaměření na zákazníka Základem spokojenosti zákazníka je průběžné zjišťování jeho požadavků a spokojenosti formou : - přezkoumání reálnosti požadavků v rámci poptávkového a nabídkového řízení - vyhodnocování zakázky po jejím ukončení - průběžného jednání se zákazníky - vyhodnocování spokojenosti zákazníka 5.3. Zaměření na ochranu životního prostředí Základem naplňování environmentálních požadavků a zlepšování ochrany ŽP v organizaci je průběžné zjišťování těchto požadavků a: - přezkoumání, příp. uplatnění daných environmentálních požadavků - identifikace a hodnocení environmentálních aspektů - řízení provozu z hlediska ochrany životního prostředí 5.4. Zaměření na bezpečnost a ochranu zdraví při práci Základem ochrany zdraví a bezpečnosti při práci je snaha identifikovat a trvale snižovat rizika pro zdraví a bezpečnost zaměstnanců při práci, průběžně zjišťovat tyto požadavky a :

15 Identifikace: SM Strana číslo: 15 - přezkoumání plnění zákonných požadavků BOZP - vyhodnocení možných rizik pro zdraví zaměstnanců a jejich minimalizace - řízení práce z hlediska bezpečnosti a ochrany zdraví při práci - vyhodnocení zajištění BOZP a PO v rámci hodnocení spokojenosti zákazníka - reagovat na konstruktivní názory zvoleného zástupce zaměstnanců pro oblast BOZP Za vedení registru právních požadavků v oblasti BOZP a PO a uvádění do souladu s aktuálními právními předpisy je odpovědný MBPO. Aktualizace registru se provádí 4x ročně, vždy v závěru kalendářního čtvrtletí. MBPO při této roční prověrce BOZP a PO provede kontrolu implementace změn zákonných předpisů do pracovních činností ve firmě. Organizace tyto informace průběžně aktualizuje. O provedené kontrole a naplnění nových požadavků platných předpisů MBPO zpracuje zápis. Náplní činnosti zástupce zaměstnanců pro oblast BOZP je zejména spolupráce při: - stanovení pracovních postupů a hodnocení rizik - šetření pracovních úrazů a jejich odškodňování - spoluúčast při kontrolách BOZP a hygieny práce pracovníky státních orgánů - zajišťování řešení připomínek zaměstnanců v oblasti BOZP spolu s managementem společnosti. Management firmy zajišťuje zástupci zaměstnanců pro oblast BOZP: - přístup k příslušným zákonným předpisům a normám a to trvale - dostatečný časový prostor pro naplnění výše uvedených povinností Postup pro komunikaci a konzultování při řešení otázek BOZP je zřejmý z následujícího grafického vyjádření. Zaměstnanci MV SV VV Zástupce zaměstnanců pro BOZP Příprava staveb MBPO Ředitel

16 Identifikace: SM Strana číslo: Politika kvality, ochrany životního prostředí a ochrany zdraví při práci Vedení organizace IDOP Olomouc a.s. stanovilo a vydalo svoji politiku kvality, ochrany životního prostředí a ochrany zdraví při práci definovanou v SM 53-01, která slouží jako nástroj k plnění cílů a programů ISŘ viz SM Zárukou plnění cílů a programů je definování politiky ISŘ ve všech oblastech, které mohou naplnění cílů a programů kvality, ochrany ŽP a BOZP ovlivnit. Za plnění cílů politiky kvality, ochrany životního prostředí a ochrany zdraví při práci je odpovědný Ř organizace je zajištěno seznámení všech pracovníků, jejich vyhodnocování a aktualizace. Plnění politiky a cílů kvality, ochrany životního prostředí a ochrany zdraví při práci je součástí pravidelného přezkoumávání účinnosti a efektivnosti vedením organizace. Platná politika kvality, ochrany životního prostředí a ochrany zdraví při práci je vytvořena jako samostatný dokument Plánování Cíle a programy ISŘ Politika kvality, ochrany životního prostředí a ochrany zdraví při práci je chápaná jako účinný nástroj pro naplnění a realizaci cílů ISŘ, které jsou vydány jako samostatný dokument viz. SM Vydané cíle jsou pravidelně každý rok vyhodnocovány a aktualizovány. Všechny cíle ISŘ jsou vydávány v návaznosti na politiku kvality, ochrany životního prostředí a ochrany zdraví při práci. Je důsledně dodržena zásada jejich konkrétnosti a měřitelnosti. Vydání a aktualizaci cílů politiky kvality. ochrany životního prostředí a ochrany zdraví při práci schvaluje Ř organizace. Pro jednotlivý cíl je stanoven Program ISŘ,ve kterém jsou uvedeny tyto údaje: - odpovědná osoba za splnění cíle ISŘ, - termín pro splnění cíle ISŘ. Kontrolou plnění programů ISŘ je pověřen PISŘ ve spolupráci s MEMS a MBPO, v případě že není sám odpovědnou osobou za splnění cíle ISŘ. Osoba odpovědná za kontrolu cíle ISŘ je uvedena přímo v Programu ISŘ. Organizace vytváří, implementuje a udržuje dokumentované cíle BOZP pro příslušné funkce a úrovně v rámci organizace. Cíle musí být měřitelné, pokud je to prakticky možné, a musí být v souladu s politikou BOZP, včetně přijatých závazků týkajících se prevence úrazů a poškození zdraví, požadavků předpisů a jiných požadavků, které se naorganizaci vztahují, a závazku k neustálemu zlepšování. Pro dosažení cílů organizace vytváří, implementuje a udržuje programy. Programy obsahují minimálně a) určení odpovědnosti a pravomoce pro dosažení cílů v příslušných funkcích a úrovních organizace, a b) zdroje a časový rámec, ve kterém má být cílů dosaženo.

17 Identifikace: SM Strana číslo: 17 Programy jsou v pravidelných a plánovaných intervalech přezkoumány a podle potřeby přizpůsobeny, aby bylo zajištěno dosažení cílů Environmentální aspekty Environmentální aspekty (EA) jsou stanovovány pro všechny činnosti, které organizace provádí. Environmentální aspekty jsou identifikovány do Registrů EA, s vědomím, že: - EA způsobující dopad znečištění ovzduší mohou být např.: emise ze spalovacích zdrojů, emise z výfuků mobilních zdrojů,výpary, prach, záření, teplo apod., - EA způsobující dopad znečištění podloží, povrchových a podzemních vod mohou být např.: úkapy, úniky či vylití závadných nebo chemických látek, vypouštění OV do vod povrchových či kanalizace apod., - EA související s nakládání s odpady jsou např.: produkce směsného komunálního odpadu, produkce odpadů kategorie O a produkce odpadů kategorie N, - EA způsobující vyčerpávání neobnovitelných přírodních zdrojů a surovin, mohou být např.: spotřeba elektrické energie, spotřeba zemního plynu, spotřeba pitné vody, spotřeba pohonných hmot apod. Po zvážení všech těchto okolností zpracovává MEMS Registr EA. REA je uložen u MEMS. Vzor je uveden na formuláři v příloze č. 4, SM Registr environmentálních aspektů Bezpečnostní rizika Identifikace nebezpečí a hodnocení rizik tvoří nedílnou součást zajištění oblasti BOZP v rámci systému řízení BOZP a prevence pracovních rizik. Bezpečnostní rizika jsou stanovovány pro všechny činnosti, které organizace provádí. Bezpečnostní rizika jsou definovány ve SM Registr bezpečnostních rizik. Směrnice obsahuje popis jednotlivých rizik zjištění příčin rizika, identifikace nebezpečí a stanovení opatření k jejich odstranění nebo omezení působení na zaměstnance. Je třeba dbát na : - prevenci rizik zda jsou vykonávány kroky v oblasti prevence rizik, analýza rizik, způsob zavádění nových prostředků apod. - technickou prevenci stav pracovišť, pracovní prostředky a zařízení, kontroly a revize apod. - školení a vzdělávání provádění, forma a druhy školení, požadavky na kvalifikaci školitele apod. - zdravotní preventivní péče otázka smluvního zařízení, vstupní, výstupní a preventivní prohlídky, poskytování první pomoci, řešení pracovních úrazů apod. - kontrolní činnost způsoby provádění a efektivita provádění kontrolní činnosti apod. - Zpracování kategorizaci pracovníků IDOPu ve spolupráci s KHS Olomouc v rámci prevence proti vzniku nemoci z povolání. Postup pro průběžnou identifikaci nebezpečí, hodnocení a řízení rizik:

18 Identifikace: SM Strana číslo: 18 - odpovědným pracovníkem za průběžnou identifikaci nebezpečí na stavbě je příslušný stavbyvedoucí. Ten je povinen na stavbě rizika identifikovat a prokazatelně s nimi seznámit pracovníky stavby. O seznámení s riziky se provede záznam do stavebního deníku. - vyhodnocení a aktualizaci registru rizik ve směrnici SM Registr bezpečnostních rizik provádí vždy v závěru roku MBPO. Doplněna budou nově zjištěná rizika, rizika z důvodu využívání nové technologie, zapracovány budou nové či novelizované zákonné předpisy a reakce na státní politiku bezpečnosti práce. Postupy pro identifikaci nebezpečí a posuzování rizika berou v úvahu: a) běžné a mimořádné činnosti b) činnosti všech osob, kterémají přístup na pracoviště (včetně partnerů a návštěvníků) c) lidské chování, způsobilost a další lidské faktory, d) identifikovaná nebezpečí vznikající mimo pracoviště, která nepříznivě ovlivňují zdraví a bezpečnost osob řízených organizaci na danem pracovišti, e) nebezpečí v okolí pracoviště způsobená činností spojenými s aktivitami řízenými organizací, f) infrastrukturu, vybavení a materiály na pracovišti poskytované organizací nebo jinými subjekty, g) změny nebo navrhované změny v organizaci, jejích aktivitách nebo materiálech, h) úpravy systému managementu BOZP, včetně dočasných změn, a jejich vlivy na provoz, procesy a činnost, i) jakékoliv požadavky právných předpisů související s posouzením rizika a implementaci nezbytného řízení, j) Návrh pracovišť,procesů,zařízení,strojů/vybavení,provozních postupů organizace práce, včetně jejích přizpůsobení lidským schopnostem. Metodika organizace pro identifikaci nebezpečí a posouzení rizika je a) stanovena s ohledem na její předmět, povahu a načasování tak, aby byl zajištěn spíše proaktivní než reaktivní přístup, a b) přiměřeně umožnuje identifikaci rizík,stanovování priorit, dokumentování rizik a aplikování opatření Pro management změny organizace před zavedením takových změn identifikuje nebezpečí a rizika v oblasti BOZP nebi v jejích činnostech. Při určování způsobu řízení nebo zvažování změn stávajícího způsobu řízení musí byt prosněžení rizik použita nastávající hierarchie a) odstranění, b) nahrazení c) technická opatření, d) označení/varování a/nebo organizační opatření,

19 Identifikace: SM Strana číslo: 19 e) osobní ochranné prostředky. Organizace dokumentuje a udržuje výsledky identifikace nebezpečí, posuzování rizik a určeného způsobu řízení v aktuálním stavu. Organizace musí zajistit, aby byla rizika v oblasti BOZP a určitý způsob řízení brána v úvahu při vytváření implementování a udržováníjejího systému managementu BOZP Plánování ISŘ Všechny požadavky, které podmiňují dosažení specifikovaných parametrů, jsou definovány v rámci: - přezkoumání reálnosti požadavků a smluv zákazníků - kap specifikací požadavků na nákup - kap specifikací technologických postupů - identifikací environmentálních aspektů kap definování bezpečnostních rizik kap specifikací kontrolních činností - stanovení způsobu identifikace - stanovení požadavků na manipulaci, balení, skladování a dodávání - stanovení kvalifikačních požadavků příslušných pracovníků - včetně stanovení a vypracování záznamů ve všech výše uvedených činnostech Průběžně je sledována a zajišťována aktuálnost všech stanovených požadavků Povinnosti, pravomoc, komunikace Povinnosti a pravomoc V rámci vytvořeného systému ISŘ jsou definovány a dokumentovány všechny činnosti, které mohou funkčnost, účinnost a efektivnost systému ISŘ ovlivnit. Ke všem prováděným činnostem jsou jednoznačně přiřazeny odpovědnosti, pravomoci a vzájemné vazby. Určení případně delegování odpovědností a pravomocí je v pravomoci Ř organizace. Základní odpovědnosti a pravomoci jsou stanovené v Popisech pracovních míst, které jsou vytvořeny pro všechny funkce v organizaci. Popisy vytváří Ř organizace ve spolupráci s SŘ. Vzor viz. příloha č.9 SM Personální záležitosti. Za aktualizaci a řízení popisů pracovních funkcí je odpovědný Ř organizace. Odpovědnosti a pravomoci jsou dále stanovené v maticích odpovědností (viz. SMF 42-02/01) Odpovědnosti a pravomoci k provádění jednotlivých činností zajišťují: - prevenci výskytu příčin neshod výrobku, procesu, ISŘ - identifikaci problémů a neshod - řešení problémů a neshod

20 Identifikace: SM Strana číslo: 20 - ověřování realizace a účinnosti řešení. - součástí stanovení odpovědností a pravomocí je i autorizace dokumentů a záznamů formou podpisů a razítek. Přehled používaných razítek je uveden na formuláři SMF 42-02/ Představitel managementu Vedení organizace IDOP Olomouc a.s. jmenovalo člena managementu organizace, který má stanoveny odpovědnosti a pravomoci pro následující oblasti: a) zajištění,že jsou vytvářeny, implementovány a udržovány procesy potřebné pro systém managementu kvality b) předkládání zpráv vrcholovému vedení o výkonnosti systému managementu kvality a o jakékoli potřebě zlepšování a c) podporování povědomí závažnosti požadavků zákazníka v celé organizaci Interní komunikace Interní komunikace v rámci organizace probíhá ústně a po telefonu, pokud není v jednotlivých činnostech stanoveno jinak, případně není stanoven způsob přenosu informací formou vedení záznamů. K interní komunikace je využíváno i porad. Tyto mohou být pravidelné, podle potřeby přibližně 1x za 14 dní. Z těchto porad se provádí zápis. Operativní porady si zpravidla nevyžadují zápisy Postup pro řízení dokumentace ISŘ Listinná podoba směrnic je uložena u PISŘ. Jedná se o řízené výtisky č. 1. Směrnice SM Politika kvality, ochrany životního prostředí a ochrany zdraví při práci a směrnice SM Cíle integrovaného systému řízení jsou jako řízený výtisk č. 2 umístěny na nástěnce firmy. Veškeré dokumenty ISŘ jsou dále k dispozici odpovědným pracovníkům IDOPu v elektronické podobě na intranetu firmy. Na webových stránkách firmy jsou umístěny elektronické podoby řízených dokumentů směrnice SM Příručka ISŘ, směrnice SM Politika kvality, ochrany životního prostředí a ochrany zdraví při práci a směrnice SM Cíle integrovaného systému řízení. Za řízení registru právních požadavků a uvádění do souladu s aktuálními právními předpisy v oblasti EMS odpovídá MEMS, za tutéž činnost v oblasti BOZP odpovídá MBPO. MEMS a MBPO provádějí tuto aktualizaci 4x ročně, vždy v závěru kalendářního čtvrtletí Přezkoumání ISŘ, účinnosti a efektivnosti ISŘ vedením Obecně Vedení organizace IDOP Olomouc a.s. stanovilo způsob a interval (nejméně 1x za rok) přezkoumání funkčnosti, účinnosti a efektivnosti systému ISŘ, které zajistí jeho vhodné a