SEMINÁRNÍ PRÁCE. Předmět: 3PA523 Řízení lidských zdrojů Zimní semestr E-Recuitment. Bc. Petr Loderer

Transkript

1 SEMINÁRNÍ PRÁCE Předmět: 3PA523 Řízení lidských zdrojů Zimní semestr E-Recuitment Bc. Petr Loderer

2 Obsah 1 Úvod Získávání pracovníků e E-Recuitment Podnikové informační systémy Podnikové informační systémy z pohledu HR oddělení Podnikové informační systémy z pohledu uchazeče Elektronické inzeráty Elektronické inzeráty z pohledu HR oddělení Elektronické inzeráty z pohledu uchazeče Sociální sítě Sociální sítě z pohledu uchazeče Sociální sítě z pohledu HR oddělení Závěr Zdroje... 11

3 1 Úvod Moderní technologie, jako počítače, internet, mobilní telefony a další, nezanedbatelně prostupují do všech činností moderního člověka. Díky těmto technologiím je člověk schopen být neustále připojen k internetu, nebo mobilním sítím.tyto technologie velmi radikálně prostupují i náš profesní život a udávají do určité míry i směr, jakým se daná profese může ubírat. I práce personalistů je informačními technologiemi ovlivněna. Cílem této práce je zmapovat možnosti využití informačních technologií pro získávání pracovníků, tzv. e-recruitment. Pro uvedení do dané problematiky definuji některé základní pojmy. Analýzu slova e-recruitment začnu odzadu, jelikož náplň slova recruitment je zde stěžejní, e- už je jen pouze jakousi formou provedení. Slovem recruitment zde můžeme chápat celý proces získávání zaměstnanců. Vycházím z předpokladu, že pojmem získávání zaměstnanců můžeme označovat činnosti vyhledávání pracovníků interně a následně externě, zatímco pojmem nábor zaměstnanců rozumíme spíše externí zajištění. 1.1 Získávání pracovníků Získávání pracovníků je činnost, která má zajistit, aby volná pracovní místa v organizaci přilákala dostatečné množství odpovídajících uchazečů o tato místa, a to s přiměřenými náklady a v žádoucím termínu (včas). Spočívá v rozpoznávání a vyhledávání vhodných pracovních zdrojů, informování o volných pracovních místech v organizaci, nabízení těchto volných pracovních míst (a nezřídka i v přesvědčování vhodných jedinců o výhodnosti práce v organizaci), v jednání s uchazeči, v získávání přiměřených informací o uchazečích (tyto informace budou později sloužit k výběru nejvhodnějších z nich) a v organizačním a administrativním zajištění všech těchto činností. [1] 1.2 e- Předponou e- dnes může být označeno téměř cokoliv, co má co dočinění s IT/ICT, tedy informačními technologiemi (IT) a komunikačními technologiemi (ICT). Zabývat se zde teorií informace do detailu je nad rámec této práce, a tak zde zmíním ty nejzákladnější fakta. Státní norma ČSN definuje informaci jako význam, který člověk přisuzuje datům. Jedná se tedy o interpretaci znaků určité abecedy. Cílem IT je tyto informace zpracovávat a usnadnit tak člověku jejich příjem, uchování, pochopení, intepretaci a znovuvyužití. ICT jsou nástroje, které slouží právě k přenosu těchto informací. V dnešní době se jedná hlavně o počítačové sítě (internet nevyjímaje), mobilní sítě a zařízení do těchto sítí připojená. Předponou e- tak akcentujeme fakt, že dané činnosti probíhají za pomocí těchto technologií.

4 Pro ilustraci uvádím některé činnosti, se kterými se každý z nás může setkat jak v původní formě, tak ve formě obohacené o informační technologie: dnes asi nejrozšířenější forma korespondence, která nahradila klasickou papírovou korespondenci E-government možnost komunikace s institucemi státní a veřejné správy v elektronické podobě a veškeré procesy s tím související, zejména tvorba příslušné legislativy a přechod úřadů na elektronickou verzi vedení agendy. [2] E-book forma elektronických knih určených pro tablety a čtečky E-banking přístup k bankovnímu účtu pomocí webovéhoprohlížeče 2 E-Recuitment Pojmem e-recruitment tedy rozumíme proces získávání pracovníků za použití informačních technologií. Stejně jako ostatní činnosti, které je možné podporovat informačními technologiemi je proces získávání zaměstnanců IT technologiemi podporován od úplného počátku, až po jeho konec. Pro potřeby získávání pracovníků se může jednat o následující technologie: Elektronické inzeráty Sociální sítě Podnikové informační systémy Cílem e-recruitmentu je dosáhnout stejného výsledku s maximálním efektem, které mohou informační technologie dodat. Jedná se hlavně o následující aspekty: Globalizace dalo by se také říci plošné rozšíření, kdy je možné se e-recruitmentu účastnit z pohodlí domova, případně z jakéhokoliv jiného místa, které je těmito službami pokryto (počítač nebo chytrý telefon a internetová nebo mobilní síť) a to na obou stranách tohoto procesu (HR oddělení i uchazeč) Rychlost díky internetu a mobilním sítím je dnes možné přenést a zveřejnit inzerát (stejně jako na něj odpovědět) v několika málo minutách V rámci této práce se zaměřím na tři výše zmíněné nástroje a popíši jej z hlediska uchazeče a firmy (pracovníka HR).

5 2.1 Podnikové informační systémy Informační systémy dnes představují páteř většiny podniků bez ohledu na velikost. Umožňují získávat, uchovávat a poskytovat informace všem zaměstnancům napříč pracovišti, útvary a funkcemi. Podobnou funkci mají pro oddělení řízení lidských zdrojů. Představují centralizované úložiště pro informace o jednotlivých pozicích, současných i minulých zaměstnancích a další agendy, které jsou s touto činností spjaty. Díky využití IT technologií je možné tyto systémy propojit s dalšími systémy i mimo organizaci a to vše z jednoho místa, kterým může být kancelář, případně počítač dotyčného pracovníka Podnikové informační systémy z pohledu HR oddělení Pracovník HR jako běžný uživatel podnikového informačního systému (dále jen PIS) může vidět pouze pověstný vrchol ledovce, který je relevantní k jeho činnostem. Pokud bych abstrahoval na tu nejvyšší úroveň, tak pro potřeby získávání pracovníků se jedná o několik elektronických formulářů (které jsou součástí aplikace), pro zadání pracovního místa, pracovní náplně a zadávání portfolia uchazečů do systému. Díky tomu je možné vytvořit návrh volného pracovního místa s určitou náplní práce. Větší firmy (obzvláště ty, které mají několik detašovaných pracovišť) tak mohou začít hledání vhodného kandidáta v rámci svých zaměstnanců a následně pak externě. Pro externí využití je možné informační systémy napojit na různé internetové servery (stránky), které se zaměřují na zprostředkování pracovních příležitostí, jako jsou Práce.cz, Jobs.cz, nebo Monster.cz. Tyto servery jsou jakousi nástěnkou inzerátů práce. Na druhou stranou si každý jednotlivec může zveřejnit svůj životopis. Jednoznačný přínos pro pracovníka HR je správa všech zveřejněných inzerátů z jednoho místa. Pokud se například změní pracovní náplň, nebo se změní podmínky pro přijetí uchazeče, je možné tuto informaci změnit centrálně v PIS a veškeré změny jsou automaticky zpropagovány do cílového systému. Pracovníkům HR tedy odpadá nutnost následně měnit ručně zveřejněné inzeráty, kdy se stejný inzerát může vyskytovat na více místech a je tak možnost opomenutí některého z nich, což vedek neaktuálnosti. Veškeré odpovědi na tyto inzeráty je pak možné třídit v rámci PIS pro elektronickou poštu. Stejně tak má pracovník HR možnost vyhledávat podle určitých kritérií v databázi životopisů, které byly zaslány přímo společnosti, nebo které jsou získávány z určitých jinak dostupných databází životopisů (jako např. výše zmíněných serverů).

6 Candidate management system (CMS) Candidate managment system je aplikace, nebo soubor aplikací, které umožňují personalistům pracovat s pestrou škálou nástrojů pro zpracování el. inzerátů (zveřejnění, aktualizace, komunikace se zájemci atd.) Dobrá komunikace s uchazeči, práce s jejich daty a rychlé předávání informací tvoří proces efektivní a dobře buduje značku společnosti na trhu práce. Doba, kdy stačilo odeslat životopis pouze em v příloze dávno uplynula. Nechat si posílat životopisy do u má několik nevýhod: Životopisy uchazečů zapadají mezi ostatní poštou nebo spamem Životopisy nemají jednotnou strukturu a některé žádané informace mohou chybět Přiřazení k pracovní nabídce může být neurčité, ne vždy přesně můžeme vystopovat zdroj, pro měření efektivity jednotlivých personálních serverů Třídění došlých odpovědí podle inzerovaného pracovního místa je prvním krokem k úspěšné aplikaci pro candidate management, nebo-li řízení komunikace s uchazeči. Všechny nevýhody ové komunikace prezentované výše musí být eliminovány. Uchazeči musí být přiřazováni automaticky k pracovní funkci, na kterou se hlásí, životopis má jednotnou strukturu (předchází vyplnění dotazníku či odeslání šablony životopisu), zdroj musí být identifikovatelný a mezi životopisy neproniká žádná jiná pošta. Kompatibilita personálního serveru a databáze uchazečů společnosti by měla zaručit hladký import do celofiremního systému, samozřejmě, pokud společnost nějaký využívá. [3] Hlavními výhodami těchto systému jsou: Automatické třídění došlých dokumentů Udržení stejné struktury dokumentů Uchování historie komunikace mezi uchazečem a personalistou Jednotný komunikační kanál, díky čemuž je jednodušší nastavit proces podniku Možnost hromadné komunikace Nevýhodami jsou: Přílišné zobecnění, díky kterému nemusí toto řešení vyhovovat všem firmám a pracovníkům Odfiltrování lidského faktoru, který je určitou a nezbytnou součástí procesu získávání pracovníků

7 2.1.2 Podnikové informační systémy z pohledu uchazeče Jak může být z názvu patrné, uchazeč o zaměstnání nemá přímý přístup do systému případného zaměstnavatele. Vyskytuje se zde spíše v pasivní roli, kdy jakožto uchazeč může: Zaslat životopis, který je pak uchován v PIS pro další zpracování Odpovědět na inzerát, který je uložen do PIS a následně je pracovníkovi HR umožněno s dotyčným komunikovat 2.2 Elektronické inzeráty Elektronické inzeráty jsou dnes jednou z nejrozšířenějších variant procesu získávání zaměstnanců. Jedná se o pohodlnou cestu, jak zveřejnit inzerát, případně na něj i odpovědět. Ve velké míře navazují na problematiku PIS. Takový inzerát si nicméně může zveřejnit každý člověk bez ohledu na příslušnost k nějaké společnosti. Mohou si inzeráty zveřejňovat živnostníci, případně jiné osoby, které potřebují např. dočasnou výpomoc. Takové inzeráty bývají většinou zpoplatněné, což i pro malý podnik může být relativně zanedbatelný náklad, který se ztratí v rozpočtu na běh HR oddělení. Pokud si inzerát zveřejňuje někdo jiný, např. OSVČ, může se jednat o určitou limitaci ze strany internetového serveru, zprostředkující el. inzeráty. Takovýmto omezením může být např. maximální počet znaků, které se v bezplatném inzerátu mohou vyskytnout Elektronické inzeráty z pohledu HR oddělení HR oddělení může mít možnost spravovat el. inzeráty v rámci PIS, nebo jej musí upravovat přímo. Ve většině případů se jedná o pracovní inzeráty zveřejněné na několika internetových serverů, jak jsem zmínil v kapitole Otevírání, správa a uzavírání pracovních nabídek je součástí činnosti HR oddělení ať už se jedná o automatickou, nebo ruční úpravu Elektronické inzeráty z pohledu uchazeče Do problematiky el. inzerátů se uchazeč může zapojit mnohem aktivněji, než v problematice předchozí (PIS). V tomto ohledu se jedná o aktivní vyhledávání zveřejněných inzerátů a reakce na ně. Jistou formou el. inzerátu ze strany uchazeče je možnost zveřejnit na těchto veřejných portálech svůj životopis. Díky tomu může uchazeč dosáhnout zařazení svého životopisu do databáze společnosti eventuálně umožnit pracovníkům HR nechat se vyhledat..

8 Vyhledávání v databázi zveřejněných pracovních nabídek je relativně jednoduché. Většina portálů k tomuto určená dovoluje zájemcům filtrovat inzeráty podle základních kritérií: Typ pracovního poměrů brigáda, zkrácený pracovní úvazek, plný úvazek Lokalita na úrovni krajů, měst, městských částí Podle oboru IT, HR, marketing, stavební práce a další Podle dosaženého vzdělání střední škola, výuční list, vysokoškolské a další Podle výše platu Podle vhodnosti zaměstnání bez omezení, na mateřské dovolené, ZPS 1, Z/TP Sociální sítě Sociální sítě jsou v dnešní době velmi rozšířenou formou komunikace. Jedná se o multiplatformní (stolní počítače, chytré telefony, tablety atd.) komunikační médium, které spojuje jednotlivé lidi po celém světě. V rámci e-recruitmentu nemusí sloužit pouze pro vyhledání vhodných kandidátů, ale na základě již existujících profilů 3 je možné o kandidátovi zjistit něco mnohem dříve, než se dostaví na pohovor. Nejprve se podívejme na možnost využití sociáolních sítí z pohledu uchazeče Sociální sítě z pohledu uchazeče Jedním z dnešních trendů v procesu získávání zaměstnanců a IT z pohledu uchazeče je do jisté míry vlastní exhibice. Tuto cestu umožňují světově známé sociální sítě zaměřené na navazování profesních vztahů s lidmi po celém světě. Jednou z takových sítí je např. síť LinkedIn, která byla založena v roce 2002 a počet registrovaných uživatelů od té doby rapidně roste. V březnu 2011 síť překonala metu 100 milionů uživatelů a v červnu 2013 to bylo více než 259 milionů registrovaných uživatelů z více než 200 zemí a oblastí. Princip této sociální sítě je relativně jednoduchý. Každý uživatel má možnost si založit vlastní profil, který doplní o údaje relevantní pro profesní kariéru: Shrnutí Zde má uživatel možnost napsat téměř jakýkoliv text, ve většině případů se jedná o průřez jednotlivých zaměstnání a vytyčení hlavních dovedností a schopností Kariéra a pracovní místa chronologicky seřazený seznam pracovních zkušeností Vzdělání dosažené vzdělání včetně možnosti uvést jednotlivé kurzy Dovednosti dovednosti, které dotyčný ovládá (řízení projektů, návrh informačního systému, recruitment atd.) 1 Změněná pracovní schopnost 2 (Zvlášť) těžké postižení 3 Profilem se zde rozumí vlastní stránka, na které uživatel uvádí své personálie a další média (fotografie, videa atd.)

9 Projekty seznam projektů, na kterých se dotyčný v rámci profesní kariéry i mimo ni podílel Publikace seznam literatury, na které se uživatel autorsky podílel Kurzy a certifikáty absolvované kurzy, případně jejich certifikáty (PRINCE2, FCE atd.) Patenty Jedná se tak v zásadě o mnohem bohatší životopis, kde je prostor pro veškeré informace, které by v rámci žádosti o určitou pozici byly vyfiltrovány. Uživatel má tak možnost být na očích pro headhunetry, kteří tuto sociální síť hojně využívají. Uživatel tak neupravuje svůj životopis pouze ve chvíli, kdy pozici hledá Sociální sítě z pohledu HR oddělení Jak je uvedeno v kapitole 2.3.1, uchazeč má určitou možnost aktualizovat svůj profil na sociální síti zaměřené na navazování pracovních vztahů. Pro pracovníka HR tak vzniká analogická možnost vyhledávání, jako je uvedeno v kapitole Zatímco uchazeč může v databázi filtrovat inzeráty, které jsou pro něj nějakým způsobem relevantní, může i pracovník HR oddělení na této sociální síti filtrovat na základě kritérií, které o sobě uživatel sociální sítě uvádí (kapitola 2.3.1). Může tak např. vyfiltrovat všechny potenciální uchazeče, kteří mají vysokou školu, jsou ve středním služebním věku, mají zkušenosti s vedením malých týmů a dokáží navrhovat informační systémy. Na druhou stranu mohou ostatní sociální sítě jako Facebook, Twitter a další působit i jinak, než jako pozitivní prezentace uchazeče. Ona celosvětová a plošná dostupnost mohou mít jistá úskalí, která si ne každý může uvědomovat. Profily na sociálních sítích mohou mít i do jisté míry negativní dopad na proces zisku zaměstnanců. Je nutné si uvědomit, jaké dokumenty na svůj profil vkládáme a jestli nemohou nějakým způsobem ovlivnit šance na zaměstnání. Pracovníci HR tyto sítě moc dobře znají a mají tudíž možnost prověřit uchazeče i v tomto neprofesním ohledu. Pokud uživatel na sociální síti zveřejní fotografie z poslední návštěvy restauračního zařízení, kde přehnal požití alkoholických nápojů, případně další materiál, jak se jej policisté snaží dostat do policejního vozu, může to dost ovlivnit případnou nabídku práce (nejen) od serióznějších společností.

10 3 Závěr Informační technologie mají dnes obrovskou možnost podporovat veškeré činnosti člověka, jak pracovní, tak nepracovní. V obou těchto oblastech prostupují obrovským množstvím úkonů s cílem tyto úkony urychlit a zpohodlnit. Činnosti řízení lidských zdrojů nejsou výjimkou a to jak na straně personalisty, tak na straně uchazeče. Jak jsem uvedl v této práci, oblast e-recruitmentu pokládá prostoupení informačních technologií těmito činnostmi za samozřejmé a informační technologie tak usnadňují činnosti na obou stranách. Personalistům umožňují řídit své činnosti centralizovaně skrz jeden informační systém a zajistit tak jednoduchou úpravu všech relevantních dokumentů, které se nemusí nutně propagovat na jediné úložiště a zajistit tak aktuálnost a relevanci v každém okamžiku. Mají možnost také přistupovat ke všem relevantním dokumentům, které se k určité agendě vztahují (např. odpovědi na inzeráty aj.) a zároveň díky informačnímu přístupu řídit úroveň přístupu napříč personálním oddělením. Zároveň se jim díky sociálním sítím dostává do ruky mocný nástroj, díky kterému je možné o uchazeči zjistit další množství informací. Tyto informace nemusí být součástí motivačního dopisu, případně životopisu, které lze považovat za prvotní dokumenty, které se od uchazeče dostanou personalistovi do ruky. Uchazeč tak může nepřímo ovlivnit rozhodnutí o (ne)přijetí ještě před osobním pohovorem, případně jinými úkony, které k závěrečnému rozhodnutí p (ne)přijetí vedou. Uchazeči o práci mají možnost díky elektronickým inzerátům efektivně filtrovat, což může snižovat zátěž úřadu práce, kde fronty zájemců pročítají stohy papírových inzerátů pracovního místa. Podobně, jako personalisté, mají možnost řídit veškerou komunikaci přes jedno místo vlastní ovou schránku, případně přes vlastní profil na sociální síti. Právě sociální sítě umožňují každé osobě vlastní prezentaci, přestože momentálně práci akutně neshání. Díky tomu je možné navázat spoustu relevantních kontaktů, které v případě potřeby hledat si nové pracovní místo mohou uchazeči velmi rychle usnadnit cestu k opětovnému zaměstnání.

11 4 Zdroje [1] KOUBEK, Josef. Řízení lidských zdrojů: základy moderní personalistiky. 3. vyd. Praha: Management Press, 2001, 367 s. ISBN [2] ADAPTIC, s.r.o. Adaptic [online] [cit ]. Adaptic - Co je E-government. Dostupné z WWW: < [3] KOUŘIL, Martin. Budoucnost a trend online recruitmentu. In: Budoucnost a trend online recruitmentu [online] [cit ]. Dostupné z: