Gymnázium a Střední odborná škola, Rokycany, Mládežníků 1115

Transkript

1 Gymnázium a Střední odborná škola, Rokycany, Mládežníků 1115 Číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/ Číslo šablony: 11 Název materiálu: Práce se seznamy Ročník: 2. ročník Identifikace materiálu: WOH_52_11_práce se seznamy Jméno autora: Ing. Bc. Martina Wohlrathová Předmět: Informatika Tématický celek: Seznamy v Excelu Učební text obsahuje postupy pojmenování tabulky, řazení a Anotace: filtrování včetně úkolů na procvičení a ukázky tabulek kritérií pro rozšířený filtr. Datum:

2 Seznamy Seznamy v Excelu nazýváme rozlehlé tabulky, kterým se jinak říká databáze. Tyto tabulky lze do Excelu importovat z databázových aplikací, např. MS Access (na kartě Data Načíst externí data ) Databáze je organizovaná sada údajů ve formě tabulky, v níž řádky nazýváme záznamy a sloupce pole. Excel disponuje mnoha nástroji pro práci s databázemi, z nichž nyní vybíráme: Definované názvy Řazení Filtry Připomeňte si úpravy typu vložit sloupec/řádek, skrýt a zobrazit sloupec/řádek, přizpůsobit šířku sloupce apod. Pojmenování oblasti buněk na listu pomocí pole názvů 1) vyznačíme oblast 2) klikneme do pole názvů a vepíšeme název 3) ukončíme klávesou Enter Název musí začínat písmenem, další znaky pomou být číslice a podtržítko Další možností, jak vytvořit název, je na kartě Vzorce Správce názvů, v jehož dialogovém okně lze mj. názvy upravit nebo odstranit. Ve skupině tlačítek Definované názvy se nabízí možnost Vytvořit z výběru. Definované názvy slouží ke zjednodušení práce: lze je použít ve vzorcích namísto odkazů, zejména při práci se seznamy (v argumentech databázových funkcí) poslouží k rychlému přechodu (výběru) na pojmenovanou oblast Ukázka použití ve vzorci: Modrou buňku s pětkou mám pojmenovanou pětka, do vedlejší buňky vložím vzorec: =pětka 5 5

3 Řazení Tabulku můžeme seřadit dle zvoleného sloupce vzestupně, sestupně nebo dle vlastního seznamu, můžeme přidat další úrovně řazení, řadit podle hodnoty, barvy apod. Stačí umístit kurzor do libovolné buňky v tabulce (Excel si najde hranice tabulky sám) a zvolit Data Seřadit Je dobré zkontrolovat, zda odpovídá toto zaškrtnutí. Tento údaj ovlivní, zda se první řádek zahrne do řazení nebo ne. Ostatní nastavení jsou zřejmá. Poznámka: Pokud před řazením označíme oblast (např. sloupec), seřadí se pouze označené buňky (v tabulce to znamená prohození údajů v záznamech nepřijatelné!). Je-li označený sloupec součástí tabulky, Excel zobrazí upozornění s dotazem, co opravdu chceme řadit.

4 Cvičení: Seřaďte tabulku níže dle příjmení a dále podle jména (jako v telefonním seznamu). Vytvořte si vlastní seznam řazení dle vzdělání a seřaďte dle tohoto seznamu a dále podle pořadí. pořadí příjmení jméno datum narození město pohlaví počet dětí zaměstnání mzda věk výška váha vzdělání 1 Horáček David 11. září 1972 Brno m 1 účetní středoškolské 2 Mladý Josef 3. srpen 1978 Plzeň m 2 obchodník vysokoškolské 3 Korn Petr 6. červenec 1967 Plzeň m 1 asistent středoškolské 4 Jará Radka 23. květen 1956 Praha ž 0 učitel vysokoškolské 5 Novotná Ilona 27. únor 1979 Plzeň ž 0 prodavačka vysokoškolské 6 Sabová Markéta 19. březen 1971 Brno ž 3 asistent středoškolské 7 Rolník Martin 24. červen 1965 Praha m 3 řidič vysokoškolské 8 Daněk Jiří 18. květen 1982 Rokycany m 1 obchodník středoškolské 9 Štrunc Josef 31. leden 1979 Praha m 1 asistent vysokoškolské 10 Šebková Jana 14. červenec 1969 Plzeň ž 1 účetní středoškolské 11 Šebová Bohumila 7. duben 1972 Rokycany ž 2 prodavačka středoškolské 12 KolomazníkDan 15. listopad 1978 Brno m 2 ředitel vysokoškolské 13 Novotný Petr 13. únor 1985 Praha m 1 návrhář vysokoškolské 14 Moudrá Jiřina 25. květen 1976 Brno ž 5 prodavačka základní 15 Klapka Josef 21. červen 1968 Rokycany m 4 obchodník středoškolské 16 Klapková Stanislava 4. říjen 1967 Plzeň ž 2 účetní středoškolské 17 Řezníček David 29. červen 1988 Brno m 2 asistent středoškolské 18 Fialová Hana 27. prosinec 1986 Ostrava ž 1 asistent vysokoškolské 19 Trhlíková Zlata 16. červen 1986 Praha ž 0 účetní středoškolské 20 Boudová Helena 12. prosinec 1967 Rokycany ž 0 ředitel vysokoškolské 21 Skopec Petr 11. září 1976 Plzeň m 0 řidič základní 22 Šťastný Petr 17. srpen 1972 Ostrava m 1 návrhář vysokoškolské 23 Švec Josef 30. květen 1983 Rokycany m 0 asistent středoškolské 24 Havlíček Karel 8. červen 1969 Ostrava m 1 učitel vysokoškolské 25 Karpíšek Martin 23. duben 1985 Brno m 0 obchodník středoškolské 26 Svobodová Dana 11. březen 1983 Ostrava ž 2 účetní středoškolské 27 Veselý Jiří 13. listopad 1980 Praha m 2 návrhář středoškolské 28 Šedivý Karel 15. prosinec 1979 Ostrava m 1 pokrývač základní 29 Bílá Jana 20. říjen 1965 Rokycany ž 0 účetní středoškolské 30 Červený Martin 8. srpen 1967 Plzeň m 0 ředitel vysokoškolské 31 Novák Daniel 15. leden 1979 Ostrava m 1 obchodník středoškolské 32 Svobodová Iveta 22. únor 1978 Brno ž 1 učitel vysokoškolské 33 Vintíř Josef 14. září 1965 Praha m 1 ředitel vysokoškolské 34 Plachý Jiří 7. září 1976 Teplice m 2 učitel vysokoškolské 35 Franěk Jaroslav 5. srpen 1980 Ostrava m 2 účetní středoškolské 36 Svatuška Marek 30. leden 1981 Plzeň m 1 řidič středoškolské 37 Slaninka Josef 16. duben 1974 Brno m 2 pokrývač vysokoškolské 38 Masný Martin 27. říjen 1982 Brno m 3 asistent středoškolské 39 Svojtka Albert 5. prosinec 1985 Rokycany m 3 pokrývač základní 40 Maňas Petr 6. červen 1984 Teplice m 0 učitel vysokoškolské 41 Pilous Luboš 6. červenec 1979 Praha m 0 obchodník vysokoškolské 42 Hrobařík Martin 3. červenec 1989 Ostrava m 2 účetní středoškolské 43 Kovář Jiří 4. květen 1976 Teplice m 2 ředitel středoškolské 44 Nekovář Petr 27. duben 1973 Praha m 1 asistent vysokoškolské 45 Hrbatý Josef 14. srpen 1979 Plzeň m 1 učitel vysokoškolské 46 Sivá Anna 3. květen 1969 Rokycany ž 2 ředitel vysokoškolské 47 Mladý Jiří 14. březen 1990 Ostrava m 2 řidič základní 48 Stará Iris 11. prosinec 1983 Plzeň ž 3 účetní středoškolské 49 LedajaksováDagmar 6. listopad 1977 Rokycany ž 3 prodavačka středoškolské 50 Pilný Josef 25. únor 1980 Plzeň m 1 ředitel vysokoškolské

5 Automatický filtr Zapnutím automatického filtru Data Filtr (po umístění kurzoru do tabulky) se v záhlaví sloupců zobrazí šipky a je možné data filtrovat, tzn. zobrazit pouze ty záznamy, které vyhovují nastaveným kritériím. Kliknutím na šipku ve zvoleném sloupci zaškrtneme buď konkrétní hodnotu(y), nebo zadáme složitější podmínku otevřením nabídky Filtry a zadáním podmínek v okně Vlastní automatický filtr. Filtrováním se skryjí řádky, v jejichž buňkách nevyhovovaly hodnoty podmínkám. Původní tabulku nejrychleji získáme vypnutím filtru na kartě Data. Vyfiltrovaná data můžeme řadit.

6 Cvičení: 1) Vyfiltrujte záznamy s ženami, které mají děti. (11 záznamů) 2) prodavačky z Plzně nebo Rokycan. (3) 3) lidi z Prahy nebo Brna, kteří pobírají mzdu větší než Kč a jejich příjmení je v druhé polovině abecedy, tj. začíná písmenem O, P, atd. (9) 4) lidi narozené po roce 1980, kteří jsou menší než 180 cm. (7) 5) lidi s červeně podbarveným datumem narození. (12) pořadí příjmení jméno datum narození město pohlaví počet dětí zaměstnání mzda věk výška váha vzdělání 1 Horáček David 11. září 1972 Brno m 1 účetní středoškolské 2 Mladý Josef 3. srpen 1978 Plzeň m 2 obchodník vysokoškolské 3 Korn Petr 6. červenec 1967 Plzeň m 1 asistent středoškolské 4 Jará Radka 23. květen 1956 Praha ž 0 učitel vysokoškolské 5 Novotná Ilona 27. únor 1979 Plzeň ž 0 prodavačka vysokoškolské 6 Sabová Markéta 19. březen 1971 Brno ž 3 asistent středoškolské 7 Rolník Martin 24. červen 1965 Praha m 3 řidič vysokoškolské 8 Daněk Jiří 18. květen 1982 Rokycany m 1 obchodník středoškolské 9 Štrunc Josef 31. leden 1979 Praha m 1 asistent vysokoškolské 10 Šebková Jana 14. červenec 1969 Plzeň ž 1 účetní středoškolské 11 Šebová Bohumila 7. duben 1972 Rokycany ž 2 prodavačka středoškolské 12 KolomazníkDan 15. listopad 1978 Brno m 2 ředitel vysokoškolské 13 Novotný Petr 13. únor 1985 Praha m 1 návrhář vysokoškolské 14 Moudrá Jiřina 25. květen 1976 Brno ž 5 prodavačka základní 15 Klapka Josef 21. červen 1968 Rokycany m 4 obchodník středoškolské 16 Klapková Stanislava 4. říjen 1967 Plzeň ž 2 účetní středoškolské 17 Řezníček David 29. červen 1988 Brno m 2 asistent středoškolské 18 Fialová Hana 27. prosinec 1986 Ostrava ž 1 asistent vysokoškolské 19 Trhlíková Zlata 16. červen 1986 Praha ž 0 účetní středoškolské 20 Boudová Helena 12. prosinec 1967 Rokycany ž 0 ředitel vysokoškolské 21 Skopec Petr 11. září 1976 Plzeň m 0 řidič základní 22 Šťastný Petr 17. srpen 1972 Ostrava m 1 návrhář vysokoškolské 23 Švec Josef 30. květen 1983 Rokycany m 0 asistent středoškolské 24 Havlíček Karel 8. červen 1969 Ostrava m 1 učitel vysokoškolské 25 Karpíšek Martin 23. duben 1985 Brno m 0 obchodník středoškolské 26 Svobodová Dana 11. březen 1983 Ostrava ž 2 účetní středoškolské 27 Veselý Jiří 13. listopad 1980 Praha m 2 návrhář středoškolské 28 Šedivý Karel 15. prosinec 1979 Ostrava m 1 pokrývač základní 29 Bílá Jana 20. říjen 1965 Rokycany ž 0 účetní středoškolské 30 Červený Martin 8. srpen 1967 Plzeň m 0 ředitel vysokoškolské 31 Novák Daniel 15. leden 1979 Ostrava m 1 obchodník středoškolské 32 Svobodová Iveta 22. únor 1978 Brno ž 1 učitel vysokoškolské 33 Vintíř Josef 14. září 1965 Praha m 1 ředitel vysokoškolské 34 Plachý Jiří 7. září 1976 Teplice m 2 učitel vysokoškolské 35 Franěk Jaroslav 5. srpen 1980 Ostrava m 2 účetní středoškolské 36 Svatuška Marek 30. leden 1981 Plzeň m 1 řidič středoškolské 37 Slaninka Josef 16. duben 1974 Brno m 2 pokrývač vysokoškolské 38 Masný Martin 27. říjen 1982 Brno m 3 asistent středoškolské 39 Svojtka Albert 5. prosinec 1985 Rokycany m 3 pokrývač základní 40 Maňas Petr 6. červen 1984 Teplice m 0 učitel vysokoškolské 41 Pilous Luboš 6. červenec 1979 Praha m 0 obchodník vysokoškolské 42 Hrobařík Martin 3. červenec 1989 Ostrava m 2 účetní středoškolské 43 Kovář Jiří 4. květen 1976 Teplice m 2 ředitel středoškolské 44 Nekovář Petr 27. duben 1973 Praha m 1 asistent vysokoškolské 45 Hrbatý Josef 14. srpen 1979 Plzeň m 1 učitel vysokoškolské 46 Sivá Anna 3. květen 1969 Rokycany ž 2 ředitel vysokoškolské 47 Mladý Jiří 14. březen 1990 Ostrava m 2 řidič základní 48 Stará Iris 11. prosinec 1983 Plzeň ž 3 účetní středoškolské 49 LedajaksováDagmar 6. listopad 1977 Rokycany ž 3 prodavačka středoškolské 50 Pilný Josef 25. únor 1980 Plzeň m 1 ředitel vysokoškolské

7 Rozšířený filtr Používá se v případě, že kritéria pro filtrování jsou příliš složitá. Naučíme se ho používat na příkladech, které lze zvládnout i automatickým filtrem. Zadáme Data Upřesnit (vedle automatického filtru) V okně rozšířeného filtru zvolíme, zda chceme vyfiltrovaná data kopírovat jinam na tento list. Vyplníme odkaz na tabulku (není třeba, máme-li kurzor v tabulce) nebo název oblasti tabulky. Oblast kritérií je samostatná tabulka, kterou s potřebnými podmínkami připravíme předem. Kopírovat do: zadáme odkaz na levou horní buňku oblasti, kam se mají kopírovat vyfiltrovaná data Jak vytvořit tabulku kritérií? V prvním řádku zadáme názvy polí (záhlaví sloupců), ve kterých stanovujeme podmínky. Doporučuje se tyto názvy z tabulky kopírovat. V dalších řádcích zapisujeme pro jednotlivá pole podmínky a dodržujeme při tom tato pravidla: s podmínky, které mají být splněny zároveň (spojeny pomocí AND), zapisujeme na stejný řádek tabulky kritérií s podmínky spojené pomocí OR (platí jedna nebo druhá) uvádíme do různých řádků s nevynecháváme prázdné řádky, neboť mají také význam podmínky (podmínky, kterou splňují všechny záznamy) Na listu Tabulky kritérií si prohlédněte ukázky.

8 Cvičení: Zkopírujte do oblasti začínající buňkou B90 (nebo libovolně) vyfiltrované záznamy, které splňují požadované podmínky: a) vysokoškolsky vzdělaní pražané s jedním nebo dvěma dětmi b) všichni, jejichž křestní jméno začíná na J a je jim nejméně 30 let c) muži o hmotnosti mezi 70 kg až 85 kg se středoškolským vzděláním d) vymyslete další složitější kritéria pořadí příjmení jméno datum narození město pohlaví počet dětí zaměstnání mzda věk výška váha vzdělání 1 Horáček David 11. září 1972 Brno m 1 účetní středoškolské 2 Mladý Josef 3. srpen 1978 Plzeň m 2 obchodník vysokoškolské 3 Korn Petr 6. červenec 1967 Plzeň m 1 asistent středoškolské 4 Jará Radka 23. květen 1956 Praha ž 0 učitel vysokoškolské 5 Novotná Ilona 27. únor 1979 Plzeň ž 0 prodavačka vysokoškolské 6 Sabová Markéta 19. březen 1971 Brno ž 3 asistent středoškolské 7 Rolník Martin 24. červen 1965 Praha m 3 řidič vysokoškolské 8 Daněk Jiří 18. květen 1982 Rokycany m 1 obchodník středoškolské 9 Štrunc Josef 31. leden 1979 Praha m 1 asistent vysokoškolské 10 Šebková Jana 14. červenec 1969 Plzeň ž 1 účetní středoškolské 11 Šebová Bohumila 7. duben 1972 Rokycany ž 2 prodavačka středoškolské 12 Kolomazník Dan 15. listopad 1978 Brno m 2 ředitel vysokoškolské 13 Novotný Petr 13. únor 1985 Praha m 1 návrhář vysokoškolské 14 Moudrá Jiřina 25. květen 1976 Brno ž 5 prodavačka základní 15 Klapka Josef 21. červen 1968 Rokycany m 4 obchodník středoškolské 16 Klapková Stanislava 4. říjen 1967 Plzeň ž 2 účetní středoškolské 17 Řezníček David 29. červen 1988 Brno m 2 asistent středoškolské 18 Fialová Hana 27. prosinec 1986 Ostrava ž 1 asistent vysokoškolské 19 Trhlíková Zlata 16. červen 1986 Praha ž 0 účetní středoškolské 20 Boudová Helena 12. prosinec 1967 Rokycany ž 0 ředitel vysokoškolské 21 Skopec Petr 11. září 1976 Plzeň m 0 řidič základní 22 Šťastný Petr 17. srpen 1972 Ostrava m 1 návrhář vysokoškolské 23 Švec Josef 30. květen 1983 Rokycany m 0 asistent středoškolské 24 Havlíček Karel 8. červen 1969 Ostrava m 1 učitel vysokoškolské 25 Karpíšek Martin 23. duben 1985 Brno m 0 obchodník středoškolské 26 Svobodová Dana 11. březen 1983 Ostrava ž 2 účetní středoškolské 27 Veselý Jiří 13. listopad 1980 Praha m 2 návrhář středoškolské 28 Šedivý Karel 15. prosinec 1979 Ostrava m 1 pokrývač základní 29 Bílá Jana 20. říjen 1965 Rokycany ž 0 účetní středoškolské 30 Červený Martin 8. srpen 1967 Plzeň m 0 ředitel vysokoškolské 31 Novák Daniel 15. leden 1979 Ostrava m 1 obchodník středoškolské 32 Svobodová Iveta 22. únor 1978 Brno ž 1 učitel vysokoškolské 33 Vintíř Josef 14. září 1965 Praha m 1 ředitel vysokoškolské 34 Plachý Jiří 7. září 1976 Teplice m 2 učitel vysokoškolské 35 Franěk Jaroslav 5. srpen 1980 Ostrava m 2 účetní středoškolské 36 Svatuška Marek 30. leden 1981 Plzeň m 1 řidič středoškolské 37 Slaninka Josef 16. duben 1974 Brno m 2 pokrývač vysokoškolské 38 Masný Martin 27. říjen 1982 Brno m 3 asistent středoškolské 39 Svojtka Albert 5. prosinec 1985 Rokycany m 3 pokrývač základní 40 Maňas Petr 6. červen 1984 Teplice m 0 učitel vysokoškolské 41 Pilous Luboš 6. červenec 1979 Praha m 0 obchodník vysokoškolské 42 Hrobařík Martin 3. červenec 1989 Ostrava m 2 účetní středoškolské 43 Kovář Jiří 4. květen 1976 Teplice m 2 ředitel středoškolské 44 Nekovář Petr 27. duben 1973 Praha m 1 asistent vysokoškolské 45 Hrbatý Josef 14. srpen 1979 Plzeň m 1 učitel vysokoškolské 46 Sivá Anna 3. květen 1969 Rokycany ž 2 ředitel vysokoškolské 47 Mladý Jiří 14. březen 1990 Ostrava m 2 řidič základní 48 Stará Iris 11. prosinec 1983 Plzeň ž 3 účetní středoškolské 49 Ledajaksová Dagmar 6. listopad 1977 Rokycany ž 3 prodavačka středoškolské 50 Pilný Josef 25. únor 1980 Plzeň m 1 ředitel vysokoškolské

9 Ukázka tabulek kritérií Všechny záznamy,... lidé z Teplic se základním nebo jméno u kterých je v poli jméno údaj město vzdělání Josef Josef, jinými slovy všichni Teplice základní Teplice středoškolské věk >30...starší než 30 let Kdyby zde nebylo zapsáno Teplice (např. počet dětí prázdná buňka), šlo by o středoškolsky 0 město Praha...všichni s bydlištěm Brno... všichni s počtem dětí 0. příjmení...s příjmením od M M zaměstnání počet dětí ředitel 1 datum narození...narozeni před asistent 2 < rokem 1970 asistent 1 ředitel 2 pořadí Všechny záznamy. Lze použít libovolné pole (název pohlaví mzda výška m >50000 m > všichni ředitelé nebo asistenti, kteří mají jedno nebo dvě děti. (Čteme podmínky po řádcích: ředitelé s jedním dítětem, nebo asistenti se dvěma, nebo asistenti s jedním,... všichni muži s platem vyšším než Kč nebo s výškou těla větší než 190 cm.