IPMA - Mezinárodní asociace projektového řízení

Transkript

1 IPMA - Mezinárodní asociace projektového řízení (studijní materiál) Studijní text vznikl za podpory projektu FRVŠ 923/2011 Inovace předmětů pro výuku projektového managementu. Studijní text vypracoval autorský kolektiv: Ing. Jan Bartoška, Ph.D. Ing. Jan Rydval Ing. Radka Svobodová 1

2 Obsah 1 Standard IPMA Historie a rozšíření standardu IPMA IPMA v České republice Definice a pojmy uváděné ve standardu IPMA Struktura a koncepce standardu IPMA Kompetence projektového manažera Stupeň kompetencí Taxonomická kritéria Projekt, program, portfolio Projekty a profesionální projektové řízení Kompetence projektového manažera dle NCB Technické kompetence Behaviorální kompetence Kontextové kompetence Způsob certifikace a certifikační autorita IPMA Přínosy certifikace Nejdůležitější principy Národního standardu kompetencí projektového řízení Čtyřstupňový systém certifikace a recertifikace: Shrnutí Otázky

3 1 Standard IPMA V současné době projektoví manažeři řídí projekty, programy a portfolia v prostředí, které se rychle mění, kde se vyskytuje velké množství zainteresovaných stran a působí mnoho vnějších vlivů. Projekty stále více zasahují do nejrůznorodějších oblastí lidské činnosti, jejich počet stoupá, jsou složitější a různorodější. Požadavky na behaviorální kompetence manažerů a členů týmů jsou stále výraznější a náročnější. Na druhou stranu se musíme vypořádávat s individualismem členů projektových týmů i projektových manažerů. Je zřejmé, že bylo třeba výstižně popsat jednotlivé kompetence pro řízení projektů, programů a portfolií v tomto stále se měnícím prostředí. Z těchto důvodů vznikla potřeba vzniku odpovídajícího standardu profesionálního chování projektových manažerů a členů projektových týmů. Stále důležitější jsou osobní přístupy tak, jak byly dokumentovány v minulých standardech CzBoK a IPMA Competence Baseline v Úspěch projektového manažera do velké míry závisí na tom, jaké kompetence jsou v jeho rozsahu k dispozici. Pro vývoj a realizaci dobrých projektových plánů a výsledků jsou vedle odborných kompetencí nezbytné i behaviorální kompetence projektového manažera, jako jsou etika, motivace a schopnost vést členy týmu atd. V neposlední řadě se musí projektový manažer úspěšně vypořádat i s organizačním, ekonomickým a sociálním kontextem projektu. Tyto důvody vedly asociaci IPMA (International Project Management Association) k tomu, že vybrala tři rozsahy kompetencí projektového řízení: odborný, behaviorální a kontextový viz obrázek 1. 2 Historie a rozšíření standardu IPMA V roce 1965 skupina moderních lidí vytvořila fórum pro projektové manažery k sdílení informací. Výsledkem bylo založení IPMA (International Project Management Association, česky Mezinárodní asociace projektového řízení), první mezinárodní asociace pro projektový management na světě. Tato asociace slouží jako federace národních sdružení pro projektové řízení pro prostředník specifických směrů rozvoje schopností pro lepší úspěšnost projektů a různých programů. Od té doby IPMA rostla a rozšířila se po celém světě. S členskou základnou s více než 50 zeměmi se IPMA stala mezinárodní sítí asociací řízení projektů po celém světě. 3

4 V průběhu let IPMA vyvinula přední světový certifikační program a hrála hlavní roli v propagaci a průběhu projektového řízení. Přesto je vývoj teprve na začátku a IPMA je nyní nastavena vést rozvoj v této oblasti i do budoucna. 2.1 IPMA v České republice Certifikace dle standardů IPMA v České republice zajišťuje certifikační orgán Společnosti pro projektové řízení, o. s. (SPŘ), je to je organizační složka, která byla ustanovena SPŘ k realizaci certifikačního procesu dle IPMA. Certifikační orgán je odborně nezávislou organizační složkou na SPŘ. Certifikační orgán je odborně řízen Certifikačním a validačním orgánem IPMA (CVB IPMA ), který: jmenuje prvního zahraničního zkoušejícího, definuje pravidla certifikačního procesu jednotlivých stupňů, provádí pravidelnou validaci certifikačního procesu. Certifikační orgán realizuje certifikaci projektových manažerů podle IPMA 4-L-C, který je popsán v IPMA Competence Baseline a Národním standardu kompetencí projektového řízení. Certifikační orgán byl ustanoven SPŘ v roce 2001 a v tomto roce zahájil svou činnost. V této době byli jmenováni první zkoušející, kteří jsou garanty certifikačního procesu a mají oprávnění hodnotit kandidáty všech stupňů. 3 Definice a pojmy uváděné ve standardu IPMA Kompetence projektového manažera, profesionála plánujícího a řídícího projekt, mají být podle požadavků IPMA vyjádřeny čtyřiceti šesti elementy (viz tab. 1.). Projektový manažer je ten, kdo transparentním způsobem jedná v zájmu celého projektu, programu nebo portfolia a uspokojuje tak očekávání zákazníků, partnerů zajišťujících dodávky zboží a služeb pro projekt, a to včetně dalších zainteresovaných stran. V případě potřeby musí být schopen projektový manažer povolat specialisty, a když musí provést mnohdy obtížná rozhodnutí, je jimi za to respektován. Musí také specialisty motivovat k tomu, aby své znalosti a zkušenosti využili ve prospěch projektu. 4

5 Oko kompetencí (viz obr. 1.), které představuje integraci všech součástí projektového řízení z pohledu projektového manažera při hodnocení určité situace (viz tab. 1). Oko je zde jako symbol schopnosti tvorby vizí a jasného myšlení. Obr. 1. Oko kompetencí Avšak pro tvorbu vizí a jasného myšlení projektového manažera je nutný soulad těchto tří rozsahů kompetencí projektového řízení: odborný, behaviorální a kontextový, které jsou dále podrobněji definovány v následující tabulce 1, přehledu kompetencí projektového manažera dle standardu IPMA ICB (National Competence Baselines - NCB) rozdělené do tří částí: TECHNICKÉ KOMPETENCE Úspěšnost řízení projektu Zainteresované strany Požadavky a cíle projektu Rizika a příležitosti Kvalita Organizace projektu Týmová práce Řešení problémů Struktury v projektu Rozsah a dodávané výstupy projektu Čas a fáze projektu Zdroje Náklady a financování TECHNICAL COMPETENCES Project management success Interested parties Project requirements and objectives Risk and oportunity Quality Project organisation Teamwork Problem resolution Project structures Scope and deliverables Time and project phases Resources Cost and finance 5

6 Obstarávání a smluvní vztahy Změny Kontrola, řízení a podávání zpráv Informace a dokumentace Komunikace Zahájení Ukončení Procurement and contract Changes Control and reports Information and documentation Communication Start-up Close-out BEHAVIORÁLNÍ KOMPETENCE Vůdcovství Zainteresovanost a motivace Sebekontrola Asertivita Uvolnění Otevřenost Kreativita Orientace na výsledky Výkonnost Diskuze Vyjednávání Konflikty a krize Spolehlivost Porozumění hodnotám Etika BEHAVIOURAL COMEPETENCES Leadership Engagement and motivation Self-control Assertiveness Relaxation Openness Creativity Results orientation Efficiency Consultation Negotiation Conflict and crisis Reliability Values appreciation Ethics KONTEXTOVÉ KOMPETENCE Orientace na projekt Orientace na program Orientace na portfolio Realizace projektu, programu a portfolia Trvalá organizace Byznys Systémy, produkty, technologie Personální management Zdraví, bezpečnost, ochrana života a životního prostředí Finance Právo CONTEXTUAL COMPETENCES Project orientation Programme orientation Portfolio orientation Project, programme and portfolio implementation (PPP implementation) Permanent organisation Business Systems, products and technology Personnel management Health, security, safety and environment Finance Legal Tabulka 1: Přehled kompetencí projektového manažera dle NCB 6

7 4 Struktura a koncepce standardu IPMA 4.1 Kompetence projektového manažera Slovo kompetence má původ v latinském slově competentia, které lze překládat jako ten, kdo má právo soudit nebo ten, kdo má právo promluvit. Dá se tedy říci, že v tomto smyslu se svět nijak zvlášť nezměnil. Hledáme kompetentní projektové manažery, kteří by organizovali projektové aktivity. V mnoha organizacích kompetenční popisy a řízení změnily a stále více mění řízení lidských zdrojů. Pod kompetencí myslíme soubor znalostí, osobních přístupů, dovedností a souvisejících zkušeností, kterých je pro úspěch v určité pozici potřeba. Kompetence byly rozděleny na kompetenční oblasti. Tyto oblasti by měly být chápány převážně jako rozměry, které funkci popisují společně a jsou více či méně nezávislé. Součástí každé oblasti jsou elementy kompetencí (viz tab. 1), které vystihují nejdůležitější kompetenční aspekty dané oblasti (technická, behaviorální, kontextová). Kompetenční řízení projektů je popisováno pomocí těchto tří oblastí: Oblast technických kompetencí tato oblast slouží k popisu zásadních elementů kompetencí projektového řízení. Do této oblasti náleží obsah projektového řízení, který se někdy označuje jako tzv. pevné elementy. CzNCB obsahuje 20 elementů technických kompetencí. Oblast behaviorálních kompetencí tato oblast slouží k popisu elementů personálního projektového řízení. Do této oblasti náleží přístupy a dovednosti projektového manažera. CzNCB obsahuje 15 elementů behaviorálních kompetencí. Oblast kontextových kompetencí tato oblast slouží k popisu elementů kompetencí projektového řízení, které se vztahují ke kontextu projektu. Do této oblasti patří kompetence projektového manažera při řízení organizací s liniovým řízením a jeho schopnost fungovat v organizaci zaměřené na projekt. CzNCB obsahuje 11 elementů kontextových kompetencí. 4.2 Stupeň kompetencí Asociace IPMA určila čtyři stupně kompetencí: Pro stupeň A musí kandidát splňovat tyto předpoklady prokázat úspěšné používání elementů kompetencí při koordinaci programů a portfolií, vést programy a projektové 7

8 manažery v rámci jejich vývoje a při používání elementů kompetencí, účastnit se zavádění elementů kompetencí či související metodologie, postupů nebo nástrojů v projektech a programech, přispět k vývoji profese projektového manažera publikací článků nebo prováděním přednášek o svých zkušenostech nebo nových konceptech. Pro stupeň B: musí kandidát prokázat, že dokáže úspěšně používat elementy kompetencí ve složitých projektových situacích (vysoká komplexita řízení). Kandidát také řídil projektové manažery (subprojektů) v tom, jakým způsobem používají a zavádějí kompetence. Pro stupeň C: musí kandidát prokázat, že dokáže úspěšně používat element kompetencí v projektových situacích s omezenou komplexitou řízení. Tento kandidát může pro další vývoj elementu kompetencí potřebovat vedení. Pro stupeň D: hodnoceny jsou pouze znalosti přímo související s elementem kompetencí (písemným přezkoušením). 4.3 Taxonomická kritéria Taxonomie kompetencí zahrnuje škálu od 0 po 10, a to pro znalosti i zkušenosti. Pro každý element kompetencí má tato škála následující význam: 0 kandidát nemá žádné znalosti a zkušenosti 1 až 3 kandidát má nízkou úroveň znalostí a zkušeností 4 až 6 kandidát má průměrnou úroveň znalostí a zkušeností 7 až 9 kandidát má vysokou úroveň znalostí a zkušeností 10 kandidát má výjimečné znalosti a zkušenosti Pro jednotlivé certifikační stupně IPMA se požadované úrovně znalostí a zkušeností liší. Pro stupně D až A se požadavky stupňují, či minimálně zůstávají na stejné úrovni. Požadované úrovně znalostí a zkušeností: stupeň A znalosti 7, dovednosti 7 stupeň B znalosti 6, dovednosti 6 stupeň C znalosti 5, zkušenosti 4 stupeň D znalosti 4, zkušenosti nejsou požadovány 8

9 4.4 Projekt, program, portfolio Je popsat a pochopit definice projektu, programu a portfolia a vzájemné vztahy mezi těmito třemi koncepty. Aby bylo možné odlišit kandidáta stupně A od kandidáta stupně B, považuje IPMA za klíčové zajistit, že termíny projekt, program a portfolio jsou definovány v dostatečné míře. Kandidát stupně A musí prokázat efektivní používání elementů kompetencí při řízení projektů v programech a portfoliích, v rámci kontextu trvalé organizace a ve vztahu ke strategii této organizace (včetně byznysu organizace). Součástí portfolia mohou být programy i projekty. V rámci CzNCB můžeme pod výrazem portfolio rozumět programové portfolio, projektové portfolio nebo obojí. Obdobně platí, že termín manažer portfolia a všechny termíny s portfoliem související mohou zahrnovat programy, projekty či obě dvě možnosti. Projekt Projekt je časově, nákladově a zdrojově omezený proces realizovaný za účelem vytvoření definovaných výstupů (rozsah naplnění projektových cílů) co do kvality, standardů a požadavků. Obvykle jsou součástí projektového řízení zaměstnanci projektového řízení až po certifikované manažery projektu (IPMA Level D až IPMA Level B ). Organizace může samozřejmě dojít k názoru, že je třeba k řízení klíčového projektu nebo programu jmenovat ředitele projektu (IPMA Level A ). Cílem projektu je dosáhnout předem definovaného stavu, který je v daném obchodním případu dohodnut. Projektový manažer nenese zodpovědnost za dosažení obchodních přínosů projektu. Ty vyplynou a jsou z velké míry realizovány organizací po odevzdání projektu. Ve většině organizací je za dosažení přínosů zodpovědný vlastník (zadavatel) projektu. I když cílem projektu často není změna organizace, může být jeho součástí vzdělávání směřující k tomu, aby lidé dokázali své role naplňovat odlišným způsobem. Program Program je skupina věcně souvisejících, společně řízených projektů a organizačních změn, které byly společně spuštěny za účelem dosažení cílů programu. Součástí programu mohou být i další činnosti, které nejsou přímou součástí jednotlivých projektů, které jsou do programu zahrnuty. Přínosy programu lze očekávat až po ukončení celého programu. Program 9

10 bývá často založen za účelem dosažení strategického cíle. Součástí programového řízení jsou obvykle certifikovaní projektoví manažeři či ředitelé projektu (IPMA Level B nebo IPMA Level A ). V rámci programu je definován proces řízení obchodních přínosů i sledování obchodních přínosů. Obvykle programový manažer projekt řídí pomocí projektových manažerů, zajišťuje interakci s liniovými manažery v rámci uskutečnění změny a je zodpovědný za řízení přínosů. Není však zodpovědný za dosažení přínosů, opět se totiž jedná o zodpovědnost liniového managementu a zadavatele programu. Mezi příklady tohoto typu programů můžeme zařadit vývoj kompletního sortimentu příbuzných produktů, národní kampaň proti závislosti na drogách, nový systém dopravy, kampaň na ochranu proti hluku či standardizaci informací v komplexní oblasti znalostí. Program je po dohodnuté době kompletně předán s výsledkem, který je v souladu se strategií, a program je ukončen. Portfolio Portfolio je soubor projektů a případně programů, které nemusí být nutně nějak propojeny, a které byly dány dohromady za účelem řízení, kontroly, koordinace a optimalizace. Projekty se vzájemně ovlivňují většinou pouze sdílenými zdroji a jejich časovým rámcem. Manažer portfolia o důležitých záležitostech na úrovni portfolia informuje management organizace a současně uvede možnosti řešení těchto záležitostí. Management tak může rozhodnout o nápravě na základě konkrétních informací. V organizaci může existovat několik portfolií současně. Může například existovat portfolio na podnikové úrovni, které se bude sestávat z několika organizačních jednotek pod dohledem vrcholového managementu. Obdobně může mít každá organizační jednotka vlastní portfolia, která budou řízena managementem jednotky. Manažer portfolia je v rámci organizace s liniovým řízením stálá funkce. Zatímco konkrétní projekty a programy portfolia existují omezenou dobu, portfolio samotné zůstává. Na této pozici obvykle nalezneme ředitele projektu (IPMA Level A ), který v sobě slučuje znalosti a zkušenosti s projekty se sladěním portfolia se strategií organizace. Pro pozici manažera portfolia jsou potřeba rozsáhlé kompetence v projektovém řízení. 10

11 Management portfolia se věnuje koordinaci projektů a programů organizace s cílem optimalizovat výkonnost, zvažovat řízení rizik portfolia, řídit sladění projektů se strategií organizace a jejich předání v rámci rozpočtových omezení. Na této úrovni již dochází ke značnému zvýšení úrovně, počtu, složitosti, dopadu projektů a je třeba zavést kontrolu řízení. Manažer portfolia má k dispozici procesy, mechanismy a systémy, kterými ukazuje managementu způsoby, jakými dosáhne portfolio strategických cílů organizace. Managementu nabídne k posouzení a revizi možnosti toho, které projekty mají být do portfolia přijaty, které stávající projekty mají pokračovat a které je třeba zrušit, aby byla dosažena rovnováha mezi projekty, které jsou v souladu se strategií a které lze provést v rámci dostupných zdrojů a rozpočtu. Seznam možných projektů prostě obsahuje příliš mnoho projektů a některé je třeba vyřadit. Manažer portfolia se věnuje optimalizaci celkového využití zdrojů. Ve zralých organizacích se manažer portfolia zabývá také hodnocením toho, jaké účinky mají na portfolio změny ve vizi a strategii. Portfolio obsahuje mnoho projektů, které jsou společně přijímány a koordinovány, je jim společně přiřazována priorita a jsou společně řízeny. Dohled nad portfoliem vykonává jedinec nebo orgán (ředitel projektu nebo správní rada), který má pravomoc a zodpovědnost schvalovat využívání zdrojů a rozpočtů k dosažení tohoto projektu. Mezi příklady portfolií můžeme řadit například: všechny Požadavky na rozsáhlé projekty v rámci divize, všechny vnitřní ICT projekty určité společnosti, všechny projekty neziskové organizace či všechny stavební projekty v rámci jednoho města. Portfolio projektů výzkumné a vývojové organizace lze spravovat za použití těch samých procesů. Hlavní záležitosti a rozdíly z pohledu řízení nalezneme v tabulce 2. Cíl Vize a strategie Obchodní přínosy Projekt Program Portfolio dosažení cílů projektu jsou ve vztahu pomocí obchodního případu projektu nejsou součástí projektu dosažení strategické změny/ strategického cíle/cíle programu jsou realizovány programem nejsou součástí programu koordinace, optimalizace a sjednocení s celkovou strategií jsou v rámci portfolia sjednoceny a sledovány nejsou součástí portfolia 11

12 Čas a náklady jsou definovány v obchodním případu a lze je pomocí projektu spravovat jsou v základních rysech definovány strategií a jsou v rámci programu rozčleněny do jednotlivých projektů jsou založeny na prioritách a strategických cílech portfolia Tabulka 2: Rozdíly z pohledu řízení 4.5 Projekty a profesionální projektové řízení Počet projektů, programů a portfolií roste exponenciálně a celosvětově. Projektové řízení se v posledních třiceti letech stalo disciplínou, ve které došlo k neuvěřitelnému vývoji a která se více zviditelnila. Stále větší množství rozdílných projektů přechází pod profesionální projektový management. V minulosti se jednalo zejména o projekty v ozbrojených složkách a stavebnictví. V této chvíli jsou sice stále důležité, ale již tvoří menšinu. Zabýváme se například projekty v oblasti informačních a komunikačních technologií (ICT), organizačního vývoje, vývoje produktů, marketingových změn, vývoji produkce, výzkumu, akcí a dále politickými projekty, právními projekty, vzdělávacími a sociálními projekty v mnoha různých ekonomických odvětvích. Z těchto důvodů projekty dnes všeobecně rozdělujeme na investiční a neinvestiční, nebo na tzv. tvrdé a měkké projekty. Dnes už by si téměř nikdo neměl položit otázku: Je projektové řízení potřeba? Mezi relevantní otázky, které bychom si dnes měli klást, řadíme: Jaké jsou výstupy, techniky a nástroje profesionálního projektového řízení? Co představuje v projektovém řízení kvalitu? Jaká by měla být kompetence zaměstnanců v rámci daného projektu, fáze a oblasti zodpovědnosti? Jak dobré je projektové řízení konkrétního projektu? Projektové řízení se Může jako disciplína stát profesionálním pouze tehdy, jestliže budou definovány pevné standardy a směrnice, které budou určovat práci zaměstnanců v oblasti projektového řízení. Tyto Požadavky jsou definovány pomocí získávání, zpracovávání a standardizace uznávaných a používaných kompetencí projektového řízení. 12

13 Kvalitu projektu lze definovat jako splnění odsouhlasených požadavků na určitý projekt. Kvalitu řízení projektu lze definovat jako splnění odsouhlasených požadavků na řízení určitého projektu. Pro organizaci projektu je optimální, pokud jsou všichni lidé, projektové týmy a poskytovatelé zdrojů zainteresovaní na řízení projektu schopni kvalifikovaně vykonávat svou práci a přijmout individuální zodpovědnost. Základní pojmy projektového řízení vycházejí z normy ČSN ISO/IEC (Posuzování shody Všeobecné požadavky na orgány pro certifikaci osob). Ty jsou následující: Kompetencí se rozumí prokázaná schopnost použít znalosti a/nebo dovednosti a ve vhodných případech i prokázat patřičné osobní vlastnosti. Součástí certifikačního schématu jsou specifické Požadavky vázané na příslušné kategorie osob, kterých se týkají shodné standardy, pravidla, postupy, metody a literatura. Proces certifikace zahrnuje všechny aktivity, pomocí nichž certifikační orgán určí, zda osoba splnila dané požadavky na kompetence. Hodnocením se rozumí mechanismus, pomocí něhož jsou určovány kompetence kandidáta, a to formou písemnou, ústní, praktickou nebo pomocí pozorování. Kvalifikací se rozumí osobní vlastnosti, vzdělání, školení a/nebo pracovní zkušenosti jedince. 5 Kompetence projektového manažera dle NCB Znalosti a zkušenosti jedince by se měly prohlubovat (od znalosti faktů až po schopnost metody hodnotit a používat) a rozšiřovat (zkušenosti s různorodějšími projekty). 5.1 Technické kompetence Úspěšnost řízení projektu je dána oceněním výsledků projektu různými zainteresovanými stranami. Klíčovým cílem manažerů projektu, programu nebo portfolia je dosáhnout v jejich snažení úspěchu a vyhnout se nezdaru. Chtějí si být jisti v tom, že znají uvažovaná kritéria určující úspěch nebo nezdar, a znají způsoby jejich hodnocení. Od počátku věnovaného úsilí je tak podstatným cílem snažení přesná a jasná definice těchto kritérií. 13

14 Souhrnnou definicí úspěchu je dosažení cílů projektu, programu nebo portfolia v rámci dohodnutých limitů. Zainteresovaná strana je osoba/organizace, která je aktivně zapojená do projektu, nebo jejíž zájmy mohou být pozitivně/negativně ovlivněny realizací projektu nebo jeho výsledkem. Často také může ovlivnit průběh projektu nebo jeho výsledky. Úkolem manažera projektu je určit všechny zainteresované strany, identifikovat jejich zájmy a stanovit pořadí důležitosti obojího ve vztahu k projektu. Požadavky projektu vychází z potřeb zákazníků, které jsou zase směrovány příležitostmi a riziky. Rozvíjí se byznys případ (business case) a strategie projektu. Strategie je pohled z vyšší úrovně na způsob, kterým budou dosaženy vize/cíle organizace v určitém bodě v budoucnu. Strategie se reviduje (přezkoumává a přepracovává) jednak v různých časových intervalech (např. dle životních cyklů systémů, dle životního cyklu projektu a v každé z fází nebo etap projektu) a jednak v určitých specifických oblastech, například v oblasti obstarávání. Cílem projektu je poskytnout zainteresovaným stranám přidanou hodnotu. Cílem projektu je vytvořit odsouhlasené koncové výsledky, zejména výstupy (dodávky) v požadovaném časovém rámci, v rámci daného rozpočtu a v rámci akceptovatelných parametrů rizika. Specifický a měřitelný cíl projektu je tvořen souborem cílových podmínek a parametrů, kterých manažeři projektu, programu nebo portfolia musí dosáhnout proto, aby poskytli zainteresovaným stranám možnost v návaznosti na dokončený projekt, program nebo portfolio dosáhnout očekávané přínosy. Řízení rizik a příležitostí je neustálý proces, který se odehrává v průběhu všech fází životního cyklu projektu, od počátečního nápadu až po ukončení projektu. Znalosti týkající se řízení rizik a příležitostí zkompletované při ukončení projektu pak následně významně přispívají k úspěchu budoucích projektů. Kvalita projektu je dána stupněm (mírou), do kterého (do jaké) množina podstatných a neodmyslitelných vlastností projektu splňuje původní požadavky projektu. Management kvality projektu prostupuje všechny fáze a součásti projektu - od počáteční definice projektu, přes procesy projektu, řízení projektového týmu, výstupy (dodávky) projektu, až po ukončení projektu. Organizace projektu a/nebo programu je jedinečnou a dočasnou organizací, která je neustále přizpůsobována fázím životního cyklu projektu a podmínkám životního cyklu programu. Organizace portfolia je podobná trvalé organizaci a bývá často její součástí. Hlavní 14

15 orientací v takové organizaci je však přirozeně orientace na projekty. Organizace projektu a zdroje požadované na vytvoření výstupů projektu musí odrážet cíle projektu. Projekty provádí tým lidí, kteří byli obvykle shromážděni specificky za účelem projektu. Týmová práce v sobě zahrnuje řízení a vedení při vytváření týmu, fungování v týmech a skupinovou dynamiku. Týmy jsou skupiny lidí, kteří pracují společně s cílem dosáhnout určitého cíle. Většina práce v průběhu životního cyklu projektu se týká definic pracovních úkolů a řešení problémů. Převážná většina problémů, které v projektu vznikají, se týká časového vymezení, nákladů, rizik nebo výstupů (dodávek) projektu a/nebo vzájemného působení mezi těmito čtyřmi faktory. Možnosti řešení zahrnují v prvé řadě snížení rozsahu výstupů projektu, prodloužení časového rámce nebo zajištění dalších zdrojů. Manažeři portfolia, programu a projektu ve svých příslušných oblastech koordinují rozdílné struktury projektu. Struktury v projektu jsou klíčovým mechanismem, který v rámci projektu zajišťuje řád. Hierarchické struktury zajišťují, aby se v projektu nic neopominulo. Rozsah/rámec/oblast/prostor projektu, zkráceně jen rozsah projektu, definuje hranice projektu. V případě, že nejsou hranice projektu, programu nebo portfolia řádně určeny, a v případě, že doplňky a/nebo vynechávky do/z projektu nejsou správně zdokumentovány, má situace kolem projektu sklony vymknout se kontrole. Výstupy/dodávky úspěšného projektu, programu nebo portfolia jsou uchopitelná (tangible - často hmotná) nebo neuchopitelná (intangible - často nehmotná) aktiva, která byla projektem, programem nebo portfoliem pro zákazníka vytvořena. Pojem čas v projektu zahrnuje strukturalizace, řazení, trvání, odhady a časové rozvržení činností a/nebo pracovních balíků (work packages), a to včetně přiřazování zdrojů činnostem, stanovování koncových termínů, a monitoringu a controllingu jejich vykonání ve stanoveném čase. Tyto aspekty je vhodné zobrazit v diagramu kritické cesty. Fáze projektu je oddělený časový úsek v posloupnosti činností projektu, který je zřetelně oddělen od ostatních takových úseků. Součástí fáze projektu jsou jak hlavní dodávky projektu (ve fázi vytvořené), tak i rozhodnutí (ve fázi přijatá), které/která jsou základem pro vykonávání další fáze. Management zdrojů spočívá v plánování zdrojů, jejich identifikaci a jejich přidělování s ohledem na potřebné schopnosti. Součástí managementu zdrojů je optimalizace způsobů jejich využívání v rámci časového harmonogramu projektu stejně, jako i neustálé 15

16 monitorování a řízení těchto zdrojů. Pojem zdroje zahrnuje lidi (pracovníky), zařízení a infrastrukturu (jako je nářadí, vybavení, poskytování služby, informační technologie, a jako jsou informace a dokumenty, znalosti, peněžní fondy), které jsou k vykonávání projektových činností potřeba. Řízení nákladů a finanční řízení zahrnuje všechny činnosti, které jsou potřeba pro plánování, monitorování a kontroling nákladů v průběhu životního cyklu projektu, včetně hodnocení projektu a včetně odhadu nákladů v počátečních fázích projektu. Obstarávání slouží k tomu, abychom pro projekt získali od dodavatelů zboží nebo služeb za peníze projektu ty nejlepší hodnoty. Kontrakt (smluvní vztah) je právně závazné ujednání dvou nebo více stran o provedení práce nebo dodávce zboží a služeb podle specifických podmínek. Smluvní vztah může mít formu slovní dohody nebo dokumentu podepsaného zainteresovanými stranami. Změny jsou vzhledem k neočekávatelným událostem v projektu nevyhnutelné. Bývá nutné změnit i specifikaci projektu nebo smluvní podmínky s dodavateli či zákazníky. Změny musí být sledovány a neustále porovnávány s původními záměry a cíli projektu, které byly vytyčeny v počátku řešení problému. Kontrola a řízení vychází z cílů, plánů a smluv projektu. Měří skutečný postup/pokrok a efektivitu na projektu, porovnává projekt se směrným plánem (project baseline) a v případě potřeby činí nutná nápravná opatření. Podávání zpráv poskytuje informace o stavu prací na projektu a předpovídá budoucí vývoj až do ukončení projektu či programu. Management informací zahrnuje modelování, získávání, výběr, ukládání a vyhledávání dat nějak souvisejících s projektem (formátovaných i neformátovaných, grafických, v papírové nebo elektronické podobě). Komunikace zahrnuje efektivní výměnu a porozumění informacím mezi zainteresovanými stranami. Pro úspěšnost projektu, programu nebo portfolia je efektivní komunikace klíčovým prvkem. Zainteresovaným stranám musí být předávány relevantní informace, které přesně a konzistentně splňují jejich očekávání. Komunikace musí být užitečná, jasná a správně načasovaná. Zahájení dává základ úspěšného programu nebo projektu. Jsou pro něj často charakteristické nejistota a neúplné či nedostupné informace. Požadavky zainteresovaných stran mohou být špatně definovány, jejich očekávání nerealistická, časový harmonogram není možné dodržet. Počáteční optimismus a nadšení je třeba zkonfrontovat s realitou. 16

17 Ukončení se týká dokončení projektu nebo programu nebo fáze projektu poté, co výsledky tohoto programu, projektu nebo fáze byly dodány. Každou fázi projektu nebo podprojektu je třeba formálně ukončit. Přitom se musí ukončovaná fáze vyhodnotit a zdokumentovat, musí se zkontrolovat, zda byly dosaženy cíle a splněna očekávání zákazníků. Návrhy a plány pro následující fázi nebo fáze projektu se musí přezkoumat a jakékoliv problémy či nové okolnosti vyžadující rozhodnutí se musí odeslat patřičnému orgánu ke schválení. 5.2 Behaviorální kompetence Vůdcovství znamená směřování a motivování ostatních v jejich roli nebo úloze tak, aby byly splněny cíle projektu. Je to životně důležitá kompetence pro projektového manažera. Zainteresovanost představuje osobní vklad projektového manažera, lidí z projektu a lidí, kteří jsou s projektem spojení. Díky zainteresovanosti lidé projektu věří a chtějí se ho účastnit. Motivování jednotlivce vyžaduje, aby manažer projektu si byl vědom u každého člena týmu jeho dovedností a zkušeností, jeho osobních postojů, jeho poměrů a jeho skutečných vnitřních pohnutek. Sebekontrola či sebeřízení představují systematický a ukázněný přístup k zvládnutí každodenní práce, měnících se požadavků a stresujících situací. Asertivita je schopnost prezentovat vlastní názory přesvědčivě a s autoritou. Je to kompetence, kterou manažer projektu potřebuje, aby zajistil efektivní komunikaci s projektovým týmem a dalšími zainteresovanými stranami tak, že rozhodnutí, které mají vliv na projekt, jsou činěna s plnou znalostí jejich důsledků. Manažer projektu se musí vyhnout tomu, aby byl druhými směrován či manipulován k rozhodnutím, která nejsou v zájmu projektu. Uvolnění je schopnost zmírnit napětí v obtížných situacích. Snížení napětí je důležité, pokud chceme udržovat se zainteresovanými stranami úspěšnou spolupráci. Uvolněním lze v určité situaci snížit napětí nebo, v případě potřeby, dodat skupině lidí energii. Otevřenost je schopnost přimět ostatní, aby cítili, že jejich vyjádření se k věci je vítáno, tak, aby projekt měl prospěch z jejich přínosů, návrhů, obav i zájmů. Otevřenost je nevyhnutelná jako prostředek získání přínosu ze znalostí a zkušeností druhých. Kreativita je schopnost myslet a jednat originálně a s fantazií. Manažer projektu využívá kreativitu jednotlivců, kolektivní kreativitu projektového týmu, a rovněž organizaci toho, jak jednotlivci a tým pracují, ve prospěch projektu. 17

18 Orientací na výsledky se rozumí zaměřit pozornost týmu na klíčové cíle tak, abychom získali optimální výsledky pro všechny zainteresované strany. Manažer projektu musí zajistit, aby výsledky projektu uspokojily všechny zainteresované strany. Výkonnost je schopnost využívat čas a zdroje tak, že náklady jsou vynaloženy účelně a přinášejí dohodnuté výstupy/dodávky, a že očekávání zainteresovaných stran jsou naplněna. Výkonnost rovněž obsahuje to, že používání metod, systémů a postupů se děje tou nejefektivnější cestou. Výkonnost je základní komponentou řízení projektů, minimálně co se týká důležitých problémů. Kompetence diskuse představuje schopnost logicky argumentovat, uvádět pádné argumenty, naslouchat názorům ostatních a vnímat jejich pohledy na věc, vyjednávat a nacházet společná řešení. Vyjednávání představuje způsob, kterým zainteresované strany mohou vyřešit neshody týkající se projektu nebo programu tak, aby došly k oboustranně přijatelnému řešení. Dobře vyvinutá schopnost vyjednávání může manažerovi projektu pomoci vyhnout se skutečným konfliktům. Kompetence konflikty a krize zahrnuje způsoby zvládání konfliktů a krizí, které mohou vzniknout mezi různými jednotlivci a stranami zainteresovanými v projektu nebo programu. Konflikty a krize mohou v projektech nebo při vyjednávání smluvních vztahů nastat přesto, že jsou neustále rozvíjeny procesy a návody jak jim čelit. Mohou se objevit na každé úrovni, většinou proto, že vzájemně spolupracují rozdílné strany s rozdílnými zájmy. Konflikty také vznikají, když se sejdou lidi, kteří se neznají, a začnou spolupracovat na projektu často pod enormním tlakem. Na počátku projektu je třeba stanovit proces, kterým budou konflikty a krize zvládány. Řízení krizí začíná kvalitní analýzou rizik a plánováním scénářů, jak zvládat předvídatelné krize. Spolehlivost znamená dodat to, co jste slíbili, že dodáte, a to v čase a kvalitě tak, jak bylo dohodnuto. Být spolehlivý, znamená budovat důvěru u svého okolí, které pak ví, že žijete podle toho, co jste naslibovali. Spolehlivost zahrnuje zodpovědnost, korektní chování, přímočarost a rozhodnost, a také sebedůvěru. Z toho vyplývá na jedné straně minimalizace chyb, na druhé straně otevřenost a důslednost. Spolehlivost je vlastnost, která je zainteresovanými stranami vysoce ceněna. Porozumění hodnotám je schopnost vnímat skutečné vnitřní kvality druhých lidí a rozumět jejich úhlu pohledu. Zahrnuje rovněž schopnost komunikovat s nimi, být vnímavý 18

19 k jejich názorům, hodnotovým úsudkům a etickým standardům. Základem pro porozumění hodnotám je vzájemný respekt. Etika zahrnuje morálně přijatelné chování každého jednotlivce, tj. to, že si vede mravně. Etické chování je základem každého společenského systému. V organizacích jsou obvykle jisté standardy etiky součástí zaměstnaneckých smluv, a zahrnují profesionální pravidla chování, která se od zaměstnanců očekávají. V případech, kdy je organizace povinna splňovat v rámci právního nebo regulačního rámce vytyčené standardy, mohou mít i právní základ. Etika dovoluje lidem provádět projekt a dodávat výsledky uspokojivým způsobem. Etika představuje osobní a profesionální svobodu a stejně tak i její hranice. Etika musí být respektována, aby lidé mohli na projektu fungovat bez morálních konfliktů a ve správných vztazích k zainteresovaným stranám a celé společnosti. 5.3 Kontextové kompetence Slovní vyjádření orientace na projekt se používá k popisu toho, že organizace se orientuje na řízení pomocí projektů a na rozvoj kompetencí projektového řízení. Způsoby, jakými jsou projekty koordinovány v portfoliu, jak jsou projekty řízeny a způsoby rozvíjení kompetencí projektových manažerů, mají přímý vliv na úspěšnost organizací realizovaných projektů. Orientace na program představuje rozhodnutí aplikovat koncepci řízení pomocí programů, řídit tuto koncepci, a dále rozvíjet kompetence řízení programů. Strategické cíle organizace jsou dosahovány pomocí programů a projektů. Řízení programu je tedy nástrojem, pomocí kterého organizace implementuje svůj strategický plán. Orientace na portfolio v sobě obsahuje řízení problémů na úrovni portfolia, které musí být reportovány a rozhodovány na úrovni vrcholového vedení organizace. Řízení portfolia projektů a programů znamená stanovování priorit projektům a programům v rámci organizace a optimalizování příspěvků všech zahrnutých projektů a programů ke strategii organizace. Implementace projetu, programu a portfolia v sobě zahrnuje proces ustanovení a neustálého zlepšování řízení projektů, programů a portfolií organizace. V každé organizaci musí existovat proces neustálého zlepšování, který zahrnuje i řízení změn. Trvalá organizace má dlouhodobý účel, smysl. Projekty, programy a portfolia slouží k realizaci a řízení změn nebo k uskutečnění klíčových byznys aktivit, a to zejména v organizacích řízených pomocí projektů. Projekty jsou buď přímo uskutečňovány v rámci 19

20 trvalé organizace, nebo využívají zdroje, vybavení a produkty, které jim trvalá organizace poskytuje. Byznys je průmyslová, komerční nebo jiná profesionální akce/proces/operace, která se nějakým způsobem týká poskytování/opatřování/zajišťování zboží nebo služeb. Byznys se vztahuje jak k ziskovým, tak k neziskovým organizacím. Tento element kompetence zahrnuje dopad byznys záležitostí na řízení projektů, programů a portfolií a obráceně. Jeho součástí jsou i informace, které obě strany (byznys i projekty/programy/portfolia) potřebují k tomu, aby jejich vzájemné vztahy byly správně osvětleny, a aby výsledky projektů, programů a portfolií byly dobře sladěny s byznys potřebami. Kompetence vyjádřená slovním spojením systémy, produkty a technologie pokrývá vazbu mezi projektem/programem a trvalou organizací, která se týká systémů, produktů a/nebo technologií. Celý problém lze rozdělit na aplikování, dodání a implementování systémů, produktů a/nebo technologií, a to pro organizaci, od organizace anebo do organizace. Personální management pokrývá aspekty managementu lidských zdrojů, které mají vztah k projektům a/nebo programům, a zahrnuje plánování lidských zdrojů, nábor zaměstnanců/pracovníků, jejich výběr, jejich školení a trénink, jejich udržení, hodnocení jejich výkonnosti a motivaci pracovníků. Další kontextová kompetence pokrývá aktivity, které zajišťují organizaci správné chování v kontextu zdraví, bezpečnosti, ochrany života a životního prostředí, a to jak v průběhu fáze plánování projektu a jeho provádění, tak v průběhu životního cyklu dodaných výsledných produktů, a tak při jejich vyřazování a likvidaci. Finanční řízení odpovídá za uvážlivé a včasné získávání finančních zdrojů, které potřebujeme pro projekt. Manažer projektu musí finančnímu managementu organizace poskytovat informace o finančních požadavcích projektu, spolupracovat na přístupu k finančním zdrojům, kontrolovat platby a využívání finančních zdrojů. Právní kompetencí se popisuje vliv práva a předpisů či směrnic na projekty a programy. Z hlediska projektových, programových nebo portfoliových kontextů je důležité omezit zbytečnou publicitu své osoby ohledně právních problémů, a je důležité mít pověst člověka, který provádí byznys podle zákonů a etickým způsobem. 20

21 6 Způsob certifikace a certifikační autorita IPMA 6.1 Přínosy certifikace Zápis do programu certifikace slouží manažerům projektů, programů a portfolií a členům projektových týmů jako podnět pro tyto oblasti: rozšiřování a zlepšování znalostí a zkušeností, pokračování vzdělávání a školení, zvýšení kvality projektového řízení, a v neposlední řadě také k efektivnějšímu dosažení cílů projektu. Přínos certifikačních programů: pro zaměstnance projektu získání mezinárodně uznávaného certifikátu, který stvrzuje jejich kompetence pro projektové řízení, pro dodavatele služeb projektového řízení ukázka profesionálních kompetencí jejich zaměstnanců, pro zákazníky větší jistota, že obdrží od projektového manažera ty nejmodernější služby. 6.2 Nejdůležitější principy Národního standardu kompetencí projektového řízení CzNCB definuje čtyřicet šest elementů kompetencí, které jsou doplněny klíčovými vztahy mezi nimi a rozděleny do tří oblastí na kompetence technické, behaviorální a kontextové. Součástí každého elementu kompetence je název, popis obsahu, seznam možných procesních kroků, dotčených témat a klíčových kompetencí jednotlivých stupňů projektových manažerů, které jsou pro jednotlivé stupně vyžadovány. Na konci každého popisu elementu lze nalézt seznam literatury, klíčových slov a klíčových vztahů k dalším elementům a je tak zajištěna ucelenost čtení. Techniky a nástroje jsou definovány SPŘ na základě zkušeností projektových manažerů v České republice (ČR) a jsou v ČR používány. 21

22 CzNCB se zaměřuje primárně na popis kompetencí, ale jeho součástí je i přehledný popis univerzálního systému certifikace SPŘ vycházející z asociace IPMA. Čtenář tak získává náhled do způsobu, kterým je CzNCB v průběhu certifikace používán. Klíčovou výhodou je pro čtenáře fakt, že základ kompetencí projektových manažerů není zaměřen pouze na určitou společnost, organizaci, disciplínu nebo sektor ekonomiky. Kultura firem, organizací, disciplín a sektorů ekonomiky se bere v úvahu v průběhu pohovorů a hodnotících zpráv (např. zpráva o projektu), kde je také přizván zkoušející z příslušného sektoru (druhý zkoušející je z jiné oblasti). Oficiálním jazykem CzNCB je český jazyk. Certifikace je prováděna v českém jazyce. V průběhu roku 2010 bude žadatelům umožněno vykonat celý certifikační proces v jazyce anglickém 6.3 Čtyřstupňový systém certifikace a recertifikace: Jednotlivci získají certifikáty, které jsou založeny na hodnocení jejich kompetencí v typických aktivitách projektového řízení, které se vyskytují v každodenním pracovním životě. Certifikační systém SPŘ vychází z certifikačního systému IPMA, který určuje následující čtyři kategorie osob, pro které platí stejné příslušné standardy: Certifikovaný ředitel projektů (IPMA Level A, Certified Projects Director) pracovník na této pozici je schopen řídit důležité portfolio nebo program, s odpovídajícími zdroji, metodologií a nástroji, který je, spíše než řízení jednotlivého projektu, samotným předmětem certifikace. Aby bylo možné převzít tuto zodpovědnost, jsou požadovány pokročilé znalosti a zkušenosti. Certifikovaný projektový senior manažer (IPMA Level B, Certified Senior Project Manager) pracovník je schopen řídit komplexní projekt. Často jsou používány vedlejší projekty, tzn. projektový manažer řídí projekt spíše než přímým řízením projektového týmu pomocí manažerů vedlejších projektů. Certifikovaný projektový manažer (IPMA Level C, Certified Project Manager) pracovník je schopen vést projekt s omezenou složitostí, což znamená, že již prokázal mimo schopnosti použít znalosti projektového řízení i odpovídající úroveň zkušeností. Certifikovaný projektový praktikant (IPMA Level D, Certified Project Management Associate) pracovník je schopný použít znalosti projektového řízení při účasti 22

23 na projektu na jakékoli úrovni, ale obecné znalosti nedostačují k vykonávání kompetencí na dostatečné úrovni. Primárním cílem schématu certifikace je projektové řízení, ne projekt samotný. Stupně však není třeba posuzovat přísně hierarchicky. I projektový specialista na stupni D může být, mimo dobrých obecných znalostí projektového řízení, i vysoce vzdělaným, zkušeným a uznávaným odborníkem ve specializované oblasti. Může mít například další kvalifikaci v oboru řízení nákladů (cost management). Každý stupeň projektového řízení vyžaduje provádění řady úkolů a rozhodnutí, která jsou prováděna v místním, národním a mezinárodním kontextu. 7 Shrnutí Národní standard kompetencí projektového řízení je vytvořen na základě standardu IPMA ICB (National Competence Baselines - NCB), kompetence jsou rozdělené do tří částí: technické, behaviorální a konceptuální. Tento standard kompetencí projektového řízení slouží pro certifikaci projektových manažerů v České republice. Certifikační systém Certifikačního orgánu SPŘ, o. s. respektuje normu ISO/IEC 17024:2003 a je s ní v souladu. Národní standard kompetencí projektového řízení je považován za otevřený dokument, který se vyvíjí spolu s poznatky z oblasti projektového řízení v České republice a ve světě. Jednotlivci získají certifikáty, které jsou založeny na hodnocení jejich kompetencí v typických aktivitách projektového řízení, které se vyskytují v každodenním pracovním životě. Certifikační systém SPŘ vychází z certifikačního systému IPMA, který určuje následující čtyři kategorie osob, pro které platí stejné příslušné standardy: Certifikovaný ředitel projektů (IPMA Level A) Certifikovaný projektový senior manažer (IPMA Level B) Certifikovaný projektový manažer (IPMA Level C) Certifikovaný projektový praktikant (IPMA Level D) 23

24 8 Otázky Co znamená zkratka IPMA? Jakým způsobem a na základě čeho dochází k certifikaci dle standardu IPMA? Jaké znáte základní stupně certifikace dle standardu IPMA, stručně je charakterizujte. Jak jsou rozděleny kompetence projektového manažera dle standardu IPMA? Co je to projekt, program, portfolio a jaký je mezi nimi rozdíl? Jaké znáte technické kompetence projektového manažera? Jaké znáte behaviorální kompetence projektového manažera? Jaké znáte konceptuální kompetence projektového manažera? 24