Proč využít SW podporu řízení?

Transkript

1

2 Proč využít SW podporu řízení? Shromáždění požadavků, úkolů, zdrojů, Roztřídění Přidělování Časová náročnost jednotlivých fází Návaznosti Přehlednost

3 Výhody SW podpory Lepší načasování, sledování Snadnější změny, aktualizace Průběžné výstupy v reálném čase Kontrola nad plněním úkolů, limitů, nákladů Lepší spolupráce mezi členy projektového týmu Někdy i nevýhody

4 Cíl Plánování Závislosti Omezení Rozvržení času Kritická cesta Vykazování Workflow

5 Cíl projektu Identifikace hlavních fází projektu Vytvoření úkolů a jejich logická návaznost Rozsah Rozdělení do menších projektů Upřesnění cíle

6 Plánování Úkoly Zdroje Lidé Vybavení Materiál Zajistit vhodné kombinace Různé kombinace různá náročnost Nejrychlejší, nejlevnější,

7 Závislosti Které úkoly na sebe navazují Které úkoly jsou na sobě závislé Kdy je potřeba který úkol splnit

8 Omezení Lhůty Nutné pořadí úkolů Neurčitost

9 Rozvržení času Sledování, plnění jednotlivých fází Přehled / Rozvrh Co je potřeba udělat, jak dlouho to bude trvat Project různých směrných plánů Pomáhá sledovat plnění plánu Byl původní plán reálný? Je potřeba plán upravit? Východisko pro budoucí obdobné projekty

10 Plánování kritické cesty Nedodržení termínů u některých úkolů nutně vede ke zpoždění celého projektu Start 2 1 A B 2 2 C F G D Cíl 2 3 E 4 H 2

11 Monitorování Zaznamenávání Vykazování Aktualizace termínů a nákladů při změně vstupních dat Jednoduché sdílení

12

13 Řízení projektů MS Projekt není jediný nástroj, ale je hodně využívaný Další produkty Bugzilla Primavera P3 Mind mapping software 3M systém

14 MS Project Project 2007 představení [EN] Nástroje na řízení projektů Průvodce projektem, šablony Průběžné sledování projektu Integrace s MS Office výstupy

15 MS Project 2007 Sledování zdrojů problémů a dopady změn Experimentování se scénáři citlivostních analýz Snadná kontrola financí Flexibilní sledování a analýzy projektů 3D Ganttův diagram

16 MS Project 2003

17 MS Project 2007

18 MS Project Professional Pro velké organizace Možnost připojení k Project Serveru Společné prostředky Web Access

19 Popis prostředí

20 Přepínání zobrazení Pro snadné přepínání Tvorba projektu Zobrazit Panel zobrazení

21 Výchozí nastavení

22 Časová osa

23 Stanovení počátku projektu Nový projekt Projekt Informace o projektu Od začátku nebo od konce?

24 Průvodce projektem Pro snadný start: Zobrazit Zapnout průvodce projektem Postupně zadáváme informace o úkolech, zdrojích,

25 Vložení úkolu Zápis do seznamu úkolů Zápis do vstupního řádku Klávesa Insert Tažením myší v Ganttově diagramu

26 Nový úkol Vložení nového úkolu mezi existující Označíme řádek následujícího úkolu Klikneme na záhlaví řádku Z místní nabídky vybereme Nový úkol Nebo Insert

27 Dílčí úkoly Posunutí myší za počátek textu Tlačítko na panelu nástrojů Projekt Osnova Zvětšit odsazení ALT + SHIFT + Možno aplikovat na více úkolů najednou Označení myší SHIFT CTRL

28 Přesun úkolu Kopírování úkolů je možné kopírováním buněk Pro vyjmutí a vložení je potřeba označit celý řádek S úkolem se přesouvají všechny podřízené úkoly Project 2003: Údaje na místě vložení se přepíší!

29 1. Dvojklik na úkol Trvání úkolu 2. Klik na buňku ve sloupci Doba trvání Zahájení Dokončení 3. Posun sloupce v Ganttově diagramu 4. Informace o úkolu

30 Délka úkolu m minuty h hodiny (60minut) d dny (např. 8 h) t týdny (např. 40 h) měs měsíce (např. 20 d)? odhad ud uplynulé dny 0d milník

31 Informace o úkolu Místní nabídka nad záhlavím sloupce SHIFT + F2 Nabídka Projekt Informace o úkolu Ikona na panelu nástrojů Standardní

32 Opakování úkolu Vložit Opakovaný úkol

33 Termíny Lhůta Nejzazší termín splnění úkolu Informace o úkolu Upřesnit Konečný termín V Ganttově diagramu se zobrazí jako Milník Specifický moment, který vyžaduje pozornost Nastavíme dobu trvání na 0 V Ganttově diagramu se zobrazí jako

34 Komentáře k úkolům Informace k úkolu karta Poznámky Můžeme vkládat text i objekty z jiných aplikací Tisk poznámek Soubor Vzhled stránky Zobrazení Tisknout poznámky Poznámky budou na konci tisknuté strany resp. na posledních stránkách tisku

35 Vazby úkolů Závislosti FS: Dokončení Zahájení SF: Zahájení Dokončení SS: Zahájení Zahájení FF: Dokončení Dokončení

36 Závislosti Návaznost několika úkolů Označíme úkoly CTRL+F2 Ikona Úpravy Vytvořit vazbu mezi úkoly

37 Závislosti Stanovení předchůdců Zapsání čísla úkolu do sloupce Předchůdci Přetažení vazby v Ganttově diagramu Označení více úkolů a kliknutí na vazbu Zapsání na kartě Předchůdci v Informacích o projektu Automatické přepočítání zahájení a dokončení Závislostí může být i několik (oddělovač ;)

38 Rozdělení úkolu na části Místní nabídka nad sloupcem v Ganttově diagramu Ikona na panelu nástrojů Standardní Nabídka Úpravy Rozdělit úkol

39 Splnění úkolu K jednotlivým úkolům můžeme přiřadit jejich (částečné) dokončení Snadné nastavení přes panel nástrojů Sledování

40 Plán vašeho projektu

41 Kalendáře Organizace času v projektu

42 Nový projekt: standardní nastavení Projekt Informace o projektu

43 Plánování projektu Od data zahájení Začátek co nejdříve Datum ukončení se dopočte Od data dokončení Konec co nejpozději Datum zahájení se dopočte Kdy který způsob použít?

44 Priority úkolů Upřesnění jednotlivých úkolů je možné v Informacích o úkolu na kartě Upřesnit Úkoly na kritické cestě nemají volnost termínu

45 Informace o úkolu Pokud je zadán jiný typ omezení než Co nejdříve Co nejpozději pak se u úkolu zobrazí ikona Úkol na kritické cestě je v Ganntově diagramu zobrazen červeně

46 Kalendář projektu Kalendář úkolu Druhy kalendářů Kalendář zdroje

47 Kalendář projektu Projekt Informace o projektu - Kalendář Platí globálně Výběr z kalendářů: Standardní 24 hodin Noční směna Vlastní

48 Nový kalendář Nástroje Změnit pracovní čas Nový

49 Kalendář úkolu Kalendář pro jeden nebo více úkolů Informace o projektu Upřesnit Žádný = kalendář projektu

50 Kalendář zdroje Platí pro jednotlivý zdroj Pro každý zdroj je automaticky definován kalendář Zdroje Úkol může být realizován v pracovním čase dle jeho kalendáře Když jsou úkolu přiřazeny zdroje, pak se přihlíží i k jejich kalendářům Možno upravit v Informacích o úkolu Plánování ignoruje kalendáře zdrojů

51 Kalendář zdroje Nabídka Projekt Informace o zdroji Pracovní čas

52 Správa kalendářů Nabídka Nástroje Organizátor