Časový rozvrh. Agenda. 1 PŘÍPRAVA K CERTIFIKACI IPMA

Transkript

1 PŘÍPRAVA K CERTIFIKACI IPMA MS Project Časový rozvrh 2 09:00 10:30 blok 1 10:30 10:45 přestávka 10:45 12:00 blok 2 12:00 13:00 oběd 13:00 14:15 blok 3 14:15 14:30 přestávka 14:30 16:00 blok 4 Agenda 3 Úvodní informace, základní pojmy Prostředí MS Project Plánování v MS Project Používání MS Project Případová studie Diskuze 1

2 4 MS Project 5 Než začneme Verze produktu Doplňující (rozšiřující) programy Kdy použít MS Project Kdy nám MS Project nepomůže Co potřebujeme k používání MS Project Návaznost na ostatní produkty z rodiny MS Office 6 Několik základních pojmů Kalendář Zdroj Úkol Milník WBS 2

3 Omezení úkolu 7 Pružná omezení (2) Aplikace Project může změnit datum začátku i konce úkolu Pevná omezení (2) Data jsou pevně stanovena Středně pružná omezení (4) Přibližné určení data Práce, doba trvání, jednotky 8 Práce Udává množství práce, která musí být zdrojem odvedena (h) Doba trvání Doba trvání úkolu (h) Jednotky přiřazení Udává typ úvazku zdroje (%) Závislost mezi jednotkami 9 Práce = Doba trvání * Jednotky přiřazení Důležité hlavně při zadávání Jedna veličina je vždy pevná, druhá je měněna a třetí se automaticky mění (dopočítává podle výše uvedeného vzorce) Tři typy úloh: Pevná doba trvání Pevné jednotky (výchozí nastavení) Pevná práce 3

4 Tabulka závislostí 10 Doba trvání Jednotky přiřazení Práce Pevná doba trvání (Práce) Práce Jednotky přiřazení Typ úkolu Pevné jednotky Práce (Doba trvání) Doba trvání Pevná práce Jednotky přiřazení Doba trvání (Doba trvání) Průvodce projektem 11 Datum zahájení, spolupráce s Project serverem Nastavení pracovních hodin, svátků, atd. Vložení WBS Vytvoření osnovy Zápis vazeb mezi úkoly Přidání poznámek, případně odkazů Například očíslování osnovy, případně další Doplnění požadovaných dat dokončení Jen ve spolupráci s Project Server Průvodce projektem - zdroje 12 Tvorba seznamu zdrojů, jejich cen atd. Určí, zda je zdroj navržený nebo potvrzený Vytvoří zdrojům jejich vlastní kalendáře Přiřadí zdroje ke konkrétním úkolům Přidá ke zdrojům doplňující informace Možnost přidání dalšího sloupce do tabulky Jen ve spolupráci s Project server 4

5 13 Pokud máme úvodní tabulku súkoly vms Excel, můžeme buďto využít průvodce importem nebo jednoduše označit příslušné sloupce a přes schránku je přenést do MS Project Všimněte si těch dvou zelených šipek na nástrojové liště. Sjejich pomocí snižujete nebo zvyšujete hierarchickou úroveň označených činností. Takže prostě označíte blok činností a zelenou šipkou jej posunete o úroveň níže. 5

6 16 17 Postupnou evolucí se začaly používat všechny čtyři možné typy logických vazeb: Konec-začátek (finish-start), Konec-konec (finis-finish), Začátek-začátek (start-start), Začátek-konec (start-finish). Kromě první, nejlogičtější vazby se někdy pro lepší názornost grafu používají i ostatní. Vhodným použitím vazby konec-začátek však lze většinou tyto dodatečné logické vazby nahradit. 18 Pokud chceme základní vazbu typu konec-začátek, stačí stisknout tlačítko myši na modrém obdélníku, který reprezentuje předcházející činnost a při stále stisknutém tlačítku ukázat na obdélník následující činnosti a tam pustit. Vazba se tak automaticky vytvoří. 6

7 19 20 Vpanelu nástrojů jsou dvě ikonky takové lupy. Jedná má uvnitř znaménko plus, druhá mínus. Pomocí nich si můžeme nastavit takové měřítko, jaké nám vyhovuje. Pokud chceme změnit typ vazby, můžeme to například udělat tak, že dvakrát klepneme na vazbu (modrá šipka) a otevře se nám dialog vazby

8 22 Vazby můžeme také přímo zadávat do tabulky, jako čísla řádků příslušných činností. Pokud chceme jiný než výchozí typ vazby (koneczačátek) dáme hned za číslo řádku, který má být navázán anglickou zkratku daného typu vazby, třeba konec-konec (FF finish-finish). To se může hodit především tehdy, pokud WBS připravujeme vms Excel. Poté jednoduše přeneseme příslušný sloupec a vazby se nám samy vytvoří. Tvorba seznamu zdrojů 23 Není smysluplné snažit se naplánovat vše do nejmenšího detailu. Vždy nám zbude nějaká režie, se kterou musíme kalkulovat bokem Dá se vycházet zjiž dříve vytvořené WBS Přiřazování zdrojů 24 Je několik způsobů, jak přiřadit zdroje a je tu i několik úskalí Nejjednodušším je použití ikonky vpanelu nástrojů Složitější, ale více pod kontrolou je způsob srozdělením okna 8

9 Přiřazování zdrojů 25 Přetížené zdroje 26 Červená barva indikuje, že zdroj je přetížen. To znamená, že je mu naplánováno víc práce, než kolik umožňuje jeho kalendář. Ktomu nedojde vrámci jednoho úkolu, ale tehdy, když jdou činnosti paralelně, překrývají se Úpravy 27 Je třeba zkontrolovat, zda projekt stále odpovídá zadání Zdroje musí být vyrovnány, zde je lepší manuální postup neztratíme tak kontrolu Některé možnosti průvodce nepostihuje Program nezná skutečné aspekty úlohy 9

10 Ruční odstranění přetížení 28 Změna nastavení úkolu Zpozdit úkol (přeplánovat na jiný čas) Rozdělit úkol na více částí Změnit dobu jeho trvání Změna v přiřazení zdrojů Záměna jednoho zdroje za jiný Přidělení dalšího zdroje Změna rozvrhu práce nebo dostupnosti 29 Sledování projektu V MS Project Příprava na sledování 30 Uložení směrného plánu Směrný plán bude sloužit pro kontrolu průběhu projektu Nastavení aktuálního data projektu Nebo-li data, ke kterému bude probíhat kontrola projektu 10

11 Sledování projektu I 31 Zaznamenáváním procenta splnění celého projektu Nejmenší úroveň detailu Předpoklad, že vše běží dle plánu což nemusí být pravda... Procento dokončení, pro každý úkol jednotlivě Již přesnější Také nemusí mít zcela objektivní vypovídací schopnost Sledování projektu II 32 Záznam skutečných informací pro jednotlivé úkoly nebo přiřazení Např. záznam skutečného zahájení, skut. dokončení, skutečně odvedené práce, skutečné či zbývající doby trvání Již dobrý přehled Záznam časově uspořádaných dat úkolů či přiřazení Např. zadávání skutečně odvedené práce v předem stanovených časových intervalech (např. každý zdroj, každý den) Jednodušší např. s využitím Project Server nebo IS Zobrazení a sledování 33 Celková statistika projektu Zobrazení zpožděných úkolů Např. Sledovací Ganttův Diagram Tab. používání úkolů Zobrazení nákladů na úkoly a zdroje V dalších tabulkách... (seznam úkolů, seznam zdrojů,... ) Management vytvořené hodnoty Pokročilá analytická metoda 11

12 Analýzy a modely 34 Analýza časově uspořádaných dat Zejména pro EVM Používá propojení s aplikací Excel Analýza PERT Zavádí do projektu statistické prvky Uvádí se pesimistická, očekávaná a optimistická doba trvání úkolů 35 Několik závěrečných informací Plánování zdrojů je nedílnou součástí tvorby plánu a pokud si uvědomíte vazby trojimperativu,také jednou ze zásadních Materiálové zdroje jsou zpravidla hmotného charakteru. Mohou to být třeba cihly, pytle spískem, ale třeba i kancelářský papír a podobně MS Project není účetním softwarem, přes to ale umožňuje rámcové sledování nákladů, které může být prospěšné i ve fázi plánování 36 Případová studie 12

13 37 Diskuze Vaše dotazy a připomínky 38 Děkuji za pozornost! jd@pmconsulting.cz