PJ PJ PŘÍRUČKA JAKOSTI ORGANIZACE PŘÍRUČKA JAKOSTI

Transkript

1 Kubíkova 12, Praha 8 Tel.: až 4, Fax: greif-akustika@greif.cz, : nahrazuje: PJ ORGANIZACE závaznost dokumentu: ZÁVAZNÉ Výtisky předané třetím osobám musí být označeny NEKONTROLOVANÝ VÝTISK - jen pro informaci. Držitel tohoto vnitřního dokumentu je povinen prokazatelně seznámit s jeho obsahem všechny podřízené zaměstnance, kteří se jím při práci řídí. Správcem tohoto vnitřního dokumentu je představitel managementu pro jakost. zpracoval: ověřil PMJ: schválil: Ing. Karel Greif [jednatel] Ing. Libor Vágner [jednatel] datum vydání: číslo vydání: počet stran: 36 platnost (od - do): přílohy: záznamy: - Žádná část této zprávy nesmí být publikována a šířena jakýmkoli způsobem a v jakékoli podobě bez výslovného odsouhlasení správce dokumentace., Logo GA, Greif a Greif-akustika jsou registrované ochranné známky. Firma je zapsána v obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 7965.

2 0. Obsah: 0. Obsah: Úvod: Všeobecně: Procesní přístup: Hlavní procesy probíhající v organizaci: Identifikační údaje organizace: Identifikační znaky společnosti: Předmět podnikání: Oblast podnikání, která je předmětem certifikace: Rozsah certifikace: Související předpisy, termíny a definice, zkratky: Související dokumenty: Termíny a definice: Produkt, výrobek: Postup: Jakost kvalita: Systém: (SMJ): Politika jakosti: Cíl jakosti: Management: Vrcholové vedení: Management jakosti: Příručka jakosti: Dokumentace SMJ: Oprávněná osoba: Zkratky: : Všeobecné požadavky: Požadavky na dokumentaci: Všeobecné požadavky na dokumentaci: Dokumenty 1. vrstvy: Dokumenty 2. vrstvy: Dokumenty 3. vrstvy: Příručka jakosti: Řízení dokumentů: Řízení záznamů: Související dokumenty a záznamy: Povinnost managementu: Odpovědnost managementu: Zaměření na zákazníka: Politika jakosti: Plánování: Cíle jakosti: Plánování SMJ: Povinnost, pravomoc a komunikace: Povinnost a pravomoc: Představitel managementu: Interní komunikace: Přezkoumání managementu: Všeobecně: Vstup pro přezkoumání: Výstup z přezkoumání:...16 List č. 2

3 5.7 Související dokumenty a záznamy: Management zdrojů: Poskytování zdrojů: Lidské zdroje: Všeobecně: Odborná způsobilost, vědomí závažnosti a výcvik: Výcvik pracovníků: Vedení osobní agendy: Oblasti výcviku: Realizace výcviku: Infrastruktura: Pracovní prostředí: Související dokumenty a záznamy: Realizace produktu: Plánování realizace produktu: Procesy týkající se zákazníka: Určování požadavku týkajících se produktu: Přezkoumání požadavků týkajících se produktu: Komunikace se zákazníkem: Návrh a vývoj: Nakupování: Proces nakupování: Informace o nakupování: Ověřování nakupovaného produktu: Výroba a poskytování služeb: Řízení výroby a poskytování služeb: Proces realizace zakázky: Zajištění provozuschopnosti výrobního zařízení: Validace procesů pro výrobu a poskytování služeb: Identifikace a sledovanost: Majetek zákazníka: Ochrana produktu: Řízení měřicích a monitorovacích zařízení: Související dokumenty a záznamy: Měření, analýza a zlepšování: Všeobecně: Monitorování a měření: Spokojenost zákazníka: Interní audit: Monitorování a měření procesů: Monitorování a měření produktu: Vstupní a mezioperační kontrola: Výstupní kontrola: Řízení neshodného produktu: Příčina vzniku neshod z procesu realizace zakázky: Analýza údajů (čl. 8.4): Zlepšování: Neustálé zlepšování: Opatření k nápravě: Požadavek na stanovení opatření k nápravě: Realizace opatření k nápravě: Zásady řešení neshody: Preventivní opatření: Související dokumenty a záznamy: Seznam příloh: Závěrečná ustanovení:...29 List č. 3

4 10.1 Zodpovědnost: Kontrola a platnost:...30 Příloha 1 Mapa procesů:...31 Příloha 2 Organizační schéma:...32 Příloha 3 Popis procesu VFP008 Požadavky zákazníka :...33 Příloha 4 Popis procesu VFP009 Výroba a poskytování služeb měření hluku :...34 Příloha 5 Popis procesu VFP010 Výroba poskytování služeb návrh a vývoj :...35 Příloha 6 Seznam dokumentů SMJ:...35 Příloha 7 Matice odpovědnosti:...36 Příloha 8 Rozdělovník:...36 List č. 4

5 1. Úvod: Příručka jakosti organizace je základním dokumentem systému jakosti, který obsahuje koncepci a principy zabezpečování jakosti ve společnosti. 1.1 Všeobecně: Přijetí systému managementu jakosti (SMJ) je strategickým rozhodnutím organizace. Návrh a uplatnění SMJ organizace jsou ovlivňovány měnícími se potřebami, konkrétními cíli, poskytovanými výrobky nebo službami, používanými procesy, velikostí a strukturou organizace. 1.2 Procesní přístup: Procesní přístup je přijímán organizací s cílem zvýšit spokojenost zákazníka plněním jeho požadavků. Při efektivním fungování organizace je nutno identifikovat a řídit řadu vzájemně propojených činností využívajících zdroje a řízených za účelem přeměny vstupů a na výstupy tj. procesů. Aplikaci systému procesů v rámci organizace spolu s identifikací těchto procesů, jejich vzájemným působením a jejich řízením je možno nazvat procesním přístupem Hlavní procesy probíhající v organizaci: a) VFP008 Požadavky zákazníka. b) VFP009 Výroba a poskytování služeb měření hluku. c) VFP010 Výroba a poskytování služeb návrh a vývoj. Uvedené procesy jsou zobrazeny a popsány v mapě procesů v příloze této příručky příloha Identifikační údaje organizace: Společnost byla založena jako společnost s ručením omezeným dne zápisem do obchodního rejstříku vedeného Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka Identifikační znaky společnosti: Název společnosti: Logo Sídlo společnosti: Kubíkova 12/ Praha 8, Česká republika Provozovna: Továrna ulice 28. října, Uhlířské Janovice, Česká republika IČ: DIČ: CZ Statutární orgán: Ing. Karel Greif, Ing. Libor Vágner Ochranné známky: Logo GA,, Greif List č. 5

6 2.2 Předmět podnikání: Předmět podnikání je potvrzen na živnostenských listech a je zapsán v Obchodím rejstříku vedeného u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka a) Izolatérství. b) Zámečnictví, nástrojářství. c) Výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona d) Výroba kovových konstrukcí a kovodělných výrobků e) Výroba strojů a zařízení f) Velkoobchod a maloobchod g) Poradenská a konzultační činnost, zpracování odborných studií a posudků 2.3 Oblast podnikání, která je předmětem certifikace: Systém jakosti vytvořený a implementovaný v organizaci zahrnuje sídlo společnosti v Praze a vztahuje se na následující činnosti: Česká verze: a) Poradenská a projektová činnost, návrh a vývoj v oboru snižování hluku. b) Měření hluku a vibrací, měření zvukoizolačních vlastností stavebních konstrukcí. c) Měření hluku a vibrací v oblasti ochrany veřejného zdraví. Anglická verze: d) Consulting and projecting activities, design and development in the field of noise reduction. e) Noise and vibration measurement, measurement of sound insulation properties of structures. f) Noise and vibration measurement in the area of public health protection. 2.4 Rozsah certifikace: Organizace má svůj SMJ postavený na respektování všech článků systémové normy ISO 9001:2000. Oblast certifikace SMJ v organizaci zahrnuje všechny oddělení střediska PHA, s výjimkou účtárny, spadající do OE. Účtárna nespadá do SMJ a není předmětem certifikace. V souvislosti s realizací systému jakosti v organizaci byla stanovena samostatná metodicko-řídící a ověřovací funkce představitele managementu pro jakost (PMJ). Matice zodpovědnosti jednotlivých útvarů organizace za dodržování jednotlivých prvků systémové normy je uvedena v příloze 7 PJ. 3. Související předpisy, termíny a definice, zkratky: 3.1 Související dokumenty: a) ČSN EN ISO 9001:2001 (ISO 9001:2000) Systémy managementu jakosti požadavky. List č. 6

7 b) ČSN EN ISO 9000:2001 (ISO 9000:2000) Systémy managementu jakosti základy, zásady a slovník. c) ČSN EN ISO 9004:2001 (ISO 9004:2000) Směrnice pro zlepšování výkonnosti. d) Normy a legislativní předpisy ve znění pozdějších doplňků a změn. e) Dokumentace SMJ viz. informační systém BYZNYS a jednotlivé kapitoly. 3.2 Termíny a definice: Používané definice jsou uvedeny v ČSN EN ISO 9000:2001 Systémy managementu jakosti Základy, zásady a slovník Produkt, výrobek: Je výsledek procesu. V této směrnici pro účely certifikace je produkt výsledná zpráva, dokument, výkres, projekt, průvodní dokumentace, kusovník apod Postup: Specifikovaný způsob provádění činností nebo procesu. Postup může nebo nemusí být dokumentován, je-li dokumentován, používá se pojmu dokumentovaný postup Jakost kvalita: Stupeň splnění požadavků souborem inherentních znaků. Inherentní znak znamená existující v něčem, zejména jako trvalý znak Systém: Soubor vzájemně souvisejících nebo vzájemně působících prvků (SMJ): Systém managementu pro zaměření a řízení organizace ve vztahu k jakosti oficiálně vyjádřené vrcholovým vedením Politika jakosti: Celkové záměry a zaměření organizace ve vztahu k jakosti oficiálně vyjádřené vrcholovým vedením Cíl jakosti: Něco oč se usiluje či na co se zaměřuje ve vztahu k jakosti. Cíle mají všeobecný základ založený na politice jakosti Management: Koordinované činnosti pro zaměření a řízení organizace Vrcholové vedení: Osoba nebo skupina osob, které na nejvyšší úrovni usměrňuje a řídí organizaci Management jakosti: Koordinované činnosti pro usměrňování a řízení organizace s ohledem na jakost Příručka jakosti: Dokument, v němž je specifikován systém managementu jakosti organizace. List č. 7

8 Dokumentace SMJ: Veškeré dokumenty vztahující se k zabezpečení realizovaného procesu Oprávněná osoba: Osoba pověřená zastupováním organizace dle ITS040 Podpisový řád. 3.3 Zkratky: Používané zkratky jsou uvedeny v tabulce až 3.3.3: Tab označení dokumentů systému managementu jakosti: zkratka význam SMJ systém managementu jakosti PJ (1. vrstva dokumentů jakosti) VFP vnitřní firemní předpis (2. vrstva dokumentů jakosti) ITS interní standard (3. vrstva dokumentů jakosti) Q šablony záznamů OS organizační schéma ON opatření k nápravě Tab označení funkcí, středisek a oddělení systému managementu jakosti: zkratka význam ŘS ředitel střediska ÚŘ útvar ředitele PMJ představitel managementu pro jakost SD správce dokumentace OE oddělení ekonomie OMH oddělení měření hluku ONV oddělení návrhu a vývoje OBCH obchodní oddělení MET metrologie RO referent obchodního případu RZ referent zakázky PHA středisko Praha UHL středisko Uhlířské Janovice VO vedoucí oddělení VAS vedoucí autorizačních setů VAL vedoucí autorizované laboratoře OO oprávněná osoba dle ITS040 Podpisový řád ZO zodpovědná osoba Tab označení norem: zkratka význam ČSN česká státní norma ISO označení mezinárodní normy vydávané Mezinárodní organizací pro normalizaci EN evropská norma List č. 8

9 4. : 4.1 Všeobecné požadavky: SMJ organizace zahrnuje: a) Identifikaci procesů potřebných pro fungování SMJ a pro jejich aplikaci v celé organizaci. b) Určování posloupnosti a vzájemného působení těchto procesů. c) Určování kritérií a metod potřebných pro zajištění efektivního chodu i řízení těchto procesů. d) Zajištění dostupnosti zdrojů a informací nezbytných pro podporu chodu těchto procesů. e) Monitorování, měření a analýzu těchto procesů. f) Uplatňování opatření nezbytných pro dosažení plánovaných výsledků a neustálého zlepšování těchto procesů. g) Vlastní koncepci jakosti rozpracovanou do konkrétních cílů, zásad a přístupu pracovníků. h) Vymezení pravomocí a odpovědností pracovníků organizace v jejich pracovní náplni, směřující k naplňování SMJ. i) Udržování standardní kvalifikace všech pracovníků, která je nezbytná pro kvalitní vykonávání jejich práce. j) Vybudování účinného informačního systému organizace BYZNYS. k) Plánování úrovně jakosti realizace vlastního produktu. l) Neustálé a systematické prověřování účinnosti SMJ a přijímání opatření ke zvyšování jeho účinnosti. 4.2 Požadavky na dokumentaci: Všeobecné požadavky na dokumentaci: Dokumentace SMJ organizace tvoří soubor vnitřních firemních předpisů a interních standardů, které slouží k zajištění, plánování, organizování, kontroly a řízení hlavních procesů a vedlejších (podpůrných) procesů. Vzájemnou provázanost těchto dokumentů a organizační uspořádání řeší a organizační řád. Rozsah požadavků na dokumentaci zahrnuje: a) Dokumentovanou politiku jakosti, která je součástí PJ a cíle jakosti, které jsou součástí zprávy o přezkoumání SMJ organizace. Politika jakosti je prezentována ve firmě v centrálním informačním systému BYZNYS. b) Dokumentovanou PJ (čl ). c) Dokumentované postupy pro oblasti: řízení dokumentů (čl ) řízení záznamů (čl ) interní audit (čl ) řízení neshodného produktu (čl. 8.3) opatření k nápravě (čl ) preventivní opatření (čl ) d) Řízení veškeré dokumentace SMJ popisuje dokumentovaný postup VFP001 Řízení dokumentů a záznamů. List č. 9

10 Organizace udržuje dokumentované postupy s jejich členěním do 3 vrstev: Dokumenty 1. vrstvy: a) Příručka jakosti organizace (PJ), která popisuje a vysvětluje, jakým způsobem organizace dodržuje a zajišťuje kritéria systémové normy ČSN EN ISO 9001:2001 (ISO 9001:2000) a definuje politiku jakosti organizace. b) Organizační řád (OŘ), který řeší organizační uspořádání organizace Dokumenty 2. vrstvy: a) Vnitřní firemní předpisy (VFP), ve kterých jsou popsány činnosti vykonávané v organizaci s vazbou na vzájemné vztahy mezi zaměstnanci, kteří tyto činnosti vykonávají. Rozvádějí v detailu myšlenky PJ a obsahují odkazy na dokumenty 3. vrstvy Dokumenty 3. vrstvy: a) Interní standardy (ITS), které detailněji popisují činnosti, postupy, výrobky apod. b) Šablony záznamů SMJ (Q). c) Záznamy SMJ. d) Seznamy apod Příručka jakosti: a) Obsahuje předmět a rozsah certifikace SMJ, zahrnuje dokumentované postupy nebo odkazy na ně. b) Popisuje vzájemné vazby mezi procesy SMJ. c) PJ dokládá péči o jakost uvnitř i vně organizace. Slouží jako trvalý podklad pro uplatňování, udržování, zlepšování a prověřování SMJ. Prezentuje rovněž soulad SMJ mezi ČSN EN ISO 9001:2001 a požadavky na jakost ve smluvních vztazích. d) PJ zahrnuje seznam dokumentovaných postupů SMJ (PJ,OŘ,VFP a ITS), které obsahují standardní postupy pro zabezpečování jakosti dle jednotlivých prvků SMJ a současně stanovují odpovědnosti za tyto činnosti. e) SMJ uplatňovaný v organizaci platí pro oblast předmětu podnikání definovanou v čl f) PJ schvaluje vrcholové vedení organizace. Za zavedení a dodržování zásad PJ je zodpovědný PMJ. g) PJ uvádí rovněž matici zodpovědnosti jednotlivých útvarů organizace za plnění příslušných článků systémové normy ČSN EN ISO 9001:2001 (ISO 9001:2000). h) PJ je řízeným (kontrolovaným) dokumentem a jako taková podléhá pravidlům řízení dokumentů dle VFP001 Řízení dokumentů a záznamů. i) Revize PJ se provádí minimálně 1x za rok, v případě potřeby i vícekrát. j) Kopie PJ mohou být v případě potřeby předávány obchodním partnerům organizace jako důvěrná informace. V tomto případě budou kopie označeny razítkem NEKONTROLOVANÝ VÝTISK Pouze pro informaci. k) Matrice je uložena u PMJ, který je rovněž správcem veškeré řízené dokumentace SMJ. List č. 10

11 4.2.3 Řízení dokumentů: Řízení dokumentů SMJ (mezi které patří i zpráva, dokument, výkres, projekt, průvodní dokumentace, kusovník apod.) je prováděno dle VFP001 Řízení dokumentů a záznamů. Řízením dokumentů je třeba zajistit, aby na všech pracovištích podílejících se na činnostech ovlivňujících jakost byla platná vydání všech příslušných dokumentů a neplatné nebo zastaralé dokumenty byly prokazatelně staženy a skartovány. Za tuto činnost odpovídá SD. Uvedený dokument rovněž popisuje řízení dokumentů externího původu (normy, legislativa, apod.) Řízení záznamů: Řízení záznamů SMJ je prováděno dle VFP001 Řízení dokumentů a záznamů. Záznamy jsou v organizaci vytvářeny pro důkaz provádění požadovaných činností dle dokumentovaných postupů SMJ. 4.3 Související dokumenty a záznamy: a) VFP001 Řízení dokumentů a záznamů. b) ITS001 Spisový, skartační a archivní řád. c) ITS081 Provozní řád výpočetní techniky. 5. Povinnost managementu: 5.1 Odpovědnost managementu: Za principiální důkaz odpovědnosti a závazku vedení chápe organizace vytvořenou, schválenou a na základě komunikace s nižšími úrovněmi organizace i všeobecně akceptovanou politiku jakosti. Naplnění politiky jakosti se společnost snaží dosahovat získáním všech zaměstnanců organizace pro uvedené záměry, jejich výchovou k jakosti a jejich aktivní angažovaností, soustavným zlepšováním SMJ a využíváním nových poznatků. Odpovědnost a pravomoci organizace byly dokumentovány na základě organizační struktury, patrné z organizačního schématu a jsou uvedeny v maticích zodpovědnosti jednotlivých dokumentů, organizačním řádu, VFP003 Řízení lidských zdrojů personalistika a dále v osobní složce zaměstnance. Přidělené pravomoci a odpovědnosti v rámci SMJ zaručují plnění následujících funkcí: a) Iniciace činností k zabránění výskytu jakýchkoliv neshod. b) Iniciace a provedení opatření k nápravě (v případě výskytu jakékoli neshody). c) Ověření výsledků realizace opatření k nápravě. d) Iniciace preventivních opatření v návaznosti na zlepšování SMJ. e) Vypořádání záznamů o jakosti. f) Sledování a vyhodnocování plnění cílů jakosti a funkčnosti SMJ. List č. 11

12 Pro služby, které společnost zajišťuje externími zdroji (jako jsou např. statické posudky, speciální měření hluku a vibrací, stavební projekty apod.) jsou využívány přednostně akreditované, resp. autorizované subjekty, nebo osoby s uznanou profesní způsobilostí. Ve výjimečných případech, kdy je nutné externí službu zajistit jinými subjekty, než výše zmíněnými, přebírá společnost zodpovědnost za výsledek jejich práce. 5.2 Zaměření na zákazníka: Základem obchodních úspěchů organizace je monitorování spokojenosti zákazníka a sledování nejnovějších trendů v oboru, včetně konkurence. Cílem organizace je porozumět plně potřebám zákazníků a věnovat jim dlouholetou péči s neustálým vylepšováním a rozšiřováním sortimentu nabízených druhů zboží a služeb v závislosti na požadavcích zákazníka a finančních možnostech organizace. 5.3 Politika jakosti: Deklarování politiky jakosti, tj. strategických záměrů vedení organizace v oblasti jakosti chápe organizace jako standardní požadavek na SMJ a na základě této skutečnosti formulovalo a schválilo vrcholové vedení společnosti politiku jakosti jako dlouhodobý cíl organizace. Tímto dlouhodobým cílem je - Trvalá orientace organizace na uspokojování stanovených nebo předpokládaných potřeb zákazníků, k zabezpečování jakosti dodávek výrobků firmy zákazníkovi a rozšiřování sortimentu výrobků a dalších poskytovaných služb. V zájmu rozvoje a zkvalitnění obchodní činnosti společnosti navrhuje výkonné vedení společnosti následující strategický záměr se základní vizí, na jejímž základě formuluje politiku jakosti: a) Pro zajištění kvality svých služeb má organizace vybudován systém zabezpečování jakosti jako prostředek pro zajištění shody nabízených a realizovaných služeb s požadavky zákazníka. Tento systém je podrobně zdokumentován. b) Hlavním dlouhodobým cílem organizace je trvalá orientace na uspokojování stanovených nebo předpokládaných potřeb zákazníků, směřující ke zvýšení konkurenceschopnosti organizace. c) Jakost poskytované služby je zajištěna regulovaným procesem prodeje výrobku zákazníkovi se zpětnou vazbou a průběžným hodnocením způsobilosti tohoto procesu. d) Záměrem organizace je trvale provozovat vybudovaný systém zabezpečování jakosti na standardní světové úrovni, konformní požadavky mezinárodní systémové normy ISO 9001:2000. Z tohoto záměru vychází politika jakosti organizace, formulovaná a schválená vrcholovým vedením. Dlouhodobé trvalé cíle organizace: a) Prvořadým cílem společnosti je spokojenost našich zákazníků, což bude zajišťováno v plné šíři prodejem výrobků v jakosti plně splňující požadavky a představy zákazníka. b) Jakost je v naší společnosti nejvyšší prioritou, proto zavedení, udržování a neustálé zlepšování SMJ podle normy ČSN EN ISO 9001:2001 je strategickým cílem organizace. c) Chceme nadále udržovat a v budoucnu nadále upevňovat dobré jméno a tradici naší společnosti a zároveň zvyšovat její podíl v oblasti snižování hluku. List č. 12

13 d) S ohledem na poskytované služby v oblasti měření hluku, návrhu a vývoje si společnost trvale udržuje nezávislost na cizích subjektech, které by jej mohly v případě rozhodování ovlivnit. V tomto smyslu vede i svoje zaměstnance. e) Pro zajištění kvalitních služeb v oblasti měření hluku se společnost pravidelně účastní mezilaboratorních porovnávacích zkoušek. f) Chceme se orientovat na stálé a spolehlivé dodavatele zboží a tím zajistit stálé a spokojené zákazníky pro naše výrobky. g) Vytvářet předpoklady pro motivaci zaměstnanců k odvádění kvalitní práce na všech úrovních. h) Chováme se k našim zákazníkům a k sobě navzájem s úctou. Implementace politiky jakosti je v organizaci zajišťována koordinací řešení všech problémů spojených s jakostí a to interně v organizaci, u dodavatelů, nebo v případě, kdy byly problémy signalizovány zákazníkem, nebo certifikační společností, která vybudovaný systém certifikovala. Pro realizaci záměrů politiky jakosti je jmenován představitel managementu pro jakost (PMJ). PMJ má pravomoc k implementaci politiky jakosti. Je zodpovědný za to, že v organizaci je politika jakosti prováděna, systém vybudován, ověřován a trvale udržován. Kritéria pro úspěšnou implementaci politiky jakosti jsou: a) Dodávání požadované služby podle jasně definovaných, dohodnutých a analyzovaných požadavků tak, aby nemohlo dojít k poškození dobrého jména organizace jejich nesplněním. b) Dodržováním formalizovaných postupů při řešení připomínek, stížností a reklamací zákazníka tak, aby byla přijata rychlá a účinná opatření k odstranění příčin neshod. c) Jasně definované požadavky na kvalitu nakupovaného zboží (služeb), hodnocení dodavatelů a dobré kontakty s nimi. d) Dokumentované organizační a technologické postupy a procesy probíhající v organizaci. e) Systém kontrol a interních auditů jakosti, které zajišťují požadovanou úroveň jakosti v celém procesu poskytování služby. f) Vzdělávání pracovníků a jejich výchova k jakosti, seznámení pracovníků s politikou jakosti a cíli jakosti a jejich motivace k aktivní spolupráci při dodržování těchto zásad. S politikou jakosti a s jejím pravidelným přezkoumáváním jsou pracovníci seznamováni formou školení k jakosti. g) Jasně formulovaná a stanovená odpovědnost za svěřené úkoly. 5.4 Plánování: Plány jakosti se zpracovávají na základě interních potřeb organizace a na vyžádání zákazníka dle VFP008 Požadavky zákazníka. Odpovědnost za zpracování plánu jakosti má pracovník pověřený PMJ, který si k jeho vypracování může vyžádat spolupráci ostatních pracovníků (např. vedoucích oddělení), případně externích pracovníků. Plán jakosti má být stručný, v případě potřeby s odvoláním na vypracované interní standardy či normy. List č. 13

14 Úprava a hloubka podrobnosti plánu jakosti musí odpovídat požadavkům objednatele tak, aby byly respektovány ujednání smlouvy Cíle jakosti: Cíle jakosti pro naplnění politiky jakosti stanovuje vrcholové vedení společnosti vždy na období jednoho roku se jmenovitou zodpovědností a termínem jejich plnění. Cíle stanovuje vrcholové vedení na poradě vedení a jsou zpracovány do záznamu Q032 Cíl jakosti. Vyhodnocení je prováděno záznamem Q001 Zpráva o přezkoumání SMJ. Cíle musejí být konkrétní, měřitelné, dosažitelné a termínované. V případě zjištění odchylek od stanovených cílů jsou přijímána příslušná opatření. Plnění a hodnocení cílů je sledováno a vyhodnocováno v rámci přezkoumání SMJ vedením organizace minimálně 1x za rok. Cíle jakosti jsou volně dostupné k nahlédnutí v centrálním informačním systému BYZNYS, matrice jsou uloženy u PMJ. S cíli jakosti a jejich stavu plnění jsou pracovníci průběžně informováni na poradách Plánování SMJ: Organizace na základě Rozhodnutí vrcholového managementu o zavedení SMJ podle požadavků systémové normy ČSN EN ISO 9001:2001 (ISO 9001:2000) naplánovala etapy provádění přípravy implementace, jež je součástí dokumentu Harmonogram přípravy SMJ. Navržený a implementovaný SMJ je podle výše uvedeného Rozhodnutí přezkoumán provedením série interních auditů, ze kterých jsou vyhotoveny záznamy. 5.5 Povinnost, pravomoc a komunikace: Povinnost a pravomoc: Ve společnosti byly na základě organizační struktury dokumentovány pravomoci, odpovědnosti a vzájemné vztahy všech zaměstnanců, které řídí a vykonávají činnosti ovlivňující jakost. Organizační struktura je patrná z organizačního schématu uvedeného v příloze, příslušné pravomoci a odpovědnosti jsou definovány maticí zodpovědnosti (příloha 7) a OŘ001 Organizační řád. Přidělené pravomoci a odpovědnosti v rámci SMJ zaručují plnění následujících funkcí: a) Iniciace činnosti k zabránění výskytu jakýchkoliv neshod. b) Identifikace a registrace nesrovnalostí v úrovni plnění cílů v oblasti jakosti. c) Iniciace a realizace opatření k nápravě (při zjištění jakékoliv neshody). d) Ověření výsledků realizace a opatření k nápravě. e) Operativní řízení dalšího zpracování neshodných výrobků nebo služeb až do doby, kdy se neuspokojivý stav napraví Představitel managementu: Vrcholové vedení společnosti jmenovalo pro správu SMJ představitele pro jakost PMJ. Jeho jmenování, pravomoci a povinnosti jsou určeny v Q027 Jmenování PMJ. List č. 14

15 5.5.3 Interní komunikace: Komunikace mezi vrcholovým vedením a ostatními pracovníky společnosti probíhá oboustranně a je zajišťováno těmito způsoby: a) Porady vrcholového vedení se uskutečňují dle aktuálních potřeb organizace. Požadavky a úkoly vzniklé z těchto porad jsou předávány vedoucím jednotlivých úseků a dotčeným pracovníkům. Požadavky jsou zpravidla termínované a vrcholové vedení kontroluje jejich plnění. Pro výstup z porady je používán Q018 Záznam z porady. b) Vrcholové vedení pomocí interní správy úkolů vedené v informačním systému BYZNYS zadává jednotlivé úkoly vedoucím oddělení, resp. přímo zaměstnancům. c) Úkoly ve formě požadavků jsou v centrálním informačním systému BYZNYS zadávány i jednotlivými pracovníky směrem ke svým nadřízeným. d) Pro komunikaci je kromě systému BYZNYS používána i ostatní média (elektronická pošta, fax, data, hlas). 5.6 Přezkoumání managementu: Všeobecně: SMJ je podle plánu přezkoumáván vrcholovým vedením organizace nejméně 1x za rok. Podle potřeby může PMJ určit další mimořádný termín přezkoumání. Cílem přezkoumání je vytvoření aktuálního souboru informací o stavu celého SMJ. Využití souboru informací jako účinného nástroje uplatňování, řízení, rozvíjení a zlepšování všech procesů systému je podmíněno: a) Vytvořením komplexního souboru informací, který bude deklarovat stav všech částí systému. b) Průběžným, pravidelným a plánovaným sběrem aktuálního souboru informací. Tímto souborem informací je v organizaci Q001 Zpráva o přezkoumání SMJ, kterou předkládá 1x ročně vrcholovému vedení k posouzení PMJ viz. čl Vstup pro přezkoumání. O pravidelném přezkoumání SMJ vedením jsou vedeny záznamy, které umožní doložit: a) Průběh a výsledek činnosti přezkoumání. b) Efektivní fungování SMJ. c) Připravit prostor pro neustálé zlepšování. d) Přijímat opatření k nápravě a preventivní opatření. Tímto záznamem je ve společnosti zápis o schválení zprávy o přezkoumání SMJ vrcholovým vedením viz. čl Výstup z přezkoumání. Zápis je proveden ve formě Q039 Zápis o přezkoumání SMJ. List č. 15

16 5.6.2 Vstup pro přezkoumání: Písemná zpráva Q001 Zpráva o přezkoumání SMJ předkládaná PMJ k projednání vrcholovému vedení obsahuje tyto vstupní informace: a) Funkčnost a účinnost SMJ. b) Plnění politiky jakosti. c) Vyhodnocení cílů jakosti za dané období. d) Výsledky interních auditů. e) Informace o zpětné vazbě od zákazníka (hodnocení spokojenosti zákazníka, vyhodnocení reklamací). f) Měření výkonnosti procesů a informace o shodě výrobku. g) Návrh potřeb zdrojů pro příští období. h) Výsledky analýzy údajů. i) Závěr, který stanoví, zda SMJ odráží aktuální požadavky zákazníků, zda jsou nutné změny cílů, politiky a struktury organizace, návrh nových cílů na další období a návrh na další zlepšení SMJ Výstup z přezkoumání: Výstupem z přezkoumání SMJ vrcholovým vedením je v organizaci Q039 Zápis o přezkoumání SMJ, který obsahuje vyjádření vrcholového vedení společnosti k předložené Q001 Zpráva o přezkoumání SMJ a rozhodnutí vztahující se: a) Ke zlepšování efektivnosti SMJ a jeho procesů. b) Ke zlepšování služeb rozšiřování sortimentu a služeb souvisejících s výrobkem. c) K potřebám zdrojů. 5.7 Související dokumenty a záznamy: a) OŘ001 Organizační řád. b) VFP002 Interní audit. c) VFP003 Řízení lidských zdrojů personalistika. d) VFP006 Zlepšování. e) VFP008 Požadavky zákazníka. f) Harmonogram přípravy SMJ g) Q001 Zpráva o přezkoumání SMJ. h) Q018 Záznam z porady. i) Q027 Jmenování PMJ. j) Q032 Cíl jakosti. k) Q039 Zápis o přezkoumání SMJ. 6. Management zdrojů: 6.1 Poskytování zdrojů: Vedení organizace trvale vytváří svou vlastní činností dostatečné finanční zdroje pro řízení, provádění a ověřování všech činností spadajících do SMJ, včetně interních auditů jakosti tak, aby byla zajištěna úspěšná implementace politiky jakosti a realizace cílů jakosti. List č. 16

17 6.2 Lidské zdroje: Všeobecně: Řízení lidských zdrojů (činnosti související s plánováním, přijímáním, hodnocením a odměňováním pracovníků, vzděláváním a zvyšováním způsobilosti pracovníků) zabezpečuje vrcholové vedení organizace podle definované struktury organizace a požadavků na způsobilost zaměstnanců ve spolupráci s personálním oddělením organizace Odborná způsobilost, vědomí závažnosti a výcvik: Kvalifikace zaměstnanců je důležitým předpokladem kvalitního a odborného provádění obchodních činností. Odborná způsobilost zaměstnanců je v organizaci stanovena Tabulkou kvalifikačních požadavků pro výkon činností, jež je součástí VFP003 Řízení lidských zdrojů personalistika. Účelem je stanovit zásady pro výběr, přípravu a další vzdělávání pracovníků organizace tak, aby všichni splňovali požadavky na ně kladené v souvislosti s výkonem povolání po stránce odbornosti, znalostí, dovedností a zajišťování kvality v souladu s platnými předpisy. Pracovníci organizace jsou vybíráni podle předpokladů vzdělání a pracovních zkušeností. Jejich znalosti jsou dále rozšiřovány podle zjištěných potřeb a zvyšování kvalifikace Výcvik pracovníků: Výcvik pracovníků zajišťuje a za jeho provádění odpovídá vedoucí EÚ. Tento pracovník zpracovává plán výcviku a vede agendu vzdělávání pracovníků včetně určení kvalifikačních požadavků na vzdělávání a jejich naplnění. Nové pracovníky seznamuje s organizací (základní informace) a s povinnými dokumenty SMJ. V případě přeřazení pracovníka na jiné pracoviště ho seznamuje s příslušnými dokumenty SMJ pro danou činnost a vypracuje mu nový popis pracovní činnosti. Plán výcviku a doklady o provedených školicích akcích jsou součástí VFP003 Řízení lidských zdrojů personalistika. Plán výcviku je schvalován 1x ročně vrcholovým vedením Vedení osobní agendy: Za vedení osobní agendy pracovníků organizace odpovídá vedoucí EÚ. Pracovníci mají založené Osobní složky zaměstnance, ve kterých se shromažďují všechny dokumenty a záznamy, které se jich osobně přímo týkají (např. Q020 Popis pracovní činnosti, Q023 Individuální plán školení a vzdělávání, Q073 Vstupní lékařská prohlídka apod.) List č. 17

18 Oblasti výcviku: a) Bezpečnost a ochrana zdraví při práci. b) Požární ochrana. c) Systém jakosti. d) Profesní odbornosti (řidičské oprávnění, školení a kurzy pro zvýšení kvalifikace, zkoušky, certifikace apod.). e) Firemní komunikační systémy (BYZNYS, www, apod.). f) Jazyková příprava (je-li nutná). g) Školení nových pracovníků. h) Školení interních auditorů. i) Individuální výcvik pracovníka Realizace výcviku: a) Pracovníky organizace (interní zajištění vzdělání). b) Externími organizacemi. 6.3 Infrastruktura: Organizace zajišťuje potřebnou infrastrukturu pro dosažení shody s požadavky zákazníka na sortiment výrobků, termín a způsob dodání a to zejména: a) Budovy. b) Monitorovací a měřicí zařízení. c) Hardwarové a softwarové vybavení. d) Informační technologie. e) Dopravní prostředky. f) Drobný hmotný majetek atd. Revize jednotlivých zařízení jsou zajišťovány dle ITS051 Lhůtník revizí zařízení používaných na pracovištích. 6.4 Pracovní prostředí: V organizaci je zpracován a naplňován plán školení a prověrek BOZP a PO, definované v ITS041 Směrnice pro řízení bezpečnosti práce a ochrany zdraví při práci a ITS056 Dokumentace o zajištění požární ochrany u zaměstnavatele včetně souvisejících dokumentů viz Zaměstnavatel dlouhodobě udržuje a zlepšuje pracovní prostředí zaměstnanců tak, aby byly splněny podmínky pro práci ve všech ohledech. 6.5 Související dokumenty a záznamy: a) VFP003 Řízení lidských zdrojů personalistika. b) ITS041 Směrnice pro řízení bezpečnosti práce a ochrany zdraví při práci. c) ITS042 Analýza rizik. d) ITS043 Kategorizace pracovních činností. e) ITS044 Zásady pro provádění školení BOZP. f) ITS045 Evidence, hlášení a zasílání záznamů o úrazech. List č. 18

19 g) ITS046 Poskytování osobních ochranných prostředků. h) ITS047 Vzhled a umístění bezpečnostních značek. i) ITS048 Závodní preventivní péče. j) ITS049 Traumatologický plán. k) ITS050 Práce zakázané ženám, těhotným ženám a mladistvým. l) ITS051 Lhůtník revizí zařízení používaných na pracovištích. m) ITS052 Bezpečná práce při skladování. n) ITS053 Obsluha a práce na elektrických zařízeních ČSN o) ITS054 Nářadí, nástroje, prostředky malé mechanizace. p) ITS055 Bezpečnostní předpisy při práci na strojích. q) ITS056 Dokumentace o zajištění požární ochrany u zaměstnavatele. r) ITS057 Zařazení provozovaných činností podle požárního nebezpečí. s) ITS058 Vnitřní pokyn k provádění požární ochrany. t) ITS059 Umístění hasicích přístrojů v objektu. u) ITS060 Požární poplachová směrnice. v) ITS061 Tématický a časový plán a rozvrh školení zaměstnanců v požární ochraně. w) ITS062 Pomůcka ke školení zaměstnanců v požární ochraně. x) Q020 Popis pracovní činnosti včetně kvalifikačních požadavků a stupeň jejich dosažení. y) Q021 Školení kurzy. z) Q022 Skupinový plán školení a vzdělávání. aa) Q023 Individuální plán školení a vzdělávání. bb) Q024 Prezenční listina školení. cc) Q025 Formulář hodnocení pracovníků. dd) Q026 Osobní dotazník zaměstnance. ee) Q070 Prezenční listina školení BOZP pro zaměstnance vstupní, základní a periodické. ff) Q071 Záznam školení vedoucích pracovníků BOZP. gg) Q072 Záznam o drobném úrazu. hh) Q073 Vstupní lékařská prohlídka. ii) Q074 Preventivní periodická lékařská prohlídka. jj) Q075 Preventivní mimořádná lékařská prohlídka. kk) Q076 Výstupní lékařská prohlídka. ll) Q077 Tématický plán a časový rozvrh školení pracovníků o požární ochraně. mm) Q078 Tématický plán a časový rozvrh školení o požární ochraně vedoucích pracovníků. nn) Q079 Záznam o školení pracovníků v požární ochraně. oo) Q080 Záznam o školení vedoucích pracovníků v požární ochraně. 7. Realizace produktu: 7.1 Plánování realizace produktu: Cílem plánování realizace produktu je zajistit zákazníkovi nové a lepší výrobky a služby s ohledem na jeho požadavky, resp. na požadavky trhu. Sledování a analýza předběžných požadavků trhu je popsána v dokumentovaném postupu VFP008 Požadavky zákazníka. Pro dlouhodobé plánování jsou požívány záznamy Q010 Projekt zlepšování, nebo Q032 Cíl jakosti. Krátkodobé plány jsou přijímány prostřednictvím Q018 Záznam z porady. List č. 19

20 7.2 Procesy týkající se zákazníka: Proces určování požadavků týkajících se produktu a jejich přezkoumávání je vybrán jako společná součást obou hlavních procesů VFP009 Výroba a poskytování služeb měření hluku a VFP010 Výroba a poskytování služeb návrh a vývoj a je popsán ve VFP008 Požadavky zákazníka Určování požadavku týkajících se produktu: V rámci komunikace se zákazníkem prověřuje referent obchodního případu požadavky vznesené zákazníkem na produkt. Určování a upřesňování požadavků probíhá podle dokumentovaného postupu 2. vrstvy VFP008 Požadavky zákazníka Přezkoumání požadavků týkajících se produktu: V rámci přezkoumávání požadavků na produkt je ověřováno, zda-li požadavky vznesené zákazníkem je organizace schopna ve všech bodech splnit. Uvedené závěry jsou konkretizovány v nabídce předané zákazníkovi. Dle potřeb může mít nabídka písemnou či ústní formu. Postupy týkající se přezkoumání požadavků na produkt jsou podrobně popsány ve směrnici VFP008 Požadavky zákazníka Komunikace se zákazníkem: Komunikaci se zákazníkem provádí RO (RZ). Jednotlivé kroky konzultuje s VO, ŘS a na pravidelných poradách. O důležitých informacích z oblastí týkajících se užitných vlastností, životnosti, bezpečnosti, spolehlivosti, jakosti zboží či konkurenceschopnosti, se kterými je referent v rámci komunikace se zákazníkem obeznámen, informuje referent ostatní spolupracovníky a vedení na pravidelných poradách, mailem nebo prostřednictvím informačního systému BYZNYS. Jsou-li informace poskytnuté zákazníkem rozsáhlejšího charakteru je možné pro záznam použít Q018 Záznam z porady, nebo předložit Q010 Projekt zlepšování. V případě zjištění závažnějších informací souvisejících s jakostí výrobků, nebo funkčností SMJ pak postupuje dle VFP004 Řízení neshodného produktu. Tento postup konzultuje s PMJ. Sdílení vnitropodnikových informací probíhá v organizaci obousměrně. 7.3 Návrh a vývoj: Návrh a vývoj je v organizaci řešen dle dokumentovaného postupu VFP010 Výroba a poskytování služeb návrh a vývoj, jehož nedílnou částí je VFP008 Požadavky zákazníka. 7.4 Nakupování: Proces nakupování: Proces nakupování je v organizaci podpůrným procesem, který slouží zejména pro zajištění infrastruktury, nutné pro výrobu výrobku (hardware, software, auta, budovy apod. viz. bod 6.3 Infrastruktura). List č. 20

21 7.4.2 Informace o nakupování: Nákup prostředků je prováděn zejména na základě: a) Specifikací požadavků pro zajištění požadavků trhu dle VFP008 Požadavky zákazníka, bod 4.2/6. b) Q001 Zpráva o přezkoumání SMJ. c) Q010 Projekt zlepšování. d) Q015 Záznam o neshodě. e) Q016 Zpráva z interního auditu. f) Q018 Záznam z porady. g) Q081 Požadavek na investice. h) Q032 Cíl jakosti. i) Dle požadavků vzešlých z VFP007 Řízení měřicích a monitorovacích zařízení. j) Respektive dalších požadavků vznesených ústně, em nebo jiným způsobem. Výběr dodavatele na výrobek či službu je prováděn na základě výběrového řízení dle ITS007 Hodnocení a výběr dodavatelů. Nakupované zboží se vždy objednává písemně. K evidenci slouží centrální informační systém BYZNYS. Podmínkou zaevidování je uložení dodavatele do centrální databáze dodavatelů/odběratelů dle VFP008 Požadavky zákazníka. Zaevidovaná objednávka se vytiskne a spolu s podpisy dle ITS040 Podpisový řád a razítkem společnosti zašle na adresu dodavatele. Rutinní nákupy (jako je kancelářská technika, papír, tužky apod.) je možné objednávat prostřednictvím internetu. Vždy však po dohodě s OO dle ITS040 Podpisový řád Ověřování nakupovaného produktu: Po dodání zboží, nebo služby provede objednatel přezkoumání dodávky. Předmětem přezkoumání je zejména: a) Rozsah plnění a kvalita dodávky. b) Správná cena. c) Dodací termín. d) Ověření funkcí. U zařízení dle přiloženého manuálu, u softwaru se provede dle ITS005 Potvrzení vhodnosti softwaru. V případě, že na zařízení nejsou zjištěny zjevné závady, provede se jeho zaevidování a uvede se do provozu. Elektrická zařízení podléhají kontrole. Před jejich uvedením do provozu je nutné vystavit Q082 Protokol o kontrole elektrického ručního nářadí provedené dle ČSN , resp. Q083 Protokol o kontrole elektrického spotřebiče provedené dle Doporučení ČES V případě, že jsou na dodávce zjištěny závady, a to buď vizuální, funkční, nebo skryté postupuje objednatel dle VFP004 Řízení neshodného produktu. Svůj postup konzultuje s PMJ. List č. 21

22 7.5 Výroba a poskytování služeb: Řízení výroby a poskytování služeb: V organizaci jsou vytvořeny a používány dokumentované postupy, zajišťující, že realizace zakázky probíhá v řízených podmínkách tak, aby všechny činnosti byly optimálně koordinovány a aby byla zajištěna návaznost a sledovatelnost ve všech etapách realizace zakázky Proces realizace zakázky: Proces realizace zakázky je rozdělen do tří fází (hlavní procesy): a) Procesy týkající se zákazníka dle VFP008 Požadavky zákazníka, kde jsou stanoveny a přezkoumány požadavky týkající se produktu a probíhá komunikace se zákazníkem (příloha 3). b) Vlastní proces popsaný dle druhu činnosti VFP009 Výroba a poskytování služeb měření hluku a nebo dle VFP010 Výroba a poskytování služeb návrh a vývoj. Obě tyto procesní směrnice jsou zakončeny stanovením kontrolních bodů pro ověření a validaci navrženého produktu (přílohy 4 a 5). c) Kontrolní a schvalovací činnosti jsou pak společné pro obě procesní směrnice a jsou popsány opět ve VFP008 Požadavky zákazníka. Grafické zobrazení procesů je uvedeno v příloze Zajištění provozuschopnosti výrobního zařízení: Provozuschopnost výrobního zařízení je zajišťována v organizaci těmito způsoby: a) Pravidelnými revizemi výrobního zařízení dle ITS051 Lhůtník revizí zařízení používaných na pracovištích. b) Pravidelným ověřením a kalibracemi na měřicím zařízení dle záznamů v Q017 Evidenční karta měřidel. c) Dle instrukcí pro metrologa a Instrukcí pro uživatele měřidla popsaných ve VFP007 Řízení monitorovacích a měřicích zařízení. O jednotlivých revizích zařízení jsou pořizovány záznamy Validace procesů pro výrobu a poskytování služeb: Procesy výroby výrobku popsané ve VFP009 Výroba a poskytování služeb měření hluku a VFP010 Výroba a poskytování služeb návrh a vývoj jsou na základě kontrolních bodů kontrolovány. Proces kontroly a validace je popsán ve VFP008 Požadavky zákazníka. Ve zvláštních případech je součástí validace i akustická validace dle VFP008 Požadavky zákazníka, resp. dle PJ001 Příručka jakosti bod c) Identifikace a sledovanost: Pro jednoznačnou identifikaci výrobku jsou v organizaci vytvořeny, udržovány a používány dokumentované postupy. Značení výrobků hlavních procesů probíhá dle ITS002 Značení dokumentů. Je tak zajištěno, že výrobky nesou jedinečné identifikátory. List č. 22

23 Sledovanost výrobku je prováděna dle VFP001 Řízení dokumentů a záznamů, resp. dle ITS001 Spisový, skartační a archivní řád. Dokumenty externího původu musejí být odlišeny a to způsobem: a) Firemní hlavičkou, obchodním jménem, či jinou identifikační značkou externí organizace. b) Razítkem DOŠLO DNE s připsaným číslem došlé korespondence dle ITS001 Spisový, skartační a archivní řád.. c) Jiným viditelným způsobem (např. popisem fixem, razítkem Externí dokument apod.) Majetek zákazníka: S externí dokumentací, u níž zákazník vysloví požadavek na vrácení se postupuje jako s majetkem zákazníka. Pracovník uchovává dokumentaci v nezměněné formě a po skončení prací zajistí její předání předem dohodnutým způsobem. V případě poškození, či ztráty dokumentace je proveden zápis Q002 Zápis o vadách. Dále se postupuje dle dohody s poškozeným, resp. dle občanského, nebo obchodního zákoníku. U zapůjčených zařízení se postupuje obdobně. U vzorků určených za účelem zkoušky, kdy není možné předem předpovídat, zda-li nedojde k jeho poškození je pracovník, jemuž byl vzorek zapůjčen povinen o tomto faktu informovat zákazníka Ochrana produktu: Produktem (výrobkem) organizace je dokumentace. Jako taková podléhá ukládání (archivaci) a tento proces je v organizaci zajištěn a popsán dokumentovaným postupem 3. třídy ITS001 Spisový, skartační a archivní řád. 7.6 Řízení měřicích a monitorovacích zařízení: Způsob, jakým je v organizaci zajištěno řízení měřicích a monitorovacích zařízení je popsáno podrobně v dokumentovaném postupu 2. řádu VFP007 Řízení měřicích a monitorovacích zařízení. Řízení výpočetní techniky je popsáno v ITS081 Provozní řád výpočetní techniky. 7.7 Související dokumenty a záznamy: a) VFP001 Řízení dokumentů a záznamů. b) VFP007 Řízení měřicích a monitorovacích zařízení. c) VFP008 Požadavky zákazníka. d) VFP009 Výroba a poskytování služeb měření hluku. e) VFP010 Výroba a poskytování služeb návrh a vývoj. f) ITS001 Spisový, skartační a archivní řád. g) ITS002 Značení dokumentů. h) ITS005 Potvrzení vhodnosti softwaru. i) ITS007 Hodnocení a výběr dodavatelů. j) ITS040 Podpisový řád. k) ITS051 Lhůtník revizí zařízení používaných na pracovištích. List č. 23

24 l) ITS081 Provozní řád výpočetní techniky. m) Q001 Zpráva o přezkoumání SMJ. n) Q002 Zápis o vadách. o) Q007 Evidenční list reklamace. p) Q010 Projekt zlepšování. q) Q015 Záznam o neshodě. r) Q016 Zpráva z interního auditu. s) Q017 Evidenční karta měřidel. t) Q018 Záznam z porady. u) Q032 Cíl jakosti. v) Q081 Požadavek na investice. w) Q082 Protokol o kontrole elektrického ručního nářadí provedené dle ČSN x) Q083 Protokol o kontrole elektrického spotřebiče provedené dle Doporučení ČES Měření, analýza a zlepšování: 8.1 Všeobecně: Organizace plánuje a uplatňuje procesy monitorování, měření a analýzy a zlepšování za účelem: a) Prokázání shody výrobku. b) Pro zajištění shody SMJ. c) Pro neustálé zlepšování. Statistické metody, které jsou v organizaci používány popisuje podrobně dokumentovaný postup VFP005 Měření, analýza a zlepšování statistické metody. 8.2 Monitorování a měření: Spokojenost zákazníka: Měření spokojenosti zákazníka je prováděno předáním dotazníku Q019 Dotazník spokojenosti zákazníka. Dotazník Q019 Dotazník spokojenosti zákazníka je předáván zákazníkovi po ukončení zakázky a to buď poštou (doporučeno jako příloha k výrobku nebo faktuře), či zasláním v elektronické podobě. Vyhodnocení dotazníku je prováděno v Q001 Zpráva o přezkoumání SMJ, kterou předkládá PMJ vedení společnosti 1x za rok Interní audit: Organizace přisuzuje funkci interních auditů zásadní úlohu, řídí se dle VFP002 Interní audit. PMJ řídí proces plánovaných a dokumentovaných interních auditů SMJ. Účelem interních auditů je: a) Prověřovat účinnost a aktuálnost politiky jakosti organizace a plnění s ní spojených cílů jakosti na všech úrovních. b) Zajistit pravidelný sběr a vyhodnocování údajů pro přezkoumání vedením. c) Systematicky prověřovat SMJ, aktuálnost PJ, přiměřenost či vhodnost jednotlivých postupů v souladu s ČSN EN ISO 9001:2001 (ISO 9001:2000). List č. 24

25 d) Ujistit organizaci, že její dokumentované postupy jsou v souladu s požadavky na SMJ po aktualizacích a změnách metodických postupů a služeb. e) Získávat údaje pro zlepšování SMJ. Interní audity probíhají postupně na všech pracovištích organizace podle plánu, který sestavuje PMJ tak, aby všechna pracoviště byla alespoň 1x za rok podrobena internímu auditu. V případě potřeby PMJ aktuálně naplánuje mimořádný interní audit. Při plánování následných IA se doporučuje zaměřit se na nejslabší místa zjištěná v předešlých IA. Organizace má vyškolené interní auditory. Vedoucí prověřovaného pracoviště je povinen při audit s auditorem spolupracovat a umožnit mu přístup na pracoviště, k dokumentaci a důkazním materiálům. Výsledky interních auditů jsou dokumentovány v Q016 Zpráva z interního auditu. Při nalezení neshody je postupováno podle dokumentovaného postupu a je vystaven Q015 Záznam o neshodě. Výsledky jsou předloženy neprodleně vedoucímu prověřovaného pracoviště. Jeho povinností je k nalezeným neshodám stanovit způsob odstranění a zahájit včas nápravná a preventivní opatření. splnění účinnosti nápravných a preventivních opatření je sledováno následnými IA. Hodnocení procesu interních auditů je součástí Q001 Zpráva o přezkoumání SMJ Monitorování a měření procesů: Organizace má zaveden, udržován a používán dokumentovaný postup pro monitorování a měření hlavních procesů VFP008 Požadavky zákazníka, VFP009 Výroba poskytování služeb měření hluku a VFP010 Výroba a poskytování služeb návrh a vývoj. Tímto postupem je VFP005 Měření, analýza a zlepšování statistické metody. Vyhodnocení jednotlivých procesů probíhá dle potřeby organizace, minimálně však 1 x za rok. Vyhodnocení předkládá PMJ. Vyhodnocení je prováděno formou: a) Q001 Zpráva o přezkoumání SMJ. b) Q066 Vyhodnocení procesu měření hluku. c) Q067 Vyhodnocení procesu návrh a vývoj Monitorování a měření produktu: V rámci hlavních procesů jsou stanoveny body, zajišťující v určitých fázích výrobku jeho kontrolu. Jednotlivé kontrolní body jsou zřejmé z vývojových diagramů procesů VFP008 Požadavky zákazníka, VFP009 Výroba poskytování služeb měření hluku a VFP010 Výroba a poskytování služeb návrh a vývoj, kde jsou značeny žlutě Vstupní a mezioperační kontrola: Vstupní kontrola je na produktu realizována již ve fázi jeho upřesňování s požadavky zákazníka a to ve formě přezkoumání poptávky (bod 9-VFP008 požadavky zákazníka ). V případě realizace konkrétního produktu je mezioperační kontrolou přezkoumání smlouvy, objednávky uzavírané se zákazníkem (bod 14-VFP 008 Požadavky zákazníka ). List č. 25