lidé plýtvání Obr. 1 Druhy plýtvání dle W. Lareua [vlastní zpracování]

Transkript

1 1.1 Plýtvání v nevýrobních procesech jiný pohled William Lareau nám ve své knize Office Kaizen: Transforming Office Operations into a Strategic Competitive Advantage [3] poskytuje jiný pohled na druhy plýtvání. Rozděluje druhy plýtvání v nevýrobních procesech do pěti základních skupin lidé, procesy, informace, majetek, management. lidé management procesy plýtvání majetek informace Obr. 1 Druhy plýtvání dle W. Lareua [vlastní zpracování] Lidé plýtvání zaměřené na dosažení cílů, pracovního nasazení, způsobené čekáním a zbytečným pohybem, špatným postupem výroby. Procesy plýtvání energií na vedení lidí, nestálosti, manipulativní, strategické plýtvání, plýtvání hodnověrnosti, standardizace, dílčí optimalizace, plánování, nerovnoměrného toku, kontrolování a chyb. Informace plýtvání přenosem informací, nedostatkem informací, bezvýznamností, nepřesností. Majetek zásoby, rozpracovanost, fixní a variabilní majetek. Management plýtvání koncentrace, disciplíny a vlastnictví. [3]

2 2 ZLEPŠOVÁNÍ NEVÝROBNÍCH PROCESŮ ANEB JAK NATO Pokud se chceme pustit do zlepšování nevýrobních procesů a nejsme si jisti jak na to, jedna z možností je využít tkz. cestovní mapu. Příklad jedné cestovní mapy je uveden na obrázku Obr. 2. Tato mapa nám pomůže zorientovat se ve spleti různých metod, postupů a programů na zlepšování nevýrobních procesů. [14] 1 Rozhodnutí managementu 2 Trénink a příprava pracovníků Analýza nevýrobního procesu 3 Analýza procesní zátěže Mapování hodnotového toku Analýza struktury činností Stanovení procesních ukazatelů 4 Identifikace plýtvání a slabých míst nevýrobního procesu 5 Implementace základních metod zlepšování Multiprofesnost BSC Workshopy 5S Vizuální management Standardizace Měření práce Ergonomie Štíhlý layout 6 Audit programu zlepšování nevýrobního procesu Obr. 2 Cestovní mapa programu pro nevýrobní procesy [14]

3 2.1 Analýza zaměřená na plýtvání K zjištění forem plýtvání v právním odboru RSTS na pozici osobní asistentky využiji koncepci Office Kaizen, která se opírá o tři základní pilíře vizualizace na pracovišti, procesy a objekty. Layout kanceláře osobní asistentky, která sdílí kancelář s druhou kolegyní, právníkem, je zobrazen níže na obrázku Obr. 3. Kancelář je prostorná, je zde spousta úložného prostoru pro dokumenty, soudní spisy a právní případy díky skříním umístěným podél zdí. V současné době jsou skříně plné šanonů a spisů. Telefon, PC i fax jsou umístěné v dosahu osobní asistentky, zásoby kancelářského materiálu jsou sice umístěné ve skříni po pravé ruce osobní asistentky, ovšem materiál je umístěn ve spodní části skříně. Vzhledem k objemu denní pošty a nutnosti častého využití obálek, atd. se musí asistentka neustále ohýbat pro materiál, což považuji za zbytečný a neergonomický pohyb. V layoutu kanceláře jsem vyznačila možnosti umístění vizuálních nástěnek výkonu a produktivity práce, případně vizualizované odjezdy právníků k soudním jednáním. Černé čáry znázorňují nejčastější pohyb asistentky po kanceláři. Je evidentní, že nejčastější pohyb je ke skříňce s poštou, pro zásobní materiál a pro dokumenty v šanonech. Další častý pohyb je ke kopírce a tiskárně, která je umístěná na patře, vzdálená 31 kroků. skříň skříň přijatá a odeslaná pošta vizuální nástěnka Vzdálenost 6 m Frekvence v 22 krát denně dveře o k n o pracovní stůl PC pracovní PC stůl asistentky fax telefon neergonomické Kopírka - vzdálenost 20 m Frekvence v 14 krát denně Vzdálenost 8 m Frekvence v 2 krát denně umístění zásob skříň Vzdálenost 2 m Frekvence v 15 krát denně zásoby materiálu dveře stůl vizuální nástěnka šanony Obr. 3 Layout kanceláře osobní asistentky [vlastní zpracování]

4 Při analýze ergonomického hlediska jsem se zaměřila především na pracovní prostředí (osvětlení, klimatické podmínky, hluk), vhodnou volbu pracovní polohy (práce vestoje, práce vsedě, ), ergonomické řešení pracovních sedadel, výšku pracovní roviny, zorné podmínky při práci (osa pohledu, zorný úhel) a ekonomii pracovních pohybů. Kancelář osobní asistentky má co se týče ergonomického hlediska základní vybavení, a to podložku pod myš a ke klávesnici a podložku pod nohy umístěnou pod pracovním stolem (Obr. 19). V rámci analýzy ergonomického uspořádání kanceláře jsem provedla ergonomický audit pracovní desky stolu a jeho okolí. Jeho výsledky můžeme vidět v Tab. 6. Osvětlení v místnosti je dostatečné, vzhledem k umístění stolu v blízkosti okna, klimatické podmínky jsou vyhovující. Technické vybavení kanceláře se skládá z PC, telefonu a faxu a je dostatečně vyhovující a moderní. Dle zásad ekonomie pracovních pohybů by měl zaměstnanec: Zaujímat při práci nejméně únavnou polohu, pracovní pohyby mají být jednoduché, časově krátké, zaměstnat obě ruce, aby pracovali společně, bez náhlých změn směru. Z pohledu ekonomie pracovních pohybů jsem neshledala žádné nedostatky. Z obrázku je patrné, že pracovník má nesprávnou polohu těla při práci, křeslo, které pracovník využívá je opotřebované a ergonomicky nevyhovující. Pracovník dodržuje špatnou vzdálenost zorného úhlu svého zraku a monitoru. Tab. 1 Ergonomický audit [vlastní zpracování] Hodnocené kritérium Doporučovaný rozměr Skutečný rozměr Přijatelné A. Doporučený dosah dopředu 30 cm 30 cm ano B. Rozšířený dosah dopředu 46 cm 80 cm ano C. Minimální vzdálenost pro provádění práce cm 10 cm ano D. Doporučený dosah do stran 102 cm 100 cm ano E. Rozšířený dosah do stran 152 cm 180 cm ano

5 operace transport kontrola čekání vzdálenost v (m) Doba trvání v (s) Procesní analýza Procesní analýzu jsem se rozhodla zpracovat u subprocesu Evidence nově přijatých případů k soudnímu vymáhání z důvodu velkého počtu operací, které musí osobní asistentka vykonat během zaevidování nového případu. Sledovala jsem celý subproces a zaznamenala jsem určité formy plýtvání, které lze eliminovat či úplně odstranit. Nové případy k vymáhání jsou právnímu odboru předávány téměř denně, a to nejpozději do hod. Složky k vymáhání donese osobně referentka odboru vymáhání pohledávek. Jejich počet je každý den jiný v závislosti na platební morálce klientů, v průměru však 2 složky denně. Tento subproces je v podstatě prvním nutným krokem k zahájení soudního vymáhání pohledávky od dlužníka a je také součástí mapy hodnotového toku, kterou můžeme spatřit v příloze PŘÍLOHA P VIII. Tab. 2 Procesní analýza osobní asistentka [vlastní zpracování] Procesní analýza - osobní asistentka Proces: Evidence nově přijatých případů k vymáhání č. činnost 1 2 čekání na přidělení případu ředitelem odboru konkrétnímu právníkovi zápis do Knihy došlé pošty a přidělení čísla jednacího (ručně) Æ 600 s 3 nadepsání č.j. na složku 3 s 20 s Možnost zlepšení elektronická evidence pošty (č.j.bude již přiděleno) zápis do evidence vymáhaných pohledávek (žalovaná částka a datum přidělení případu do PRAV) evidence v informačním systému CIBIS vložení papírových desek s nadpisem PRÁVNÍ doručení konkrétnímu právníkovi Æ 10 m 30 s 15 s 30 s CELKEM s (11,6 min) Jak lze vidět z tabulky procesní analýzy Tab. 2, celkový subproces evidence nových případů trvá osobní asistentce pro jeden případ 11,6 min. Subproces se skládá ze 7 kroků, z toho z 5 operací, 1 transportu a 1 čekání. Po veškerém zaevidování musí osobní asistentka dopravit složku příslušnému právníkovi, což je vzdálenost v průměru 10 m. Procesní analýza naznačuje místa, kde je možné subproces vylepšit a zkrátit tak jeho celkový takt.

6 2.1.1 Ergonomie na pracovišti Při řešení otázky ergonomie na pracovišti jsem se řídila radami a doporučeními z řad odborníků. Zaměřila jsem se především na správnou polohu těla při práci u počítače. Návrhy ergonomických pomůcek a vybavení kanceláře Na trhu je v současné době dostatečná nabídka produktů pro zajištění pohodlí a zabezpečení zdraví při práci v kanceláři. Mezi ty nejčastěji využívané patří především Ergonomická židle Ergonomická židle nám musí kromě základních funkcí - nastavení výšky sezení, úhlu a výšky -nabídnout dostatečně široký a hluboký anatomicky tvarovaný sedák, permanentní podepření zad ve všech polohách s možností regulace přítlaku opěráku a možnost nastavení hloubky sedáku. Cenová relace se pohybuje mezi 2.000,-- Kč ,--Kč. Obr. 4 Ergonomické židle [18] Ergonomická myš Je inovativním řešením počítačové myši, které zvyšuje komfort a zároveň redukuje možnosti zranění. Toto zařízení zahrnuje dva nové prvky - základnu ve tvaru písmene V, a výduť posuvnou ve čtyřech směrech - spolu s vestavěnou podporou dlaně a možností velikostních úprav pro jedinečný komfort každého uživatele. Orientační cena je mezi 500,-- Kč 2.000,-- Kč Ergonomická lampa Vytváří příjemný studený zdroj světla, který se snaží v maximální míře napodobit denní světlo. Dokonalé vyvážení umožňuje velmi lehké nastavování a příjemně chladný povrch na dotyk zaručuje, že se při manipulaci pracovník nespálí. Cenová relace je mezi 3.000, ,-- Kč. Obr. 5 Lampa [18]

7 2.1.2 Vizualizace na pracovišti Vizualizace na pracovišti proběhla už v rámci zavádění metody 5S, byly zavedeny vizuální prvky ohraničení a etiketování položek pro vymezení jejich místa na pracovišti. Dále jsem se snažila vyřešit problémy, které vyplynuly z minuaditu vizualizace na pracovišti vypravovaného v rámci analýzy plýtvání na pracovišti. A to konkrétně: Návrh a realizace nástěnek v právním odboru V rámci analýzy vizualizace v kanceláři bylo mimojiné zjištěno, že zde chybí dostatečná vizuální forma absence jednotlivých právníků při zastupování RSTS u soudních jednání. Navrhla jsem jednoduchou nástěnku pro časový rozsah jeden měsíc, kde se zapisují u konkrétních jmen právníků důvody jejich absence, popř. název soudu a hodina, kdy se zúčastní soudního jednání. Tato nástěnka byla v brzké době zakoupena a její návrh zrealizován. Měsíční aktualizace této nástěnky je v plné kompetenci osobní asistentky. Obr. 6 Vizualizace nástěnek v právním odboru RSTS [vlastní zpracování]