www. www g. r g ad ra a d.c a. z Kniha obsahuje tato témata: Příklady k procvičování zdarma ke stažení na

Transkript

1 Příklady k procvičování zdarma ke stažení na O autorech Vedoucí autor knihy, Ing. Marek Laurenčík se (společně se spoluautorem Michalem Burešem) výuce a vzdělávání v oblasti výpočetní techniky věnuje od roku Zabývá se výukou a speciálními konzultacemi téměř všech běžně používaných kancelářských programů. V posledních letech je vyhledávaným lektorem odborných manažerských kurzů projektového řízení a manažerských nástrojů programu MS Excel. V těchto programech se svými kolegy vyvíjí aplikace použitelné v oblasti obchodu a účetnictví. Spolu s dalšími autory pravidelně publikuje na internetu v odborných článcích týkající se výpočetní techniky a je autorem mnoha publikací z oblasti MS Office. Současně je autorem speciálních e-learningových kurzů doplňujících standardní znalosti programu Excel (Excel a databáze, Excel a manažer, Excel a makra), práce s digitální technikou, tvorbou internetových stránek a časopisů MS Off ice a Excel při ruce. Je vedoucím týmu publikace Microsoft Excel v příkladech a Microsoft Off ice v příkladech. Pan Laurenčík je současně spolumajitelem vzdělávací společnosti JUBELA, s.r.o., která k tématům uvedené v této knize pořádá celou řadu odborných kurzů od začátečnických, přes pokračovací až po specializované manažerské kurzy projektového řízení a rozhodování. A tyto kurzy by vám, vážení čtenáři, prostřednictvím tohoto svého díla rád nabídnul. Ing. Michal Bureš, CSc. působí v oblasti školení počítačových kurzů od roku Má za sebou dlouholetou pedagogickou praxi na VŠCHT, následně jako letor IT kurzů a dlouholetou praxi při školení uživatelů výpočetní techniky a tvorbě rozsáhlých zakázkových přehledů a výkaznictví na bázi MS Excelu. V současnosti aktivně působí jako lektor počítačových kurzů a věnuje se i publikační činnosti spoluautor knihy Microsoft Office v příkladech a internetových periodik v oblasti MS Off ice. Grada Publishing, a. s. U Průhonu 22, Praha 7 tel.: fax: obchod@grada.cz pokročilé nástroje Excel pokročilé nástroje Kniha obsahuje tato témata: Tvorba maker pomocí záznamu Práce s editorem VBA Základy jazyka VBA Tvorba vlastních funkcí Práce s buňkami, listy a sešity Tvorba uživatelských dialogových oken Využívání rozvíracích seznamů na listu Tvorba vlastních ovládacích prvků a doplňků Práce s adresáři a soubory Excel Excel pokročilé nástroje funkce, makra, databáze, kontingenční tabulky, prezentace, příklady Marek Laurenčík Marek Laurenčík Dostáváte do rukou to nejlepší z tabulkového kalkulátoru Excelu. Každému pokročilému uživateli, který používá Excel denně ke své práci, odpovídá tato kniha na nejčastěji řešené problémy. K nim bezesporu patří formátování tabulek související s obchodní, řídicí a analytickou činností, práce se vzorci, tvorba kontingenčních tabulek, maker, databází, snadný export a import dat i jejich bezpečné sdílení s více uživateli. Celá kniha jde napříč verzemi Vhodné oblasti pro použití maker a editor jazyka VBA Vlastnosti a metody buněk a oblastí Práce s listy, sešity a aplikací Excelu Pokročilejší programovací postupy Spolupráce Excelu s jinými aplikacemi Určeno pro verze

2

3 Excel pokročilé nástroje funkce, marka, databáze, kontingenční tabulky, prezentace, příklady Marek Laurenčík

4 Upozornění pro čtenáře a uživatele této knihy Všechna práva vyhrazena. Žádná část této tištěné či elektronické knihy nesmí být reprodukována a šířena v papírové, elektronické či jiné podobě bez předchozího písemného souhlasu nakladatele. Neoprávněné užití této knihy bude trestně stíháno. Marek Laurenčík Excel pokročilé nástroje funkce, marka, databáze, kontingenční tabulky, prezentace, příklady Vydala Grada Publishing, a.s. U Průhonu 22, Praha 7 obchod@grada.cz, tel.: , fax: jako svou publikaci Odpovědný redaktor Petr Somogyi Sazba Jan Šístek Počet stran 224 První vydání, Praha 2016 Vytiskly Tiskárny Havlíčkův Brod, a. s. Grada Publishing, a.s., 2016 Cover Design Grada Publishing, a.s., 2016 Názvy produktů, firem apod. použité v knize mohou být ochrannými známkami nebo registrovanými ochrannými známkami příslušných vlastníků. ISBN (pdf ) ISBN (print)

5 OBSAH 1 Nastavení programu Možnosti práce programu...13 Skupina Obecné...13 Skupina Vzorce...14 Skupina Kontrola pravopisu a mluvnice...14 Skupina Uložit...14 Skupina Upřesnit...15 Skupina Doplňky Úprava panelu Rychlý přístup...16 Úprava pásu karet Kompatibilita mezi verzemi Základní akce s tabulkami Práce s řádky, sloupci a listy...20 Vkládání a odstraňování buněk...20 Skrývání a zobrazení řádků a sloupců...20 Zobrazení a skrytí listu...21 Ruční seskupování řádků nebo sloupců...21 Ukotvení řádků a sloupců...21 Tisk rozsáhlé tabulky Mazání a plnění buněk...23 Mazání...23 Zápis do oblasti...23 Plnění různým způsobem Vkládání různými způsoby Tvorba datových řad...26 Lineární řada...26 Geometrická řada...26 Kalendářní řada...26 Textová řada Dynamické doplňování Odstranění duplicit Práce s komentáři a hypertextovými odkazy...28 Komentáře...28 Hypertextové odkazy...29 Hypertextové odkazy u grafických objektů Formátování Základní shrnutí...32 Písmo...32 Zarovnání...33 Číselný formát buněk Tvorba vlastních číselných formátů...34 Formátování číselných a měnových hodnot...35 Formátování textových hodnot...36 Formátování hodnot kalendářního data Podmíněné formátování podle hodnot...36 Formátování číselných hodnot...37

6 Formátování hodnot kalendářního data...37 Formátování textových hodnot...38 Další možnosti formátování podle hodnot buněk...38 Podmíněné formátování při využití rychlé analýzy dat...38 Použití více pravidel v jedné oblasti Podmíněné formátování pomocí vzorce Práce se vzorci Složitější vzorce Odkazy na buňky a názvy buněk...41 Relativní a absolutní odkazy...41 Názvy platné pro celý sešit...42 Názvy platné na jednom listu...43 Další typy názvů Chyby ve vzorcích a závislosti Maticové vzorce Vzorce s hodnotami z různých listů...46 Tvorba listu s celkovým součtem Vzorce s hodnotami z různých sešitů...47 Propojení na sešit Standardní funkce Excelu Vkládání funkcí do vzorce...49 Opakované použití průvodce funkcí Matematické funkce...50 Sčítání...50 Zaokrouhlování...51 Další matematické funkce...51 Funkce pro práci s maticemi Funkce pro datum a čas...53 Aktuální datum a den v týdnu...53 Práce s pracovními dny...53 Další funkce pro práci s datem a časem Textové funkce...55 Získání části textu...55 Přehled dalších textových funkcí Informační funkce...57 Základní informační funkce...57 Další informační funkce...57 Funkce POLÍČKO Logické funkce...58 Funkce KDYŽ...58 Spojování podmínek...59 Zachycení chyb Vyhledávací funkce...60 Funkce SVYHLEDAT...60 Další vyhledávací funkce...61 Funkce pro odkazy...63 Tvorba dynamických odkazů...64 Tvorba dynamických názvů Funkce CONVERT Komplexní příklady...68 Peněžní deník...68

7 Plánovací kalendář...69 Hledání v ceníku...69 Výpočet poplatku...70 Převod rodného čísla na datum narození...71 Dvourozměrné hledání...72 Evidence hodin Finanční výpočty a funkce Jednoduché úročení Základní funkce pro úvěry Další funkce pro úvěry...78 Přepočet úrokové sazby Úvěr se stálou splátkou jistiny Investiční rozhodování...80 Periodické finanční toky...81 Neperiodické finanční toky Výpočet odpisů...83 Rovnoměrný odpis...83 Zrychlený odpis Další finanční funkce...85 Proměnlivý úrok...85 Modifikovaný výpočet úroku v aplikaci Lotus...86 Výpočet počtu období a úrokové sazby z počátečního a konečného vkladu Praktické využití finančních funkcí a finanční matematiky Statistika Statistické funkce...90 Základní statistické funkce...90 Statistické funkce s podmínkou...90 Další statistické funkce Regrese...92 Lineární regrese...93 Nelineární regrese Doplněk Analytické nástroje...94 Korelace...95 Histogram...95 Klouzavý průměr...96 Vzorkování Komplexní příklady...97 Četnosti...97 Kontrola výroby...98 Docházka a kontrola výuky...98 Příjmy a výdaje...99 Regrese u nepřímé úměrnosti Ochrana a kontrola dat Ochrana sešitu heslem Zámek listu Zámek oblasti Zámek sešitu Ověření vstupních dat podle hodnot Kontrola číselných údajů

8 Kontrola data a času Kontrola textu Použití dynamického seznamu při ověřování textu Ověření vstupních dat podle vzorce Sdílení sešitů mezi více uživateli Sdílení sešitu Zápis ve sdíleném sešitu Sledování změn Tabulka jako databáze Rozšíření možnosti řazení Řazení podle hodnot Další možnosti řazení Řazení podle barev a ikon Tvorba souhrnů Tvorba jednoduchého souhrnu Změna typu souhrnu Souhrny do více úrovní Možnosti automatického filtru Využití automatického filtru Filtrace podle číselných hodnot Filtrace podle hodnot kalendářního data Filtrace podle textových hodnot Filtrace podle barev a ikon Databázové funkce Funkce DSUMA Tvorba podmínek Funkce DZÍSKAT Statistické databázové funkce Slučování dat z více oblastí Sloučení bez propojení Sloučení s propojením Formátované tabulky Tvorba formátované tabulky Vzhled tabulky Výpočty ve formátované tabulce Filtrace ve formátované tabulce Exportování dat z formátované tabulky Automatický přehled Export a import dat Rozdělení textu do sloupců Rozdělení textu pomocí oddělovače Nastavení formátu rozdělených dat Rozdělení textu s pevnou šířkou Import a export do textového souboru Přímé otevření textového souboru Import dat z textového souboru Export do textového souboru Export dat do webové stránky Spojení Excelu s Wordem Přenos údajů do Wordu

9 Vložení s propojením Přenos textu z Wordu Excel jako zdroj dat hromadné korespondence Připojení vnějších dat Připojení tabulky Accessu Vytvoření ovladače ODBC Připojení k databázi Práce s připojenou tabulkou Import dat ve formátu XML Import souboru XML Aktualizace tabulky Přidání dat na konec tabulky Připojení vnějších tabulek pomocí dotazů Tvorba nového dotazu Práce s editorem dotazů Řazení a filtrace Spojení dvou tabulek v dotazu Výpočty v dotazech Kontingenční tabulky Tvorba jednoduché kontingenční tabulky a grafu Tvorba kontingenční tabulky Aktualizace kontingenční tabulky Změna struktury kontingenční tabulky Formátování a styly v kontingenční tabulce Tvorba kontingenčního grafu Filtrace a řazení v kontingenční tabulce Řazení podle popisků řádků a sloupců Řazení podle hodnot Filtrace podle popisků řádků a sloupců Použití polí ve filtru Filtrace podle hodnot Filtrace pomocí průřezů Filtrace pomocí časové osy Různé typy výpočtů a zobrazení hodnot Volba typu výpočtu Volba typu pohledu Porovnání s určitou hodnotou Rozdělení v procentech Průběžné součty Pořadí hodnot Výpočtová pole v kontingenční tabulce Počítané položky Kontingenční tabulka z externího zdroje dat Kontingenční tabulka z databáze Accessu Kontingenční tabulka využívající ovladač ODBC Kontingenční tabulka s využitím relací Tvorba relací Tvorba kontingenční tabulky s relacemi Využití dat z kontingenční tabulky Funkce ZÍSKATKONTDATA Rozepsání kontingenční tabulky podle filtru Získání dat ze zdrojové tabulky Komplexní příklady

10 Rozbor mezd Vyhodnocení ankety Přehled tržeb Šablony a formuláře Použití šablon Uložení šablony Vytvoření sešitu ze šablony Otevření šablony Práce s formulářovými prvky Úprava vytvořeného prvku Seznamy Seznam s dynamickou vstupní oblastí Zaškrtávací pole Přepínač Posuvník Komplexní příklady Vyhodnocení testu Hledání v ceníku Analýza dat Práce se scénáři Tvorba nového scénáře Použití scénáře Sloučení scénářů Hledání řešení Řešitel Práce s oknem Řešitele Omezující podmínky Citlivostní analýza Citlivostní analýza s jednou proměnnou Citlivostní analýza se dvěma proměnnými Analýza datových řad Funkce FORECAST.ETS Vložení listu prognózy Vizualizace dat Pokročilé techniky při vytváření grafů Změna zdrojových dat Popisky dat Spojnice trendu Chybové úsečky Kombinovaný graf Tvorba vlastního typu grafu Nastavení os v grafech Úprava os Použití vedlejší osy Graf se zápornými hodnotami Skládaný pruhový graf: Ganttův diagram Bublinové grafy Vzhled a popisky bublin Zobrazení záporných hodnot Umístění popisků na vodorovnou osu

11 Zobrazení několika datových sad Paprskové a burzovní grafy Paprskový graf Burzovní grafy Grafy s podmíněným formátováním Podmíněné formátování barvy sloupců Podmíněné formátování barvy popisků Vodopádové grafy Interaktivní grafy Zvýraznění zvoleného datového bodu Graf s proměnlivou oblastí dat Graf s rozsahem od/do Minigrafy Úprava vzhledu minigrafů Osy v minigrafu Podmíněné formátování s grafickými prvky Dvoubarevná škála Tříbarevná škála Datový pruh Sady ikon Komplexní příklady Pareto Zobrazení posledních hodnot v tabulce Rozdíly mezi příjmy a výdaji Datové sloupce s limitou Přerušený graf Graf Minimum Maximum Střed Anketa PowerView Tvorba listu PowerView Výpočet v tabulce Aktualizace tabulky Filtrace v tabulce Vzhled tabulky Tisk a export Rejstřík

12 Úvod Kniha, kterou právě otvíráte, je určena uživatelům Excelu, kteří již nějaké zkušenosti s tímto programem mají a chtěli by své znalosti rozšířit. Kniha je přednostně orientována na Excel Mohou ji však využívat i uživatelé starších verzí programu. Pokud se u některých postupů v dřívějších verzích Excelu objevují odchylky nebo omezení, bude to v knize vždy uvedeno. První kapitoly jsou věnovány nastavení programu, práci s buňkami, formátování a tvorbě vzorců. Podrobně je rozebrána práce se standardními funkcemi Excelu. Funkcím, určeným pro finanční výpočty, a funkcím statistickým jsou věnovány samostatné kapitoly, zaměřené na finanční a statistické výpočty. Další kapitoly jsou pak zaměřeny na ochranu dat, sdílení sešitů mezi uživateli a na export a import dat. Další prostor je věnován databázovému pojetí Excelu, kontingenčním tabulkám a grafům. Vzhledem k omezenému rozsahu knihy není možné popsat toto rozsáhlé téma v celé jeho šíři. Pro podrobnější seznámení s touto problematikou proto odkazujeme na dřívější knihu obou autorů: Excel 2013 Práce s databázemi a kontingenčními tabulkami, kterou vydalo nakladatelství Grada v roce Závěrečné kapitoly se věnují práci s formulářovými prvky na listu, analýze dat a jejich vizualizaci, včetně využití podmíněného formátování a minigrafů. Součástí knihy je i popis práce se třemi užitečnými doplňky: doplňkem Analytické nástroje, doplňkem Řešitel a doplňkem PowerView. Najdete zde i řadu příkladů k procvičení. Sešity s příklady si můžete stáhnout na webových stránkách nakladatelství Grada ( Všechny stahované sešity najdete ve dvou verzích: v první pracovní verzi jsou pouze zadání příkladů, ve druhé kontrolní verzi jsou příklady již vyřešeny. V knize jsou použity následující konvence: Názvy ovládacích karet, příkazy a názvy tlačítek, sekcí v dialogových oknech a volby v ovládacích seznamech jsou zvýrazněny tučným písmem. Názvy souborů a internetových stránek jsou zvýrazněny kurzívou. Označení kláves je zvýrazněno Kapitálkami. Ať se vám při práci s Excelem daří! Autoři 12 Excel pokročilé nástroje

13 1 Nastavení programu 1.1 Možnosti práce programu Program Excel umožňuje nastavit různé způsoby, jak s ním pracovat. Pro nastavení přejdete na kartu Soubor a vlevo dole klepnete na příkaz Možnosti. Tím se zobrazí okno Možnosti aplikace Excel, v němž můžete provést obecná nastavení pro práci s Excelem. V levé části okna klepnete na zvolenou skupinu, v pravé části provedete potřebná nastavení a potvrdíte tlačítkem OK. Nastavení programu je trvalé a neváže se jen na otevřený sešit. Okno Možnosti aplikace Excel obsahuje celou řadu nastavení, jež zpravidla ponecháte beze změny. V této kapitole jsou uvedena pouze taková, která bude zapotřebí v některých případech změnit. Skupina Obecné V této skupině můžete vyplnit uživatelské jméno (standardně je použito přihlašovací jméno do systému Windows). Dále můžete nastavit výchozí velikost písma a počet listů v nově vytvořeném sešitu u Excelu 2013 a 2016 je tato hodnota nastavena na jedničku a nový sešit obsahuje pouze jeden list. Obrázek 1.1: Nastavení Excelu ve skupině Obecné Nastavení programu 13

14 Skupina Vzorce Z této skupiny se v praxi používají především dvě nastavení: 1. V přepínači Přepočet sešitu je možné použít volbu Ručně. Při této volbě se vzorce neaktualizují automaticky, ale je nutné vynutit si aktualizaci klávesou F9. Toto nastavení se hodí u rozsáhlých tabulek se složitými vzorci. Při automatické aktualizaci se totiž po každém přepisu některé buňky aktualizuje vždy celý sešit, což může u velkých sešitů vést k nepříjemnému zdržování při práci. 2. Označení volby Styl odkazu R1C1 způsobí, že se v nadpisech sloupců na listu zobrazí místo písmen pořadová čísla sloupců. Toto nastavení je platné pro celý sešit a použijete jej k bezpečnému zjištění pořadového čísla některého sloupce. Obrázek 1.2: Nastavení Excelu ve skupině Vzorce Skupina Kontrola pravopisu a mluvnice V programu Excel funguje kontrola pravopisu obdobně jako ve Wordu (ve skutečnosti je tato kontrola společným nástrojem balíku programů MS Office a funguje ve všech programech tohoto balíku). V této skupině můžete nastavit způsob kontroly pravopisu a tlačítkem Možnosti automatických oprav upravit automatický přepis některých slov. Je však třeba mít na paměti, že změny provedené v této skupině se projeví u všech programů balíku MS Office. Skupina Uložit Ve skupině Uložit je nastaveno automatické ukládání otevřeného sešitu po 10 minutách, což můžete v případě potřeby upravit. Dále zde můžete změnit výchozí umístění sešitů pro ukládání a otvírání (standardně je nastavena složka Dokumenty). Nové umístění je nutné zadat z klávesnice. 14 Excel pokročilé nástroje

15 Skupina Upřesnit Tato skupina obsahuje řadu možností, rozdělených do sekcí. Existuje několik nastavení, která by mohla mít význam i při praktické práci. V seznamu Po stisknutí klávesy Enter přesouvat výběr (sekce Možnosti úprav) způsobí výchozí volba Dolů přechod na nový řádek ve stejném sloupci. Volba Doprava zajistí, že se kurzor po ukončení zápisu v buňce přesune ve stejném řádku o buňku doprava. Označená volba Automaticky vložit desetinnou čárku (sekce Možnosti úprav) způsobí, že se velikost zapsaného čísla řádově zmenší o hodnotu nastavenou v číselníku Počet. Výchozí hodnota v tomto číselníku je 2, což znamená, že se zapsaná čísla zmenší stokrát. Po vypnutí této volby se čísla budou nadále zapisovat normálně, ale zapsaná čísla se již nezmění. Zrušením volby Používat oddělovače ze systému (sekce Možnosti úprav) je možné nastavit v desetinných číslech tečku místo čárky. Nastavení použijete například při exportu listu do textového souboru, kde mají být čísla s desetinnými tečkami. Číselník Zobrazovat tento počet posledních sešitů (sekce Zobrazení) určuje počet naposledy otevřených sešitů, které se zobrazí na kartě Soubor po zadání příkazu Otevřít. V přepínači U buněk s komentáři zobrazovat (sekce Zobrazení) je možné nastavit způsob zobrazení vytvořených komentářů (podrobněji viz podkapitolu 2.5). Obrázek 1.3: Nastavení Excelu ve skupině Upřesnit V sekci Možnosti pro tento list je možné provést některá nastavení pro jednotlivé listy, které vyberete v seznamu. U každého listu můžete provést nastavení jinak. V sekci lze použít tyto volby: Zobrazit záhlaví řádků a sloupců: zobrazení čísel řádků a písmen nad sloupci. Zobrazit v buňkách vzorce namísto vypočtených výsledků: v buňkách se vzorci se zobrazí text vzorce, který se normálně zobrazuje jen v řádku vzorců. Zobrazit konce stránek: na listu jsou zobrazena zalomení stránek při tisku směrem dolů a doprava. Nastavení programu 15

16 Zobrazit v buňkách nulovou hodnotu: při deaktivaci této volby nejsou v buňce zobrazeny nulové hodnoty, ať jsou zapsané jako pevná čísla, nebo vypočítané vzorcem. Zobrazit symboly přehledu v případě jeho využití: jestliže jsou na listu některé řádky, popřípadě sloupce seskupeny (například po vytvoření přehledu), vlevo od čísel řádků, popřípadě nahoře nad označením sloupců se zobrazí tlačítka pro seskupení, která umožňují seskupené řádky nebo sloupce zobrazit či skrýt. Při zrušení volby se tato tlačítka nezobrazují a skrytí seskupených řádků nebo sloupců není možné. Zobrazit mřížku: dojde k zobrazení hranic mezi buňkami. Tlačítko Upravit vlastní seznamy (sekce Obecné) zobrazí dialogové okno pro práci s vlastními seznamy textů (viz podkapitolu 2.4). Skupina Doplňky V této skupině je možné aktivovat některé nástroje Excelu, které nejsou běžně dostupné, například doplňky Analytické nástroje nebo Řešitel. Klepněte na tlačítko Přejít, v dalším okně označte potřebný doplněk a potvrďte tlačítkem OK. Aktivované doplňky jsou zařazeny v seznamu Aktivní doplňky aplikací. Obrázek 1.4: Výběr doplňků 1.2 Úprava panelu Rychlý přístup Panel Rychlý přístup je umístěn zpravidla nad záložkami karet a po instalaci kompletu MS Office obsahuje tři tlačítka: Ukládání (disketa), akce Zpět (šipka doleva) a akce Znovu (šipka doprava). Panel si můžete upravit podle svých potřeb: 1. Přejděte na kartu Soubor a vlevo dole klepněte na příkaz Možnosti. 2. V levé části zobrazeného okna klepněte na skupinu Panel nástrojů Rychlý přístup. 3. V levém velkém seznamu označte příkaz a klepněte na tlačítko Přidat. Tím se do panelu Rychlý přístup přidá nové tlačítko. 4. Tlačítkem Odebrat můžete tlačítko z panelu Rychlý přístup zase odstranit. 5. Tlačítky se šipkami, umístěnými u pravého okraje okna, je v panelu Rychlý přístup možné změnit pořadí tlačítek. Úprava panelu Rychlý přístup je trvalé nastavení a projeví se ve všech otevřených sešitech. 16 Excel pokročilé nástroje

17 Při práci s panelem Rychlý přístup je v levém rozvíracím seznamu jako výchozí nastavena volba Oblíbené příkazy. V levém velkém seznamu se tak zobrazí nejpoužívanější příkazy Excelu. Můžete také použít volbu Všechny příkazy nebo volbu Příkazy mimo pás karet, jež zobrazí právě ty příkazy, které na kartách umístěny nejsou. Pro uvedení panelu Rychlý přístup do původního stavu klepněte na tlačítko Obnovit a použijte volbu Obnovit jenom panel nástrojů Rychlý přístup. Tato akce je jištěna kontrolním dotazem. Obrázek 1.5: Nastavení panelu Rychlý přístup Úprava pásu karet Pás ovládacích karet můžete upravit dvěma způsoby: Do některé ze standardních karet můžete přidat novou skupinu a do této skupiny zařadit potřebná tlačítka. Lze také vytvořit nový pás karet s jednou nebo více skupinami. Přidání nové skupiny do některé z karet provedete takto: 1. Přejděte na kartu Soubor a vlevo dole klepněte na příkaz Možnosti. 2. V levé části zobrazeného okna klepněte na skupinu Přizpůsobit pás karet. 3. V pravém velkém seznamu označte název karty a klepněte na tlačítko Nová skupina. Na konec zvolené karty se přidá nová skupina a zároveň se v seznamu označí. Polohu nové skupiny můžete upravit pomocí tlačítek se šipkami, umístěnými u pravého okraje okna. 4. Klepněte na tlačítko Přejmenovat a vyplňte název nové skupiny. 5. Do nové skupiny přidejte jednotlivé příkazy. Provedete to stejným postupem jako u panelu Rychlý přístup: v levém velkém seznamu označíte příkaz a tlačítkem Přidat jej zařadíte do skupiny. 6. Úpravu dokončete klepnutím na tlačítko OK. Nastavení programu 17

18 * Obrázek 1.6: Vytvoření nové skupiny karet Obrázek 1.7: Přejmenování nové skupiny karet Nově vytvořenou skupinu můžete dodatečně upravit, přejmenovat, přesunout nebo odstranit. Se standardními skupinami žádné úpravy provádět nelze, není do nich ani možné přidávat nové příkazy. Vytvoření vlastní karty provedete takto: 1. Zobrazte okno pro přizpůsobení pásu karet. 2. Klepněte na tlačítko Nová karta. Tím se v pravém seznamu vytvoří nová karta a v ní jedna nová skupina. 3. V pravém seznamu označte řádek Nová karta. Pomocí tlačítek se šipkami upravte polohu nové karty. 4. Klepněte na tlačítko Přejmenovat a vyplňte název nové karty. 18 Excel pokročilé nástroje

19 5. V nové kartě označte první skupinu, pomocí tlačítka Přejmenovat pro ni zadejte vhodný název a zařaďte do ni příkazy. 6. Další skupinu přidáte tlačítkem Nová skupina. 7. Potvrďte tlačítkem OK. I nově vytvořenou kartu je možné dodatečně upravovat, popřípadě z pásu karet odstranit. Standardní karty odstranit nelze, je však možné je přejmenovat a upravit jejich polohu. 1.3 Kompatibilita mezi verzemi Sešity vytvořené verzemi Excelu 2007, 2010, 2013 a 2016 mají stejný formát. Mezi jednotlivými verzemi však není úplná kompatibilita, proto některé nástroje použité ve vyšší verzi není možné využít ve verzi nižší. Například verze 2007 nemůže používat minigrafy, verze 2007 a 2010 nemají možnost vytvářet relace mezi tabulkami a popisky datových řad u grafů nelze převzít z buněk mimo oblast grafu. Počínaje Excelem 2003 a níže se liší i formát uložených souborů. V Excelu 2003 tedy není možné běžně otevřít sešit s příponou DOCX. Opačně to samozřejmě možné je, ale v sešitu staršího formátu nejsou přístupné některé nástroje, které starší formát sešitů neumožňuje. Sešit v novějším formátu je možné uložit ve starším formátu pomocí příkazu Uložit jako, který naleznete na kartě SOUBOR. Při ukládání použijete seznam Uložit jako typ a nastavíte v něm volbu Sešit Excelu Při ukládání se provede kontrola kompatibility a často se zobrazí okno s varováním, že se při uložení některé funkce sešitu ztratí. V mnoha případech je toto varování prakticky bezvýznamné. Pro uložení klepněte na tlačítko Pokračovat. V Excelu 2003 je možné otevřít i sešit v novém formátu, je však třeba doplnit instalaci kompletu MS Office o doplněk, který toto otevření umožní. Instalaci doplňku provede program FileFormatConverters.exe, který lze najít na internetu a zdarma stáhnout. Instalace tohoto doplňku umožní otvírat i novější dokumenty Wordu a prezentace PowerPointu. Nastavení programu 19

20 2 Základní akce s tabulkami 2.1 Práce s řádky, sloupci a listy Vkládání a odstraňování buněk Pro vložení buněk použijete pravé tlačítko myši a příkaz Vložit buňky, nebo klávesovou zkratku Ctrl++ (znamená to, že musíte současně stisknout klávesu Ctrl a +). Pro odstranění buněk stiskněte pravé tlačítko myši a z místní nabídky zadejte příkaz Odstranit, nebo použijte klávesovou kombinaci Ctrl+ (klávesy Ctrl a ). Jestliže předem označíte celý řádek nebo sloupec, odstraní se celý a vložení se provede nad označeným řádkem nebo napravo od označeného sloupce. Při označení jen jedné nebo více buněk se zobrazí okno, v němž rozhodnete, kam se má provést posun (odstranění vlevo nebo nahoru, vložení vpravo nebo dolů). V okně se také nabízí akce s celým sloupcem nebo řádkem. Obrázek 2.1: Vložení buněk Odstranění nebo vložení buněk se dá provést i s nesouvislou oblastí nebo s několika označenými řádky nebo sloupci. Označit několik řádků nebo sloupců za sebou můžete provést třemi způsoby: Táhnout myší se stisknutým levým tlačítkem po číslech řádků nebo označení sloupců. Označit jeden řádek nebo sloupec a s podrženou klávesou Shift použít šipku dolů nebo doprava. Označit první řádek nebo sloupec a s podrženou klávesou Shift označit poslední. Také je možné označit nesouvislou skupinu řádků nebo sloupců: označte jeden řádek nebo sloupec a další pak označte klepnutím s podrženou klávesou Ctrl. Skrývání a zobrazení řádků a sloupců Označíte jeden nebo více řádků, popřípadě sloupců, použijete pravé tlačítko myši a příkaz Skrýt. Zobrazit skrytý řádek nebo sloupec můžete tak, že myší ukážete mezi označení dvou sloupců nebo čísla dvou řádků, mezi nimiž je umístěn skrytý řádek nebo sloupec, a s podrženým levým tlačítkem myši zatáhnete 20 Excel pokročilé nástroje

21 dolů nebo doprava. Tímto způsobem se však nezachová původní výška řádku nebo šířka sloupce. Nelze také zobrazit více skrytých řádků (sloupců) najednou. Proto je lepší označit dva řádky nebo sloupce, mezi nimiž se nachází skrytá oblast, použít pravé tlačítko myši a z místní nabídky zadat příkaz Zobrazit. Zobrazení a skrytí listu Pravým tlačítkem myši klepněte na záložku listu a použijte příkaz Skrýt. Pokud označíte více listů klepnutím s podrženou klávesou Ctrl, skryjete všechny označené listy najednou. Pro zobrazení listu klepněte pravým tlačítkem myši na záložku listu a použijte příkaz Zobrazit. Zobrazí se tak okno se seznamem skrytých listů. Zobrazit najednou několik listů možné není. Obrázek 2.2: Seznam skrytých listů Ruční seskupování řádků nebo sloupců Příkladem může být tabulka, obsahující několik sloupců s dílčími údaji, další sloupec pak obsahuje součty pro jednotlivé řádky. Označíte dílčí sloupce a na kartě Data použijete tlačítko Seskupit. Nad označení sloupců se vloží další řádky s grafickým vyznačením seskupovaných sloupců. Klepnutím na tlačítko se symbolem minus se seskupované sloupce skryjí, klepnutím na tlačítko plus se zobrazí. Obdobně provedete seskupování po řádcích. Seskupení zrušíte tak, že seskupené sloupce zobrazíte a označíte, na kartě Data pak klepnete na tlačítko Oddělit. Obrázek 2.3: Seskupení sloupců Ukotvení řádků a sloupců Tuto možnost využijete při práci s velkými tabulkami. Vložte kurzor do sloupce A, na kartě Zobrazit klepněte na tlačítko Ukotvit příčky a zadejte příkaz Ukotvit příčky. Všechny řádky nad aktivním řádkem budou ukotveny, tedy budou stále viditelné a oddělené od zbytku listu čárou. Obdobně ukotvíte jeden nebo více sloupců, pokud označíte buňku v prvním řádku. Při označení buňky, která není ani v prvním řádku, ani v prvním sloupci, se ukotví najednou řádky i sloupce. Základní akce s tabulkami 21

22 Ukotvení se ukládá společně se sešitem. Zrušíte jej klepnutím na tlačítko Ukotvit příčky a zadáním příkazu Uvolnit příčky. Uvedené tlačítko obsahuje také příkazy Ukotvit horní řádek a Ukotvit první sloupec. Těmito příkazy se ukotví vždy první řádek nebo sloupec A, bez ohledu na pozici kurzoru. Oba uvedené příkazy se navzájem vylučují; není tedy možné je postupně použít k ukotvení prvního řádku a zároveň prvního sloupce. Obrázek 2.4: Tlačítko pro ukotvení Tisk rozsáhlé tabulky Při tisku rozsáhlé tabulky se často stane, že tabulka zabere více než jednu stránku na výšku, popřípadě na šířku. Pak je vhodné zajistit, aby se na každé stránce tiskly nadpisy sloupců nebo první sloupec, označující data v jednotlivých řádcích. Provedete to následujícím postupem: 1. Na kartě Rozložení stránky klepněte na ležatý křížek ve skupině Vzhled stránky. 2. V zobrazeném okně klepněte na záložku List. 3. V položce Nahoře opakovat řádky vyznačte myší jeden nebo více řádků, které se mají při tisku zobrazit na začátku stránky. 4. Pro opakovaný tisk sloupců obdobně použijte položku Vlevo opakovat sloupce. 5. Potvrďte tlačítkem OK. Obrázek 2.5: Opakování nadpisů sloupců 22 Excel pokročilé nástroje

23 2.2 Mazání a plnění buněk Mazání Mazání pomocí klávesy Delete vymaže z buňky pouze obsah. Formátování a další nastavení buňky se nezmění. Pro různé způsoby mazání přejděte na kartu Domů a klepněte na tlačítko s obrázkem gumy ve skupině Úpravy. V nabídce se zobrazí příkazy Vymazat vše, Vymazat formáty, Vymazat obsah, Vymazat komentář. Zápis do oblasti Zápis hodnoty do celé oblasti najednou provedete tak, že vyznačíte oblast buněk, zapíšete potřebný údaj a uložení provedete klávesovou zkratkou Ctrl+Enter (pokud při uložení nepodržíte klávesu Ctrl, hodnota se zapíše jen do první označené buňky). Tato akce vyplní celou označenou oblast beze změny zapsané hodnoty, hodí se tedy například pro vložení stejného kalendářního data do více buněk. Takto můžete zapisovat i do nesouvislé oblasti. Pro zápis hodnoty pouze do prázdných buněk použijete následující postup: 1. Označte oblast pro zápis. 2. Na kartě Domů klepněte na tlačítko Najít a vybrat (s dalekohledem) a použijte příkaz Přejít na jinak. Druhou možností je označit oblast, stisknout klávesu F5 a v zobrazeném okně klepnout na tlačítko Jinak. Oba způsoby zobrazí okno Přejít na jinak. 3. V okně označte volbu Prázdné buňky a potvrďte tlačítkem OK. 4. Z označené oblasti zůstane označena jen nesouvislá oblast prázdných buněk. Zapište vkládanou hodnotu a potvrďte klávesovou zkratkou Ctrl+Enter. Obrázek 2.6: Okno Přejít na jinak Plnění různým způsobem Plnění oblasti provádíte nejčastěji tahem myší za pravý dolní růžek buňky. Pokud plnění provedete se stisknutou klávesou Ctrl, v oblasti se vyplní vždy stejná hodnota. To můžete využít při plnění kalendářními daty nebo názvy dnů a měsíců, které při běžném plnění vytvoří textovou řadu. Plnění můžete také využít pro tvorbu jednoduché řady: zapište první dvě hodnoty do dvou sousedních buněk, obě buňky označte a plňte tahem myší za pravý dolní růžek označené oblasti. Můžete tak vytvořit řadu číselných nebo datových hodnot; krok se automaticky vypočítá ze dvou prvních buněk. Základní akce s tabulkami 23

24 Textovou řadu (a, b, c, atd.) plněním pomocí myši vytvořit nejde. Uvedený efekt se však při plnění uplatní i tehdy, pokud buňka obsahuje kombinaci textu a čísla. Například plněním textu Praha 1 dostanete text Praha 2 atd. Platí to i tehdy, jestliže je číselný údaj na začátku a mezi číslem a textem je mezera. Po vyplnění oblasti jednou buňkou se vpravo dole zobrazí malé tlačítko, které umožňuje provést plnění různými způsoby. U textu máte tyto možnosti: Kopírovat buňky (výchozí volba) plní se obsah i formátování. Vyplnit pouze formátování z první buňky se přenese pouze formát, obsah buněk se nezmění. Vyplnit bez formátování vyplní se pouze obsah, formátování buněk včetně první buňky se odstraní. Při plnění číslem se navíc zobrazí volba Vyplnit řady, která vytvoří číselnou řadu s krokem jedna. Při plnění kalendářními daty je nastavena výchozí volba Vyplnit řady. V nabídce jsou ještě tyto možnosti: Vyplnit dny vytvoří se řada po jednom dni (stejné jako výchozí hodnota). Vyplnit pracovní dny vytvoří se řada po jednom dni, s vynecháním sobot a nedělí. Vyplnit měsíce ponechá se den, měsíc posune o jeden dopředu. Vyplnit roky obdobně pro roky. Obrázek 2.7: Tlačítko pro plnění buněk 2.3 Vkládání různými způsoby Při běžném kopírování a vkládání se do cílové oblasti vloží vše, tedy obsah buněk, formátování (včetně podmíněného), ověření dat a komentář. Excel rovněž umožňuje provádět kopírování a vkládání různými způsoby: 1. Výchozí buňku nebo oblast zkopírujte do schránky. 2. Označte cílovou buňku. 3. Klepněte na šipku u tlačítka pro vkládání (vlevo na kartě Domů), nebo na cílové buňce klepněte pravým tlačítkem myši a z místní nabídky zadejte příkaz Vložit jinak. 4. V zobrazeném okně zvolte potřebný způsob vkládání a potvrďte tlačítkem OK. Po použití příkazu Vložit jinak se obsah schránky nezahodí, kolem zkopírovaných buněk jsou stále zobrazeny pohyblivé čárky. Proto je nutné obsah schránky vymazat klávesou Esc. Příkaz Vložit jinak lze použít pouze po kopírování; po vyjmutí je možné jen vkládat běžným způsobem. Okno, zobrazené po použití příkazu Vložit jinak, obsahuje dva přepínače a dvě zaškrtávací volby. V prvním přepínači Vložit máte tyto možnosti: Vše (výchozí volba): vkládání běžným způsobem. Vzorce: ze zkopírovaných buněk se vloží pouze obsah. Protože se obsah zkopírované buňky přenese bez formátování, hodnoty kalendářního data se vloží nenaformátované, tedy jako pořadové číslo dne od 1. ledna Excel pokročilé nástroje

25 Obrázek 2.8: Okno pro vkládání různými způsoby Hodnoty: ze zkopírovaných buněk se vloží pouze obsah s tím, že pokud zkopírované buňky obsahují vzorec, hodnota vypočtená vzorcem se vloží jako pevná hodnota. Údaje kalendářního data se vloží jako neformátované. Formáty: ze zkopírovaných buněk se vloží pouze formátování (včetně podmíněných formátů a rámečků). Tato volba odpovídá použití štětečku. Komentáře: ze zkopírovaných buněk se vloží pouze komentáře. Ověření: ze zkopírovaných buněk se vloží pouze ověřovací pravidla buněk. Použít zdrojový motiv u všech: u vkládaných buněk se použije motiv, který byl použit pro formátování zkopírovaných buněk. Nastavení motivu pro aktivní list provedete použitím tlačítka Motivy na kartě Rozložení stránky. Ve velké většině situací je výsledek této akce stejný jako u obyčejného vkládání. Vše kromě ohraničení: ze zkopírovaných buněk se vloží vše (obsah, formátování, ověření, komentáře), s výjimkou rámečků. Šířky sloupců: ze zkopírované buňky se přenese pouze šířka sloupce, v němž ležela kopírovaná buňka. Cílová buňka se nemění. Vzorce a formáty čísla: tato volba je obdobná jako volba Vzorce, ale ze zkopírované buňky se navíc přenese číselný formát. Hodnoty kalendářního data se tedy vloží s příslušným formátem. Ostatní formátování cílové buňky zůstane beze změny. Hodnoty a formáty čísla: tato volba je obdobná jako volba Hodnoty, ale ze zkopírované buňky se navíc přenese číselný formát. Hodnoty kalendářního data se vloží s odpovídajícím formátem. Ostatní formátování cílové buňky zůstane beze změny. Vše se sloučením podmíněných formátů (verze 2010 a výše): ze zkopírovaných buněk se vloží vše s jednou výjimkou: jestliže v cílových buňkách existují podmíněné formáty, nepřepíší se a podmíněné formáty ze zkopírovaných buněk se přidají k podmíněnému formátování v cílových buňkách. Přepínač Operace umožňuje kombinovat vkládání číselných hodnot se zvolenou aritmetickou operací: přičtení, odečtení, násobení nebo dělení zkopírovanou hodnotou. Jestliže cílová buňka obsahuje vzorec, tento vzorec v buňce zůstane a odpovídajícím způsobem se upraví. Pokud není možné operaci provést (například výchozí nebo cílová buňka obsahuje text), akce neskončí chybou, ale neprovede se. Volbu Vynechat prázdné můžete použít při vkládání oblasti, která obsahuje prázdné buňky. Při použití této volby se cílová oblast prázdnými buňkami nepřepíše a odpovídající buňky zůstanou beze změny. U neprázdných buněk se přenese vše. Volbu Transponovat použijete pro otočení zkopírované oblasti o 90, z řádků se stanou sloupce a ze sloupců řádky. Ze zkopírovaných buněk se přenese vše. Základní akce s tabulkami 25

26 2.4 Tvorba datových řad Vytváření jednoduchých datových řad je možné pouhým tažením myší (viz podkapitolu 2.2, Mazání a plnění buněk). Druhou možností je použít nástroj pro tvorbu datových řad, který poskytuje více možností. Na kartě Domů klepněte na tlačítko Vyplnit s obrázkem šipky dolů (ve skupině Úpravy) a použijte příkaz Řady. Zobrazí se dialogové okno pro tvorbu řad. Pomocí tohoto okna můžete vytvářet čtyři typy řad: Lineární řada čísel, lišících se o stálý rozdíl (1, 3, 5 ). Geometrický řada čísel, lišících se o stálý násobek (1, 2, 4 ). Kalendářní řada hodnot kalendářního data. Automatické vyplňování řada tvořená texty (názvy dnů a měsíců). Obrázek 2.9: Okno pro tvorbu řad Lineární řada Pro vytvoření lineární řady zapište do buňky počáteční hodnotu, vyznačte sloupec nebo řádek buněk tak, aby buňka s počáteční hodnotou byla v oblasti jako první, a použijete příkaz Řady. V prvním seznamu označte řádky nebo sloupce, dále vyplňte velikost kroku a potvrďte tlačítkem OK. Do pole Konečná hodnota je možné zapsat hodnotu, kterou vytvářená řada nesmí překročit; v tomto případě se nevyplní všechny označené buňky. Jestliže označená oblast zahrnuje dvě vyplněné buňky, velikost kroku se automaticky určí podle těchto buněk. Vyplněné buňky nemusí ležet za sebou u vyznačené oblasti je například možné vyplnit první a poslední buňku a vytvořením řady se pak hodnoty mezi ostatní buňky rovnoměrně rozpočítají. Geometrická řada Při tvorbě geometrické řady postupujete obdobně, jen s tím rozdílem, že do položky Velikost kroku zapíšete násobitel: například hodnota 1,1 znamená, že je každá následující hodnota vyšší o 10%. Při vyplnění dvou buněk v označené oblasti se však do položky Velikost kroku nevypočítá násobitel, ale rozdíl. Proto označíte volbu Trend. Položka Velikost kroku je pak nepřístupná a násobitel se vypočítá správně z obou vyplněných buněk. Kalendářní řada Při tvorbě kalendářní řady si můžete zvolit, zda velikost kroku představuje rozdíl ve dnech, měsících nebo rocích. Volba Pracovní den funguje stejně jako volba Den, ale do vyplňované řady se nezařadí dny, připadající na soboty a neděle. U kalendářní řady se velikost kroku automaticky vypočítá ze dvou sousedních vyplněných buněk. Pokud jsou v oblasti vyplněny dvě nesouvislé buňky, použije se krok vyplněný v položce Velikost kroku. I pro kalendářní řadu je možné využít položku Konečná hodnota, kam zapíšete poslední možné datum. 26 Excel pokročilé nástroje

27 Textová řada Poslední volba Automatické vyplňování funguje zcela stejně jako při plnění buněk tažením myší. Textová řada se vytvoří z názvů dnů v týdnu nebo ze jmen měsíců. Pro tvorbu textových řad můžete vytvářet také vlastní seznamy textů, například názvy dnů nebo měsíců v cizím jazyce. Postupujete takto: 1. Na listu vytvořte oblast s potřebnými texty. 2. Na kartě Soubor zadejte příkaz Možnosti. 3. V levé části zobrazeného okna klepněte na příkaz Upřesnit. 4. Ve skupině Obecné klepněte na tlačítko Upravit vlastní seznamy. Tím se zobrazí okno obsahující textové seznamy. 5. V položce Importovat seznam z buněk vyznačte oblast se zapsanými texty. 6. Klepněte na tlačítko Importovat a poté dvakrát na tlačítko OK. Obrázek 2.10: Tvorba vlastního seznamu Vytvořený seznam funguje stejně jako seznam dnů v týdnu a měsíců. Je součástí instalace Excelu a je možné ho využívat ve všech sešitech. Vlastní seznam můžete dodatečně upravovat nebo odstranit (odstranění je jištěno zpětným dotazem a je nevratné). Standardní seznamy, tedy názvy měsíců a dny v týdnu, nelze upravovat ani odstranit. 2.5 Dynamické doplňování Dynamické doplňování bylo do Excelu zařazeno poprvé ve verzi Umožňuje plnění sloupce podle zadaného vzoru. Pro doplňování použijete dva sloupce dat. V prvním jsou zapsány texty, druhý sloupec se bude doplňovat. Vlevo od sloupce textů by měly být prázdné buňky. Pro doplňování zapíšete do první buňky pravého sloupce vzorek textu, podle něhož se bude doplňování provádět. Zbylé buňky ve druhém sloupci jsou prázdné. Buňku se vzorkem textu označíte a na kartě Data klepnete na tlačítko Dynamické doplňování (skupina Datové nástroje). Jestliže dynamické doplňování selže, zobrazí se informace o chybě. Doplňování textových hodnot může fungovat dvěma způsoby: Texty v prvním sloupci jsou rozděleny mezerou na několik částí. Jako vzorek použijete první, druhé atd. slovo z prvního řádku levého sloupce. V pravém sloupci se pak do dalších řádků doplní odpovídající slova z levého sloupce. Texty v prvním sloupci by měly mít stejný počet částí pokud tomu tak není, doplňování nemusí fungovat správně. Základní akce s tabulkami 27

28 Vzorek textu obsahuje jedno nebo více písmen, které se vyskytují v prvním řádku levého sloupce. Při tomto způsobu doplňování se zjistí poloha prvního výskytu zapsaného vzoru, u ostatních řádků se vyberou ty části textu, které jsou umístěné ve stejné poloze. Texty v prvním sloupci nemusí být děleny mezerami. Doplňování je možné použít také u hodnot kalendářního data. Zapsané datum je chápáno jako text se třemi částmi oddělenými tečkou. Jako vzorek použijete číslo dne, měsíce nebo roku z první buňky v levém sloupci a do zbylých buněk v pravém sloupci se doplní odpovídající údaje, tedy pořadová čísla dne, měsíce nebo roku. 2.6 Odstranění duplicit U souvislé tabulky můžete odstranit řádky, které obsahují duplicitní hodnoty ve zvolených sloupcích. U tabulky postupujte takto: 1. Označte některou buňku v tabulce. 2. Na kartě Data klepněte na tlačítko Odebrat stejné (skupina Datové nástroje). 3. V zobrazeném okně označte sloupce, které chcete použít ke kontrole duplicitních hodnot. Pro označení všech sloupců použijte tlačítko Vybrat vše, tlačítkem Zrušit výběr označení všech sloupců zrušíte. 4. Jestliže jsou v prvním řádku tabulky nadpisy sloupců, označte volbu Data obsahují záhlaví. V dialogovém okně se pak zobrazí nadpisy jednotlivých sloupců. Jestliže ponecháte volbu neoznačenou, první řádek v tabulce se považuje za řádek s daty, sloupce pro kontrolu duplicitních hodnot označíte jejich písmeny. 5. Klepněte na tlačítko OK. Obrázek 2.11: Odstranění duplicit Při označení všech sloupců se z tabulky odstraní všechny identické řádky. Při označení jen některých sloupců se odstraní řádky, které mají v označených sloupcích stejné hodnoty, v tabulce se ponechá pouze první řádek. Odstranění duplicitních hodnot můžete provést i u označené oblasti buněk, což umožňuje vymazat duplicity jen z části tabulky. Volbu Data obsahují záhlaví ponecháte zpravidla neoznačenou. 2.7 Práce s komentáři a hypertextovými odkazy Komentáře K jednotlivým buňkám je možné vkládat poznámky a další informace ve formě komentářů. Pro vložení komentáře do buňky na ni klepnete pravým tlačítkem myši a z místní nabídky vyberete příkaz Vložit komentář. Text komentáře zapíšete do zobrazeného okénka. Buňka s komentářem je označena v pravém horním rohu červenou barvou. Komentář se zobrazí, jakmile na buňku ukážete myší. 28 Excel pokročilé nástroje

29 Tento způsob zobrazení komentářů je nastaven po instalaci kompletu MS Office. Je možné jej změnit: zobrazte dialogové okno pro možnosti programu, vlevo klepněte na skupinu Upřesnit a v sekci Zobrazení nastavte potřebnou volbu v seznamu Zobrazit u buněk s komentáři. Příkaz Vložit komentář se u buňky s vloženým komentářem změní na příkazy Upravit komentář a Odstranit komentář. Běžným mazáním pomocí klávesy Delete se z buňky komentář neodstraní. Pokud však použijete příkaz Vymazat vše (viz podkapitolu 2.2), z buňky se odstraní všechno včetně vloženého komentáře. Komentáře se běžně netisknou. Vytištění listu i s komentáři nastavíte následovně: 1. Přejděte na kartu Rozložení stránky. 2. Klepněte na ležatý křížek ve skupině Vzhled stránky. 3. V zobrazeném okně přejděte na kartu List. 4. V seznamu Komentáře nastavte volbu Na konci listu. 5. Potvrďte tlačítkem OK. Obrázek 2.12: Tisk komentářů Tato volba zajistí, že se komentáře vytisknou na zvláštní stránce. Hypertextové odkazy Obsahem buňky může být také hypertextový odkaz. Buňka může obsahovat následující typy odkazů: Odkaz na některou buňku v sešitu při klepnutí na buňku se kurzor přemístí na zvolenou buňku. Odkaz na soubor při klepnutí na buňku se soubor otevře. Odkaz na webovou stránku při klepnutí na buňku se spustí výchozí prohlížeč a otevře se nastavená webová stránka. Odkaz na adresu elektronické pošty při klepnutí na buňku se spustí poštovní program a vytvoří se ová zpráva se zadanou adresou. Tento typ odkazu funguje pouze u programů instalovaných přímo do počítače, jako je například MS Outlook. Elektronickou poštu otevíranou pomocí webového rozhraní takto využívat nelze. Základní akce s tabulkami 29

30 Obrázek 2.13: Odkaz na místo v sešitu Vytvoření hypertextového odkazu provedete takto: 1. Klepněte na buňku pravým tlačítkem myši a zadejte příkaz Hypertextový odkaz. 2. V zobrazeném okně vyplňte položku Zobrazený text. Jestliže buňka nebyla prázdná, zobrazeným textem bude obsah buňky. 3. Klepnutím na tlačítko Popis se zobrazí pomocné okno. V okně vyplňte text bublinkové nápovědy, zobrazované při najetí myší na buňku. 4. Pro tvorbu odkazu na místo v sešitu klepněte vlevo na tlačítko Místo v tomto dokumentu, označte list a do položky Zadejte odkaz na buňku zapište adresu buňky. V okně se zobrazí i názvy, definované v sešitu, pak postačí označit název. 5. Pro tvorbu odkazu na soubor klepněte vlevo na tlačítko Existující soubor nebo web. stránka. V seznamu Oblast hledání zvolte diskovou jednotku, poté vyberte adresář a soubor označte. 6. Tlačítko Existující soubor nebo web. stránka použijte i při tvorbě odkazu na webovou stránku. Adresu stránky zapište do položky Adresa. Šipka napravo od položky nabízí naposledy použité webové stránky. 7. Odkaz na adresu elektronické pošty vytvořte klepnutím na tlačítko ová adresa. V okně vyplňte adresu elektronické pošty, popřípadě předmět vytvářené zprávy. 8. Klepněte na tlačítko OK. Obrázek 2.14: Odkaz na webovou stránku 30 Excel pokročilé nástroje

31 U buňky s hypertextovým odkazem se v místní nabídce zobrazí příkazy Upravit hypertextový odkaz, Otevřít hypertextový odkaz (stejná akce jako při klepnutí na buňku) a Odebrat hypertextový odkaz. Odstraněním hypertextového odkazu se odebere nastavený link a písmo buňky se změní na normální. Obsah buňky se nezmění. Hypertextový odkaz se přenáší při kopírování a plnění buněk. Při označení oblasti buněk, z nichž alespoň jedna obsahuje hypertextový odkaz, se v místní nabídce zobrazí příkaz Odebrat hypertextové odkazy. Tento příkaz umožňuje odstranit hypertextové odkazy u několika buněk najednou. Hypertextové odkazy u grafických objektů Hypertextový odkaz můžete přiřadit také grafickým objektům, například obdélníčku s textem, a vytvořit si tak tlačítko: 1. Na kartě Vložení klepněte na tlačítko Obrazce, vyberte Textové pole a tažením myší nakreslete na listu obdélníček. 2. Zapište text v obdélníčku. 3. Označte zapsaný text a na kartě Domů upravte písmo. Dále upravte barevné pozadí tlačítka a zarovnání textu ve vodorovném a svislém směru. 4. Tažením myší za úchyty upravte velikost tlačítka, klávesami s šipkami jeho polohu. 5. Nakonec klepněte na tlačítko pravým tlačítkem myši, z místní nabídky použijte příkaz Hypertextový odkaz a postupujte stejně jako u buňky. Položka Zobrazený text je v zobrazeném okně nepřístupná. Obdobným způsobem můžete přidat hypertextový odkaz také k obrázku vloženému na list. Základní akce s tabulkami 31

32 3 Formátování 3.1 Základní shrnutí Formátování buněk zahrnuje nastavení písma, pozadí, zarovnání a ohraničení buněk a dále tvar, v němž se bude obsah buňky zobrazovat. Kromě běžně používaných tlačítek na kartě Domů je k formátování buněk možné použít také dialogové okno, umožňující kompletní nastavení formátů s kartami Číslo, Zarovnání, Písmo, Ohraničení a Výplň. Pro zobrazení okna použijte pravé tlačítko myši a příkaz místní nabídky Formát buněk. V této kapitole si popíšeme především některé formátovací postupy, které nejsou zcela běžné. Písmo Nastavení vzhledu nebo barvy písma se provádí zpravidla pro celou buňku nebo oblast. Pokud buňka obsahuje delší text, je možné nastavit odlišný vzhled písma pro různé části tohoto textu: klepněte do řádku vzorců, tahem myší nebo šipkou doprava s podrženou klávesou Shift označte část textu (obdobně jako ve Wordu) a použijte potřebné formátovací tlačítko. Pro podtržení obsahu buňky není příliš vhodné tlačítko U, protože podtržení skoro splývá s okrajem buňky. Lepším způsobem je zobrazit dialogové okno pro formátování buněk, přejít na kartu Písmo a v seznamu použít volbu Účetnické nebo Dvojité účetnické. Obrázek 3.1: Nastavení písma 32 Excel pokročilé nástroje

33 Zarovnání Tlačítko Sloučit a zarovnat na střed je použitelné i pro oblast buněk pod sebou. Buňky se sloučí a zarovnají se na střed vodorovně, ve svislém směru jsou zarovnány dolů. Proto je zpravidla nutné použít ještě tlačítko pro svislé zarovnání, umístěné ve skupině Zarovnání na kartě Domů. U buněk s textem můžete použít tlačítko Zvětšit odsazení (s modrou šipkou doprava). Obsah buňky je pak poněkud odsazen od jejího levého okraje. Tlačítkem Zmenšit odsazení (modrá šipka doleva) se odsazení od levého okraje buňky zmenší. Pokud se text do buňky nevejde a není možné zvětšit šířku sloupce, použijte tlačítko Zalamovat text, (ve skupině Zarovnání vpravo nahoře). Tutéž akci provedete volbou Zalomit text, která je umístěna v dialogovém okně pro formátování buněk na kartě Zarovnání. Volba Přizpůsobit buňce ponechá text v jednom řádku a upraví velikost písma tak, aby se text vešel do nastavené šířky sloupce. Obrázek 3.2: Nastavení zarovnání V praxi je často potřeba vytvořit tabulku s řadou sloupců, obsahujících krátké údaje (například jednonebo dvouciferná čísla) s delšími nadpisy. Přitom je zapotřebí, aby se všechny sloupce vešly na jednu stránku. Tento problém vyřešíte použitím tlačítka Orientace, které umožňuje otočit text v buňce o 90. Číselný formát buněk Při nastavení číselného formátu se zpravidla šířka sloupce upraví tak, aby byly všechny údaje správně zobrazeny. Totéž platí i pro zápis nové hodnoty do buňky s nastaveným číselným formátem. Zúžení sloupce však může vést k tomu, že se zobrazovaný údaj do sloupce nevejde a místo číselné nebo kalendářní hodnoty se zobrazí křížky. Pak je nutné sloupec patřičně rozšířit. Při zápisu hodnoty kalendářního data do buňky se buňka přeformátuje na datum. Dalším přepisem buňky na číselnou hodnotu nebo jejím vymazáním formát data v buňce zůstane a je nutné v buňce nastavit obecný formát (nejjednodušší je to přes rozvírací seznam ve skupině Číslo). Pro formátování peněžních hodnot jsou určeny formáty Měna a Účetnický. Formátování je obdobné, účetnický formát se vyznačuje následujícími rozdíly: Provede navíc odsazení čísla od pravého okraje buňky, takže výsledná tabulka je úhlednější. Číslo nula (ne prázdná buňka) se zobrazí jako pomlčka. U záporných hodnot je znaménko minus zarovnáno k levému okraji buňky. Formátování 33

34 V seznamu Symbol, používaném pro měnový nebo účetnický formát, jsou rovněž třípísmenné zkratky měn, používané v ČR (CZK, EMU, USD apod.). Tyto zkratky naleznete ve druhé polovině seznamu. Jestliže do buňky zapíšete číselný údaj a za ním znak procent, buňka se automaticky naformátuje na procenta. Obrázek 3.3: Nastavení číselného formátu buněk Pro údaje složené z číslic, které ale nemají význam číselné hodnoty (kód banky, IČ apod.), je vhodné použít textový formát. V tomto případě je ale nutné napřed naformátovat oblast buněk, teprve potom zapisovat hodnoty. Dodatečné formátování na text sice zarovná obsah buňky doleva, ale v textu se neobnoví počáteční nuly. V dialogovém okně pro formátování buněk naleznete na kartě Číslo také skupinu Speciální. Z této skupiny můžete použít formát PSČ, ale telefonní číslo není naformátováno dobře. Jestliže je zapotřebí zapsat telefonní číslo jako tři skupiny číslic oddělené mezerou, použijte číselný formát s oddělenými tisíci a počet desetinných míst nastavte na nulu. 3.2 Tvorba vlastních číselných formátů V Excelu si můžete vytvářet i vlastní číselné formáty. Pro tvorbu vlastního číselného formátu použijete tento postup: 1. Označte buňku nebo oblast buněk. 2. Zobrazte okno pro nastavení číselného formátu. 3. V seznamu Druh označte volbu Vlastní. 4. Do Typ položky zapište formátovací kód. V ukázce se zobrazí formátování první buňky v označené oblasti. 5. Potvrďte tlačítkem OK. Vytvořený formát se zapíše do seznamu formátovacích kódů a je možné jej později použít kdekoliv v sešitu. Vlastní číselné formáty naleznete na konci seznamu ve skupině Vlastní. Je však třeba pamatovat na to, že se vlastní formátovací kód v sešitu uloží pouze tehdy, pokud je tímto kódem naformátována alespoň jedna buňka. Jestliže vytvoříte jednu buňku s vlastním číselným formátem, poté v buňce vymažete vše 34 Excel pokročilé nástroje

35 včetně formátů a sešit uložíte, vlastní číselný formát se ze sešitu odstraní. K odstranění vlastního číselného formátu dojde také tehdy, když toto formátování u všech buněk odstraníte dodatečně. Obrázek 3.4: Tvorba vlastního číselného formátu Formátování číselných a měnových hodnot Pro tvorbu formátovacího kódu u číselných a měnových hodnot jsou určeny znaky 0 a #. Nula znamená číselnou pozici, která je vždy zobrazena. Křížek znamená číselnou pozici, která je zobrazena pouze tehdy, jestliže je významná. Například formátovací kód 0000 by zobrazil celé číslo vždy se čtyřmi pozicemi, tedy ve tvaru Kód může dále obsahovat čárku pro oddělení desetinných míst a mezeru pro oddělení skupin čísel od sebe. Ve formátovacím kódu je nutné zapsat znaky pro všechny pozice za desetinnou čárkou, ale vlevo od desetinné čárky nebo při formátování celého čísla se použité formátovací znaky uplatní opakovaně. Příklad několika číselných formátů: 0 celé číslo bez oddělení skupin číslic, # ##0 celé číslo s oddělenými skupinami číslic po třech, 0,00 číslo zobrazené na dvě desetinná místa bez oddělení skupin číslic, # ##0,00 číslo se dvěma desetinnými místy a s oddělenými skupinami číslic po třech. Za formátovacím kódem pro číslo můžete také napsat sérii tří znaků mezera, zpětné lomítko a mezera a číslo se zobrazí vydělené tisíci a zároveň se zaokrouhlí. Mezera za zpětným lomítkem je nutná, jinak toto formátování nefunguje. Za uvedenými třemi znaky také můžete napsat libovolný text v uvozovkách, který doplní formát. Například formátovací kód 0 \ tisíc zobrazí číslo jako 199 tisíc. V položce Typ můžete také zapsat několik různých formátovacích kódů, oddělených středníkem. První kód se uplatní pro kladné hodnoty, druhý pro záporné hodnoty, třetí pro nulu a čtvrtý se použije tehdy, je-li v buňce zapsán text. Formátovací kódy se zpravidla doplní znaky plus a minus (bez uvozovek). Formátování tohoto typu se často používá v účetnictví, například ve formátu + # ##0;- # ##0; -- jsou kladné hodnoty zobrazeny se znakem plus, záporné se znakem minus a nulové hodnoty jsou zobrazeny jako proškrtnutí. Formátování 35

36 Formátování textových hodnot Formátovacím znakem pro text je zavináč Formátovací kód se dá doplňovat stálým textem před zavináčem, za ním nebo po obou stranách, stálý text se píše do uvozovek. Pokud má být mezi stálými texty a obsahem buňky mezera, dá se zapsat do uvozovek nebo mimo ně. Příklad: Formátování hodnot kalendářního data Pro formátování hodnot kalendářního data vytvoříte kód se znaky pro zobrazení dne, měsíce a roku a doplníte jej mezerami, tečkami nebo jinými znaky. V kódu použijete tyto znaky: Pro dny: d den v měsíci číslem, dd den v měsíci číslem zobrazený vždy dvěma ciframi, ddd den v týdnu zapsaný zkratkou, dddd den v týdnu zapsaný slovem. Pro měsíce: m měsíc číslem, mm měsíc číslem zobrazený vždy dvěma ciframi, mmm měsíc zapsaný římským číslem, mmmm měsíc zapsaný slovem. Pro roky: r nebo rr rok bez století, rrr nebo rrrr rok se stoletím. Například kód dddd, d.mmm.rrrr zobrazí datum ve tvaru čtvrtek, 2.VII Příklad V sešitu Formátování.xlsx na listu Vlastní formáty vytvořte tyto vlastní formáty: První tabulka: na čtyři cifry (0800). Druhá tabulka: čísla zobrazit jako celá, tisíckrát menší a s textem tisíce. Třetí tabulka: čísla na dvě desetinná místa s oddělením tisíců tak, aby byly kladné hodnoty se znakem plus, záporné se znakem minus a nula jako xxx. Čtvrtá tabulka: před jménem chceme zobrazit text Pracovník:. Pátá tabulka: zobrazit měsíc slovem a rok se stoletím. Šestá tabulka: zobrazit den v týdnu slovem, čárku a poté datum v běžném formátu. Vyřešené příklady najdete v sešitu Formátování řešení.xlsx. 3.3 Podmíněné formátování podle hodnot Podmíněné formátování je velice účinný nástroj, který umožní rozlišit vzhled buněk podle obsahu nebo podle jiných pravidel. V této části je popsán jednodušší způsob podmíněného formátování, který upravuje písmo a pozadí podle obsahu buňky. Nejúčinnější způsob, jak nastavit podmíněné formátování, představuje dialogové okno pro správu pravidel, které poskytuje nejvíce možností. Použijete následující postup: 1. Označte oblast, v níž se má podmíněné formátování vytvořit. 2. Na kartě Domů klepněte na tlačítko Podmíněné formátování a použijte příkaz Spravovat pravidla. 3. V zobrazeném okně klepněte na tlačítko Nové pravidlo. 4. V horní části dalšího okna vyberte některou z voleb. 5. Ve skupině Upravit popis pravidla nastavte pravidlo, podle něhož se bude podmíněné formátování řídit. 6. Klepněte na tlačítko Formát a nastavte formátování buněk, nejčastěji písmo a výplň. Toto formátování se uplatní, pokud je nastavené pravidlo splněno. 7. Potvrďte dvakrát tlačítkem OK. 36 Excel pokročilé nástroje

37 Obrázek 3.5: Okno se správou pravidel Vytvořené podmíněné formátování funguje dynamicky a vzhled buněk se může měnit, jakmile přepíšete jejich obsah. Formátování číselných hodnot V horní části okna pro tvorbu pravidla označíte volbu Formátovat pouze buňky obsahující. V levém rozevíracím seznamu ponecháte volbu Hodnota buňky, v prostředním seznamu nastavíte způsob porovnání (je větší než, je menší než apod.) a do položky vpravo zapíšete porovnávanou hodnotu. Poté nastavíte formát buněk a potvrdíte. Obrázek 3.6: Podmíněné formátování číselných hodnot Formátování hodnot kalendářního data Buňky s hodnotami kalendářního data můžete naformátovat dvěma způsoby. Při prvním použijete porovnání obsahu buňky s pevně zadanou hodnotou data. Jestliže chcete například zvýraznit buňky s datem starším než , v levém rozevíracím seznamu ponechte volbu Hodnota buňky, v prostředním seznamu nastavte jako způsob porovnání volbu je menší než a do položky vpravo zapište datum Druhou možností je porovnávat datum v buňce s aktuálním datem. Například pro zvýraznění buněk s kalendářními daty, připadajícími na aktuální měsíc, nastavte v levém seznamu volbu Data připadající na Formátování 37

38 následující dny a v pravém seznamu volbu Minulý měsíc. Toto formátování se může měnit samo od sebe podle toho, jak budete v následujících dnech sešit otvírat. Obrázek 3.7: Podmíněné formátování hodnot kalendářního data Formátování textových hodnot V levém seznamu nastavte volbu Určitý text, v prostředním způsob porovnání (obsahuje, neobsahuje atd.) a do pravé položky zapište vzorek textu. Při porovnání textů se nerozlišují malá a velká písmena. Jestliže v horní části okna pro tvorbu pravidla označíte volbu Formátovat pouze buňky obsahující, v levém seznamu máte k dispozici ještě volby Prázdné buňky, Jiné než prázdné, Chyby a Bez chyb. Další možnosti formátování podle hodnot buněk Volba Formátovat pouze hodnoty zařazené jako první nebo poslední umožňuje zvýraznit největší nebo nejmenší hodnoty. V rozevíracím seznamu nastavte volbu Prvních (nejvyšší hodnoty) nebo Posledních (nejmenší hodnoty) a zapište jejich počet. Použití volby % z vybrané oblasti umožňuje zadat podíl nejvyšších nebo nejnižších hodnot v procentech. Toto formátování funguje také u hodnot kalendářního data. Volbu Formátovat pouze hodnoty nad nebo pod průměrem použijete u číselných hodnot. V seznamu vyberete, zda chcete zvýraznit nadprůměrné nebo podprůměrné hodnoty. Formátování funguje také u hodnot kalendářního data. Volbou Formátovat pouze jedinečné nebo duplicitní hodnoty odlišíte hodnoty vyskytující se v oblasti vícekrát (v rozevíracím seznamu hodnota duplikovat) nebo naopak pouze jednou (hodnota jedinečný). Toto podmíněné formátování můžete použít u buněk s číselnými, datovými nebo textovými hodnotami. Podmíněné formátování při využití rychlé analýzy dat Jestliže se při tvorbě podmíněného formátování chcete omezit jen na jedno jednoduché pravidlo, v Excelu 2013 a výše můžete použít také nástroj pro rychlou analýzu dat: 1. Označte oblast s buňkami. 2. Po označení oblasti klepněte na tlačítko Rychlá analýza, které se u označené oblasti zobrazí vpravo dole. 3. V zobrazeném okně klepněte na příkaz Formátování. 38 Excel pokročilé nástroje

39 4. V okně se zobrazí nabídka několika možností pro podmíněné formátování, zobrazené možnosti odpovídají charakteru dat v označené oblasti. Obrázek 3.8: Rychlá analýza dat Použití více pravidel v jedné oblasti Pro jednu oblast můžete vytvořit více pravidel a použít tak podmíněné formátování s několika pravidly. Přitom je nutné rozlišit, zda mezi pravidly může nastat konflikt nebo ne. Celý problém si vyzkoušejte v sešitu Formátování.xlsx na listu Podmíněné formátování hodnoty. Příklady jsou vyřešeny v sešitu Formátování řešení.xlsx. Na tomto listu jsou zapsány dva sloupce peněžních částek. V prvním sloupci jsou kladné a záporné částky. Oblast je zapotřebí naformátovat tak, aby se záporné částky zvýraznily červenou barvou a částky nad Kč modrou barvou. Zobrazte si okno pro tvorbu podmíněného formátování, použijte v něm dvakrát tlačítko Nové pravidlo a postupně vytvořte obě formátovací pravidla. Žádný konflikt mezi pravidly nehrozí, protože hodnoty v buňkách nemohou vyhovovat oběma pravidlům najednou. Proto je úplně jedno, v jakém pořadí pravidla vytvoříte. Ve druhém sloupci jsou kladné peněžní částky, které je třeba naformátovat tak, aby byly částky nad Kč modrou barvou, a částky nad Kč červenou barvou. Nejprve vytvořte první pravidlo a potvrďte tlačítkem OK. Pravidlo se uplatní i u posledních dvou buněk oblasti (obsahujících částky nad Kč), které tomuto pravidlu také vyhovují. Znovu zobrazte okno pro podmíněné formátování a vytvořte druhé pravidlo. Po potvrzení jsou poslední dvě buňky odlišeny červenou barvou. Nyní zobrazte okno se správou pravidel, pomocí tlačítek se šipkou nahoru nebo dolů přehoďte pořadí obou pravidel a potvrďte. Podmíněné formátování nefunguje správně. Mezi oběma pravidly může nastat konflikt, protože poslední dvě buňky vyhovují oběma pravidlům najednou, v takovémto případě záleží na pořadí jednotlivých pravidel. Použití více pravidel se řídí těmito zásadami: Jednotlivá pravidla se vytvářejí shora dolů, tedy pravidlo vytvořené jako poslední je v seznamu pravidel umístěno na prvním místě. Priorita pravidel je shora dolů, pravidlo umístěné nahoře se testuje jako první. Buňka se naformátuje podle prvního pravidla, které je splněno. Pravidla s nižší prioritou se ignorují. Volba Zastavit pokud platí pravidla pro vyhodnocování pravidel neovlivní. Tato volba je určena pro zpětnou kompatibilitu s Excelem 2003, který umožňoval vytvořit podmíněné formátování pouze se třemi pravidly. 3.4 Podmíněné formátování pomocí vzorce V předchozí části jste používali podmíněné formátování, které se řídilo obsahem formátované buňky. Excel také umožňuje, aby se podmíněné formátování řídilo jinými než formátovanými buňkami. Při tomto způsobu vytvoříte vzorec ve tvaru podmínky, jehož výsledkem je hodnota PRAVDA nebo NEPRAVDA. Pokud je podmínka splněna, formátování se uplatní, pokud není splněna, formátování se neuplatní. Postup při tvorbě tohoto podmíněného formátování závisí na tom, zda je vzorec s podmínkou individuální pro každou formátovanou buňku (například se má naformátovat oblast ve sloupci B a vzorec s podmínkou využívá buňky ve stejném řádku, ale sloupci C), nebo je vzorec společný pro celou formá- Formátování 39

40 tovanou oblast (typickým příkladem je formátování využívající součet oblasti). Oba typy si vyzkoušejte v sešitu Formátování.xlsx na listu Podmíněné formátování vzorce. Názvy komodit v první tabulce chcete formátovat tak, aby byly zvýrazněny tučně, pokud je tržba vyšší než 2000 Kč. Postup bude následující: 1. Zobrazte okno se správou pravidel a vytvořte nové pravidlo. V okně pro tvorbu pravidla označte poslední volbu Určit buňky k formátování pomocí vzorce. 2. Vložte kurzor do textového pole a vytvořte v něm vzorec: klepněte na buňku s první tržbou a připište výraz > Vytvořené pravidlo by však nefungovalo správně: adresa buňky se vytvoří jako absolutní a všechny buňky ve formátované oblasti by se řídily hodnotou první tržby. Proto klepněte do adresy buňky a vymažte oba dolary. 4. Po této úpravě pravidlo uložte a zkontrolujte. Obrázek 3.9: Podmíněné formátování pomocí vzorce Druhá tabulka na listu obsahuje tři dílčí náklady a jejich součet. Oblast s dílčími náklady má mít žluté pozadí, pokud celkové náklady převýší Kč. Postup bude stejný jako u první tabulky s tím rozdílem, že u buňky se součtem ponecháte absolutní adresování, protože je pro celou formátovanou oblast společná. Třetí tabulka obsahuje stejné dílčí náklady, ale bez buňky se součtem. Formátování bude fungovat stejně, ale vzorec pro součet vytvoříte přímo v pravidlu: klepněte do políčka pro tvorbu vzorce, napište rovnítko, funkci SUMA, levou závorku, vyznačte oblast pro součet a vzorec ukončete pravou závorkou. Absolutní adresu sčítané oblasti ponechte a pravidlo potvrďte. 40 Excel pokročilé nástroje

41 4 Práce se vzorci 4.1 Složitější vzorce Při počítání s procenty použijete znak procent, zapsaný za číslo nebo adresu buňky, například =B3*21% nebo =B3*A1% (buňka A1 obsahuje sazbu v procentech). Kromě sčítání, odčítání, násobení a dělení může vzorec obsahovat také umocňování, tvořené pomocí znaku ^ (například =B2^0,9). Ve složitějších vzorcích se uplatní závorky, při uložení buňky se vzorcem se kontroluje počet pravých a levých závorek. Závorky je nutné použít při dělení součinem. Jestliže je například zapotřebí vydělit obsah buňky B2 buňkami C2 a D2, zápis =B2/C2*D2 není správný: vzorec se vyhodnocuje zleva doprava a uvedený zápis tedy znamená vyděl buňku B2 buňkou C2 a výsledek vynásob buňkou D2. Správný zápis by tedy byl =B2/(C2*D2) nebo =B2/C2/D2. Výsledkem vzorce nemusí být vždy číslo. U hodnot s kalendářním datem je možné připočítat nebo odečítat dny, výsledkem je posunuté datum. Je také možné odečíst dvě hodnoty data od sebe, výsledkem je počet dnů mezi dvěma daty. Textový vzorec provádí slučování textových hodnot pomocí znaku &. Tyto hodnoty mohou být odkazy na buňky nebo mohou být použité přímo ve vzorci jako textové konstanty, zapsané v uvozovkách. Slučování textů se provádí těsně na sebe, proto je často třeba do vzorce vložit ještě mezeru, například =B2& &C2. Textové vzorce mohou zahrnovat také číselné hodnoty, které se automaticky převedou na text. Hodnoty kalendářního data se však převedou v nenaformátované podobě (pořadové číslo dne od ). Při kombinaci textových a datových hodnot je proto nutné použít funkci HODNOTA.NA.TEXT (viz podkapitolu 5.4). Vzorce mohou mít také podobu podmínky. Výsledkem vzorce tvořícího podmínku je hodnota PRAVDA nebo NEPRAVDA podle toho, zda je podmínka splněna nebo ne. Například vzorec = B2 = C2 vrátí hodnotu PRAVDA v případě, že je obsah buněk B2 a C2 stejný. Vzorce v podobě podmínky se často využívají v podmíněném formátování buněk. 4.2 Odkazy na buňky a názvy buněk Relativní a absolutní odkazy Běžné odkazy na buňku nebo oblast, vytvořené ve vzorci myší a označované jako relativní, mění při kopírování a plnění buněk (nikoliv při přesunu) čísla řádků a odkazy na sloupce. Často je však zapotřebí vytvořit sérii vzorců obsahujících jednu společnou buňku. Příkladem může být sloupec s cenami, které potřebujete přepočítat z jedné měny do druhé. Odkazy na buňky s cenami se při plnění budou měnit, avšak odkaz na buňku s měnovým kurzem by měl zůstat stejný. Tento problém vyřešíte použitím tzv. absolutního odkazu na buňku, který se při kopírování ani plnění nezmění. Absolutní odkaz má před označením sloupce a čísla řádku znak dolaru. Například ve vzorci = C4*$E$1 se při kopírování nebo plnění bude měnit odkaz na buňku C4, ale odkaz na buňku E1 zůstane stále stejný. Převod relativního odkazu na absolutní provedete tak, že v řádku vzorců klepnete do odkazu na buňku a použijete klávesu F4. Práce se vzorci 41

42 V Excelu se také mohou používat smíšené odkazy, které mají znakem dolaru označený pouze sloupec nebo řádek. Tedy v odkazu $E1 se budou měnit pouze čísla řádků, v odkazu E$1 pouze označení sloupců. Smíšené odkazy vytvoříte dalším stisknutím klávesy F4, odkaz se mění v pořadí: absolutní odkaz, smíšený odkaz s dolarem pro řádek, smíšený odkaz s dolarem pro sloupec, relativní odkaz. Názvy platné pro celý sešit Další možností, jak odkazovat na buňky nebo oblasti, je použití předem vytvořeného názvu. Názvy buněk a oblastí se vždy vytvoří jako absolutní a při kopírování a plnění buňky se vzorcem se nemění. Názvy lze vytvořit jako platné pro celý sešit nebo platné jen pro určitý list. Název nejsnáze vytvoříte tak, že označíte buňku nebo oblast, v řádku vzorců klepnete vlevo do pole názvů, vyplníte vhodný název a potvrdíte klávesou Enter. Název může obsahovat písmena, číslice nebo podtržítko. Tímto způsobem vytvoříte název platný pro celý sešit, takže jej můžete využívat na všech listech. Při označení buňky nebo oblasti označené názvem se tento název zobrazí v řádku vzorců místo adresy. V poli názvů je umístěna šipka. Klepnutím na tuto šipku se zobrazí seznam vytvořených názvů, po výběru některého názvu se kurzor přesune na buňku, jež názvu odpovídá. Obrázek 4.1: Seznam názvů v řádků vzorců Jestliže při tvorbě vzorce klepnete na pojmenovanou buňku nebo označíte pojmenovanou oblast, do vzorce se automaticky vloží název. Pokud se vzorec vytváří na jiném listu, můžete jej do vzorce vložit dvěma možnými způsoby: Obrázek 4.2: Kontextová nabídka při vkládání názvů do vzorce Zapište počáteční písmeno názvu. Excel zobrazí místní nabídku s funkcemi a vytvořenými názvy; název vložíte do vzorce klepnutím. Na kartě Vzorce klepněte na tlačítko Použít ve vzorci. Zobrazí se seznam vytvořených názvů. Obrázek 4.3: Nabídka názvů v tlačítku Použít ve vzorci 42 Excel pokročilé nástroje

43 Seznam všech vytvořených názvů zobrazíte tlačítkem Správce názvů (karta Vzorce). Tlačítkem Upravit můžete název předefinovat, tlačítkem Odstranit jej ze seznamu vymazat. Obrázek 4.4: Správce názvů Pro tvorbu nového názvu klepněte v okně Správce názvů na tlačítko Nový nebo přímo na tlačítko Definovat název (karta Vzorce). Zobrazí se okno pro tvorbu názvu: V položce Název vyplníte vytvářený název. V seznamu Obor nastavíte platnost názvu (celý sešit nebo jeden list). Do položky Komentář můžete napsat popis názvu. Tento popis se zobrazí v místní nabídce jako bublinka. V položce Odkaz na vytvoříte odkaz na buňku nebo oblast. Obrázek 4.5: Okno pro tvorbu názvů Názvy platné na jednom listu Kromě názvů platných pro celý sešit je možné vytvořit také názvy platné pouze na jednom listu. Pro vytvoření tohoto typu názvu musíte zobrazit okno pro tvorbu názvu, použít seznam Obor a vybrat list, pro nějž bude název platný. Na různých listech je možné použít stejný název. Dokonce je možné vytvořit stejný název v rámci sešitu a v rámci jednoho listu. Při použití dvou stejných názvů pro sešit a pro list platí pravidla: Při přechodu na název (šipka v poli názvů napravo v editačním řádku) se přejde na název platný na aktivním listu (je-li tam název vytvořen), jinak na název platný v sešitu. Totéž platí při vkládání názvu do vzorce pomocí tlačítka Použít ve vzorci: je-li aktivní list, kde je název vytvořen, použije se lokální název listu, jinak název sešitu. Práce se vzorci 43

44 Při zápisu názvu do vzorce z klávesnice se nabídne menu, obsahující název platný v sešitu. Pokud je aktivní list, kde je vytvořen název platný na listu, nabídnou se oba názvy (v menu je rozlišeno, který název platí). Další typy názvů Místo odkazu na buňku nebo oblast může název obsahovat také konstantní hodnotu. Zobrazíte okno pro tvorbu názvu, vyplníte název a komentář, vyberete obor platnosti (sešit nebo list) a do položky Odkaz na zapíšete hodnotu. Konstantou může být číslo, text nebo datum. Název s datem však do buňky vloží nenaformátovanou hodnotu. Další možností je, aby byl název vytvořen jako vzorec obsahující nějakou funkci Excelu. Praktickým příkladem může být výraz DNES() + počet dní. Takto vytvořený název vloží do buňky aktuální datum zvětšené o zadaný počet dní, vytvořené datum je však nenaformátované. Funkci zapíšete z klávesnice a po uložení názvu je nutné znovu zobrazit seznam názvů a ve vytvořeném vzorci odstranit uvozovky. Příklad V sešitu Vzorce.xlsx na listu Názvy doplňte tabulku cenami přepočítanými na eura. Aktuální kurz eura je v buňce H1. Nejprve vytvořte sloupec vzorců s absolutní adresou společné buňky. V buňce F5 vytvořte vzorec, který dělí první cenu měnovým kurzem. Na řádku vzorců klepněte do adresy buňky H1 a pomocí klávesy F4 ji upravte na absolutní. Naplňte dolů a sloupec se vzorci naformátujte jako měnu se symbolem eura. Nyní sloupec s vytvořenými vzorci smažte a vytvořte jej znovu s použitím názvu. Název buňky H1 vytvoříte tak, aby byl platný pro celý sešit: označte buňku H1, v řádku vzorců klepněte do pole názvů, místo adresy buňky zapište název a potvrďte klávesou Enter. Vytvořte vzorec pro první cenu, některým z popsaných postupů do něj vložte vytvořený název a naplňte dolů. Vyřešený příklad je v sešitu Vzorce řešení.xlsx. 4.3 Chyby ve vzorcích a závislosti Výsledkem chybně vytvořeného vzorce je často chybová hodnota. Nejčastější chyby, s kterými se můžete setkat, jsou tyto: g g #DĚLENÍ_NULOU! (V Excelu 2007 #DIV/0!) dělení se provádí nulou (nejčastěji prázdnou buňkou, která je chápána jako nula). g g #HODNOTA! vzorec není možné vyhodnotit. Tato chyba zpravidla znamená, že se ve vzorci nepřípustně míchají typy hodnot, nejčastěji číslo a text. g g g g g g g g #ČÍSLO! (V Excelu 2007 #NUM!) vzorec může být formálně v pořádku, ale výsledek není možné vypočítat. Chyba vznikne zpravidla při použití chybného argumentu v nějaké funkci, například při pokusu odmocnit záporné číslo. #NÁZEV? vzorec obsahuje text bez uvozovek, který je chápán jako definovaný název buňky nebo oblasti, ale v sešitu tento název neexistuje. #NENÍ_K_DISPOZICI (V Excelu 2007 #N/A) vzorec nemůže najít odkazovanou hodnotu. Chyba nejčastěji vznikne u vyhledávacích funkcí: hledá se například v zadané tabulce podle údajů v prvním sloupci, ale vzorec obsahuje hodnotu, která v tomto prvním sloupci neexistuje. #ODKAZ! (V Excelu 2007 #REF!) nepříjemná chyba, znamenající odkaz na neexistující buňku. Chyba vznikne nejčastěji tak, že z listu odstraníte řádek nebo sloupec s buňkami, na něž se odvolávají nějaké vzorce. Podstatně záludnější jsou chybné vzorce, jejichž výsledkem není chybová hodnota, ale špatně vypočtený výsledek. Pro snadnější hledání chyb ve vzorcích je výhodné zobrazit si závislost mezi buňkami tvořícími 44 Excel pokročilé nástroje

45 vzorec. Na kartě Vzorce ve skupině Závislosti vzorců najdete tlačítko Následníci. Klepnutím na toto tlačítko se graficky vyznačí, ve kterých vzorcích je označená buňka použita. Častější je opačný postup: označíte buňku se vzorcem a klepnete na tlačítko Předchůdci. Protože zdrojové buňky vzorce mohou být opět vzorce, použijete toto tlačítko opakovaně, až se vyznačí kompletní cesta ke vzorci. Použití tlačítka Předchůdci je užitečné zvláště u vzorců využívajících oblast, která je v závislostech zvýrazněna orámováním. Obrázek 4.6: Závislost vzorců Zobrazené závislosti se neukládají se sešitem. Jejich okamžité vymazání provedete tlačítkem Odebrat šipky. 4.4 Maticové vzorce Vzorce, vytvářené v Excelu, vrací zpravidla jednu hodnotu a jsou umístěny v jediné buňce. Excel však umožňuje vytvářet také vzorce produkující více hodnot. Jednoduchým příkladem je součet dvou sloupců čísel. Běžný postup, tedy vytvoření vzorce v prvním řádku oblasti a naplnění dolů, vytvoří sérii buněk se samostatnými vzorci. Můžete však postupovat také takto: 1. Označte oblast, kam se mají umístit výsledné součty. 2. Zapište rovnítko, vyznačte první oblast sčítaných buněk. 3. Dále zapište znaménko + a vyznačíte druhou oblast sčítaných buněk. 4. Výsledek uložíte klávesovou zkratkou Ctrl+Shift+Enter. Vznikne tím maticový vzorec. Uvedená klávesová zkratka je nutná; pokud použijete pouze klávesu Enter, vznikne obyčejný vzorec v první buňce označené oblasti. Při přepisu některé z výchozích buněk se výsledek aktualizuje. Maticový vzorec však tvoří nedílný celek. Při označení některé buňky v oblasti se vzorcem se v řádku vzorců zobrazí vytvořený vzorec ve složených závorkách. Není také možné smazat nebo přepsat některou z buněk v oblasti, kde byl maticový vzorec vytvořen, je možné pouze smazat nebo přepsat celou oblast vzorce. Obrázek 4.7: Maticový vzorec Maticový vzorec můžete také vytvořit s použitím oblasti buněk a jedné jediné buňky, která je společná pro celou oblast vzorce, například násobení nebo dělení sloupce čísel společnou hodnotou. Při tvorbě tohoto maticového vzorce nemusíte používat absolutní adresování ani název buňky, při přepisu společné buňky se přepočítá celá oblast vzorce. Maticový vzorec je nutné použít i u některých funkcí Excelu, které vracejí více hodnot. Oblast výchozích buněk a oblast s maticovým vzorcem jsou zpravidla stejně velké. Pokud je oblast vzorce menší, neobsahuje všechny vypočtené hodnoty. Pokud je oblast vzorce větší než oblast výchozích buněk, nadbytečné buňky ve vzorci jsou vyplněny chybovou hodnotou #NENÍ_K_DISPOZICI. Tato chybová hodnota se rovněž objeví v případě, kdy maticový vzorec využívá dvě různě velké vstupní oblasti. Práce se vzorci 45